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Microsoft Office - Excel 2007

Sommaire

I. Introduction ............................................................................................................................. 4 II. Généralités ............................................................................................................................. 4

II-A. Le format openXML ..................................................................................................... 4 II-B. Les limites d'Excel ......................................................................................................... 5 II-C. Enregistrer et exporter aux formats pdf et xps .............................................................. 5 II-D. Compatibilité avec les versions antérieures d'Excel ...................................................... 5 II-E. La correction orthographique ......................................................................................... 6

III. Le bouton Office et le ruban ................................................................................................ 6 III-A. Le bouton Office .......................................................................................................... 7

III-A-1. La barre d'accès rapide .......................................................................................... 7 III-A-2. Description des menus .......................................................................................... 7 III-A-3. Les options Excel .................................................................................................. 8

III-B. Le ruban ........................................................................................................................ 9 III-B-1. L'onglet Accueil .................................................................................................... 9 III-B-2. L'onglet Insertion ................................................................................................ 10 III-B-3. L'onglet Mise en page ......................................................................................... 11 III-B-4. L'onglet Formules ............................................................................................... 12 III-B-5. L'onglet Données ................................................................................................ 12 III-B-6. L'onglet Révision ................................................................................................ 13 III-B-7. L'onglet Affichage .............................................................................................. 14 III-B-8. L'onglet Développeur .......................................................................................... 14 III-B-9. L'onglet Compléments ........................................................................................ 15

III-C. La barre de formules................................................................................................... 16 IV. La feuille de calcul ............................................................................................................. 16

IV-A. Généralités ................................................................................................................. 16 IV-B. La barre d'état et la barre d'onglet .............................................................................. 17 IV-C. Le menu contextuel des cellules ................................................................................ 17 IV-D. Les tableaux ............................................................................................................... 18 IV-E. La mise en forme conditionnelle ................................................................................ 19 IV-F. La police, les thèmes et les styles ............................................................................... 20 IV-G. Les tris et les filtres .................................................................................................... 21

V. Les graphiques ..................................................................................................................... 22 VI. Les SmartArt ...................................................................................................................... 24 VII. Les tableaux et graphiques croisés dynamiques ............................................................... 26 VIII. L'aide ............................................................................................................................... 27 IX. Les références absolues et relatives ................................................................................... 28

I. Introduction ....................................................................................................................... 28 II. Références relatives et absolues ...................................................................................... 28

II-A. Premier tableau: Formule avec des références relatives ......................................... 28 II-A-1. Calculer la somme d'une plage de cellules ........................................................... 28 II-A-2. Comprendre ce qui a été demandé à Excel .......................................................... 29 II-B. Deuxième tableau: Des références relatives et une référence mixte ....................... 30

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II-B-1. Création de la formule de base ............................................................................. 30 II-B-2. Comprendre notre demande et la reformuler à Excel .......................................... 32

II-C. Troisième tableau: Des références relatives et deux références mixtes ...................... 32 II-D. Quatrième tableau: Des références relatives, deux références mixtes et une référence absolue .................................................................................................................................. 33 II-E. Schéma ......................................................................................................................... 35

X. La mise en forme conditionnelle dans Excel ....................................................................... 35 I. Introduction ....................................................................................................................... 35 II. Description ....................................................................................................................... 36 III. Informations complémentaires ....................................................................................... 38 III-A. Copier la mise en forme ............................................................................................. 39

XI. Les fonctions sous le logiciel de Microsoft Excel 2007 .................................................... 39 XII. Les tableaux croisés dynamiques dans Excel2007 ........................................................... 44

I. Introduction ....................................................................................................................... 44 II. Créer un tableau croisé dynamique ................................................................................. 45 III. Les zones de 'la liste de champs d'un tableau croisé dynamique' ................................... 48

III-A. Liste de champs ...................................................................................................... 48 III-B. Etiquette de colonnes ............................................................................................. 49 III-C. Etiquette de lignes .................................................................................................. 51 III-D. Valeurs ................................................................................................................... 51 III-E. Filtre du rapport ...................................................................................................... 52

XIII. Les onglets 'Outils de tableau croisé dynamique' ............................................................ 53 XIII-A. Description de l'onglet Options ............................................................................... 53

XIII-A-1. Options du tableau croisé dynamique .............................................................. 54 XIII-A-2. Champ actif ...................................................................................................... 56 XIII-A-3. Groupe ............................................................................................................. 57 XIII-A-4. Trier ................................................................................................................. 58 XIII-A-5. Données ........................................................................................................... 58 XIII-A-6. Actions ............................................................................................................. 59 XIII-A-7. Outils ................................................................................................................ 59 XIII-A-8. Afficher/Masquer ............................................................................................. 60

XIII-B. Description de l'onglet Création .............................................................................. 60 XIII-B-1. Disposition ....................................................................................................... 60 XIII-B-2. Options de style de tableau croisé dynamique ................................................. 61 XIII-B-3. Styles de tableau croisé dynamique ................................................................. 61

XIV. Le menu contextuel du rapport ....................................................................................... 62 XV. Les champs et éléments calculés ...................................................................................... 64 XVI. Utiliser une source de données externe ........................................................................... 66 XVII. Trucs et astuces .............................................................................................................. 67

XVII-A. Remplacer les cellules vides par des zéros ............................................................ 67 XVII-B. Comment utiliser l'ancienne interface pour créer un TCD .................................... 67 XVII-C. Créer un rapport à partir de sources multi classeurs .............................................. 68 XVII-D. Définir la source dynamiquement .......................................................................... 68 XVII-E. Faire des glisser/déposer vers le rapport ................................................................ 69 XVII-F. Appliquer une mise en forme conditionnelle dans le rapport ................................ 69

XVIII. Les tableaux dans Excel 2007 ...................................................................................... 70 I. Introduction ....................................................................................................................... 70 II. Description ....................................................................................................................... 71

II-A. Les références structurées dans les formules .......................................................... 74 II-A-1. Les références structurées .................................................................................... 74

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II-A-2. Les colonnes calculées ......................................................................................... 76 II-B. Trier les données ...................................................................................................... 77 II-C. Filtrer les données .................................................................................................... 78

III. L'onglet 'Outils de tableau' ............................................................................................. 78 III-A. Le groupe Propriétés .............................................................................................. 78 III-B. Le groupe Outils ..................................................................................................... 79 III-C. Le groupe Données de table externe ...................................................................... 79 III-D. Le groupe Options de style de tableau ................................................................... 80 III-E. Le groupe Style de tableau ..................................................................................... 81

XIX. Les lignes de totaux ......................................................................................................... 81 XX. Les options du menu contextuel ....................................................................................... 82

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I. Introduction Excel 2007 fait partie de la suite bureautique et base de données intégrée Microsoft Office 2007. Cet outil puissant permet la création, la mise en forme des feuilles de calcul ainsi que l'analyse et le partage des informations. Vous pouvez ainsi: * Stocker, manipuler et mettre en forme les données nécessaires à vos calculs. * Trier et filtrer vos données afin de les analyser. * Utiliser la mise en forme conditionnelle pour visualiser rapidement certaines informations. * Utiliser une large panoplie de fonctions pour la création de formules complexes. * Créer des tableaux et graphiques croisés dynamiques. * Créer des graphiques pour faire ressortir les principales tendances de vos données. * Consulter et manipuler les données dans un navigateur Web. * Convertir les feuilles de calcul au format PDF et XPS. * Partager et échanger vos résultats grâce aux outils de partage.

II. Généralités

II-A. Le format openXML

Microsoft Excel 2007 introduit un nouveau format de fichier appelé OpenXML (XML ouvert Office). Ce nouveau format: * Améliore l'interaction et l'utilisation par d'autres applications. * Facilite l'intégration aux sources de données externes. * Réduit la taille des fichiers (technologie de compression zip utilisée pour stocker les documents). * Améliore la récupération des contenus pour les fichiers endommagés. L'extension proposée par défaut lors de l'enregistrement d'un classeur est le type .xlsx. Les autres extensions XML sont: * Classeur autorisant les macros (.xlsm) * Modèle par défaut (.xltx) * Modèle autorisant les macros (.xltm) * Macro complémentaire (.xlam) * Le dernier format .xlsb, est une version binaire non XML.

La lettre x en fin d'extension signifie que le fichier ne contient aucune macro. La lettre m signifie que le fichier contient des macros. Si vous enregistrez et fermez votre classeur au format .xlsx alors qu'il contenait des macros, celles ci seront perdues.

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II-B. Les limites d'Excel

Ce chapitre reprend simplement quelques points pour mettre en avant l'évolution importante par rapports aux anciennes versions d'Excel. Pour plus de précisions, utilisez l'aide Office et saisissez le mot clé limite . * Taille des feuilles de calcul: 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes. * Nombre maximal de caractères qu'une cellule peut contenir: 32 767. * Nombre maximal de couleurs par classeur: 16 millions de couleurs (32 bits avec accès complet au spectre de couleurs 24 bits). * Nombre maximal de formats/styles de cellule uniques: 64 000. * niveau de tri: 64 pour un tri simple, illimité lors de l'utilisation de tris séquentiels. * Longueur du contenu des formules: 8 192 caractères. * Niveaux de fonctions imbriqués: 64. * Points de données pour toutes les séries de données d'un graphique: 256 000. * Nombre maximal de points de données par série de donnée dans les graphiques 2D: 32 000. * Points de données par série de données pour les graphiques 3-D: 4 000. * Nombre maximal d'utilisateurs pouvant ouvrir et partager un classeur partagé en même temps: 256.

II-C. Enregistrer et exporter aux formats pdf et xps

Il existe un complément pour enregistrer facilement vos fichiers aux formats PDF (Portable Document Format) et XPS (XML Paper Specification). Des options permettent de sauvegarder le classeur entier, les feuilles sélectionnées, les pages spécifiées ou seulement une plage de cellules. Cliquez sur le bouton Publier pour enregistrer.

II-D. Compatibilité avec les versions antérieures d'Excel

Le menu de vérification est un point important dans Excel 2007 car il liste toutes les fonctionnalités risquant d'être perdues ou dégradées si le classeur est enregistré dans une version d'Excel antérieure. Par exemple, si vous sauvegardez votre classeur dans une ancienne version d'Excel, les données après la 65536ième ligne et de la 256ieme colonne ne seront pas prise en compte.

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De la même manière, les formules qui font références à des cellules au delà de cette limite poseront aussi un problème. Une fois les points de différence identifiés, vous pourrez apporter les modifications nécessaires à une meilleure compatibilité descendante. Pour lancer la procédure de vérification: Cliquez sur le bouton Office. Sélectionnez le menu Préparer. Cliquez sur le bouton Activer le vérificateur de compatibilité. Une boîte de dialogue va afficher tous les éléments incompatibles, ainsi que des liens d'aide et de correction. Si vous utilisez une ancienne version d'Excel, vous pouvez lire, modifier et enregistrer les classeurs aux nouveaux formats Microsoft Office 2007 grâce au pack de compatibilité pour Microsoft Office 2000, Office XP ou Office 2003.

II-E. La correction orthographique

Le vérificateur orthographique est commun entre les différentes applications Office. Lorsque vous personnalisez une option de correction dans Excel, la modification sera aussi prise en compte dans Word, Outlook, PowerPoint et dans Publisher. Le mode Français bénéficie de 3 options: * Orthographe traditionnelle et rectifiée. * Orthographe traditionnelle. * Orthographe rectifiée. Pour accéder à la fenêtre de gestion des corrections: Cliquez sur le bouton Office. Cliquez sur le bouton Options Excel. Sélectionnez le menu Vérification . Ou, depuis l'onglet Révision dans le ruban, cliquez sur le bouton Orthographe puis sur le bouton Options.

III. Le bouton Office et le ruban Dans Excel 2007, la barre de menus est remplacée par des onglets et un ruban qui rassemble toutes les fonctionnalités disponibles dans l'application.

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Cette nouvelle présentation sera peut être déroutante pour les possesseurs d'anciennes versions d'Excel. L'adaptation se fait toutefois rapidement. Passez un peu de temps à repérer dans quels onglets sont rangés vos anciennes barres d'outils et familiarisez vous avec la logique de l'application: les fonctionnalités sont regroupées par thème. Sinon, pour gagner du temps, vous pouvez toujours utiliser les classiques raccourcis claviers afin d'atteindre vos menus. Enfin, des info-bulles détaillées décrivent les fonctionnalités lorsque vous passez le curseur de la souris sur les menus et les éléments de l'application. Cela vous aidera à vous repérer dans ce nouvel environnement.

III-A. Le bouton Office

Le bouton Office remplace le menu Fichier. Ce bouton est constitué d'un menu et d'une barre d'accès rapide personnalisable. Il permet aussi d'accéder: * Aux options Excel. * Aux documents récents (Les fichiers peuvent être fixés dans la liste grâce à un bouton "punaise").

III-A-1. La barre d'accès rapide

La barre d'accès rapide contient trois boutons par défaut (Enregistrer le classeur, Annuler les changements et Rétablir les changements). Faites un clic droit sur l'objet afin d'accéder à l'option de personnalisation, puis choisissez les boutons qui apparaîtront dans la barre d'outils.

III-A-2. Description des menus

Le sous menu Nouveau permet d'ouvrir un classeur vierge, un modèle personnel ou un des modèles complémentaires disponible sur le site Microsoft Office Online. Le sous menu Enregistrer sous propose de sauvegarder le classeur au format de votre choix: * Au standard openXML . * Compatible avec les anciennes versions d'Excel. * Au format pdf (si le complément a été installé). * Aux autres formats (csv, txt, html, xla, slk ...). Le format présenté par défaut est .xlsx. Cliquez sur le bouton Autres formats pour afficher la boîte de dialogue "Enregistrer sous". Le sous menu Préparer contient les outils d'aide à la distribution du classeur: * Le bouton Propriétés pour lire ou modifier vos données personnelles. Cliquez sur l'option Propriétés du classeurs/Propriétés avancées pour afficher la boîte de dialogue Propriétés du classeur.

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* Le bouton Inspecter le document vérifie la présence de données confidentielles: Les commentaires, les contenus masqués, et les informations d'identification qui vous permettent de rédiger ou de modifier des documents en groupe lors du travail collaboratif. * Le bouton Chiffrement protège le classeur par un mot de passe. * Le bouton Signature numérique garantie l'authentification et l'intégrité des classeurs. * Le bouton Marquer comme final permet de spécifier la propriété Etat du classeur comme Final. Le fichier est alors uniquement accessible en lecture seule. * Le bouton Activer le vérificateur de compatibilité est une option est importante car elle liste toutes les fonctionnalités risquant d'être perdues ou dégradées si le classeur est enregistré dans une version d'Excel antérieure. Le sous menu Publier gère la distribution et le partage des classeurs.

