Solution hôtel Forum Hotel - Proximus23bfad50-bd3c-454e-ab3d...2018/01/31 · Forum Hotel 5...

Forum™ 500Forum™ 5000

Solution hôtelForum Hotel

Mode d’emploi

Bienvenue chez ProximusNous vous remercions d’avoir acheté un produit Proximus. Notre produit répond à des exigences élevées de qualité associées à un design soigné.

Forum HotelLe présent mode d’emploi vous accompagnera dans l’utilisation de votre Forum Hotel et apportera des réponses aux questions les plus importantes. Pour toute aide ou demande d’informations supplémentaires, veuillez vous adresser en premier lieu à votre administrateur système ou à votre revendeur.

Internet: www.proximus.be/pabx

Forum™ 5000 et Forum™ 500Le présent mode d’emploi est prévu pour l’ensemble de la gamme de produits Forum™ 5000 et Forum™ 500.

● La gamme de produits Forum™ 500 inclut les systèmes de communi-cation Forum™ 523/524, Forum™ 525/526 et Forum™ 550/560.

● La gamme de produits Forum™ 5000 inclut les systèmes de communi-cation Forum™ 5500, Forum™ 5004, Forum™ 5008 et Forum™ 5012.

Si une caractéristique est différente pour l’un des systèmes, il y est fait mention dans le texte du mode d’emploi concerné.

Nous espérons que le Forum Hotel saura au mieux satisfaire vos attentes.

Table de matières

Forum Hotel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3Caractéristiques du programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Contenu de l’emballage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Remarques sur ce mode d’emploi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Licence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Configuration et administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7Configurer un groupe d’utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Créer une chambre et attribuer un numéro d’appel aux téléphones de cette chambre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

Configurer le téléphone de réception. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Configurer touches de fonction d’occupation des chambres sur le téléphone de réception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Configurer une équipe de réception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

Configurer les téléphones de chambre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Configurer les numéros d’appel non autorisés et les filtres d’appels des clients de l’hôtel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Définir les droits d’utilisation des téléphones de chambre. . . . . . . .24

Programmer le service de réveil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

Configurer la saisie des données de connexion en vue de la facturation des coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Configurer la facturation des coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28

Mise en page de l’en-tête de la facture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Archiver les données de connexion des clients de l’hôtel . . . . . . . . .32

Utiliser le programme “Forum Hotel”. . . . . . . . . . . . . . . . . 34Lancer et fermer le programme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34

L’aperçu des chambres. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36

Enregistrer un client de l’hôtel (Check In). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Enregistrer le départ d’un client de l’hôtel (Check Out) . . . . . . . . . .39

1

Entretien des chambres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Activer le service de réveil pour un client de l’hôtel . . . . . . . . . . . . . 40

Le client a reçu un message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Produire la facture de téléphone d’un client de l’hôtel . . . . . . . . . . 42

Le menu “Hôtel” du téléphone de réception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Modifier le statut d’occupation d’une chambre via une touche de fonction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Modifier le statut d’occupation d’une chambre via une procédure par code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Instructions à l’intention des clients de l’hôtel. . . . . . . . . 48Les touches du téléphone de votre chambre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Appeler la réception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Téléphoner vers l’extérieur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Numéros d’appel non autorisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Quels sont les tarifs de communication ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Vous désirez appeler un autre client de l’hôtel . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Vous recevez un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Vous désirez être réveillé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Vous avez reçu un message à la réception. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Annexe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63Informations relatives à l’environnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Données techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Support technique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

2

Caractéristiques du programme

Forum HotelLe progiciel “Forum Hotel” est conçu spécialement pour l’exploitation hôte-lière. Grâce à ce programme, les hôteliers proposent à leurs clients d’accéder, le temps de leur séjour, au cercle des utilisateurs du Forum 500 / Forum 5000. Chaque client de l’hôtel peut ainsi utiliser les fonctions télépho-niques du système sur le téléphone de sa chambre. À son départ, le client reçoit une facture du coût des appels téléphoniques réalisés au cours de son séjour.

Les fonctions du progiciel “Forum Count” permettent de produire la factu-ration du coût des communications téléphonique. Au cas où ce progiciel n’existe pas encore dans votre système, le progiciel “Forum Hotel” propose de l’installer.

Les employés de la réception gèrent les chambres avec le programme Forum Hotel via la console Web du Forum 500 / Forum 5000. Ce programme est une application à part, intégrée à la console Web. Presque toutes les fonctions que la solution hôtel met à la disposition de l’utilisateur peuvent être utilisées en parallèle à partir des téléphones de réception.

Le progiciel “Forum Hotel” nécessite une licence qui permet d’activer l’utili-sation du programme.

Versions provisoiresLe logiciel système du Forum 500 / Forum 5000 dispose respectivement d’une version provisoire limitée à 60 jours pour les progiciels “Forum Hotel” et “Forum Count”. Vous pouvez activer ces versions provisoires dans le Confi-gurateur, sous SYS Configuration : Extensions. Pour de plus amples infor-mations, consultez l’aide en ligne de ce menu.

Caractéristiques du programmeLe “Forum Hotel”apporte au Forum 500 / Forum 5000 les caractéristiques supplémentaires suivantes :

● Un aperçu des chambres présente toutes les chambres de l’hôtel et permet au personnel de la réception de les gérer facilement. L’aperçu des chambres informe du statut actuel des chambres (“occupée”, “libre”, “à

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Caractéristiques du programme

nettoyer”). Cette caractéristique est uniquement disponible avec la version complète du progiciel.

● Les employés de la réception enregistrent l’arrivée et le départ des clients de l’hôtel sur le système via le programme (“Check In” und “Check Out”).

● Un téléphone de réception permet une gestion pratique et confortable des chambres et des clients de l’hôtel via un menu Hôtel. Le téléphone de réception peut être soit un Forum Phone 535/536 soit un Forum Phone 525/526.

● Sur le téléphone de réception, vous pouvez configurer une touche de fonction propre à chaque chambre. Avec cette touche, le personnel de la réception peut modifier le statut d’occupation de cette chambre.

● Chaque chambre de l’hôtel peut être équipée d’un téléphone de chambre. Les téléphones de chambre peuvent être les appareils de votre choix : les téléphones filaires et sans fil de la famille de produit Forum Phone, les téléphones DECT-GAP/CAP, les téléphones ISDN et les téléphones analo-giques.

● L’administrateur système peut, selon la gamme de prestations désirées, limiter l’accès aux clients à certaines fonctions disponibles sur leurs télé-phones de chambre. Il utilise pour cela le principe déjà connu du Forum 500 / Forum 5000 de l’attribution d’autorisations via les groupes d’utilisateurs, c’est-à-dire que, pour les clients de l’hôtel, il peut créer des groupes d’utilisateurs disposant d’autorisations individuelles. Aucune modification de la configuration des utilisateurs déjà existante n’est donc nécessaire.

● La réception peut informer le client de l’hôtel des messages qu’il a pu recevoir (fonction “Message Waiting Indication”).

● L’administrateur système peut définir la configuration de base d’un service de réveil. Les employés de la réception règle les paramètres individuels de l’appel de réveil (heure à laquelle le client doit être réveillé). Le client peut également activer/désactiver personnellement l’appel de réveil sur son appareil.

● Vous pouvez produire pour chaque client de l’hôtel une facture du coût des communications téléphoniques. Il est possible d’interroger le décompte du coût actuel des communications téléphoniques.

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Contenu de l’emballage

Contenu de l’emballageLe contenu de l’emballage contient à la livraison :

● la confirmation de licence du progiciel Forum Hotel

● le mode d’emploi “Forum Hotel” (fichier PDF inclus dans le CD de produit du Forum 500 / Forum 5000).

Remarques sur ce mode d’emploiCe mode d’emploi regroupe les informations nécessaires aux différents utilisa-teurs de la solution hôtel et les traite séparément par chapitre :

● L’administrateur système trouve toutes les informations sur la mise en service et la maintenance de la solution choisie par l’hôtel dans le chapitre Configuration et administration à partir de la page 7.

● Les informations particulièrement importantes pour les employés de l’hôtel (surtout ceux de la réception) sont regroupées dans le chapitre Utiliser le programme “Forum Hotel” à partir de la page 34.

● Les clients de l’hôtel doivent également être informés du fonctionnement de leur téléphone de chambre. Le chapitre Instructions à l’intention des clients de l’hôtel à partir de la page 48 regroupe différents éléments de texte mis à la disposition de l’hôtel afin de préparer un brève instruction d’emploi à l’intention de sa clientèle.

Les captures d’écran présentent les paramètres du Forum Hotel en se basant sur l’exemple d’un Forum 526. La configuration et l’utilisation du Forum Hotel est identique sur les autres systèmes de communication Forum 523/524, Forum 525/526, Forum 550/560, Forum 5004/5008/5012 et Forum 5500.

Documentations supplémentairesEn plus des informations apportées par le présent mode d’emploi, vous trou-verez dans l’Aide en ligne du Forum 500 / Forum 5000 d’autres informa-tions contextuelles relatives à la solution hôtel.

Les informations relatives au raccordement d’appareils se trouvent dans le mode d’emploi “Montage et mise en service” (Forum 523/524, Forum 525/526, Forum 550/560, Forum 5004/5008/5012) ou “Mise en service et

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Licence

maintenance” (Forum 5500). Ce mode d’emploi est disponible en fichier PDF sur le CD de produit du Forum 500 / Forum 5000.

Les informations relatives à la programmation et l’utilisation d’appareils système se trouvent dans les modes d’emploi respective. Ces modes d’emploi sont également disponibles en fichiers PDF sur le CD de produit du Forum 500 / Forum 5000.

LicenceAfin de pouvoir utiliser le progiciel Forum Hotel vous avez besoin d’une licence permettant l’activation du programme.

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Licence

Configuration et administrationLa description ci-dessous présuppose que les téléphones utilisés pour l’appli-cation Hôtel sont déjà raccordés au Forum 500 / Forum 5000. Pour de plus amples informations sur le raccordement d’appareils, consultez le mode d’emploi “Montage et mise en service” (Forum 523/524, Forum 525/526, Forum 550/560, Forum 5004/5008/5012) ou “Mise en service et maintenance” (Forum 5500). Ce mode d’emploi est disponible en fichier PDF sur le CD de produit du Forum 500 / Forum 5000.

