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TERMES DE REFERENCES CONSULTATIONS POUR L’ELABORATION DES MANUELS DE PROCEDURES

POUR LES SERVICES DE LA BANQUE BBCI

Chaussée du Peuple Murundi, B.P 2320 BUJUMBURA – BURUNDI -Tél. +257 22 22 33 28

AOUT 2016

“La banque à portée de mainˮ

“La Banque à portée de mainˮ

TABLE DES MATIERES

Présentation de la BBCI ............................................................................................................. 3

Historique ............................................................................................................................... 3

Notre Vision, NOS VALEURS & PRINCIPES ............................................................................ 3

La Direction Générale de la Banque ...................................................................................... 3

Direction Administrative et Financière .............................................................................. 3

Direction des Crédits .......................................................................................................... 4

Direction des Opérations et de la Technologie .................................................................. 4

Département de l’Audit ET du Contrôle Interne ................................................................ 4

Contexte général et objectif global de la mission .................................................................... 5

Contexte Général ................................................................................................................... 5

Objectif GLobal de la mission ................................................................................................ 5

Objectifs pour la Direction Administrative et Financière ................................................... 6

Objectifs pour la Direction des Crédits .............................................................................. 7

Objectifs pour la Direction des Opérations et de la Technologie ...................................... 7

Objectifs pour le Département de l’Audit et du contrôle InterneS ................................... 7

Résultats attendus ................................................................................................................. 8

Livrables attendus.................................................................................................................. 8

Durée de la mission ............................................................................................................... 8

Principes guides de l’appel d’offres .......................................................................................... 9

Principe de Confidentialité .................................................................................................... 9

Principes de lancement de la soumission ............................................................................. 9

Principes de réponses à la soumission.................................................................................. 9

Modalités de Réponse ............................................................................................................. 10

Langue de travail et demande d’informations ................................................................... 10

Présentation des offres ....................................................................................................... 10

Dépôts de la soumission ...................................................................................................... 11

Délais de validité des offres ................................................................................................ 11

Analyse des offres ................................................................................................................ 11

Analyse des offres techniques.......................................................................................... 12


Offre financière ................................................................................................................ 12

Note globale et attribution du marché ............................................................................ 12

Prise en charge totale des frais engagés ............................................................................. 13

Annulation du processus d’appel d’offres .......................................................................... 13

Négociation et signature du contrat ................................................................................... 13


PRESENTATION DE LA BBCI

HISTORIQUE

La banque BBCI a été créée en 1988 sous l’appellation de Arab Bank for Commerce and

Investment, « ABB ».

En 1990, suite à la recapitalisation de la banque et l’arrivée de nouveaux actionnaires, la

banque a changé de nom pour devenir Arab Burundi Bank « ABB ».

En 1997, l’Assemblée Générale des Actionnaires a décidé de donner un ancrage local à la

banque qui est devenue Banque Burundaise pour le Commerce et l’Investissement « BBCI ».

NOTRE VISION, NOS VALEURS & PRINCIPES

La BBCI est une banque dynamique qui ambitionne de devenir le premier leader sur le marché

local avec une vision internationale. Elle s’est fixée comme objectif principal d’être une

référence de qualité service-client et digitale.

Pour y arriver, nous nous appuyons sur des valeurs et principes forts :

Satisfaction des clients, valeur « cœur » de notre métier

Intégrité et honnêteté sont au centre de notre activité

Qualité de services au centre de notre préoccupation

Qualité des collaborateurs et valeurs humaines au premier plan

Convergence et alignement sur l’objectif poursuivi (actionnaires et employés)

Travail d’équipe, facteur clé du succès.

LA DIRECTION GENERALE DE LA BANQUE

DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

La Direction Administrative et Financière a pour principale mission de définir et superviser la

gestion financière et administrative selon les choix stratégiques de la banque et les lois en

vigueur.

Elle a pour mission de diriger et animer les équipes en charge de l’Administration, la

Comptabilité, les Finances et les Ressources Humaines. D’assurer le suivi quotidien des

principaux indicateurs de performance de la banque (dépôts, crédits, chiffres des agences,

etc.), de veiller aux normes prudentielles de gestion et d’assurer le suivi permanent de

l’évolution des lois et réglementations.


DIRECTION DES CREDITS

La direction des Crédits est responsable de la gestion des crédits de la banque et supervise le

service juridique et contentieux.

