Syllabus Project Management OFO-IfA FR[1]

Formation certifiée CACERSA01AXFT

« Gestion de projets – Niveau de base »

Contenu de cours

Vous participez à la formation certifiée « Gérez vos projets – Niveau de base » CACERSA01AXFT Public cible Tout fonctionnaire fédéral de niveau A ou B, chef de projet ou participant à la réalisation d’un projet (projets de petite et moyenne envergure en termes d’implications stratégiques et budgétaires). Prérequis Aucun Une formation certifiée est une formation qui se termine par un test. La formation a pour but de vous aider à acquérir les savoirs et savoir-faire qui vous permettent d’améliorer votre fonctionnement sur votre lieu de travail et se rattache donc à votre fonction actuelle ainsi qu’à vos tâches quotidiennes. Le test vérifie si vous avez atteint de manière suffisante les objectifs de la formation. Votre participation active pendant la formation est extrêmement importante. Vous êtes vous-même maître de votre processus d’apprentissage. N’hésitez pas à poser des questions à votre formateur concernant les points qui ne seraient pas clairs. Son rôle est de vous accompagner dans votre processus d’apprentissage et de répondre à vos questions. Votre présence pendant la formation et pendant le test est bien entendu importante et vous pouvez l’attester en signant matin et après-midi la liste de présence. N’oubliez surtout pas de le faire, il s’agit là de la seule preuve acceptée pour prouver votre présence. En cas d’absence non justifiée ou si vous êtes absent de façon justifiée durant plus de 20% du temps, vous ne pourrez pas participer au test. Le test qui suit cette formation est un test écrit (à livre fermé) qui aura la forme d’un questionnaire composé de 60 questions à choix multiple (QCM). Les questions se rapportent à l’entièreté de la matière et correspondent aux objectifs et aux différents thèmes couverts dans le cadre de la formation. Pour réussir vous devez obtenir un score total de minimum 60 %. La date du test pour cette formation est le lundi 20 décembre 2010. Le formateur a reçu des consignes strictes de ne communiquer aucune question qui serait reprise dans le test réel. Ne le mettez donc pas dans une position difficile par des demandes dans ce sens. Votre résultat vous sera communiqué par écrit ainsi qu’à votre service du personnel dans un délai raisonnable. Aucun résultat ne sera communiqué par voie téléphonique ou par courrier électronique. Nous vous souhaitons un apprentissage agréable et bonne chance lors du test !

N° Ref Objectifs Thèmes Timing

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JOUR 11 Elaborer le contenu d'un projet1.1 Qu'est‐ce qu'un projet ? x x1.2 * Définition d'un projet x x1.3 * Les raisons de travailler en mode projet x x1.4 * Les caractéristiques d'un projet x1.5 * Les composantes essentielles d'un projet x1.6 * Pourquoi certains projets échouent x x1.7 Le cycle de vie d'un projet x x1.8 * Définitions (cycle de vie et phase)* x1.9 * Les grandes phases d'un projet x xPAUSE

1.10 * Les principaux documents qui jalonnent le projet x x1.11 * Phases de gestion et phases techniques x x1.12 * Comment déterminer les phases d'un projet ? x x1.13 * Approbation et fin de phase xPAUSE

1.14 L'environnement du projet x x1.15 * Vision stratégique de l'entreprise et analyse SWOT x1.16 * Culture organisationnelle x x1.17 * Projets et Programmes x1.18 * Influences de l'environnement extérieur : analyse PEST xPAUSE

1.19 * Exercice : réaliser une analyse SWOT et analyse PEST x x 15h30‐16h30

9h‐10h30

10h45‐12h15

13h15‐15h15

Méthode Pédagogique


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JOUR 22 Procéder à la planification d'un projet2.1 Planification globale : le plan de projet x x x2.2 * Les phases et le plan référentiel (baseline) x2.3 * WBS (structure de décomposition) x x2.4 * Exercice : réaliser une WBS (structure de décomposition) x x2.5 * Diagrammes de flux de produits x2.6 * Exercice : passer de la WBS au diagramme de flux des produits x xPAUSE

2.7 * Descriptions de produits x x2.8 * Budget x2.9 * Les tolérances (temps/budget) x2.10 * Les plans de contingence xPAUSE

