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29 avril 2016

STP353 : Traitement des pré-alertes d’expédition avec l’outil de

Collaboration avec les fournisseurs (SNC)

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Ce cours explique comment créer et gérer les pré-alertes d’expédition.

À l’issue de ce cours, vous serez en mesure :

Définir le processus de pré-alerte d’expédition à l’aide de l’outil de Collaboration avec les fournisseurs (SAP SNC).

Créer et publier une pré-alerte d’expédition à l’aide de SAP SNC.

Décrire le processus de réception de marchandises dans SAP Enterprise Central Component (ECC).

Expliquer le processus de justificatif de livraison (POD) à l’aide de SAP SNC.

Consulter le POD dans SAP SNC.

Expliquer comment se gèrent les alertes.

Introduction au cours

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Synthèse du processus de pré-alerte d’expédition

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À l’issue de ce module, vous serez en mesure de :

Présenter dans les grandes lignes le processus de pré-alerte d’expédition dans SAP SNC.

Énumérer les avantages de la pré-alerte d’expédition dans SAP SNC.

Expliquer les étapes de création d’une pré-alerte d’expédition en ligne ou hors ligne.

Décrire comment mettre à jour ou annuler une pré-alerte d’expédition.

Détailler le processus de publication d’une pré-alerte d’expédition.

Identifier les processus 3M de justificatif de livraison et de réception de marchandises dans SAP SNC.

Expliquer le processus de pré-alerte d’expédition de SAP SNC.

Objectifs du module

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Le schéma suivant illustre le workflow.

Déroulement de la pré-alerte d’expédition

Fournisseur

Création d’une pré-alerte d’expédition

Réception de la pré-alerte d’expédition

Réception du material

Enregistrement de la réception de marchandises

Réception du justificatif de livraison

3M :

Publication de la pré-alerte d’expédition

Envoi du justificatif de livraison

Emballage de la pré-alerte d’expédition (facultatif)

Impression de l’étiquette d’unité de manutention

(facultatif)

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Processus de pré-alerte d’expédition :

1. Avant d’expédier le material, le fournisseur crée, emballe (facultatif), et publie une pré-alerte d’expédition dans SAP SNC. Les fournisseurs créent des pré-alertes d’expédition avec le numéro de la commande d’achat ou du programme de livraisons avant d’expédier le material. Les fournisseurs peuvent créer une ou plusieurs pré-alerte(s) d’expédition pour une ou plusieurs commande(s) d’achat. Une pré-alerte d’expédition peut également être saisie pour une livraison partielle. Les fournisseurs peuvent également imprimer des étiquettes d’unité de manutention après avoir publié la pré-alerte d’expédition.

2. 3M reçoit la notification de la pré-alerte d’expédition via SAP SNC et met à jour le numéro de pré-alerte d’expédition avec le numéro de commande d’achat ou de programme de livraisons correspondant dans SAP ECC.

3. Dès réception du material, 3M enregistre les informations de réception de marchandises dans SAP ECC et envoie un justificatif de livraison à SAP SNC pour le numéro de pré-alerte d’expédition.

4. Le fournisseur vérifie que la pré-alerte d’expédition porte le statut Réception de marchandises terminée (Goods Receipt Complete).

Synthèse du processus de pré-alerte d’expédition à l’aide de SAP SNC

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La pré-alerte d’expédition est une fonctionnalité clé de SAP SNC. La pré-alerte d’expédition permet au fournisseur de :

Informer 3M des détails de l’expédition avant ou au moment d’y procéder.

Communiquer ces informations à 3M avec précision et en temps réel :

Informations sur l’expédition

Détail du véhicule

Nom et coordonnées du transporteur

Avantage du processus de pré-alerte d’expédition de SAP SNC

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Le schéma suivant illustre les étapes de création d’une pré-alerte d’expédition :

Création du déroulement du processus de pré-alerte d’expédition

3MFournisseur

SAP SNC


Réception de la pré-alerte d’expédition


Enregistrement de la réception de

marchandises

SAP SNC Envoi du justificatif de livraison



Impression de l’étiquette d’unité de manutention

(facultatif)


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La création d’une pré-alerte d’expédition s’effectue en trois étapes (plus deux étapes facultatives) :

Saisie des données de la pré-alerte d’expédition.

Recherche d’éventuelles erreurs dans la pré-alerte d’expédition.

Emballage (facultatif).

Publication de la pré-alerte d’expédition.

