Savoir utiliser Word - palimpsestes.frpalimpsestes.fr/IUT/poly/utiliser_word.docx · Web viewNous...

Mise en Page d’un mémoire ou rap-

port

Fonctionsélémentaires de

Word

6 mai. 23

[ Savoir utiliser Word ]

Y Chemla PM Simo-

nin

T a b l e d e s m a t i è r e s1 Principes généraux...........................................................................................3

1.1 Une impérieuse nécessité............................................................................31.2 Respecter le destinataire de votre travail...................................................3

2 Les styles..........................................................................................................42.1 Remarque....................................................................................................42.2 Intérêt des styles.........................................................................................4

3 Comment créer un style ?.................................................................................53.1 Comment modifier un style ?.......................................................................63.2 Importer une feuille de style.......................................................................6

4 Les styles titres.................................................................................................75 Le mode plan....................................................................................................8

5.1 L’insertion automatique d’une table des matières et d’un index................96 Les en-tête et pied de page.............................................................................107 Les tabulations................................................................................................118 Corrections automatiques...............................................................................129 Les signets et les liens....................................................................................14

9.1 Procédure..................................................................................................149.2 Lien hypertexte..........................................................................................149.3 Attention :..................................................................................................15

10 La fusion des documents...............................................................................1610.1 Par insertion de fichiers...........................................................................1610.2 En utilisant le mode document maître.....................................................16

11 Insérer un objet.............................................................................................1712 La mise en forme des documents..................................................................17

12.1 Les sauts de page.....................................................................................1712.2 Les sauts de section.................................................................................1812.3 Eviter un titre en bas de page..................................................................1912.4 Rechercher / Remplacer..........................................................................1912.5 Insérer un tableau....................................................................................2012.6 Insérer des colonnes................................................................................2112.7 Insérer des images...................................................................................2212.8 Copier/Coller............................................................................................2212.9 Insérer notes de bas de page...................................................................23

13 Personnaliser votre espace de travail...........................................................23

IUT PARIS DESCARTES | L’insertion automatique d’une table des ma-tières et d’un index

2

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

14 La ponctuation...............................................................................................24

Nous remarquons de plus en plus la désolante utilisation de Word. Un ordi-nateur n’est pas une machine à écrire. Word offre des fonctions tout à fait suffisantes pour concevoir un rapport lisible dont la présentation soit de qua-lité.

Vos enseignants vous ont expliqué ces fonctions. Utilisez-les !

1 Principes généraux1.1 Une impérieuse nécessité

Durant votre formation, vous serez amenés à plusieurs re-prises à rendre des travaux imprimés et non pas manuscrits. Au moins – pour ne parler que de ceux-ci :

En première année : mémoire ; revue de presse ; rapport de stage

En seconde année : projet tutoré ; rapport de stage.

Ne parlons pas des divers travaux que vos enseignants pourront vous demander et notamment les enseignants en communication (Fiche de synthèse ; fiche de lecture ….)

La maîtrise de Word est un pré-requis.

Vous êtes de la génération, désormais, qui fut biberonnée à l’ordinateur. Il n’est pas excusable que, par négligence ou paresse, vous n’utilisiez pas toutes les fonctions qu’offre ce logiciel pourtant simple. Votre repère est simple : si vous ignorez ce qu’est un style, le mode plan, ou si vous ignorez comment générer automatiquement une table des matières, c’est que vous ne maîtrisez pas Word.

Vous avez un mois pour le faire !

1.2 Respecter le destinataire de votre travail Cela signifie deux choses :

Présenter un travail propre


3

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

S’assurer que votre enseignant puisse y accéder. Ce n’est pas à nous de nous soumettre aux logiciels que vous utilisez. A Paris Descartes, nous sommes sous Microsoft Office : libre à vous d’utiliser des logiciels libres, mais assurez-vous avant de rendre vos travaux de les avoir transformés en Office ou, au moins, en fichier pdf.


