TEST DU SERVICE FACTURIER EN DELEGATION
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Délégation Aquitaine Limousin
- SFC -
Réunions des :05/01/2006 à Bordeaux06/01/2006 à Pau13/01/2006 à Limoges
Présentation
TEST DUSERVICE FACTURIER
EN DELEGATION
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Délégation Aquitaine Limousin
- SFC - Les objectifsSimplifier suppression de la double saisie des
factures (Xlab-GCF) amélioration du contrôle interne grâce à
l’examen conjoint des écarts commandes / factures
mise au point des contrats de service entre le laboratoire et la DR
Répondre aux exigences de qualité les dimensions opérationnelles de l’achat
sont traitées en labo les dimensions juridiques et comptables sont
traitées au SFC exhaustivité du contrôle du « service fait »
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Délégation Aquitaine Limousin
- SFC - Le contexteUn environnement réglementaire rénové nouvelle comptabilité budgétaire loi de sécurité financière LOLF protocole de modernisation
BFC une opportunité : organisation et exécution recettes et dépensesLe service facturier au SFC : un des éléments de la réforme de la fonction financière et comptable CMOD remplacement du mandatement papier par une
validation informatique réforme sur le traitement des missions la monétique
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Délégation Aquitaine Limousin
- SFC - La démarche
Aide à la déclinaison de la conception détaillée dans BFC de l’organisation de la chaîne de la dépense
Résultat des expérimentations dansdeux DR
Test à grande échelle avant généralisation
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Délégation Aquitaine Limousin
- SFC -
Les modalités de mise en oeuvre
Le périmètre équipement et fonctionnement courant pas les vacations pas les missions
Les principes réception et saisie des factures en GCF saisie détaillée au labo de la commande information par le labo de la livraison
(diaporama formation 17/01/2006) rapprochement commande, service fait,
facture par le SFC
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- SFC - Plan du circuitFournisseur
Unité
Module livraison
Engagement
Commande
1
2
Délégation SFC
OKNONVérification livraison
effectuée
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1bis
4
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- SFC -
Phase de démarrage au SFC
Analyse des écarts entre les commandes et factures
Identification des besoins de formation
Identifier les problèmes non recensés
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Délégation Aquitaine Limousin
- SFC -
Information du fournisseur
Lettre type en cours d’élaboration à envoyer à l’appui de la première commande (soit le 18 janvier 2006) c-à-d arrêt de l’utilisation du module facture d’Xlab à cette même date.
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Délégation Aquitaine Limousin
- SFC -
Le rôle des gestionnaires labo
La maîtrise des aspects essentiels de l’achat scientifique reste dans le laboratoire. l’identification du besoin l’engagement la maîtrise des crédits le relationnel avec le fournisseur sur les
aspects techniques
Réunion formation de l’équipe service facturier (SFC/Labo) le 17 janvier 2006
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Délégation Aquitaine Limousin
- SFC -
Le rôle des gestionnaires SFC
Saisir l’intégralité de la facture
Développer un nouveau thème de partenariat
Pouvoir garantir de meilleurs délais
Réunion formation de l’équipe service facturier (SFC/Labo) le 17 janvier 2006
Organisation du courrier en DR
Retour information labo
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- SFC -
Le cadre contractuel du dispositif
LE CONTRAT DE SERVICE signé entre le délégué régional, le directeur du laboratoire et le SFC
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- SFC - Le calendrier
28/11/2005 Validation du choix des 3 laboratoires
05/12/2005 Réunion d’information sur le dispositif
17/01/2006 Formation de l’équipe service facturier en DR (3 SFC + 3 Labos)
18/01/2006 Démarrage du test
30/01/2006 27/02/2006 13/03/2006 27/03/2006
Réunions d’échange d’informations au sein de l’équipe.Analyse en vue des restitution
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- SFC - Les restitutions
Le délai global de paiement avant le test
Le délai de traitement dans le cadre du test
Nombre de factures rejetées auprès des fournisseurs
Nombre de demandes d’informations ou de pièces complémentaires adressées au labo
Rédaction d’un guide des bonnes pratiques (échange par e.mail préféré)
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- SFC -
FIN