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Table des matières
1. Transport & Logistics 2017 : en pratique .......................................................................................... 3
1.1 Lieu, dates du salon et heures d'ouverture ......................................................................................... 3 1.2 Personnes de contact Easyfairs ........................................................................................................... 3 1.3 Services ................................................................................................................................................ 4 1.4 Informations générales ....................................................................................................................... 5
2. Dates finales ................................................................................................................................... 6 3. Informations relatives au stand ....................................................................................................... 7
3.1 Informations générales sur le stand .................................................................................................... 7 3.2 Formules de stand All-in, All-in Plus et Space Only ............................................................................. 7 3.3 Électricité ............................................................................................................................................. 9 3.4 Travaux d'impression facultatifs ......................................................................................................... 9 3.5 Règlement de l'événement ............................................................................................................... 11
4. Montage, démontage et parking ................................................................................................... 13
4.1 Montage et démontage..................................................................................................................... 13 4.2 Parking ............................................................................................................................................... 14
5. My Easyfairs, Visit Connect et smart badges .................................................................................. 15
5.1 My Easyfairs : généralités .................................................................................................................. 15 5.2 My Easyfairs : commander des articles dans le web shop ................................................................ 16 5.3 My Easyfairs : enregistrer le personnel de stand .............................................................................. 16 5.4 Visit Connect App .............................................................................................................................. 17 5.5 Smart badges ..................................................................................................................................... 17
6. Outils de promotion ..................................................................................................................... 18
6.1 Pack exposant avec cartes d'invitation ............................................................................................. 18 6.2 Base de données pour le mailing postal ............................................................................................ 18 6.3 Inviter les visiteurs en ligne via votre lien d'enregistrement personnel ........................................... 18 6.4 Catalogue ........................................................................................................................................... 19 6.5 EasyGo ............................................................................................................................................... 20 6.6 Onsite promo packs ........................................................................................................................... 21
7. Annexes ....................................................................................................................................... 22
7.1 Plan du stand ..................................................................................................................................... 22 7.2 Valverde ............................................................................................................................................. 22 7.3 Catalogue du salon ............................................................................................................................ 22 7.4 Assurance .......................................................................................................................................... 22
Gardez un œil sur les
dates finales !
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1. Transport & Logistics 2017 : en pratique
Cher exposant,
Nous nous ferons un plaisir de rendre votre participation au salon la plus agréable et la plus réussie
possible. Ce manuel vous donne un aperçu de toutes les possibilités. N'hésitez pas à nous contacter si
vous avez des questions. D’ores et déjà, nous vous souhaitons beaucoup de succès avec les préparatifs et
un salon réussi !
L'équipe Transport & Logistics
Easyfairs nv | Jan Van Rijswijcklaan 191 | BE-2020 Anvers
+32 3 280 53 00 | www.easyfairs.com | www.transport-logistics.be
1.1 Lieu, dates du salon et heures d'ouverture
Antwerp Expo - Hall 1, 2, 3 & 4
Jan Van Rijswijcklaan 191
BE-2020 Anvers
www.antwerpexpo.be
Mardi 17 octobre 2017 : 10h00 – 20h00
Mercredi 18 octobre 2017 : 10h00 - 20h00
Jeudi 19 octobre 2017 : 10h00 - 18h00
! Les exposants ont accès au bâtiment 2 heures avant le début du salon.
1.2 Personnes de contact Easyfairs
OPÉRATIONS : web shop, mobilier, électricité, logistique, cartes
de stationnement, raccordement à l'eau, manutention, montage
et démontage
Eline Francken
+32 3 280 53 52
VENTES : format du stand, modifications de stand, sponsoring,
EasyGo & Onsite Packs Promo
Véronique Lietaer
+32 3 280 53 61
VENTES : format du stand, modifications de stand, sponsoring,
EasyGo & Onsite Packs Promo
Jynthe Stabel
+32 3 280 53 24
Illustration du lieu
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MARKETING : outils de promotion exposants, cartes d'invitations,
My Easyfairs, smart badges et Visit Connect App
Bianca Peeters
+32 3 280 53 34
N'oubliez pas de nous suivre sur les médias sociaux !
Transport, Logistics &
Distribution
Transport, Logistics &
Distribution Benelux @TL_Belux
1.3 Services
RESTAURATION : restauration avec ou sans livraison sur votre
stand
Nobel
Steven De Cock
LOGISTIQUE ET MANUTENTION : chariots élévateurs pour le
montage, le démontage et le stockage lors du salon (consultez
l'annexe nº2 pour plus d'informations)
! Seuls les chariots élévateurs Valverde sont autorisés dans le
complexe.
Valverde
+31 20 653 85 55
MONTAGE DE STAND : réalisation d'un stand de salon (si vous
cherchez un partenaire pour assurer votre formule de stand Space Only)
Alline Standbouw
+32 3 313 52 09
HÔTESSES ET STEWARDS : hôtesses et/ou stewards (par ex. pour
l'accueil de votre stand)
INTERNET : internet et ligne téléphonique temporaire sur
votre stand (pour une connexion continue sans limites garantie)
City Mesh
http://antwerpexpo.citymesh.com
HÔTEL : nuitées à un tarif avantageux lors des journées de
salon
Ramada Plaza Antwerp
reservations@ramadaplaza-
antwerp.com
veuillez mentionner T&L 2017
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1.4 Informations générales
Café et thé : les exposants et les visiteurs reçoivent du café et du thé gratuitement chez Vascobelo.
Toilettes : les exposants peuvent utiliser gratuitement les toilettes sur présentation de leur badge
d'exposant.
Wi-Fi : tout le monde peut surfer gratuitement sur le réseau Wi-Fi de Antwerp Expo.
Vestiaire : un vestiaire payant est prévu pour les exposants et les visiteurs (entrée 1 & 2).
Des questions lors du montage, du démontage ou du salon même ? Vos personnes de contact
seront difficilement accessibles par téléphone, c'est pourquoi ils vous assisteront personnellement
au secrétariat du salon (entrée 2). Des collaborateurs d'Easyfairs seront régulièrement présents dans
le hall. N'hésitez pas à les aborder si vous avez une question ou un problème. Vous pouvez
également retirer vos cartes de stationnement et vos badges d'exposant au secrétariat du salon lors
du montage. Il est également possible de commander du matériel de stand supplémentaire, parmi
un assortiment limité bien entendu. Tout doit être payé sur place en cash, par carte bancaire
(Maestro) ou carte de crédit (VISA/Mastercard).