2.11 Planification détaillée : Concepts et techniques x x x2.12 * Les tâches et les activités plus détaillées x2.13 * La durée des tâches x2.14 * Les dépendances entre les tâches (lag et lead time) x2.15 * Le réseau d’activités x2.16 * Créer le Gantt Chart (Diagramme de Gantt) xPAUSE

2.17 * Exercice : Réaliser un Diagramme de Gantt simple x x2.18 * Tableau des ressources nécessaires (RBS): profils x2.19 * Bonnes pratiques pour une bonne planification x x

13h15‐15h15

15h30‐16h30

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JOUR 33 Expliquer les rôles des différents acteurs d'un projet3.1 Structure et organisation du projet x x x3.2 * Le sponsor x3.3 * Le chef de projet x x3.4 * Le comité de pilotage x x3.5 * L'équipe de projet x3.6 * Le PMO (Project Management Office) xPAUSE

3.7 * Elaborer un organigramme de projet x3.8 * Exercice : créer un organigramme de projet x xPAUSE

3.9 Circonscrire le projet à l'aide de la fiche de projet x x x3.10 * Les questions de base : Quoi ? Pourquoi ? Qui ? Quand ? Comment ? x x3.11 * Quoi : les livrables principaux et l'étendue (scope) du projet x3.12 * Pourquoi : les bénéfices attendus x3.13 * Qui : les parties prenantes et bénéficiaires du projet x x3.14 * Quand : la durée de vie du projet et son macro‐planning x3.15 * Comment : première approche sur la manière de procéder, approvisionnement x xPAUSE

3.16 * Exercice : élaborer une fiche de projet x x 15h30‐16h30

9h‐10h30

10h45‐12h15

13h15‐15h15


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JOUR 44 Utiliser les outils nécessaires à la gestion d'un projet4.1 Aperçu de quelques outils informatiques utilisés dans le cadre d'un projet x4.2 * Microsoft Office : modèles utilisables dans la gestion de projet x4.3 * Microsoft Project x4.4 * MS Visio x4.5 * Mindmanager xPAUSE

5 Identifier les risques d'un projet5.1 Gérer les risques d'un projet x x x5.2 * Définition x x5.3 * Identification des risques (coût, temps, budget, qualité) x5.4 * Catégorisation et analyse des risques (probabilité/impact) xPAUSE

5.5 * Plan de réponse aux risques x x5.6 * Surveillance et contrôle des risques x5.7 * Exercice : créer une matrice de risques x x x6 Identifier et prendre en compte la résistance aux changements6.1 La résistance au changement : un risque à haute probabilité x x6.2 * Les causes de la résistance au changement x x6.3 * Comment remédier à la résistance au changement ? x x6.4 * Le marketing viral : réponse graduée à la résistance au changement xPAUSE

7 Elaborer un aperçu des actions de communication essentielles au projet7.1 Structurer la communication au sein du projet x x x7.2 * Le plan de communication x7.3 * Le rapportage (reporting) et ses différentes formes x x7.4 * Gestion des problèmes et processus d'escalade x x

9h‐10h30

10h45‐12h15

13h15‐14h15

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JOUR 57.5 * Exercice : élaborer un plan de communication x x 9h‐10h30PAUSE

8 Définir et contrôler la qualité des livrables d'un projet8.1 Gérer la qualité au sein d'un projet x x8.2 * Définition de la qualité x8.3 * Planification de la qualité x8.4 * Assurance qualité x8.5 * Contrôle de la qualité x8.6 * Quelques outils et techniques x xPAUSE

9 Identifier les actions à prendre afin de clôturer un projet9.1 Clôturer un projet x x9.2 * Acceptation du livrable final x9.3 * Passage de relais à l'opérationnel x x9.4 * Clôture administrative, financière et contractuelle x9.5 * Documents de gestion de fin de projet xPAUSE

Exercice récapitulatif : examen blanc et correction x x x 15h30‐16h30

10h45‐12h15

13h15‐15h15

Table des matières 1. Elaborer le contenu d’un projet ........................................................................................ 14

∗ 1.1 Qu'est‐ce qu'un projet ? ....................................................................................... 15

