SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper...

23
SYSTÈME DE COMPTES CLIENTS

Transcript of SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper...

Page 1: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son

SYSTÈME DE COMPTES CLIENTS

Page 2: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son

Préparé par André Labelle, en collaborationavec Jacques Villeneuve et Louis FaucherConseillers en gestionDirection de l'entrepreneurshipet de la gestion d’entreprises

Publié par la Direction des communications : janvier 1997Révisé : juin 1998Réimprimé : juillet 1998Numéro de document : 1538

Toute reproduction de ce documentest autorisée avec la mention de la source

Page 3: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son

iii

AVANT-PROPOS

Le dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuperpersonnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Sonrôle varie, en effet, de celui de chef d'orchestre dans une grande entreprise àcelui d'homme-orchestre dans une petite entreprise.

Plus le nombre de personnes dans son organisation augmente, plus le dirigeantdoit s'assurer que des systèmes et des procédures efficaces protègent les actifs del'entreprise pendant qu'il s'affaire à d’autres tâches. Le présent document viseà l’informer sur les sujets suivants :

• traitement des dépassements de termes et de limites de crédit;

• expédition par le magasinier d'une commande non autorisée par leservice;

• remise par le livreur, sans obtenir le paiement, d'une commande àpayer au comptant;

• expédition du solde d'une commande alors que le paiement de lapremière livraison a fait l’objet d’un chèque retourné;

• refus de paiement de la part du client pour une quantité demarchandises ajoutée à la suite d’une modification à la commandeoriginale;.

• suivi de perception;

• difficulté de retracer un client disparu.

Ces éléments représentent donc une liste de vérification qui devrait êtrecomparée avec la façon actuelle de procéder de l'entreprise; cette procédure peutévidemment donner lieu à des modifications résultant de l'utilisation dediverses formes de systèmes informatisés (échange électronique de données,codes à barre, etc.) mais, dans ces cas, l'utilisateur du présent documentdevrait s'assurer que le contrôle interne n'a pas été compromis.

Page 4: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son
Page 5: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son

v

TABLE DES MATIÈRES

AVANT-PROPOS.................................................................................................................... iii

TABLE DES MATIÈRES........................................................................................................v

OBJECTIF, PRÉALABLE ET MÉTHODE ..........................................................................1

PROCÉDURES À SUIVRE ....................................................................................................3

1. RÉCEPTION DE LA COMMANDE ........................................................................3

2. OUVERTURE DE COMPTE ET AUTORISATION DE LA LIMITE DE CRÉDIT.....................................................................................................................5

3. AUTORISATION DE CRÉDIT À LA PRISE D’UNE COMMANDE ET À L’EXPÉDITION........................................................................................................7

4. FACTURATION.........................................................................................................9

5. SUIVI DE PERCEPTION...................................................................................... 10

6. TRAITEMENT DES PAIEMENTS...................................................................... 12

7. TRAITEMENT DES CHÈQUES RETOURNÉS................................................ 14

LES OUTILS DE GESTION ............................................................................................... 15

LISTE DES OUTILS DE GESTION.................................................................................. 16

LES DIRECTIONS ET BUREAUX DU MINISTÈRE DE L’INDUSTRIE ET DUCOMMERCE EN RÉGION.................................................................................................. 17

Page 6: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son
Page 7: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son

1

L'objectif du système de comptes clients consiste à améliorer les ventes et àréduire les pertes, au moyen d’une bonne évaluation financière du client etd’un contrôle adéquat des normes de crédit accordés.

Afin de pouvoir atteindre cet objectif, l’entreprise doit posséder uneprocédure écrite, comprise et appliquée par tout le personnel, et qui doitrefléter sa politique concernant des points tels que les conditions normalesde paiement, les escomptes de caisse et la première commande payable aucomptant.

Il va de soi que cette politique variera d’une entreprise à l'autre, selon lanature du produit, la concurrence, la capacité de production et la capacitéde financement.

Les procédures qui suivent s’appliquent aux activités de l'entreprise reliéesaux contacts avec ses clients, de la prise de commande à l'encaissement, enpassant par l’ouverture du compte, la livraison, la facturation et laperception.

Il est à noter que certaines fonctions décrites séparément dans lesprocédures peuvent parfois être exécutées par une même personne, toutdépendant des ressources humaines disponibles. Il demeure toutefoisimportant de reconnaître les impacts sur le contrôle interne lorsquecertaines fonctions sont confiées à la même personne. Par exemple, lapersonne qui prépare le dépôt ne devrait pas être responsable de laperception.