! En cas d'éventuelle plainte lors du montage/salon, veuillez prendre contact avec un collaborateur
d'Easyfairs au secrétariat du salon. Les plaintes qui nous parviennent après le salon ne pourront plus être
traitées, faute de démontrabilité.
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2. Dates finales
Afin que votre participation au salon se déroule dans les meilleures conditions, nous avons énuméré
quelques dates finales importantes. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans ce manuel.
N'hésitez pas à contacter votre personne de contact si vous avez des questions.
DATE ACTION PLUS D'INFOS
10/07/2017 Commande des cartes d'invitation personnalisées gratuites p.18
17/07/2017 Livraison de la base de données pour le mailing par poste gratuit p.18
2/08/2017 Inscription demo, multimodal et/ou digital data route p.18
05/09/2017 Livraison du logo (uniquement pour GoPlus) p.20
28/08/2017 Vérification du nom du stand et des données pour le catalogue et la
signalisation (via My Easyfairs) p.15-19
12/09/2017 Commande du matériel de stand à un tarif de réservation anticipée (via My Easyfairs)
p.16 - Eline
12/09/2017 Communication des points de suspension (pour Space Only) p.9 - Eline
12/09/2017 Livraison du plan de stand (pour All-in et All-in Plus) ou concept du stand (pour Space Only)
p.7-8 - Eline
22/09/2017 Livraison de la mise en page des bannières (uniquement pour All-in Plus) p.8 - Eline
22/09/2017 Réservation du chariot élévateur (via Valverde) p.13 - Eline
25/09/2017 Livraison des travaux d'impression facultatifs p.9 - Eline
25/09/2017 Vérification du nom du stand pour la moulure de frise (via My Easyfairs) p.7 - Eline
25/09/2017 Demande montage le vendredi 13/10/2017 (uniquement pour Space
Only) p.13 - Eline
25/09/2017 Demande montage le dimanche 15/10/2017 (uniquement pour Space
Only) p.13 - Eline
05/10/2017 ! Clôture du web shop p.16 - Eline
13/10/2017 Enregistrement du personnel de stand (via My Easyfairs) p.16
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3. Informations relatives au stand
3.1 Informations générales sur le stand
Lors de la réservation de votre stand, vous avez pu choisir parmi trois formules : All-in, All-in Plus et
Space Only. Vous trouverez ci-dessous plus d'informations à propos de chacune de ces formules.
! Il n'est pas possible d'échanger ou de créditer des éléments d'un pack de stand standard. Si vous
n'utilisez pas tous les éléments, veuillez nous en informer au préalable.
! Date finale 25/09/2017 : contrôlez votre nom de stand dans My Easyfairs. Est-ce bien ce nom qui doit
apparaître sur la structure ? Si ce n'est pas le cas, avertissez-nous par e-mail à l’adresse :
3.2 Formules de stand All-in, All-in Plus et Space Only
All-in
Compris de base dans la formule de stand « All-in » :
o stand modulaire blanc, 250 cm de haut (y compris la structure en aluminium d'une hauteur de 10 cm)
o taille de la vue par panneau : 95,4 cm de large x 240 cm de haut
o dalles de moquette
o tableau de nom avec nom de stand et numéro de stand
Ces éléments dépendent de la taille de votre stand :
12-16 m² 17-23 m² 24-35 m² >36 m²
Chaise (Kelly) 2 2 4 6
Table (Calais) 1 1 2 3
Étagère à brochures (Aida) 1 1 2 3
Carte de stationnement 1 1 2 2
Spots, 15 W (led) 2 3 4 6
Alimentation 1 kW 1 kW 2,2 kW 2,2 kW
! Date finale 12/09/2017 : envoyez par e-mail le plan de stand de votre All-in à l’adresse
[email protected] (voir annexe nº1).
All-in Plus
Compris de base dans la formule de stand « All-in Plus » :
o construction en treillis (400 cm de haut) avec paroi arrière modulaire blanche (250 cm de haut)
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o armoire de 2 m x 1 m avec porte verrouillable en stand modulaire
o 1 spot de 300 W par 10 m² (fixé à la construction en treillis)
o bannière avec logo sur chaque côté ouvert*
o alimentation électrique 6 kW, avec tableau de distribution
o dalles de moquette
o 2 cartes de stationnement
o 6 chaises (Kelly), 2 tables (Calais) et 3 étagères à brochures (Aida)
o 1 comptoir (Patricia) et 2 chaises hautes (Sam), 1 poubelle
transparente, 2 plantes et 1 réfrigérateur 140 blanc
*Une bannière séparée est produite par côté ouvert. Les bannières font 100 cm de haut et sont 10 cm
plus courtes que la longueur totale du côté ouvert. (Exemple : votre stand fait 5 x 6 m. Vos bannières mesurent donc
4,90 m de large x 1 m de haut et 5,90 m de large x 1 m de haut.). Veuillez tenir compte des éléments suivants :
o mise en page à 25 % de la taille réelle
o avec une marge perdue de 1,25 mm tout autour
o sans repères de coupe ou autres marquages d'impression
o tous les textes sont en lettres vectorisées
o lors de la mise en page, ne pas placer de texte ou de logo à moins de 6 cm de chaque bord
! Pour les fichiers qui doivent être mis en page/adaptés par nos soins, nous facturerons un coût
supplémentaire. Nous vous en informerons préalablement.
! Date finale 12/09/2017 : envoyez par e-mail le plan de stand de votre All-in Plus à l’adresse
[email protected] (voir annexe nº1).
! Date finale 22/09/2017 : envoyez par e-mail la mise en page de votre (vos) bannière(s) All-in Plus à
l'adresse [email protected].
Space Only
La formule de stand « Space Only » ne contient pas de paroi, de tapis, de raccordement électrique ni de
mobilier. Cette formule ne comporte que 2 cartes de stationnement. Il n'est pas possible de commander
une armoire, des parois, des spots ou des prises de courant. L'alimentation électrique peut être réservée
via, notamment, le web shop.