Impression d’étiquettes d’unité de manutention (facultatif).

Avant de créer la pré-alerte d’expédition, le fournisseur ou le sous-traitant met à jour la commande d’achat avec la quantité réellement consommée à l’aide du processus de confirmation de commande d’achat dans SAP SNC. Le fournisseur ou le sous-traitant crée la pré-alerte d’expédition :

Pour une livraison effectuée dans le cadre d’une commande d’achat ou d’un plan de livraison de type Prévision (FDS).

Directement dans SAP SNC (en ligne) ou via un processus de téléchargement de fichier (hors ligne).

Concepts clés pour la création d’une pré-alerte d’expédition

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Les fournisseurs créent leurs pré-alertes d’expédition dans la fenêtre Liste des échéances pour les documents d’achat (Due List for Purchase Documents), dans SAP SNC.


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Pour les commandes d’achat de sous-traitance associées à des composants gérés par batch, les fournisseurs mettent à jour les champs Batch client (Customer Batch) à l’aide du processus de confirmation de commande d’achat. Il est nécessaire de le faire avant la première pré-alerte d’expédition.

Si les batchs ne sont pas mis à jour, le fournisseur ne peut pas publier de pré-alerte d’expédition pour la commande d’achat de sous-traitance et rencontre l’erreur de validation suivante :

Si le fournisseur rencontre cette erreur, il doit revenir dans la commande d’achat, la modifier en ajoutant des batchs valides aux composants, puis la publier à nouveau.

Création d’une pré-alerte d’expédition : contrôle de la pré-alerte d’expédition

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Lorsque SAP SNC recherche d’éventuelles erreurs dans la pré-alerte d’expédition, il effectue un contrôle de validation du stock.

Les saisies du fournisseur concernant les quantités de composants au cours de la confirmation de commande d’achat doivent réunir les critères suivants :

Le composant est associé à un stock valide (supérieur à zéro) sur le site du fournisseur.

La quantité saisie est inférieure ou égale au niveau de stock réel sur le site du fournisseur.

Création d’une pré-alerte d’expédition : contrôle de la pré-alerte d’expédition (suite)

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Si le contrôle de ces critères échoue, SAP SNC affiche les erreurs suivantes :

S’il n’y a pas de stock sur le site du fournisseur, l’erreur Cas A s’affiche.

S’il n’y a pas suffisamment de stock sur le site du fournisseur, l’erreur Cas B s’affiche.

Si les données de confirmation échouent pour n’importe lequel de ces critères, le fournisseur ne sera pas en mesure de publier la pré-alerte d’expédition pour la commande d’achat de sous-traitance.

Création d’une pré-alerte d’expédition : contrôle de la pré-alerte d’expédition (suite)

Cas A

Cas B

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Contrôle de la pré-alerte d’expédition (suite)

En cas d’erreur suite à l’exécution du contrôle de la pré-alerte d’expédition, le fournisseur :

Consulte la section Afficher le journal des messages (Display Message Log) pour afficher les erreurs.

Fait passer la pré-alerte d’expédition au mode Brouillon (Draft).

Résout toutes les erreurs en mode Modification (Change).

Publie la pré-alerte d’expédition.

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L’emballage est une étape facultative lors de la création d’une pré-alerte d’expédition. Les fournisseurs peuvent utiliser la fonctionnalité d’emballage automatique ou emballer la pré-alerte d’expédition manuellement.

Utilisez le champ Identifiant des spécifications d’emballage (Pack Spec. Identifier) pour sélectionner la méthode d’emballage.

La méthode d’emballage par défaut est Palette (Pallet).

Cliquez sur Emballage automatique (Automatic Packing) pour que SNC se charge de l’emballage.

Utilisez les boutons de la section Unité de manutention – Hiérarchique (HU –Hierarchical) de la fenêtre réservée à l’emballage manuel.

Emballage

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Publication d’une pré-alerte d’expéditionUne fois que vous avez créé la pré-alerte d’expédition en ligne et terminé le contrôle (sans erreurs), dans la fenêtre Créer une pré-alerte d’expédition(Create ASN), cliquez sur Publier une pré-alerte d’expédition (Publish ASN).

Une fois la pré-alerte d’expédition publiée dans SAP SNC, l’acheteur 3M reçoit une alerte de mises à jour à revoir.

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Les fournisseurs peuvent imprimer des étiquettes d’unité de manutention après avoir créé et publié une pré-alerte d’expédition.