4

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

2 Les stylesCe sont des mises en forme automatiques de vos textes.

Word travaille à partir d’un style de base appelé Normal, que vous trouvez sous l’onglet Accueil : dans l’exemple ci contre le paragraphe a été nommé paragraphe..

La bannière qui se trouve à côté représente la barre de lancement rapide des styles. Y figurent ceux que vous avez créés et ceux, par défaut, que suggère le modèle de Word.

Appuyez sur la flèche juste à côté, vous verrez apparaître plusieurs noms : ce sont des styles. En dessous de Normal, vous trouverez Titre 1, Titre 2 : ce sont des st y l es de t i t re . Voir ci-dessous.

Trois moyens pour accéder aux styles:

- la flèche à côté de nom du style

- la galerie de style rapide

- la boite de dialogue style

Dans l’exemple ci-dessous vous voyez tous les styles de titre formatés par mes soins

2.1 RemarqueVous retrouverez les mêmes fonctions dans Excel. Ce qui

peut avoir son intérêt pour la mise en forme automatique de certains de vos tableaux.

2.2 Intérêt des stylesSelon ce que vous écrivez, vous souhaiterez peut-être que

la mise en forme des paragraphes soit différente : corps de texte, citation etc. Dans le cas le plus simple, on peut imagi-ner en tout cas que vous désiriez que vos paragraphes com-


5

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

portent un alinéa, c'est-à-dire un retrait de première ligne. Evidemment vous pouvez l’obtenir en posant une tabulation, mais c’est fastidieux.

Le style vous permet précisément de mettre en forme au-tomatiquement vos différents paragraphes

3 Comment créer un style ?

Sous l’onglet Accueil, cliquez sur la flèche style pour affi-cher la fenêtre Styles

Cet onglet vous permet de visualiser vos styles, créer un nouveau style et gérer vos styles

Ce sont les trois icônes en bas à gauche

La première icône vous propose cette fenêtre :

En cliquant sur format en bas à gauche vous pourrez formater

a) la police de caractère

b) le paragraphe (c’est ici que vous pourrez définir l’inter-ligne, l’espacement avant et après chaque paragraphe si vous désirez que l’interligne soit plus grand que la normale entre chaque paragraphe ; le re-trait de première ligne pour l’alinéa etc.).


6

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

c) Vous pouvez même (par exemple, pour une page de garde, dont vous aime-riez que le texte soit centré au milieu de la page1) définir un cadre (attention à distinguer d’une bordure) qui est un filet invisible vous permettant de pla-cer votre texte où vous voulez dans la page, et à le déplacer comme vous l’entendez en cliquant simplement dessus lorsque vous êtes en aperçu avant impression.

A la fin, cliquez sur OK. Si vous désirez que l’ensemble des styles créés par vous apparaisse désormais dans les nou-veaux fichiers que vous créerez à l’avenir, cliquez sur Nou-veaux documents basés sur ce modèle. Ainsi tous les nou-veaux documents que vous ouvrirez, comporteront les styles que vous venez de créer 2.

3.1 Comment modifier un style ?Rappelez la fenêtre Style, si elle n’est plus visible en sélec-

tionnant le style en question vous obtiendrez une flèche à droite vous proposant, notamment de modifier et opérez les changements souhaités. Tous les paragraphes mis en page selon ce style subiront les modifications que vous aurez ap-portées à votre style.

3.2 Importer une feuille de styleVous allez travailler sur

des mémoires et des rap-ports, souvent, collectifs. Il vous faudra, en consé-quence, à un moment ou à un autre fusionner en un

1 C’est précisément le cas du titre de la page de garde du présent document2 ils seront enregistrés ainsi dans le fichier normal.dotxIUT PARIS DESCARTES | L’insertion automatique d’une table des ma-

tières et d’un index7

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

seul fichier les différentes parties que vous aurez vraisem-blablement rédigées séparément sur des fichiers séparés. Il importe donc que vous ayez chacun la même feuille de style.