La hauteur de construction maximale dépend du hall du salon et de l'emplacement de votre stand.
Easyfairs doit approuver toutes les conceptions au préalable. Pour ce faire, veuillez-nous envoyer par e-
mail la conception de votre stand pour approbation. Veuillez y ajouter une impression et un dessin
technique comprenant les dimensions d'exécution claires.
! Date finale 12/09/2017 : envoyez par e-mail la conception de votre stand Space Only à l’adresse
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! Date finale 12/09/2017 : envoyez par e-mail les points de suspension de votre Space Only à l’adresse
! Il n’est pas possible de placer des points de suspension à n’importe quel endroit. Demandez donc vos
points de suspension à temps, afin que nous puissions vérifier les possibilités.
3.3 Électricité
Une prise de courant de 230 V est comprise par stand All-in et All-in Plus. Vous pouvez sans problèmes y
brancher un ordinateur portable, un écran télé ou un réfrigérateur. Si vous commandez des spots par
notre intermédiaire, nous les raccorderons pour vous et leur consommation ne sera pas déduite de votre
raccordement.
Les stands Space Only peuvent commander de l'électricité (prélèvement minimum : 2,2 kW/230 V)
auprès du web shop. Il n'est pas possible de commander des spots supplémentaires, car ceux-ci sont
uniquement adaptés pour les stands All-in (Plus).
Vous pouvez commander trois raccordements principaux différents via le web shop :
o raccordement avec tableau de distribution
o raccordement sans tableau de distribution avec CEE
o raccordement machine avec un différentiel de 300 mA
Éléments fréquemment utilisés et leur consommation :
o appareil à expresso/Nespresso/Senseo : max. 2 000 W
o réfrigérateur : max. 250 W
o ordinateur portable : max. 100 W
o écran plasma / led : max. 250 W
o chargeur de téléphone : max. 20 W
o bouilloire : max. 2 000 W
3.4 Travaux d'impression facultatifs
Tous les exposants ayant choisi une formule de stand All-in ou All-in Plus peuvent commander des
travaux d'impression supplémentaires en option. Il existe trois possibilités : panneaux de stand imprimés,
prolongement ou impression transparente.
! Date finale 25/09/2017 : envoyer par e-mail les fichiers de mise en page pour les travaux d'impression
supplémentaires à l'adresse [email protected].
! Pour les fichiers qui doivent être mis en page/adaptés par nos soins, nous facturerons un coût
supplémentaire. Nous vous en informerons préalablement.
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Panneaux de stand imprimés
Les panneaux de stand peuvent être imprimés en couleur (100 € par panneau).
! Une porte d’armoire ne peut pas être imprimée.
! Ces panneaux ne peuvent pas être emportés.
Spécifications pour la livraison des panneaux de stand imprimés :
o mise en page panneau 954 mm x 2 400 mm + 5 mm de marge perdue de
chaque côté (dimension totale de 964 mm x 2 410 mm, marge perdue incluse)
o livrer en PDF à 100 % ou 50 %. Si vous livrez en 50 %, réduisez la marge
perdue à 2,5 mm et mentionnez « 50 pc » dans le nom du fichier.
o pas de repères de coupe ni d’autres marquages d'impression
o textes avec lettres vectorisées
o le montant droit entre les panneaux est de 45,5 mm de large et ne peut pas être imprimé
Prolongement
Vous avez la possibilité de prolonger visuellement votre stand. Pour ce faire, il suffit d'ajouter des
panneaux de 1 ou 1,5 m de haut. La largeur et la hauteur dépendent de la taille de votre stand et de vos
souhaits.
Spécifications pour la livraison d'un prolongement :
o livraison en PDF
o min. 100 DPI à 100 %
o prêt à imprimer
o taille réelle
Prix :
Largeur Hauteur Prix
3 m 1 m 281 €
4 m 1 m 330 €
5 m 1 m 401 €
4 m 1,5 m 396 €
5 m 1,5 m 461 €
Impression transparente
Cette impression transparente est un tissu tendu dans un cadre en aluminium qui est fixé à la paroi modulaire. Les montants sont invisibles. La toile tombe devant la paroi.
! Après le salon, vous pouvez emporter la toile, mais le cadre reste la propriété du constructeur de stand.
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Spécifications pour la livraison d'une impression transparente :
o livraison en PDF à 100 % ou 50 % (si vous livrez à 50 %, veuillez mentionner « 50 pc » dans le
nom du fichier)
o pas de repères de coupe ni d’autres marquages d'impression
o textes avec lettres vectorisées
o min. 100 DPI à 100 %
Prix :
Largeur Hauteur Prix
2 m 2,5 m 318 €
3 m 2,5 m 450 €
4 m 2,5 m 600 €
5 m 2,5 m 750 €
! Les prix sont basés sur les fichiers prêts pour impression que vous nous envoyez. Si vous désirez un
autre format ou plus d'informations à ce sujet, veuillez envoyer un e-mail à l’adresse
3.5 Règlement de l'événement
Veuillez laisser le matériel loué pour votre stand dans son état d'origine, afin que nous puissions le
réutiliser.
Hauteur de construction maximale pour tous les stands All-in (Plus) : 400 cm. Aucune exception n'est
possible. Pour le stand Space Only, la hauteur de construction maximale dépend du hall.
Si vous avez un stand îlot, vous pouvez fermer max. 50 % par côté ouvert.
Il est techniquement impossible pour les organisateurs de fournir un stand All-in (Plus) sans
revêtement de sol.
Le son amplifié doit être limité au minimum et ne peut pas déranger les stands voisins. Si des
plaintes à ce sujet nous parviennent, l'organisation peut à tout moment décider de débrancher le
son. (n'oubliez pas la SABAM et la rémunération équitable si vous émettez de la musique sur votre stand !)
L'organisation n'est pas responsable d'éventuels pertes ou vols.
Les comptoirs et/ou armoires font partie du matériel à louer et nous ne pouvons pas garantir qu'il
s'agisse d'un endroit sécurisé pour y déposer des biens précieux. Ne laissez pas de biens précieux
sans surveillance !