Les étiquettes sont générées dans SNC.

Cliquez sur Imprimer l’étiquette (Print Label) ou sur Imprimer toutes les étiquettes (Print All Labels) pour générer les étiquettes imprimables.

Imprimez les étiquettes avecl’imprimante d’étiquettes appropriée.

Impression des étiquettes d’unité de manutention

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Des instructions détaillées sur la création et publication d’une pré-alerte d’expédition sont disponibles sur le site de formation à l’outil de collaboration avec les fournisseurs (SNC).

Instructions étape par étape

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Le fournisseur :

Définit un profil pour utiliser le centre de télédéchargement/chargement. Le fournisseur ne doit le faire qu’à sa première utilisation du centre de télédéchargement/téléchargement.

Télédécharge un fichier CSV (délimité par des virgules).

Utilise Excel pour ajouter dans le fichier CSV télédéchargé les informations appropriées, par exemple, des informations sur l’expédition.

Télécharge le fichier révisé dans SAP SNC à l’aide du centre de télédéchargement/téléchargement.

Création d’une pré-alerte d’expédition hors ligne

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Pour télécharger avec succès les données relatives à la pré-alerte d’expédition, le fournisseur :

Crée des pré-alertes d’expédition pour les commandes d’achat confirmées.

Ne modifie pas les détails de l’en-tête du fichier de pré-alerte d’expédition à télédécharger ou télécharger.

Ne modifie pas les en-têtes de la colonne Liste des échéances (Due List) du fichier de pré-alerte d’expédition à télédécharger ou télécharger.

Création d’une pré-alerte d’expédition hors ligne (suite)

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Mise à jour du fichier de pré-alerte d’expédition à télédéchargerLe fournisseur indique les détails suivants : 1. ID de la pré-alerte d’expédition (ASN ID) (obligatoire) 2. Quantité de la pré-alerte d’expédition (ASN Quantity) (obligatoire)3. Batch client (Customer Batch) (obligatoire pour les produits gérés par batch)4. Date de fabrication (Manufacturing Date) (obligatoire pour les produits gérés par

batch)5. Date d’expédition (Shipment Date) (obligatoire)6. Date de livraison (Delivery Date) (obligatoire)7. Heure de livraison (Delivery Time) (facultatif)

1 2 6 73 4 5

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Mise à jour du fichier de pré-alerte d’expédition à télédécharger (suite)

8. Lettre de transport (Bill of Landing) (obligatoire) 9. Numéro de facture du fret (Freight Invoice No) (facultatif) 10. Transporteur (Carrier Party) (facultatif) 11. Poids total et unité de mesure (Total Weight & UOM) (facultatif) (11 et 15)12. Poids net total et unité de mesure (Total Net Weight & UOM) (facultatif) (12 et

16)13. Volume total et unité de mesure (Total Volume and UOM) (facultatif) (13 et 17)14. ID moyen de transport (Means of Transport ID) (obligatoire)

8 9 10 11 12 13 14

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Des instructions détaillées sur le transfert de fichier de pré-alerte d’expédition sont disponibles sur le site de formation à l’outil de collaboration avec les fournisseurs (SNC).


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Création d’une pré-alerte d’expédition hors ligne (suite)

Une fois le fichier téléchargé, le centre de téléchargement répertorie le nouveau fichier en horodatant la date et l’heure du téléchargement. Le centre de téléchargement fournit également un lien URL permettant d’afficher le fichier.

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Avant d’envoyer la pré-alerte d’expédition par e-mail, le fournisseur crée un profil de télédéchargement. Dans le cadre du paramétrage du profil de télédéchargement, le fournisseur définit la périodicité de la génération de fichier sur Chaque jour à cette même heure (Every Day at This Time).

Création d’une pré-alerte d’expédition hors ligne – E-mail

Remarque : Lorsque l’option d’envoi hors ligne par e-mail est choisie, il est fortement recommandé de configurer un profil de notification d’alerte pour le même destinataire, contenant le type d’alerte 9001.

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Pour télécharger une pré-alerte d’expédition par e-mail :

3M envoie les pré-alertes d’expédition dues au fournisseur sous forme de feuille de calcul jointe.

Le fournisseur ou le fournisseur de logistique tiers (3PL) met à jour le fichier avec les informations d’expédition de la pré-alerte d’expédition et la renvoie par e-mail à SAP SNC. SAP SNC crée alors une pré-alerte d’expédition en se basant sur ces informations.