Pour cela il vous faut procéder en 2 temps :

Créer sur un fichier vide vos différents styles et enregis-trer ce fichier en format .dotx

Importer ensuite cette feuille de style dans vos propres fichiers Pour ce faire, Format Style, puis Organiser : (à gauche)

Vous obtenez cette fenêtre

Le fichier Normal.dotx ou est la feuille de style générale de Word. Celle où se trouve l’ensemble des styles prépro-grammés et vos styles personnels. Si vous suivez la procé-dure ici indiquée, ce n’est pas dans ce fichier que se trouvent vos styles pour le mémoire mais dans un fichier séparé. (Travaillant sur des machines séparées, chez vous et à l’IUT, vous ne pouvez effectivement pas vous contenter de les enregistrer dans normal.dotx).

Il faut donc cliquer en bas à droite sur fermer le fichier, puis au même endroit sur ouvrir le fichier pour sélectionner le fichier.dotx que vous avez préalablement enregistré.

Une fois votre fichier sélectionné, vous cliquez sur les styles que vous voulez importer dans le fichier courant et vous les importez


8

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

Vous remarquerez qu’en sélectionnant un style dans le fichier à droite, le bouton Copier change de sens et s’oriente vers le fichier courant qui est ouvert. Ainsi, en cliquant des-sus, le style est effectivement copié vers votre document. Procédez ainsi pour l’ensemble des styles concernés : vous avez importé la feuille de style. Vous pouvez ainsi travailler séparément sur des fichiers séparés en n’ayant plus de questions à vous poser sur la cohérence finale de la mise en page de votre travail collectif.

4 Les styles titresIls existent prédéfinis dans le modèle de Word. Tels qu’ils

se présentent, ils ne vous conviennent peut-être pas ; vous pouvez les modifier comme n’importe quels styles. La seule différence avec les styles personnels de l’utilisateur tient au fait que, si vous cherchez à le supprimer, le style titre ne disparaît pas mais revient à sa forme initiale telle que défi-nie par défaut dans Word.

Il est très important que vous compreniez l’utilité des styles titres.

Ils représentent la seule solution possible pour générer des ta b les d e matiè r es automatiques.

Ils rendent possible la visualisation d’un document en mode plan ; ce qui est particulièrement utile dès lors que ce dernier est long. Ce qui sera le cas pour vos rapports de stage, mémoires et autres projets de création d’entreprise.


9

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

5 Le mode plan

Vous y accédez soit par le menu Affichage soit par les icônes en bas à gauche de l’écran.

Cette copie d’écran re-présente ce polycopié en mode plan. N’y appa-raissent, parce que j’ai cliqué sur le 2, que les titres de niveau 1 et 2

En sélectionnant un titre, on peut avec la flèche gauche remonter un titre d’un niveau ; avec la droite, le baisser ; avec la flèche descendante déplacer le titre (et le texte qui en dépend) à l’endroit souhaité – ce qui évite de lourds cou-per coller – ou le faire remonter avec la flèche montante ; avec la double flèche transformer un titre en paragraphe simple. L’icône tout permet de visualiser l’ensemble du texte ; l’icône suivante permet de ne visualiser que les pre-mières lignes de chaque paragraphe

L’intérêt du mode plan est multiple :

Il permet de vérifier la pertinence des titres en les affi-chant à la suite les uns des autres

Il permet de déplacer des titres dans le document (avec le corps de texte en dépendant) ce qui est particulière-ment utile dès lors qu’on se rend compte qu’un dévelop-pement, une démonstration, une partie n’est pas à sa place logique dans le texte.


10

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

Il permet enfin de gérer, on l’a déjà écrit, des tables de matières automatiques.


11

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

5.1 L’insertion automatique d’une table des matières et d’un indexElle n’est possible que si vos titres ont été saisis avec

les styles titres.

Une fois votre document achevé, placez le curseur à l’en-droit où vos désirez qu’apparaisse votre table des matières ; dans l’onglet Références cliquez sur Table des Matières

Plusieurs choix de tables s’offrent à vous : c’est honnête-ment la première qui convient le plus fréquemment. Si au-cun des choix proposés ne vous convient, sélectionnez en bas Insérez une table des matières. Vous obtiendrez l’écran suivant :

Vous y pourrez définir les niveaux de titres devant appa-raître dans votre table ; les caractères de suite etc.