Elle a pour principale mission de définir la politique de crédits de la banque ; d’examiner et

analyser les demandes de crédit en s'assurant que les règles et procédures relatives au crédit

sont appliquées conformément aux lignes directrices établies. Enfin, elle oriente la gestion, la

réalisation, le suivi et le contrôle des dossiers crédits.

DIRECTION DES OPERATIONS ET DE LA TECHNOLOGIE

La Direction des Opérations et de la Technologie a pour mission principale d’assurer la bonne

marche de la banque (infrastructure, procédures, organisation). Elle joue un rôle clé dans la

réussite des activités de la banque et coordonne en même temps les agences.

Elle a pour principale attribution l’organisation, coordination, supervision et le contrôle de

toutes les opérations bancaires. Elle garantit la traçabilité les processus de la banque

(demande de crédits, validations, etc…). Gère l’ensemble des unités opérationnelles de la

banque en veillant à la bonne application des procédures, des normes légales et

réglementaires et du respect de la politique de la banque.

DEPARTEMENT DE L’AUDIT ET DU CONTROLE INTERNE

Le département de l’Audit et du Contrôle Internes est directement rattaché à la direction

Générale de la banque, assure les missions d’audit et le contrôle quotidien des opérations de

la banque. Il est garant des bonnes « mœurs » de la banque et gère les principaux risques de

la banque, notamment :

- Risque de crédit : pertes qui résulteraient de l’incapacité des clients de la banque à

faire face à leurs engagements

- Risque de marché : risques causés par les activités de marché (taux, change, perte de

valeur d’instruments financiers)

- Risques opérationnels : pertes liées aux défaillances de procédures, d’erreurs

humaines, des outils informatiques, etc.

- Risque de liquidité : incapacité de la banque de faire face à ses échéances de trésorerie

- Risque de non-conformité : risques liés au non- respect des normes réglementaires

- Risque stratégique : risques causés par un échec d’une nouvelle stratégique de la

banque


CONTEXTE GENERAL ET OBJECTIF GLOBAL DE LA MISSION

CONTEXTE GENERAL

Dans ses vœux formulés en début d’année 2016, le Conseil d’Administration de la BBCI s’est

fixé comme objectif principal de faire de la banque une institution de premier plan sur la place

financière locale et sous régionale.

Fort de cette ambition, la BBCI a d’une part, lancé un immense chantier de refonte de son

image ; consenti d’importants investissements afin de se doter, sur les deux prochaines

années, d’outils techniques et technologiques de pointe. D’autre part, elle s’appuie sur les

compétences de cabinets et d’experts tant nationaux qu’internationaux pour l’accompagner

dans l’ensemble de ses activités. C’est dans ce contexte qu’elle a décidé, en s’appuyant sur les

recommandations de la Banque Centrale de la République du Burundi, de doter, pour

l’ensemble de ses services, de manuels de procédures forts qui correspondent mieux au

métier moderne de la banque.

OBJECTIF GLOBAL DE LA MISSION

L’objectif principal de la mission est de doter à la BBCI des manuels de procédures qui

répondent adéquatement aux exigences d’une gestion moderne d’une banque. C’est pour

cela que la première tâche consistera avant tout à rassembler et traiter les documents en

usage interne à la banque comme manuels de procédure pour pouvoir déceler les

insuffisances et manquements à corriger et les compléter en profondeur.

Cette mission couvrira entre autres la direction de l’administration et des finances, la direction

des crédits, la direction des opérations et de la technologie ainsi que le département de l’Audit

et contrôle internes. Les manuels de procédures devront répondre aux besoins de chacune de

ces entités.

De manière globale, les manuels de procédures devront répondre aux objectifs suivants :

- Identifier et produire la liste exhaustive des procédures de la banque. Cette étape

intégrera les exigences réglementaires en vigueur

- Documenter de manière concise toutes les procédures

- Produire une cartographie précise de chacune des procédures avec les collaborateurs

(postes de responsabilité), responsables à chaque niveau de la procédure

- Définir en amont les cahiers de charges des collaborateurs impliqués dans la procédure

- Améliorer les méthodes et outils de travail de la banque, gage d’une gestion efficace

- Garantir la continuité et la permanence des méthodes de travail nécessaires à la bonne

marche de la banque

- Assurer le gain d’efficacité dans l’exécution des tâches

- Garantir la prévisibilité et l’évaluation


OBJECTIFS POUR LA DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

Pour la direction Administrative et financière,

Respecter la Loi bancaire ainsi que la réglementation bancaire édictée par de la Banque

de la République du Burundi (BRB)

