Access 2007 Support

7/29/2019 Access 2007 Support

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ACCESS 2007


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LES CARACTERISTIQUES

DU LOGICIEL ACCESS


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QU'EST-CE QU'UNE BASE DE DONNES ?

Une base de donnes est un outilpermettant de collecter etd'organiser des informations. Les

bases de donnes peuvent stockerdes informations sur lespersonnes, les produits, lescommandes ou autres. Une base

de donnes est cre par unsystme de gestion de base dedonnes (SGBD), tel que leprogramme Office Access 2007.


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Une base de donnes informatise est unconteneur d'objets. Une seule base dedonnes peut contenir plusieurs tables.Gnralement, une base de donnes

Access stocke ses tables dans un seulfichier, avec d'autres objets, tels que desformulaires, des tats, des macros. Lesbases de donnes cres dans le format

Access 2007 portent l'extension de fichier.accdb et celles cres dans des formatsantrieurs d'Access ont l'extension .mdb.


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Access vous permet d'effectuer les oprationssuivantes :

Ajouter de nouvelles donnes une base dedonnes, p. ex. : un nouvel article dans un stock

Modifier des donnes existantes dans la base dedonnes, p. ex. : modifier l'emplacement actueld'un article

Supprimer des informations, p. ex. : si un articlea t vendu ou abandonn

Organiser et voir les donnes d'autres manires Partager les donnes avec d'autres via des tats,

messages lectroniques, un intranet ou Internet


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LES LMENTS D'UNE BASE DE DONNESACCESS

Tables

FormulairestatsRequtesMacros
http://office.microsoft.com/client/helppreview.aspx?AssetId=HA100644509990&lcid=1036&NS=MSACCESS&Version=12&pid=CH010062186&CTT=4http://office.microsoft.com/client/helppreview.aspx?AssetId=HA100644509990&lcid=1036&NS=MSACCESS&Version=12&pid=CH010062186&CTT=4http://office.microsoft.com/client/helppreview.aspx?AssetId=HA100644509990&lcid=1036&NS=MSACCESS&Version=12&pid=CH010062186&CTT=4http://office.microsoft.com/client/helppreview.aspx?AssetId=HA100644509990&lcid=1036&NS=MSACCESS&Version=12&pid=CH010062186&CTT=4http://office.microsoft.com/client/helppreview.aspx?AssetId=HA100644509990&lcid=1036&NS=MSACCESS&Version=12&pid=CH010062186&CTT=4http://office.microsoft.com/client/helppreview.aspx?AssetId=HA100644509990&lcid=1036&NS=MSACCESS&Version=12&pid=CH010062186&CTT=4http://office.microsoft.com/client/helppreview.aspx?AssetId=HA100644509990&lcid=1036&NS=MSACCESS&Version=12&pid=CH010062186&CTT=4http://office.microsoft.com/client/helppreview.aspx?AssetId=HA100644509990&lcid=1036&NS=MSACCESS&Version=12&pid=CH010062186&CTT=4http://office.microsoft.com/client/helppreview.aspx?AssetId=HA100644509990&lcid=1036&NS=MSACCESS&Version=12&pid=CH010062186&CTT=4http://office.microsoft.com/client/helppreview.aspx?AssetId=HA100644509990&lcid=1036&NS=MSACCESS&Version=12&pid=CH010062186&CTT=4


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LES TABLES

Une table de base de donnes ressemble une feuillede calcul, car les donnes sont stockes en lignes etcolonnes.

Pour bnficier de toute la flexibilit d'une base de

donnes, les donnes doivent tre organises dans destables afin d'viter toute redondance. Par exemple, sivous stockez des informations concernant desemploys, chaque employ ne doit figurer qu'uneseule fois dans la table qui est destine uniquement

contenir les donnes concernant les employs. Cellesrelatives aux produits seront stockes dans leurpropre table et celles concernant les succursales leseront dans une autre table. Ce processus s'appelle lanormalisation.


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LES TABLES

Chaque ligne d'une table s'appelle unenregistrement. Chaque enregistrement secompose d'un ou de plusieurs champs. Leschamps correspondent aux colonnes de la table.

Par exemple, vous pouvez avoir une tableintitule Employs o chaque enregistrement(ligne) contient des informations sur un employspcifique et chaque champ (colonne) contient un

autre type d'informations, telles que le prnom, lenom, l'adresse, etc. Les champs doivent se voirattribuer un type de donnes particulier : texte,date ou heure, nombre ou autre.


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LES TABLES


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LES FORMULAIRES

Les formulaires sont souvent galement appels crans de saisie de donnes . Il s'agit desinterfaces qui vous permettent d'utiliser vosdonnes. Souvent, ils contiennent des boutons de

commande qui effectuent diverses oprations.Vous pouvez crer une base de donnes sansutiliser de formulaires, en modifiant simplementvos donnes dans les feuilles de donnes de la

table. Cependant, la plupart des utilisateurs debases de donnes prfrent utiliser desformulaires pour voir, entrer et modifier desdonnes dans des tables.