Les options afficher n° de pages et aligner les N° à droite doivent rester co- chées.

Regardez le bouton Options vous y trouve-rez peut-être de quoi agrémenter votre table mais le plus sou-vent c’est inutile.

Rien n’est plus simple à condition, encore et toujours que vous ne vous contentiez pas sottement de n’utiliser que le style Normal.

Si vous êtes amenés à modifier votre document, prenez garde : votre table des matières ne se met pas à jour auto-matiquement. Deux solutions pour le faire :

Supprimez-là et recommencez l’opération

Cliquez dans la table des matières et avec le bouton


12

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

droit de la souris sélectionner Mettre à jour les champs puis Mettre à jour toute la table.

5.2 Conseils : Insérez un saut de section après votre table des matières. Le premier bloc de votre mémoire (page de garde, abs-tract, sommaire) n’a pas besoin d’être numéroté.

En revanche le corps, oui ! Vous recommencerez donc la numérotation des pages à partir de 1 pour la section 2 et, selon les cas, vous ferez pareil pour votre partie Annexes.


13

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

6 Les en-tête et pied de page

Comme pour les tables des matières, Word vous propose un choix varié où vous devriez pouvoir trouver votre bonheur. Vous prendrez soin ce-pendant à sélectionner Identique au précédent ou non, selon votre choix, si vous désirez que ce soit le même en-tête ou

pied de page qui figure sur toutes les pages de votre docu-ment, ou qu’il soit différent selon les sections que vous au-rez préalablement définies.

Dans le mo-dèle adopté ici figure en pied de page un texte (ici IUT Pa-ris Descartes) puis un niveau de titre et le n° de page. En sélectionnant le titre et en choisissant basculer le code de champ avec le bouton droit de la souris, vous pouvez opter pour un affichage du titre de niveau 1 ou 2, 3 etc : il vous suffit de taper 1, 2 ou 3 entre guillemets après STYLEREF. Ainsi sur chaque page figure en pied le niveau de titre où l’on se situe dans cette page.


14

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

7 Les tabulationsL’observation de vos travaux révèle souvent que pour dé-

caler un texte sur la ligne vous vous contentez de tapez plu-sieurs fois de suite sur tabulation. Ceci est lourd et souvent inefficace. N’oubliez jamais que d’un ordinateur à l’autre la présentation peut légèrement changer. En conséquence, votre texte peut parfaitement dans ce cas ne plus se trouver où vous le désiriez.

Bref : ne tapez pas :

Texte

Mais faites :

Texte

Vous remarquerez qu’à gauche vous avez une icône qui peut prendre plusieurs formes selon que vous cliquiez des-sus :

tabulation alignée à gauche : le texte se met après le ta-quet de tabulation

tabulation à droite : il se met à droite

tabulation centrée : il se met au centre du taquet

tabulation décimale : il tient compte de la virgule pur les


15

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

nombres

Choisissez le type de tabulation souhaité, cliquez dans la règle pour la placer où vous le désirez. Dans la ligne de texte, vous n’aurez plus qu’à taper sur tabulation une seule fois pour que celle-ci se place à l’endroit voulu. Ce n’est qu’ainsi que vous éviterez les accidents dans le passage d’un ordinateur à un autre.

L’usage des tabulations est particulièrement pratique pour des en-tête ou pieds de page dans lesquels vous désirez que le texte se dispose harmonieusement en début, en milieu et en fin de ligne. Mais les taquets de tabulation sont souvent placés de la sorte par défaut dans les modèles proposés par Word.

Vous remarquerez qu’il y a une tabulation centrée au mi-lieu (en 8) ; une alignée à droite (en 16)

8 Corrections automatiquesOn accède à ce

menu par la bulle en haut à gauche qui vous permet d’ouvrir une fe-nêtre où figurent les options de Word :

Vous y trouverez plusieurs fonctions utiles dont, notam-ment, dans le sous-menu Vérification les corrections au-


16

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

tomatiques.


