Session d’info FSE – Infosessie ESF

18 / 3 / 2011

Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

1. Introduction

2. Feed-back audit et contrôles sur placePause-café

3. Bonnes pratiques promoteurs sur les recommandations de l’Audit Pause du midi

4. Rappel nouveautés 2011

5. Feuilles de présence

6. Réponse aux questions écrites

7. Séance question-réponse

Programme de la journée

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1. IntroductionObjectif de la journée2ième appel FSE

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2. Feed-back audit et contrôles sur place

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Contrôles sur place effectués

Autorité de gestion •Contrôles sur place par les conseillers

– Visites préventives des projets 2010– Contrôle sur place des projets 2009 et 2010

•Contrôles sur place par l’inspection– Inspections projets 2008 et 2009

Autorité d’audit– Audit opérationnel projets 2008– Audits systèmes en 2009, 2010 et février

2011

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Problèmes relevés (1)

Les problèmes suivants ont été relevés chez certains promoteurs :

• Double-subventionnement

• Recettes non prises en compte

• Pas de convention de déménagement

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Problèmes relevés (2)

• Absence de feuilles de présence ou incomplètes

• Heures d’accompagnement comptabilisées en double

• Heures d’encodage dans l’application FSE comptabilisées dans les tâches administratives. Position audit : coûts indirects.

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Recommandations audit (1)

• Augmenter le pourcentage de projets contrôlés

• Modifier l’attribution des mentions suite à la vérification de la qualité des feuilles de présence (signature encadrant = élément nécessaire)

• Renforcer le contrôle des risques de double-subventionnement et des recettes (on desk et sur place).

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Recommandations audit (2)

Contrôle on desk•Contrôle exhaustif art. 60  •Contrôle fonds énergie•GESCO, ACS et Maribel social (matching ONSS-APL)

Contrôles sur place•Subside grandes villes•Points APE •GESCO, ACS, et Maribel social•Etc…

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Contenu des visites préventives

• Visites préventives : Visite du projet sur place Bonne compréhension des éléments communiqués par la cellule La qualité des feuilles de présence Vérification d’un système de suivi satisfaisant pour :

Vérification des coûts relatifs à l’encodage Contenu des heures d’activité mis en place dans le projet Respect des critères d’éligibilités européens (publicité, évaluation,…)

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Contenu des visites de contrôle

• Visites de contrôle Vérification de la concordance entre les heures encodées dans

l’application FSE et les heures signées sur les feuilles de présence

Vérification des doubles subventionnements :

Vérification des coûts relatifs à l’encodage

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3. Bonnes pratiques promoteurs sur les recommandations de l’Audit

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OCMW Mechelen

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CPAS Saint-Josse-Ten-Noode

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4. Rappel nouveautés 2011

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DOCUMENTS À FOURNIR EN FIN D’EXERCICE

Evaluation finale du projet (rapport annuel d’exécution) à fournir au plus tard 3 mois après la fin du projet

DOCUMENTS À FOURNIR EN FIN D’EXERCICE

Rapport annuel d’exécution à fournir un mois après l’approbation de la dernière période intermédiaire (en même temps que la période de régularisation).

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LES PRÉ-TRAJETS D’ACTIVATION

Projet débute par l’inscription des participants

Durée : entre 6 mois et 12 mois entier

Démarrage du projet : entre le 1er janvier et le 30 juin

LES PRÉ-TRAJETS D’ACTIVATION

Projet débute par la première heure d’activité collective avec le premier groupe

Durée : entre 6 mois et 12 mois arrondi à l’unité supérieure (7 ½ = 8 mois)

Démarrage du projet : entre le 1er janvier et le 30 septembre (uniquement pour un projet de 9 mois)

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LES PRÉ-TRAJETS D’ACTIVATION

Nombre d’heures minimum :

40 heures d’activation sociale * nombre de mois

+Accompagnement :

maximum 10 % du temps de travail en groupeEx: pré-trajet 6 mois de 280 H d’activation sociale – accomp. indiv. max 10% en plus des heures d’activation sociale

280H + 28h d’acc.