Création d’une pré-alerte d’expédition hors ligne – E-mail (suite)

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Paramètres de téléchargement d’une pré-alerte d’expédition par e-mail :

Le fournisseur ou le fournisseur 3PL complète le fichier et le renvoie par e-mail à SAP SNC.

L’ID de profil de téléchargement figure dans la ligne d’objet de l’e-mail.

Une fois que les données de la pré-alerte d’expédition sont téléchargées dans SAP SNC, elles sont automatiquement envoyées par e-mail.

Création d’une pré-alerte d’expédition hors ligne – E-mail (suite)

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Les pré-alertes d’expédition publiées et saisies par erreur doivent être supprimées dans SAP SNC ainsi que dans les systèmes internes de 3M. L’annulation d’une pré-alerte d’expédition n’est possible qu’avant la réception du material par 3M.

Si le fournisseur annule une pré-alerte d’expédition, il en avertit toujours l’acheteur 3M. L’acheteur 3M effectue la partie 3M de l’annulation de la pré-alerte d’expédition dans les systèmes internes de 3M.

Annulation d’une pré-alerte d’expédition

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Des instructions détaillées sur l’annulation d’une pré-alerte d’expédition sont disponibles sur le site de formation à l’outil de Collaboration avec les fournisseurs (SNC).


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Le schéma suivant illustre les étapes nécessaires au justificatif de livraison (POD) :

Justificatif de livraison pour les marchandises reçues

SAP SNC

Création d’une pré-alerte d’expéditionRéception de la

pré-alerte d’expédition


Enregistrement de la réception de

marchandises

SAP SNC

Envoi du justificatif de livraison



Impression de l’étiquette d’unité de manutention (facultatif)


Fournisseur 3M

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Justificatif de livraison pour les marchandises reçues (suite)

Lorsqu’il y a réception de marchandises dans SAP ECC, SAP ECC génère un POD. Le POD est ensuite transféré dans SAP SNC où la quantité reçue est mise à jour dans la pré-alerte d’expédition.

Les fournisseurs peuvent afficher le POD dans SAP SNC pour déterminer si 3M a reçu ou pas le material.

Une fois l’entrée de marchandises confirmée, le fournisseur génère une facture.

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Aussi bien 3M que les fournisseurs reçoivent des alertes de SAP SNC.

Différentes actions déclenchent la création d’alertes, par exemples, de nouvelles pré-alertes d’expédition, des pré-alertes d’expédition modifiées, une réception de marchandises correspondant à une pré-alerte d’expédition ou une pré-alerte d’expédition avec livraison partielle.

Le type d’alerte envoyé dépend du profile d’alerte. Les utilisateurs peuvent également opter pour l’envoi d’un e-mail.

Accédez au moniteur d’alertes en sélectionnant Exceptions, puis Moniteur d’alertes (Alert Monitor) dans la liste déroulante.

Gestion des alertes de pré-alerte d’expédition

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Type

d’alerteAlertes Description

0031 Pré-alerte d’expédition

en souffrance

Pré-alerte d’expédition envoyée ou publiée dont la date de livraison

est passée, sans qu’il y ait eu réception de marchandises.

0032 La quantité de la

réception de

marchandises diffère de

la quantité de la pré-

alerte d’expédition

Un message de réception de marchandises a été reçu, dans lequel la

quantité diffère de celle de la pré-alerte d’expédition.

7033 Alerte de validation des

données de pré-alerte

d’expédition

Pour une pré-alerte d’expédition entrante issue du système du

fournisseur, contrôle par message de la validité du site et des

produits.

7437 Appel sur programme de

livraisons : Quantité de

la pré-alerte

d’expédition inférieure à

la quantité demandée

Une alerte de pré-alerte d’expédition de ce type se rapporte à une

échéance requise particulière de l’appel sur programme de livraisons

actuel. La quantité (partielle) d’articles de la pré-alerte d’expédition

affectée à l’échéance requise ne suffit pas à couvrir la quantité

ouverte de l’échéance requise. (La quantité ouverte de l’échéance

requise correspond à la quantité non couverte par les pré-alertes

d’expédition précédentes).