17

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

Dans Ou-tils vous trouverez Correc-tions auto-matiques. Le menu affiche une liste dans la-quelle vous pour-

rez ajouter vos propres corrections. Cette fonction permet par exemple de corriger automatiquement une faute de frappe que vous feriez souvent. Essayer de taper dnas vous observerez que cela se transforme immédiatement en dans. Mais, vous pouvez aussi utiliser cette fonction pour des abréviations (cad se transformera en c'est-à-dire etc.)


18

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

9 Les signets et les liensC’est une des fonctions nouvelles de Word à partir de la

version 97 que de pouvoir insérer des liens hypertextes.

Première vision de cette fonction : tapez sur le numéro de page de la table des matières, vous remarquerez que le pointeur se transforme en une petite main. Si vous cliquez sur ce numéro, la page concernée s’affichera automatique-ment. C’est un lien hypertexte.

Vous pouvez en créer vous-mêmes, renvoyant soit au docu-ment ouvert soit à d’autres documents même s’ils appar-tiennent à d’autres applications.

9.1 Procédure

Il faut préalablement créer le point d’arrivée de votre lien : le signet. Pour cela placez le curseur à l’endroit souhaité ; dans l’onglet Insertion sélectionnez Signet et affectez un nom à ce signet et cliquez sur Ajouter.

Depuis les dernières versions, les titres (formatés en style titre figurent déjà comme signet. Vous pouvez en ajouter autant que vous le désirez.

Une fois défini votre point d’arrivée, vous pouvez définir le lien. Vous remarquerez que, comme pour les règles indi-quées en communication, la démarche logique consiste presque toujours à partir de la fin.

9.2 Lien hypertexteToujours sous l’onglet Insertion, à côté de Signet, vous

trouverez Lien Hypertexte. Sélectionnez-le vous obtiendrez


19

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

l’écran suivant :

Vous remarquerez que vous pouvez établir un lien avec :

un autre fichier ou une page Web

le document actif (et c’est ici que vous utiliserez les signets)

avec une adresse de courriel

Vous pourrez établir un lien non seulement entre des do-cuments Word mais aussi vers des documents Excel ou Po-werpoint.

9.3 Attention : Ni Excel ni Powerpoint ne connaissent les signets (bizarre-rie de la logique Microsoft).

Pour Excel, il vous faudra préalablement définir un nom à une cellule et faire un lien avec ce nom (équivalent dès lors du signet). Il vous faudra ainsi, dans cette fenêtre, sélection-ner le fichier et ajouter #nom_cellule.

Pour Powerpoint il vous suffira de taper #n°_diapositive.

Dans le sens inverse, sélectionnez le fichier Word et rajou-tez simplement dans la barre de lien #nom_signet

Les liens vous seront particulièrement utiles quand il s’agira – en soutenances – de passer de votre diapositive PPTX à tout autre document. Vous pourrez ainsi le faire de façon fluide sans casser le rythme de votre présentation.

Pour un site il vous suffira de taper son URL

Il n’y a donc que pour Word et de Word à Word que vous


20

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

n’aurez pas besoin de taper le point d’arrivée et pourrez vous contenter de sélectionner le signet avec le bouton adé-quat.


21

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

10 La fusion des documents10.1 Par insertion de fichiers

Une fois vos différentes parties rédigées séparément, vous chercherez évidemment à les rassembler dans un seul fi-chier afin de pouvoir finaliser sa mise en forme : pagination, en-tête etc. Plutôt que de vous livrer à de lourds copier col-ler, n’oubliez pas que vous avez à votre disposition, dans l’onglet Insertion, à Objet . Vous y obtenez la même fenêtre que lorsque vous ouvrez un fichier. Vous sélectionnez celui que vous voulez insérer et il sera automatiquement copié dans le fichier courant.

