Utilisez la sous-traitance pour vous libérer et économiser

STRATEGIC FUNDING

SOUS-TRAITANCE EFFICACE

« Un élément primordial de la croissance de l’envergure de notre propre entreprise a été de réduire les coûts en impartissant des processus commerciaux bien définis et, d’autre part, impartir des tâches exigeant des compétences clés de haut niveau que nous n’aurions jamais pu nous payer à temps plein à l’interne. » Colin Mills. Fondateur, Centre CFO

Sommaire de gestion La sous-traitance est presque toujours plus abordable, plus efficace et plus flexible que l’embauche d’un personnel interne. La sous-traitance vous permet d’aller chercher l’expertise et l’expérience non disponibles à l’interne (technique ou de gestion) ou de déterminer puis réduire les coûts des services de soutien.

Points saillants

Avantages de la sous-traitance

Éléments pouvant être sous-traités

Comment utiliser la sous-traitance dans votre entreprise

Principales raisons pour lesquelles les entreprises n’utilisent pas la sous-traitance

Comment un CFO à temps partiel peut-il vous aider à tirer profit de la sous-traitance?

Sous-traitance efficace

3Utilisez la sous-traitance pour vous libérer et économiser

Les PME sont toutefois préoccupées par les écueils éventuels de la sous-traitance, et cela les empêchent d’en voir les nombreux avantages (permettant aux employés à temps plein de travailler sur les principales compétences de l’entreprise).

Un CFO à temps partiel peut vous aider à tirer profit de la sous-traitance en vous permettant d’exploiter une entreprise plus simple et plus efficace, et d’utiliser les économies pour stimuler la croissance.

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Présentation

1 « Whitbread renews outsourcing contract with 14% cost cut », Flinders, Karl, Computer Weekly. www.computerweekly.com, 13 février 2013.

2 « Whitbread signs five-year HR and payroll outsourcing deal with Ceridian ». Berry, Mike. Personnel Today. http://www.personneltoday.com, 11 décembre 2008.

Mettre l’accent sur les activités fondamentales de l’entreprise est l’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises de toute taille décident d’impartir une ou plusieurs de leurs fonctions de soutien.

Utilisez la sous-traitance pour vous libérer et économiser

Ce fut le cas avec l’entreprise Whitbread, la plus importante entreprise hôtelière et de restauration du Royaume-Uni, qui a imparti ses TI à Styria et ses ressources humaines et son service de paie à Ceridian1.

Après la signature d’un contrat pour la sous-traitance des services de RH et de la paie avec Ceridian, le directeur de restructuration et des informations de Whitbread, Ben Wishart, a déclaré : « La sous-traitance soutient davantage notre stratégie de concentration sur les activités fondamentales tout en augmentant les niveaux d’efficacité dans l’ensemble de l’entreprise2 ».

Par l’entremise de ce contrat, Ceridian prenait en charge le service des ressources humaines pour plus de 33 000 employés pour l’ensemble des opérations de Whitbread qui comprennent des divisions bien connues au Royaume-Uni comme Premier Inn, Beefeater, Table Table, Brewers Fayre, Taybarns et Costa Coffee.

La sous-traitance vous permet d’aller chercher l’expertise et l’expérience non disponibles à l’interne (technique ou de gestion) ou de déterminer puis réduire les coûts des services de soutien. Mais la sous-traitance préoccupe plusieurs propriétaires de PME. Ils ont peur que la sous-traitance d’éléments non essentiels à l’entreprise comme les finances, les RH, les TI ou la gestion des relations avec la clientèle amenuisera leur contrôle global de l’entreprise, ou que la sous-traitance les limitera ou sera onéreuse.

Vous pourriez croire que ne pas être en mesure de voir et de parler à votre équipe sera synonyme d’une perte de contrôle et qu’il vous manquera de la visibilité pour

remarquer des problèmes potentiels et prendre des mesures décisives.

Vous pourriez vous inquiéter aussi des antécédents de votre sous-traitant désigné. Respectera-t-il les normes élevées sur lesquelles vous insistez, en vous offrant un travail de qualité dans les délais prescrits?

Les coûts vous préoccupent : est-ce que les prix proposés par votre fournisseur sont fixes ou est-ce que de nouveaux coûts (frais de licence, frais de renouvellement annuels, frais de maintenance, etc.) vous seront facturés au fur et à mesure que votre relation commerciale se développe?