Page 8: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son
Page 9: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son

3

PROCÉDURES À SUIVRE

1. RÉCEPTION DE LA COMMANDE

1.1.1 Lors de la réception d'une commande ou d'une modification de commande d'un client, les étapes sont les suivantes :

Ø Vérifier si l'information est complète et précise; les informations àobtenir sont les suivantes :

• nom du client;• adresse du client;• adresse de facturation (si différente);• adresse d'expédition (si différente);• date de la commande (AA/MM/JJ);• numéro de la commande (numéro interne);• date requise;• numéro du bon d'achat;• mode de confirmation (ex. : poste, télécopieur, téléphone,

comptoir, vendeur);• confirmation écrite du client;• conditions de paiement (ex. :2/10, net 30);• point F.A.B. (ex. : notre usine, Montréal, Toronto);• transport (ex. : port payé, port payé et à percevoir, à percevoir);• via (ex. : nom du transporteur, notre camion, client);• numéro(s) de taxe(s);• numéro de produit;• description;• quantité commandée;• prix unitaire;• unité de mesure;• condition(s) spéciale(s) relatives à cette commande (modifiant les

instructions habituelles du client) et concernant des points telsque l’adresse d’expédition ou le transport.

Ø Vérifier si la commande doit être réglée au comptant ou sur compteouvert.

Ø Procéder à l'ouverture de compte pour les nouveaux clients.

Ø Obtenir une autorisation de crédit pour les commandes sur compteouvert.

Page 10: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son

4

1.1.2 Ouverture de compte, règle de base

Toute commande de client devant être traitée sur compte ouvert (à crédit)doit être appuyée par un dossier client constitué au minimum d'unformulaire d'ouverture de compte.

1.1.3 Le formulaire

Le document à utiliser est le formulaire d'ouverture de compte en deux outrois copies, selon le besoin.

1.1.4 Désignation et acheminement des copies

Désignation

Original

2e copie

3e copie

Couleur

blanc

jaune

vert

Destination

crédit

facturation

préposé auxcommandes

Mode de classement

alphabétique

alphabétique

alphabétique

1.1.5 Les informations à obtenir dans un premier temps sont les suivantes :

Ø Nom du client.Ø Adresse du client.Ø Numéro de téléphone.Ø Nom du propriétaire (si l'entreprise n'est pas incorporée).Ø Adresse du propriétaire.Ø Numéro de téléphone du propriétaire.Ø Institution financière : nom et succursale.Ø Fournisseurs (les trois principaux pour la matière première) : noms

et adresses.

1.1.6 Le service des commandes expédie le formulaire rempli au service du crédit.

Page 11: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son

5

2.1 SERVICE DU CRÉDIT

2.1.1 Lors de la réception du formulaire d'ouverture de compte, les étapes sont les suivantes :

Ø Vérifier l'existence de poursuites légales contre le client (jugements,saisies, etc.) directement dans les journaux, revues ou livresspécialisés et disponibles par abonnement ou par l'entremised'agences spécialisées.

Ø Vérifier l'historique de crédit du client avec ses fournisseurs;l'information obtenue devrait comprendre les renseignementssuivants :

• date d'ouverture du compte;• limite de crédit;• montant dû;• ventilation du montant dû (courant, 30 jours, 60 jours, 90 jours et

plus, etc.);• existence de situations spéciales (crédit refusé, commandes retenues,

chèques retournés, compte remis à des tiers pour perception, etc.).

Ø Vérifier la situation financière du client en analysant directementles états financiers ou en obtenant, d'agences spécialisées, une cotede crédit correspondant à la solidité financière de l'entreprise.

Ø Déterminer la limite de crédit et les conditions de paiement etinscrire ces informations sur le formulaire.

Ø Apposer la signature et la date autorisant la limite de crédit et lesconditions de paiement.

Ø Faire parvenir la (les) copie(s) 2 et/ou 3 au service de la facturationou au service des commandes selon que la limite de crédit a étéautorisée ou non.

Ø Classer l'original par ordre alphabétique.

