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Systèmes de gestion des procédures Systèmes de gestion des procédures administrativesadministratives

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………….Sur le chemin d’une .Sur le chemin d’une Administration territoriale numériqueAdministration territoriale numérique

eforum, Casablanca 13 juin 2006eforum, Casablanca 13 juin 2006

ROYAUME DU MAROCMinistère de l’Intérieur

Wilaya du Grand Casablanca

Omar ELALAMIOmar ELALAMIDSI, Wilaya du Grand CasablancaDSI, Wilaya du Grand Casablanca

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Ancrage du projet

S’inscrit parfaitement dans les Hautes Directives de sa Majesté le Roi :

….Nous ne saurons atteindre les résultats escomptés si nous

ne parvenons pas à dépasser certains handicaps qui entraventl'investissement et dont l'élimination est tributaire del'accélération du rythme de fonctionnement de l'administration,de la lutte contre la lenteur et la routine administratives, de la simplification des procédures, de la coordination entre les centres de décision et du rétablissement de la confiance quantà la qualité des textes de loi et à leur saine application.

Extrait du discours de S.M. le Roi Mohammed VI-ouverture de la session d’automne de la 3ème année législative

(Vendredi 08 octobre1999)

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Ancrage du projet

S’inscrit dans le cadre du projet ambitieux du Ministère de l’Intérieur de mise à niveau et de modernisation de l’Administration territoriale :A ce propos le chantier Wilaya du Grand

Casablanca compte dans son portefeuille :• Un portail Internet www.casablanca.ma• Un intranet• SAP,• Gestion budget• Autres applicatifs• Des projets structurants pour la région (SIG,

connectivité,…)

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eWilaya : la genèse

• Portail National• Portail des Régions• Services en ligne

• G to G• G to B• G to C

•….

Convention de partenariatentre Ministère de l’Intérieur et Ministère des Affaires Économiques et Générales / Département des

Postes, des Technologies de l’Information et des Télécommunications

au sujet du projet e-Wilaya : 1. Portails des Régions2. Gestion des procédures administratives

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1.1.Réalisation des portails régionauxRéalisation des portails régionaux

2.2.Mise en place d’un système de Mise en place d’un système de gestion des procédures gestion des procédures administrativesadministratives

eWilaya = 2 projets

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SGPA : Rappel des objectifs dans le cahier des charges

• Rendre transparents les rapports entre l’administration et l’usager du service public.

• Améliorer l’efficacité des services de l’administration par la prise en charge des tâches répétitives, par la fluidification de la communication inter administrations concernées par la production d’un document administratif et par le raccourcissement des délais de services.

• Améliorer la qualité du service public par l’intégration d’une composante accueil et orientation de l’usager.

• Évaluer et de mesurer la performance du personnel et de la qualité des prestations du service public.

• Constituer des bases de connaissance de l’environnement de l’arrondissement : base de données relatives aux usagers, à leurs caractéristiques sociodémographiques, …

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SGPA : Axes des objectifs

Suivre les échanges entre les entités administratives impliquées dans le cadre des procédures administratives.

Fournir des outils de suivi de performance sur les services

rendus au citoyen.

Fluidifier et rendre transparente la relation entre l’Administration et le citoyen

3axes

Reporting (décideurs)

Work flow (Acteurs directs)

Front office (citoyen)

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Le SGPA est un système générique (boite à outils) de prise en charge informatisée de procédures de l’Administration territoriale au profit du citoyen

Basé sur les invariants :

• chaque procédure se compose d’étapes,

• chaque étape est assuré par un acteur,

• chaque étape peut utiliser un/des document(s) en entrée et peut produire un/des document(s) en sortie

Le Système de Gestion des Procédures Administratives SGPA ?