Communiquer en interne (supports et documents produits)

Améliorer le contrôle et la qualité de l'organisation comptable

Garantir la fiabilité de l'information comptable et financière publiée

Accélérer la clôture des comptes

Améliorer le système d’information comptable et garantir la qualité de l’information

financière

Le manuel de procédures devra être élaboré sur la base des éléments suivants :

Le plan comptable applicable au secteur bancaire

Les normes internationales reconnues et applicables au secteur bancaire

Les règles applicables en matière de délégation de responsabilité et de contrôle

interne

Et plus généralement les règles de gestion de la BBCI (corpus de procédures déjà

existantes)

Aussi, il est attendu que le manuel de procédures comptables traite entre autres aspects

suivants :

Dispositions fondamentales du système comptable

Organisation comptable

Système d’information

Système de plan de comptes

Traduction comptable des opérations

Traitement comptable des opérations

Restitutions comptables et financières

Etablissement des états financiers par agence et états financiers consolidés

Reporting BRB


OBJECTIFS POUR LA DIRECTION DES CREDITS

Identifier clairement les règles de traitement et d’approbation des dossiers de

demande de crédit

Définir le processus de gestion du crédit

Définir la stratégie du portefeuille et du marché cible

Enoncer les principes d’initiation et de surveillance du crédit

Détecter de façon précoce des crédits en difficulté et les actions à adopter

Définir la stratégie la plus efficace de faire le recouvrement

Détailler la politique de gestion du portefeuille de crédits.

OBJECTIFS POUR LA DIRECTION DES OPERATIONS ET DE LA TECHNOLOGIE

Fournir une politique claire pour tous les produits et services principaux offerts par la

BBCI

Revoir et proposer les procédures de haut niveau qui assurent notamment la

traçabilité à tous les niveaux des opérations bancaires

Indiquer les contrôles de haut niveau applicables au traitement des transactions

Augmenter l'efficacité des contrôles opérationnels liés aux produits en obligeant la

mise en œuvre des contrôles automatisés indiqués et intégrés dans les processus.

Réduire les coûts à l'aide de contrôles efficaces par la technologie avancée, en évitant

ainsi les exigences liées uniquement au traitement manuel.

OBJECTIFS POUR LE DEPARTEMENT DE L’AUD IT ET DU CONTROLE INTERNES

Etre suffisamment détaillé et très pratique

Etre organisé par processus et sous processus

Traiter entièrement le domaine informatique (contrôle généraux, contrôles applicatifs,

contrôles spécifiques des systèmes et bases de données) autant que les autres

domaines

Inclure les programmes de travail détaillés, exhaustifs, pratiques et aisément

applicables même par des contrôleurs ou auditeurs débutants

Inclure les matrices Risques/Contrôles pour chacun des processus et/ou sous-

processus

S’appuyer sur l’application de gestion des comptes actuels de la banque et être

suffisamment flexible pour s’adapter à toute nouvelle application dans le cas d’une

migration de système ;


RESULTATS ATTENDUS

Au terme de cette mission, la banque attend les résultats suivants :

- Toutes les procédures de gestion de la banque sont mises à jour et améliorées. De

même, les procédures inexistantes sont identifiées et développées

- L’utilisation des ressources est rationnalisée

- Les champs des tâches des différents acteurs sont délimités

- Les procédures de circulation des informations entre les acteurs concernés sont

améliorées ou mises à jour

- Les délais pour l’accomplissement des différentes tâches et procédures sont connus

- Le mécanisme de contrôle des opérations est connu

- Les recommandations visant à garantir la fiabilité des rapports d’activités et les états

financiers établis sont faites.

LIVRABLES ATTENDUS

Les principaux livrables sont :

- Une note succincte sur l’état des lieux et un rapport de démarrage validé par la Banque

sur l’identification de tous les manuels de procédures nécessaires à élaborer

- Une version électronique des manuels de procédures aux formats Microsoft WORD et

PDF sur support USB ou DVD

- Une version papier des différents manuels de procédure par Direction, département

et divers services de la banque

- Un rapport de fin de mission assorti de recommandations et propositions

d’amélioration des outils de gestion.

DUREE DE LA MISSION

La durée totale de la mission de consultance sera proposée en homme/jours par le consultant

compte tenu des principales parties de la mission et du chronogramme détaillé des activités

qui fera partie intégrante à son offre technique.

La période d’intervention est prévue pour le 4ème trimestre de l’année 2016. Les dates

exactes d’intervention seront précisées par la direction de la Banque dans le contrat qui sera

négocié et signé par les deux parties.