Page 12: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son

6

2.2.1 Lors de la réception des copies 2 et 3 du formulaire d'ouverture de compte, les étapes sont les suivantes :

Ø Ouvrir immédiatement le compte client à l'auxiliaire avecinscription des informations pertinentes : limite de crédit, etc., afinde ne pas retarder l'autorisation et le traitement de la commandeinitiale du client.

Ø Faire parvenir les copies 2 et 3 du formulaire au service descommandes.

2.3.1 Lors de la réception des copies 2 et 3 du formulaire d'ouverture de compte, les étapes sont les suivantes :

Ø Aviser le client de la décision du service du crédit.

Ø Inscrire sur les copies 2 et 3, l'information additionnelle nécessaireà la mise à jour du compte client soit :

• adresse de facturation (si différente);• adresse d'expédition (si différente);• numéro(s) de taxe(s) si applicable(s) à une exemption;• numéro de télécopieur;• instructions standards quant au coût du transport à percevoir : ABC

Transport, Purolator, client;• instructions standards quant aux quantités en souffrance;• instructions standards quant aux expéditions partielles;• nom du contact aux achats;• nom du contact aux comptes fournisseurs;• nom ou no du représentant;• nom ou no du territoire;• langue de facturation;• type de client : détaillant, grossiste, etc.;• liste de prix ou escompte de volume applicable, etc.

Ø Faire parvenir la copie 2 au service de la facturation.

Ø Classer la copie 3 par ordre alphabétique.

Page 13: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son

7

3.1.1 Lors de la réception d'une demande d'autorisation de crédit, les étapes sont les suivantes :

Ø Vérifier si la limite de crédit est récente; si ce n’est pas le cas,procéder à une révision et inscrire les nouvelles informations etl'autorisation sur le formulaire.

Ø Vérifier si la limite de crédit n'est pas dépassée avec l'ajout de lanouvelle commande; il va de soi que la personne préposée au créditdoit faire preuve de jugement pour autoriser les dépassementsmineurs.

Ø Aviser le client et le service des commandes des dépassements nonautorisés.

Ø Vérifier si le compte n'est pas en retard au point de devoir retenir lacommande.

Ø Aviser le service des commandes de l'autorisation consentie.

Ø Transférer la commande retenue au service de perception.

3.2.1 Lors de la réception, en provenance du service du crédit, d'unecommande retenue parce que le compte client dépasse les limites deretard toléré en vertu de la politique de crédit, les étapes sont lessuivantes :

Ø Vérifier si la date de suivi est dépassée.

Ø Communiquer avec le client pour obtenir une entente.

Ø Déterminer si la commande doit être expédiée avec ou sanspaiement, suivant l'entente.

Ø Aviser le service des commandes de la décision.

Ø Acheminer la commande autorisée au service des commandes.

Ø Classer la commande retenue par ordre alphabétique.

Page 14: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son

8

3.3.1 Lors de la réception d'une autorisation de crédit, les étapes sont lessuivantes :

Ø Vérifier si le stock commandé est en main pour les commandes aucomptant, ou autorisées par le service du crédit sur compte ouvert.

Ø Obtenir un dépôt, s'il y a lieu, pour les commandes non standards.

Ø Transférer au service des achats ou de la production lescommandes pour le stock en souffrance.

Ø Produire et transmettre au magasinier/expéditeur les documentspour le stock devant être expédié.

Ø Garder la commande en ordre numérique en attendant laconfirmation d'expédition.

Ø Préparer la documentation pour l'expédition : le document àutiliser est le bon d'expédition.

Ø Communiquer avec le client pour obtenir une entente.

Ø Désignation et acheminement des copies :

Désignation

Original

2e copie

3e copie

Couleur

blanc

jaune

bleu

Destinataire

magasinier/expéditeur

facturation

préposé auxcommandes

Mode de classement

numérique

numérique

numérique

Les informations apparaissant sur le document proviennent de lacommande, mais devraient toutefois exclure le prix de vente.

Ø Faire parvenir les documents d’expédition au magasinier.

Page 15: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son

9

3.4.1 Lors de la réception des documents d'expédition, les étapes sont lessuivantes :

Ø Obtenir une autorisation de crédit pour les commandes sur compteouvert.

Ø Faire parvenir les documents d'expédition des commandes sur basecomptant au service de la facturation pour préparation de lafacture.

Ø Préparer la marchandise pour expédition et faire les arrangementsde transport nécessaires.

Ø Obtenir le paiement sur livraison lorsqu'indiqué et laisser la copie 1de la facture au client.

