Support cours RH epfl › svadminworkshop › documents › Lalieu Support c… ·...
Transcript of Support cours RH epfl › svadminworkshop › documents › Lalieu Support c… ·...
La sarl Lalieu est spécialisée
dans la formation des utilisateurs
aux logiciels de bureautique.
PC et Macintosh ™
Natel
078 – 872 78 32
charly @ lalieu .com
Support de cours
Atelier Bureautique
Personnel Administratif RH
Dispensé à l’ EPFL
© Charles Lalieu -‐2016
Atelier de bureautique à destination du peronnel administratif RH -‐ 22 septembre 2016
LALIEU sarl -‐ Formations Informatiques, Développement & Audit – Page 2
Table des matières
1. LA CRÉATION D’UNE LETTRE TYPE ...................................................................................................... 3
1.1. NOUVEAU DOCUMENT ............................................................................................................................. 3 1.2. GESTION DE L’ESPACE GRÂCE AUX TABLEAUX ............................................................................................... 4 1.3. INCLUSION D’UNE IMAGE (LOGO) .............................................................................................................. 5 1.4. INCLUSION DU TEXTE ............................................................................................................................... 6 1.5. INSERTION DE LA DATE DU JOUR ................................................................................................................ 6 1.6. INCLUSION D’OBJETS. .............................................................................................................................. 7 1.7. ENREGISTREMENT DU MODÈLE .................................................................................................................. 8
2. GÉNÉRATION D’UNE LISTE DE DISTRIBUTION ..................................................................................... 9
2.1. REMPLACER LE CONTENU D’UNE CELLULE .................................................................................................... 9 2.2. CALCUL SUR DU TEXTE ........................................................................................................................... 10 2.3. CALCUL SUR DES DATES .......................................................................................................................... 10 2.4. FILTRAGE DE DONNÉES ........................................................................................................................... 10
3. GÉNÉRATION D’UN GRAPHIQUE À PARTIR DE DONNÉES CONSOLIDÉES ............................................ 12
3.1. FONCTION SOMME.SI() ....................................................................................................................... 12 3.2. CONSOLIDATION ................................................................................................................................... 12 3.3. FONCTION RECHERCHEV() .................................................................................................................. 13 3.4. CALCUL DE L’ÉCART ............................................................................................................................... 14 3.5. RÉALISATION D’UN GRAPHIQUE ............................................................................................................... 15
4. PUBLIPOSTAGE ................................................................................................................................ 16
4.1. OUVRIR LE DOCUMENT À FUSIONNER ....................................................................................................... 16 4.2. OUVRIR LA LETTRE TYPE ......................................................................................................................... 16 4.3. REMPLIR DES CHAMPS VARIABLES ............................................................................................................ 16 4.4. GÉRÉR LES ACCORDS DES ADJECTIFS ET PARTICIPES PASSÉS ............................................................................ 17 4.5. FUSIONNER VERS UN NOUVEAU DOCUMENT .............................................................................................. 17
Atelier de bureautique à destination du peronnel administratif RH -‐ 22 septembre 2016
LALIEU sarl -‐ Formations Informatiques, Développement & Audit – Page 3
1. La création d’une lettre type
Nous allons créer une lettre type que nous ajouterons aux modèles de lettre de notre environnement Word
1.1. Nouveau document
Choix des marges
et du style
Atelier de bureautique à destination du peronnel administratif RH -‐ 22 septembre 2016
LALIEU sarl -‐ Formations Informatiques, Développement & Audit – Page 4
1.2. Gestion de l’espace grâce aux tableaux
Création d’un tableau d’une ligne et 2 colonnes afin de placer les informations concernant l’expéditeur dans la cellule de gauche et celles concernant le destinataire dans celle de droite.
La finalité étant de gérer la disposition des objets au travers d’une grille, les bordures des cellules seront masquées
Atelier de bureautique à destination du peronnel administratif RH -‐ 22 septembre 2016
LALIEU sarl -‐ Formations Informatiques, Développement & Audit – Page 5
1.3. Inclusion d’une image (Logo)
Poser le curseur dans la première cellule et insérer y le logo de la société
Double cliquez sur l’image pour faire apparaître la barre de menu contextuelle
Définissez les dimensions et son alignement sur le texte.
Direction des RH Salle AI 3.142
Lausanne, le
Nom prénom
Rue
NPA Ville
Atelier de bureautique à destination du peronnel administratif RH -‐ 22 septembre 2016
LALIEU sarl -‐ Formations Informatiques, Développement & Audit – Page 6
1.4. Inclusion du texte
Introduisez quelques paragraphes
Direction des RH Salle AI 3.142
Lausanne, le 18 oct. 16
Nom prénom
Rue
NPA Ville
Cher collègue,
Gallia est omnis divisa in partes tres, quarum unam incolunt Belgae, aliam Aquitani, tertiam qui ipsorum lingua Celtae, nostra Galli appellantur.