Vous configurez l’application Hôtel dans le Configurateur de la console Web du Forum 500 / Forum 5000, sous Applications : Forum Hotel. En cours de configuration, vous pouvez ouvrir, pour chaque boîte de dialogue, l’Aide en ligne correspondante. Elle décrit en détail les paramètres disponibles que vous pouvez définir pour chaque champs.

ConnexionConnectez-vous sur la console Web avec un compte d’utilisateur disposant des droits d’administrateur système. Au moment de la livraison du système, les données d’accès sont les suivantes :

● Utilisateur : Administrator

● Mot de passe : [aucun mot de passe exigé]

Charger l’Aide en ligneAvant de commencer la configuration, il est conseillé de charger la version actuelle de l’Aide en ligne dans le menu SYS Configuration : Composants. L’Aide en ligne actuelle est déposée sous forme d’archive *.zip sur le CD de produit du Forum 500 / Forum 5000”.

Programme de démarrage de la solution HôtelUn navigateur Web adapté spécialement au Forum 500 / Forum 5000 permet de simplifier l’utilisation quotidienne de la solution Hôtel par le personnel de réception. Après chaque redémarrage de l’ordinateur du poste de travail, ce programme de navigation peut démarrer automatiquement et exécuter la procédure d’identification. Le symbole de la solution Hôtel apparaît ainsi dans la barre des tâches et l’application est toujours prête à être utilisée.

Configuration et administration 7

Configurer un groupe d’utilisateurs

Pour ce faire, vous devez avoir installé le programme de démarrage sur l’ordi-nateur du poste de travail correspondant. Le programme est déposé sur le CD de produit du Forum 500 / Forum 5000. Pour de plus amples informations, consultez le chapitre “Programmer un logiciel PC” du mode d’emploi “Montage et mise en service” (Forum 523/524, Forum 525/526, Forum 550/560, Forum 5004/5008/5012) ou “Mise en service et maintenance” (Forum 5500).

Configurer un groupe d’utilisateursLe programme Forum Hotel offre une extension du domaine d’application du Forum 500 / Forum 5000, il peut éventuellement être introduit dans un environnement déjà existant. Afin de conserver une gestion claire de la solution hôtel, il est conseillé de créer pour les cercles d’utilisateurs “Employés de l’hôtel (réception)” et “Clients de l’hôtel (chambre - occupée)” de nouveaux groupes d’utilisateurs en leur attribuant des autorisations indivi-duelles (dans le Configurateur, sous Gestion d’utilisateurs : Groupes d’utili-sateurs).

Groupe d’utilisateurs “Réception”

Vous devez absolument attribuer l’autorisation Forum Hotel à un groupe d’utilisateurs “Réception”. Seuls les utilisateurs avec cette autorisation sont habiliter à ouvrir le programme Forum Hotel de la console Web. L’autorisation Forum Count peut également être attribuée (mais ne doit pas) à ce groupe d’utilisateurs. Même si la saisie des données de connexion est nécessaire pour la saisie de données et la facturation du coût des communications télépho-

8 Configuration et administration

Configurer un groupe d’utilisateurs

niques, en règle générale le programme Forum Hotel produit directement la facture de téléphone des clients de l’hôtel.

Après avoir configuré un groupe d’utilisateurs pour la réception, créer un compte d’utilisateur pour chaque employé de la réception. Attribuez ces utili-sateurs au groupe d’utilisateurs “Réception” (dans le Configurateur, sous Gestion d’utilisateurs : Utilisateur).

Il est conseillé de baser le groupe d’utilisateurs des clients de l’hôtel sur le groupe d’utilisateurs par défaut “Guests”, étant donné que les autorisations de ce groupe d’utilisateurs sont réduites au minimum. Définissez cependant le paramètre Numérotation : externe sur l’option International afin que les clients de l’hôtel puissent téléphoner sans limite vers l’extérieur. Vous pouvez définir les autres paramètres importants de ce groupe d’utilisateurs dans les rubriques Appareils système et Données de connexion de la fenêtre de configuration. Pour de plus amples explications sur ces paramètres, consultez les chapitres Configurer la facturation des coûts à partir de la page 28 et Verrouiller le numérotation à partir de l’annuaire pour un client de l’hôtel à partir de la page 21.

Note : lors de la configuration de groupes d’utilisateurs, servez-vous de l’Aide en ligne. Elle apporte de plus amples informations au sujet de chacun des paramètres.


Créer une chambre et attribuer un numéro d’appel aux téléphones de cette chambre

Groupe d’utilisateurs des clients de l’hôtel (“Chambre - occupée”)

Créer une chambre et attribuer un numéro d’appel aux téléphones de cette chambreLe programme Forum Hotel vous permet de gérer jusqu’à 200 chambres. Chacune de ces chambres peut être équipée d’un téléphone de chambre indi-viduel (avec un numéro d’appel individuel). Vous gérez les chambres et les numéros d’appel de ces chambres à partir d’un tableau d’attribution indé-pendant (dans le Configurateur, sous Applications: Forum Hotel : Chambres).


Créer une chambre et attribuer un numéro d’appel aux téléphones de cette chambre

Tableau d’attribution : Chambre d’hôtel – Numéro d’appel du téléphone de cette chambre

Toutes les chambres que vous avez saisies via ce tableau d’attribution appa-raissent ultérieurement dans l’application Forum Hotel et le personnel de la réception peut proposer la location de ces chambres aux clients de l’hôtel.

Recommandation : si vous souhaitez configurer un nombre important de chambres, il vous est possible d’importer les données de configuration au lieu de configurer chaque chambre sur la console Web.

Le système de communication gère une chambre d’hôtel comme il gère un utilisateur, le numéro de la chambre correspond au nom de l’utilisateur. Ceci équivaut à dire que l’utilisateur “Numéro de la chambre” représente les clients de l’hôtel (les différents utilisateurs du système) qui occupent cette chambre. Pour toutes les situations où le programme utilise le nom d’utilisateur comme critère d’attribution ou de classification, le système élabore une liste des numéros des chambres de l’hôtel. C’est par exemple le cas de la liste des utili-sateurs de la Gestion d’utilisateur.

Lorsque vous créez une chambre, configurez également le numéro d’appel du téléphone de cette chambre. Vous pouvez attribuer les numéros d’appel de votre choix. Sur les téléphones de chambre, vous pouvez également utiliser les numéros d’appel déjà configurés. L’attribution de numéros d’appel la mieux appropriée dépend de la configuration actuelle du système. L’attri-bution la plus pratique est certainement : numéro de la chambre = numéro d’appel.


Configurer le téléphone de réception

Créer une nouvelle chambre

Configurer le téléphone de réceptionPour la réception, utilisez de préférence un appareil système du type Forum Phone 535/536. Ce terminal dispose d’un nombre important de touches de programmation avec affichage ; il est ainsi tout particulièrement adapté pour l’utilisation sur les postes de travail ayant des fonctions d’inter-médiaire ou de transmission. Vous pouvez également utiliser un Forum Phone 525/526. Cette appareil offre certes un nombre moins important de touches de programmation mais un excellent confort d’utili-sation et toutes les fonctions nécessaires à la réception d’hôtel. D’autres type d’appareils (comme les téléphones ISDN) ne sont techniquement pas adaptés à une utilisation en tant que téléphone de réception.

Des informations sur les caractéristiques des appareils système figurent dans le mode d’emploi respective.

Raccordez le téléphone de réception à une connexion Upn puis configurez cette appareil dans le menu TEL Configuration : Connexions : Upn. L’exemple suivant présente la configuration d’un Forum Phone 535 avec extension des touches.



Configurer un téléphone de réception à une connexion Upn

Configurez le numéro d’appel du téléphone de réception dans le Configu-rateur, sous Applications: Forum Hotel : Paramètres.

Définir le numéro d’appel du téléphone de réception

Saisissez un numéro d’appel interne avec lequel les clients de l’hôtel peuvent joindre la réception. L’appareil système avec ce numéro d’appel s’appelle maintenant téléphone de réception. Le menu principal de ce téléphone dispose désormais du menu supplémentaire 9 Applications : 2 Hôtel. Plusieurs fonctions du programme Hôtel sont ainsi directement accessibles par le téléphone de réception, par exemple, Check In et Check Out des clients de l’hôtel (cf. Le menu “Hôtel” du téléphone de réception à partir de la page 44).

Recommandation : vous pouvez programmer le menu 9 Applications : 2 Hôtel sur une touche de fonction du téléphone de réception (dans le menu TEL Configuration : Appareils : Appareils système).



Programmer une touche de fonction en touche hôtel

Attribuez le téléphone de réception à un utilisateur qui appartient au groupe d’utilisateurs “Réception”. Cet employé peut dorénavant recevoir les appels des clients de l’hôtel et se servir du programme Forum Hotel à partir de la console Web (cf. Configurer un groupe d’utilisateurs à partir de la page 8).

Utilisateur de la réception recevant les appels des clients de l’hôtel

Pour que les appelants externes puissent joindre directement la réception, attribuez un de vos numéros d’appel externe au numéro d’appel du téléphone de réception. Saisissez pour cela le numéro d’appel du téléphone de réception sous Distribution d’appels : Entrants (au niveau du raccordement de l’installation : Distribution d’appels : Entrants DDI).


Configurer touches de fonction d’occupation des chambres sur le téléphone de réception

Enregistrer le numéro d’appel du téléphone de réception dans la distribution d’appel

Configurer touches de fonction d’occupation des chambres sur le téléphone de réceptionSur le téléphone de réception, vous pouvez configurer une touche de fonction propre à chaque chambre. Avec cette touche, le personnel de la réception peut modifier le statut d’occupation de cette chambre. Pour gérer de cette manière le plus grand nombre possible de chambres, il est recommandé de choisir un appareil Forum Phone 535/536 et de lui ajouter le nombre d’extensions des touches supplémentaires nécessaires.

Vous pouvez programmer les touches de fonction sur le téléphone de réception ou dans le Configurateur sous TEL Configuration : Appareils : Appareils système.

Si vous programmez les touches à partir du téléphone de réception, sélec-tionnez dans la carte de menu Menu principal l’entrée de menu 9 Applications : 2 Hôtel. Saisissez d’abord le numéro de la chambre désirée puis sauvegardez les paramètres.