Ø Obtenir la signature du client ou du transporteur sur la copie 1 dubon d'expédition et remettre les copies 2 et 3, avec la commande, auclient directement ou par l'entremise du transporteur.

Ø Acheminer la copie 1 au service de la comptabilité ainsi que lespaiements reçus pour les commandes payables sur livraison, oupour les comptes clients à la suite d’une entente entre le client et leservice du crédit.

4.1 SERVICE DE LA FACTURATION

4.1.1 Lors de la réception de la copie 1 signée du bon d'expédition ou des documents d'expédition d'une commande sur base comptant, l'étape suivante consiste à préparer la facture en 2 ou 3 copies selon

le besoin.

4.1.2 Désignation et acheminement des copies :

Désignation

Original

2e copie

3e copie

Couleur

blanc

jaune

vert

Destinataire

client

comptabilité

préposé aux commandes

Mode de classement

alphabétique

alphabétique

alphabétique

Les informations apparaissant sur le document proviennent de lacommande et du bon d'expédition.

Page 16: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son

10

4.1.3 Après la préparation de la facture, les étapes sont les suivantes :

Ø Appliquer le dépôt perçu contre la facture.

Ø Mettre à jour le dossier auxiliaire des comptes clients.

Ø Inscrire la facture au journal des ventes.

Ø Mettre à jour le grand livre.

Ø Expédier la copie 1 au client directement ou avec la commandedans le cas d'une commande au comptant.

Ø Classer la copie 2 par ordre numérique.

Ø Faire parvenir la copie 3 au service des commandes.

5.1.1 Règle de base

La perception des comptes clients est un processus qui s'intensifie d'étape enétape et qui, pour être efficace, doit faire l’objet d’un suivi quotidien.

5.1.2 La liste des comptes clients par ordre chronologique

Le document de travail à utiliser est la liste des comptes clients. Suivant lesbesoins et les méthodes utilisées, la liste peut être produite en une ouplusieurs copies, ainsi qu'en version sommaire (total des factures) et/oudétaillée (par facture). Par exemple, une version sommaire pourraitsatisfaire aux besoins de l'institution financière ayant accordé la marge decrédit à l'entreprise, tandis qu'une version détaillée pourrait être produite endeux copies : une copie de travail pour le service de la perception et une copiequi pourrait servir de support comptable au grand livre. Certainesentreprises donnent également une copie au service des ventes et/ou unecopie à l'organisation de crédit dont elles sont membres; cette dernière copieest expédiée de plus en plus souvent sur disquette ou par modem.

Page 17: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son

11

5.1.3 Les informations apparaissant sur la liste sont les suivantes :

Ø Nom du client.Ø Adresse.Ø Numéro de téléphone / télécopieur.Ø Limite de crédit.Ø Date du dernier paiement.Ø Total dû.Ø Montant sur facturation différée (optionnel).Ø Montant courant 0-30 jours.Ø Montant échu 31-60 jours.Ø Montant échu 61-90 jours.Ø Montant échu 91-120 jours.Ø Montant échu, 121 + jours (optionnel).

5.1.4 L'état de compte

L'état de compte, qui peut être préparé sur une base de solde reporté ou defactures impayées, sert de premier rappel au client retardataire. Lessystèmes qui permettent l'envoi d'états de compte sur une base sélective ontl'avantage de diminuer les coûts apparents (papier, enveloppe, timbre,temps), ainsi que les coûts cachés (coût de l'argent retardé, réduction del'encaisse et difficulté de profiter des escomptes de caisse à l'achat) de laprocédure traditionnelle. Ainsi, lorsque les clients sont accessibles partéléphone, à peu de frais, les entreprises préfèrent de plus en plus éliminerles états de compte et utiliser le téléphone et/ou le télécopieur.

5.1.5 Lors de la réception d'une nouvelle liste, les étapes sont les suivantes :

Ø Transcrire sur la copie 2 de la nouvelle liste, le dernier élément dusuivi ainsi que la prochaine date de suivi.

Ø Transmettre la copie 1 au service de la comptabilité.

Ø Transmettre la copie 3 à l'institution financière (si requise).

Ø Transmettre la copie 4 au service des ventes (si requise).

Ø Vérifier sur la liste s’il y a des clients en retard apparaissant dansla dernière colonne à droite (90 jours et plus).