En cas d'annulation de matériel loué, nous nous verrons dans l'obligation de facturer des frais
d'annulation. (Jusqu'à 2 semaines avant le salon : 50 % de frais d'annulation. À partir de 2 semaines avant le salon :
100 % de frais d'annulation.)
Toute plainte concernant le matériel loué ne peut être traitée que si elle a été communiquée lors du
montage ou au cours du salon même. Toute plainte ultérieure ne sera pas valable par manque de
démontrabilité.
Tout déchet résiduel trouvé après le salon sera facturé au client.
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Les stands qui ne sont pas entièrement démontés aux dates et heures indiquées seront enlevés aux
frais de l'exposant.
Obligation :
o Pour les stands supérieurs à 72 m², un extincteur doit obligatoirement se trouver sur le stand. Si
vous ne disposez pas d'un extincteur, vous pouvez en commander un dans notre web shop. La
présence des extincteurs sera contrôlée lors de la tournée de sécurité générale.
o Toute construction de stand propre (Space Only) doit être approuvée préalablement par
l'organisateur du salon.
o Tous les côtés de stand supérieurs à 250 cm et adjacents aux stands voisins doivent être finis en
blanc sans aucune forme de logo.
Autorisé, moyennant l'accord de l'organisateur du salon :
o Toute forme de construction de toit est uniquement autorisée après approbation de
l'organisateur.
o Les actions commerciales en-dehors du stand sont uniquement autorisées sur autorisation de
l'organisateur.
o Les bonbonnes de gaz sont uniquement autorisées après demande et approbation écrite de
l'organisateur.
Interdit :
o Il est interdit d'emporter les panneaux de stand.
o Le matériel de démonstration ne peut pas être placé dans les couloirs (uniquement dans le stand
propre).
o Les vidéoprojecteurs et effets lumineux sont interdits en-dehors de votre propre stand.
o Les chariots élévateurs et/ou transpalettes personnels ne sont pas autorisés dans le hall. Pour ce
type de matériel, veuillez prendre contact avec notre partenaire fixe Valverde.
o Il est interdit d’utiliser du Velcro et de forer, visser ou clouer dans les parois ou dans le mobilier.
Les parois endommagées seront facturées 50 € par panneau. Vous pouvez collecter gratuitement
des crochets ou du papier-collant double face auprès du secrétariat du salon lors du montage
pour suspendre, entre autres, les posters.
o Les parois ne peuvent pas être enlevées.
o L'échange ou le remboursement du matériel standard ou loué n'est pas autorisé.
o Les enfants de moins de 16 ans ne sont pas autorisés dans les halls lors du montage et du
démontage.
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4. Montage, démontage et parking
4.1 Montage et démontage
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des horaires de montage et de démontage. Il est interdit de
démonter avant la fermeture officielle de l'événement.
Montage
Space Only: samedi 14/10/2017, 8h-22h
All-in & All-in Plus: lundi 16/10/2017, 8h-22h
Démontage
All-in (Plus) et Space Only : jeudi 19/10/2017, 18h-00h - vendredi 20/10/2017, 7h-12h
Pour le système de stationnement des véhicules, je vous renvoie à la section 4.2 Parking
! Les stands All-in (Plus) peuvent fournir des machines ou des accessoires de stand le vendredi
13/10/2017, à condition que ceci se déroule via Valverde. Les accessoires de stand doivent être mis sur
palettes, scellés et étiquetés. Nous n'acceptons pas les articles en vrac.
! Date finale 25/09/2017: si vous voulez monter votre stand Space Only déjà le vendredi 13/10/2017,
demandez-le à l’avance en envoyant un e-mail à l’adresse [email protected].
! Deadline 25/09/2017: si vous voulez monter votre stand Space Only déjà le dimanche 15/10/2017,
demandez-le à l’avance en envoyant un e-mail à l’adresse [email protected]. Le prix est
850 euros hors TVA.
Nos fournisseurs commencent le démontage des stands immédiatement après la fin du salon. Veillez à
ce que tous les objets de valeurs soient retirés de votre stand. Le matériel loué, tel que les comptoirs,
sont enlevés immédiatement après la fermeture. Veillez à ce qu'ils soient vidés à temps. Tout matériel
doit être enlevé au plus tard le 20/10/2017 à 12h. Tout matériel restant par après sera enlevé à vos
frais.
! Date finale 22/09/2017 : réservez un chariot élévateur auprès de Valverde si vous en avez besoin, car
seuls leurs chariots élévateurs et transpalettes sont autorisés à circuler sur le lieu de l'événement (voir
annexe nº2).
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Des questions lors du montage et du démontage ? Pour toute question, adressez-vous au secrétariat du
salon (entrée 2). Vous pouvez également y retirer vos badges d'exposant lors du montage, ainsi que
commander du matériel de stand supplémentaire, parmi un assortiment limité bien entendu. Tout doit
être payé sur place en cash, par carte bancaire (Maestro) ou carte de crédit (VISA/Mastercard).
4.2 Parking
Pendant le montage et le démontage
A partir de cette édition, nous utilisons un nouveau système de stationnement pendant le montage et le démontage. Nous commençons avec une plate-forme de réservation online. Au début the Juillet, vous recevrez toutes les informations dans une communication séparée. Le stationnement pendant le montage et le démontage est toujours gratuit.
! Le personnel de montage et de démontage ne doit pas être enregistré au préalable pour avoir accès au
bâtiment du salon.
Pendant les jours de salon
Le stationnement sur le parking des exposants est uniquement possible sur présentation d'une carte de
stationnement.
Votre pack de stand contient de base une ou plusieurs cartes de stationnement. Le terrain autour de
l’Antwerp Expo est utilisé comme parking pour les exposants. Si celui-ci est complet, les autres véhicules
sont dirigés vers le Camping Vogelzang. Vu le manque d'espace, aucune carte de parking
supplémentaire n'est vendue. Des places de stationnement gratuites sont disponibles sur la voie
publique autour de l’Antwerp Expo ou vous pouvez stationner sur le Camping Vogelzang pour 6 € par
jour (paiement en cash lors de l’accès).
Les cartes de stationnement ne peuvent pas être envoyées par la poste. Vous pouvez les récupérer au
secrétariat du salon (entrée 2) au moment du montage, le lundi 16/10/2017. Les cartes de
stationnement non récupérées le mardi, seront disponibles auprès du gardien du parking des exposants.