Configurer une équipe de réception

Configurer une équipe de réceptionSi vous désirez que plusieurs employés de l’hôtel puissent être joints au numéro d’appel de la réception (par ex. dans les bureaux ou au restaurant), vous pouvez les regrouper en une équipe de réception (dans le menu TEL Configuration : Groupes : Equipe Membres). Tous ces employés doivent disposer d’un appareil système (Forum Phone 515/525/535 ou Forum Phone 516/526/536), étant donné que ces appareils sont les seuls à soutenir les fonctions d’équipes.

Programmez le numéro d’appel du téléphone de réception sur les touches de ligne ou d’équipe des appareils système de l’équipe (dans le menu TEL Configuration : Groupes : Equipe Touches).

Configurer une touche d’équipe pour une équipe de réception

Pour que les appels à la réception puissent être différenciés des autres appels (par ex. des appels externes), vous devez définir une tonalité (sonnerie) diffé-rente pour chaque touche de ligne et d’équipe de chacun des appareils de l’équipe (dans le menu TEL Configuration : Appareils : Appareils système). Via la carte de menu de la touche, vous pouvez également définir les sonneries directement sur l’appareil système.


Configurer les téléphones de chambre

Définir les tonalités (sonneries) de la touche équipe

Lors de la configuration d’une équipe de réception, tenez compte des remarques ci-après :

● Le menu 9 Applications : 2 Hôtel s’affiche uniquement sur les téléphones qui ont le numéro d’appel du téléphone de réception programmé sur la touche de ligne 1. Le menu ne s’affiche pas sur d’autres touches de ligne ni sur les touches d’équipe.

● Il est conseillé de faire appartenir les membres d’une équipe au groupe d’utilisateurs “Réception” et ainsi de leur attribuer les droits nécessaires à la l’utilisation du programme Forum Hotel.

Configurer les téléphones de chambreLes appareils suivants peuvent être utilisés comme téléphones de chambre :

● appareils système filaires, par ex. Forum Phone 515/525/535 et Forum Phone 516/526/536,

● appareils système (DECT) sans fil, par ex. Forum Free 565/575,

● terminaux d’autres fabricants (appareils analogiques, téléphone ISDN ou appareils sans fil DECT-GAP/CAP).

Les appareils système offrent au client de l’hôtel un confort d’utilisation amélioré. Pour pouvoir en profiter vous devez avoir défini les paramètres



nécessaires sur les appareils système, en partie via le Configurateur, en partie sur les appareils.

Note : les appareils sans fil peuvent uniquement être utilisés lorsque le système de communication est équipé de cartes d’interface qui soutiennent les applications DECT. Vous pouvez consulter un aperçu des cartes d’interface disponibles soutenant ces applica-tions dans le mode d’emploi “Montage et mise en service” (Forum 523/524, Forum 525/526, Forum 550/560, Forum 5004/5008/5012)) ou “Mise en service et maintenance” (Forum 5500).

Aperçu des téléphones de chambresDans le Configurateur, sous Infos système : TEL Configuration : Numéros d’appel, vous pouvez consulter quels appareils sont installés dans les diffé-rentes chambres. Cette fenêtre de statut présente tous les appareils raccordés au système (classés selon le numéro d’appel ou le nom de l’utilisateur). Le type du terminal est également indiqué. Cette liste est d’une grande utilité lorsque vous devez rédiger les brèves instructions d’emploi adaptées à chacun des différents téléphones de chambre (cf. Instructions à l’intention des clients de l’hôtel à partir de la page 48).

Programmer une touche de réceptionSur chaque Forum Phone 515/525/535 et Forum Phone 516/526/536vous pouvez programmer une touche de fonction avec laquelle le client de l’hôtel peut appeler la réception. Cette touche indique également lorsque la réception à reçu un message adressé à ce client de l’hôtel (le voyant lumineux de la touche clignote, fonction “Message Waiting Indication”).

La touche de réception se programme uniquement dans le Configurateur, sous TEL Configuration : Appareils : Appareils système, la configuration n’est pas possible sur l’appareil système.



Programmer une touche de fonction en touche de réception

Imprimer une étiquetteVous pouvez imprimer une étiquette pour chaque appareil système (par ex. un Forum Phone 525) dans le Configurateur, sous TEL Configuration : Appareils : Appareils système. L’étiquette sert à marquer les touches situées à côté de l’afficheur. Lorsque vous avez programmé une de ces touches en touche de réception, imprimez l’étiquette.

Imprimer une étiquette



Verrouiller les touches des appareils système des clientsAfin que les clients de l’hôtel munis d’un appareil système ne puissent pas accéder à la configuration du système, il est recommandé de verrouiller l’interface de ces appareils. Pour ce faire, activez le paramètre Toutes les touches bloquées du groupe d’utilisateurs des clients de l’hôtel (dans le menu Gestion d’utilisateur : Groupes d’utilisateurs).

Lorsque vous activez cette fonction, hormis quelques exceptions, toutes les touches de l’appareil système attribués aux utilisateurs de ce groupe d’utilisa-teurs sont bloquées. Via les menus de ces appareils système, les utilisateurs ne peuvent plus définir ou modifier de fonctions de système, comme par exemple programmer une déviation d’appel, consulter les listes d’appels etc. Les utilisateurs peuvent donc uniquement téléphoner avec leurs appareils système.

● Sur les appareils système filaires (par ex. le Forum Phone 525), toutes les touches sont bloquées, à l’exception des touches chiffre et de la touche de ligne (Touche d’appel 1).

● Sur les appareils système sans fil (par ex. le Forum Phone 575), toutes les touches sont bloquées, à l’exception des touches chiffre et de la touche de combiné. Lorsque l’option est activée, l’annuaire local est également accessible sur ces appareils système, étant donné que cet annuaire n’est pas couplé avec les annuaires du système.

● En saisissant le code PIN d’utilisateur dont les touches sont bloquées, l’utilisateur peut d’autre part activer ou désactiver le verrouillage.

Verrouiller les touches de fonction, touche carte de menu et touche ABC, pour un groupe d’utilisateurs

Les prochaines étapes de la configuration sont importantes uniquement si vous ne voulez pas verrouiller toutes les touches sur les appareils système



des clients de l’hôtel. Toutefois, il est recommandé de définir les paramètres suivants pour le groupe d’utilisateurs des clients de l’hôtel.

Note : ces paramètres sont uniquement valides pour les appareils système filaires (par ex. un Forum Phone 525), mais pas pour les appareils système sans fil (par ex. un Forum Free 575). En fonction des appareils fournis aux clients de l’hôtel, le système n’est donc pas à l’abri d’une configuration du système par un client de l’hôtel !

Verrouiller la programmation des touches de fonction pour un client de l’hôtel Il est conseillé d’empêcher aux clients de l’hôtel de pouvoir programmer des touches de fonctions sur leur téléphone de chambre. Cela vous permet d’assurer que le client de l’hôtel ne modifie pas la configuration du téléphone.

Verrouiller le numérotation à partir de l’annuaire pour un client de l’hôtelPendant la durée de leur séjour, les clients de l’hôtel sont inscrits dans l’annuaire central avec leur nom et prénom (cf. Enregistrer un client de l’hôtel (Check In) à partir de la page 37). Les employés de l’hôtel peuvent donc également appeler les clients à partir de l’annuaire.

Les clients dont la chambre est équipée d’un Forum Phone 515/525/535 ou Forum Phone 516/526/536 disposent également de cette fonction, à moins que vous ne l’ayez verrouillée pour ce client. Pour ce faire, désactivez l’option Touche carte de menu et touche ABC dans le menu Gestion d’utilisateurs : Groupes d’utilisateurs. Ce verrouillage implique également que le client de l’hôtel ne peut pas modifier la langue de l’afficheur de son appareil système. Si le client le désire, la réception peut redéfinir la langue d’affichage de l’appareil en modifiant ce paramètre pour le client (via le programme Forum Hotel ou le téléphone de réception).

Programmer une touche de fonction pour la numérotation à partir de l’annuaireSi vous désirez autoriser le client de l’hôtel à utiliser l’annuaire (par ex. pour un groupe de voyageurs), vous pouvez programmer une touche de fonction sur l’appareil système du client lui permettant d’ouvrir l’annuaire. N’oubliez pas que cela permet au client de l’hôtel de voir non seulement les entrées d’annuaire d’autres clients mais également d’avoir accès à toutes les entrées sauvegardées dans l’annuaire central (par ex. numéro d’appel de vos livreurs etc.).


Configurer les numéros d’appel non autorisés et les filtres d’appels des clients de l’hôtel

Programmer la signalisation de messages sur les appareils analogiquesQuelques appareils analogiques soutiennent la caractéristique “Message Waiting Indication”, la signalisation de messages reçus sur le téléphone. Le progiciel “Forum Hotel” utilise le MWI pour indiquer sur le téléphone de chambre qu’un message a été reçu à la réception. Lors de la configuration d’un appareil analogique dans le menu TEL Configuration : Connexions : a/b, vous indiquez avec le paramètre MWI le procédé soutenu par les appareils raccordés. Le procédé FSK est par ex. souvent utilisé en Allemagne et en Belgique. Pour connaître le procédé que soutient l’appareil raccordé, consultez le mode d’emploi du fabricant.

Le Forum 500 / Forum 5000 supporte également la caractéristique MWI sur les appareils ISDN. Cette procédure de signalisation de message présuppose l’utilisation de téléphones ISDN correspondant aux normes. Consultez le mode d’emploi du fabricant.

Configurer les numéros d’appel non autorisés et les filtres d’appels des clients de l’hôtelPour empêcher vos clients de l’hôtel de numéroter certains numéros d’appel, vous devez avoir saisi ces numéros dans une liste spéciale de numéros non autorisés. Vous créez cette liste de numéros non autorisés dans le Configu-rateur, sous TEL Configuration : Listes : Listes de numéros non autorisés. Attribuez ensuite la liste des numéros non autorisés au groupe d’utilisateurs “Clients de l’hôtel” (dans le menu Gestion d’utilisateurs : Groupes d’utilisa-teurs).