Page 18: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son

12

Si oui, déterminer la prochaine intervention appropriée :

• 1er avis (optionnel; le raisonnement concernant l'état de comptes'applique ici également); délai de suivi : 7 jours maximum;

• 2e avis (optionnel; même raisonnement que ci-dessus); délai de suivi : 7 jours maximum;• appel(s) téléphonique(s) avec enregistrement sur la liste des détails des

appels, entre autres : date de promesse de paiement, montant àrecevoir;

• arrêt des commandes (habituellement entre 60 et 90 jours après la datede la facture);

• réduction de la limite de crédit (à la suite de la réévaluation coïncidantavec l'arrêt des commandes);

• avis final (habituellement 30 jours après l'arrêt des commandes ou 90jours après la date de la facture) par courrier recommandé informantde la mise en perception et comportant un délai relativement court (ex. :de 48 heures à 5 jours);

• mise en perception par l’intermédiaire d’une agence de perception,d’une association de crédit ou d’un avocat;

• radiation du compte aux mauvaises créances (à la fin du mois de lamise en perception) au moyen d’une inscription au journal général.

Ø Il est à noter que les suivis doivent être faits chaque jour.

6.1.1 Lors de la réception des paiements, les étapes sont les suivantes :

Ø Vérifier si l'adresse de retour est la même que celle apparaissantsur le chèque, afin d'identifier une possibilité de changementd'adresse; si l'adresse est différente, faire suivre l'enveloppe avecl'effet de paiement (chèque, mandat, etc.).

Ø S'assurer que les effets sont payables au bon bénéficiaire, soitl'entreprise.

Ø Vérifier la date de l’effet de paiement (ni antidaté, ni postdaté).

Ø Vérifier que les effets comportent une signature.

Ø Vérifier si les montants en chiffres et en lettres sont les mêmes.

Ø Mettre le timbre d'endossement au verso des effets ayant satisfaitaux vérifications indiquées ci-dessus.

Page 19: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son

13

Ø Transmettre les effets endossés à la personne préposée à l'entrée desdonnées.

Ø Transmettre les effets non encaissables immédiatement au servicede la perception pour communication.

Ø Classer les effets encaissables immédiatement par ordrealphabétique ou numérique, selon le système utilisé.

6.1.2 Lors de la réception des documents mentionnés ci-dessus, les étapes sont les suivantes :

Ø Appliquer le paiement au grand-livre l’auxiliaire des clients et à lacaisse-recettes en rapprochant le paiement et les factures payées etles escomptes de caisse permis par la politique de crédit del'entreprise.

Ø Réconcilier le solde avec les factures impayées.

Ø Préparer le dépôt.

Ø Expédier le dépôt à la banque.

Ø Mettre à jour le grand livre.

Ø Inscrire le montant et la date du paiement sur la liste des comptesclients (copie du service du crédit).

Ø Attirer l'attention du service de la perception sur les cas nécessitant uneintervention particulière : chèque postdaté, paiement partiel d'unefacture, paiement global ne s'appliquant à aucune facture définie,paiement ne pouvant être rapproché d’une facture, paiement de certainesfactures laissant une facture antérieure impayée, escompte de caisse nonautorisé, etc. Il est évident qu'un chèque postdaté, vu qu'il n'a pas encoreété appliqué en réduction du solde du compte client, n'a aucun impactsur la marge de crédit disponible; le préposé au service du crédit doitcontinuer de faire preuve de jugement pour autoriser ou non unecommande d'un client en retard ou excédant la marge disponible, entenant compte du montant et de la date du chèque postdaté en main.

Page 20: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son

14

7.1.1 Lors de la réception d’un chèque retourné, les étapes sont les suivantes :

Ø Vérifier s’il y a une commande en main, en production ou enlivraison pour l’intercepter au besoin, en attendant le remplacementdu chèque retourné.

Ø Inscrire le montant, la date et la raison du retour, ainsi que lesdates des factures payées par le chèque retourné sur la liste descomptes clients (copie du service du crédit).

Ø Appliquer la procédure de suivi en débutant au niveaud'intervention « appel téléphonique » sans exclure la possibilitéd’intervenir aussi aux niveaux « arrêt de la ou des commandes »,« réduction de la limite de crédit » et « mise en perception », selon lecas.

