Schéma Directeur du numérique

Schéma Directeur du numérique

– Objectifs – Démarche – Organisation du projet

02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR 1

SDN : Objectifs

– Identifier les besoins prioritaires des établissements et proposer une réponse adaptée

– Fonder la vision d’un SI en adéquation avec les orientations stratégiques de l’Université de Toulouse

– Constituer un outil de programmation et d’organisation de référence pour un développement coordonné du numérique au niveau inter-établissements


SDN : Démarche

• Démarche en 4 phases

4 mois

SDN v0

Phase 2Objectifs etstratégie


12 mois

Optionnel

Phase 4Mise en œuvrePhase 4Mise en œuvre

Construction de la stratégie numérique et mise en œuvre

Phase 1Diagnostic

partagé

Phase 1Diagnostic

partagé

4 mois

Synthèse existantExpression des besoins


5 mois

SDN v1

Phase 3Plan d’actionsPhase 3Plan d’actions

Élaboration SDN (15 mois)

Phase 1 : Diagnostic partagé (I)


Analyse de l’existant Expression des besoins

Phase 1 : Diagnostic partagé (II)

• Capitaliser sur les démarches déjà réalisées et ressources existantes – Pour les établissements fondateurs

• Audit RCE des établissements • Rapport AERES • Cartographie SI de chaque établissement • Schéma Directeur SI

– Pour la COMUE• Etude E&Y de 2009• Documents IDEX et opération Campus• Document STRATER • Rapports activités

– Pour les associés• Rapport AERES • Cartographie et/ou Schéma directeur, autres )…


Phase 1 : Diagnostic partagé (III)

• Périmètre de l’étude– Offre numérique (selon architecture composants du

numérique)– Mécanismes de pilotage, d’évaluation, d’optimisation,

d’externalisation– Mécanismes de financements, sécurité juridique (production

contenus numériques, gestion de données personnelles, …)– Politiques des usages, conduite du changement, formation,

communication


sor

DGS-UT3 : Prioriser les nouveaux projets SI (virages longs à négocier, engage sur plus de 20 ans, décisions proches)exple: SiHAM, modélisation analytique

Phase 1 : Diagnostic partagé (V)

• Méthodologie de réalisation d’entretiens

– Interview de 8 décideurs (entretiens téléphoniques )

– Interview des différents acteurs par « groupes métiers»

– Entretiens spécifiques

• 2 entretiens avec un groupe d’étudiants (entre 7 et 10)

• 2 entretiens spécifiques avec des partenaires (2x1H) :

– Région

– Grand Toulouse


sor

DGS-UT1: . préciser interviews groupes "métiers" inter-établissement - exple: réseau RH

PI

Gouvernance et stratégie de l’UniversitéRH, vie de personnels hygiène et sécurité

Communication interne et externe

Finances, achat, marché, comptabilité

Patrimoine, développement durable, sécurité des campus, logistique

Système d’information ( urbanisation, interopérabilité des SI, référentiels, méthodes et organisation, infrastructure, sécurité SI)

Pilotage

PI

Formation

Développement économique (quartiers numériques, partenariat avec les entreprises, …)

Recherche

Rayonnement national et international

Mise en valeur et diffusion du savoir (thèses, publications de recherche, pédagothèques,…), documentation

Métiers

Vie de l’étudiant

Services numériques (outils collaboratifs, nomadisme, prise en compte des nouveaux terminaux )

Support

Phase 1 : Diagnostic partagé3 Domaines – 13 groupes métiers


Phase 1 : Diagnostic partagéReprésentativité dans les groupes métiers

• Proposition d’organisation des groupes (12 personnes)– L’ensemble des membres fondateurs sera représenté dans chaque

groupe métiers (6 au moins)– 2 membres associés et 1 représentant COMUE– Suivi du groupe par un membre de CP ou VP Numérique ( en

observateur)

9SDN : Présentation au CODIR02/04/2014

Phase 1 : Diagnostic partagé (VI)

Prestations Livrables

Réalisation des entretiens • Grilles d’entretien par typologie d’acteurs

• Restitution thématique des entretiens

Rédaction de documents de synthèse

• Synthèse de l’existant et de son degré d’hétérogénéité décliné par établissement et global • Matrice SWOT existant % besoins et projets des acteurs• Axes de mutualisation


=> Durée de la phase 1 : 4 mois

Phase 2 : Objectifs et stratégie


5 mois

Phase 2 : Objectifs et Stratégie

• Définition des axes de mutualisation et des mécanismes de coordination permettant l’optimisation des politiques numériques des établissements– Estimation des coûts et gains potentiels issus de la

mutualisation • Méthodologie

– Analyse des grilles des coûts actuels ( remplies en phase 1 par chaque établissement)

