SharePoint & Gestion Electronique de Documents: Adoption Utilisateurs, Contrôle et Compréhension...

SharePoint & GED: Adoption Utilisateurs, Contrôle et

Compréhension Documentaire pour tous

Edward O’Meara Business Development Manager EMEA

Kodak

Office / B2B / LOB / Entreprise

www.kodak.com/go/infoactivate

http://www.microsoft.com/

http://www.microsoft.com/

SharePoint Enterprise Content Management

A propos de Kodak Document Imaging

• +20 ans d’expérience mondiale de la GED • Centres des Usages Microsoft depuis 2009 • SharePoint 2013 ready – Ouvert à d’autres plateformes !

Scanners de Documents Services Techniques Logiciels de Capture


ECM : Stratégies, Méthodes & Outils pour la croissance du contenu non-structuré

CAPTURE STORE DELIVER PRESERVE MANAGE

80% 35% 16.9 Information non structurée

Temps à gérer des documents

Heures/sem. à chercher l’info


Les bases d’une GED réussie

1. METHODOLOGIE 2. ADOPTION UTILISATEURS

3. TECHNOLOGIE


SharePoint facilite la Collaboration & adresse les fondamentaux de la GED

Partage de fichiers

Gestion de Contenu

Collaboration

• Content Organizer • Document ID • Content Types • Document Sets • Managed Metadata

Cloud, Social, Mobile

• Apps Store • Enhanced DM • Enhanced Search


• SharePoint est déjà dans votre entreprise ! • Pour tout ou une partie de vos processus métiers • Compétences internes existantes • Vaste Ecosystème de Partenaires SharePoint • SharePoint Professionals • Subject Matter Experts • Accompagnement intégrateurs • Solutions clés-en-main et personnalisables

Pourquoi la GED dans SharePoint?


Comment implémenter une GED SharePoint

Gouvernance Projet Adoption utilisateur Applis tierces

Objectifs & Etapes

Evolution

Business

Responsabilité

Personnalisation

Information

Héros

Expérience

Changement Capture

Archive Workflow


Capture: qui, quoi, quand, où, pourquoi? Cartographiez les processus centrés sur les documents

Factures fournisseurs, Ouverture de Compte Client, Gestion des Incidents, Commandes, Questionnaires, RH, Contrats, Réclamations, Courrier Entrant…

Numérisation centralisée au siège En réseau: adhoc, copieurs ou scanners réseaux, employés Par département: processus métiers spécifiques, adhoc ou par lots, employés Service Courrier: lots à forte volumétrie, opérateurs dédiés

Numérisation distribuée, à distance ou mobile Traitements adhoc ou par lots, employés

Numérisation sous-traitée Lots à forte volumétrie, opérateurs dédiés


Indexer: Extraire les Données des Documents

Saisie manuelle durant ou post-numérisation OCR par Glisser-Déposer Codes Barres Consultation de Bases de Données OCR Zonal / ICR / Cases à Cocher Extraction Automatique Classification Gestion des Exceptions SharePoint Content Types


Workflows: Contrôler le flux des données

• Workflows faciles à concevoir, à personnaliser, à mettre à jour

• Améliorer l’efficacité des transactions sur documents papier

• Déploiement faciles avec des clients léger zero-footprint

• Contrôler la cohérence et la précision de vos données métier

• Tirer parti des compétences existantes

• Optimiser SharePoint en tant que plateforme : types de contenu, outils de supervision, gestion des droits utilisateurs et intégration facile d’applications tierces


Trouver, Voir, Annoter vos Documents

• Taxonomie: comment classez-vous vos documents? • Comment nommez-vous vos documents? • Recherche : contenu ou métadonnées? • Trouver en un clin d’œil • Collaboration Documentaire Dynamique

Adoption Utilisateurs


Usages, ROI & Bénéfices

Comment gérer la Capture distribuée ?

Améliorer le partage de l’information

Rationaliser les workflows

Accélérer le traitement

Gérer les sources distantes

Automatiser le papier

Juridique

Ressources Humaines

Service Clients

Traitement Commandes

Ventes

Comptabilité

Processus métiers centrés sur le Document

Secteur Public

Fournisseurs

Revendeurs

Clients


Juridique

Ressources Humaines

Service Clients

Traitement Commandes

Ventes

Comptabilité

Rationaliser la Capture des Documents et leur traitement

Adoption Utilisateurs


Demo KODAK Info Activate Solution


Info Activate v1.1: Spécifications

Server hardware 64-bit, four core CPU; 8 GB RAM; 80 GB hard drive

Server operating system Microsoft Windows Server 2008 Standard

SharePoint requirement SharePoint Foundation 2010 SP1, June 2011 CU

Database requirement Microsoft SQL Server 2008 R2 (64 bit)

Client PC requirement 2 GB RAM

Scanner requirement TWAIN-compliant driver

Browser requirement Internet Explorer 7, 8 or 9; Silverlight 5

Info Activate Server Capture Workflow

OCR Image Processing

Output Optional Modules

Info Activate Workflow Module

Scan Client

Index Client

QC Client

Admin Client


Solution Simple construite dans SharePoint

Scanner et Traiter vos documents en 1 click via le web

Envoyer un PDF avec OCR au bon endroit

Contrôle par Gestion des Droits d’Utilisateurs

Contrôle de la Dénomination des Documents

Intégration avec tous scanners – Intégration enrichie avec les scanners Kodak

Evolutivité, flexibilité & implémentation sécurisée d’une solution sandbox

Inclut Nuance, moteur OCR professionnel

Développé par Kodak, avec une roadmap complète

Supporté par Kodak et ses partenaires

Disponible et déjà en production en Europe !


Apps pour SharePoint 2013 http://office.microsoft.com/en-us/store

http://office.microsoft.com/en-us/store


Au delà du papier…

• Service Courrier Numérique • Réponses Automatisées • Intelligence Artificielle • Apps via SaaS • Mobile

Structured Semi-Structured Unstructured

Image Paper

PDF Email

Scanner

Fax Server File System

eMail Server

Kodak Document Imaging Software Logiciel Focus Utilisateurs Technologie Disponible

Capture Pro Capture par

Lots d’Images

Opérateurs de Numérisation

Client lourd, autonome ou client-serveur

2008

Info Activate

Capture Transactionnelle

Adhoc & Workflow Employés

Client léger, Basé sur

SharePoint 3T 2012

Document Viewer

Collaboration sur Documents

SharePoint

Utilisateurs Documents SharePoint

Basé sur SharePoint 2011

Info Insight Automatisation des Processus

Métiers

Tous

Saas ou Sur Site

Intelligence Artificielle

2T 2013


A retenir • SharePoint valorise vos informations

• Economies en vue ! • Plus que du partage • Pas une GED clés-en-main

• Une GED SharePoint réussie requiert :

• Stratégie, Soutien, et Travail d’équipe • Compréhension des processus métiers • Design • Add-ons GED tiers clés-en-main • Configuration • Support Partenaires glocaux


Merci !

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Service & Support

Edward O’Meara

[email protected]

+33 6 06 78 55 01

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