De plus, vous pouvez configurer un filtre d’appels pour les clients de l’hôtel. Le système ne transmet pas au client de l’hôtel les communications provenant d’appels de numéros saisis dans la liste des filtres d’appels. Vous configurez la liste des filtres d’appels dans le Configurateur, sous TEL Configuration : Listes : Filtres d’appels. Attribuez ensuite la liste des filtres d’appels au groupe d’utilisateurs “Clients de l’hôtel” (dans le menu Gestion d’utilisateurs : Groupes d’utilisateurs).

Empêcher la connexion des appels en PCVAfin d’empêcher la connexion des appels en PCV, chers et vraisemblablement peu sérieux, (par ex. numéros d’appel avec les indicatifs 0800 ou 00800), il


Configurer les numéros d’appel non autorisés et les filtres d’appels des clients de l’hôtel

est conseillé de faire passer par la réception tous les appels destinés aux clients de l’hôtel. La réception peut décider au cas par cas comment traiter les appels en PCV (les refuser ou en informer le client de l’hôtel).

Vous avez également la possibilité d’interdire certains numéros d’appel en les verrouillant directement chez l’opérateur qui propose les services d’appel en PCV. Pour cela, vous devez avoir déclaré auprès de chacun des fournisseurs chaque numéro d’appel de la destination qui doit être verrouillé (par. ex. le MSN du raccordement MSN). Etant donné que cette opération est fastidieuse, et nécessaire auprès de chaque nouveau fournisseur, nous vous conseillons de configurer la Distribution d’appels selon vos besoin, dans le menu TEL Configuration.

Distribution d’appels du raccordement DDIDans la Distribution d’appels : Entrants DDI attribuez le numéro interne du téléphone de réception à tous les numéros de sélection directe permettant de joindre les téléphones de chambre depuis l’extérieur. Lorsque le téléphone de réception est également le central téléphonique de l’hôtel, saisissez un asté-risque (*).

Raccordement DDI : attribuer le numéro d’appel de la réception aux numéros de sélection directe des téléphones de chambre

Dans la Distribution d’appels : Sortants DDI attribuez également le numéro interne du téléphone de réception à tous les numéros de sélection directe des téléphones de chambre. Lors d’appels externes effectués par le client de l’hôtel, le numéro d’appel de la réception s’affiche sur l’appareil du corres-pondant appelé.


Définir les droits d’utilisation des téléphones de chambre

Distribution d’appels : Entrants du raccordement MSNEn règle générale, le raccordement MSN ne permet pas que les numéros d’appel des téléphones de chambre puissent être joints directement depuis l’extérieur, ces appels doivent être transmis par la réception ou le central télé-phonique de l’hôtel. Dans le cas où vous avez attribué explicitement un MSN à un téléphone de chambre, vous devez attribuer ce MSN au numéro interne de la réception dans le menu Distribution d’appels : Entrants.

Définir les droits d’utilisation des téléphones de chambreA différents moments de la journée ou de la semaine, un téléphone de chambre est accessible à différents utilisateurs : après l’enregistrement, au client de l’hôtel ;après le départ du client et jusqu’à l’enregistrement du prochain client, au personnel d’entretien ainsi qu’à chaque personne ayant en principe accès à cette chambre (par ex. personnel de maintenance).

Il n’est pas souhaitable que ces téléphones soient utilisés pour des communi-cations onéreuses que vous ne pouvez facturer à personne. Les différents niveaux d’autorisation de l’utilisation des téléphones de chambre vous permettent de définir les prestations disponibles sur ces téléphones. Attribuez donc à chaque statut d’occupation, un groupe d’utilisateurs pour lequel vous avez défini les autorisations adéquates.

● Check In : la chambre est occupée. Attribuez à ce statut le groupe d’utilisa-teurs que vous avez configuré pour les clients de l’hôtel. Les coûts produits sont facturés au client.

● Check Out : le client a quitté l’hôtel, la chambre est libre.

● À nettoyer : le client a quitté la chambre, la chambre doit être nettoyée.

Pour les statuts d’occupation Check Out et À nettoyer, configurez des groupes d’utilisateurs dont les autorisations correspondent à celles du groupe d’utilisateurs par défaut “Guests”. Si vous n’avez pas modifié les autorisations par défaut, le groupe d’utilisateurs “Guests ” dispose, par exemple, uniquement de l’autorisation d’appeler des numéros d’appel interne.


Programmer le service de réveil

Définir les droits d’utilisation des téléphones de chambre

Programmer le service de réveilLe client de l’hôtel peut charger la réception de le réveiller à une heure déter-minée, il a également l’alternative d’activer personnellement l’appel de réveil sur son téléphone de chambre via une procédure par code. Lors d’un appel de réveil, le téléphone de la chambre du client de l’hôtel sonne. Vous définissez dans le menu Applications: Forum Hotel : Paramètres la configuration de base de cette fonction. Vous déterminez le nombre de fois qu’un appel de réveil doit se répéter, si le client de l’hôtel ne répond pas dès le premier appel, le nombre de fois que la sonnerie doit sonner et la longueur de la pause entre deux appels de réveil (Intervalle des répétitions).

Note : si le client ne prend pas les appels de réveil (répétés), la réception reçoit un bref message sur le téléphone de réception et peut le cas échéant aller réveiller le client de l’hôtel.




Le système traite un appel de réveil comme un appel VIP. Vous pouvez définir une sonnerie individuelle pour les appels de réveil des clients de l’hôtel disposant d’un appareil système (dans le menu TEL Configuration : Appareils : Appareils système en cliquant sur Modifier). Vous pouvez également définir la sonnerie de l’appel VIP directement sur l’appareil système via la carte de menu Paramèt. téléph..

Configurer une musique en attente (Music on Hold)Vous pouvez charger une musique en attente (Music on Hold) dans votre système. Le client de l’hôtel entend cette musique en attente lorsqu’il accepte l’appel de réveil. Vous chargez un fichier de musique en attente dans le Confi-gurateur, sous SYS Configuration : Composants. L’Aide de ce menu informe sur le format des fichiers qui peut être utilisé pour la musique en attente.

Programmer une touche de fonction pour l’appel de réveil sur un télé-phone de chambreSur tous les téléphones de chambre du type Forum Phone 515/525/535 ou Forum Phone 516/526/536, vous pouvez programmer une touche de fonction pour l’appel de réveil. Avec cette touche de fonction, le client de l’hôtel peut activer ou désactiver confortablement les paramètres de l’appel de réveil. La saisie de l’heure de réveil s’effectue dans la langue respective de l’écran de l’appareil.

Vous programmez une touche dans le Configurateur, sous TEL Configuration : Appareil : Appareils système. Sélectionnez l’option Service de réveil. Vous pouvez programmer cette touche de fonction uniquement dans le Configurateur, cela n’est pas possible à partir des appa-reils système.


Configurer la saisie des données de connexion en vue de la facturation des coûts

Configurer la saisie des données de connexion en vue de la facturation des coûtsLa facturation des coûts dans l’application Hôtel se base sur le programme “Forum Count”. Ce programme établit un protocole de toute les données de connexion d’un client (appels téléphoniques, échanges de données). Lors de son départ, la facturation des appels téléphoniques du client se base sur ces données.

Un profil d’affichage permet de limiter, selon le modèle désiré, la présentation de la saisie des données (le système sauvegarde les données saisies qui ne sont pas présentées). Le programme Forum Hotel est doté d’un profil par défaut. Ce profil présente, par exemple, la durée, les unités et le coût des connexions. Ces données apparaissent sur la note de téléphone du client qui peut étudier en détail le montant de sa note de téléphone.

Si vous le désirez, vous pouvez créer votre propre profil pour l’utilisation du programme Forum Count et le rentrer sous Applications: Forum Hotel : Paramètres. Pour de plus amples informations au sujet de la création de profils, consultez l’Aide en ligne et le mode d’emploi du progiciel “Forum Count”.

La figure ci-dessous montre une configuration utilisant le profil par défaut du programme Forum Hotel.

Paramètres de la note de téléphone : données de connexion et TVA


Configurer la facturation des coûts

Configurer la facturation des coûtsLa facturation des coûts des appels téléphoniques requiert la configuration de paramètres dans différents menus du Configurateur.

Zones de coûts et coûts à la minuteLes appels effectués par les clients de l’hôtel peuvent être facturés en fonction de zones de coûts (p. ex. appels nationaux, appels à l’étranger, connexions à des réseaux de communication mobile). Vous pouvez configurer ces zones de coûts dans le menu TEL Configuration : LCR : Zones ou, au choix, dans le menu TEL Configuration : Système : Zones des coûts. Vous pouvez déterminer un coût individuel à la minute pour chaque zone de coûts. Ces coûts sont appliqués à chaque minute entamée. La loi en Allemagne prescrit p. ex. un coût à la minute en fonction de la destination de l’appel pour la facturation des frais de téléphone dans les hôtels. Pour pouvoir enregistrer ces coûts permettant la facturation, vous devez en outre activer l’option Créer des coûts pour tous les faisceaux et lignes SIP, par l’intermédiaire desquels les clients de l’hôtel établissent des connexions externes.

Activer des zones de coûts (ici dans le menu “Faisceau”)

T.V.ADans le menu Applications: Forum Hotel : Paramètres vous saisissez le taux de la T.V.A (vous pouvez le configurer à une décimale près). La note de télé-phone du client présente donc la liste de ses données de connexion et le montant de la note avec le taux de la TVA retenue.


Configurer la facturation des coûts

Devise choisie pour la facturation des coûts et prix de l’unité de coûtLa devise choisie pour la facturation des appels téléphoniques et le prix de l’unité de coût se définissent dans le menu TEL Configuration : Paramètres. Ces paramètres sont valides pour tout le système, c’est-à-dire qu’ils ne se limitent pas aux notes de téléphone des clients de l’hôtel.

Activer la saisie des données de connexion pour les clients de l’hôtelVous devez activer la saisie des données de connexion pour le groupe d’utili-sateurs “Clients de l’hôtel” dans le menu Gestion d’utilisateurs : Groupes d’utilisateurs. Seulement dans ce cas, le système relève les données de connexion et les coûts attribués à ce client.

Activer la saisie des données de connexion pour les clients de l’hôtel

Eléments de calcul pour la facturation des coûtsDans le menu Gestion d’utilisateurs : Groupes d’utilisateurs, entrez ensuite les éléments de calcul pour la facture téléphonique des clients de l’hôtel.