PRINCIPES GUIDES DE L’APPEL D’OFFRES

Le processus de réponse aux TDR fait l’objet des principes ci-après :

- Principes de confidentialité

- Principes de lancement de la soumission

- Principes de réponses à la soumission

PRINCIPE DE CONFIDENTIALITE

Le Soumissionnaire s’engage, et se porte fort pour son personnel et celui de ses partenaires,

à garder confidentielles toutes les informations qu’il obtiendra de la Banque dans le cadre de

cette soumission, ainsi que dans le cadre de sa mission si ses services étaient retenus.

A ce titre, le soumissionnaire s’engage à ne pas diffuser les documents qui lui sont remis et à

ne communiquer à quiconque le contenu de ces informations, à l’exception des personnels

chargés de répondre à ladite soumission. Le Soumissionnaire s’engage à conserver la

confidentialité de l’ensemble des informations quelle que soit l’issue de la soumission et

quand bien même le soumissionnaire ne serait pas retenu pour la conclusion du Contrat.

PRINCIPES DE LANCEMENT DE LA SOUMISSION

La BBCI est entièrement libre au titre de la soumission, de retenir le prestataire de son choix

sans avoir à justifier sa décision auprès du Soumissionnaire. Par ailleurs, au cours de la

soumission ou à son issue, la BBCI pourra le cas échéant déclarer la soumission infructueuse

ou abandonner la procédure de sélection, sans qu’aucune indemnité de quelque sorte que ce

soit ne soit due au Soumissionnaire.

PRINCIPES DE REPONSES A LA SOUMISSION

Le soumissionnaire s’engage à :

- Répondre en toute bonne foi et avec loyauté en respectant les règles de l’art, les

usages professionnels, les normes applicables

- Indiquer expressément dans sa réponse, le cas échéant, les parties des Termes de

Référence qu’il exclut, ne pouvant y satisfaire, et les parties qu’il n’accepte pas telles

que rédigées, sans pour autant les exclure. Pour ces dernières, le Soumissionnaire

s’engage à émettre dans sa réponse des contre – propositions qui seront étudiées par

la BBCI. A défaut de préciser ce qu’il exclut ou ce qu’il n’accepte pas, le Soumissionnaire

est réputé avoir accepté l’intégralité des demandes exprimées dans les Termes de

Référence

- Demander à la BBCI toutes les informations complémentaires qui lui seraient

éventuellement nécessaires pour répondre à la soumission ; à défaut le


Soumissionnaire est réputé avoir eu à sa disposition toutes les informations requises

pour répondre clairement à la soumission

- S’assurer d’un point de vue technique de la complétude et de la cohérence des

informations fournies au titre de la soumission et attirer l’attention de la BBCI sur toute

erreur, contradiction, oubli, anomalie, choix et mesure prévus dans la soumission,

pouvant affecter sa réponse et plus généralement la bonne exécution du projet

- Préconiser dans sa réponse, s’il y a lieu, toute modification ou complément qu’il estime

nécessaire pour améliorer le cadre contractuel et plus généralement la mission

assignée

- Répondre gratuitement à la soumission, les prestations réalisées à cette fin et le temps

consacré à la réponse ne pouvant en aucun cas être facturés de quelque façon que ce

soit à la BBCI.

MODALITES DE REPONSE

LANGUE DE TRAVAIL ET DEMANDE D’INFORMATIONS

Les offres seront entièrement rédigées en langue française. Lors de la préparation de sa

soumission et pour toutes informations complémentaires, le soumissionnaire peut s'adresser

à la BBCI à l’adresse ci-après :

Banque BBCI

Secrétariat de la Direction Générale

Chaussée du Peuple Murundi N° 13

B.P. 2320 BUJUMBURA - BURUNDI.

Tél. : (+257) 22 22 33 28 - Fax (257) 22 22 33 39

E-mail : [email protected]

PRESENTATION DES OFFRES

L’offre technique comprendra un document de présentation de la société ou du/des

consultant(s) alignés avec précision de sa structure sociale, ses compétences et ressources,

bref son expérience professionnelle reliée au type de prestations attendues de lui/d’elle par

la Banque, ses références pour prestations similaires au sein du monde bancaire, des

institutions financières et ses autres références.

L’offre technique donnera également une note de compréhension de la mission, le

chronogramme détaillé des activités à réaliser, la démarche méthodologique, des CV détaillés

des experts alignés, les étapes de la mise en œuvre de la mission ainsi qu’une copie de

l’attestation de non redevabilité fiscale.