III-A-3. Les options Excel

Désormais, vous accédez aux options d'Excel à partir du bouton Office.

En plus des options classiques, quelques éléments sont à signaler: Dans le sous menu Standard: * Vous pouvez personnaliser le jeu de couleurs d'Excel (Bleu, Argenté ou noir). * Cochez l'option Afficher l'onglet développeur dans le ruban pour gérer vos projets VBA. * Vous pouvez paramétrer les langues à utiliser. Le sous menu Personnaliser permet de modifier les boutons qui apparaissent dans la barre d'accès rapide. * Sélectionnez les commandes dans les différentes listes, puis cliquez sur Ajouter ou Supprimer afin de personnaliser la barre. Cette transaction est aussi accessible en faisant un clic droit sur le bouton Office, le ruban ou sur les onglets. Le sous menu Compléments gère les macros complémentaires. Le sous menu Enregistrement: * Vous pouvez spécifier un format de fichier par défaut pour la sauvegarde. * Il est possible de paramétrer la récupération automatique des classeurs (option existante depuis Excel2002).

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III-B. Le ruban

Le ruban propose des groupes de boutons, arrangés dans 9 onglets. Certains groupes possèdent un petit icône dans l'angle inférieur droit. Cliquez dessus pour faire apparaitre les boîtes de dialogues associées. Le menu contextuel du ruban permet de paramétrer la barre d'outils Accès rapide et de masquer le ruban pour un gain de place à l'écran. Des onglets supplémentaires spécifiques sont accessibles quand certains objets sont sélectionnés (Les images, formes automatiques, SmartArt, graphiques ...). Si vous avez besoin d'aide, profitez des info-bulles qui détaillent les fonctionnalités lorsque le curseur de la souris passe sur les menus. Le passage de la souris sur certains boutons contextuels permet aussi de pré-visualiser dynamiquement le résultat qui sera appliqué lors de la validation.

III-B-1. L'onglet Accueil

L'onglet Accueil rassemble les commandes générales pour la saisie et mise en forme du tableur.

Le groupe Presse papiers: * Copier, couper, Coller. * Reproduire la mise en forme. * Afficher le volet Presse papiers Office. Le groupe Police: * Le type de police. * La taille de la police. * Augmenter et diminuer progressivement la taille de la police. * Gestion des bordures de cellules. * Mise en forme des données (gras, souligné, italique) * Couleur de remplissage et la couleur de la police. Le groupe Alignement: * Gestion des alignements verticaux et horizontaux. * Orientation du texte. * Augmenter ou diminuer le retrait. * Renvoyer à la ligne automatiquement. * Fusionner les cellules.

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Le groupe Nombre: * Le format de la cellule * Ajout et réduction des décimales. Le groupe Style: * La mise en forme conditionnelle. * La mise en forme de tableaux. * Les styles de cellules. Le groupe Cellules: * Insérer des cellules, des lignes, des colonnes, des feuilles. * Supprimer des cellules, des lignes, des colonnes, des feuilles. * Paramétrer la taille des cellules. * Masquer des cellules, des lignes, des colonnes, des feuilles. * Afficher des cellules, des lignes, des colonnes, des feuilles. * Renommer la feuille. * Déplacer ou copier la feuille. * Définir une couleur d'onglet. * Verrouiller les cellules. * Protéger la feuille. * Définir le format des cellules. Le groupe Edition: * Accès rapide aux fonctions Somme, Moyenne, Nb, Max, Min. * Supprimer les éléments de la cellule. * Trier des valeurs ou des couleurs. * Filtrer. * Rechercher et remplacer dans la feuille. * Atteindre. * Afficher le volet de sélection (gestion des objets contenus dans la feuille).

III-B-2. L'onglet Insertion

L'onglet Insertion contient les objets pouvant être ajoutés dans une feuille Excel.

Le groupe Tableaux: * Insertion de tableaux croisés dynamiques. * Insertion de tableau. Le groupe Illustrations: * Insertion d'images et de ClipArt. * Insertion de formes. * Insertion de SmartArt.

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Le groupe Graphiques: * En colonne. * En ligne. * En secteurs. * En barres. * En aires. * En nuage de points. * Autres types de graphiques (Surface, Anneau, Bulle, Radar). Le groupe Liens hypertextes: * Insère un lien hypertexte dans la cellule sélectionnée. Le groupe Texte: * Insertion des zones de texte. * Insertion des entêtes et pieds de page. * Insertion des textes WordArt. * Insertion des lignes de signature. * Insertion des objets. * Insertion de symboles.

III-B-3. L'onglet Mise en page

Cet onglet gère la mise en forme de la feuille de calcul.

Le groupe Thèmes: * Liste des thèmes prédéfinis. Le groupe Mise en page: * Orientation (portrait ou paysage). * Marges * Définition de la taille du papier (A4, enveloppes, ...) * Zone d'impression. * Gestion des sauts de page. * Gestion des images d'arrière plan. * L'impression des titres (lignes et colonnes à reproduire sur chaque page imprimée). Le groupe Mise à l'échelle: Le groupe Options de la feuille de calcul: * Afficher ou masquer le quadrillage. * Imprimer le quadrillage. * Afficher ou masquer les entêtes de colonnes et de lignes. * Imprimer les entêtes de colonnes et de lignes. Le groupe Organiser:

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* Mise en page des objets contenus dans la feuille. * Mettre au premier plan ou à l'arrière plan. * Afficher le volet de sélection (gestion des objets contenus dans la feuille). * Aligner les objets. * Grouper les objets. * Rotation des objets.

III-B-4. L'onglet Formules

L'onglet Formules regroupe toutes les fonctions classées par genre et les options de gestion.

Le groupe Bibliothèque de fonctions: * Liste des fonctions regroupées par catégorie. * Afficher la boîte de dialogue pour insérer une formule. Le groupe Noms définis: * Gérer les cellules et les plages nommées (Ajout, modification, consultation, suppression). Le groupe Audit de formules: * Repérer les antécédents et les dépendants. * Supprimer les flèches d'audit. * Afficher les formules à la place de leur résultat. * Vérifier et repérer les erreurs. * Evaluer les formules. * Utilisation des fenêtres espions. Le groupe Calcul: * Les modes de calcul (automatique, automatique sauf sur les tables de données, manuel) * Calculer le classeur maintenant (F9). * Calculer la feuille maintenant (Maj+F9). Le groupe Solutions: * Effectuer des conversions vers et à partir de la devise Euro.

III-B-5. L'onglet Données

L'onglet Données gère les données du classeur et les données externes.

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Le groupe Données externes: * Création de connexions vers des sources externes (Access, fichiers txt et csv, à partir de sites web). * Gestions des connexions existantes. Le groupe Connexions: * Actualisation des informations provenant des sources de données. * Propriété des plages de données. * Gérer toutes les connexions pour le classeur (ajout, modification, suppression). Le groupe Trier et filtrer : * Trier des valeurs ou des couleurs. * Filtrer. Le groupe Outils de données: * Répartir le contenu d'une cellule dans des colonnes distinctes (convertir). * Supprimer les doublons. * Création des listes de validation. * Consolider. * Analyser les scénarios. Le groupe Plan: * Gérer les plans (grouper et dissocier). * Application d'un sous-total. Le groupe Analyse: * Utilisation de l'utilitaire d'analyse pour les données financières et scientifiques.

III-B-6. L'onglet Révision

L'onglet Révision permet la vérification, la gestion des annotations et la protection du classeur.

Le groupe Vérification: * Vérification de l'orthographe. * Rechercher (dans les dictionnaires, les encyclopédies et les traductions). * Dictionnaire des synonymes. * Traduction du texte sélectionné. Le groupe Commentaires: * Gestion des commentaires (ajouter, afficher, masquer, supprimer). Le groupe Modifications: * Protéger la feuille.

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* Protéger le classeur. * Protéger et partager le classeur. * Gérer les plages déverrouillées par un mot de passe lorsque la feuille est protégée. * Suivi des modifications.

III-B-7. L'onglet Affichage

L'onglet Affichage gère la mise en forme de la page à l'écran.

Le groupe Affichages classeur: * Afficher en mode normal ou en mode aperçu des sauts de page. * Affichage en mode "Mise en page". * Afficher en mode plein écran (Nota: la fermeture du mode plein écran est placée dans le menu contextuel de la feuille). Le groupe Afficher/Masquer: * Afficher/Masquer le quadrillage. * Afficher/Masquer la barre de formules. * Afficher/Masquer les entêtes de lignes et de colonnes. * Afficher/Masquer les règles. Le groupe Zoom: Le groupe Fenêtre: * Figer les volets. * Ouvrir le classeur dans une deuxième fenêtre. * Réorganiser les classeurs (horizontal, vertical, mosaïque, cascade). * Fractionner. * Masquer la fenêtre. * Afficher deux feuilles cote à cote. * Synchroniser le défilement de 2 classeurs. * Enregistrer l'espace de travail. * Basculer vers un autre classeur ouvert. Le groupe Macros: * Afficher la liste des macros. * Utiliser l'enregistreur de macros.

III-B-8. L'onglet Développeur

Comme son nom l'indique, cet onglet permet de gérer vos macros.

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Le groupe Code: * Accéder à l'éditeur de macros (Alt+F11). * Afficher la classique boîte de dialogue qui liste les macros exécutables (Alt+F8). * Utiliser l'enregistreur de macros. * Gérer la sécurité des macros. Le groupe Contrôles: * Insérer des contrôles Formulaires ou ActiveX. * Activer ou désactiver le mode création. * Afficher la fenêtre Propriétés. * Visualiser le code de la feuille active. Nota: Les contrôles Formulaires sont toujours disponibles dans Excel2007 mais il est préférable d'utiliser les contrôles ActiveX qui sont plus simples d'emploi et possèdent plus d'options. Le groupe XML : * Importer et exporter des fichiers xml. * Actualiser les données. * Mapper dans le classeur. Si l'onglet Développeur n'apparait pas dans le ruban: Cliquez sur le bouton Office, puis sur le bouton Options Excel. Cliquez sur le menu Standard. Cochez l'option Afficher l'onglet Développeur dans le ruban. Cliquez sur le bouton OK pour valider. Pour gérer les macros complémentaires: Cliquez le bouton Office. Cliquez sur le bouton Options Excel. Sélectionnez le menu Compléments. Choisissez Compléments Excel dans le menu déroulant Gérer (en bas de la fenêtre). Cliquez sur le bouton Atteindre .

III-B-9. L'onglet Compléments

L'onglet Compléments donne accès aux macros complémentaires que vous avez activé.

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III-C. La barre de formules

La barre de formules est maintenant extensible horizontalement et verticalement. Il est possible de rédiger des formules plus longues et comportant plus de niveaux d'imbrication qu'auparavant.

Sélectionnez simplement les bords de la barre de formules afin de modifier sa taille. Le menu déroulant sur la droite (dont la taille est aussi extensible) permet d'accéder aux dernières fonctions utilisées.

IV. La feuille de calcul

IV-A. Généralités

Pour éviter les risques d'erreur lors de la saisie des formules, Excel 2007 dispose d'un outil de saisie semi-automatique. Lorsque vous rédigez le début de la formule, l'application propose la liste des fonctions correspondantes. Cette nouveauté est très appréciable. On remarquera que les cellules et plages nommées apparaissent aussi dans la liste (ProductionAnnee dans la copie d'écran ci dessous).

Il est désormais possible de supprimer les doublons facilement: Sélectionnez votre plage de cellules. Cliquez sur l'onglet Données dans le ruban. Cliquez sur le bouton Supprimer les doublons, dans le groupe Outils de données. Une option permet de préciser si la première cellule correspond à un entête (elle ne sera pas prise en compte lors de la suppression). Cliquez sur le bouton OK pour valider.

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IV-B. La barre d'état et la barre d'onglet

La barre d'onglet dispose de quelques fonctionnalités supplémentaires:

Le menu contextuel contient un accès rapide pour protéger la feuille. Une feuille peut être ajoutée directement en cliquant sur le dernier onglet, sur la droite de la barre (ou en utilisant le raccourci clavier Maj+F11). Le menu qui liste les feuilles du classeur (clic droit sur la gauche de la barre d'onglets) existait déjà dans les versions précédentes d'Excel, mais il est toujours intéressant de rappeler cette option permet d'atteindre rapidement une feuille, surtout quand le classeur en contient beaucoup. La barre d'état a aussi évolué:

Le menu de Zoom, et notamment son curseur, permet de modifier la zone d'affichage très facilement. Vous pouvez basculer entre 3 modes d'affichage: Normal, Mise en page et Aperçu des sauts de page. Le mode Mise en page est très intéressant car vous travaillez sur la feuille de calcul tout en voyant ce que donnera exactement la page lorsqu'elle sera imprimée. Ce mode permet aussi d'accéder aux champs d'entête et de pied de page. Sur la gauche de la barre, se trouve le bouton pour démarrer et arrêter l'enregistreur de macros.

Faites un clic droit dans la barre d'état pour personnaliser son contenu.

IV-C. Le menu contextuel des cellules

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Le nouveau menu contextuel (clic droit dans une cellule) s'est enrichi d'une barre de mise en forme.

Cette barre correspond au groupe Police, dans l'onglet Accueil. Le menu contextuel dispose aussi de nouvelles options: * Filtrer * Trier * Nommer une plage

IV-D. Les tableaux

Excel permet de convertir une plage de cellules en tableau ("Liste" dans Excel 2003). Les tableaux facilitent le classement et l'exploitation de vos données. Sélectionnez les cellules puis cliquez sur le bouton "Tableau" dans le groupe Tableaux de l'onglet Insertion. (Ou sur le bouton "Mettre sous la forme de tableau" dans le groupe Style de l'onglet Accueil). Choisissez un style dans la liste. La plage est automatiquement mise en forme en fonction du style que vous avez sélectionné. Un filtre automatique est activé par défaut dans la nouvelle table. Vous pouvez ensuite utiliser la puissance des filtres et des tris pour traiter le contenu des cellules :

Un nouvel onglet, apparait dans le ruban lorsque vous sélectionnez n'importe quelle cellule du tableau. L'application comprend que les modifications concernent tout le tableau.