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- 1ère application -• Procédure : Délivrance du certificat de

résidence• Sites : Deux régions pilotes :

Février 2007, Grand Casablanca : Préfecture Casa Anfa,

mars 2007, Souss Massa Daraâ : Préfecture Idaoutanan,

Le système de Gestion des Procédures Administratives

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Citoyen

Agent administratif

• Reçoit les dossiers des demandes• Prépare les document administratifs• Transmet les dossiers au Caïd• Remet les documents aux citoyens

Caïd/Khalifa

• Vérifie les dossiers• Signe les documents administratifs

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• Reçoit les demandes • Fait les enquêtes• Transmet les résulats à l’agent administratif

Cheikh/Moqadem

Processus manuel : Nous étions………

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Opérateur

Caïd/Khalifa

Cheikh /Moqadem

Signe le document

En manuel

• Consulte la demande d’enquête• Enregistre le résultat de l’enquête• Met à jour la base de données citoyens

Écrit le résultat des enquêtes sur papier

En parallèle

• Alimente la base de données citoyens• Identifie et initialise la procédure• Affecte la demande au Moqadem concerné• Imprime le récépissé

Imprime le document

Citoyen

Consulte statistique

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Processus automatisé : ……nous devenons

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BD Préfecture

Districturbain

LL00

VPN VPN

1. Envoie les informations des localisations2. Envoie les procédures

Envoie les statistiques

Arrondissements

Architecture et flux des données

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SGPA se compose de trois modules

Tableau de bord

1. Gestion des localisations2. Paramétrage des procédures3. Gestion des utilisateurs4. Bases de données

1. Saisie de la demande2. Édition récepissé, documents demandés3. Saisie et suivi en ligne en multi canal (en perspective)

Décideurs

BackOffice

Front Office

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Workflow et suivides procédures

Reporting et Contrôle de gestion

• Délivrance des documents administratifs• Convivialité

Citoyens

Opérateurs

Décideurs

SGPA, les services rendus

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SGPA, en back office

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SGPA, en front office

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Exemple d’indicateurs• Délai moyen de délivrance par type de document• Nombre de documents délivrés par Arrondissement/District /Préfecture• Délai moyen de délivrance par opérateur• Nombre de documents établis par opérateur• Nombre de population par Arrondissement/District/Préfecture

SGPA, en reporting

Wali

Chef district

Gouverneur

Caïd

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Processus manuel : le document délivré

masqué

masqué

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Processus automatise : le document délivré

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Processus automatise : le récépissé

  Date récépissé : 12/06/2007 à 11:41:52

   

               

  Date demande : 21/05/2007          

  Procédure : Certificat Résidence Mineur        

  Opérateur : Brahim Amber  

  Numéro dossier : DSD3A930201  

  Etat dossier : ACCORDEE  

  Nom et prénom : Selmouni Sara  

  Adresse : N° 12 Rue Abou Hassan Saghir Maârif Extension  

  Pièces Manquantes :            

               

     

   

   

   

               

  Observation :            

               

     

   

               

  Date délivrance :            

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CitoyenUn seul interlocuteurQualité du document délivréSimplification des procéduresRéduction du délaiRemédier aux mauvaises pratiques

Administration Moderniser l’Administration

territoriale Améliorer la relation

Administration - citoyen Recentrer le service public sur le

citoyen Uniformiser les procédures Suivre et évaluer l’activité des

services

Retombées

Coût

Délais

Qualité

Performance

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► Généralisation du système à l’ensemble des préfectures et provinces

► Généralisation du système aux autres procédures

► Mise en ligne du service au profit du citoyen

► Renforcement du Front Office:

► Utilisation d’un système d’accueil moderne

► Initialisation des demandes en ligne

► Suivi des demandes en ligne

► Utilisation des SMS pour informer sur l’état des demandes.

► Migration vers une architecture complètement Web

Perspectives

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Ne pas oublier : ewilaya = SGPA +….

Ewilaya c’est aussi le portail des régions

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Prochain version du site www.casablanca.ma

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Merci pour votre attention