La fiabilité de votre sous-traitant désigné pourrait éventuellement vous préoccuper. Respectera-t-il la confidentialité de votre entreprise? Les données de votre entreprise et les autres actifs seront-ils en sécurité entre les mains d’un tiers? Volera-t-on vos idées? Les données sensibles de vos clients seront-ils détournées par les personnes embauchées?

Que se passera-t-il en cas de problème avec votre fournisseur? Sera-t-il disposé à partager un plan de secours détaillé avec vous afin que vous soyez rassuré que vous ne serez pas laissé à vous-même en cas de problème grave?

Sous-traitance efficace

Sous-traitance efficace

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3 « The Entrepreneur Mind: 100 Essential Beliefs, Characteristics and Habits of Elite Entrepreneurs ». Johnson, Kevin D., Johnson Media Inc. Mars 2013.

Utilisez la sous-traitance pour vous libérer et économiser

Quelle importance votre fournisseur accorde-t-il à la conformité?

Comment pouvez-vous avoir la certitude que les lois et les règlements seront respectés et que vous ne serez pas tenu responsable en cas d’infraction?

Ce sont ces écueils éventuels qui empêchent les entrepreneurs de percevoir les nombreux avantages de la sous-traitance (permettant aux employés à temps plein de travailler sur les principales compétences de l’entreprise).

Simon Wakefield, directeur général de l’importateur de grains de café vert DRWakefield, un client de notre Centre CFO du Royaume-Uni, était l’un de ses entrepreneurs (remarque : au R.-U., les CFO sont dénommés directeurs financiers). Sa banque posait des questions assez difficiles à cette époque et il savait qu’il avait besoin d’aide.

Il explique : « Nous n’avions pas assez d’informations de base, ni de données ou de statistiques à présenter aux banques pour démontrer ce que nous faisions. Nous nous sommes aperçus assez rapidement que nous avions besoin d’une personne pour gérer ces éléments et nous aider à prendre ces décisions. »

Au tout début, il était réticent à embaucher un CFO à temps partiel.

« Je n’avais jamais tenu compte auparavant d’une embauche à temps partiel, car j’aime avoir mon propre personnel qui travaille avec moi et qui comprend mon entreprise. Cela peut paraître simple, mais quand vous approfondissez la question et que vous percevez que nous travaillons avec plusieurs devises et différents pays, plusieurs détails ressurgissent. »

« Mes expériences antérieures avec des employés à temps partiel sont les suivantes : ils travaillent pour vous à la pige puis ils vous quittent. Cela ne fonctionnait pas pour nous. »

Il a finalement surmonté sa réticence de la sous-traitance et embauché un CFO à temps partiel du Centre CFO.

« Le Centre CFO nous a offert une contrepartie : si notre expérience avec le premier CFO ne se déroulait pas bien, il le remplacerait rapidement par un autre. Si le CFO assigné ne pouvait pas répondre à quelques-unes de nos questions, il ou elle faisait partie d’un groupe plus important d’où tirer les renseignements nécessaires et nous les présenter. »

Non seulement Nick Thompson, son CFO à temps partiel, l’a aidé à améliorer sa relation avec la banque par l’embauche d’un comptable de gestion permanent pour s’occuper des finances, il a aussi mis à jour le prologiciel de comptabilité de l’entreprise et les procédures de contrôle du crédit pour dégager un bien meilleur flux de trésorerie qu’auparavant.

« Pendant les cinq années de la présence de Nick, nos chiffres ont augmenté d’environ 30 %. Il nous a aidés à implanter un nouveau logiciel et à changer nos vérificateurs. Nous avons maintenant un vérificateur plus professionnel. Des cibles et des objectifs très clairs ont été atteints. D’autre part, ça veut dire que je réussis à mieux dormir. »

Toute fonction non fondamentale à votre entreprise devrait être impartie au meilleur coût pour la meilleure qualité, explique Kevin D. Johnson, auteur de The Entrepreneur Mind: 100 Essential Beliefs, Characteristics and Habits of Elite Entrepreneurs3.