– Analyse des impacts RH (réorganisation, compétences, formations…)

– Réunion des groupes métiers pour présenter et vérifier les impacts


Phase 2 : Objectifs et Stratégie

Prestations LivrablesEtude des axes de mutualisation et des mécanismes de coordination :-Coûts et gains issus de la mutualisation-Circuit de prise de décision, suivi-Changement d’organisation / métiers

• Présentation synthétique de l’opportunité de mutualisation par axe

Rédaction de documents méthodologiques à destination des établissements afin qu’ils élaborent leur stratégie en synergie avec la stratégie commune

• Documents méthodologiques à destination des établissements

Rédaction SDN/UFT v0 • Proposition SDN UFT v0


Phase 3 : Plan d’actions


10 mois


• Construction du plan d’actions avec pour chaque projet :‒ Les modalités de gouvernance, objectifs, calendrier, moyens (financier,

humains), modalités d’évaluation, conduite du changement

‒ Une feuille de route permettant de s’assurer de la cohérence et de la synchronisation des actions de mutualisation

‒ La définition du plan de transformation (continuité des usages, gestion de la transition avec l’existant)

• Indicateurs d’évaluation de la mise en œuvre de la stratégie numérique (quinquennal)

• Document méthodologique à destination des équipes



Prestations LivrablesPlan de mise en œuvre des projets numériques

• Fiche de mise en œuvre par projet numérique

Elaboration d’un guide méthodologique d’accompagnement des actions numériques menées par les établissements

• Guide méthodologique à destination des équipes projet (conduite du changement)

Construction d’une évaluation partagée de la mise en œuvre de la stratégie numérique

• Description des dispositifs d’évaluation

Méthodologie de mise à jour du SDN

• Proposition de procédures de mise à jour du SDN

Schéma directeur du numérique • Première version du SDN de l’UFT


Phase 4 : Accompagnement de la mise en oeuvre



Phase 4Mise en œuvrePhase 4Mise en œuvre

Construction de la stratégie numérique et mise en œuvre

Phase 1Diagnostic

partagé

Phase 1Diagnostic

partagé

15 mois


Phase 3Plan d’actionsPhase 3Plan d’actions

Phase 4 : Accompagnement de la mise en oeuvre


Prestations LivrablesDéfinition d’une méthode de travail unique pour l’ensemble des projets

• Document méthodologique de conduite de projet

Organisation et réalisation du contrôle de l’avancement des projets durant les 12 premiers mois

• Fiche méthodologique à destination de la direction de projets• Compte-rendu des intervention et fiches de recommandations

Durée de la phase 4 : 12 mois

Organisation du projetComité Stratégique

• Les présidents/directeurs des établissements membres fondateurs de l’Université de Toulouse

• La présidente de l’Université de Toulouse • Un président/directeur d’un établissement membre associé • Un DGS d’établissement membre fondateur associé (en cours)• Un représentant de la CDC (I. Leguay)• Un représentant des EPST associé • Un représentant du CROUS associé • Un représentant du Grand Toulouse associé • Un représentant de la région Midi-Pyrénées associé • Chargé de mission du numérique • Chef de projet SDN


Organisation du projetComité de pilotage

• Le directeur exécutif de la comUE• Les DGS des établissements membres fondateurs ou leur

représentant• Directeurs des départements formation et recherche et du

service SIA de la comUE• Les représentants des membres fondateurs dans le domaine du

numérique • Des représentants des membres fondateurs dans le domaine du

patrimoine et du développement durable.• Un représentant de la Caisse des Dépôts et Consignations• Chargé de Mission de Numérique• Chef de projet SDN• Membres associés


Organisation du projetEquipe Projet

• Chef de Projet – N. Ricard

• Membres équipe projet– R. Tournier (UT1)– JL Chrisment (UT2)– S. Larroque (UT3)– B.Sor (INP)– C. Laur (INSA)– L. Dairaine (ISAE)– 1 représentant membre associé ??

• Périodicité des réunions : 15 jours


Organisation du projet

• Notification de Ernst and Young : 12/03• Réunion de cadrage de l’organisation avec Ernst and Young

– Prévue 27/03 ( fait )

• Validation de l’organisation – Réunion des DGS du 26/03 : fait

• Comité de pilotage : (23/04/2014 : en attente de confirmation)

• Réunion plénière envisagée– Pourrait être réalisée quelques jours avant la tenue des réunions– En même temps de réunion bureau COMUE (16/05 à valider)


Schéma Directeur du NumériquePlanning prévisionnel


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Documents

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