LES PRÉ-TRAJETS D’ACTIVATION

Nombre d’heures minimum :

40 heures d’activation sociale * nombre de mois

Accompagnement :

maximum 25 % de 40 heures d’activation sociale * nombre de moisEx: pré-trajet 6 mois de 280 H d’activation sociale – accomp. indiv. max 25% du quota minimum d’heures d’activation sociale soit 240H *25% = 60 H

280h dont 60h d’acc. Recommandation : mettre en place au moins 1 heure d’activation sociale collective ou d’accompagnement par mois

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LES PRÉ-TRAJETS D’ACTIVATION

Remplacements : 40 %

BSP au début et à la fin du projet

Eligibilité du projet : quota d’heures minimum

d’activation sociale

LES PRÉ-TRAJETS D’ACTIVATION

Remplacements : 50 %

BSP ou outil équivalent au début et à la fin du projet

Eligibilité du projet : quota d’heures minimum d’activation sociale

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LES PRÉ-TRAJETS D’ACTIVATION

Eligibilité du participant : Seuil de pertinence :

20 heures*nombre de mois du projet

Travail administratif : seul les accompagnateurs

LES PRÉ-TRAJETS D’ACTIVATION

Eligibilité du participant : Seuil de pertinence :

20 heures*nombre de mois du projet

Travail administratif : le personnel interne au CPAS et les sous-traitants

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LES PRÉ-TRAJETS D’ACTIVATION

Travail administratif :

les heures prestées à la préparation du projet (attention, seulement après la date de début du projet !) ;

les heures de concertation entre accompagnateurs ;

heures consacrées à l'encodage de données dans l'application FSE

LES PRÉ-TRAJETS D’ACTIVATION

Travail administratif :

les heures prestées à la préparation du projet (attention, seulement après la date de début du projet !) ;

les heures de concertation entre accompagnateurs ;

les heures consacrées à l’encodage de données dans l’application FSE = coûts INDIRECTS (décision de l’auditeur - CAIF)

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LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE

Projet débute par l’inscription des participants

Durée : maximum 12 mois

Démarrage du projet : entre le 1er janvier et le 30 juin

LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE

Projet débute par la première heure d’activité collective avec le premier groupe

Durée : maximum 12 mois

Démarrage du projet : entre le 1er janvier et le 30 juin

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LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE

Nombre d’heures minimum

Formation collective : entre 200 et 400 heures

Accompagnement : entre 90 et 140 heures

Mise à l’emploi : au moins un jour pendant la période de projet

LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE

Nombre d’heures minimum

Formation collective : entre 200 et 400 heures

Accompagnement : entre 50 et 140 heures

Mise à l’emploi : au moins un jour pendant la période de projet

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LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE

Formation individuelle : Uniquement stage d’immersion, VDAB, FOREM, Bruxelles-formation

LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE

Formation individuelle :

Maximum 25% des heures de formation (par ex. stage d’immersion, VDAB, FOREM, Bruxelles-formation)

Recommandation : mettre en place au moins 1 heure de formation et/ou d’accompagnement par mois

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LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE

Remplacements : 20 %

BSP au début et à la fin du projet

Eligibilité du projet : quota d’heures minimum de formation (200h) et d’accompagnement (90h)

LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE

Remplacements : 40 %

BSP ou outil équivalent au début et à la fin du projet

Eligibilité du projet : quota d’heures minimum de formation (200h) et d’accompagnement (50h)

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LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE

Eligibilité du participant : Seuil de pertinence :

Formation : 50% du quota minimum d’heures (100 h)

Accompagnement : 50% du quota minimum d’heures (45 h)

LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE

Eligibilité du participant : Seuil de pertinence :

50% du quota minimum d’heures de formation et d’accompagnement (125h)

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LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE

Travail administratif :

les heures prestées à la préparation du projet (attention, seulement après la date de début du projet !) ;

les heures de concertation entre accompagnateurs ;

heures consacrées à l'encodage de données dans l'application FSE

LES TRAJETS D’INSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE

Travail administratif :

les heures prestées à la préparation du projet (attention, seulement après la date de début du projet !) ;

les heures de concertation entre accompagnateurs ;

les heures consacrées à l’encodage de données dans l’application FSE = coûts INDIRECTS (décision de l’auditeur - CAIF)

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FR NL

“FSE2008 Pr048 Av” “ESF2008 Pr048 Av”

“FSE2008 Pr048 T1” “ESF2008 Pr048 T1”

“FSE2008 Pr048 T2” “ESF2008 Pr048 T2”

“FSE2008 Pr048 T3” “ESF2008 Pr048 T3”

“FSE2008 Pr048 T4” “ESF2008 Pr048 T4”

“FSE2008 Pr048 Rg” “ESF2008 Pr048 Rg”

“FSE2008 Pr048 Corr” “ESF2008 Pr048 Corr”

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Communication pour les paiements

5. Feuilles de présence

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Introduction

• Liste de présence = élément important pour justifier les subsides octroyés par le Fonds social européen.

