Service Juridique ECOLE NORMALE SUPERIEURE DE CACHAN 61, avenue du Président Wilson 94235 Cachan...
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Service Juridique
ECOLE NORMALE SUPERIEURE DE CACHAN61, avenue du Président Wilson 94235 Cachan Cedex - France
MODULE CONVENTION
Guide d’utilisation COCONUT
Sommaire
Partie 1 : volet juridiquePrincipes de base et définitions des contrats et conventions- Mentions obligatoires- Différents types de conventions- Modèles types
Partie 2 : volet informatique- Notice pour la saisie des conventions- Communication d’une « fiche de saisie »- Table des difficultés
Partie 1 : volet juridiquePrincipes juridiques de base et définitions des contrats et
conventions
1. Mentions obligatoires d’une convention
Dénomination ou référence du contrat
2
1
Désignation du partenaire principal
3 Désignation de l’établissement gestionnaire
4 Désignation du laboratoire
5 Objet de la convention
6 Durée de la convention
7 Renouvellement
8 Date et signature
2. Typologie des conventions à l’ENSC (1/2)
Conventions à caractère pédagogique :
• convention d’échanges d’enseignants• convention de stage • convention de formation professionnelle
Autres conventions :• convention de fonctionnement• convention d’investissement• convention sportive• convention d’occupation des locaux• diverses conventions
Contrats de recherche nationaux ou européens :
• convention de recherche• contrat européen
Protocoles d’accord ou de collaboration :
• protocole d’accord• protocole d’accueil• protocole de collaboration
2. Typologie des conventions à l’ENSC (2/2)
Les accords :
• accord cadre• accord de consortium • accord de confidentialité• accord international• divers accords
Les autres contrats :
• contrat de maintenance• contrat de prestation de service• autres contrats
3. Modèles types de convention
Convention de stage
Convention de collaboration de recherche
Convention de prestation de service
Accord de transfert de matériel
Disponible sous format papier : cf Guide d’utilisation du module convention
Disponible en version électronique : site intranet de l’ENSChttp://www.intranet.ens-cachan.fr
Partie 2 : volet informatiqueInstructions informatiques
quant à l’application du logiciel Convention
1. Présentation du module Convention
Les objectifs :
• saisir des informations d’une convention• définir le Centre de Responsabilité et les partenaires extérieurs • archiver les documents liés à chaque convention• gérer les événements liés à l’exécution d’une convention et déclencher des alertes• définir les montants disponibles par tranche et associer les lignes budgétaires• gérer les devis liés à chaque convention
Pour plus d’information : une démonstration animée du module est disponible en ligne
http://www.univ-lr.fr/cocktail
Saisie d’une convention
Généralités
Centre gestionnaire Partenaires
Documents
EvénementsBudget
Prestations
Création
Modification
SuppressionValidation
Fenêtre principale
Créer une conventio
n
Fenêtre Généralités : Edition d’une convention
N° d’une conventionStructures impliquées
Objet et caractéristiques
Dates
Montants HT et TTC
Tranches annuelles
Validation d’une
convention
Fenêtre Généralités : Centre de responsabilité gestionnaire
Volet financier
Créer une tranche
budgétaire
Edition tranche
Fenêtre Centre gestionnaire
Affiche plus de détails sur le CR
En sélectionnant un contact…
… on retrouve les informations dans l’annuaire
Création d’un contact
Fenêtre Partenaires
Affiche les structures qui participent au financement
Contact chez le partenaire
Montant de leur participation
Création d’un
contact
Volet Contact d’un partenaire
Fenêtre Partenaires
Modifier un partenaire
Volet modification d’un Partenaire
Valider un partenaire
Fenêtre DocumentsDépôt de documents dans différents dossiers
En sélectionnant un document
Pour visualiser le document
On retrouve les informations le concernantPersonnes destinataires
Fenêtre Documents
Fenêtre EvénementsDépôt de documents dans différents dossiers
En sélectionnant un événement
On peut paramétrer une alerte qui sera envoyée par e-mail à une liste de personnes à prévenir
Fenêtre Evénements
Fenêtre Budget
Permet d’accéder aux données prévisionnelles (dépenses et recettes)
Permet d’accéder au budget positionné et autorisé en dépenses
Informations liées à l’organigramme budgétaire
Permet de suivre les dépenses et les recettes
Fenêtre avenant
2. Fiche de saisie
2. Fiche de saisie
2) Communication de la fiche de saisie au Secrétariat Général
1) Impression d’une fiche de saisie
3) Signature par la Direction
4) Possibilité de contrôle a posteriori des conventions enregistrée
3. Table des difficultés
Pour la saisie d’informations :• informations absentes sur le support papier
• doutes sur la qualification juridique de la convention
• difficultés pour la saisie d’informations financières
Difficultés techniques :
Qui contacterAuteur de la convention
Service juridique et de la Valorisation des contrats de l’ENSC
Service du budget
Direction des Systèmes d’Information
Merci de votre attention
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