Attention : n’oubliez pas de préalablement placer votre curseur à l’endroit précis où vous désirez que le second fi-chier se place. Vous procéderez ainsi de la même manière pour l’ensemble des fichiers à insérer.

10.2 En utilisant le mode document maîtreCette fonction est intéressante surtout si vous êtes amenés

à écrire un texte très long. Pour éviter d’avoir à manipuler un fichier lourd et éventuellement de ralentir le fonctionne-ment de votre ordinateur, Word propose de séparer ce fi-chier en sous-document.

Pour cela affichez le mode plan

Sélectionnez l’icône Document maître puis Créer sous-do-cument. Word transforme les sections ou titres en sous-do-cuments.

Ceci vous permettra :

De travailler ces sous-documents en vous permettant


22

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

d’avoir des fichiers moins importants

De néanmoins visualiser l’ensemble du document et des sous-document en affichant le document maître

De générer une table des matières complète.

Notez bien qu’il y a toujours moyen de fusionner l’ensemble des documents.

11 Insérer un objet Dans l’onglet Insertion, il y a une fonction très utile : outre

date et heure, il y a surtout objet. Ceci vous permet d’inté-grer par exemple de l’Excel dans du Word, mais aussi d’in-sérer le contenu d’un autre fichier. Ce vous sera utile quand il s’agira d’assembler les différents fichiers constituant votre mémoire.

12 La mise en forme des documentsCommande que vous avez déjà utilisée pour la définition

des styles, elle vous servira tout particulièrement lorsque vous aurez à mettre la touche finale sur la mise en page de votre document.

Conseils : dans un premier temps ne vous préoccupez pas de la mise en page fine de votre document. Vous avez des styles titre et au moins un style paragraphe : ceci suffira. Ce n’est que quand votre document sera achevé que vous vous


23

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

préoccuperez de le peaufiner.

Commencer par vérifier orthographe et grammaire : atten-tion si les correcteurs ont fait de considérables progrès de-puis dix ans, ils ne sont jamais absolument fiables.

Ensuite vérifier sauts de page

12.1 Les sauts de pageIl y a une règle que, sous Word, vous avez intérêt à respec-

ter :

Ne jamais forcer un saut de page mais plutôt inter-dire in saut de page

En passant d’un ordinateur à un autre, vous pouvez vous retrouver avec des surprises de sauts en milieu de page. Il vaut donc bien mieux entre titres et paragraphes ou entre les lignes, interdire les sauts en vous servant des mises en forme des paragraphes (voir c i - d es s ous)

En tout état de cause, n’utilisez les sauts de page qu’une fois votre document achevé, lors de la mise en page finale et non en cours de route.

12.2 Les sauts de sectionIls peuvent prendre plusieurs formes :

Avec saut de page ou non

Avec saut de colonne (si vous avez un texte en plusieurs colonnes)


24

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

Les sauts de sections sont particulièrement utiles dans trois cas :

vous désirez qu’une partie du document ait une autre mise en page : par exemple, en format paysage pour un schéma, alors que le document est en format portrait

vous désirez que les en-tête ou pieds de pages soient dif-férents selon les chapitres, ou parties

votre document est en plusieurs colonnes et vous sou-haitez que votre titre général soit centré au milieu des colonnes (comme dans l’exemple ci-dessous)


25

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

12.3 Eviter un titre en bas de pageAvec l’onglet Accueil, sélectionner la petite flèche du sous menu Paragraphe vous obtiendrez une fenêtre à deux onglets

Le premier vous permet de paramétrer alignement, in-terligne etc (mais ceci nor-malement vous l’avez déjà fait en formatant votre style)

Le second, plus intéressant, vous permet de paramétrer les enchaînements

Vous utiliserez pour cela, la commande paragraphe solidaire dans Format paragraphe.