Le groupe Propriétés: * Renommer le tableau qui sert de référence (Sans espace ni caractère spécial). * Redimensionner le tableau. Le groupe Outils:

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* Synthétiser avec un tableau croisé dynamique. * Supprimer les doublons. * Convertir en plage (Annule la table). Le groupe Données de table externe: * Exporter vers une liste SharePoint ou un diagramme Visio. * Actualiser. * Spécifier le mode de mise à jour des données. * Déconnecter le tableau du serveur. Le groupe Options de style de tableau: * Activer ou désactiver la ligne d'entête. * Appliquer une mise en forme pour la première et la dernière colonne. * Appliquer des lignes ou des colonnes à bandes (alternance de couleurs). * Activer ou désactiver la ligne des totaux. La ligne de totaux, et les formules qu'elle contient, s'adapte automatiquement lorsque vous redimensionnez le tableau. Vous pouvez définir un type de calcul particulier pour chaque cellule de la ligne de totaux. Le groupe Styles de tableau: * Choisir un autre style dans la galerie. Les noms de tableaux sont accessibles dans le gestionnaire de noms (Onglet Formules/Groupe Noms définis) et aussi visibles dans la liste de saisie semi automatique des formules. Vous pouvez donc spécifier le nom du tableau (qui est en fait une plage nommée) dans vos formules: =RECHERCHEV("mimi";Tableau1;3;0)

IV-E. La mise en forme conditionnelle

Le nouvel outil de mise en forme conditionnelle dispose d'une large panoplie de règles afin de visualiser et d'analyser les relations ou les tendances entre les données. Les mefc sont faciles et rapides à appliquer. Vous pouvez obtenir des synthèses cohérentes et d'une grande qualité visuelle, en quelques clics de souris.

Le bouton "Mise en forme conditionnelle" se trouve dans le groupe Style de l'onglet Accueil. Après avoir sélectionné une colonne de votre tableau, vous pouvez utiliser les règles prédéfinies dans le menu: * Faire ressortir les valeurs (supérieures, comprises entre, contenant, en doublon, inférieures ...) par rapport à une variable que vous spécifiez. * Faire ressortir les valeurs (les plus élevées et plus faibles en nombre ou en pourcentage,

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supérieures et inférieures à la moyenne ...) par rapport à une variable que vous spécifiez. * Appliquer des relations visuelles (nuances de couleurs, icônes indicateurs). * Appliquer une barre de données dans chaque cellule, qui correspond à la grandeur de la valeur par rapport à la série. L'application calcule la mise en forme automatiquement, et s'adapte au contenu des cellules. Les prévisualisations et les modifications s'effectuent en temps réel. Vous pouvez spécifier plusieurs critères de mise en forme conditionnelle qui s'appliqueront à la plage. Pour utiliser une formule: Sélectionnez la ou les cellules. Cliquez sur l'option Nouvelle règle dans le menu du bouton Mise en forme conditionnelle. Sélectionnez Utiliser une formule ... dans le champ Type de règle. Saisissez votre formule. Choisissez le format de mise en forme (bouton Format). Cliquez sur le bouton OK pour valider.

IV-F. La police, les thèmes et les styles

Le type de police: La police de caractère utilisée dans Office 2007 bénéficie de la technologie ClearType par défaut. Les polices ClearType facilitent la lecture de texte (lissage). Si dans certaines configurations des caractères ne s'affichent pas ou sont floutés, Vous pouvez désactiver ClearType dans les options Excel (menu Standard). Les thèmes: Les thèmes sont des ensembles prédéfinis de couleurs, de polices, de traits et d'effets de remplissage qui peuvent être appliqués à la feuille de calcul ou à des objets spécifiques. Les thèmes sont communs à toutes les applications Office 2007. La galerie est composée de 20 thèmes par défaut. Si les modèles proposés ne vous conviennent pas, vous pouvez en télécharger d'autres sur le site Microsoft Office Online: Sélectionnez sur le bouton Thèmes dans l'onglet Mise en page. Cliquez sur le lien Autres thèmes sur Microsoft Office Online.

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Choisissez le thème qui vous intéresse et suivez les instructions de téléchargement. Lorsque vous sélectionnez de nouveau le bouton Thèmes dans l'onglet Mise en page, le thème téléchargé apparait dans le champ Personnalisé. Les thèmes sont utiles pour standardiser vos présentations et respecter vos chartes graphiques. Les styles: Si les thèmes sont communs à toutes les applications Office, les styles sont eux conçus pour mettre en forme les éléments spécifiques à Excel * Graphiques * Tableaux * Cellules * Tableaux croisés dynamiques * SmartArt * Formes Le bouton Styles de cellules se trouve dans le groupe Style de l'onglet Accueil. Un choix important de styles prédéfinis est mis à votre disposition. Vous pouvez facilement créer et personnaliser vos styles si aucun de ceux proposés ne vous convient.

IV-G. Les tris et les filtres

Les tris: Vous pouvez facilement classer les données dans la feuille de calcul en utilisant les tris. De nouvelles options ont été ajoutées: Tri par couleur de cellule ou de police, et jusqu'à 64 niveaux (contre 3 dans les versions précédentes).

Les filtres: Profitez aussi des améliorations apportées aux capacités de filtrage: * Par couleur. * Personnalisé en fonction du type de données (dates, texte, numérique). * Augmentation des critères de filtre.

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Les options du filtre s'adaptent en fonction du type de données contenu dans la colonne: * Filtres textuels. * Filtres numériques. * Filtres chronologiques pour les dates. L'application est capable d'analyser automatiquement les dates par jour, semaine, mois, semestre ou année ce qui facilite les filtres sur ce type de données.

Pour dissocier la hiérarchie de dates dans le Filtre (transformation en liste non hiérarchique): Cliquez sur le Bouton Office. Cliquez sur le bouton Options Excel. Sélectionnez le menu Options avancées. Dans la partie Afficher les options pour ce classeur, Choisissez le classeur. Décochez l'option Grouper les dates dans le menu Filtre automatique. Cliquez sur le bouton OK pour valider.

V. Les graphiques Le nouvel outil de conception des graphiques permet une construction rapide et d'une grande qualité visuelle.

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Vous pouvez profiter des nombreuses options disponibles: * Choix du type de graphique. * Rendu des couleurs et des images. * Personnalisation des couleurs par thèmes ou au choix dans une large palette. * Effets visuels (Fonction d'affichage 3D, rotations, ombres adoucies, transparences ...). * Gestion des modèles et des graphiques par défaut. Le moteur de création des graphiques est le même dans Office Word et PowerPoint 2007. Vous pouvez donc créer des graphiques de la même manière, dans ces applications. Le menu de création des graphiques est situé dans l'onglet Insertion.

Un nouveau groupe d'onglets est accessible lorsque le graphique est sélectionné:

C'est à partir de ces onglets que vous allez modifier et personnaliser vos graphiques. Onglet Création: * Modifier le type de graphique. * Enregistrer comme modèle. * Intervertir les lignes et les colonnes. * Gérer les plages de données sources. * Dispositions du graphique. * Sélection du style de graphique depuis une galerie. * Déplacer le graphique (dans un onglet graphique ou incorporé dans la feuille de calcul). Onglet Disposition: * Mise en forme de la sélection. * Insertion d'images de zones de texte et de formes. * Gestion des étiquettes, du titre du graphique, des légendes, des tables de données. * Gestion des axes et quadrillages. * Gestion des planchers et parois, fonctions d'affichage 3D et des effets visuels. * Mise en oeuvre des courbes de tendance, barres d'erreur. * Propriétés pour renommer le graphique. Onglet Mise en forme: * Styles de formes, contours, remplissages, effets. * Styles WordArt pour les étiquettes, le titre du graphique et les légendes. * Gestion des graphiques: liste des graphiques dans un volet de sélection, avec possibilité

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de changer les titres et masquer/réafficher les graphiques. * Modification de la taille du graphique. Vous pouvez aussi accéder aux options du graphique à partir du menu contextuel (clic droit dans le graphique). Un menu contextuel différent s'affiche en fonction de la zone sélectionnée.

L'option Sélectionner des données (aussi accessible par le groupe Outils de graphique/Création/ Données/Sélectionner des données) permet d'afficher la boîte de dialogue pour gérer les sources de données. * Définir la plage de données. * Ajouter, modifier, déplacer ou supprimer des séries. * Intervertir les lignes et les colonnes. * Modifier les étiquettes de l'axe des abscisses. * Gérer les cellules vides et les cellules masquées.

VI. Les SmartArt Excel 2007 intègre la fonctionnalité SmartArt qui propose une vaste galerie de pyramides, de diagrammes et d'organigrammes, à placer dans les feuilles de calcul. Ce nouvel outil permet l'illustration et la mise en valeur de vos résultats. Cliquez sur l'onglet Insertion. L'icône SmartArt est situé dans le groupe Illustration. Les diagrammes sont classés par catégorie: * Tous * Liste * Processus * Cycle

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* Hiérarchie * Relation * Matrice * Pyramide

Deux nouveaux onglets (Création et Format) sont accessibles lorsqu'un diagramme SmartArt est sélectionné. Ceux ci contiennent une large palette d'outils pour la création et la mise en forme des objets.

Il est possible d'afficher le résultat d'une cellule dans un SmartArt: * Insérez un diagramme SmartArt dans la feuille de calcul. * Appliquez votre mise en forme et finalisez l'aspect visuel. * Sélectionnez ensuite la bordure encadrant l'ensemble des formes. * Utilisez le raccourci clavier Ctrl+A. * Toutes les zones sont ainsi sélectionnées. * Effectuez un Copier. * Sélectionnez une cellule dans la feuille de calcul. * Collez. * Vous obtenez une copie du SmartArt, mais de type forme automatique classique. * Vous pouvez à ce stade supprimer le "modèle" initial si vous le souhaitez. * Sélectionnez la zone de texte dans les différentes formes et spécifiez la référence à une cellule, dans la barre de formule. * Validez la formule. * Désormais, le résultat de la cellule Feuil3!$A$1 s'affiche dans la forme.

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VII. Les tableaux et graphiques croisés dynamiques Les tableaux croisés dynamiques (TCD) servent à synthétiser et analyser des lignes d'information à partir des paramètres que vous avez spécifiés. Comme les autres outils de l'application Excel, les tableaux croisés dynamiques bénéficient aussi d'une nouvelle interface. Vous pouvez créer un tableau croisé dynamique à partir de l'onglet Insertion. Deux onglets spécifiques (Options et Création) sont accessibles lorsqu'une cellule du TCD est sélectionnée.

L'onglet Options Le groupe Options du tableau croisé dynamique: * Modifier le nom du TCD. * Afficher la boîte de dialogue Options du TCD. Le groupe Champ actif: * Modifier le nom du champ. * Développer ou réduire tous les éléments du champ actif. * Afficher la boîte de dialogue Paramètres de champs. Le groupe Groupe: * Créer un groupe contenant les éléments sélectionnés. * Dissocier le groupe. * Grouper les champs numériques ou Date. Le groupe Trier: Le groupe Données: * Actualiser le TCD. * Changer la source de données. Le groupe Actions: * Supprimer les champs, les mises en forme et les filtres. * Sélectionner un élément du TCD (étiquettes, valeurs, TCD complet). * Déplacer le TCD dans le classeur. Le groupe Outils: * Créer un graphique croisé dynamique. * Créer et modifier les champs et éléments calculés.

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* Lister les formules. * Travailler sur TCD connecté à une source de données OLAP. Le groupe Masquer/Afficher: * Afficher ou masquer la liste des champs. * Afficher ou masquer les boutons +/-. * Afficher ou masquer les entêtes de champs des lignes et colonnes. L'onglet Création Le groupe Disposition: * Paramétrer l'affichage et la disposition des sous totaux. * Activer ou désactiver les lignes et les colonnes. * Ajuster la disposition du TCD (compactée, mode plan, tabulaire). * Ajouter ou supprimer des sauts de lignes après chaque élément. Le groupe Options de style de tableau croisé dynamique: * Afficher ou masquer la mise en forme des lignes et colonnes. Le groupe Styles de tableau croisé dynamique: * Choisir un style dans la galerie. Le contenu du TCD est géré à partir du volet Liste de champs de tableau croisé dynamique. Sélectionnez les champs à inclure dans le rapport.

Vous pouvez ensuite utiliser les fonctions pour synthétiser, analyser et mettre en forme vos données: * Appliquer une mise en forme conditionnelle. * Trier la colonne de la cellule sélectionnée. * Annuler les actions effectuées pour changer l'orientation de l'analyse.

VIII. L'aide L'accès à la fenêtre d'aide Office est représentée par un icône bleu, de forme ronde et contenant un point d'interrogation. L'aide est aussi toujours accessible par le raccourci clavier F1. De nombreux exemples très détaillés sont disponibles, permettant de répondre à vos questions et aussi de découvrir toutes les fonctions de l'application.

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Une partie de l'aide est stockée sur le poste de travail. Certaines rubriques complémentaires sont hébergées en ligne, sur le site Office Online. En activant la connexion, vous avez accès à un plus grand nombre de procédures d'aide. On peut imaginer le formidable potentiel que cela représente si cette base de connaissance en ligne est régulièrement actualisée et complétée. Le bouton de connexion au site Office Online est placé dans le coin inférieur droit de la fenêtre d'aide. Vous pouvez paramétrer une utilisation de l'aide, en local ou en ligne, depuis le menu

IX. Les références absolues et relatives

I. Introduction

L'utilisation des références absolues et relatives fait partie des connaissances de base dans Excel. Ce cours n'a d'autre but que de schématiser l'utilisation de ces références. A sa lecture, vous comprendrez quand utiliser ou pas le signe $ dans vos références.

II. Références relatives et absolues

II-A. Premier tableau: Formule avec des références relatives

Créons un petit tableau reprenant les salaires à payer pour quelques employés sur le premier trimestre. Ce tableau est un tableau tout simple, avec la saisie du montant à payer.

II-A-1. Calculer la somme d'une plage de cellules

Nous allons ajouter une somme à ce tableau, de façon à totaliser les salaires par mois. Commençons par ajouter la somme pour le mois de janvier

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En tirant cette formule vers la cellule de droite, nous constatons que la formule a été modifiée par Excel, pour nous donner la somme des cellules C2:C6

II-A-2. Comprendre ce qui a été demandé à Excel

Excel a donc adapté notre formule, pour la rendre conforme à ce que nous attendions intuitivement, à savoir copier la formule de la colonne B vers la colonne C pour obtenir le total de février. Nous avons saisi une formule en B7, et cette formule fait référence aux cellules B2:B6. Relativement à B7, où se trouvent les cellules saisies dans la formule? B2 se trouve 5 lignes plus haut dans la même colonne, et B6 se trouve 1 ligne plus haut dans la même colonne. Notre vraie demande à Excel est donc: Calculer la somme de la plage de cellules qui commence 5 lignes plus haut dans la même colonne (B2) et qui se termine 1 ligne plus haut dans la même colonne (B6). Lorsque nous recopions cette formule en C7, Excel traite notre demande: Calculer la somme de la plage de cellules qui commence 5 lignes plus haut dans la même colonne (C2) et qui se termine 1 ligne plus haut dans la même colonne (C6). Nous pouvons recopier cette formule pour Mars et Excel l'adapte à notre demande.

Pour bien fixer les choses, nous allons suivre le même raisonnement pour la création de la formule qui totalisera le trimestre par employé.