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5. My Easyfairs, Visit Connect et smart badges
5.1 My Easyfairs : généralités
My Easyfairs est un outil en ligne qui permet de promouvoir votre participation via votre propre page
d'entreprise sur le site web du salon et de régler quelques éléments pratiques en ligne (par ex. commander
du matériel de stand et enregistrer le personnel de stand). Vous trouverez dans My Easyfairs, entre autres,
différentes bannières du salon pour la promotion.
Se connecter
Allez sur www.easyfairs.com et connectez-vous à My Easyfairs dans le coin supérieur droit. Utilisez le
mot de passe que vous avez choisi (lors de votre inscription, vous avez reçu un e-mail avec un lien vous
permettant de configurer votre mot de passe). Après vous être connecté, cliquez sur le nom du salon.
! Vous n'avez pas encore de compte ? Envoyez un e-mail à l’adresse [email protected]
Votre propre page d'entreprise
Lorsque vous êtes connecté et que vous cliquez sur le nom du salon, vous arriverez sur votre propre page
d'entreprise. Toutes les infos que vous y placez seront aussi présentes sur la page du site web du salon.
Vous pouvez afficher votre propre page en cliquant sur « Voir la page de mon entreprise » en haut.
À gauche de la page, vous pouvez remplir vos données d'entreprise : logo d'entreprise, nom de stand
souhaité, catégories dans lesquelles votre entreprise est active, description de l'entreprise, données du
formulaire de contact, produits, actualités et offres d'emploi.
! Date finale 05/09/2017 : contrôlez votre nom dans My Easyfairs. Est-ce bien ce nom qui doit apparaître
sur les panneaux de signalisation? Si ce n’est pas le cas, veuillez les modifier avant la date finale.
Dans le coin supérieur droit, vous trouverez la liste des choses à faire. Elle vous donne un aperçu des
tâches que vous avez déjà finalisées et celles que vous devez encore faire.
Dans la liste des choses à faire, vous trouverez sous Documents divers fichiers que nous avons
téléchargés pour vous, tels que des bannières, invitations e-mail et ce manuel de participation.
Dans le menu Administration dans le coin inférieur droit, vous pouvez :
o consulter le matériel de stand présent de base dans votre formule de stand et celui que vous
avez commandé séparément au préalable → « Articles commandés »
o commander du matériel de stand supplémentaire dans le web shop (par ex. mobilier, électricité, etc.)
→ « Commander des articles supplémentaires »
o enregistrer du personnel de stand → « Demander les badges pour mes collaborateurs »
o copier votre lien d'enregistrement unique → « Contacter mes visiteurs pré-enregistrés »
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5.2 My Easyfairs : commander des articles dans le web shop
Cliquez d'abord sur le nom du salon dans votre compte My Easyfairs. Allez ensuite dans le menu Admin
dans le coin inférieur droit. Cliquez sur « Commander des éléments supplémentaires ». Dans le web
shop, vous pouvez ajouter différents éléments en cliquant sur le panier vert. Cliquez pour finir sur
« Confirmer » pour finaliser votre achat. Vous recevrez par la suite un e-mail de confirmation.
! Date finale 12/09/2017 : commandez du matériel à un tarif de réservation anticipée via My Easyfairs.
! Date finale 5/10/2017 : commandez du matériel de stand supplémentaire. Le web shop fermera le
jeudi 5/10/2017 à 17h. À partir de ce moment-là, vous ne pourrez plus commander d’éléments qu’à
partir d'un assortiment limité, pendant le montage, auprès du secrétariat du salon.
5.3 My Easyfairs : enregistrer le personnel de stand
Pendant les journées de salon, chaque exposant a besoin d'un badge d'exposant. Le plus facile, c’est
d'enregistrer votre personnel de stand en ligne au préalable. Ceci vous fera gagner du temps lors des
journées de montage et de salon. Sur simple présentation du badge d'exposant, vous recevrez,
notamment, du café et du thé gratuits et vous pouvez utiliser gratuitement les toilettes dans les halls.
! Le personnel de montage et de démontage ne doit pas être enregistré.
Cliquez d'abord sur le nom du salon dans votre compte My Easyfairs. Allez ensuite dans le menu
Administration dans le coin inférieur droit. Cliquez sur « Demander les badges pour mes collaborateurs »
et accédez au système d'enregistrement (« N200 Visit Partner »). Dans le menu de gauche, cliquez sur
« Personnel ». Vous pouvez enregistrer le personnel de stand de deux manières différentes via le bouton
vert « +Nouveau » :
S’inscrire stand personnel : introduisez les membres du personnel manuellement. Pratique lorsque
vous devez introduire un nombre limité de membres.
Importer Excel : introduisez les membres du personnel via un fichier Excel. Pratique lorsque vous
devez introduire un grand nombre de personnes ou lorsque vous devez introduire une liste
sauvegardée d’un salon précédent. → Comment cela fonctionne ? Cliquez sur « Télécharger
modèle » et conservez le fichier Excel vide téléchargé sur votre ordinateur. Remplissez tous les
champs obligatoires (voir onglet 2 du fichier Excel) et sauvegardez le fichier. Cliquez sur « Suivant »,
choisissez « Charger du personnel », puis sélectionnez votre fichier rempli.
Toute personne ajoutée doit maintenant se trouver dans la vue d'ensemble. Si vous le souhaitez, vous
pouvez déjà imprimer tous les coupons. Toute personne enregistrée en tant que personnel de stand doit
recevoir un e-mail avec ce même coupon. À votre arrivée au salon, échangez votre coupon contre votre
badge. Vous pouvez déjà collecter votre badge lors du montage au secrétariat du salon dans le palais 4.
! Date finale 13/10/2017 : enregistrez votre personnel de stand via My Easyfairs.
17
5.4 Visit Connect App
Vous souhaitez en savoir plus sur les visiteurs que vous avez rencontrés lors du salon ?
Téléchargez la Visit Connect App pour votre smartphone ou tablette (uniquement
pour systèmes d'exploitation Android et Apple iOS). Activez ensuite votre licence et
vous voilà prêt pour scanner les badges des visiteurs du salon. Vous aurez ensuite
toutes les données des visiteurs scannés en votre possession.