Avec cette commande, vous interdisez à Word de faire un saut de page

- entre les paragraphes : sélectionnez .paragraphes soli-daires

- à l’intérieur d’un même paragraphe : sélectionnez lignes solidaires

12.4 Rechercher / Remplacer C’est une fonction à laquelle vous ne pensez pas souvent.

Elle ne sert pas seulement à remplacer un mot par un autre, ou à corriger les fautes d’orthographe commises sur toutes les occurrences d’un même mot ;

Elle peut également servir, par exemple, à remplacer une mise en forme par une autre. Ainsi dans un rapport de stage vous pourriez aisément remplacer le nom de l’entreprise tapée en caractère normal par une mise en forme en ita-lique.

Mais ceci peut également vous servir pour remplacer un style par un autre ; une marque de saut de ligne manuel par une marque de paragraphe (utile quand on fait un copier/


26

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

coller à partir d’une page Web etc.


27

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

12.5 Insérer un tableau

C’est une fonction dont vous pouvez avoir besoin ça et là ; mais surtout c’est à partir de tableaux dans lesquels vous glisserez du texte voire des images ou des graphiques, que vous confectionnerez vos FSS. (voir polycopié consacré à la Fiche Synoptique de Synthèse)

A partir de l’onglet Insertion.

Vous y pouvez paramétrer :

- le nombre de lignes et de colonnes

- une des formes de ta-bleau en couleur à partir de formats prédéfinis etc.

- les largeur, hauteur des colonnes et lignes

- les bordure et trame …

De la même manière que pour Image, dès lors que vous sélectionnez le tableau, l’outil Tableau apparaît qui vous permet de finement forma-ter ce dernier.


28

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

12.6 Insérer des colonnes

Si vous désirez que tout ou partie de votre

document présente le texte en plusieurs co-lonnes - mais si vous êtes en mise en page Portrait je vous décon-seille plus de deux et pas plus de trois en pay-sage - vous pouvez accé-der au menu Colonne

dans l’onglet Mise en Page. En choisissant la dernière op-tion, vous obtenez cette fenêtre qui vous permet même de définir plus finement la largeur des colonnes au mm près, voire de placer une ligne séparatrice entre les colonnes.

N’oubliez pas :

si cette mise en page en colonne ne concerne que quelques pages ou une partie de la page, vous devrez insérer des sauts de section avant et après.

Si vous justifiez votre texte, choisissez l’option coupure des mots auto-matique pour éviter de trop grands espaces entre les mots.


29

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

12.7 Insérer des images

Dès lors que vous insérez une image, en cliquant dessus, apparaissent des poignées et la barre d’outil Image est vi-sible. Elle vous offre plusieurs possibilités :

réduire la taille de l’image : faites le à partir de la poignée inférieure droite

rogner l’image

compresser l’image (afin que votre fichier ne soit pas trop lourd)

habiller le texte autour de l’image

12.8 Copier/Coller C’est une fonction

que vous connaissez dans sa version la plus simple mais elle offre aussi la possibilité en choi-sissant Collage spé-cial ou bien de col-ler avec liaison

(avec néanmoins l’inconvénient que votre fichier aura une taille plus importante) ou bien de coller du texte ou une par-tie de tableau Excel en tant qu’image – ce qui vous éviter des désagréments de mise en page. Ceci est évidemment vrai tout aussi bien pour Excel que Powerpoint.


30

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

12.9 Insérer notes de bas de page Dans l’on-

glet Réfé-rences : rien n’est plus simple ; les notes se mettent à l’emplace-ment adé-

quat en fin de page concernée. Vous n’avez, éventuellement, qu’à formater la numérotation.

13 Personnaliser votre espace de travail Cette version de Word ne place pas l’icône Aperçu avant

impression par défaut dans la barre d’outils : il faut donc l’y mettre vous même parce qu’elle est pourtant bien utile pour se faire une idée de la mise en page que l’on est en train de réaliser.