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En E2, nous saisissons la formule =SOMME(B2:D2), ce qui signifie: Calculer la somme de la plage de cellules qui commence sur la même ligne, 3 colonnes à gauche (B2) et qui se termine sur la même ligne, 1 colonne à gauche (D2). Nous pouvons donc recopier cette formule vers le bas pour les autres employés, ainsi, pourquoi pas, que pour les totaux par mois.

II-B. Deuxième tableau: Des références relatives et une référence mixte

Les tableaux ne sont bien entendu que rarement aussi simples à créer. Imaginons que le salaire à payer soit dépendant de prestations réalisées et d'un taux horaire variable par employé. Nous devrions alors nous baser sur les tableaux suivants pour créer notre formule

II-B-1. Création de la formule de base

Dans ce tableau, nous comprenons que le salaire est constitué du produit des heures prestées par le taux horaire de l'employé. Pour Pierre en janvier , nous aurons donc la formule illustrée ci-dessous.

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Un copier-coller de cette formule jusqu'en D6 nous donne un résultat inattendu.

Si nous éditons la formule en D6, nous constatons qu'Excel plonge "dans le vide" pour aller chercher le taux horaire de Paul.

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II-B-2. Comprendre notre demande et la reformuler à Excel

En B2, nous avons demandé à Excel d'aller chercher le taux horaire de Pierre dans la même colonne, 17 lignes plus bas. Transposée en D6, cette demande fait donc pointer Excel dans la même colonne, 17 lignes plus bas, soit en D23. Excel a donc interprété correctement notre formule! Le numéro de ligne pour le taux horaire est correct, mais il fallait dire à Excel de rester dans la colonne B, puisque nous voulons bien entendu éviter de devoir recopier le taux horaire pour tous les mois pris en compte dans le tableau. A défaut de pouvoir formuler cette demande, nous serions contraints de devoir créer une formule pour chaque mois du tableau... Nous allons donc demander à Excel de "geler" la colonne B pour les taux horaires, et ce "gel" de la colonne va être demandé en faisant précéder la référence de la colonne par le signe $. Si je reprends la formule en B2, j'aurai donc ceci

Recopiée en B2:D6, la formule est correcte, et l'édition de cette formule en D6 met en évidence le gel de la colonne B, grâce au signe $ devant la lettre de la colonne.

Lorsque l'on saisit une référence dans une cellule, le raccourci F4 permet de boucler sur les références utilisables d'une cellule ou d'une plage. Ainsi, si on saisit =C1 dans une cellule puis que l'on presse sur F4, on obtiendra $C$1, puis C$1, puis $C1, puis on reviendra sur C1 pour boucler.

II-C. Troisième tableau: Des références relatives et deux références mixtes

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Complexifions un peu notre tableau par l'ajout d'une donnée. Le patron de la boîte étant généreux, il propose d'indexer mensuellement le salaire de 0.5%. Nous devons bien entendu adapter notre tableau en y ajoutant cette donnée, et adapter notre formule pour qu'elle devienne: Heures prestées * Taux horaire * Index mensuel

A nouveau, remanions notre formule en B2 pour tenter de créer une seule formule exploitable sur tout le tableau des salaires.

Puisque nous avons compris le principe, nous comprenons que, cette fois, c'est la ligne qu'il faut geler dans la référence de l'index. De cette manière, lorsque nous recopierons la formule sur B2:D6, la ligne 26 sera bien gelée, comme le montre le tableau suivant.

II-D. Quatrième tableau: Des références relatives, deux références mixtes et une référence absolue

Nous arrivons tout doucement à la fin de ce petit exposé. Notre patron étant vraiment généreux, il a décidé de l'octroi d'une prime inconditionnelle de 100 € par mois, pour chaque employé. Nous pourrions être tentés d'utiliser la formule suivante

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et donc de mettre, "en dur", le montant de la prime.

La modification future des valeurs, chaines de caractères ou dates saisies dans les formules peut vite s'avérer être un véritable casse-tête, ainsi qu'une source d'oublis ou d'erreurs. Il donc préférable de saisir les valeurs dans des cellules et de faire référence à ces cellules dans les formules d'Excel.

Puisqu'il ne faut pas utiliser de valeur dans une cellule, nous allons utiliser une cellule pour y stocker le montant de la prime. Le bas de notre feuille ressemblera donc à ceci

Nous pouvons alors modifier notre formule en B2 pour qu'elle utilise cette valeur stockée en B28 Comme la prime se trouve dans une cellule unique, il nous faudra geler la ligne ET la colonne lorsque nous ferons référence à cette cellule dans une formule. Pour geler la ligne (tableau d'index), nous avons mis un $ devant le numéro de la ligne. Pour geler la colonne (tableau des taux horaires), nous avons mis un $ devant la lettre de la colonne. Pour geler la ligne et la colonne, nous mettrons donc un $ devant la ligne et devant la colonne. La formule utilisée sera donc

Lorsqu'elle est recopiée en B2:D6, la formule est correctement interprétée par Excel, comme le montre l'édition de la formule en D6

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II-E. Schéma

On peut donc retenir le schéma suivant: Lorsque l'on va chercher des données dans un tableau de mêmes dimensions que le tableau de résultat, on utilise une référence relative comme B11. Lorsque l'on va chercher des données dans un tableau ne contenant qu'une colonne, on verrouille la colonne et on utilise une référence mixte en signalant le verrou sur la colonne par un $ avant la lettre de colonne comme $B19. Lorsque l'on va chercher des données dans un tableau ne contenant qu'une ligne, on verrouille la ligne et on utilise une référence mixte en signalant le verrou sur la ligne par un $ avant le numéro de ligne comme B$26. Lorsque l'on va chercher une donnée dans une cellule, donc dans un tableau ne contenant qu'une ligne et qu'une colonne, on verrouille la ligne et la colonne en faisant précéder chaque référence de $, comme $B$28.

Dans certains cas, il est possible (et préférable...) d'utiliser des plages nommées. L'utilisation de plages nommées peut dispenser de l'utilisation des références absolues et relatives. Comme il n'est toutefois pas possible de toujours utiliser des plages nommées et de se passer des références absolues, mixtes ou relatives, il est utile de bien en comprendre le fonctionnement.

X. La mise en forme conditionnelle dans Excel

I. Introduction

La mise en forme conditionnelle applique un format (ombrage de cellule, couleur de police ou de cadre) automatiquement si une condition particulière est remplie. La MFC permet ainsi de mettre en évidence et de visualiser rapidement certaines données dans un tableau de résultats.

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II. Description

Les mises en forme conditionnelles sont accessibles par le menu Format/Mise en forme conditionnelle.

La boîte de dialogue vous permet de paramétrer les conditions en fonction de votre projet. La mise en forme sera appliquée à la cellule (ou plage de cellules) active. Vous pouvez utiliser deux types de conditions: * En fonction du contenu de la cellule: Sélectionnez l'option "La valeur de la cellule est". * En définissant une formule: Sélectionnez l'option "La formule est".

Une liste d'opérateurs est disponible lorsque vous choisissez l'option "La valeur de la cellule est".

Sélectionnez un opérateur dans la liste puis indiquez les données à contrôler dans le(s) champ(s) de droite: Vous pouvez faire référence à des données alpha numériques ou au contenu d'autres cellules. Dans l'exemple suivant, la condition est vraie si le contenu de la cellule qui reçoit la mise en forme est compris entre 15 et 20.

Dans cet autre exemple, la condition est vraie si la valeur de la cellule est comprise entre le

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contenu des cellules B1 et B2.

Le type de condition "La formule est" teste une fonction logique. L'expression utilisée dans vos mises en forme conditionnelles doit donc renvoyer un résultat Vrai ou Faux. L'application Excel dispose de fonctions logiques spécifiques: * ET * FAUX * NON * OU * VRAI * EST.IMPAIR * EST.PAIR * ESTERREUR * ESTLOGIQUE * ESTNA * ESTNONTEXTE * ESTNUM * ESTREF * ESTTEXTE * ESTVIDE * EXACT

Mais vous pouvez aussi créer vos propres fonctions logiques. Par exemple: =$A$1="mimi" Cette formule renvoie la valeur VRAI si la cellule A1 contient la chaîne mimi , et renvoie FAUX dans le cas contraire. Remarque: Les critères de type TEXTE doivent être encadrés par des guillemets. Un autre exemple: =SI($A$3<AUJOURDHUI();VRAI;FAUX) Renvoie une valeur VRAI si la date saisie en A3 est antérieure à aujourd'hui. Consultez le chapitre III pour visualiser d'autres exemples. L'article sur les fonctions Excel décrit aussi la mise en oeuvre des formules logiques. Le bouton Format, dans la boîte de dialogue principale, permet de paramétrer la mise en forme qui va être appliquée lorsque la condition sera remplie. Vous pouvez spécifier la police, les bordures ou les motifs de la cellule en fonction de vos préférences. L'objectif principal restant la mise en évidence des données qui répondent aux conditions.

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Validez votre choix. Vous pouvez ensuite visualiser la mise en forme spécifiée dans la fenêtre principale:

Le bouton Ajouter permet de créer une nouvelle MFC dans la cellule (ou la plage de cellules) active. Remarque: Le nombre de conditions est limité à 3 par cellule. Le bouton Supprimer permet d'ôter une MFC de la cellule (ou la plage de cellules) active. Choisissez la ou les conditions à supprimer puis cliquez sur le bouton OK pour valider.

III. Informations complémentaires

Une mise en forme conditionnelle ne peut se référer à un autre classeur. La mise en forme conditionnelle peut se référer à une autre feuille (du même classeur) en nommant les cellules qui seront utilisées dans la formule: Menu Insertion/Nom/Définir Il n'est pas posssible d'appliquer une mise en forme conditionnelle en fonction d'un format de cellule. Il n'est pas possible de compter par macro les cellules répondant aux critères d'une MFC. Une solution de remplacement consiste à recréer une fonction qui utilisera les mêmes critères que la mise en forme conditionnelle. Lorsque plusieurs conditions sont vraies, seule la mise en forme de la première condition vraie est appliquée dans la mise en forme.

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Il n'est pas possible de modifier les mises en forme conditionnelles ou en appliquer de nouvelles pendant qu'un classeur est partagé. Les MFC créées avant que le classeur ne soit partagé continuent de fonctionner. Les dates et les heures sont évaluées sous forme de numéros de série dans les mises en forme conditionnelles: 01/01/1900 = 1 , 09/03/2007 = 39150 ...

III-A. Copier la mise en forme

Vous pouvez reproduire facilement une MFC existante en effectuant un Copier/Coller: Copiez la cellule qui contient la mise en forme. Ensuite sélectionnez la cellule (ou la plage de cellules) qui doit recevoir la même mise en forme. Effectuez un clic droit (ou utilisez le menu Edition/Collage spécial). Choisissez l'option "Collage spécial" dans le menu contextuel. Sélectionnez "Format". Cliquez sur le bouton OK pour valider.

Vous pouvez aussi utiliser l'outil "Reproduire la mise en forme" pour dupliquer la MFC d'une cellule. ATTENTION à bien prendre en compte les références relatives, absolues ou mixtes avant le collage des formules sinon le résultat risque d'être erroné.

XI. Les fonctions sous le logiciel de Microsoft Excel 2007 Nous avons vu dans la partie sur le calcul que l'on pouvait faire des opérations simple sur le logiciel Excel 2007. Mais le logiciel nous permet de créer des calculs plus ou moins complexe. Vous trouverez de nombreux outils dans l'onglet Formules qui vous permettront de réaliser ces calculs :

• La fonction Moyenne : Vous trouverez cette fonction en déroulant le menu suivant :

Cette fonction calcul la moyenne des cellules sélectionnées comme le montre l'image suivante :

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• La fonction SI : Cette fonction permet de comparer la valeur des cellules. Sur l'exemple suivant, nous allons prendre la moyenne des élèves sur une année. Si la moyenne est supérieure ou égale à 10 alors l'élève passe en deuxième année sinon l'élève redouble

La fonction Si se situe dans la liste déroulante suivante :

Lorsque vous cliquez sur cette fonction la boîte de dialogue suivante apparaît :

Dans la zone de texte "test logique", vous devez comparer la moyenne de l'élève à 10. Le signe de comparaison est >= (ce qui signifie supérieur ou égal). Si la note est supérieure ou égale à 10 alors l'élève passera en deuxième année sinon il redoublera. Dans les zones de texte valeur_si_vrai et valeur_si_faux vous devez saisir les informations qui doivent apparaître dans Excel.

La colonne F a été rempli grâce à la fonction SI.

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• Des fonctions mathématiques :

Ces fonctions mathématique se situe dans la liste déroulante suivante . Grâce à ces fonctions, vous pouvez calculer la tangente (TAN), le sinus (SIN) d'un angle ainsi que son cosinus (COS). Mais vous pouvez aussi calculer le logarithme (LOG) ainsi que le logarithme népérien (LN) d'un nombre ...

• Des fonctions Dates & Heures :

Ces fonctions se situe dans la liste déroulante suivante . Deux fonctions qui me paraissent importante et que vous devez connaître. Ce sont les fonctions :

• Maintenant() : Elle permet d'insérer la date du jour et l'heure dans une cellule • Aujourd'hui () : Elle permet d'insérer la date du jour dans une cellule

Ces deux fonctions s'auto incrémente automatiquement c'est-à-dire que si vous enregistrez un fichier Excel avec une de ces fonction, le lendemain la date du jour aura changé toute seule.

• Des fonctions très complexes :

Si vous souhaitez faire des fonctions de statistique ... vous pouvez vous rendre à la liste

déroulante suivante

L'insertion d'objet, de forme, d'image dans une feuille

Insérer une image, un clipart, une forme ...

• L'insertion d'image :

Vous souhaitez mettre une image de votre PC sous Excel, il suffit de vous rendre sur l'onglet

Insertion et de cliquer sur l'outil . La boîte de dialogue suivante s'ouvre alors :

Il ne vous reste plus qu'à parcourir votre disque dur pour placer votre image.

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L'insertion d'un clipart

Un clipart est un dessin crée par Microsoft que vous pouvez insérer dans vos documents Excel. Pour insérer un clipart, il suffit de vous rendre à l'onglet Insertion puis de cliquer sur

l'outil . La boîte de dialogue suivante apparaît sur le coté droit de l'écran :

Dans la zone de texte "Rechercher", saisissez un mot ou une expression en rapport avec le clipart puis valider. Excel vous propose alors un ou plusieurs clipart. Maintenant, il suffit de double cliquer sur le clipart pour l'insérer dans votre document Excel.