∗ 1.2 Définition d'un projet ........................................................................................... 17

∗ 1.3 Les raisons de travailler en mode projet .............................................................. 20

∗ 1.4 Les caractéristiques d'un projet ........................................................................... 24

∗ 1.5 Les composantes essentielles d'un projet ............................................................ 32

∗ 1.6 Pourquoi certains projets échouent ..................................................................... 37

∗ 1.7 Le cycle de vie d'un projet .................................................................................... 45

∗ 1.8 Définitions (cycle de vie et phase) ........................................................................ 47

∗ 1.9 Les grandes phases d'un projet ............................................................................ 49

∗ 1.10 Les principaux documents qui jalonnent le projet ............................................. 53

∗ 1.11 Phases de gestion et phases techniques ............................................................ 56

∗ 1.12 Comment déterminer les phases d'un projet ? .................................................. 60

∗ 1.13 Approbation et fin de phase............................................................................... 61

∗ 1.14 L'environnement du projet ................................................................................ 62

∗ 1.15 Vision stratégique de l'entreprise et analyse SWOT .......................................... 72

∗ 1.16 Culture organisationnelle ................................................................................... 77

∗ 1.17 Projets et Programmes ....................................................................................... 78

∗ 1.18 Influences de l'environnement extérieur : analyse PEST ................................... 79

∗ 1.19 Exercice : réaliser une analyse SWOT et analyse PEST ....................................... 81

2. Procéder à la planification d’un projet .............................................................................. 82

∗ 2.1 Planification globale : le plan de projet ................................................................ 83

∗ 2.2 Les phases et le plan référentiel (baseline) .......................................................... 95

∗ 2.3 WBS (structure de décomposition) ...................................................................... 98

∗ 2.4 Exercice : réaliser une WBS (structure de décomposition) ................................ 103

∗ 2.5 Diagrammes de flux de produits ........................................................................ 104

∗ 2.6 Exercice : passer de la WBS au diagramme de flux des produits ....................... 106

∗ 2.7 Descriptions de produits .................................................................................... 107

∗ 2.8 Budget ................................................................................................................ 112

∗ 2.9 Les tolérances (temps/budget) .......................................................................... 114

∗ 2.10 Les plans de contingence ................................................................................. 116

∗ 2.11 Planification détaillée : Concepts et techniques .............................................. 118

∗ 2.12 Les tâches et les activités plus détaillées ......................................................... 120

∗ 2.13 La durée des tâches ......................................................................................... 122

∗ 2.14 Les dépendances entre les tâches (lag et lead time) ....................................... 128

∗ 2.15 Le réseau d’activités ......................................................................................... 133

∗ 2.16 Créer le Gantt Chart (Diagramme de Gantt) .................................................... 138

∗ 2.17 Exercice : Réaliser un Diagramme de Gantt simple .......................................... 143

∗ 2.18 Tableau des ressources nécessaires (RBS): profils ........................................... 144

∗ 2.19 Bonnes pratiques pour une bonne planification .............................................. 148

3. Expliquer les rôles des différents acteurs d’un projet ...................................................... 153

∗ 3.1 Structure et organisation du projet .................................................................... 154

∗ 3.2 Le sponsor .......................................................................................................... 156

∗ 3.3 Le chef de projet ................................................................................................ 158

∗ 3.4 Le comité de pilotage ......................................................................................... 162

∗ 3.5 L'équipe de projet .............................................................................................. 164

∗ 3.6 Le PMO (Project Management Office) ............................................................... 165

∗ 3.7 Elaborer un organigramme de projet ................................................................. 170

∗ 3.8 Exercice : créer un organigramme de projet ...................................................... 172

∗ 3.9 Circonscrire le projet à l'aide de la fiche de projet ............................................. 173

∗ 3.10 Les questions de base : Quoi ? Pourquoi ? Qui ? Quand ? Comment ? ........... 175

∗ 3.11 Quoi : les livrables principaux et l'étendue (scope) du projet .......................... 176

∗ 3.12 Pourquoi : les bénéfices attendus .................................................................... 177

∗ 3.13 Qui : les parties prenantes et bénéficiaires du projet ...................................... 178