● À chaque appel effectué par le client, le Montant de base pour un appel sortant est ajouté à la somme des coûts.

● Lorsque le téléphone de chambre peut être directement joint de l’extérieur, vous pouvez facturer pour chaque appel du client de l’hôtel un Montant de base pour un appel entrant.

● Le Facteur de coûts est un facteur qui multiplie le coût des communica-tions téléphoniques enregistrées sur le téléphone de la chambre du client. Exemple : la valeur “200 %” double le nombre d’unités de communication utilisées par le client de l’hôtel et donc le coût facturé.

● L’option Créer des coûts doit être activée, afin que les coûts générés par les clients de l’hôtel soient calculés en fonction des zones de coûts réglées.


Mise en page de l’en-tête de la facture

Paramètres pour la facturation des coûts des clients de l’hôtel

Mise en page de l’en-tête de la facturePour imprimer des factures téléphoniques, vous pouvez déterminer la hauteur de l’en-tête de facture dans le menu Applications: Forum Hotel: Paramètres. Cet espace libre vous permet d’utiliser p. ex. le papier à lettres de l’hôtel avec le logo correspondant pour imprimer les factures. Vous pouvez également entrer un texte standard dans l’en-tête de la facture grâce au menu Applications: Forum Hotel: En-tête de la facture : ce texte sera imprimé dans l’en-tête de chaque facture, p. ex. le titre “Facture téléphonique”.

Vous pouvez aussi créer à votre convenance un en-tête de facture attrayant, avec un texte et un graphique, en utilisant le menu Applications: Forum Hotel: En-tête de la facture (p. ex. un logo). Vous devez alors entrer l’en-tête de facture au format HTML. Les graphiques que vous utilisez dans l’en-tête de la facture doivent être enregistrés sur l’ordinateur à partir duquel la facture sera imprimée.


Mise en page de l’en-tête de la facture

Exemple du texte d’un en-tête de facture saisi en format HTML

Vous voyez ci-dessous l’en-tête de facture présenté dans l’exemple précédent :


Archiver les données de connexion des clients de l’hôtel

Archiver les données de connexion des clients de l’hôtelFichier archive des données de connexionAprès le départ d’un client de l’hôtel, vous ne pouvez plus consulter sa note de téléphone via le programme Forum Hotel. Les données de connexions sont cependant encore sauvegardées dans le système. Vous pouvez consulter ulté-rieurement ces données via le programme Forum Count.

Les données de connexion d’un client ne sont pas présentées par ce programme sous le nom et le prénom de ce client mais sous le nom d’utili-sateur qui est/était attribué au téléphone de la chambre. Le nom d’utilisateur est le numéro de la chambre. Afin de pouvoir établir ultérieurement la facture de téléphone d’un client avec le programme Forum Count, vous avez donc besoin des informations suivantes :

● Le numéro de la chambre occupée par le client de l’hôtel

● La date exacte d’arrivée (Check In) et de départ (Check Out) du client

Sauvegarde des donnéesLes données de connexion de tous les comptes d’utilisateurs sont sauve-gardées dans la configuration générale du système, cependant le système à une capacité de sauvegarde maximum de 6000 blocs de données. Lorsque cette quantité est atteinte, les blocs de données plus anciens sont écrasés. Pour archiver les données de connexion des clients dans le but de s’en servir pour la comptabilité de l’hôtel, procédez de la manière suivante :

● Sauvegardez régulièrement la configuration du Forum 500 / Forum 5000 dans le menu SYS Configuration : Sauvegarde).

● Exportez régulièrement les donnés de connexions mémorisées (par ex. tous les mois) et sauvegardez-les dans des fichiers différents. Pour exporter les données, utilisez le programme Forum Count. Lors de l’expor-tation, vous pouvez utiliser le format *.csv (Comma Separated Value) ou le format d’archive *.zip, afin de conserver les données sous forme comprimée. Pour plus d’informations, veuillez consulter le mode d’emploi intitulé “Forum Count”, rubrique “Exporter les données de connexion”.


Archiver les données de connexion des clients de l’hôtel

Imprimer et archiver une facture en format PDFArchivez immédiatement toute facture produite pour les clients. Pour cela, vous pouvez installer une imprimante PDF (par ex. Adobe Acrobat WriterTM ou Adobe Acrobat DistillerTM) sur les ordinateurs utilisés à la réception et sauvegarder une facture en fichier PDF. Vous pouvez ensuite imprimer ce fichier PDF (pour le client et pour la comptabilité).

Protection des donnéesLors de l’édition et de la gestion des données de connexion, tenez compte des dispositions légales concernant la protection de la vie privée contre les abus de l’informatique !

Entre autre, vous devez exclure de la sauvegarde, au moins partiellement, les numéros d’appel des interlocuteurs avec lesquels le client de l’hôtel a télé-phoné. Lors de la configuration du groupe d’utilisateurs “Clients de l’hôtel” utilisez le paramètre Nombre des chiffres supprimés. Ce paramètre définit le nombre de chiffres d’un numéro d’appel externe qui ne sera pas sauvegardé pour une autre évaluation. Exemple : la valeur “3” définit que le système écrase les trois derniers chiffres d’un numéro d’appel externe, il mémorise uniquement le numéro “4711***” au lieu de “4711555”. Ce paramètre concerne tous les numéros d’appel externes avec lesquels l’utilisateur a télé-phoné (numéros des appels émis personnellement et ceux reçus). Lors de l’impression de la facture de téléphone d’un client, ce paramètre entre également en ligne de compte.


Lancer et fermer le programme

Utiliser le programme “Forum Hotel”Les informations d’utilisation présentées ci-dessous sont à l’intention des employés de l’hôtel.

Vous vous servez du programme Forum Hotel via la console Web du Forum 500 / Forum 5000. L’administrateur système doit avoir attribué les droits nécessaires à l’utilisation du programme à l’employé de l’hôtel chargé de la réception. Plusieurs employés (utilisateurs) peuvent utiliser le programme en même temps.

Le programme Forum Hotel vous offre en permanence un aperçu de l’occu-pation des chambres ainsi que les informations les plus importantes sur les clients de l’hôtel.

Vous pouvez également exécuter plusieurs fonctions du programme Forum Hotel à partir du téléphone de réception (cf. Le menu “Hôtel” du télé-phone de réception à partir de la page 44). Cela vous permet de gérer également les chambres lorsque vous n’avez pas accès à un des ordinateurs de l’hôtel.

Lancer et fermer le programmeLancer le programme – accès rapide1. Saisissez l’adresse suivante, dans la barre d’adresse du navigateur : “http:/

/<ip-adr>/app-hotel.asp”.

La suite de caractères “<ip-adr>” désigne l’adresse IP du système de communication dans votre réseau LAN. A la place de l’adresse IP, vous pouvez également utiliser le nom d’hôte du système de communication.

La fenêtre de connexion s’ouvre.

2. Nom d’utilisateur (Login), Mot de passe : saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.

3. Rester enregistré : si vous activez cette option, vous restez connecté pendant les 14 jours à venir même lorsque vous quittez le programme.

34 Utiliser le programme “Forum Hotel”

Lancer et fermer le programme

Cela vous épargne la procédure de connexion à chaque nouveau lancement du programme.

4. Validez avec Login.

Lancer le programme – accès à la console Web1. Saisissez l’adresse suivante, dans la barre d’adresse du navigateur : “http:/

/<ip-adr>/”.

La suite de caractères “<ip-adr>” désigne l’adresse IP du système de communication dans votre réseau LAN. A la place de l’adresse IP, vous pouvez également utiliser le nom d’hôte du système de communication.

La fenêtre de connexion s’ouvre.

2. Nom d’utilisateur (Login), Mot de passe : saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.

3. Validez avec Login.

4. Dans l’arborescence de la console Web, cliquez sur le menu Forum Hotel.

Le programme s’ouvre dans une nouvelle fenêtre et l’aperçu des chambres s’affiche. Cet aperçu est le point de départ de toutes les fonctions d’édition.

Se déconnecter du programmeLorsque vous désirez vous déconnecter du programme (par ex. lors de la pause de midi), sélectionnez la commande Déconnexion. La fenêtre du programme reste ouverte et vous pouvez (ou l’un de vos collègues) vous reconnecter ultérieurement via la boîte de dialogue connexion et continuer de travailler avec le programmme.

Fermer le programme Pour fermer le programme, sélectionnez la commande Terminer.

Utiliser le programme “Forum Hotel” 35

L’aperçu des chambres

L’aperçu des chambresAprès avoir ouvert le programme, l’aperçu des chambres s’affiche. Cette fenêtre récapitule le statut d’occupation des chambres et indique celles qui sont occupées, encore libres ou actuellement en nettoyage.

Vous avez deux possibilités d’afficher l’aperçu des chambres.

À tout moment vous pouvez passer d’une représentation à l’autre, en cliquant sur l’icône correspondant en haut à droite de l’aperçu des chambres.

Aperçu des chambres dans le programme “Forum Hotel” (Liste de présen-tation)

Cette liste vous donne une série d’informations supplémentaires sur chacune des chambres, par ex. le nom du client de l’hôtel, la date de son arrivée et la date prévue de son départ sont affichés. Les icônes de l’aperçu des chambres ont les significations suivantes :

La liste présente les chambres selon les numéros de chambre.

Cette matrice présente les chambres selon leur disposition par étage.

Icône Signification

La chambre est libre (possibilité de Check In).

La chambre est occupée (possibilité de Check Out).

La chambre doit être nettoyée.


Enregistrer un client de l’hôtel (Check In)

Lorsque vous cliquez sur un de ces icônes, une nouvelle boîte de dialogue s’ouvre dans laquelle vous effectuez vos saisies. Pendant que vous utilisez le programme Forum Hotel, vous pouvez ouvrir l’Aide en ligne correspondant à chacune des boîtes de dialogue. Elle vous décrit en détail les différents para-mètres que vous pouvez définir dans chacune des fenêtres de dialogue.


L’aperçu des chambres vous permet de voir quelles chambres sont libres et si, lors de la configuration de la chambre, l’administrateur système a saisi une notice, les informations sur les caractéristiques de la chambre. Cliquez dans l’aperçu des chambres sur l’icône “Check In”. Dans la boîte de dialogue suivante Chambre – Statut – Modifier (Check In) vous saisissez les données du client de l’hôtel et terminez l’enregistrement avec la commande Ok.