Hi omnes lingua, institutis, legibus inter se differunt. Gallos ab Aquitanis Garumna flumen, a Belgis Matrona et Sequana dividit.
1.5. Insertion de la date du jour
Avec ou sans automatisme de mise à jour
Atelier de bureautique à destination du peronnel administratif RH -‐ 22 septembre 2016
LALIEU sarl -‐ Formations Informatiques, Développement & Audit – Page 7
1.6. Inclusion d’objets.
Le troisième paragraphe pourrait très bien être un objet inclus tel qu’un tableau Excel.
ou un collage avec ou sans liaison d’une plage de cellules d’un document Excel préalablement enregistré.
0
5
10
15
20
25
30
35
Janvier Février Mars Avril Mai Juin
Repas
Essence
Hôtel
Atelier de bureautique à destination du peronnel administratif RH -‐ 22 septembre 2016
LALIEU sarl -‐ Formations Informatiques, Développement & Audit – Page 8
1.7. Enregistrement du modèle
Le modèle étant défini, il vous reste à l’enregistrer en tant que « MODELE ».
Ici s’arrête la création d’un modèle standard, mais nous reviendrons pour modifier ce modèle après avoir défini une liste de distribution pour en faire un modèle de fusion pour le publipostage.
Atelier de bureautique à destination du peronnel administratif RH -‐ 22 septembre 2016
LALIEU sarl -‐ Formations Informatiques, Développement & Audit – Page 9
2. Génération d’une liste de distribution
Dans le cadre de cet atelier, nous établirons cette liste par filtrage ou par extraction depuis une base de données Excel.
Ouvrez le fichier EXO.xls
Ce fichier nécessite néanmoins quelques opérations de préparation pour être exploitable.
2.1. Remplacer le contenu d’une cellule
La colonne « SEXE » n’a pas été correctement remplie par les opérateurs de saisie qui ont utilisé « M » et « H » pour définir le sexe masculin.
Il y a donc lieu d’uniformiser cette information en remplaçant dans une colonne sélectionnée toutes les occurrences de « M » en « H » (ou le inversémment)
Atelier de bureautique à destination du peronnel administratif RH -‐ 22 septembre 2016
LALIEU sarl -‐ Formations Informatiques, Développement & Audit – Page 10
2.2. Calcul sur du texte
Pour les besoins de l’atelier, nous allons avoir besoin d’isoler les Vaudois
Ces individus sont caractérisés par un indicatif téléphonique « 021 »
2.3. Calcul sur des dates
Pour les besoin de l’atelier, ous allons avoir besoin d’isoler les
individus âgés de 30 à 40 ans
2.4. Filtrage de données
Sélectionnez les colonnes A à K et demandez un filtre simple.
Chaque colonne est maintenant équipée d’une « toupie » permettant de filtrer ou de trier par telle et telle rubrique.
Notez la transformation de la toupie en fonction du ou des critères ainsi que du tri.
Pour revenir à la liste complète, effacer le filtre, ou revenez dans chaque toupie pour remettre les options initiales.
Atelier de bureautique à destination du peronnel administratif RH -‐ 22 septembre 2016
LALIEU sarl -‐ Formations Informatiques, Développement & Audit – Page 11
Après avoir posé les critères suivants :
CRITERES : Vaudois, de 30 à 40 ans, parlant français
Vous obtenez une nouvelle liste que vous pouvez exporter
Sauvegardez le résultat sous Vaudois_FR_30_40.xlsx
Atelier de bureautique à destination du peronnel administratif RH -‐ 22 septembre 2016
LALIEU sarl -‐ Formations Informatiques, Développement & Audit – Page 12
3. Génération d’un graphique à partir de données consolidées
Avant de générer le graphique, nous allons consolider les valeurs qui vont le constituer.
Nous disposons de feuilles de calcul contenant, en vrac, les montants des factures d’entrée de chaque trimestre.
Nous allons calculer la somme trimestrielle de chaque budget pour consolider ces informations dans une feuille récapitulative pour l’année.
C’est à partir de ces données que nous établirons le graphique à inclure dans notre publipostage.
3.1. Fonction SOMME.SI()
La fonction somme.si() possède 3 arguments séparés par des « ; »
= SOMME.SI ( Plage des données ; Critères ; Plage à additionner )
Explications :
Dans la plage A3 :B32, si la première colonne contient le même texte que D2, alors la fonction additionnera toutes les occurrences de plage B3 :B32 qui répondent à ce critère conditionnel.