∗ 3.14 Quand : la durée de vie du projet et son macro‐planning ............................... 179

∗ 3.15 Comment : première approche sur la manière de procéder, approvisionnement .................................................................................................................................. 180

∗ 3.16 Exercice : élaborer une fiche de projet ............................................................ 181

4. Utiliser les outils nécessaires à la gestion d’un projet ..................................................... 182

∗ 4.1 Aperçu de quelques outils informatiques utilisés dans le cadre d'un projet ..... 183

∗ 4.2 Microsoft Office : modèles utilisables dans la gestion de projet ....................... 185

∗ 4.3 Microsoft Project ................................................................................................ 201

∗ 4.4 MS Visio .............................................................................................................. 221

∗ 4.5 Mindmanager ..................................................................................................... 232

5. Identifier les risques d’un projet ..................................................................................... 239

∗ 5.1 Gérer les risques d'un projet .............................................................................. 240

∗ 5.2 Définition ............................................................................................................ 242

∗ 5.3 Identification des risques (coût, temps, budget, qualité) .................................. 245

∗ 5.4 Catégorisation et analyse des risques (probabilité/impact) .............................. 257

∗ 5.5 Plan de réponse aux risques ............................................................................... 265

∗ 5.6 Surveillance et contrôle des risques ................................................................... 272

∗ 5.7 Exercice : créer une matrice de risques ............................................................. 275

6. Identifier et prendre en compte la résistance aux changements ..................................... 276

∗ 6.1 La résistance au changement : un risque à haute probabilité ........................... 276

∗ 6.2 Les causes de la résistance au changement ....................................................... 279

∗ 6.3 Comment remédier à la résistance au changement ?........................................ 283

∗ 6.4 Le marketing viral : réponse graduée à la résistance au changement ............... 290

7. Elaborer un aperçu des actions de communication essentielles au projet ....................... 295

∗ 7.1 Structurer la communication au sein du projet ................................................. 296

∗ 7.2 Le plan de communication ................................................................................. 299

∗ 7.3 Le rapportage (reporting) et ses différentes formes .......................................... 310

∗ 7.4 Gestion des problèmes et processus d'escalade ................................................ 314

∗ 7.5 Exercice : élaborer un plan de communication .................................................. 318

8. Définir et contrôler la qualité des livrables d’un projet ................................................... 319

∗ 8.1 Gérer la qualité au sein d'un projet .................................................................... 320

∗ 8.2 Définition de la qualité ....................................................................................... 326

∗ 8.3 Planification de la qualité ................................................................................... 327

∗ 8.4 Assurance qualité ............................................................................................... 332

∗ 8.5 Contrôle de la qualité ......................................................................................... 334

∗ 8.6 Quelques outils et techniques ............................................................................ 335

9. Identifier les actions à prendre afin de clôturer un projet ............................................... 341

∗ 9.1 Clôturer un projet ............................................................................................... 342

∗ 9.2 Acceptation du livrable final............................................................................... 348

∗ 9.3 Passage de relais à l'opérationnel ...................................................................... 350

∗ 9.4 Clôture administrative, financière et contractuelle ........................................... 353

∗ 9.5 Documents de gestion de fin de projet .............................................................. 361

Exercice récapitulatif : examen blanc et correction .......................................................... 363

Documents : ................................................................................................................... 364

∗ Fiche projet .............................................................................................................. 365

∗ Charte de Projet ....................................................................................................... 369

∗ Plan de communication ............................................................................................ 371

∗ Rapport de performance du projet .......................................................................... 373

∗ Registre des problèmes et actions ........................................................................... 375

Fiche de Projet

FICHE DU PROJET <X> Sponsor du projet <Indiquer le nom de la personne

responsable de la direction/DG responsable de l’atteinte des résultats finaux du projet>

<N° téléphone - email>

Groupe de pilotage éventuel <Indiquer le nom (et éventuellement ses membres) du groupe de pilotage responsable du suivi du projet>

<N° téléphone – email de la personne de contact>

Responsable du projet <Indiquer le nom de la personne responsable de la mise en œuvre et du suivi du projet>


Equipe de projet <Indiquer les noms des personnes faisant partie de l’équipe projet>