Le statut de la chambre indique “occupée”. Si nécessaire, vous pouvez modifier ultérieurement les données saisies lors de l’enregistrement (par ex. la date du départ). Pour de plus amples informations, consultez l’Aide en ligne du programme Forum Hotel.

Note : vous pouvez également enregistrer un client via le téléphone de réception (cf. Le menu “Hôtel” du téléphone de réception à partir de la page 44).

Le service de réveil est activé, le client de l’hôtel sera réveillé à l’heure désirée.

Aucun service de réveil n’est configuré pour ce client de l’hôtel.

Le client de l’hôtel à reçu un message.

Le client de l’hôtel n’a reçu aucun message.



Boîte de dialogue : Check In

Les données du nouveau client de l’hôtel dans l’aperçu des chambres

Après l’enregistrement du client de l’hôtel, le système gère le client pendant la durée de son séjour comme un utilisateur (temporaire).

● Les coûts des appels téléphoniques du client de l’hôtel sont saisis dans un protocole et, au plus tard lors du départ du client, vous pouvez en produire la facture.

● Le client est inscrit dans l’annuaire central avec son nom et le numéro d’appel du téléphone de sa chambre pendant toute la durée de son séjour.

Appeler le client Vous pouvez appeler le client en appelant le numéro d’appel du téléphone de sa chambre. Vous pouvez également chercher le nom du client dans l’annuaire central de l’hôtel et l’appeler en effectuant la numérotation à partir de l’annuaire. L’annuaire central est disponible sur chaque appareil système et sur la console Web du Forum 500 / Forum 5000. Adressez-vous à votre administrateur système si vous avez des questions sur l’utilisation de l’annuaire central et sur vos droits d’accès.


Enregistrer le départ d’un client de l’hôtel (Check Out)

Enregistrer le départ d’un client de l’hôtel (Check Out)

Lorsqu’un client quitte l’hôtel, vous enregistrez son départ du système. La saisie du coût des communications téléphonique du client s’arrête dès cet instant. Pour enregistrer le départ du client, cliquez dans l’aperçu des chambres sur l’icône “Check Out”. La boîte de dialogue Chambre - Statut - Modifier (Check Out) s’ouvre.

Boîte de dialogue : Check Out

Lorsque le client de l’hôtel a passé quelques appels téléphoniques produisez la facture de ses appels téléphoniques (cf. Produire la facture de téléphone d’un client de l’hôtel à partir de la page 42).

Si vous ne devez produire aucune facture de téléphone, sélectionnez l’option Check Out et confirmez l’enregistrement du départ avec Ok.

Le système effectue une mise à jour de l’aperçu des chambres et l’icône “A nettoyer” s’affiche. Informez le personnel d’étage que la chambre peut être nettoyée.

Note : vous pouvez également enregistrer le départ d’un client de l’hôtel via le téléphone de réception (cf. Le menu “Hôtel” du téléphone de réception à partir de la page 44).


Entretien des chambres

Entretien des chambres

Après le nettoyage de la chambre, le statut d’occupation de la chambre doit de nouveau indiquer que la chambre est ”libre“. Pour cela cliquez dans l’aperçu de la chambre sur l’icône “À nettoyer”. La chambre est prête pour un nouvel enregistrement.

Vous pouvez également modifier le statut via le téléphone de la réception (cf. Le menu “Hôtel” du téléphone de réception à partir de la page 44), le personnel d’entretien peut également le faire sur le téléphone de la chambre (cf. Modifier le statut d’occupation d’une chambre via une procédure par code à partir de la page 47).

Activer le service de réveil pour un client de l’hôtel

Lorsque le client de l’hôtel désire être réveillé à une heure déterminée, vous pouvez activer le service de réveil. À l’heure définie, le système appelle le télé-phone de la chambre du client de l’hôtel. Le téléphone sonne et l’appel se répète selon un intervalle de temps défini, jusqu’à ce que le client accepte l’appel de réveil. Si l’administrateur système a chargé un fichier de musique en attente (Music on Hold) dans le système, le client de l’hôtel entend une musique en attente.

Les paramètres du service de réveil (durée de l’appel de réveil et nombre des répétitions) sont définis par l’administrateur système lors de la configuration du programme Forum Hotel. Ces paramètres sont donc identiques pour tous les clients de l’hôtel.

Pour définir l’appel de réveil, cliquez dans l’aperçu des chambres sur l’icône gis de la “montre”. Vous saisissez dans le boîte de dialogue suivante l’heure désirée et confirmez avec Ok. L’icone rouge de la “montre” indique que la fonction est désormais activée.

Vous pouvez également définir l’appel de réveil d’un client via le téléphone de réception (cf. Le menu “Hôtel” du téléphone de réception à partir de la


Le client a reçu un message

page 44). Le client peut également le faire lui-même sur le téléphone de sa chambre (cf. Vous désirez être réveillé à partir de la page 60 des instructions à l’intention du client). L’aperçu des chambres du programme Forum Hotel affiche en permanence la configuration actuelle valide pour chaque client, indépendamment de la manière dont un appel de réveil a été configuré.

Lorsque le client accepte l’appel de réveil ou bien l’ignore (c’est-à-dire ne l’accepte pas), l’appel est réalisé. Si le client souhaite un nouvel appel de réveil (p. ex. le jour suivant), il faudra activer un nouvel appel de réveil.

Lorsque le client n’accepte pas l’appel de réveilLors de la configuration, l’administrateur système définit le nombre de fois où un appel de réveil doit être répété. Lorsque le client n’accepte pas l’appel de réveil (après répétition), vous recevez un message sur le téléphone de réception. La touche Infos du téléphone clignote et vous voyez un bref message sur l’afficheur indiquant le nom de ce client.

Le client a reçu un message

Lorsque la réception a reçu un message adressé à un client, elle peut lui signalé le message via le téléphone de sa chambre. À condition que le télé-phone supporte cette fonction (appelée également “Message Waiting Indication”). C’est le cas des appareils système (par ex. un Forum Phone 525 ou un Forum Free 575). Les autres appareils (par ex. les téléphones analo-giques et les téléphones ISDN) peuvent également signaler les messages reçus, avec un signal soit acoustique, soit visuel sur l’écran ou une touche de l’appareil. Adressez-vous à votre administrateur système, si vous avez des questions sur la gamme de fonctions proposées sur les téléphones de chambre.

Pour les clients disposant d’un Forum Phone 515/525/535 ou Forum Phone 516/526/536, l’administrateur système doit avoir configuré une touche de réception (cf. Programmer une touche de réception à partir de la page 18). Le voyant lumineux de cette touche clignote lorsque vous avez prévenu le client de l’hôtel. Le client appelle la réception en appuyant sur la touche de réception.


Produire la facture de téléphone d’un client de l’hôtel

Les clients disposant d’un Forum Free sans fil (par ex. un Forum Free 575) sont informés par la touche Infos qui clignote sur leur appareil. Le client appelle la réception en appuyant sur la touche Infos.

Pour activer l’affichage d’un message, cliquez dans l’aperçu des chambres sur l’icône gris “Message”. Dans la boîte de dialogue suivante, cliquez sur le commande Ok. L’icône clignotant “Message” indique que l’affichage du message sur le téléphone de la chambre du client est activé.


Lors du départ d’un client, vous pouvez imprimer la facture de téléphone des appels effectués par ce client. Cette facture est une facture définitive qui ne peut plus être consultée dans le programme Forum Hotel après le départ du client !

Cliquez dans l’aperçu des chambres sur l’icône “Check Out”. Dans la boîte de dialogue suivante Chambre - Statut - Modifier (Check Out) sélectionnez l’option Données de connexion & Check Out. Confirmez avec Ok. La facture s’affiche dans une nouvelle fenêtre et la boîte de dialogue d’impression s’ouvre. Sélectionnez l’imprimante qui doit imprimer la facture puis lancez l’impression.

Recommandation : lorsque vous imprimez la facture définitive d’un client, nous vous conseillons d’utiliser une imprimante PDF (par ex. Adobe Acrobat WriterTM ou Adobe Acrobat DistillerTM). Imprimez le fichier PDF pour le client de l’hôtel et sauvegardez le fichier. Ceci vous permet de consulter très simplement cette facture.

Fermez la fenêtre de la facture. Cliquez sur Ok dans la boîte de dialogue Chambres - Statut - Modifier. Le départ du client est ainsi enregistré. Le statut de la chambre indique “À nettoyer”.

Note : si après son départ, le client désire avoir une nouvelle facture ou poser une question au sujet de sa facture, adressez-vous à votre administrateur système. A l’aide du programme Forum Count il peut vous apporter les informations nécessaires (cf. Archiver les



données de connexion des clients de l’hôtel à partir de la page 32).

Consulter le décompte provisoire sur le téléphone de réceptionLe téléphone de réception vous permet de consulter à tout moment, via le sous-menu 3 Coûts du menu 9 Applications : 2 Hôtel le montant total actuel des coûts du client de l’hôtel (cf. Le menu “Hôtel” du téléphone de réception à partir de la page 44).

Produire un décompte provisoire pour le client de l’hôtelSi le client désire un décompte provisoire de sa facture, le programme Forum Hotel vous permet de le produire. Le procédé est identique à celui suivi lors de l’impression d’une facture au moment du départ du client, avec cependant un importante différence : vous devez avoir sélectionné l’option Données de connexion dans le boîte de dialogue Chambres - Statut - Modifier ! Le client reste ainsi enregistré dans le système. Le système continue la saisie des coûts de communications téléphoniques à compter du jour de l’enregistrement du client.

Commande de la boîte de dialogue Check Out1 : ouvrir la facture de téléphone dans une nouvelle fenêtre puis enregistrer le départ du client de l’hôtel 2 : imprimer le décompte provisoire 3 : enregistrer le départ du client de l’hôtel, sans imprimer de facture de téléphone


Le menu “Hôtel” du téléphone de réception

Le menu “Hôtel” du téléphone de réceptionLe Menu principal du téléphone de réception est doté du point de menu supplémentaire 9 Applications : 2 Hôtel. Il vous permet d’utiliser toutes les fonctions du programme Hôtel, directement à partir du téléphone de réception. Le programme Forum Hotel ne doit pas nécessairement être ouvert sur votre ordinateur.

