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SAP Workflow SWAT (WF-SWAT) Automatisation accélérée

1 www.logicaconsulting.ca

WF-SWAT Accelerated Automation 2

Avez-vous entendu parler des projets d’automatisation SAP dans votre organisation tel que MyTravel ou approvisionnement au paiement (Procure to pay)? Êtes-vous inquiet des effets possibles de ces projets d’automatisation sur votre emploi? Ceci est votre chance d’en apprendre davantage sur les projets d’automatisation SAP workflow et comment ils pourraient affecter votre travail. Suite à cette présentation, vous comprendrez:

• Business Process Evolution / Reconception • SAP Workflow • SAP approvisionnement au paiement (Procure to pay (P2P)) • Automatisation SAP MyTravel • Comment les projects d’automatisation SAP vous affecterons • Quels rôle pourriez vous jouer dans ces types de projet

Il y aura beaucoup de temps d’alloué à la toute fin pour répondre à vos questions.

Que le travail se poursuivre.

Présentation IGF

Évolution du processus d’affaire Scénario SAP Reconception du processus d’affaire

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Qu’est-ce que le SAP workflow? Comment puis-je l’obtenir? Réfuter les mythes…

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Examples d’automatisation SAP Approvisionnement au paiement (Procure-to- Pay (P2P)) / MyTravel Comment peuvent-ils vous affectez?

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Approche/méthodologie des automatisations Y-a-t-il des méthodologies prouvées ou préconçues? Meilleures pratiques

http://www.texaco.com/




Votre scénario SAP…

vous avez investi dans un système PRO

votre dernière version est mise à jour

vous avez mis en oeuvre de nouveaux modules

vous avez apportez des améliorations pour les rapports, solutions gestionnaire, IA, etc…


Il est temps de…

tirer parti de votre investiment avec SAP

transformer vos affaires

amener vos processus d’affaires SAP au prochain niveau de performance

exploiter le pouvoir d’un système intégré


Il est temps de…

…de révolutioner vos processus d’affaires…


Évolution des processus d’affaires…

automatisation des processus manuels

effectuer des approbations électroniques

assurer la séparation des responsabilités

vérification des pouvoirs de signature en matière de finances

transparence

augmente la “capacité” de vérification


automatisation de l’acheminement du travail

imposition de meilleurs contrôles financiers

fournir un carnet complet de vérification à rebours

mise en oeuvre de la responsabilisation (Loi fédérale sur la responsabilité)

production automatique de notifications par courriel


Évolution des processus d’affaires…

…votre révolution SAP…

Processus d’affaires vs. évolution “Produit”


Il est temps…

d’exploiter le pouvoir d’un système intégré avec SAP et de que le travail se poursuivre.


Comment?

Démarrer le moteur puissant de SAP Workflow et utiliser les SAP workflow qui ont été livrés par SAP avec votre système!

La route a déja été pavée par SAP…



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Qu’est-ce que SAP Workflow?

une représentation automatisée d’un processus d’affaire

outil pour gérer les processus d’affaires entre et à travers les modules SAP (& web)

simplement – le SAP Workflow signifie…

les bonnes données,

au moment opportun,

pour les bonnes personnes


Automatiser… correspondance du travail

processus d’approbation

notification par courriel via l’espace de travail SAP et les systèmes de courrier externes (ex: MS Outlook, Lotus Notes)


Qu’est-ce que SAP Workflow?

Comment obtenir le SAP Workflow?

vous le possédez déja! C’est un outil SAP intégré

lorsque vous achetez SAP, vous obtenez automatiquement le moteur SAP Workflow

livré avec le système SAP “Netweaver”

il y a actuellement plus de 250 gabarits de workflow disponibles dans votre système SAP!

aucun coût additionnel pour les licences

Vous pouvez créer/configurer votre propre espace de travail en utilisant l’application SAP workflow builder


SAP Workflow - Les faits

vous n’avez PAS besoin de SAP HR afin d’activer les workflow de votre système SAP

le code de transaction intégré PPOMW pour les structures organisationnelles est livré avec le système “Netweaver”

vous pouvez les utiliser pour améliorer les structures organisationnelles en place (ou en créer des nouvelles)

vous pouvez mettre en oeuvre des Workflow sans le module SAP HR/Structure Organisationelle (ex: pouvoir de signature en matière financière).


Pourquoi SAP Workflow?

… vs. d’autres produits qui ont des workflow?

SAP Workflow est l’outil le plus approprié afin d’automatiser vos processus d’affaires

ultra intégré, c’est déja “dans” SAP

offre un accès direct à votre model organisationel financier ou de ressources humaines


Quel est le meilleur outil à utiliser? SAP Workflow fait partie d’une plus grande suite de

possibilités mieux connu sous SAP Netweaver Business Process Management (BPM)

SAP Workflow est une application de SAP offrant des capacités intégrées; c’est un choix naturel dans le cadre de l’automatisation de plusieurs processus simple SAP ERP.