Partenaires et collaborateurs extérieurs

<Indiquer le nom du/des partenaires extérieurs éventuels>

<N° téléphone – email de la personne de contact>

Personne de contact <Indiquer le nom de la personne de contact du projet en cas de demande d’information>


Date de début de mise en

œuvre <Indiquer la date prévue de démarrage du projet>

Date de fin de mise en

œuvre <Indiquer la date de fin prévue du projet>

Contexte du projet

Enoncé du défi

• <Décrivez le contexte dans lequel s’inscrit le projet : quelle est la valeur ajoutée du projet dans le contexte actuel ?>

Objectifs du projet

• <Dans quel objectif stratégique se situe le projet ? Quel est l’objectif opérationnel du projet ? Quels sont les résultats à atteindre suite à l’implémentation du projet ? Quelle est la valeur ajoutée attendue du projet par rapport au problème que l’on veut résoudre?>

Liens éventuels du projet avec d’autres projets

• <Quelles sont les interactions entre ce projet et d’autres projets éventuels ?>

Groupes cibles

• <Quel(le)s sont les personnes/les groupes de personnes concernés par la mise en œuvre du projet ?>

365

Etapes & planning du projet

Planning

• <Représentez soit sur une ligne du temps unique, soit par un schéma « pert », les phases principales du projet avec les dates correspondantes.>

Phases

Phases

Date début Date fin

Responsable

< Listez les actions principales jalonnant le projet, le cas échéant en les groupant par phases. Donnez ainsi une vue d’ensemble des phases qui devront être accomplies.>

<Indiquez la date de début de chaque action et s’il existe une dépendance entre actions successives.

<Indiquez la date de fin de chaque action et s’il existe une dépendance entre actions successives.>

<Indiquez la personne responsable de la mise en œuvre de chaque action.>

Facteurs de succès

• <Indiquez les facteurs internes et externes garantissant la réussite du projet par exemple la disponibilité des ressources, la communication vers les parties concernées, l’implication d’un groupe suffisamment représentatif, les moyens,…>

Rôles & Responsabilités

• <Indiquez les rôles & responsabilités des différentes parties participant à la mise en œuvre du projet. Cela concerne la vue d’ensemble des différents acteurs concernés, leur rôle, (coordonner, renforcer,…) et leurs responsabilités (par exemple le coordinateur est responsable des interférences éventuelles avec d’autres projets).>

Rapportage

• <Indiquez quels rapports sont prévus, vers qui, selon quelle fréquence, selon quel tableau de bord.>

Plan de communication

<Indiquez quand et quelles communications seront nécessaires, vers quel groupe-cible, sous quelle forme, réalisées par qui.>

366

Ressources humaines et budget

# Jours hommes prévus

Investissements financiers nécessaires

<Indiquez le nombre de jours hommes prévus nécessaires à l’implémentation du projet.>

<Indiquez en € les investissements nécessaires à l’implémentation du projet. A ce sujet, il peut être intéressant de distinguer les différents postes : ex : sous-contractant, achat IT, impression de brochures,… >

Suivi du déroulement du projet

• <Ci-dessous, seule la liste des indicateurs utilisés est reprise ; le résultat des indicateurs ainsi que le

résultat de la performance du projet après 6 mois ou 1 an sera repris dans le tableau de bord.> • <Deux types d’indicateurs doivent être développés dans le cadre du suivi du projet :

• les indicateurs permettant de suivre le bon déroulement du projet • les indicateurs de performance mesurant les effets de la mise en œuvre du projet sur le

terrain>

Indicateurs de suivi du projet

Objectif

Date limite

Fréquence

Resp

Instrument de mesure

<Indicateur mesurant le déroulement du projet>

<Objectif quantitatif>

<Date d’atteinte de l’objectif>

<Fréquence de la mesure>

<Nom de la pers.>

<Outil utilisé permettant d’obtenir le résultat>

Indicateurs de performance du

projet

Objectif

Date limite

Fréquence

Resp

Instrument de mesure

<Indicateur mesurant l’effet du projet sur le terrain>

<Objectif quantitatif>

<Date d’atteinte de l’objectif>

<Fréquence de la mesure>

<Nom de la pers.>

<Outil utilisé permettant d’obtenir le résultat>

Résultats finaux et produits finis

• <Indiquez les documents finaux devant être produits à la fin du projet ainsi que les résultats concrets atteints suite à la réalisation du projet>