L’offre technique devra également indiquer clairement le nombre de jours de prestation pour

chaque Expert aligné. L’offre devra en outre préciser, pour chaque expert, membre de la

mission, le nombre de jours de travail à leur bureau (pour la préparation notamment) et

mailto:[email protected]


surtout le nombre de jours de prestation effective au sein de la banque (connaissance de

l’institution, identification exhaustive des besoins des manuels des procédures à élaborer,

collecte des informations et échanges avec le personnel clé de la Banque, séances de

restitution et/ou de validation , etc.).

L’offre financière exprimera en USD tous les coûts, notamment les honoraires du/des

consultant(s), le cas échéant les frais de séjour et les billets d’avion. Néanmoins, les paiements

seront effectués en francs burundais au taux officiel de la Banque pour les Cabinets ou

Consultants qui résident au Burundi.

Lors de l’élaboration de l’offre financière, le soumissionnaire devra tenir compte de la

législation fiscale en vigueur au Burundi.

Le soumissionnaire fournira son offre technique et financière dans deux enveloppes sous plis

fermées et séparées.

La 1ère enveloppe portera la mention « Offre Technique pour le recrutement d’un consultant

chargé de l’élaboration des manuels de procédures pour les services de la banque BBCI »

tandis que la 2ème enveloppe portera la mention « Offre Financière pour le recrutement d’un

consultant chargé de l’élaboration des manuels de procédures pour les services de la banque

BBCI ».

Ces deux enveloppes seront mises dans une grande enveloppe portant mention « Offre pour

le recrutement d’un consultant chargé de l’élaboration des manuels de procédures pour les

services de la banque BBCI ».

DEPOTS DE LA SOUMISSION

Les dossiers de réponse (les soumissions) devront parvenir à la Direction Générale de la BBCI

aux adresses indiquées ci-avant, au plus tard le ……/……/2016 à 15 heures (Temps Universel).

La soumission reçue après ce délai ne sera pas considérée.

DELAIS DE VALIDITE DES OFFRES

Les soumissionnaires sont engagés par leurs offres pendant cent vingt jours (120 jours) à

compter de la date limite de réception des offres.

ANALYSE DES OFFRES

L’analyse des offres se déroulera à compter du ……../……/2016. Durant la phase d’analyse des

offres, pour obtenir toute précision nécessaire, la BBCI consultera, principalement par courrier

électronique, les sociétés ayant répondu. Les réponses à ces demandes devront être

transmises par courrier électronique sous format PDF, dans un délai ne dépassant pas 72

heures ouvrées et feront partie intégrante aux dossiers de soumissions.


ANALYSE DES OFFRES TECHNIQUES

Les critères de notation des offres techniques sont :

o Respect des procédures indiquées : 10 points

o Compréhension de la mission : 20 points

o Présentation générale de l’offre et références du soumissionnaire dans des domaines

similaires : 30 Points

o Démarche méthodologique et étapes de la mise en œuvre de la mission : 40 points

OFFRE FINANCIERE

L’analyse des offres financières sera effectuée uniquement pour les soumissionnaires dont

leurs offres techniques auront obtenu au moins une note de 70%. Les enveloppes contenant

les offres financières des soumissionnaires non qualifiés au niveau technique ne seront pas

ouvertes. Elles pourront être retirées par les soumissionnaires et à leurs frais après le

processus d’attribution du marché.

NOTE GLOBALE ET ATTRIBUTION DU MARCHE

Lors de la détermination de la note globale, l’offre technique est pondérée à 60% et 40%

pour l’offre financière. Le marché sera attribué au soumissionnaire qui obtiendra la

meilleure note globale pondérée.


PRISE EN CHARGE TOTALE DES FRAIS ENGAGES

Le soumissionnaire prendra entièrement à sa charge tous les frais engagés pendant la durée

de la soumission et de l’analyse des offres, quelle que soit la suite qui sera donnée à son offre.

ANNULATION DU PROCESSUS D’APPEL D’OFFRES

La BBCI aura la possibilité d’annuler le processus d’appel d’offres, quel que soit l’étape où le

processus atteint et en informera tous les Soumissionnaires, sans obligation d’indiquer les

raisons de sa décision.

NEGOCIATION ET SIGNATURE DU CONTRAT

Après sélection du Cabinet/Consultant, un contrat sera négocié et signé.

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