L'insertion de forme

Pour insérer une forme (flèches, smiley, rectangles, organigrammes ...) dans votre feuille

Excel, vous devez cliquer sur le bouton dans l'onglet Insertion. La liste déroulante suivante s'ouvre alors :

Cliquez sur la forme que vous voulez insérer puis cliquez-glisser cette forme sur votre document Excel comme le montre l'image suivante :

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Si vous avez fait attention, sur chaque photo, clipart ou forme que vous venez d'insérer l'onglet Format est apparu :

Les outils dans cet onglet vous permettent de modifier l'apparence de votre photo ou clipart ou forme.

La mise en forme des cellules sous le logiciel Excel 2007

• : Cette liste déroulante permet de changer la police d'écriture d'une cellule • : Cette liste déroulante permet de changer la taille de la police d'écriture d'une

cellule • : Ces 3 boutons permettent soit de mettre en Gras ou en Italique ou en

souligné les éléments de votre cellule. • : Ces 3 boutons permettent d'aligner votre texte ou vos chiffres dans une

cellule. Le premier bouton aligne le texte sur la gauche, le deuxième bouton centre le texte et le troisième bouton aligne le texte sur la droite de la cellule

Sous Excel, vous manipuler aussi bien les lettres que les chiffres. Mais ces chiffres peuvent prendre différents format. La liste déroulante suivante vous permet de changer le format de la cellule.

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XII. Les tableaux croisés dynamiques dans Excel2007

I. Introduction

Le Tableau Croisé Dynamique (TCD ou rapport) est un outil pour analyser vos bases de données. Il est dynamique car toute modification de la source entraîne la mise à jour du rapport, lorsque l'actualisation est déclenchée. Le TCD permet de grouper, combiner et comparer rapidement un grand nombre d'informations. Vous pouvez par exemple identifier des dépenses par centre de frais, puis regrouper les résultats par mois, en simplement 4 clics. Chaque en-tête de colonne dans la base de données devient un champ du tableau croisé dynamique. Chaque ligne suivante correspond à un enregistrement. La présentation du tableau de synthèse est définie par les options de filtre et de regroupement, par la position des champs ainsi que par les formules appliquées. Le TCD permet d'effectuer des calculs prédéfinis (somme, nombre, nb, moyenne, produit, chiffres, max, min, ecarttype, ecarttypep, var, varp). Vous pouvez également créer vos propres formules en insérant des champs et éléments calculés. L'interface des tableaux croisés dynamiques Excel2007 a été repensée et pourra déconcerter les utilisateurs des anciennes versions. Une fois la prise en main terminée, vous constaterez que les options sont plus nombreuses et les limites techniques ont été repoussées.

Fonctionnalité Limite maximale Nombre maximal de rapports de tableau croisé dynamique par feuille

Limité par la quantité de mémoire disponible

Éléments uniques par champ 1 048 576

Nombre maximal de champs de ligne ou de colonne par TCD

Limité par la quantité de mémoire disponible

Nombre maximal de filtres par TCD 256 (limitation possible par la quantité de mémoire disponible)

Nombre maximal de champs de valeur par TCD

256

Nombre maximal de formules d'éléments calculés

Limité par la quantité de mémoire disponible

Formules d'élément calculées Limité par la quantité de mémoire disponible

Longueur pour une chaîne relationnelle de TCD

32 767

Nota: Les graphiques croisés dynamiques seront traités ultérieurement, dans un autre tutoriel.

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II. Créer un tableau croisé dynamique

L'efficacité d'un tableau croisé dynamique repose sur une base de données correctement structurée.

Pour mieux comprendre, imaginez que la feuille de calcul est une table Access. Chaque cellule de la première ligne contient le nom des champs (en-tête). Les lignes suivantes contiennent les enregistrements. La base ne doit pas contenir deux noms de champs identiques. Evitez les cellules vides dans les champs qui stockent des données numériques. La base ne doit pas contenir de colonnes vides. La base ne doit pas contenir de lignes vides. La base doit stocker uniquement des données brutes (pas de lignes de sous totaux, pas de sous ensembles ...) Après avoir défini et préparé la source à analyser: Positionnez vous sur une des cellules qui contient les données, Excel identifiera toutes les cellules contigües comme étant la source de données, ou sélectionnez la partie de cellules concernées par l'analyse en incluant les en-têtes de colonnes. Sélectionnez l'onglet "Insertion" dans le ruban. Cliquez sur le bouton "Tableau croisé dynamique" dans le groupe "Tableaux".

La fenêtre qui s'affiche, permet: De redéfinir la plage de données source. Vous pouvez faire référence à une plage de cellules, une plage nommée ou à un tableau. De choisir une source externe. De définir l'emplacement du TCD.

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Cliquez sur le bouton OK pour valider. Une fenêtre nommée "Liste de champs de tableau croisé dynamique" s'affiche sur la droite de l'application. Cette nouvelle interface sert de support principal pour gérer la création et la modification de vos tableaux croisés dynamiques. Cette boîte dialogue peut être déplacée et redimensionnée. La position des sections "zones" et "Champs" est personnalisable. Utilisez le bouton placé dans l'angle supérieur droit de la fenêtre afin de modifier l'ergonomie de la boîte de dialogue.

La zone du rapport apparait sur la gauche de la feuille de calcul. La figure ci-dessous montre l'aspect du rapport lorsqu'aucun champ n'est défini.

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Deux onglets supplémentaires ("Options" et "Création") sont accessibles depuis le ruban, quand le rapport est sélectionné. Ils contiennent de nombreuses fonctionnalités pour gérer votre TCD. Vous remarquerez que la fenêtre de droite et les deux onglets disparaissent lorsque la cellule active ne correspond plus à une des cellules du rapport. Vous allez utiliser la fenêtre "Liste de champs de tableau croisé dynamique" pour créer le TCD, en choisissant les champs à inclure. Le résultat s'affichera dans la zone rapport. Par exemple, cochez les champs à prendre en compte dans le tableau croisé dynamique ("Region" et "Resultat").

Vous constatez que l'application a d'elle même placé le champ "Region" en étiquette de ligne, et le champ "Resultat" dans la zone valeur. En fonction du type de données sélectionné (et pour des cas simples) Excel est capable de définir l'emplacement des champs dans le TCD: en étiquette pour les champs textuels et chronologiques, en valeur pour les champs numériques. Cette solution a ses limites. Plus généralement, faites un simple glisser/déposer pour mettre en forme votre rapport. Sélectionnez les champs dans la liste et faite les glisser dans la zone de votre choix, en fonction des analyses à effectuer. Pour supprimer un champ du TCD, effectuez l'opération inverse: glissez/déposez de la zone vers la liste. La zone "Etiquettes de ligne" définit les champs qui vont s'afficher sur la gauche du TCD. La zone "Etiquettes de colonne" définit les champs qui vont s'afficher dans la partie supérieure du TCD. La zone "Filtre du rapport" correspond au "Champ de page" dans les anciennes versions d'Excel. Elle sert à afficher et filtrer des sous-ensembles de données dans un tableau croisé dynamique. La zone "valeur" contient les données numériques synthétisées en fonction des étiquettes de lignes, des étiquettes de colonne, des filtres de rapport et des opérations appliqués sur les champs de cette zone.

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Tout comme dans les anciennes versions d'Excel, vous avez la possibilité d'insérer plusieurs fois un même champ dans une zone, par exemple le premier qui affiche l'opération "Somme" et le second, la valeur "% du total". Pour débuter, ajoutez, déplacez ou supprimez des champs dans les différentes zones afin de tester la nouvelle interface et de visualiser les résultats. Cela vous donnera une idée des potentialités offertes par l'application. La case à cocher "Différer la mise à jour de la disposition" permet de préparer la mise en forme du rapport et d'actualiser l'affichage uniquement lorsque vous cliquez sur le bouton "Mettre à jour". Attention, si vous décochez la case sans avoir préalablement cliqué sur le bouton "mettre à jour", vos modifications non validées ne sont pas prises en compte.

Vous pouvez toujours extraire les éléments d'une étiquette en double cliquant dans les cellules du TCD. Le détail des éléments est copié dans une nouvelle feuille, sous forme de tableau. Les tableaux facilitent ensuite le classement et l'exploitation de ces données.

III. Les zones de 'la liste de champs d'un tableau croisé dynamique'

III-A. Liste de champs

La zone "Liste de champs" contient tous les noms d'entêtes de la base de données, ainsi que les champs calculés. Ce sont donc tous les champs disponibles pour créer le tableau croisé dynamique. Vous pouvez les utiliser comme étiquette de colonnes ou de lignes, comme filtre de rapport ou en tant que champ de valeur.

Un champ coché signifie qu'il est actuellement pris en compte dans le TCD. L'icône en forme d'entonnoir, sur la droite du nom, signifie que le champ utilisé dans le TCD contient des éléments filtrés. Nous avons vu dans le chapitre précédent qu'il suffit de faire glisser un champ dans une zone

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afin de l'intégrer au rapport. Vous pouvez aussi faire un clic droit sur le nom du champ et sélectionner la destination depuis le menu contextuel.

Lorsque vous cliquez sur un nom de champ dans la liste, vous remarquerez un triangle noir qui s'affiche sur la droite. Cette petite icône donne accès aux options de tri et de filtre dans le rapport.

La liste des éléments apparait dans la partie inférieure de la boîte de dialogue. Décochez les éléments que vous ne souhaitez pas prendre en compte dans le tableau croisé dynamique. Les outils de tri et de filtre sont identiques aux fonctionnalités de la feuille de calcul. Vous pouvez appliquer des tris d'affichage croissant ou décroissant aux étiquettes et aux valeurs, afin de mettre en avant les chiffres les plus importants de votre rapport. Les options de filtre sont aussi très nombreuses. Les filtres permettent d'afficher ou de masquer des éléments à partir des conditions que vous aurez défini, chaque type de donnée (texte, numérique ou chronologique) disposant de critères spécifiques. Si vous cliquez sur la croix en haut et à droite de la fenêtre "la liste de champs d'un tableau croisé dynamique", celle-ci disparait. Pour la réafficher, sélectionnez une cellule du rapport, choisissez l'onglet "Options" dans le ruban, puis cliquez sur le bouton "Liste des champs", dans le groupe "Afficher/Masquer". Une deuxième solution consiste à effectuer un clic droit dans le TCD et à sélectionner l'option "Afficher la liste de champs" dans le menu contextuel.

III-B. Etiquette de colonnes

Cette zone contient les noms de champs qui vont s'afficher dans la partie supérieure du TCD (orientation de colonne). Un champ peut être ajouté ou enlevé très facilement, par un simple glisser/déposer. Un menu déroulant (similaire pour toutes les zones) est accessible lorsque vous cliquez sur le nom du champ:

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Vous pouvez cumuler plusieurs champs dans la zone étiquette de colonne. Lorsque c'est le cas, les options "Monter", "Descendre", "Déplacer au début" et "Déplacer à la fin" permettent de réordonner les champs multiples les uns par rapport aux autres. Vous pouvez aussi effectuer cette action directement en faisant un glisser/déposer des champs dans la zone "Etiquette de colonne". L'ordre des champs multiples à son importance dans la zone car celui qui est en partie supérieure va représenter le groupe principal et les champs qui suivent correspondront à des sous-groupes: Par exemple, un groupe "Region" et un sous-groupe "Etablissement":

Les 4 options suivantes du menu déroulant provoquent le déplacement du champ dans une autre zone. L'option "Supprimer le champ" enlève le champ de la zone. La dernière option permet d'afficher la boîte de dialogue "Paramètres de champ", afin de gérer: Les sous-totaux dans le rapport. La disposition des étiquettes d'éléments. L'insertion de sauts de ligne après chaque étiquette d'élément. L'affichage des éléments sans données. L'insertion de sauts de page entre chaque élément, lors de l'impression.

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III-C. Etiquette de lignes

Cette zone contient les noms de champs qui vont s'afficher sur la gauche du TCD (orientation de ligne). Les fonctionnalités du menu déroulant qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'étiquette de lignes, sont identiques aux étiquettes de colonne.

III-D. Valeurs

Cette zone contient les champs qui vont être synthétisés, en fonction: Des étiquettes de ligne. Des étiquettes de colonne. Des filtres de rapport. Des opérations (résumés) qui sont appliquées. Les opérations sont spécifiées, depuis le menu "Paramètres de champ de valeurs" (accessible en cliquant sur le nom du champ) ou en ajoutant des champs calculés. La boîte de dialogue "Paramètres de champ de valeurs" est composée de Deux onglets: "Synthèse par" et "Afficher les valeurs" qui contiennent les types de calcul dont vous disposez pour synthétiser les éléments d'un champ. Nota: Bien entendu, si vous appliquez des formules type "Moyenne" ou "Somme" à des champs textuels, le rapport affichera 0 ou une valeur d'erreur.

Les opérations courantes disponibles: "Somme" renvoie la somme de toutes les valeurs du champ. "Nombre" renvoie le nombre d'enregistrements dans le champ. "Moyenne" renvoie la moyenne de toutes les valeurs de ce champ. "Max" renvoie la plus grande valeur du champ. "Min " renvoie la plus petite valeur du champ.

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"Produit " multiplie toutes les valeurs du champ. "Chiffres" renvoie le nombre d'enregistrements numériques dans le champ. "Ecartype" renvoie l'écart type du champ. "Ecartypep" renvoie l'écart type d'une population. "Var " renvoie la variance du champ. "Varp " renvoie la variance d'une population. Les opérations de pourcentage: "Normal" utilise les opérations courantes. "% par ligne" calcule le pourcentage du total de la ligne. "% par colonne" calcule le pourcentage du total de la colonne. "% du total " calcule le pourcentage du total général. "Index" calcule de manière relative ((valeur dans la cellule) x (Total général)) / ((Total général de la ligne) x (Total général de la colonne)). "Résultat cumulé par" calcule un total cumulé pour le champ de base. "Différence par rapport" calcule la différence en pourcentage par rapport à la valeur de l'élément de base dans le Champ de base. "% de" calcule le pourcentage de la valeur de l'élément de base dans le Champ de base. "Différence en % par rapport" calcule le pourcentage par rapport à la valeur de l'élément de base dans le Champ de base. La fenêtre "Paramètres de champs" contient aussi d'autres informations et options: Le nom du champ source. Le nom personnalisé qui apparait dans le rapport, et que vous pouvez modifier. Le bouton "Format de nombre" pour personnaliser les valeurs présentées dans le TCD. Le format du champ sera ainsi figé même si les données sont modifiées, ou déplacées. Vous pouvez cumuler plusieurs synthèses du même champ dans la zone. Par exemple, glissez deux fois le champ "Resultat". Ensuite, attribuez un type de calcul à chacun (par Somme et par Nombre). Cela permet de visualiser rapidement des informations complémentaires sur le champ à analyser.