367

Nom du Projet

Charte de Projet –Auteur du document Date et version du document

CHARTE DE PROJET

Nom du projet : Sponsor : Chef de projet :

1 JUSTIFICATION DU PROJET

2 DESCRIPTION DU PROJET

3 EXIGENCES, BESOINS ET ATTENTES (PROJET ET PRODUIT)

4 BUDGET PRÉLIMINAIRE

5 RISQUES INITIAUX

6 JALONS IMPORTANTS Jalons Echéance/Date

7 OBJECTIFS

Objectifs du projet Critère(s) de Succès Personne(s) donnant l’approbation

8 EXIGENCES D’ACCEPTATION DU PROJET

9 AUTORITÉ DU CHEF DE PROJET Décisions HR : Gestion du budget et des écarts : Décisions techniques : Résolution des conflits : Responsabilité en cas d’escalade

10 APPROBATION ET SIGNATURES Sponsor : Chef de projet :

369

Nom du Projet

Plan de communication – Auteur du document Date et version du document

371

PLAN DE COMMUNICATION

Message Audience Méthode Fréquence ResponsableDescription des informations à communiquer. Par exemple, rapport d’avancement, compte rendu de réunion, etc.

Liste des destinataires ou groupe de destinataires qui doivent recevoir l’information

Description de manière dont l’information va être délivrée. Par exemple, email, réunion, site web, etc.

Pour les informations délivrées de façon récurrente, quelle est la fréquence utilisée. Par exemple, jour, semaine, mois, etc

Personne responsable de délivrer l’information

Terme ou Acronyme Définition Reprendre la liste des Termes ou Acronymes uniques utilisés au sein de projet.

En donner la définition

CONTRAINTE(S) OU HYPOTHÈSE(S) LIÉE(S) À LA COMMUNICATION

Reprendre ici les contrainte(s) ou les hypothèse(s) liée(s) à la communication. Les contraintes peuvent inclure la description d’information propriétaire ou encore des restrictions par rapport à la distribution de l’information

Inclure également les organigrammes et autres diagrammes relatifs à la communication.

Nom du projet

Rapport de performance du projet – Auteur du document Date et version du document

373

RAPPORT DE PERFORMANCE DU PROJET

1 RÉALISATIONS AU COURS DE LA PÉRIODE 1) 2) 3) 4) 5)

2 RÉALISATIONS PRÉVUES PENDANT LA PÉRIODE MAIS NON RÉALISÉES 1) 2)

2.1 CAUSE DES ÉCARTS

2.2 IMPACT SUR LES JALONS À VENIR OU SUR LA DATE DE FIN DU PROJET

2.3 ACTIONS CORRECTIVES OU PRÉVENTIVES PLANIFIÉES

3 FONDS DÉPENSÉS PENDANT LA PÉRIODE

3.1 CAUSE DES ÉCARTS

3.2 IMPACT SUR LE BUDGET TOTAL OU SUR LES RÉSERVES DE CONTINGENCE

3.3 ACTIONS CORRECTIVES OU PRÉVENTIVES PLANIFIÉES

4 RÉALISATIONS PLANIFIÉES POUR LA PÉRIODE SUIVANTE 1) 2) 3) 4) 5)

5 COÛTS PLANIFIÉS POUR LA PÉRIODE SUIVANTE

6 NOUVEAU RISQUE(S) IDENTIFIÉ(S)

7 PROBLÈMES

8 COMMENTAIRES

Nom du projet

Registre des problémes et actions – Auteur du document Date et version du document

375

REGISTRE DES PROBLÈMES ET ACTIONS

ID Catégorie Issue Urgence Responsable Actions Statut Echéance Commentaires Type :

problème, action, décision etc.

Description du problème et de l’impact sur les objectifs du projet. Description de l’action à effectuer

HauteMoyenne Basse

Personne assignée au suivi

Actions nécessaire pour résoudre le problème

OuvertFermé

Date de résolution

Toute information permettant une meilleure compréhension

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