Sommaire du rapport d’amélioration des procédés de gestion des dossiers étudiants

Objectif général de l’évaluation

• Réviser l’utilisation du système et les procédés administratifs reliés à la gestion des données étudiantes

Objectifs spécifiques• Vérifier les connaissances et le

niveau de formation des employés ;• Déterminer la meilleure façon

d’utiliser le système avec les meilleures pratiques administratives;

• Identifier les façons d’augmenter la qualité et améliorer l’accès aux données étudiantes ;

Objectifs spécifiques (suite)

• Augmenter l’utilisation des outils disponibles avec le système ;

• Recommandations pour améliorer pratiques existantes ;

• Recommandations de nouveaux procédés pour rencontrer les nouveaux besoins de l’institution.

Secteurs administratifs évalués 3 campus

• Bureau de liaison (Recrutement)• DGT – appui tech.• Finances – recevables étudiants• Registrariat (Dossiers étudiants)• Ressources matérielles (Logement)• VRER (Charge des professeurs)

Exemples : procédés évalués• Évaluation des activités de

recrutement• Gestion des demandes d’admission• Gestion des cours du Répertoire• Préparation de l’horaire des cours• Inscription aux cours• Gestion de la charge des

professeurs et professeurs

Exemples : procédés évalués

• Assignation des chambres et facturation pour le logement

• Gestion des dossiers étudiants• Facturation et recevables étudiants• Gestion de programmes• Général : production de rapports• Gestion données générales

Types de recommandations• Révision des pratiques

administratives

• Utilisation des nouveautés offertes avec les nouvelles versions

• Communication et formation

Observations générales• Formulaires et procédés sont

utilisés correctement et en fonction des paramètres et des objectifs institutionnels ;

• Processus institutionnels ne sont pas optimisés ;

• Certains processus ne suivent pas les meilleures pratiques de l’industrie.

Recommandations générales• Procédures internes devraient être

révisées régulièrement ;

• Procédures institutionnelles « workflows » doivent être révisées régulièrement.

Recommandations générales

• Mettre en place les efforts de gestion (un mécanisme) à plusieurs niveaux de l’institution

• Efforts de gestion pour soutenir la nouvelle structure opérationnelle

Recommandations générales• Élaborer un plan de formation et de

documentation pour les employés et étudiants ;

• Élaborer un calendrier institutionnel avec toutes les activités administratives et techniques du système.

Produits non utilisés

• RecrutementFormulaires et interface Web

• Charges des professeurs

Produits sous utilisés

• Web admission

Produits maximisés

• Logement (UMCM)

Inscription

• Procédé critique pour l’Université qui ne reflète pas les normes de l’industrie (UMCM)

• Premier arrivé, premier servi est une mauvaise pratique

Inscription - recommandations• Changer l’heure de début pour minimiser

l’impact sur les utilisateurs pendant les heures régulières de travail

• Changement dans la gestion des groupes, diviser en plus petits groupes.

• Permettre aux groupes avec moins de conflits et plus de cours «réservés» de s’inscrire en premier (Exemple : Droit, 2e et 3e cycle, Génie)

En conclusion• Objectifs de la DGT, Systèmes de

gestion

• Élaborer un plan d’action• Assurer le suivi du plan d’action

auprès de l’équipe de direction