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TERMES DE REFERENCE

Mission n°21SANIN813

I. Informations générales

Intitulé de la mission Appuyer la Cellule d’Appui à la Gestion Financière à la clôture des subventions du Fonds mondial NMF2 et la mise en place d’une transition aisée pour NMF3.

Composante RSS/Tranverse

Thématique(s) Capacités de gestion

Bénéficiaire(s) Cellule d’appui et de gestion Financière (CAGF)

Pays République Démocratique du Congo

Subventions FM concernées Montant de la subvention

(USD)

Période de la subvention

Note de performance

Date de la note de performance

NFM 2 112 959 302 2018-2020 B1 11/12/2020

NFM 3 128 598 881 2021-2023

Durée totale des jours prévus 270

Contact Expertise France Personne référente Coordonnées

Virginie Biau virginie.biau@expertisefrance.fr

II. Justification de la mission La cellule d’appui à la gestion financière (CAGF) est le récipiendaire principal (PR) des subventions VIH, TB, et Paludisme du Fonds mondial (à l’exception des produits de santé qui sont acquis par des PR de la société civile). Pour les projets NFM2 en phase de clôture, la CAGF fait face à un niveau élevé d’avances ouvertes dû à un volume important de travail et à un faible suivi des Divisions Provinciales de la Santé (DPS) d’une part, et d’autre part suite à un retard important de rapportage et de remontée des pièces justificatives. La CAGF avait mis en place en 2018 un manuel de procédures qui n’a pas pris en compte les réalités des provinces. Ceci entraine des insuffisances de qualité des pièces justificatives venant des provinces. Ce manuel de procédures est en cours de revue et doit intégrer les aspects spécifiques aux provinces. Donc, il y a nécessité d’un appui en renforcement de capacité de la gestion financière de la CAGF ainsi que des entités de mise en œuvre, et notamment des DPS sur la base de la mise à jour du manuel de procédures, la justification des avances et le rapportage. La demande d’assistance technique a été initiée par le besoin d’une expertise pour appuyer le PR avec la clôture des subventions du FM de la période de mise en œuvre 2018-2020 suite à l’accumulation

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d’avances faites par la CAGF pendant le NMF2 avec les financements des subventions du FM et de GAVI. Le montant des avances ouvertes au 31.01.2021 pour la période 2018-2020 est de 14.9 M USD pour le Fonds mondial (dont 80% proviennent des décaissements faits en 2020). Les avances injustifiées se sont accumulées à la fin du NMF2 essentiellement en raison : 1. des décaissements importants faits en 2020 principalement pour les campagnes de distribution des moustiquaires 2. de la faiblesse du système de suivi et de gestion des avances avec les entités de mise en œuvre 3. de l’envoi par les entités de mise en œuvre des pièces justificatives sans résumé, de manière non organisée, ce qui requiert un travail supplémentaire auprès des comptables. La demande d’assistance technique vise dans un deuxième temps à appuyer le PR à renforcer ses capacités et celles des entités de mise en œuvre (EMO) pour une meilleure gestion des avances ouvertes, et plus largement une meilleure gestion des subventions du Fonds mondial pendant le NFM3.

III. Objectifs et résultats poursuivis

1) Objectif général de la mission

L’objectif général de la mission est la clôture des subventions du Fonds mondial pour la période de mise en œuvre 2018-2020 (NMF2) avec la justification d’un montant conséquent d’avances ouvertes, et la mise en place d’une transition aisée à un moment charnière avec la mise en œuvre du nouveau manuel de procédures (adoption prévue vers début avril 2021) et d’un alignement du personnel de la CAGF avec la nouvelle structure décrite par le manuel de procédures en vue d’assurer une meilleure gestion financière et administrative des subventions ainsi qu’un impact maximisé de la lutte contre les trois maladies et du renforcement du système sanitaire.