SAP Netweaver BPM vous aide à produire des processus à la limite de l’application de base et est recommandé pour les organisations matures SOA

Par SAP Ginger Gatling et le groupe d’auteurs de Practical Workflow for SAP, 2e édition, 2011, SAP Press.

SAP Workflow et BPM


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Qu’est que l’automatisation P2P?

Sommaire du processus d’approvisionnement au paiement (P2P)

20 WF-SWAT Accelerated Automation™

PURCHASE ORDER

Identify

require-

ments

Select

Acquisition

Method

Pay

Vendor

Receive

Goods/Services

Purchase

Order

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PURCHASE

REQUISITION

PURCHASE ORDER

ACQUISITION CARD

(FUNDS COMMITMENT)

PURCHASE ORDER

INVOICE

SERVICE ENTRY SHEET

GOODS RECEIPT

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Qu’est-ce que l’automatisation P2P?

Automatisation des processus d’affaires des acquisitions et des comptes payables:

Demande d’achat

Bon de commande

Réception des marchandises

Feuilles de saisie des services

E-Facture (ou numérisée)

Factures des comptes payables

Entreposage de la documentation de support

21 WF-SWAT Accelerated Automation ™

Initiatives de P2P dans la région d’Ottawa:

• Poste Canada

• Radio-Canada

• Société canadienne du sang

• Resources naturelles Canada

• Ville d’Ottawa

• Banque du Canada (WF-SWAT)

• Santé Canada (WF-SWAT)

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P2P à Ottawa

• SIFM

• MAECD

• CNR (WF-SWAT)

• L’Agence des services frontaliers du Canada (WF-SWAT)

• TPSGC (WF-SWAT)

• SCT (WF-SWAT)

• Justice (WF-SWAT)

WF-SWAT Accelerated Automation™

WF-SWAT signifie soit que WF-SWAT a réalisé l’automatisation ou qu’un membre du WF-SWAT était impliqué dans l’automatisation d’un projet.

Étude de cas, U.S. Department of Defence:

était le plus grand consommateur de biens composants pris sur étagère

a transféré vers des proccesus automatisés qui sont reliés avec plus de 30 000 fournisseurs ce qui a réduit leur coût par transation de 140$ à 11$

Réaliser un maximum de bénéfices en adoptant une approche de gestion des services intégrées d’approvisionnement au paiement (P2P) du début à la fin.

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Exemple P2P

Tiré de: Conchi, Garcia. Using a Procure-to-Pay Process Framework to Streamline Government Agencies' Operations. Software AG. Février. 2008: 5p.

WF-SWAT Accelerated Automation™

P2P / MyTravel

Bénéfices de l’automatisation des processus d’affaires SAP:

SAPgui

SAP portal

Employee Self Serve (ESS)

Manager Self Serve (MSS)

Universal Work List (UWL)

Système de courriel externe (ex. MS Outlook, Lotus Notes)


Les facteurs importants qui démontrent les bienfaits de l’approvisionnement au paiement (P2P)

WF-SWAT Accelerated Automation ™ 25

Pourquoi les automatisation P2P?

Tiré de: “Electronic Payments: Streamline P2P, Reduce Costs,“ A White Pater on Bottomline Technologies' Paymode-X Solution, 2010, p.4.

Pourquoi l’automatisation P2P?

Il y a de nombreux avantages à avoir un processus automatisé de gestion des factures et des paiements.

Voici quelques uns des avantages les plus communs:

Amélioration de contrôle du flux des fonds et des factures

Augmente le contrôle de la livraison et de la facturation

Conformité avec les mesures législatives

Diminue le travail manuel

Temps de traîtement plus court

Diminution des coûts de la manipulation des factures

Notification rapide des erreurs


Pourquoi l’automatisation P2P?

Processus manuels: Nécessite le transfert physique des documents par des employés afin

d’obtenir les approbations requises des gestionnaires

L’entrée de données des informations financières de la facture dans les systèmes en place est coûteuse en temps et en ressources.

Activités d’approvisionnement ad hoc

Le jumelage des factures est intentif en temps et en ressources. Matching invoices timely and resource intensive

Coût prohibitif de stockage et de récupération de documents

Plus grande chance d’erreurs de nature humaines

Aucune capacité de visualiser les flux de fonds réels

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Source: “Linking Purchasing, AP Suppliers Key to Reengineering the P2P Network," Controller's Report. Feb 2012: 14-15. Print.

WF-SWAT Accelerated Automation ™

Processus automatisés:

Le traitement d’un DA (PO) est réduit de 20 minutes à 1 minutes

Le coût de traitement d’un DA est résuit de 1$

400 heures de travail ont sauvées par année

Le cycle de paiement est réduit de 45 jours à moins de 10 jours en moyenne

Le temps de traitement des facture des fournisseurs est diminué de 75%

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Tiré de: “Linking Purchasing, AP Suppliers Key to Reengineering the P2P Network." Controller's Report. Feb 2012: 14-15. Print.