Note : lorsque le numéro d’appel de la réception a été configuré sur plusieurs téléphones, ce menu est uniquement disponible sur les téléphones où ce numéro d’appel a été programmé sur la touche de ligne 1 (cf. Configurer une équipe de réception à partir de la page 16).

Appuyez sur la touche de la carte de menu et sélectionnez dans le Menu prin-cipal le point de menu 9 Applications : 2 Hôtel.

Saisissez ensuite le numéro de la chambre désirée. Vous pouvez entrer uniquement un des numéros de chambre définis lors de la configuration du programme Forum Hotel (cf. Créer une chambre et attribuer un numéro d’appel aux téléphones de cette chambre à partir de la page 10).

Selon le statut d’occupation de la chambre, le menu affiche différents points de menu.

La chambre est libreCette chambre est libre, vous pouvez de nouveau la louer.

1. Validez la sélection Check-In, en appuyant sur la touche OK.

2. Nom et Prénom : saisissez le nom et le prénom du client de l’hôtel. Validez chacune de vos saisies avec la touche OK.

3. Langue : sélectionnez la langue de l’afficheur du téléphone de la chambre d’un client disposant d’un appareil système. Appuyez sur la touche OK, sélectionnez la langue et validez la sélection avec la touche OK.

4. Terminez la procédure d’enregistrement avec l’option Sauvegarder !

L’aperçu des chambres du programme Forum Hotel indique que le statut de la chambre est “occupée”. Le téléphone de réception affiche, pour cette chambre, la carte de menu (cf. paragraphe ci-après).


Le menu “Hôtel” du téléphone de réception

La chambre est occupéeLa chambre est occupée, les options d’édition suivantes sont disponibles :

1 Check-Out + Facture (pictogramme représentant des pièces de monnaie) : ce point du menu vous permet d’enregistrer le départ du client et de consulter auparavant le montrant total des coûts téléphoniques du client. Remarque : vous imprimez la facture de téléphone du client via le programme Forum Hotel, il n’est pas possible de lancer l’impression à partir du téléphone de réception. Avant le Check-Out, l’afficheur propose une ultime question de sécurité. Validez votre réponse en appuyant sur la touche OK. Le statut d’occupation de la chambre indique “A nettoyer” (cf. La chambre doit être nettoyée à partir de la page 45).

2 Check-Out : ce point du menu vous permet d’enregistrer le départ du client, sans afficher les coûts téléphoniques du client. Validez l’ultime question de sécurité en appuyant sur la touche OK. Le statut d’occupation de la chambre indique “À nettoyer”.

3 Coûts : vous voyez le montant total actuel des coûts produits par le télé-phone de la chambre du client. Si votre client le désire, vous pouvez lui communiquer ces informations à tout moment.

4 Message : vous pouvez informer le client des messages qu’il a reçus (option en). En fonction du type d’appareil dont il dispose, le client de l’hôtel est informé via un signal acoustique ou visuel sur son téléphone de chambre. Avec l’option hors, vous désactivez la signalisation du message.

5 Appel de réveil : vous pouvez configurer un appel de réveil pour le client. Appuyez sur la touche OK puis saisissez l’heure du réveil en heures et minutes (hh:mm), par ex. 06:15. Validez votre saisie avec la touche OK et activez l’appel de réveil avec l’option en. Avec l’option hors, vous désactivez l’appel de réveil, l’heure saisie reste mémorisée.

La chambre doit être nettoyéeAprès l’enregistrement du départ du client, le point de menu 1 Nettoyer s’ouvre sur le téléphone de réception. En même temps, l’aperçu des chambres du programme Forum Hotel affiche l’icône indiquant le nettoyage de la chambre. Lorsque vous appuyez sur la touche OK le statut d’occupation de la chambre passe immédiatement sur le mode “libre” (après une ultime question de sécurité). Étant donné que la chambre doit encore être nettoyée, appuyez sur la touche Esc, pour quitter le menu.


Modifier le statut d’occupation d’une chambre via une touche de fonction

Lorsque la chambre a été nettoyée, ouvrez de nouveau le point de menu 1 Nettoyer et validez avec la touche OK. La chambre est de nouveau prête pour un nouvel enregistrement.

Modifier le statut d’occupation d’une chambre via une touche de fonctionSur le téléphone de réception, l’administrateur système peut programmer une touche de fonction propre à chaque chambre. Avec cette touche vous pouvez modifier confortablement le statut d’occupation de la chambre. Le voyant de cette touche indique le statut d’occupation actuel :

Appuyez sur la touche pour ouvrir le menu de la touche.

● Avec l’entrée de menu Sélectionner, vous pouvez appeler le client de l’hôtel. Appuyez sur la touche OK ou décrocher l’écouteur.

● Les autres entrées de menu varient selon le statut d’occupation actuel de la chambre. Vous disposez ainsi des mêmes fonctions que celles acces-sibles via le menu 9 Applications : 2 Hôtel du téléphone de réception (cf. Le menu “Hôtel” du téléphone de réception à partir de la page 44).

Voyant allumé La chambre est occupée.

Voyant éteint La chambre est libre.

Voyant clignote La chambre doit être nettoyée.


Modifier le statut d’occupation d’une chambre via une procédure par code

Modifier le statut d’occupation d’une chambre via une procédure par codeLorsque le personnel d’entretien a préparé une chambre pour le client suivant, l’employé de l’hôtel peut modifier le statut d’occupation de la chambre en entrant une procédure par code sur le téléphone de cette chambre (en passant de “A nettoyer” à “libre”).

Pour cela il doit entrer sur le téléphone de chambre :

*170

Le statut d’occupation modifié s’affiche immédiatement dans l’aperçu des chambres du programme Forum Hotel ainsi que sur le téléphone de réception.


Modifier le statut d’occupation d’une chambre via une procédure par code

Instructions à l’intention des clients de l’hôtelLes informations suivantes sont à l’intention des clients de l’hôtel. Les infor-mations requises par le client dépendent entre autre du type de téléphone qui équipe sa chambre :

● un Forum Phone 515/525/535 ou Forum Phone 516/526/536 (appareil système filaire)

● un Forum Free 565/575 (un appareil système (DECT) sans fil)

● un appareil d’un autre fabricant (appareil standard : téléphone analogique, téléphone ISDN ou téléphone sans fil)

L’administrateur système peut élaborer une liste indiquant les différents télé-phones qui équipent les chambres de l’hôtel (cf. Aperçu des téléphones de chambres à partir de la page 18).

Utilisez les textes de référence suivants pour rédiger le mode d’emploi à l’intention des clients de l’hôtel. Les éléments de texte nécessaires sont dispo-nibles dans les documents Word (*.doc) sur le CD de produit du Forum 500 / Forum 5000.

48 Instructions à l’intention des clients de l’hôtel

Les touches du téléphone de votre chambre

Les touches du téléphone de votre chambre… à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 515 :

Touches du Forum Phone 515

– +

ABC

C

ESC OK

0 #

1

*

2 ABC 3 DEF

4 GHI 5 JKL 6 MNO

7 PQRS 8 TUV 9WXYZ

R

i21

Touche flèches1

Touche OK2

Instructions à l’intention des clients de l’hôtel 49


… à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 516 :


i

#

3 DEF2 ABC1

6MNO5 JKL4GHI

9WXYZ8 TUV7 PQRS

0* R

ABC

C

– +

OKESC2

1

Touche flèches1

Touche OK2





– +

ESC OK

0 #

1

*

2 ABC 3 DEF

4 GHI 5 JKL 6 MNO

7 PQRS 8 TUV 9WXYZ

R

ABC

C

i1 2

Touche flèches1

Touche OK2





i

#

3 DEF2 ABC1

6MNO5 JKL4GHI

9WXYZ8 TUV7 PQRS

0* R

ABC

C

– +

OKESC

12

Touche flèches1

Touche OK2





– + 0 #

1

*

2 ABC 3 DEF

4 GHI 5 JKL 6 MNO

7 PQRS 8 TUV 9WXYZ

R

ABC

C

iESC OK21

Touche flèches1

Touche OK2





i

#

3 DEF2 ABC1

6MNO5 JKL4GHI

9WXYZ8 TUV7 PQRS

0* R

ABC

C

– +

OKESC2

1

Touche flèches1

Touche OK2



… à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Free 565/575 :

Touches du Forum Free 565 / Forum Free 575

… à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un appareil standard :Ce chapitre n’a aucun intérêt pour les client disposant d’un appareil standard, étant donné que l’appareil ne dispose d’aucune touche particulière.

SOS

1

Touche d'appel1

Touche Infos2

2


Appeler la réception

Appeler la réception… à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 515/525/535 ou Forum Phone 516/526/536 :Pour appeler la réception, appuyez sur la touche où est inscrit “Réception”.

… à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Free 565/575 :Pour appeler la réception, appuyez sur la touche Infos.

Pour terminer la conversation appuyez sur la touche de combiné.

… à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un appareil standard :Décrochez le combiné et appelez le numéro suivant ………

Téléphoner vers l’extérieur… à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 515/525/535 ou Forum Phone 516/526/536 :1. Lorsque vous désirez appeler un interlocuteur en dehors de l’hôtel,

composer les chiffres ………

2. Composez ensuite le numéro d’appel.

… à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Free 565/575 :1. Lorsque vous désirez appeler un interlocuteur en dehors de l’hôtel,

appuyez sur la touche de combiné.

2. Puis composez les chiffres ………


… à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un appareil standard :1. Lorsque vous désirez appeler un interlocuteur en dehors de l’hôtel,

composez les chiffres ………


Information complémentaire sur les indicatifsLa saisie d’un indicatif est uniquement nécessaire lorsqu’elle a été configuré par l’administrateur système (dans le Configurateur, sous TEL Configuration : Lignes : Acheminement). C’est le cas de la configuration par défaut du Forum 500 / Forum 5000 au moment de la livraison, l’indicatif “0” occupe une ligne externe. L’indicatif peut contenir plusieurs chiffres.