2) Objectifs spécifiques

L’objectif à long terme de l’expertise demandée est ainsi de contribuer à une meilleure gestion des activités suivantes de la CAGF :

- Gestion des aspects administratifs et financiers de la clôture de la phase NFM2 ; - Gestion logistique et charrois automobile (y compris la revue des travaux d’inventaires 2020); - Gestion comptable et clôture périodique ; - Suivi des travaux d’audit 2020 (préparation des termes de références, suivi des échanges avec l’auditeur, préparation des documents demandés par l’auditeur y compris les états financiers à auditer, etc.) ; - Appuyer la CAGF dans la mise en place de la task force de suivi des campagnes MILDS afin de mitiger les risques liés aux campagnes jugées très élevées ; - Appuyer le RAF dans la définition d’outil de monitorage des activités comptables : suivi du paramétrage des bases Tom2pro, arrêté mensuel, analyse des soldes des comptes sur une base mensuelle, etc… - Mise en place de la stratégie de minimisation des avances ouvertes auprès des entités de mise en œuvre.

3) Résultats à atteindre

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Concernant les renforcements des capacités pour une meilleure gestion pendant le NFM3 :

Plan stratégique de suivi des avances ouvertes auprès des entités de mise en œuvre ;

Stratégie de Collaboration entre les DPS et la CAGF définie et approuvée par les parties ;

Tableau de bord de monitorage des activités comptables L’assistance technique devra aussi appuyer dans les domaines suivants :

Renforcement des capacités des entités de Mise en Œuvre renforcées en gestion financière ;

Analyse des comptes des tiers, par subvention, justifiés par activité avec maturité maximale d’avance de 3 mois.

IV. Description de la mission

4) Activités prévues

Dans le cadre de leur mission, le(s) consultant(s) aura (ont) à conduire les activités suivantes :

- Appui au suivi des avances ouvertes du NFM2 - Appui à la réalisation de l’audit 2020 ; - Appui à la clôture des subventions NFM2 ; - Revue des travaux d’inventaires 2020 (revue des rapports d’inventaires) ; - Appui à la révision du manuel des procédures et à sa dissémination auprès des EMO ; - Appui à la mise en place d’une stratégie de gestion efficiente des avances ouvertes auprès de la CAGF et des EMOs; - Appui au respect de deadline de rapportage par les EMO.

5) Livrables attendus

Intégration du genre En cohérence avec la Stratégie internationale de la France pour l’égalité femmes-hommes 2018-2022, l’Initiative 5% demande aux expert(e)s d’intégrer une approche genre dans la réalisation de leur mission. Un webinaire est à la disposition de ces dernier(e)s pour les aider à identifier les enjeux spécifiques à la mission et définir des objectifs visant l’intégration du genre. Ces enjeux concernent principalement :

- le type mission : appui à la gouvernance, diagnostic et appui organisationnel, appui administratif et financier, appui programmatique, collecte et analyse de données, accès aux médicaments de qualité.

- La méthodologie choisie : revue documentaire, entretiens, atelier participatif, conférence et colloque, formation, rapport ou guide.

Durant la phase de cadrage de la mission et d’élaboration de la méthodologie, les expert(e)s définiront au moins 2 objectifs liés aux enjeux « genre » de la mission et s’engageront à mettre en œuvre les moyens nécessaires pour les atteindre et à s’autoévaluer lors de la rédaction du compte-rendu de mission.

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Les livrables attendus sont : 1. Concernant la clôture des subventions du NFM2

Appui à la préparation de l’audit de l’année 2020 des subventions NFM 2 (TdR et état financier)

Appui au rapport fiscal final pour la période de mise en œuvre

Appui à la clôture financière (délais 45 jours après la période de clôture de subventions) 2. Concernant les renforcements des capacités pour une meilleure gestion pendant le NFM3

Plan stratégique de suivi des avances ouvertes auprès des entités de mise en œuvre ;

Stratégie de Collaboration entre les DPS et la CAGF définie et approuvée par les parties Tableau de bord de monitorage des activités comptables - Rapport de mission

6) Coordination

Un bureau sera mis à disposition des experts à la Cellule d’Appui et de Gestion Financière. Les experts se rendront au Service de Coopération et d'Action Culturelle (SCAC) de l'Ambassade de France pour une réunion d'échanges avec le Conseiller de Coopération et d’Action Culturelle (COCAC).