Si, lors de la réservation de votre stand, vous avez opté pour un pack GoLeads ou GoPlus, vous recevrez
une licence standard. Cela signifie que vous pouvez utiliser l'application sur un appareil. Les exposants
qui ont opté pour un pack GoVisibilité ou qui souhaitent commander des licences supplémentaires
peuvent le faire via le web shop (une licence supplémentaire coûte 150 €). Vous trouverez plus
d'informations sur ces packs EasyGo à la page 19.
Comment cela fonctionne ?
1) Quelques semaines avant le salon, vous recevrez un e-mail avec le manuel et votre ou vos licences.
2) Téléchargez la Visit Connect App sur votre smartphone ou tablette.
3) Ouvrez l'application et activez la licence que vous avez reçue par e-mail en scannant le code QR.
4) Dès que votre licence est activée, touchez le code QR dans le coin supérieur droit et orientez la
caméra sur celui du badge visiteur pour le scanner. Toutes les données sont enregistrées sur votre
appareil et vous pouvez les exporter par la suite dans un document Excel.
! Activez la licence uniquement sur l'appareil avec lequel vous allez scanner vos visiteurs. La licence ne
peut plus être utilisée sur un autre appareil une fois activée.
Si vous avez des questions à propos de la Visit Connect App, vous pouvez vous adresser à votre personne
de contact marketing via [email protected] ou +32 3 280 53 45.
5.5 Smart badges
Vous recevrez un lecteur de badge lors du montage. Les visiteurs qui scannent leur
badge avec ce lecteur recevront vos informations par e-mail (le lecteur envoie
automatiquement toutes les informations de produit et d'entreprise que vous avez
téléchargées sur votre compte My Easyfairs). Si, lors de la réservation de votre stand, vous avez opté
pour un pack GoLeads ou GoPlus, vous recevrez également la liste des visiteurs qui ont demandé vos
informations via le lecteur de badge.
! Contrairement à la Visit Connect App, grâce à laquelle c'est vous qui initiez le moment de contact (vous
scannez le badge du visiteur), c'est le visiteur qui initie le contact avec le smart badge (il scanne son
badge avec le lecteur). Les deux technologies ne sont pas liées, mais peuvent être complémentaires.
Si vous avez des questions à propos de ces smart badges, vous pouvez vous adresser à votre personne de
contact marketing via [email protected] ou +32 3 280 53 45.
18
6. Outils de promotion
6.1 Pack exposant avec cartes d'invitation
Au début Août vous recevrez 250 Néerlandais/Français et 100 Anglais cartes d’invitations personnalisées
selon votre propre nom d'entreprise et votre code d'enregistrement unique. Distribuez-les et envoyez-
les aux clients, prospects, partenaires, etc. pour promouvoir votre stand. Vous pouvez également
commander des autocollants du salon que vous pouvez coller, par exemple, sur les enveloppes et
factures.
Si vous souhaitez commander des invitations supplémentaires et/ou autocollants ? Envoyez un email à
6.2 Base de données pour le mailing postal
Nous assurons gratuitement un mailing postal sur base de votre base de données. Ces personnes
recevront une invitation en votre nom, mise en page par nos soins et entièrement à nos frais. Les
données de votre base de données seront uniquement utilisées pour l'envoi de vos invitations. Lorsque
l'un de vos contacts visite le salon, il aboutira automatiquement dans notre base de données visiteurs.
Comment cela fonctionne ? Téléchargez ce modèle, remplissez vos données et téléchargez le fichier
avant le 17 juillet 2017 sur cette plate-forme en ligne.
! Attention : - toutes les colonnes sont obligatoires : utilisez pour cela le modèle ci-dessus
- maximum 500 adresses
- colonne « langue » : uniquement néerlandais (NL) ou français (FR)
- colonne « pays » : uniquement Belgique (BE), Pays-Bas (NL) ou Luxembourg (LUX)
! Date finale 17/07/2017: chargez votre base de données en tant que fichier Excel sur cette plate-forme.
6.3 Inviter les visiteurs en ligne via votre lien d'enregistrement personnel
Permettez aux clients et aux prospects de s'enregistrer pour une visite via votre lien d'enregistrement
unique. Ce lien est directement lié à votre compte, afin que vous puissiez voir qui s'est enregistré via
votre lien.
Où puis-je trouver ce lien d'enregistrement personnel ?
1) Connectez-vous à votre compte My Easyfairs et cliquez sur le nom du salon souhaité.
2) Allez à : « Contacter mes visiteurs pré-enregistrés » sous le bloc « Administration ».
3) Dans le menu à gauche, cliquez sur « Invitation ».
19
4) À droite de l'écran vous verrez votre lien d'enregistrement unique (« Default link »). Vous pouvez le
copier en cliquant sur l'icône à côté.
Comment puis-je utiliser ce lien d'enregistrement personnel ?
Promouvez votre participation au salon dans votre signature e-mail et dans celle de vos collègues,
effectuez un e-mailing vers votre fichier client et/ou mettez votre participation en avant sur votre site
Web d'entreprise. Téléchargez l’une de nos bannières (elles se trouvent sur les sites Web du salon) et
ajoutez votre lien d'enregistrement personnel en tant que lien hypertexte.
Comment puis-je voir qui s'est enregistré via mon lien d'enregistrement personnel ?
1) Connectez-vous à votre compte My Easyfairs et cliquez sur le nom du salon souhaité.
2) Allez à : « Contacter mes visiteurs pré-enregistrés » sous le bloc « Administration ».
3) Dans le menu à gauche, cliquez sur « Inscrits ».
4) À droite de l'écran, vous verrez qui s'est enregistré via votre lien d'enregistrement personnel.
6.4 Catalogue
Chaque visiteur reçoit à l'entrée un catalogue, dans lequel vous serez mentionné gratuitement en tant
qu'exposant avec le nom de votre stand, son numéro et vos coordonnées (adresse e-mail et site web).
Les données que vous avez remplies via votre compte My Easyfairs seront reprises dans le catalogue.