Il poursuit : « Dans la majorité des cas, essayer de produire vous-même tout ce dont votre entreprise a besoin n’est pas réaliste ni efficace. Si vous avez cru au matraquage négatif concernant la sous-traitance, vous devez vous détromper rapidement et intégrer le processus dans votre stratégie d’entreprise. »

« Si vous avez souscrit à la propagande et même refusé de considérer la sous-traitance vos concurrents ont eu le temps de l’utiliser et ont travaillé laborieusement à vous mettre en faillite. »

6 Utilisez la sous-traitance pour vous libérer et économiser

La sous-traitance est presque toujours plus abordable, plus efficace et plus flexible que l’embauche d’un personnel interne. Les avantages comprennent :

Faire appel à de l’expertise que vous ne pourriez pas autrement vous offrir

Économiser du temps pour vous et votre personnel interne

Avoir l’occasion de se concentrer sur les secteurs de l’entreprise pouvant favoriser les revenus

Abaisser les coûts Mieux prévoir les coûts Optimiser l’efficacité Mettre davantage l’accent sur les principales

compétences Accroître la productivité de l’entreprise

Éléments pouvant être sous-traitésIl est possible de classer les services en sous-traitance dans les deux groupes suivants :

Avantages de la sous-traitance

Services technologiquesPour l’exploitation habituelle, les entreprises ont besoin de technologies de l’information et de communication évoluées. Les changements rapides dans le secteur de la technologie offrent de nouvelles possibilités aux entreprises qui doivent choisir le bon type de fournisseur pour obtenir la meilleure technologie au prix le plus abordable. Habituellement, les services de technologie suivants font l’objet de sous-traitance :

Logiciel et applications Infrastructure Télécommunications Commerce électronique Sécurité et solutions Internet Hébergement Web; conception, élaboration et

entretien de site Web Logistique, approvisionnement et gestion de la

chaîne d’approvisionnement Recherche et analyse Développement de produit Services juridiques Recherche et documentation en matière de

propriété intellectuelle Soutien technique Fonctions de centre d’assistance aux clients Entretien sur les lieux Gestion des courriels Exploitation du centre de données Reprise sur sinistre Gestion de la sécurité Protection contre les virus Sauvegarde et récupération de données Soutien sans fil Conseil en achats Architecture de réseau

Services technologiques

Processus commerciaux

Sous-traitance efficace

Sous-traitance efficace

7Utilisez la sous-traitance pour vous libérer et économiser

Processus commerciauxRessources humaines

Services de la paie (notamment feuille de paie, primes, commissions, paiement des impôts, etc.)

Gestion des avantages sociaux Recrutement Formation Gestion des dépenses Gestion des déplacements et des dossiers

d’employés (formulaires destinés au personnel, politiques, procédures, gestion du rendement, etc.)

Finance Gestion des dettes d’exploitation et des créances Rapprochement bancaire Gestion des immobilisations corporelles Gestion de la trésorerie Production de rapports financiers Gestion du risque

Service à la clientèle Soutien de commercialisation Assistance technique Conseil ou information sur les versements Traitement de l’entrée de commandes, des

plaintes, des prêts, des applications, des cartes de crédit et du rapprochement

Comment utiliser la sous-traitance dans votre entreprise

Vous pouvez éviter plusieurs problèmes liés à l’embauche et à la formation du personnel interne, et développer une entreprise beaucoup plus agile, flexible et rentable, tant et aussi longtemps que vous adoptez la bonne approche.

En fait, recourir aux services d’un CFO expérimenté à temps partiel du Centre CFO est un exemple de la façon dont la sous-traitance peut créer de la valeur, augmenter l’efficacité et optimiser les occasions.

Vous voulez que vos sous-traitants vous offrent tous les avantages d’une équipe interne fiable et compétente, mais sans les désavantages. Il n’y a jamais de garantie de réussite, mais la bonne approche peut vous épargner de gros maux de tête et vous faire économiser beaucoup d’argent.

La clé de la réussite de la sous-traitance repose sur la préparation. En comprenant vos exigences et en consacrant suffisamment de temps au processus de sélection afin de vous assurer de trouver des sous-traitants qui partageront vos valeurs et ajouteront vraiment de la valeur à votre entreprise (plutôt que de représenter un risque coûteux), vous parviendrez habituellement à bâtir une équipe de sous-traitants très efficace.