• Demande de l’audit de vérifier la concordance entre ces listes de présence signées et les heures déclarées dans l’onglet “Prestations” de l’application FSE-Primaweb.

Veiller à ce que les heures mentionnées sur les listes de présence correspondent bien aux heures mentionnées dans l’onglet « Prestations » de l’application FSE-Primaweb

Vérification de la qualité lors des visites préventives

Contrôle de la concordance lors des contrôles sur place et les inspections

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Nouveaux modèles

TRAJET :• Fiche par activité (modèle 1)• Fiche par participant (modèle 2)• ACCOMPAGNEMENT INDIVIDUEL – Fiche de suivi

(modèle 3)• ENCADRANT – Heures de travail administratif (modèle 4)

PRE-TRAJET• Fiche par activité (modèle 1*)• Fiche par participant (modèle 2*)• ACCOMPAGNEMENT INDIVIDUEL – Fiche de suivi

(modèle 3)• ENCADRANT – Heures de travail administratif (modèle 4)

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Nouveaux modèles

Utilisez les modèles qui correspondent le mieux à votre réalité  :

Par activité ou par participant Fiche spécifique pour l’accompagnement individuel Fiche pour encoder le travail administratif des

encadrants

!!! ATTENTION !!!

1) Nouveaux modèles pour les trajets 2011 : formation individuelle et collective.

2) Ne pas mentionner d’heures d’encodage sur les feuilles de présence ni dans l’application FSE.

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Consignes pour remplir les listes de présence

• Seule la signature atteste de la présence d’une personne. Par conséquent, tout enregistrement non signé est refusé.

• Faire signer la feuille de présence au début d’un entretien individuel ou d’une activité.

• Expliquer au participant que la signature est un moyen d’officialiser la rencontre ( contrôle).

• La durée d’une activité doit être mentionnée en unités horaires. Exemple : mentionner 1,5 si l’activité dure 1H30.

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• Si un participant est absent à un entretien, on ne valorise pas les heures de l’encadrant en accompagnement.

Par contre, ces heures peuvent être valorisées en travail administratif.

• Si le participant d’un trajet est malade, ses heures ne peuvent pas être comptabilisées sur les listes de présence et ne peuvent pas être comptabilisées dans les heures de formation, d’accompagnement, et/ou d’activation sociale dans l’application FSE-Primaweb.

Par contre, elles peuvent être comptabilisées dans les heures prestées si elles sont couvertes par un salaire garanti.

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Consignes pour remplir les listes de présence

Listes de présence // Application FSE

Il y a lieu de reporter les heures signées sur les listes de présence d’une période déterminée dans chacune des rubriques

suivantes (exemple d’un trajet) :

Pour l’encadrant d’un trajet : • Formation • Accompagnement • Tâches administratives

Pour le participant d’un trajet : • Formation

= somme des heures de formation collective et individuelle

• Accompagnement = somme des heures d’accompagnement collectif et individuel

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Quelques bonnes pratiques de CPAS

• Certains CPAS joignent au dossier de chaque participant, un feuillet expliquant ce qu’est le FSE. D’autres expliquent cela lors de la première prise de contact.

• Certains CPAS tiennent des listes de présence pour l’ensemble de leurs clients même lorsqu’ils ne sont pas subsidiés car cela témoigne que des actions ont bien été entreprises en cas de contestation.

• Certains CPAS photocopient les fiches individuelles en couleur pour faciliter le travail de leurs formateurs.

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6. Réponse aux questions écrites

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Question - Réponse

1. Pourquoi y a-t-il des différences de subsides FSE entre les projets ?

Nombre différent de participants

bilan coût du projet diffère Coût de sous-traitance qui diffère

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Question - Réponse

2. Peut-on valoriser les heures d’un encadrant alors que les heures du participant accompagné ne peuvent être valorisées?Ex: un participant suit 80h en individuel pour un projet pré-trajet de 6 mois. Le promoteur ne valorise que 60h pour la participant car c’est le maximum. Est-ce que les 20h restantes que le participant va suivre sans être valorisées dans l’application, peuvent être valorisées pour l’encadrant?

Non

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Question - Réponse

3. Dans un pré-trajet, peut-on octroyer 1 euro de l’heure au participant FSE pour certaines activités et pas pour d’autres?

Non. La possibilité de cocher un euro de l’heure dans l’application vaut pour l’entièreté des heures valorisées pour un participant dans le projet FSE

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7. Séance question-réponse

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