V. Lieu, Durée et Modalités d’exécution

7) Période de mise en œuvre : Mars 2021 – Mars 2022

8) Date de démarrage : Mars 2021

La mission se terminera par un débriefing de la mission avec le bénéficiaire.

9) Modalité d’exécution : 90 jours prestés La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l'expert International en Finance est de 90 jours perlés prestés.

VI. Expertise et profil demandés 10) Nombre d’experts : 01

Expertise France sera sensible à l’équilibre genre dans la constitution de l’équipe d’expert(e)s. et encourage les candidatures féminines.

11) Profil d’expert Poste 1 : Expert international en Finances

A. Qualifications et compétences :

- Titulaire d’un diplôme universitaire (2nd cycle) dans les domaines suivants :

Gestion financière/ comptable / Audit et contrôle de gestion - Spécialisation / Compétence dans le(s) secteur(s) / de la gestion financière des subventions du

Fond Mondial

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- Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de supervision d’analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d’initiative

- Compétences spécifiques :

Bonne expérience en gestion financière et gouvernance

Bonne expérience en renforcement des capacités

Bonne connaissance en gestion financière des subventions du Fonds Mondial

Bonne connaissance du contexte actuel et recommandations internationales dans le cadre de la lutte contre le paludisme, le VIH et la TB

- Compétences en genre souhaitées :

Être formé à la prise en compte du genre.

B. Expérience professionnelle générale

- Expérience professionnelle en gestion financière et gouvernance, notamment en termes de renforcement des capacités.

- Expérience professionnelle dans la gestion des subventions du Fonds Mondial d'au moins 5 ans dans les pays en développement.

- Expérience(s) d’actions d’intégration du genre dans des missions et ou projets précédents

i. Expérience professionnelle spécifique

- Expérience similaire à la mission - Très bonne connaissance des subventions FM - Bonne connaissance de la RDC est souhaitable.

VII. Compte-rendu de missions Un compte rendu (maximum de 5 ou 10 pages et suivant le modèle fourni) devra être remis par mail après chaque mission dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l’ensemble des partenaires concernés par la mission.

VIII. Suivi-évaluation Dans l’intérêt du bénéficiaire et de Expertise France, les indicateurs ci-dessous permettront d’évaluer pendant et après la mission les résultats de la mission d’expertise, afin de pouvoir à terme mesurer l’atteinte des objectifs propres à la mission ainsi que l’évolution de la performance des programmes financés par le Fonds mondial. Indicateurs de performance

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IX. Informations pratiques Le bénéficiaire met à disposition de(s) l’expert(s) les moyens suivants :

- Un laptop et une imprimante L’AT pourra bénéficier d’un appui de la part de la CAGF en termes de transport/déplacements professionnels. L’AT travaillera en étroite collaboration avec le personnel de financier de la CAGF et de l’AF. L’AT aura aussi accès aux documents nécessaires pour la réalisation de sa mission :

Budgets approuvés des subventions Manuel de procédures en cours de révisions Derniers rapports d’audit validés par les bailleurs Accès aux bases TOM2PRO en mode édition et impression des états Accords de subventions avec les bailleurs de fonds etc.

La personne référente au sein du bénéficiaire pour la réalisation de la mission est : Dr Didier GASIGWA, Coordonnateur national CAGF Célestin KALEKA, Responsable Administratif et Financer de la CAGF Le(s) expert(s) sera(ont) responsable(s) des aspects logistiques de sa(leur) mission pendant la prestation, sauf indication contraire d’Expertise France. Les éventuels frais de mission pourront être remboursés dans la limite définie par Expertise France dans le contrat de prestation de service.