Gestion des alertes de pré-alerte d’expédition – Alertes courantes

34

Type


7438 Appel sur programme

de livraisons : Quantité

de la pré-alerte

d’expédition supérieure

à la quantité demandée

Une alerte de pré-alerte d’expédition de ce type se rapporte à

une échéance requise particulière de l’appel sur programme

de livraisons actuel. La quantité (partielle) d’articles de la pré-

alerte d’expédition affectée à l’échéance requise excède la

quantité ouverte de l’échéance requise. (La quantité ouverte

de l’échéance requise correspond à la quantité non couverte

par les pré-alertes d’expédition précédentes.)


de livraisons : Date ou

heure de livraison de la


antérieure à la date ou

heure demandée



de livraisons actuel. La date ou l’heure de livraison de la pré-

alerte d’expédition est antérieure à la date ou l’heure de

livraison indiquée dans l’échéance requise.

Gestion des alertes de pré-alerte d’expédition – Alertes courantes (suite)

35

Type



de livraisons : Date ou

heure de livraison de la


ultérieure à la date ou

heure demandée



de livraisons actuel. La date ou l’heure de livraison de la pré-

alerte d’expédition est ultérieure à la date ou l’heure de

livraison indiquée dans l’échéance requise.


de livraisons : Quantité

de la pré-alerte

d’expédition inférieure

à la confirmation


une échéance de confirmation particulière de l’appel sur

programme de livraisons actuel. La quantité (partielle)

d’articles de la pré-alerte d’expédition affectée à l’échéance

de confirmation ne suffit pas à couvrir la quantité ouverte de

l’échéance de confirmation. (La quantité ouverte de

l’échéance de confirmation correspond à la quantité non

couverte par les pré-alertes d’expédition précédentes.)


36

Type



livraisons : Quantité de la


supérieure à la

confirmation

Une alerte de pré-alerte d’expédition de ce type se rapporte à une échéance de

confirmation particulière de l’appel sur programme de livraisons actuel. La quantité

(partielle) d’articles de la pré-alerte d’expédition affectée à l’échéance de

confirmation excède la quantité ouverte de l’échéance de confirmation. (La quantité

ouverte de l’échéance de confirmation correspond à la quantité non couverte par

les pré-alertes d’expédition précédentes.)


livraisons : Date ou heure

de livraison de la pré-


antérieure à la date ou

heure confirmée


confirmation particulière de l’appel sur programme de livraisons actuel. La date ou

l’heure de livraison de la pré-alerte d’expédition est antérieure à la date ou l’heure

de livraison indiquée dans l’échéance de confirmation.


livraisons : Date ou heure

de livraison de la pré-


ultérieure à la date ou

heure confirmée


confirmation particulière de l’appel sur programme de livraisons actuel. La date ou

l’heure de livraison de la pré-alerte d’expédition est ultérieure à la date ou l’heure

de livraison indiquée dans l’échéance de confirmation.


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Les principaux points traités dans ce cours sont les suivants :

Le processus de collaboration au niveau de la pré-alerte d’expédition avantage à la fois 3M et les fournisseurs en communiquant des informations sur l’expédition en temps réel.

Une pré-alerte d’expédition dans SAP SNC informe 3M des détails de l’expédition avant ou au moment d’y procéder.

Les fournisseurs créent des pré-alertes d’expédition dans SAP SNC pour une commande d’achat ou un programme de livraisons.

La création d’une pré-alerte d’expédition s’effectue en 3-5 étapes : saisie des données, recherche d’éventuelles erreurs, emballage (optionnel), publication et impression d’étiquettes (facultatif).

Les fournisseurs peuvent choisir de créer une pré-alerte d’expédition en ligne ou hors ligne.

Les fournisseurs sont responsables de créer, modifier et publier les pré-alertes d’expédition dans SAP SNC.

Conclusion

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3M est responsable de recevoir le material, d’enregistrer la réception de marchandises et d’envoyer le POD au fournisseur via SAP SNC.

Les données de la pré-alerte d’expédition sont utilisées par 3M dans le suivi des réceptions, dans l’importation des marchandises et dans le traitement du paiement du fret.

Aussi bien 3M que les fournisseurs reçoivent des alertes de pré-alerte d’expédition d’après les paramètres de leur profil.

Différentes alertes se déclenchent en fonction de l’action engagée, par exemple, la création d’une nouvelle pré-alerte d’expédition, la modification d’une pré-alerte d’expédition, une réception de marchandises correspondant à une pré-alerte d’expédition ou une pré-alerte d’expédition avec livraison partielle.

Conclusion (suite)

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