8 Utilisez la sous-traitance pour vous libérer et économiser

Comment un CFO à temps partiel peut-il vous aider à tirer profit de la sous-traitance?Souvent, les entrepreneurs manquent de temps : ils sont mobilisés par les calculs et la gestion, essaient de comprendre l’état des résultats, le bilan et le flux de trésorerie, la location d’équipement, les options de financement, la recherche de financement d’entreprise et la gestion du personnel de comptabilité à l’interne.

Ils s’aperçoivent souvent qu’un comptable externe n’offre pas le soutien proactif dont ils ont besoin. Les entrepreneurs comprennent mal les besoins financiers critiques. Davantage de temps est absorbé dans des processus exigeants, laissant moins de temps pour les activités auxquelles ils excellent : le développement et la croissance de l’entreprise.

La plupart des entreprises recrutent un comptable ou un commis comptable interne pour dégager le propriétaire d’une partie du fardeau financier et pour qu’il puisse offrir des compétences professionnelles afin de fournir des renseignements financiers utiles. Malheureusement, les entrepreneurs en ressortent frustrés, déçus et exaspérés.La frustration provient des délais nécessaires à la

Principales raisons pour lesquelles les entreprises n’utilisent pas la sous-traitance

comptabilisation finale des données mensuelles. Souvent, les entrepreneurs doivent prendre des décisions d’entreprise critiques sans avoir de renseignements commerciaux à jour.

La déception survient quand le comptable ou le commis comptable interne qui fournit les chiffres ne travaille pas assez de façon proactive pour que l’entrepreneur puisse planifier, gérer et contrôler son entreprise. Oui, ils préparent les comptes de fin d’année fiscale et signent les vérifications, mais bien que plusieurs indiquent qu’ils conseillent l’entreprise de façon proactive, ils semblent incapables de comprendre les problèmes de l’entreprise. Les conseils sont habituellement généraux, rarement précis.

Pour terminer, l’exaspération a tôt fait d’en finir avec les entrepreneurs. D’incroyables opportunités de développement d’entreprise ne deviendront pas réalité, car les entrepreneurs sont submergés par les demandes administratives en matière de finances et de comptabilité.

La solution aux problèmes des entrepreneurs, même d’une petite entreprise, est de recruter un CFO. Une personne chevronnée qui comprend le financement d’une entreprise, sait prendre en charge la croissance, réussit à présenter des données mensuelles pertinentes et à obtenir les meilleures ententes auprès des banques. Malheureusement, les personnes qui ont l’expérience nécessaire sont peu abordables.

La solution : envisager la possibilité d’embaucher un CFO à temps partiel. Avec cette option, les entrepreneurs peuvent avoir accès à un CFO qui connaît bien les problèmes et les opportunités, qui peut organiser les fonctions comptables à l’interne comme à l’externe et répondre à certaines questions. Une solution à temps partiel n’a pas de répercussions sur la paie ni le nombre d’employés. L’entreprise ne paie que les jours travaillés, parfois, seulement quelques jours par mois.

Réticences à perdre le contrôle et de la flexibilité

Fonctions spécifiques trop critiques pour les envoyer à la sous-traitance

Attente d’une réaction négative de la part des clients

Résistance de la part des employés

Sous-traitance efficace

Autrement dit, vous obtenez les services d’un CFO chevronné ayant des connaissances pour vous aider à planifier, à gérer et à contrôler la croissance de l’entreprise. Souvent, ce sont des personnes qui présentent des antécédents de réussite financière dans de grandes entreprises multinationales.

Le Centre CFO mettra à votre disposition un CFO très expérimenté ayant déjà travaillé pour de grosses entreprises, et ce, pour une fraction du coût associé à l’embauche d’un CFO à temps plein. Autrement dit, vous aurez :

l’un des meilleurs CFO au Canada qui travaillera avec vous à temps partiel;

une équipe de soutien locale composée des CFO les plus compétents;

une équipe nationale et internationale de collaborateurs composée de CFO de premier plan prêts à partager leurs pratiques exemplaires (la puissance de centaines de CFO); et

un accès à nos réseaux national et international de clients et de partenaires

Avec tout ce soutien et cette expérience à votre portée, vous obtiendrez de meilleurs résultats plus rapidement. Lors de prises de décision, vous serez plus confiant et mieux informé. Après tout, vous aurez accès au soutien et au conseil de spécialistes chaque fois que vous en aurez besoin.