Ø Récupérer en plus de la valeur du chèque lorsque c'est possible, lemontant des frais bancaires; pour que cette récupération soitvalable sur le plan légal, la soumission acceptée par le client ou lebon ou le contrat d'achat doit en faire mention; une telle clause(tout comme celle des intérêts sur compte échu) apparaissantuniquement sur la facture, est unilatérale et n’aurait aucune valeurdevant un tribunal, le cas échéant.

Ø Ne remettre le chèque retourné au client que lorsqu'il a été remplacé (depréférence par de l’argent ou un chèque visé dans le cas d'un chèque sansprovision).

Page 21: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son

15

LES OUTILS DE GESTION

La DEGE (Direction de l’entrepreneurship et de la gestion d’entreprises)a pour mandat d'encourager, en collaboration avec les directions régionales,l'amélioration de la gestion dans les entreprises québécoises. La qualité de lagestion étant l'un des principaux facteurs de compétitivité de l'entreprise, laDEGE soutient ainsi la croissance et la rentabilité des entreprises,particulièrement les PME industrielles.

La DEGE regroupe des conseillers chevronnés, spécialisés dans les diversesfonctions de l'entreprise : finance, production, marketing, ressourceshumaines, information de gestion et qualité totale. Ces conseillers voient àl'amélioration de la gestion des entreprises, notamment des PMEindustrielles, en leur apportant une assistance technique, en leur transmettantdes connaissances sur les nouvelles tendances en gestion, ainsi qu’enpréparant et en diffusant des Outils de gestion. La DEGE favorise aussi ladiffusion du concept et des techniques de la qualité totale par sa collaboration,en particulier, aux activités du Mouvement québécois de la qualité.

Les Outils de gestion, dont la présente publication fait partie, constituent, pourles chefs d’entreprises, les conseillers en développement industriel du MIC etles principaux intervenants auprès de l'entreprise, des instruments pratiqueset efficaces de solution de problèmes. Les Outils de gestion sont des guidesd'implantation, des grilles d'analyse, des autodiagnostics, des listes deréférences, des méthodes ou des modèles analytiques, présentés sous formeimprimée, informatique ou audiovisuelle. Ces outils permettent à l'entreprisedynamique de résoudre des problèmes ou d'améliorer sa gestion rapidement,à des coûts raisonnables, avec ou sans soutien externe.

La collection est enrichie régulièrement de sujets nouveaux, lesquelsrépondent, soit aux besoins exprimés par les entreprises, soit à destendances nouvelles en gestion particulièrement importantes.

Pour recevoir l’un ou l’autre des Outils de gestion dont la liste apparaît ci-après, vous pouvez utiliser FAX-MIC, au (514) 873-8335, ou, sans frais, au1 800 565-6428. On peut aussi consulter ces documents sur Internet, àl’adresse suivante : (http://www.mic.gouv.qc.ca/outils-gestion).

Page 22: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son

16

LISTE DES OUTILS DE GESTION

Numéro dedocument

TITRE / AUTEUR

13031304131213251326132813451383139914261463147515381547156815691570157115721581

Guide pour l’élaboration d’un cahier de charges (Michel Coutu)Le plan d’amélioration de la fonction marketing (Michel Coutu)Critères d’évaluation de logiciels (Denis Girard)Plan directeur des systèmes d’information (Michel Lapointe)L’embauche d’un directeur des ventes (Michel Coutu)La gestion des ventes - un aide-mémoire (Pierre Léveillé)Le contrôle interne/Guide de procédures (Jacques Villeneuve)Analyse comparative de la valeur des produits par clientèle (Benoît Tremblay)Exemple de cahier des charges informatique -Avec disquette (Michel Lapointe)Analyse d’états financiers par ratios pour le P.-D. G. de PME (Jacques Villeneuve)Prix de revient et prise de décision (Louis Faucher)Aide-mémoire pour l’élaboration d’un plan de communication (Benoît Tremblay)Système de comptes clients (André Labelle, Jacques Villeneuve, Louis Faucher)Procédures d’achats et de comptes à payer (André Labelle et Jacques Villeneuve)Modèle pour l’élaboration d’une stratégie globale d’entreprise (Michel Coutu)Processus de sélection d’un agent, d’un distributeur ou d’un détaillant (Benoît Tremblay)Exemple d’entente avec un agent manufacturier (Benoît Tremblay)Exemple d’entente avec un distributeur à l’exportation (Benoît Tremblay)Exemple d’entente avec un distributeur au détail (Benoît Tremblay)Comptabilité de gestion (Jacques Villeneuve)