Pour y parvenir, sélectionnez Personnaliser dans les op-tions Word : vous obtiendrez cet écran à partir duquel vous pourrez rajouter celles des icônes dont vous estimez avoir le plus souvent besoin. Elle se placera dans la barre d’accès rapide sous le ruban


31

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin


32

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

14 La ponctuationVous veillerez tout particulièrement à la netteté de votre

ponctuation. Elle est l'autre grand facteur qui rend un texte lisible puisqu'elle permet de ménager des pauses. Et le souffle!

La règle typographique que vous devrez respecter est simple :

si le signe de ponctuation est simple : espace après ; pas avant

si le signe de ponctuation est double, espace avant et après.

Remarquons que Word est capable de reconnaître ces signes et place donc un espace insécable avant la ponctuation pour éviter qu’un signe de ponctuation soit éventuellement rejeté en début de ligne.

Ponc-tuation

Fonction Exemple Mise en page

LE POINT

Il se place à la fin de chaque phrase qui forme une unité de sens

Descartes est un philo-sophe du XVIIe.

Ponctuation simple : espace après ; pas avant

LE POINT-VIR-GULE

Proche du point, son rôle est de séparer à l'intérieur d'une même phrase, des propositions trop longues mais qui par le sens, se rattachent étroitement les unes aux autres.

Il peut également mettre en évidence dans une énumération trop longue, l'élément sur lequel vous voulez mettre l'accent.

Quoique la philosophie ait toujours été en crise; quoiqu'on la critiquât toujours et de tous les bords; malgré toutes les dénégations et les re-proches, elle subsiste toujours.

Sartre aura tout fait: de la politique, du théâtre, du roman, du cinéma; de la philosophie.

Ponctuation double : espace avant et après


33

6 mai. 23


Y Chemla PM Simo-

nin

PA-REN-THESES

LES TIRETS

Servent à intercaler dans une proposition une indication sup-plémentaire. A utiliser avec ex-trême modération car alour-dissent la phrase.


LES GUILLEMETS

Servent exclusivement à citer.Jamais pour prendre du recul

par rapport à un mot.

Vous n'écrirez jamais: c'est le «merdier»


LA VIR-GULE

Dans une proposition: elle sé-pare des éléments semblables non coordonnés par et, ni, ou.

Dans un groupe de proposi-tions: sépare une série de pro-positions non unies par une conjonction de coordination

Doit suivre les propositions circonstancielles ou condition-nelles placées en tête de phra-seDoit suivre les propositions participiales

Elle doit isoler une relative explicative

Souvent facultative elle sera utilisée pour lever toute équi-voque

La philosophie concerne l'homme du commun, le politique, le scientifique, le techni-cien.

Parce qu'il avait fait de bonnes études, qu'il n'en était cependant pas satis-fait, Descartes entame de tout reprendre.

Lorsque Descartes écrit le Discours, il fait entrer la philosophie dans la modernité.

Étant donné les circons-tances, je ne crois pas que...

Ces élèves, qui tra-vaillent, doivent réussir. (1)(1)

Ponctuation simple : espace après ; pas avant

LE DOUBLE-POINT

Il annonce l'analyse; l'explica-tion, la conséquence ou la syn-thèse. Il permet d'alléger ainsi le propos des c'est-à-dire, en effet, par conséquent souvent trop lourds.

Platon occupe une place à part: il inaugure la pensée philosophique


LE POINT D'IN-TERRO-GATION

Il termine toute phrase expri-mant une interrogation directe

Après le point d'interrogation, le mot qui suit est en majuscule, sauf si vous présentez une série de questions qui se complètent.

Aristote a-t-il raison?

Aristote a-t-il raison? doit-on rejeter sa pensée


(1)Ces élèves, qui travaillent, doivent réussir. qui signifie: parce qu'ils travaillent, ces élèves doivent réussir. IUT PARIS DESCARTES | L’insertion automatique d’une table des ma-

tières et d’un index34

Savoir utiliser Word - palimpsestes.frpalimpsestes.fr/IUT/poly/utiliser_word.docx · Web viewNous...

Documents

Transcript of Savoir utiliser Word - palimpsestes.frpalimpsestes.fr/IUT/poly/utiliser_word.docx · Web viewNous...