III-E. Filtre du rapport

La zone "Filtre du rapport" (équivalent du champ de page dans les versions antérieures d'Excel) sert à masquer ou afficher des sous-groupes de données dans le tableau croisé dynamique. Sélectionnez un champ, qui va servir de filtre, dans la liste de champs ("Region" dans la

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capture d'écran) et effectuez un glisser/déposer vers la zone "Filtre du rapport". De nouvelles cellules, dont une icône, s'affichent dans la feuille de calcul, juste au dessus du TCD. Cliquez sur l'icône pour visualiser la fenêtre qui liste les éléments du champ filtre. Les éléments décochés ne sont pas pris en compte dans le rapport. A chaque fois que vous cochez/décochez un ou plusieurs éléments dans la liste de choix (tous, Région 01, Région 02), le tableau croisé est actualisé et présente uniquement les données filtrées correspondantes. Une icône de filtre (image en forme d'entonnoir) est affichée dans le TCD lorsque des éléments sont filtrés.

Un icône de filtre apparait aussi sur la droite du nom, dans la fenêtre "Liste de champs de tableau croisé dynamique". Vous pouvez également filtrer le champ en cliquant sur ce bouton. Vous pouvez également cumuler et ordonner plusieurs champs dans la zone filtre du rapport.

XIII. Les onglets 'Outils de tableau croisé dynamique' Deux onglets supplémentaires (Options et Création) apparaissent dans le ruban lorsqu'une cellule du rapport est sélectionnée.

Ces onglets donnent accès à un grand nombre d'outils pour gérer et mettre en forme les TCD. Les sous chapitres suivants décrivent les transactions disponibles depuis ces onglets.

XIII-A. Description de l'onglet Options

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XIII-A-1. Options du tableau croisé dynamique

La première option de ce groupe permet de lire et de modifier le nom attribué au tableau croisé dynamique. Le bouton "Options" affiche la boîte de dialogue "Options du tableau croisé dynamique". La fenêtre est constituée de 5 onglets. L'onglet "Disposition et mise en forme": Fusionne et centre les cellules avec les étiquettes. Applique un retrait aux étiquettes de lignes lorsque le rapport est en mode compacté (entre 0 et 127 caractères). Définit l'ordre d'affichage des champs de filtre (Vers le bas, puis à droite ou À droite, puis vers le bas). Attribue une valeur aux cellules vides. Indiquez 0 dans les champs numériques, pour fiabiliser les calculs ultérieurs. Conserve la mise en forme des cellules lors de la mise à jour des données.

L'onglet "Totaux et filtres": Affiche ou masque les totaux de lignes et de colonnes. Ajoute ou supprime les éléments filtrés dans les sous-totaux. Autorise plusieurs filtres par champ (pour utiliser toutes les valeurs dans les sous-totaux et les totaux généraux, sinon le calcul ne prendra pas en compte les éléments masqués/filtrés).

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L'onglet "Affichage": Affiche ou masque les boutons Développer/Réduire. Affiche ou masque les info-bulles qui apparaissent lorsque vous passez la souris sur une cellule valeur dans le rapport. L'info-bulle renvoie le nom du champ, la valeur, ainsi que les noms d'étiquettes de ligne et de colonne. Affiche ou masque les info-bulles qui apparaissent lorsque vous passez la souris sur les éléments des étiquettes. L'option "Disposition classique ..." définit le type de TCD à utiliser. Affiche ou masque les éléments de ligne qui ne contiennent pas de valeur.

L'onglet "Impression": Imprime les boutons Développer/Réduire. Il est préférable de décocher cette option pour améliorer la lisibilité de l'impression. Répète les étiquettes de lignes sur chaque page imprimée. L'option "Définir les titres d'impression" répète les en-têtes de colonnes, de lignes et les étiquettes des colonnes pour toutes les pages imprimées.

L'onglet "Données": L'option "Enregistrer les données sources avec le fichier" sauvegarde les données de la source externe avec le classeur.

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Utilisez "Activer le développement des détails" pour extraire et afficher les données de détail dans une nouvelle feuille de calcul. Actualise les données lors de l'ouverture du fichier.

L'option "Afficher les pages de filtre du rapport" est dégrisée lorsque votre TCD contient un filtre de rapport (champ de page). Sélectionnez le champ de filtre dans la fenêtre et cliquez sur le bouton OK. Chaque élément du champ filtre est alors copié dans une nouvelle feuille de calcul, sous forme de tableau croisé dynamique distinct. Vous obtenez ainsi le détail de chaque élément du champ filtre. La dernière option, "Générer l'extraction de données croisées dynamiques" définit si la fonction LIREDONNEESTABCROISDYNAMIQUE doit être créée automatiquement lorsque vous faites référence à une cellule du rapport.

XIII-A-2. Champ actif

Vous pouvez lire ou modifier le nom du champ actif depuis la zone de saisie ("Region" dans la capture d'écran). Lorsque vous sélectionnez des étiquettes de ligne ou de colonne, les deux boutons contenant un "plus vert" et un "moins rouge" sont dégrisés. Le 'Plus' développe tous les éléments du champ actif et le 'Moins' réduit tous les éléments du champ actif. Cela revient à cliquer sur tous les boutons de développement dans le rapport.

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Le bouton "Paramètres de champs" affiche la boîte de dialogue du même nom, en fonction de la cellule active.

XIII-A-3. Groupe

Le bouton "Grouper la sélection" crée un ensemble à partir des éléments que vous sélectionnez dans le rapport. Lorsque vous développez le groupe chaque valeur d'élément s'affiche séparément. Quand le groupe est réduit, le TCD affiche le total des éléments constitutifs.

Le bouton "Dissocier" permet de supprimer le groupe sélectionné. Le bouton "Grouper les champs" permet de synthétiser des éléments de type numérique ou Date dans le rapport. Sélectionnez par exemple une date dans le TCD puis cliquez sur le bouton "Gouper les champs": Choisissez le type de regroupement (par mois).

Le tableau croisé dynamique renvoie ensuite les éléments regroupés par mois:

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Vous pouvez sélectionner plusieurs options de groupe en même temps. Cliquez sur le bouton "Dissocier" pour supprimer les groupes de dates. Les éléments numériques peuvent être regroupés de la même manière. Exemple pour regrouper des valeurs par dizaine:

XIII-A-4. Trier

Le groupe "Trier " permet de trier la sélection par ordre croisant ou décroissant. Si vous avez un doute sur le résultat (en fonction de la cellule sélectionnée), cliquez préalablement sur le bouton "Tri par valeur". La fenêtre contient une description du tri qui va être effectué.

XIII-A-5. Données

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Le bouton "Actualiser" possède 5 options: * Actualiser le TCD actif. * Actualiser tous les TCD. * Etat de l'actualisation. * Annuler l'actualisation. * Propriétés de connexion (pour les sources de données externes). Le bouton "Changer la source" permet de modifier la référence à la base de données et de modifier les propriétés de connexion aux sources externes.

XIII-A-6. Actions

Le bouton "Effacer" contient deux options qui suppriment la totalité du tableau croisé dynamique ou efface tous les filtres du rapport. Le bouton "Sélectionner" permet d'activer rapidement certaines cellules du rapport: * Les étiquettes et les valeurs. * Les étiquettes seules. * Les valeurs seules. * La totalité du tableau croisé dynamique.

Vérifiez que l'option "Activer la sélection" est activée et que le TCD complet est sélectionné afin de dégriser les menus. Le bouton "Déplacer le tableau croisé dynamique" modifie l'emplacement du rapport vers une autre cellule du classeur ou vers une nouvelle feuille. Cette méthode permet de conserver vos mises en forme personnalisées de cellules après le déplacement.

XIII-A-7. Outils

Le premier bouton crée un graphique croisé dynamique à partir des données du TCD. Le bouton "Formules" gère: Les champs calculés

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Les éléments calculés. L'ordre de résolution (sert à définir l'ordre de calcul lorsque vous utilisez plusieurs éléments calculés dans le TCD.). La liste des formules (énumère et détaille tous les champs et éléments calculés, dans une nouvelle feuille de calcul). Le bouton "Outils OLAP " permet de manipuler un tableau croisé dynamique connecté à une source de données OLAP.

XIII-A-8. Afficher/Masquer

Le bouton "Liste des champs" masque et affiche la fenêtre "Liste de champs de tableau croisé dynamique". Le paramètre "masqué" empêche l'affichage automatique de la fenêtre lorsqu'une cellule du rapport est sélectionnée. "Boutons +/-" permet d'afficher ou de masquer les boutons développer/réduire dans le rapport.

L'option "En-tête de champ" masque et affiche les en-têtes de champs des lignes et des colonnes.

XIII-B. Description de l'onglet Création

XIII-B-1. Disposition

Le bouton "Sous totaux" permet de: Ne pas afficher les sous-totaux. Afficher tous les sous-totaux au bas du groupe. Afficher tous les sous-totaux au haut du groupe. Le bouton "Totaux généraux" permet de: Désactiver pour les lignes et les colonnes.

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Activer pour les lignes et les colonnes. Activer pour les lignes uniquement. Activer pour les colonnes uniquement. Le bouton "Disposition du rapport" définit le type de tableau croisé dynamique. Le mode compactée est le format par défaut sous Excel2007. En mode Plan, chaque étiquette de ligne dispose de sa propre colonne. Le mode tabulaire affiche les données sous forme de tableau. Le bouton "Lignes vides" insère ou supprime un saut de ligne entre chaque groupe d'éléments. L'insertion de lignes aère et améliore la présentation du rapport.

XIII-B-2. Options de style de tableau croisé dynamique

Les cases à cocher définissent le comportement du style appliqué au TCD (Le chapitre suivant montre comment choisir un style). Ces options facilitent la mise en page et la lecture du rapport.

"En-têtes de lignes" affiche une mise en forme sur la première ligne du rapport. "En-têtes de colonnes" affiche une mise en forme particulière sur la première colonne du rapport. "Lignes à bandes" permet d'appliquer des couleurs différentes entres les lignes paires et impaires du rapport. "Colonnes à bandes" permet d'appliquer des couleurs différentes entres les colonnes paires et impaires du rapport.

XIII-B-3. Styles de tableau croisé dynamique

Cette option permet de choisir un style de présentation parmi une large palette de formats prédéfinis. Cliquez dans l'angle inférieur droit du menu déroulant pour afficher les différents styles.

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Vous apprécierez la prévisualisation instantanée du rapport lorsque le curseur de la souris passe sur les styles disponibles. Vous pouvez aussi supprimer un style dans la liste ou ajouter un style personnalisé afin, par exemple, de respecter une charte graphique. Un style personnalisé peut être défini en tant que style rapide de tableau croisé par défaut, pour le document spécifié.

XIV. Le menu contextuel du rapport Le menu contextuel est la barre flottante qui apparait lorsque vous effectuez un clic droit et qu'une cellule du tableau croisé dynamique est sélectionnée. Les éléments du menu peuvent être différents en fonction que vous cliquez sur une valeur ou sur une étiquette. Ce menu permet d'accéder rapidement à certaines transactions du TCD. Exemple de menu contextuel sur une valeur:

Exemple de menu contextuel sur une étiquette de ligne:

L'option "Copier" permet de placer dans le presse-papier la cellule ou la plage sélectionnée.

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L'option "Format de cellule" affiche la boîte de dialogue pour la mise en forme des cellules. L'option "Format de nombre" affiche la boîte de dialogue pour la mise en formes des cellules dans le TCD (identique au bouton du même nom dans la fenêtre "Paramètres de champs de valeurs"). L'option "Actualiser" rafraichit l'affichage du TCD en fonction des modifications apportées à la source de données. L'option "Trier " classe les étiquettes par ordre croissant ou décroissant. L'option "Supprimer" efface l'étiquette spécifiée dans le menu contextuel ("Nombre de produit" et "Etablissement" dans les captures d'écran ci-dessus). Vous constaterez qu'après validation, l'élément disparait aussi dans la zone "Etiquette de lignes" de la fenêtre "Liste de champ de tableau croisé dynamique". L'option "Synthétiser les données par" permet de modifier le type d'analyse appliqué à vos données: somme, nombre, nb, moyenne, produit, chiffres, max, min, ecarttype, ecarttypep, var, varp. Vous pouvez afficher la boîte de dialogue "Paramètres des champs de valeurs" depuis ce menu. L'option "Afficher les détails" écrit dans une nouvelle feuille, sous forme de tableau, les données associées au champ sélectionné. C'est l'équivalent du double clic dans une cellule du rapport. Ce tableau n'est pas lié à la source de données et n'est pas de mis à jour lorsque vous modifiez ensuite le rapport. L'option "Paramètres des champs de valeurs" affiche la boîte de dialogue du même nom. "Options du tableau croisé dynamique" affiche la boîte de dialogue du même nom. L'option "Masquer/Afficher la liste de champs" gère la fenêtre "Liste de champs de tableau croisé dynamique". Nous avons vu au début de l'article que la fenêtre "Liste de champs de tableau croisé dynamique" s'affiche automatiquement quand vous cliquez sur une cellule du rapport. La boîte de dialogue reste cachée si l'option "Masquer la liste de champs" est activée. L'option "Filtrer " applique ses critères sur l'étiquette sélectionnée. L'option "Sous-total de" masque ou démasque toutes les valeurs de sous total dans tableau croisé dynamique. Une cellule d'étiquette de sous-total doit être préalablement sélectionnée. L'option "Développer/Réduire" masque ou démasque les éléments du groupe sélectionné.

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L'option "Grouper" crée un groupe à partir des éléments sélectionnés dans le rapport. L'option "Dissocier" supprime le groupe sélectionné. L'option "Déplacer" repositionne les éléments les uns par rapport aux autres. Vous pouvez ainsi finaliser l'affichage du rapport si les paramètres par défaut ne vous conviennent pas.

XV. Les champs et éléments calculés Si les formules prédéfinies ne sont pas suffisantes pour synthétiser les champs de valeurs, vous avez la possibilité de créer des fonctions personnelles adaptées à votre projet. Ces formules sont appelées champs calculés et éléments calculés. Les champs calculés sont basés sur les données des autres champs. Pour créer la formule, Sélectionnez l'onglet "Options" dans le ruban. Cliquez sur le bouton "Formules" dans le groupe "Outils". Choisissez l'option "Champ calculé". Attribuez un nom convivial à votre formule, dans la zone "Nom", par exemple "CoefResultat". C'est également dans ce menu déroulant que vous sélectionnez un champ calculé existant afin de le modifier ou de le supprimer. Créez la fonction personnelle dans la zone "Formule". Vous pouvez faire référence aux autres champs du rapport en les sélectionnant dans la liste, puis en cliquant sur le bouton "Insérer un champ". Un exemple qui intègre 12% supplémentaires aux valeurs du champ "Resultat": =Resultat+((Resultat*12)/100) Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour que le champ calculé soit intégré à la liste des champs. Cliquez sur le bouton OK pour valider.