Vous recevrez encore un email de notre partenaire catalogue Transportmedia pour vérifier votre
données de contact. Grâce à cet email c’est possible d'enregistrer un texte court. Une fois le catalogue
imprimé, il ne sera plus possible de les modifier. Veillez à bien vérifier votre compte My Easyfairs avant le
28/08/2017. À la page 15, vous trouverez plus d'informations à propos du téléchargement ou de la
modification de ces données dans votre compte My Easyfairs.
! Date finale 28/08/2017 : contrôlez votre nom de stand et les autres données dans My Easyfairs. Est-ce
bien le nom qui doit apparaître dans le catalogue ? Si ce n’est pas le cas, veuillez les modifier avant la
date finale.
Vous voulez plus de visibilité ? Veuillez prendre contact avec notre partenaire catalogue
Transportmedia, Kristiaan Goossens (016/22.11.31) pour réserver plus d'espace publicitaire (logo,
annonce, texte, etc.). Consultez toutes les possibilités en annexe nº3.
6.5 Route Demo et Multimodal
Souhaitez profiter de visibilité gratuite ? Les routes annoncée sur le site web, le plan du salon et à l’aide de la signalisation sur votre stand. Route Demo : Grâce à la Demo Route les visiteurs auront découvrir des demonstration au salon. La Route Demo sera annoncée sur le site web, le plan du salon, le catalogue et à l’aide de la signalisation sur votre stand.
20
Formulaire online Route Multimodal : Grâce à la Route Multimodal les visiteurs auront découvrir l’offre multimodale. Chaque exposant participant devrait indiquer quels sorte de modalité ils offrent. Formulaire online Route Digital Data : Grâce à la Digital Data Route les visiteurs auront découvrir des software, IT et communications data au salon. Formulaire online
! Deadline 25/08/2017: participez à une ou plusieurs route par remplissez ces formulaires.
6.6 EasyGo
EasyGo remplace l'ancien Online 365 et offre de nombreuses nouvelles fonctionnalités. Chaque
exposant a sélectionné l’un des trois packs EasyGo lors de la réservation de son stand.
De base, les trois packs contiennent les avantages suivants :
o Accès à My Easyfairs.
o Publication en ligne de votre profil d'entreprise.
o Mise en avant en ligne de vos produits et services.
o Distribution de vos informations numériques au cours de l'événement.
o Invitation de vos clients et prospects.
o Bénéficier des possibilités de réseautage avancées.
Ci-dessous, vous trouverez un bref aperçu de tous les suppléments en plus des avantages de base pour
chaque pack.
GoVisibility :
o Publication de votre logo dans la liste des exposants en ligne.
o Mise en avant en ligne de votre produit.
o Votre produit dans la campagne mail d'Easyfairs.
o Augmentation de votre visibilité dans les médias et votre communauté.
o Publication d'offres d'emploi.
GoLeads :
o Recevez une liste des visiteurs ayant demandé des informations à votre sujet.
o Collecte des données de contact de vos visiteurs lors de l'événement.
o Recevez en temps réel des notifications lorsque vos visiteurs arrivent.
o Participation au forum en ligne « Ask the Expert ».
GoPlus : toutes les fonctionnalités et avantages de GoVisibility et GoLeads + votre logo visible au cours
de l'événement.
21
! Date finale 5/10/2017 : si vous avez un pack GoPlus, chargez votre logo en haute résolution (un fichier
EPS, ou AI, exact 1820x320) .
6.7 Onsite promo packs
Il existe différentes possibilités pour mettre votre participation en avant pendant le salon :
Packs standard : dragonnes, distribution de tracts et coupons
Proposition sur mesure : écrans plasma, publicité dans les toilettes, parrainage d'escalier,
vitrophanie, etc.
Parrainages : zone de bienvenue, coin café, etc.
Si vous avez des questions à propos de ces packs promo, vous pouvez vous adresser à votre personne de
contact vente via [email protected] ou +32 3 280 53 61 ou [email protected]
ou +32 3 280 53 24.
22
7. Annexes
7.1 Plan du stand
7.2 Valverde
7.3 Catalogue du salon
7.4 Assurance
1) Complétez vos coordonnées à la page suivante: nom de l’entreprise, personne de contact, numéro du stand et la date.
2) Dessinez votre stand, utilisez des lignes pointillées pour marquer les côtés ouverts. Chaque petit carré de la grille représente une superficie de 1m x 1m.
3) Mentionnez un maximum d’informations (allées, stands voisins, …)
4) Dessinez (si vous effectuez la location via My Easyfairs) les prises de courant, interrupteurs, raccor-dements (électriques, air comprimé, eau), la remise, les étagères. Si le dessin ne mentionne pas de remise, celle-ci sera placée par l’organisateur à l’endroit le plus indiqué sur le stand.
5) Envoyez le plan de votre stand par courriel avant le 12/09/2017. Nous ne pouvons pas prendre en considération les plans de stands qui nous parviendront après cette date.
! Vous trouverez ci-dessous un exemple.
Etagère
Nom de l’entreprise: Easyfairs nv Numéro du stand: B1001
Personne de contact: Eline Francken Date: 12/09/2017
Exemple
E
W
Plan du stand
! Deadline 12/09/2017: envoyez votre plan du stand à [email protected].
ALL
EE
ALLEE
Légende
Raccord électrique
Remise (uniquement possible
pour stands All-in et All-in Plus)
Prise de courant
Etagère (uniquement possible
pour stands All-in et All-in Plus)
Raccordement à l’eau
Paroi supplémentaire
(uniquement possible pour stands
All-in et All-in Plus)
Raccordement air comprimé
Nom de l’entreprise: ___________________________________ Numéro du stand: ______________________
Personne de contact: ___________________________________ Date: _________________________________
e
H2O
A
Shelf
Ceci n’est pas un formulaire de commande
Les articles (eau, air comprimé, raccordements électriques, remise, chaises, tables, présentoirs) que vous souhaitez louer doivent être commandés en ligne (My Easyfairs).
E
Plan du stand Transport & Logistics
! Deadline 12/09/2017: envoyez votre plan du stand à [email protected].
On all our transactions the latest version of the Dutch FENEX conditions are applicable. All work is carried out subject to the general conditions of the federation of the Dutch forwarding agent’s organization FENEX deposited at the Registry of
the Court at Amsterdam, Arnhem, Breda and Rotterdam, latest version. These conditions will be sent to you on request.