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LES FORMULAIRES

Les informations de ceformulaire proviennent : de la table Clients...de la table Employs... de la table Commandes... de la table Produits...

et de la table Dtails des commandes.


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LES ETATS

Les tats vous permettent desynthtiser et prsenter des donnesdans les tables. Un tat rpond

gnralement une questionspcifique, p. ex. : Quelle sommeavons-nous reu cette anne dechaque client ? ou Dans quelles

villes nos clients se trouvent-ils ? .Vous pouvez mettre en forme un tatpour qu'il prsente les informations dela manire la plus lisible.


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LES ETATS


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LES REQUETES

Les requtes sont les vritables chevilles ouvriresd'une base de donnes et peuvent effectuer unegrande varit de fonctions. Leur fonction la pluscourante consiste extraire des donnes spcifiques

des tables. Les donnes que vous souhaitez voir sontgnralement rparties sur plusieurs tables et lesrequtes vous permettent de les voir dans une seulefeuille de donnes. De mme, comme vous nesouhaitez habituellement pas voir tous les

enregistrements en une fois, les requtes vouspermettent d'ajouter des critres afin de filtrer lesdonnes pour ne voir que les enregistrementssouhaits. Les requtes servent souvent de sourced'enregistrement pour les formulaires et tats.


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LES REQUETES


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LES REQUETES

Il existe deux grands types de requtes : les requtesslection et action.

Une requte slection extrait simplement les donneset les rend disponibles. Vous pouvez voir les rsultats

de la requte l'cran, les imprimer ou les copierdans le presse-papiers. Vous pouvez galementutiliser le rsultat de la requte comme sourced'enregistrement pour un formulaire ou un tat.

Comme le nom l'indique, une requte action utilise lesdonnes pour effectuer une tche. Ces requtespeuvent tre utilises pour crer des tables, ajouterdes donnes des tables existantes, mettre jour ousupprimer des donnes.


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LES MACROS

Les macros d'Access peuvent treconsidres comme un langage deprogrammation simplifi que vous pouvezutiliser pour ajouter des fonctionnalits

une base de donnes.Par exemple, vous pouvez joindre une

macro un bouton de commande dans unformulaire afin que la macro s'excute

lorsque l'on clique sur le bouton. Les macroscontiennent des actions qui excutent destches, p. ex. : ouvrir un tat, excuter unerequte ou fermer la base de donnes.


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CRER LES RELATIONS ENTRETABLES


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CRATION D'UNE RELATION UN--PLUSIEURS

Prenons un exemple : les tables Fournisseurs et Produits de la basede donnes des commandes de produits. Un fournisseur peut fournirn'importe quel nombre de produits. Par consquent, pour toutfournisseur reprsent dans la table Fournisseurs, il peut existerplusieurs produits reprsents dans la table Produits. La relationentre la table Fournisseurs et la table Produits est donc une relationun--plusieurs.

Pour reprsenter une relation un--plusieurs dans votre base dedonnes, prenez la cl primaire du ct un de la relation et ajoutez-la comme colonne supplmentaire dans la table du ct plusieurs de la relation. Dans ce cas par exemple, vous ajouteriez la colonneNumro de fournisseur de la table Fournisseurs dans la tableProduits. Access peut ensuite utiliser le numro d'identification de latable Produits pour trouver le fournisseur correspondant chaqueproduit.

La colonne Numro de fournisseur dans la table Produits est appeleune cl trangre. Une cl trangre est la cl primaire d'une autretable. La colonne Numro de fournisseur de la table Produits est ditecl trangre car elle est galement la cl primaire dans la tableFournisseurs.


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Prenons l'exemple d'une relation entre une table Produits et une tableCommandes.

Une commande peut porter sur plusieurs produits et un mme produit peutfigurer dans plusieurs commandes. Par consquent, pour un enregistrementdans la table Commandes, il peut en exister plusieurs dans la table Produits etpour un enregistrement dans la table Produits, il peut en exister plusieursdans la table Commandes. Ce type de relation est appele une relationplusieurs--plusieurs car pour un produit, il peut exister plusieurs commandes

et une commande, peuvent correspondre plusieurs produits. Notez que pourdterminer la prsence de relations plusieurs--plusieurs entre des tables, ilest important d'tudier les deux cts de la relation.

Les sujets des deux tables commandes et produitssont lies par unerelation plusieurs--plusieurs. Cela pose un problme. Pour comprendre ceproblme, imaginez ce qu'il se passerait si vous tentiez de crer une relationentre ces deux tables en ajoutant le champ Numro de produit dans la tableCommandes. Pour avoir plusieurs produits par commande, vous devez avoir

plusieurs enregistrements par commande dans la table Commandes. Il vousfaudra alors rpter les informations de la commande pour chaque ligne descommandes, ce qui aboutira des tables inefficaces et risquera de poser desproblmes d'inexactitude des donnes. Le mme problme se posera si vousplacez le champ Numro de commande dans la table Produitsvous aurezplusieurs enregistrements dans la table Produits pour chaque produit.Comment pourrez-vous contourner ce problme ?