LA DIRECTION DE L’ENTREPRENEURSHIP ET DE LA GESTION D'ENTREPRISES

Montréal :770, rue Sherbrooke Ouest, 10e étageMontréal (Québec) H3A 1G1Tél. : (514) 982-3008Télécopieur : (514) 873-9912

Québec :710, place D’Youville, 7e étageQuébec (Québec) G1R 4Y4Tél. : (418) 691-5982Télécopieur : (418) 646-6145

Page 23: SYSTÈME DE COMPTES CLIENTSLe dirigeant d'entreprise n'a habituellement pas le temps de s'occuper personnellement de toutes les transactions relatives à une entrée d'argent. Son

17

LES DIRECTIONS ET BUREAUX DU MINISTÈRE DE L'INDUSTRIEET DU COMMERCE EN RÉGION

ABITIBI-TÉMISCAMINGUE180, boul. Rideau, bureau 2.11Rouyn-Noranda (Québec) J9X 1N9Téléphone : (819) 762-0865Télécopieur : (819) 762-6496

BAS-SAINT-LAURENTLes Galeries G.P.92, 2e rue Ouest, bureau 103Rimouski (Québec) G5L 8B3Téléphone : (418) 727-3577Télécopieur : (418) 727-3640

CHAUDIÈRE-APPALACHES11535, 1re Avenue Est, bureau 304Saint-Georges (Québec) G5Y 7H5Téléphone : (418) 226-3137Télécopieur : (418) 226-3250

68, rue du Palais-de-Justice, bureau 103Montmagny (Québec) G5V 1P5Téléphone : (418) 248-3331Télécopieur : (418) 248-4098

CÔTE-NORD ETNORD DU QUÉBECCentre commercial Laflèche625, boul. Laflèche, bureau 1.811Baie-Comeau (Québec) G5C 1C5Téléphone : (418) 295-4050Télécopieur : (418) 589-4885

ESTRIEÉdifice Yvette Boucher-Rousseau200, rue Belvédère Nord, bureau 4.03Sherbrooke (Québec) J1H 4A9Téléphone : (819) 820-3205Télécopieur : (819) 820-3966

GASPÉSIE/ÎLES-DE-LA-MADELEINE224, rue Principale - C.P. 579New Carlisle (Québec) G0C 1Z0Téléphone : (418) 752-2229Télécopieur : (418) 752-2902

LANAUDIÈRE ET LAURENTIDESÉdifice administratif85, rue De Martigny Ouest, bureau 2.9Saint-Jérôme (Québec) J7Y 3R8Téléphone : (450) 569-3031Télécopieur : (450) 569-3039

LAVAL1555, boul. Chomedey, bureau 250Laval (Québec) H7V 3Z1Téléphone : (450) 688-6431Télécopieur : (450) 682-1595

MAURICIE/CENTRE-DU-QUÉBECÉdifice Capitanal100, rue Laviolette, bureau 321Trois-Rivières (Québec) G9A 5S9Téléphone : (819) 371-6776Télécopieur : (819) 371-6962

Édifice Provincial62, rue Saint-Jean-BaptisteVictoriaville (Québec) G6P 4E3Téléphone : (819) 752-9781Télécopieur : (819) 758-4306

MONTÉRÉGIEÉdifice Montval201, place Charles-Lemoyne, bureau 101Longueuil (Québec) J4K 2T5Téléphone : (450) 928-7456Télécopieur : (450) 928-7465

MONTRÉAL770, rue Sherbrooke Ouest, 10e étageMontréal (Québec) H3A 1G1Téléphone : (514) 982-3000Télécopieur : (514) 873-9913

OUTAOUAISÉdifice Jos-Montferrand170, rue de l'Hôtel-de-Ville, 6e étageHull (Québec) J8X 4C2Téléphone : (819) 772-3131Télécopieur : (819) 772-3981

QUÉBEC710, place D'Youville, 7e étageQuébec (Québec) G1R 4Y4Téléphone : (418) 691-5824Télécopieur : (418) 643-4099

SAGUENAY/LAC-SAINT-JEANÉdifice Marguerite-Belley3950, boul. Harvey, 2e étageJonquière (Québec) G7X 8L6Téléphone : (418) 695-7862Télécopieur : (418) 695-7870

1998-06-22