Un nouveau champ nommé "CoefResultat" apparait dans le tableau croisé dynamique, et les

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valeurs sont augmentées de 12% comparées au champ "Resultat". Vous constatez que le nom est aussi ajouté dans la liste de champs.

Les éléments calculés sont basés sur le contenu des éléments d'un champ. Un nouvel élément est ainsi ajouté au champ spécifié. Si votre TCD contient des groupes, ceux-ci doivent être provisoirement dissociés, le temps de créer le nouvel l'élément calculé. Pour ajouter une formule, sélectionnez un élément dans les étiquettes de ligne ou de colonne ("Reference 02" dans notre exemple). Attribuez un nom convivial à votre formule, dans la zone "Nom", par exemple "Ref 02 remise". C'est également dans ce menu déroulant que vous sélectionnez un élément calculé existant afin de le modifier ou de le supprimer. Créez la fonction personnelle dans la zone "Formule". Les formules doivent faire référence à des éléments du même champ que l'élément calculé. Un exemple qui applique une remise de 20% aux valeurs de l'élément "Reference 02": ='Reference 02'-(('Reference 02'*20)/100) Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour que l'élément calculé soit intégré à la liste des éléments. Cliquez sur le bouton OK pour valider.

Un nouvel élément nommé "Ref 02 remise" apparait dans le tableau croisé dynamique, et les valeurs sont réduites de 20% comparées au champ "Reference 02".

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Pensez à la gestion des totaux et au filtre d'éléments lorsque vous ajoutez un élément calculé, dans certains cas de figure. Dans l'exemple précédent, la fonction SOMME est utilisée pour le champ de valeur "Resultat". Les éléments "Reference 02" et "Ref 02 remise" seront donc cumulés dans le total si vous n'appliquez pas de filtre sur un des deux éléments. Ce qui bien entendu n'est pas logique.

XVI. Utiliser une source de données externe Une source externe peut être une table Access, un autre classeur Excel fermé (une feuille de calcul ou une plage nommée)... Sélectionnez l'onglet "Insertion" dans le ruban. Cliquez sur le bouton "Tableau croisé dynamique" dans le groupe "Tableaux". Sélectionnez l'option "Utiliser une source de données externe". Cliquez sur le bouton "Choisir la connexion". Cliquez sur le bouton "Rechercher". Sélectionnez le type de fichier dans le menu déroulant puis recherchez votre fichier source sur le PC. Cliquez sur le bouton "Ouvrir". Choisissez la table.

Cliquez sur le bouton OK dans la boîte de dialogue "Sélectionner le tableau". Cliquez sur le bouton OK dans la boîte de dialogue "Créer un tableau croisé dynamique". La connexion est établie et il ne vous reste plus qu'à mettre en forme le rapport de façon classique. Vous pouvez accéder aux paramètres de connexion (lecture, modification et suppression) depuis le ruban: Sélectionnez l'onglet "Données", dans le groupe "Connexions". Le bouton "Propriétés" est intéressant, et tout particulièrement l'onglet "Définition" car vous y trouverez la syntaxe à utiliser si vous désirez réaliser le même travail en VBA.

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L'onglet "Utilisation" contient les options pour l'actualisation automatique de la source: En arrière plan. Toutes les xx minutes. Lors de l'ouverture du classeur. La mise à jour à chaque ouverture peut aussi être paramétrée directement depuis le TCD: Affichez la boîte de dialogue "Options du tableau croisé dynamique". Sélectionnez l'onglet "Données". Cochez l'option "Actualiser les données lors de l'ouverture du classeur". Cliquez sur le bouton OK pour valider.

XVII. Trucs et astuces

XVII-A. Remplacer les cellules vides par des zéros

Sélectionnez l'onglet "Options". Cliquez sur le bouton "Options du tableau croisé dynamique". Options. Sélectionnez l'onglet "Disposition et mise en forme". Dans le champ "Pour les cellules vides, afficher:", assurez vous que l'option est cochée puis saisissez la valeur 0. Cliquez sur le bouton OK pour valider.

XVII-B. Comment utiliser l'ancienne interface pour créer un TCD

Cette question revient souvent suite au passage à Excel2007, et peut être intéressante, notamment pour gérer les sources de données multi feuilles. En fait il suffit d'ajouter le bouton "Assistant tableau croisé dynamique" dans la barre d'outils accès rapide. Cliquez sur le bouton "Office". Cliquez sur le bouton "Options Excel". Sélectionnez l'option "Personnaliser". Dans le menu déroulant "Choisir les commandes dans les catégories...", sélectionnez l'option "Commandes non présentes dans le ruban". Recherchez la commande "Assistant tableau croisé dynamique". Sélectionnez la commande et cliquez sur le bouton "Ajouter" pour qu'il apparaisse dans la barre d'outils d'accès rapide. Cliquez sur le bouton OK pour valider.

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XVII-C. Créer un rapport à partir de sources multi classeurs

C'est possible en utilisant l'assistant de création des TCD: Les données de chaque classeur sont supposées dans une plage nommée "PlageSource". Etape 1, sélectionnez l'option "Plages de feuilles de calcul avec étiquettes". Cliquez sur le bouton "Suivant" (2 fois, jusqu'à l'étape 2b). Vous pouvez sélectionner vos classeurs source en cliquant sur le bouton "Parcourir". Complétez le nom de la plage nommée avant de cliquer sur le bouton "Ajouter", pour obtenir une syntaxe dans la style: 'C:\Documents and Settings\mimi\dossier\Classeur1.xls'!PlageSource Sélectionnez les classeurs, complétez la plage nommée et cliquez sur le bouton "Ajouter" autant de fois que vous avez de classeurs sources. Ensuite, cliquez sur le bouton "Suivant". Précisez la cellule de destination pour le tableau croisé. Cliquez sur le bouton "Terminer". Le TCD qui s'affiche contient notamment un champ de page permettant de filtrer les classeurs sources.

XVII-D. Définir la source dynamiquement

Tout comme dans les versions précédentes d'Excel, la fonction DECALER est pratique pour redéfinir automatiquement la plage de données source, si vous utilisez un nombre de lignes ou de colonnes variables. La plage nommée est modifiée en fonction du nombre de cellules non vides. Activez la feuille contenant la source. Sélectionnez l'onglet "Formules" dans le ruban. Cliquez sur le bouton "Définir un nom" dans le groupe "Noms définis". Dans le champ "Nom", attribuez un nom à la plage de cellules (par exemple NomPlage). Assurez-vous que "Classeur" est sélectionné dans le menu déroulant "Zone". Dans le champ "Fait référence à:", indiquez la formule suivante: =DECALER($A$1;;;NBVAL($A$1:$A$2000);NBVAL($A$1:$H$1)) Cet exemple limite la base de données de la colonne A jusqu'à H, et jusqu'à 2000 lignes. Cliquez sur le bouton sur OK pour valider. Vous pouvez ensuite utiliser le nom pour définir l'emplacement des données (2ème étape lorsque vous créez le tableau croisé dynamique). =NomPlage IMPORTANT: Il doit impérativement y avoir des étiquettes dans toutes les colonnes spécifiées. Pour utiliser la même formule sans limite de lignes et de colonnes: =DECALER($A$1;;;NBVAL($A:$A);NBVAL($1:$1)) Privilégiez l'utilisation des références absolues.

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La base de données ne doit pas contenir de cellules vides dans la première ligne d'en-tête. Un enregistrement peut être vide, sauf dans la première colonne de gauche. Il est préférable de démarrer la base de données dans la cellule A1. Ne créez pas deux tableaux sur la même ligne. Vous pouvez utiliser la même feuille pour plusieurs tables "mono-champs" (sur une colonne), en passant 1 comme cinquième paramètre de la fonction DECALER . Vous déterminez de cette manière une plage d'une seule colonne. Ainsi, si vous devez gérer des catégories de produits et des catégories de clients, par exemple, indiquez les catégories de produits en colonne A, les catégories de clients en colonne B, puis utilisez: Catégories de produits =DECALER($A$1;1;0;NBVAL($A:$A)-1;1) Catégories de clients =DECALER($B$1;1;0;NBVAL($B:$B)-1;1) Il aussi possible de remplacer la fonction DECALER par des Tableaux. Utilisez les caractéristiques de l'outil 'Tableau' pour définir aisément les données source. La plage de cellules sera ainsi redéfinie automatiquement en fonction de l'ajout ou de la suppression d'enregistrements.

XVII-E. Faire des glisser/déposer vers le rapport

Si vous désirez effectuer des glisser/déposer de la liste de champs directement vers le rapport dans la feuille de calcul, comme dans les anciennes versions d'Excel: Faites un clic droit dans le TCD. Choisissez "Options du tableau croisé dynamique" dans le menu contextuel. Sélectionnez l'onglet "Affichage". Cochez l'option "Disposition classique du tableau croisé dynamique (glisser de champs dans la grille)". Cliquez sur le bouton OK pour valider.

XVII-F. Appliquer une mise en forme conditionnelle dans le rapport

Sélectionnez les cellules correspondant aux étiquettes de valeur dans le rapport. Sélectionnez l'onglet "Accueil" dans le ruban. Cliquez sur le bouton "Mise en forme conditionnelle" dans le groupe "Style". Bien que les nombreux critères prédéfinis soient disponibles, privilégiez "Nouvelle règle" dans le menu déroulant. En effet, comme vous le constatez dans la boîte de dialogue, "Cellules sélectionnées" est l'option par défaut et peut provoquer des mises en formes fantaisistes si vous choisissez des critères prédéfinis. Sélectionnez donc la troisième option qui prend en compte les étiquettes de lignes et de colonnes.

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Ensuite, choisissez la mise en forme à appliquer, puis validez.

XVIII. Les tableaux dans Excel 2007

I. Introduction

Un tableau (fonctionnalité qui était intitulée "Liste" dans Excel2003) est utilisé pour gérer et analyser vos bases de données. Si vous êtes amené à stocker des informations dans une feuille de calcul, les tableaux facilitent ensuite le classement et l'exploitation de ces données. Vous pouvez grâce à cette fonctionnalité: * Filtrer et trier les données des colonnes. * Utiliser les références du tableau dans vos formules. * Ajouter une ligne de totaux. * Différencier facilement les lignes et les colonnes en appliquant un style dans le tableau. * Servir de base pour un tableau croisé dynamique ou un graphique. * Ajouter facilement de nouveaux enregistrements et de nouvelles colonnes (possibilité de redimensionnement automatique). * Mettre à jour automatiquement les objets liés au tableau (formules, TCD, graphiques ...). * Supprimer les doublons. * Ajouter en une seule fois des formules dans toutes les cellules d'une colonne. L'efficacité du tableau repose sur une base de données correctement structurée : * Chaque cellule de la première ligne contient le nom des champs (en-tête). * Le nom de chaque champ doit être le plus explicite possible. * Les lignes suivantes contiennent les enregistrements. * La base ne doit pas contenir deux noms de champs identiques. * Evitez les cellules vides dans les champs qui stockent des données numériques. * La base ne doit pas contenir de colonnes vides. * La base ne doit pas contenir de lignes vides. * Evitez des types de données différents dans une même colonne (texte, date, numérique). * La base doit stocker uniquement des données brutes (pas de lignes de sous totaux, pas de sous ensembles ...). Nous verrons dans l'article que le tableau gère directement les lignes de totaux dont vous pouvez avoir besoin.

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II. Description

Pour créer un tableau dans Excel2007, après avoir défini et préparé la plage de cellules source: Positionnez vous sur une des cellules qui contient les données. Excel identifiera toutes les cellules contigües comme étant la source de données. Sinon, sélectionnez uniquement la partie des cellules concernées par l'analyse, en incluant les en-têtes de colonnes. Sélectionnez l'onglet "Insertion" dans le ruban, puis cliquez sur le bouton "Tableau" dans le groupe "Tableaux".

La fenêtre suivante permet de reconfirmer l'emplacement des données source. Si vous décochez l'option "Mon tableau contient des en-têtes", l'application ajoute une première ligne dans le tableau et des noms de champ s'affichent par défaut: Colonne1, Colonne2, Colonne3 ...

Cliquez sur le bouton OK pour valider. Votre tableau est créé. Vous constatez que la table reçoit une mise en forme particulière et des boutons sont accessibles dans l'entête de chaque colonne, afin de filtrer et trier les données.

Remarque: il n'est pas possible de définir une table à partir de cellules discontinues. Il est ensuite facile d'ajouter un enregistrement ou une nouvelle colonne. Un petit symbole bleu est visible dans l'angle inférieur droit du tableau. Il permet de redimensionner le tableau manuellement. Passez le curseur de la souris dessus jusqu'à faire apparaitre la flèche noire puis effectuez un glisser/Déposer afin de réduire ou d'agrandir le tableau.

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Quand un tableau est redimensionné, toutes les références à cette plage de cellules sont automatiquement actualisées. La modification de taille affecte automatiquement les objets (formules, tableaux croisés dynamiques, graphiques ...) qui sont liés au tableau. Les listes de validation sont automatiquement recopiées, ainsi que les formules dans les colonnes calculées. Pour ajouter une ligne sans avoir besoin de redimensionner manuellement la taille du tableau: Lorsque vous êtes dans la dernière cellule de la dernière colonne (hors ligne de totaux), utilisez la touche clavier "Tabulation". Un nouvel enregistrement est inséré dans le tableau. Il ne vous reste plus qu'à compléter les informations dans la ligne. Une autre solution pour ajouter un enregistrement (la ligne de totaux doit être en mode masqué): Placez-vous dans la première cellule vide sous la première colonne du tableau. Saisissez une nouvelle donnée et appuyez sur la touche "Entrée". Un nouvel enregistrement est intégré à la table. Dans ce cas, la balise active d'options de correction automatique s'affiche dès que la ligne est insérée.

L'option "Annuler le développement automatique du tableau" supprime l'ajout de la nouvelle ligne dans le tableau. Si vous recliquez sur le bouton, l'option devient "Répéter le développement automatique du tableau". L'option "Arrêter le développement automatique des tableaux" empêche tout nouvel ajout automatique dans le tableau. L'option "Contrôler les options de correction automatique" permet d'afficher l'onglet "Mise en forme automatique au cours de la frappe" de la boîte de dialogue "Correction automatique".