CRATION D'UNE RELATION DEPLUSIEURS PLUSIEURS


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La solution consiste crer une troisime table, souventappele une table de jointure, qui scinde la relationplusieurs--plusieurs en deux relations un--plusieurs.

Vous devez ajouter la cl primaire de chacune des deuxtables dans la troisime table. La troisime table stocke

ainsi chaque occurrence ou instance de la relation.

CRATION D'UNE RELATION DEPLUSIEURS PLUSIEURS


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CRATION D'UNE RELATION UN--UN

Il existe un autre type de relation, la relation un--un. Supposez parexemple, que vous deviez enregistrer d'autres informationscomplmentaires trs spcifiques pour un produit et que vousutiliserez rarement ces informations ou qu'elles ne concerneront quequelques produits. tant donn que vous n'aurez pas souvent besoinde ces informations et que leur enregistrement dans la table Produitsimpliquerait la prsence d'espaces vides pour les produits auxquels

elles ne s'appliquent pas, vous placerez ces informations dans unetable distincte. Tout comme pour la table Produits, vous utilisez lacolonne Numro de produit comme cl primaire. La relation entrecette table supplmentaire et la table Produits est une relation un--un. Pour chaque enregistrement dans la table Produits, il existe unseul enregistrement dans la table supplmentaire. Lorsque vousidentifiez une relation de ce type, les deux tables doivent partager unchamp commun.

Lorsque vous dterminez le besoin d'tablir une relation un--un dansvotre base de donnes, demandez-vous si vous pouvez placer dans unemme table les informations des deux tables. Vous pouvez ne passouhaiter procder ainsi pour une raison quelconque par exemple,parce que cela crerait trop d'espaces vides. Voici comment vouspouvez reprsenter cette relation :


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CRATION D'UNE RELATION UN--UN

Si les deux tables possdent le mme sujet, vouspouvez probablement tablir la relation en utilisant lamme cl primaire dans les deux tables.

Si les deux tables possdent des sujets diffrents avecdes cls primaires diffrentes, choisissez l'une destables et ajoutez sa cl primaire dans l'autre table entant que cl trangre.

En dterminant les relations qui existent entre destables, vous vous assurez par l-mme que vousdisposez des tables et des colonnes appropries.Lorsqu'une relation un--un ou un--plusieurs existe,les tables impliques doivent partager une ouplusieurs colonnes en commun. Lorsqu'une relationplusieurs--plusieurs existe, une troisime table estncessaire pour reprsenter la relation.


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LE PROCESSUS DE CONCEPTION


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Le processus de conception se compose des tapes suivantes : Dterminer les objectifs de la base de donnes

Cette tape vous aide vous prparer pour les tapesrestantes.

Rechercher et organiser les informations requisesRassembler tous les types d'informations que voussouhaitez stocker dans la base de donnes, tels que lesnoms de produit et les numros de commande.

Rpartir les informations dans des tables

Rpartissez vos lments d'information en entits ou sujetsprincipaux, tels que Produits ou Commandes. Chaque sujetdevient ensuite une table.

Convertir des lments d'information en colonnesChoisissez les informations que vous souhaitez stocker

dans chaque table. Chaque lment d'information devientun champ et est affich sous la forme d'une colonne dans latable. Par exemple, une table Employs peut contenir deschamps du type Nom et Date d'embauche.


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Dfinir des cls primairesChoisissez la cl primaire de chaque table. La cl primaireest une colonne qui sert identifier de faon unique chaque

ligne par exemple, une colonne Numro de produit ouNumro de commande. Dfinir les relations entre tables

tudiez chaque table et dterminez de quelle faon lesdonnes d'une table sont lies aux donnes des autrestables. Ajoutez des champs aux tables ou crez de nouvelles

tables pour clarifier les relations, le cas chant. Affiner la structureAnalysez votre conception et recherchez les erreurs qu'ellepeut contenir. Crez les tables et ajoutez desenregistrements contenant des donnes exemple. Vrifiezsi vous obtenez les rsultats attendus des tables cres.

Apportez des modifications en consquence. Appliquer les rgles de normalisation

Appliquez les rgles de normalisation des donnes pourvrifier si vos tables sont structures correctement. Sincessaire, apportez des modifications.


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CRITRES D'UNE BASE DEDONNES BIEN CONUE


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Une base de donnes bien conue est une base dedonnes qui :

Rpartit les informations dans des tables ddies des sujets prcis afin d'viter la redondance desdonnes.

Fournit Access les informations ncessairespour lier les informations dans les tables.

Garantit l'exactitude et l'intgrit desinformations.

Rpond vos besoins en termes de traitementdes donnes et de cration d'tats.

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