Principalement, votre CFO à temps partiel vous aidera à développer une stratégie de sous-traitance. Ce processus vise à :

évaluer les exigences actuelles et futures de l’entreprise. Pour réussir avec la sous-traitance, vous devez définir ce qui doit être sous-traité et les exigences en matière de portée et de délais d’exécution, recommande John Toppin, MA FCA, conseiller financier, dans son livre « Profitability: Advice For Business Owners And Finance Managers4 »;

discuter d’une stratégie et d’un protocole à la grandeur de l’entreprise pour l’embauche de sous-traitants;

Le Centre CFO mettra à votre disposition un CFO très expérimenté ayant déjà travaillé pour de grosses entreprises, et ce, pour une fraction du coût associé à l’embauche d’un CFO à temps plein.

4 « Profitability: Advice For Business Owners And Finance Managers ». Toppin, John, MA FCA. Nomizon Business Publishing. Octobre 2014.

Sous-traitance efficace

10 Utilisez la sous-traitance pour vous libérer et économiser

enquêter sur des fournisseurs de sous-traitance en particulier (à commencer par notre réseau national de fournisseurs de confiance) qui ont des antécédents démontrés;

évaluer les compétences de base pour garantir que nous avons trouvé le sous-traitant correspondant;

discuter des coûts en détail et découvrir tout coût caché avant de passer un contrat avec le sous-traitant;

s’entretenir avec les fournisseurs afin de s’assurer qu’ils ont des affinités culturelles avec l’entreprise;

s’assurer que le fournisseur pourra fournir le service dans les délais et selon les bonnes normes;

questionner les fournisseurs sur leur processus de sécurité et d’intégrité des données;

demander aux fournisseurs de partager leur plan d’urgence en cas de problème grave;

évaluer les programmes de formation des fournisseurs et leur capacité à appuyer votre entreprise en cas d’absence ou de maladie de votre personnel;

discuter des politiques de conformité des fournisseurs afin de s’assurer qu’ils prendront la responsabilité, le cas échéant, de se conformer aux lois et aux exigences réglementaires; et

gérer la relation avec le sous-traitant désigné pour s’assurer que vous obtenez une bonne valeur.

ConclusionLes économies, en particulier dans le climat économique actuel, sont un facteur primordial pour les entrepreneurs, et souvent le principal facteur qui les pousse à avoir recours à la sous-traitance.

Vous n’êtes pas tenu d’offrir des avantages sociaux aux sous-traitants ni de dépenser de l’argent pour les accueillir dans un espace de bureau.

Sous-traitance efficace

Dans la plupart des cas, vous avez davantage de flexibilité par rapport aux coûts : plutôt que de leur verser un salaire mensuel, vous avez la possibilité d’augmenter ou de réduire leurs heures selon les exigences de votre entreprise. Vous pouvez exploiter une entreprise plus simple et plus efficace, et utiliser les économies pour stimuler la croissance. Vos coûts de formation seront également réduits dramatiquement puisque ceux-ci sont habituellement assumés par votre fournisseur.

Un autre avantage d’utiliser des sous-traitants est la perception que cela crée auprès de vos clients. Les entreprises plus petites peuvent souvent apparaître beaucoup plus grandes si elles embauchent des sous-traitants qui offrent une gamme de services que leur équipe interne ne pourrait pas.

Cela signifie que les entreprises plus petites peuvent concurrencer avec de plus grandes entreprises et réagir rapidement aux nouvelles tendances du marché en trouvant des fournisseurs compétents qui sont en mesure de fournir des services de haute qualité.

Libérez-vous et économisez de l’argent maintenant en obtenant les services d’un CFO à temps partiel pour vous aider à développer une stratégie de sous-traitance.

Pour planifier un appel individuel gratuit avec un de nos CFO à temps partiel, voici nos coordonnées :

tél. : 514 906-8839adresse courriel : info@lecentrecfo.cawww.lecentrecfo.cak

11Utilisez la sous-traitance pour vous libérer et économiser

tél. : 514 906-8839adresse courriel : info@lecentrecfo.cawww.lecentrecfo.ca