3.2. Consolidation
Nous allons reporter les résultats trimestriels dans une feuille récapitulative (à renommer), pour l’année.
1. Sélectionnez la cellule « C5 » à alimenter
2. Tapez « = »
3. Cliquez sur l’étiquette de la feuille « 1er Trimestre » pour signifier que l’information se trouve sur cette feuille.
Atelier de bureautique à destination du peronnel administratif RH -‐ 22 septembre 2016
LALIEU sarl -‐ Formations Informatiques, Développement & Audit – Page 13
4. Cliquez sur la cellule « D3 » correspondant à la somme des consommables du 1er trimestre
Notez que la zone de formule indique = ‘1er Trimestre’!D3 puis validez sans autre.
5. Recopiez à droite la formule pour qu’ Excel l’adapte à chaque budget
3.3. Fonction RECHERCHEV()
Nous allons maintenant comparer les résultats annuels avec les budgets prévisionnels que nous trouvons en page « 6.Budget »
Attention !
La fonction rechercheV nécessite que la zone de recherche soit triée de manière croissante
… et après tri :
Profitons de l’occasion pour définir un nom pour cette plage
Sélectionnez la plage A2 :C7 et nommez la « budget »
La fonction RECHERCHEV permet de rechercher des éléments dans une plage.
Par exemple, vous pouvez rechercher le montant d’un budget à l’aide de son intitulé.
= RECHERCHEV(valeur à rechercher ; plage dans laquelle rechercher la valeur ; numéro de colonne dans la plage de cellules contenant la valeur de retour; option*).
*Option = correspondance exacte ou approximative, indiquée par 0/FAUX ou 1/VRAI.
Atelier de bureautique à destination du peronnel administratif RH -‐ 22 septembre 2016
LALIEU sarl -‐ Formations Informatiques, Développement & Audit – Page 14
Recherchez le montant prévisionnel pour chaque colonne de votre récapitulatif annuel.
Explications :
La fonction rechercheV va chercher verticalement le contenu de la cellule « C4 » dans la première colonne de la plage nommée « budget », et va nous rapatrier le contenu de la colonne n° « 2 » de ce budget.
3.4. Calcul de l’écart
L’écart est la différence entre le montant réalisé et le budgété.
Pour l’exprimer en pourcentage, il faut diviser cette différence par le budget et demander un affichage en %.
l Les parenthèses sont là pour appliquer la priorité des opérations de ce calcul
Voici donc le résultat final !
Atelier de bureautique à destination du peronnel administratif RH -‐ 22 septembre 2016
LALIEU sarl -‐ Formations Informatiques, Développement & Audit – Page 15
3.5. Réalisation d’un graphique
Nous allons réaliser un graphique à partir de données non contigües.
1. Sélectionnez la ligne de titre (en ocre) 2. puis enfoncez la touche « CTRL » 3. maintenez la touche enfoncée pendant que vous sélectionnez les
lignes de total et de budget prévisionel (en bleu et jaune). 4. Relachez tout .
Vous venez de faire une sélection discontinue !
Tant que cette sélection est active, demandez un graphique en colonne dans la barre des menus graphiques.
C’est ce graphique que nous allons insérer dans la lettre type en vue du publipostage. par copier-‐coller avec liaison.
Remarques :
Pour faire un graphique avec des données discontinues, il faut que ces données soient de même dimension ( dans notre exemple, chaque sélection contient le même nombre de colonne) .
Atelier de bureautique à destination du peronnel administratif RH -‐ 22 septembre 2016
LALIEU sarl -‐ Formations Informatiques, Développement & Audit – Page 16
4. Publipostage
4.1. Ouvrir le document à fusionner
4.2. Ouvrir la lettre type
1. Ouvrir les menus de publipostage
a. Précisez qu’il s’agit d’une lettre type ( doc actuel)
b. Choisir la liste des destinataires (Vaudois_FR_30_40.xls)
c. Glisser les rubriques ( nom, prenom, rue,npa & ville)
4.3. Remplir des champs variables
Cochez bien l’option « Demander une seule fois » sinon Word vous posera la question en boucle autant de fois que de lignes de destinataires !
Atelier de bureautique à destination du peronnel administratif RH -‐ 22 septembre 2016
LALIEU sarl -‐ Formations Informatiques, Développement & Audit – Page 17
4.4. Gérér les accords des adjectifs et participes passés
Partout où les accords de genre doivent s’appliquer, il y a lieu de poser une formule de fusion telle que celle, ci-‐dessous
Nota Bene : On peut copier le « e » ainsi généré et le coller à chaque endroit opportunt.
4.5. Fusionner vers un nouveau document