K.v.k. 34249564. ABN Amro 24.34.35.533
Grandes pièces et dimensions inhabituelles(Dépassant 1,5 mètres et/ou 1000 kilogrammes)
Le chargement et déchargement des grandes pièces pendant le montage et le démontage du salon prend beaucoup de temps. C’est pourquoi nous avons convenu avec Easyfairs de décharger et charger ces pièces particulières respectivement un jour avant le montage et un jour après le démontage.
Ceci concerne exclusivement les pièces susnommées. Il n’est pas permis d’effectuer travaux sur votre stand lors de ces journées.
Si vous désirez profitez de ce service, contactez-
Valverde a été engagé par Easyfairs pour tous les services logistiques, dont vous allez avoir besoin pendant le montage et le démontage du salon. Ci-dessous vous pouvez retrouver tous nos tarifs.
Si vous désirez recevoir une offre avant de passer votre commande, veuillez l’indiquer sur le bon de commande.
Valverde donne la priorité aux commandes déjà passées à l’avance. Cela nous prendrons le premiè ordre traitement, et se rapportent à jours de la construction et démontage.
+31 (0) 20 65 38 555www.valverde.nl
Instructions et les TarifsInstructions et les Tarifs
@ [email protected] +31 (0) 20 65 38 555
Valverde donne la priorité aux commandes déjà passées à l’avance. Cela nous prendrons le premiè ordre traitement, et se rapportent à jours de la construction et démontage;
Il est impossible de livrer ou retirer du matériel en dehors des dates et heures de montage et démontage définies par l’organisation pour;
Nos heures de travail sont de 08h00 à 18h00. En dehors de ces heures, nous comptons un supplément de 50%;
Votre commande doit être faite au plus le 17 mars;
Sur la prochaine feuille vous retrouvez un bon de commande. Si vous voulez profitez de nos services, veuillez remplir ce bon de façon détaillée;
Sous réception de votre commande, nous vous enverrons une confirmation qui finalisera votre commande. Si nécessaire, nous vous communiquerons également vos heures de déchargement;
Les tarifs ci-dessus sont TVA exclues. Sauf autre arrangement, toutes les commandes doivent être payée avant livraison;
La responsabilité d’un fournisseur de services logistiques est limitée, nous partons donc du principe que toutes vos marchandises sont assurées pour le transport et pendant la durée du salon;
Tous nos services sont assujettis aux conditions FENEX. Un exemplaire de ces conditions peut être obtenu sous demande.
On all our transactions the latest version of the Dutch FENEX conditions are applicable. All work is carried out subject to the general conditions of the federation of the Dutch forwarding agent’s organization FENEX deposited at the Registry of
the Court at Amsterdam, Arnhem, Breda and Rotterdam, latest version. These conditions will be sent to you on request.
K.v.k. 34249564. ABN Amro 24.34.35.533
Des forklifts plus lourds sont disponibles sous demande
Déchargement et livraison de matériaux sur votre stand Location forklift (2 tonnes) par 15 minutes € 45,- 30 minutes minimum
Chargement de votre matériel jusqu’au véhicule Location forklift (2 tonnes) par 15 minutes € 45,- 30 minutes minimum
Matériel d’emballage Stockage y compris transport de et vers votre stand € 49,- / m3 Assistance au stand Aide sur votre stand (déballage et emballage) par 30 € 45,- minutes. 60 minutes minimum
Information générale
www.valverde.nl+31 (0) 20 65 38 555
Bon de commande - logistiqueEnvoyez ce formulaire si vous désirez utiliser les services logistiques de Valverde, par fax ou par e-mail: [email protected] ou +31 (0) 20 65 37 658. Valverde donne la priorité aux commandes déjà passées à l’avance. Cela nous prendrons le premiè ordre traitement, et se rapportent à jours de la construction et démontage.
Si vous désirez recevoir une offre avant de passer commande, veuillez cocher cette case.
Événement/ Nom du salon
:
Nom d’entreprise :
Adresse complète :
Hal et numéro de stand :
Personne de contact :
Numéro de téléphone :
E-mail :
Numéro de TVA :
Chambre de Commerce:
+31 (0) 20 65 38 555
On all our transactions the latest version of the Dutch FENEX conditions are applicable. All work is carried out subject to the general conditions of the federation of the Dutch forwarding agent’s organization FENEX deposited at the Registry of
the Court at Amsterdam, Arnhem, Breda and Rotterdam, latest version. These conditions will be sent to you on request.
K.v.k. 34249564. ABN Amro 24.34.35.533
Nous ne pouvons malheureusement pas traiter les formulaires incomplets.
Votre commande Location de forklift pour le déchargement de votre marchandise :
Location de forklift pour le chargement de votre marchandise :
Stockage de matériel d’emballage :
Date ___________, préférence d’heure______________,temps__________
Date ___________, préférence d’heure _____________, temps__________
Nombre de pièces ________________, volume _____________________m3
Annotations
On all our transactions the latest version of the Dutch FENEX conditions are applicable. All work is carried out subject to the general conditions of the federation of the Dutch forwarding agent’s organization FENEX deposited at the Registry of
the Court at Amsterdam, Arnhem, Breda and Rotterdam, latest version. These conditions will be sent to you on request.
K.v.k. 34249564. ABN Amro 24.34.35.533
TRANSPORT & LOGISTICS ANTWERPEN
Transportmedia is de officiële mediapartner voor Easyfairs en het evenement ‘Transport en Logistics’ te Antwerpen
Ter gelegenheid van deze beurs maken wij volgende communicatie platformen op:
• De officiële Beurscatalogus (22.500 abonnees + 10.000 extra exemplaren voor de beurs)
• Logistics TV Special Beurs Antwerpen op Kanaal Z (500.000 kijkers)
• Het grondplan van de beurs (32.500 exemplaren)
• E-communicatie via de website (30.000 bezoekers per maand) en nieuwsbrieven (19.000)
• Organisatie en sponsoring management van ‘Gazellen Transport & Logistics 2017’
Om kennis te maken met deze diverse cross-mediale communicatie mogelijkheden; neem contact op met Kristiaan Goossens
[email protected]/81.91.20
Hij helpt u graag verder
ZET UW BEDRIJF EXTRA IN DE KIJKER
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NATIJDENS
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