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L'option "Inclure de nouvelles lignes et colonnes dans le tableau automatiquement" définit le développement automatique du tableau lorsque vous écrivez dans les cellules contigües au tableau. L'option "Formules de remplissage dans les colonnes pour créer des colonnes calculées" permet l'insertion et la mise à jour automatique des formules dans toutes les cellules d'une colonne. Si vous avez besoin d'afficher directement la fenêtre "Correction automatique", notamment pour réactiver l'option d'intégration automatique des nouveaux enregistrements dans le tableau: Cliquez sur le bouton "Office". Cliquez sur le bouton "Options Excel". Sélectionnez le menu "Vérification". Cliquez sur le bouton "Options de correction automatique". Sélectionnez l'onglet "Mise en forme automatique au cours de la frappe". Appliquez vos options. Cliquez sur le bouton OK pour valider. L'ajout de nouvelles colonnes fonctionne sur le même principe que pour l'insertion de nouvelles lignes. Placez-vous dans la première cellule vide de la ligne d'en-tête, à droite de la dernière colonne du tableau. Saisissez un nouveau nom de champ et appuyez sur la touche "Entrée". La nouvelle colonne est intégrée à la table. Une remarque pratique: Lorsque vous utilisez la barre de défilement verticale pour visualiser les derniers enregistrements d'une table, les noms de champs s'affichent automatiquement dans les en-têtes de colonnes sans que vous ayez besoin de figer les volets.

Dans ce cas, les boutons de tri et de filtrage ne sont plus accessibles.

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Il existe deux autres méthodes pour créer un tableau: * Sélectionnez une des cellules dans la plage de données puis utilisez le raccourci clavier Ctrl + Maj + L . * Sélectionnez une des cellules dans la plage de données source. Sélectionnez l'onglet "Accueil" dans le ruban. Cliquez sur le bouton "Mettre sous forme de tableau" dans le groupe "Style". Choisissez un style dans la galerie. Cliquez sur le bouton OK pour valider.

Remarque (informations issues de l'aide Excel): Il n'est pas possible d'utiliser un tableau dans un classeur partagé. Une solution palliative consiste à exporter le contenu du tableau sur un site SharePoint afin que les autres utilisateurs puissent lire et modifier ces données depuis le serveur. Vous pouvez ensuite synchroniser les données du tableau Excel avec les données partagées dans SharePoint pour que ces données soient constamment actualisées.

Il existe un raccourci clavier pour sélectionner les données d'une ligne: Sélectionnez une cellule du tableau. Le raccourci Maj + barre d'espace sélectionne la ligne active dans le tableau. Une deuxième utilisation de Maj + barre d'espace sélectionne la ligne complète dans la feuille de calcul. Il existe un raccourci clavier pour sélectionner les données d'une colonne: Sélectionnez une cellule du tableau. Le raccourci Ctrl + barre d'espace sélectionne les enregistrements de la colonne active. Une deuxième utilisation de Ctrl + barre d'espace sélectionne la colonne complète du tableau. Une troisième utilisation de Ctrl + barre d'espace sélectionne la colonne complète dans la feuille de calcul. Les noms de tableaux sont pris en compte dans le gestionnaire de noms (Onglet Formules/Groupe Noms définis). En conséquence, un classeur ne peut pas contenir un tableau et une cellule (ou plage) nommée qui seraient intitulés de la même manière.

II-A. Les références structurées dans les formules

II-A-1. Les références structurées

En sélectionnant des cellules dans un tableau, pour par exemple créer une formule, vous constatez que la zone de sélection affiche les références sous la forme: =Tableau1[[#Totaux];[Montant]]/Tableau1[[#Totaux];[NbHeures]] Cette nouveauté Excel2007 est appelée Référence structurée. Elle permet de faire facilement référence aux différentes parties du tableau et réduit les risques d'erreurs dans vos feuilles de calcul car vous n'avez plus besoin de modifier les formules lorsque des lignes et des colonnes sont ajoutées ou supprimées dans le tableau.

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Les références structurées de tableaux sont utilisables dans: * Les formules. * Les plages nommées. * Les graphiques. * Les tableaux croisés dynamiques. Quand vous créez une formule, les références structurées peuvent être générées aisément en sélectionnant les plages de cellules dans le tableau. Les références structurées vont donc faire appel aux noms de champs (colonnes) alors que dans les versions précédentes, Excel utilisait des références de cellules ou des références nommées que vous deviez réadapter après chaque redimensionnement de votre base. Il est bien entendu toujours possible de nommer des cellules dynamiquement pour définir des plages variables mais cette nouveauté Excel2007 simplifie grandement le travail. Lorsque vous saisissez le nom du tableau dans une formule, suivi d'un crochet ouvert =Tableau1[, Excel propose les arguments (spécificateurs) disponibles, dans la liste de saisie semi automatique:

En plus des noms de colonnes, la liste contient des spécificateurs généraux: [#Tout] fait référence au tableau complet (en-têtes et ligne de totaux compris). [#Données] fait référence aux données, sans les en-têtes ni la ligne de totaux. [#En-tête] fait référence aux données d'en-tête. [#Totaux] fait référence à la ligne de totaux. [#Cette ligne] fait référence à la même ligne que celle qui contient la formule (est souvent utilisée dans les colonnes calculées). Les références peuvent être schématisées ainsi:

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Quelques exemples d'utilisation: Pour faire référence à la colonne "NbHeures" complète: Tableau1[[#Tout];[NbHeures]] Pour faire référence à l'entête et aux données de la colonne "NbHeures": Tableau1[[#En-têtes];[#Données];[NbHeures]] Additionne les valeurs de la colonne "Montant": =SOMME(Tableau1[[#Données];[Montant]]) Affiche la valeur maxi contenue dans la colonne "NbHeures": =MAX(Tableau1[NbHeures]) Divise le résultat de la ligne de totaux "Montant" par le résultat de la ligne de totaux "NbHeures": =Tableau1[[#Totaux];[Montant]]/Tableau1[[#Totaux];[NbHeures]] Chaque argument doit être placé entre crochets et séparé par des points-virgules.

II-A-2. Les colonnes calculées

Si vous insérez la formule ci-dessous dans une cellule du tableau, par exemple en F2, et que vous appuyez sur la touche "Entrée": =Tableau1[[#Cette ligne];[NbHeures]]*Tableau1[[#Cette ligne];[CoutHoraire]]*Tableau1[[#Cette ligne];[Coefficient]] La formule est automatiquement recopiée dans toutes les autres cellules de la colonne. De la même manière, si une formule est modifiée dans le tableau, toutes les autres formules sont également mises à jour dans la colonne. Cette fonctionnalité est appelée Colonne calculée. Elle simplifie aussi la gestion de vos tableaux. Vous écrivez une seule formule pour toute la colonne et n'avez pas besoin d'utiliser les poignées de recopies. Les risques d'erreur sont donc limités. Une balise active de correction automatique s'affiche ensuite dans la cellule et permet de gérer les nouvelles colonnes calculées:

Le bouton "Annuler la colonne calculée" supprime les formules dans la colonne. Le bouton "Arrêter la création automatique de colonnes calculées" empêche tout nouvel ajout automatique de colonne calculée. L'option "Contrôler les options de correction automatique" permet d'afficher l'onglet "Mise en forme automatique au cours de la frappe" de la boîte de dialogue "Correction automatique".

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Remarques: * Lorsque vous faites référence aux données d'une table dans une formule contenue dans le tableau, vous n'avez pas besoin de préciser le nom de ce tableau. * Les formules des colonnes calculées sont automatiquement dupliquées lorsque vous ajoutez un enregistrement. Une colonne calculée peut également contenir des formules différentes de la formule de colonne initiale. Cette particularité est appelée Exception de colonne calculée. Si votre projet nécessite de créer une exception de colonne calculée: Saisissez votre formule spécifique dans une cellule de colonne calculée. Appuyez sur la touche "Entrée" (Toutes les formules de la colonne sont ainsi mises à jour). Puis cliquez sur le bouton "Annuler" dans la barre d'outils Accès rapide (La modification de toutes les formules est annulée et la cellule a conservé votre nouvelle formule spécifique). Vous noterez que la balise active de gestion des erreurs signale l'incohérence détectée dans la colonne calculée.

II-B. Trier les données

Chaque colonne du tableau dispose d'une fonction de tri dans son en-tête, des menus déroulants faisant apparaitre les options de classement.

L'application reconnait les types de données (texte, date, numérique) et permet de trier les tableaux par ordre croissant, décroissant, ou de façon personnalisée. Excel2007 permet d'utiliser 64 références de tri. Pour masquer les boutons de tri et de filtre dans les en-têtes du tableau: Sélectionnez une cellule du tableau. Sélectionnez l'onglet "Accueil" dans le ruban. Cliquez sur le bouton "Trier et filtrer" dans le groupe "Edition". Décochez l'option "Filtrer" pour masquer les boutons.

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Refaites la même opération pour réafficher les boutons de filtre et de tri.

II-C. Filtrer les données

Les tableaux disposent de filtres pour afficher uniquement les enregistrements qui répondent aux critères que vous aurez spécifiés. La fonction de filtre est accessible à partir du même menu déroulant que pour les tris.

L'application reconnait les types de données (texte, numérique, date) et adapte en conséquence la liste des filtres prédéfinis (filtres textuels, filtres numériques, filtres chronologiques). Vous pouvez également appliquer des filtres personnalisés. Les formules des lignes de totaux sont mises à jour automatiquement et ne prennent pas en compte les enregistrements masqués suite à l'utilisation d'un filtre.

III. L'onglet 'Outils de tableau'

Un nouvel onglet "Outils de tableau/Création" est disponible dans le ruban lorsqu'une cellule du tableau est sélectionnée. Vous avez ainsi accès à une série de fonctionnalités pour mettre en forme et personnaliser vos tableaux.

III-A. Le groupe Propriétés

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Le groupe "Propriétés" permet de lire et de modifier le nom du tableau actif. Par défaut, les tables sont nommées Tableau1, Tableau2, Tableau3 ... Le bouton "Redimensionner le tableau" affiche la boîte de dialogue pour modifier la taille du tableau actif.

III-B. Le groupe Outils

Le bouton "Synthétiser avec un tableau croisé dynamique" utilise les données du tableau pour créer un TCD. Le bouton "Supprimer les doublons" supprime les enregistrements en double dans la base. La boîte de dialogue permet de spécifier les paramètres pour la suppression des doublons:

* Précisez si la première ligne est un en-tête (Celle-ci ne sera pas prise en compte pour la suppression). * Par défaut, toutes les colonnes de la plage sont cochées. Cela signifie que la recherche de doublon est effectuée sur des lignes complètes. Vous pouvez décocher certains champs afin d'effectuer la requête sur une ou plusieurs colonnes spécifiques du tableau. Le bouton "Convertir en plage" permet de transformer le tableau en plage de cellules standard. Toutes les données et la mise en forme sont conservées. Les boutons de filtre et de tri disparaissent. Les formules sont figées et les références structurées sont remplacées par des références de cellules classiques.

III-C. Le groupe Données de table externe

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Une source de données externe peut être: Un mappage XML. Un tableau stocké sur un serveur SharePoint. Le résultat d'une requête depuis une base de données (Access, un autre classeur, un fichier txt, des données Web ... etc ...). Le bouton "Exporter " exporte les données du tableau vers un serveur SharePoint (pour partager les données et permettre à d'autres utilisateurs de lire ou de modifier les informations). Le bouton "Actualiser" gère la mise à jour du tableau. Une option en bas du menu déroulant permet d'administrer les propriétés de connexion. Le bouton "Ouvrir dans le navigateur" permet d'afficher la liste SharePoint dans une page html. Le bouton "Supprimer la liaison" rompt le lien entre le tableau et la source de données externe.

III-D. Le groupe Options de style de tableau

L'option "Ligne d'en-tête" permet d'afficher ou de masquer la première ligne contenant le nom des champs. L'option "Ligne des totaux" d'ajouter ou de supprimer une ligne de totaux en bas du tableau. L'option "Ligne à bandes" applique des couleurs de remplissages différentes sur les lignes paires et impaires afin d'améliorer la lisibilité des lignes du tableau. L'option "A la première colonne" applique une mise en forme particulière dans la première colonne du tableau lorsque la case est cochée. L'option "A la dernière colonne" applique une mise en forme particulière dans la dernière colonne du tableau lorsque la case est cochée. L'option "Colonne à bandes" applique des couleurs de remplissages différentes sur les colonnes paires et impaires afin d'améliorer la lisibilité des colonnes du tableau.

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III-E. Le groupe Style de tableau

Ce groupe propose une série de styles prédéfinis et personnels pour mettre en forme votre tableau. Le passage de la souris sur les différents styles de la galerie permet de pré-visualiser rapidement le résultat. Deux options en bas de la fenêtre permettent de : * Créer des styles personnalisés. * Effacer le style appliqué au tableau actif.

XIX. Les lignes de totaux L'option "Ligne de totaux" est affichée dans la dernière ligne du tableau à la suite des enregistrements et permet d'effectuer des calculs dans chaque colonne (Somme, Moyenne, Min, Max, EcartType ...etc...). L'intérêt de la ligne de totaux réside dans son actualisation automatique lorsque vous ajoutez, masquez ou supprimez des lignes. Le style utilisé permet de mieux visualiser cette dernière ligne particulière. Il existe plusieurs solutions pour insérer une ligne de totaux: * Insérer une formule de somme automatique en bas d'une colonne numérique. * Clic droit dans le tableau/Table/Ligne des totaux. * Sélectionner une cellule du tableau/Onglet "Création" dans le ruban/Cocher "Ligne des totaux" dans le groupe "Options de style de tableau". Par défaut, lorsque vous ajoutez une ligne de totaux, l'application insère le mot "Total" dans la première colonne et applique une formule de somme dans la dernière colonne du tableau. Vous pouvez bien entendu modifier ou supprimer ces paramètres affichés par défaut. Ensuite, lorsque vous cliquez dans une cellule d'une ligne de totaux, Excel vous propose une liste de fonctions à appliquer sur les données de la colonne:

Les formules prédéfinies sont basées sur la fonction SOUS.TOTAL. Par exemple dans la cellule C11 du classeur démo qui contient la formule "Somme", vous

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pouvez observer: =SOUS.TOTAL(109;[NbHeures]) Si vous masquez puis réaffichez la ligne de totaux, les paramètres de calcul sont gardés en mémoire et s'adaptent, même si vous ajoutez ou supprimez des enregistrements entre temps.

XX. Les options du menu contextuel Le menu contextuel est la fenêtre qui s'affiche lorsque vous effectuez un clic droit dans une des cellules du tableau.

Actualiser: met à jour les sources de données externes. Insérer: permet d'insérer une nouvelle colonne à gauche de la cellule active ou une nouvelle ligne au dessus de la cellule active. Supprimer: permet de supprimer les lignes ou les colonnes actives. Sélectionner: permet de sélectionner des éléments du tableau à partir de la cellule active. Trier : permet d'appliquer un tri dans la colonne active. Filtrer : permet d'appliquer un filtre dans la colonne active. Table: *L'option "Ligne des totaux" permet d'afficher et de masquer la ligne de totaux. *L'option "Convertir en plage" permet de transformer le tableau en plage de cellule standard tout en conservant le format de style qui était appliqué au tableau.