Numéros d’appel non autorisés

Numéros d’appel non autorisésVous ne pouvez pas appeler les numéros d’appel qui commencent avec les chiffres suivants :

…………………………

Vous ne pouvez pas recevoir d’appels de personnes dont le numéro d’appel commence par les chiffres suivants :

…………………………

Information complémentaire sur les numéros d’appel non autorisésL’administrateur système peut bloquer la numérotation de certains numéros d’appel. D’autre part, il peut configurer un filtre pour les appels provenant de numéros d’appel déterminés, ce qui implique que le système ne transmet pas ces appels (cf. Configurer les numéros d’appel non autorisés et les filtres d’appels des clients de l’hôtel à partir de la page 22).

Quels sont les tarifs de communication ?À l’intention de tous les clients :Le montant minimum d’une communication externe est de … , …… EUR.

Tarif de l’unité …, …… EUR.

Si vous désirez un décompte provisoire de vos appels, adressez-vous à la réception.

Information complémentaire sur la facturation des appels téléphoniquesL’administrateur système configure le multiplicateur de facturation des coûts (cf. Configurer la facturation des coûts à partir de la page 28).


Vous désirez appeler un autre client de l’hôtel

Vous désirez appeler un autre client de l’hôtel… à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 515/525/535 ou Forum Phone 516/526/536 : Décrochez le combiné et appelez le numéro d’appel du téléphone de la chambre de votre interlocuteur. Adressez-vous à la réception pour obtenir les numéros d’appel des autres chambres.

Utiliser l’annuaireAu cours de leur séjour, les clients de l’hôtel sont inscrits dans l’annuaire central de l’hôtel. Vous pouvez consulter cet annuaire à partir de votre appareil et appeler un autre client dans sa chambre.

1. Appuyez sur la touche sur laquelle est inscrit “Annuaire”.

La carte de menu Annuaire s’ouvre.

2. Appuyez plusieurs fois sur la touche flèches du bas, jusqu’à ce que le nom recherché apparaisse.

Vous pouvez raccourcir la recherche en saisissant la première lettre du nom recherché. Pour cela appuyez sur la touche du clavier correspondante (par ex. 1 pour les lettres A, B ou C) et parcourez la liste au moyen de la touche flèches jusqu’à l’entrée recherchée.

3. Appuyez sur la touche OK.

Vous appelez le numéro d’appel du client de l’hôtel.

Information complémentaire sur la numérotation à partir de l’annuairePendant la durée de leur séjour, les clients de l’hôtel sont inscrits dans l’annuaire central avec leur nom et prénom. L’administrateur système peut programmer un touche de fonction pour les clients disposant d’un Forum Phone 515/525/535 et Forum Phone 516/526/536 permettant la numérotation à partir de l’annuaire (cf. Programmer une touche de fonction pour la numérotation à partir de l’annuaire à partir de la page 21). De cette manière, les clients de l’hôtel peuvent s’appeler entre eux (par ex. groupes de voyage). L’administrateur système peut également empêcher les clients de l’hôtel d’effectuer la numérotation à partir de l’annuaire. Si vous avez configuré le système de cette manière, utilisez pour les clients avec un Forum Phone 515/525/535 ou Forum Phone 516/526/536la description valable pour tous les clients de l’hôtel.


Vous recevez un appel

… à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Free 565/575 :1. Appuyez sur la touche d’appel.

2. Sélectionnez ensuite le numéro d’appel de l’autre client de l’hôtel. Adressez-vous à la réception pour obtenir les numéros d’appel des clients de l’hôtel.

Pour terminer la conversation, appuyez de nouveau sur la touche de combiné.

… à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un appareil standard :Décrochez le combiné et appelez le numéro d’appel du téléphone de la chambre de votre interlocuteur. Adressez-vous à la réception pour obtenir les numéros d’appel des autres chambres.

Vous recevez un appel… à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 515/525/535 ou Forum Phone 516/526/536 : Lors d’un appel, une touche du téléphone clignote.

Appuyez sur cette touche (le téléphone passe en mode mains libres) ou décrochez le combiné.

… à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 565/575 :1. Pour accepter un appel, appuyez sur la touche de combiné.

2. Pour terminer la conversation, appuyez de nouveau sur la touche de combiné.

… à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un appareil standard :Le client accepte l’appel en décrochant le combiné. Les clients de l’hôtel disposant d’un appareil standard n’ont donc pas besoin de ce paragraphe du mode d’emploi.


Vous désirez être réveillé

Vous désirez être réveilléVous pouvez charger la réception de vous réveiller via le service de réveil. Le téléphone de votre chambre sonne à l’heure désirée. Par le biais d’une procédure par code, vous pouvez également activer ou désactiver personnel-lement l’appel de réveil sur votre téléphone de chambre.

… à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 515/525/535 ou Forum Phone 516/526/536 :

Activer l’appel de réveil 1. Appuyez sur la touche avec l’étiquette „Service de réveil“.

Vous voyez la carte de menu Service de réveil.

2. Sélectionnez l’entrée de menu Heure hh:mm. Saisissez l’heure, par ex., 0615.

3. Appuyez sur la touche flèches du bas.

4. Sélectionnez l’entrée de menu Activé.


Votre téléphone sonne à six heures et quart. Décrochez l’écouteur pour stopper l’appel de réveil.

Désactiver l’appel de réveil1. Répéter les points 1 à 3 de la section “Activer l’appel de réveil”.

2. Sélectionnez ensuite l’entrée de menu Désactivé.


Informations préalables sur la touche de fonction de l’appel de réveilSur les téléphones de chambre du type Forum Phone 515/525/535 et Forum Phone 516/526/536, l’administrateur système peut programmer une touche de fonction pour l’appel de réveil. Si aucune touche de fonction n’a été programmée, suivez pour les clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 515/525/535 ou Forum Phone 516/526/536 les consignes données à l’intention de tous les clients.


Vous avez reçu un message à la réception

À l’intention de tous les clients de l’hôtel :

Activer l’appel de réveilPour être réveillé par exemple à 06:15, saisissez sur votre téléphone la procédure par code suivante :

*55* (puis les chiffres indiquant l’heure) 0615

Votre téléphone sonne à 06:15. Décrochez le combiné pour accepter l’appel de réveil.

Désactiver l’appel de réveilPour désactiver l’appel de réveil saisissez la procédure par code suivante :

*55#

Vous avez reçu un message à la réception… à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 515/525/535 ou Forum Phone 516/526/536 :Lorsque la réception a reçu un message vous étant adressé, elle vous le signale par l’intermédiaire de votre téléphone de chambre. La touche sur laquelle est inscrit “Réception” clignote sur votre téléphone.

Appuyez sur cette touche pour appeler la réception.

Après avoir parlé avec la réception, la touche ne clignote plus.

… à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un Forum Phone 565/575 :Lorsque la réception a reçu un message vous étant adressé, elle vous le signale par l’intermédiaire de votre téléphone de chambre. La touche Infos clignote sur votre téléphone.

Appuyez sur cette touche pour appeler la réception.

Après avoir parlé avec la réception, la touche ne clignote plus.


Vous avez reçu un message à la réception

… à l’intention des clients de l’hôtel disposant d’un appareil standard :Si la réception a reçu un message qui vous est destiné, vous êtes automati-quement mis en contact avec elle dès que vous décrochez le combiné.

Informations préalables concernant la signalisation de messages sur les appareils standardLes messages sont signalés différemment sur les appareils standard. Le mode d’emploi des fabricants indique si les appareils respectifs supportent cette fonction et, le cas échéant, comment ils la supporte. Ajoutez ces informations dans les modes d’emploi à l’intention des clients de l’hôtel.


Informations relatives à l’environnement

Annexe

Informations relatives à l’environnement● La production de l’équipement que vous avez acheté a nécessité

l’extraction et l’utilisation de ressources naturelles. Il peut contenir des substances dangereuses pour la santé et l’environnement.

● Afin d’éviter la diffusion de ces substances dans notre environnement et de réduire l’exploitation des ressources naturelles, nous vous encourageons à utiliser les systèmes de récupération appropriés. Ces systèmes réutili-seront ou recycleront de manière saine la plupart des composants de votre équipement périmé.

● Le symbole d’une poubelle barrée vous invite à utiliser ces systèmes.

● Si vous désirez plus d’informations sur les systèmes de ramassage, de réutilisation et de recyclage, veuillez prendre contact avec votre administration locale ou régionale chargée de l’évacuation des déchets.

● Vous pouvez également nous contacter pour plus d’informations sur les effets de nos produits sur l’environnement.

Données techniquesNombre de chambres 200

Nombre de chiffres d’un numéro de chambrer

5

Notice par chambre oui

Texte d’enregistrement avec informa-tions client

40 caractères

Texte sur les caractéristiques de la chambre

40 caractères

Annexe 63

Données techniques

Informations supplémentaires lors de l’enregistrement

oui

Nom inscrit dans l’annuaire de l’installation

oui

Nombre de langues disponibles pour l’afficheur

13

Données temps : – Check In/Check Out– Facture de téléphone

TTT jj-mm-aaTTT jj-mm-aaaa-hh:mm:ss

Statut des chambres occupéeà nettoyerlibre

Langue de l’afficheur disponibles sur les téléphones de chambre (appareil système)

13

Message Waiting Indication (MWI) sur les téléphones de chambre

oui sur les appareils système et sur les appareils d’autres fabricants qui supporte la fonction MWI

Service de réveil oui

Heure du réveil oui

Statut de l’appel de réveil : accepté, répété

oui

Bref message à la réception lors d’un appel de réveil non acceptés

oui

Facture de téléphone oui

Supprimer le numéro d’appel : – raccourcir le numéro d’appel de x chiffres

Forum Count 0-99

Importer/exporter des données Forum Count

64 Annexe

Support technique 65

Support techniqueVous pouvez contacter notre service support technique :

Pour les modifications de configuration de votre système de communication Forum™ 500 ou Forum™ 5000

Pour les réparations

Particuliers et les petites PME

Grandes entreprises

en néerlandais : 0800 22 500 0800 22 200

en français : 0800 33 500 0800 33 200

en allemand : 0800 44 500 0800 44 200

en anglais : 0800 55 500 0800 55 200

Particuliers et les petites PME

Grandes entreprises

en néerlandais : 0800 22 500 0800 14 888

en français : 0800 33 500 0800 14 888

en allemand : 0800 44 500 0800 14 888

en anglais : 0800 55 500 0800 14 888

Sous réserve de modificationsStand 11.2016

Pour plus d'infos :

● Surfez sur www.proximus.be/pabx

● Rendez-vous dans un point de vente Proximus

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