Montrez-moi les épargnes? Exemple P2P

Processus automatisé:

Le traitement manuel d’une facture coûte de $15.60 à $13.00, le traitement automatisé d’une facture coûte de $9.00 à $8.60, une réduction de coûts d’environ 60%

Une économie potentielle de $2 à 3 million pour une organisation de taille moyenne

Fourni des améliorations à tous les niveaux et un retour d’investissment entre 1 à 2 ans

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Montrez-moi les épargnes? Exemple P2P

Tiré de: “Paper-Free AP, Automated Processing of Vendor Invoices.“ Esker, Document Process Automation. 2009: 6p. Stanmore, Roger. “Capturing the Essence of Accounts Payable Automation,” ReadSoft. 2007: 16p.


Noter que le temps et les efforts dispensés sur de laborieux processus manuels pourront être réinvesti à des tâches plus éloquentes telles:

Cohérence et qualité des ET (RFP)

Analyse des données des dépenses etc.

Revue et vérification des fonctions

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Comment cela m’affecte-t-il?


La correspondance automatisé et les approbations électronqiues:

Base de données libre-service pour les employés

Système appliqué et réenforcé des politiques

Système appliqué et réenforcé de l’autorité de la délégation du pouvoir de signature

Approbation en ligne vs. papier

Capacité d’approbation en ligne approuvé/rejeté (avec justification)

Moins de temps perdu à courir avec les documents et approbations


Comment cela m’affecte-t-il?

User Acceptance Testing (UAT)

Expert en la matière

Former le formateur

Centre des solutions Tier 2

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Comment puis-je participer?



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L’approche automatisée

Basé sur le niveau de maturité des projets d’automatisation des workflow SAP au sein de votre organisation…

Une approche d’intégration progressive est souvent recommandée pour les initiatives d’automatisation.


Approche progressive

Une approche progressive aidera à:

Intégrer étape par étape et à un bon rythme les SAP workflow au sein de votre organisation

Permettre le temps nécessaire pour contrôler la gestion du changement , l’intégration du projet ainsi que la formation nécessaire

Conseil!

Le workflow initial est celui qui prend le plus de temps à mettre en oeuvre au sein de l’organisation et nécessite le plus d’effort autant d’une perspective technique, de gestion du changement ou de la formation.


Approche progressive

Tout le travail effectué lors de la phase initiale, établi les fondations pour l’intégration de futurs processus d’affaires SAP workflow dans l’organisation

Les détails quant aux dates de livraison des différentes phases sont déterminées en fonction de la date de début du projet et des ressources disponibles.

Les dates de projet identifiées sont tentatives jusqu’à ce que l’exercice WF-SWAT du cahiers des charges (Blueprint) est complété.

Exemple d’un plan WF-SWAT Accelerated Automation pour votre information à la page suivante


L’équipe

SAP Workflow SWAT Team (WF-SWAT)

une équipe de rêve élite constituée de consultants SAP

consultants senior SAP

les membres du WF-SWAT sont choisi minutieusement

tous les consultants ont préalablement travaillés ensemble

confiance réciproque entre les membres et les capacités de chacun afin que les projets soient livrés rapidement avec l’implication collective de tous

les équipes travaillent sur la livraison des projets d’automatisation


Méthodologie unique

L’équipe WF-SWAT a conçu une méthodologie unique de planification de projets d’automatisation

“WF-SWAT Accelerated Automation”

Nouvelle méthodologie pour la mise en oeuvre et la gestion de projet

Facilite la livraison de produits dans les courts délais identifiés



WF-SWAT Accelerated Automation Methodology Considérant que les clients ont des objectifs stratégiques et des délais à

respecter, la WF-SWAT Accelerated Automation Methodology peut être utilisée afin de réussir la mise en oeuvre lors de délai très sérrés.

L’unique Accelerated WF-SWAT Implementation methodology est critique dans l’accomplissement du projet dans de court délais.

La Accelerated WF-SWAT Implementation methodology (WF-SWAT) suit les différentes phases à haut niveau tel qu’identifiées sur le diagramme suivant.

Notez que les phases de projet du WF-SWAT est en ligne avec les phases de

projets SAP ASAP.



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WF-SWAT Plan

WF-SWAT Cahier des charges

(Blueprint)

WF-SWAT Construction

WF-SWAT Ligne

d’Arrivée

WF-SWAT En ligne

WF-SWAT

Support

WF-SWAT Amélioration

Carte routière du WF-SWAT Accelerated Automation

La méthodologie WF-SWAT Accelerated Automation assure la présence d’une équipe de travail qui est en mesure de travailler avec les ressources expérimentées internes sur le lieu de travail au moment opportun, lors de chacune des phases de la livraison du projet et afin d’accomplir les tâches spécifiques à l’intérieur du délai prévu.

WF-SWAT Accelerated Automation


WF-SWAT intègre plusieurs éléments qui interagissent ensemble afin d’offrir un support rapide et efficient de la mise en oeuvre des projets d’automatisation SAP.

Les éléments qui font parti de l’approche Accelerated WF-SWAT (WF-SWAT) sont:

Méthodologie

Ressources

Outils et accélérateur


L’approche WF-SWAT

En arrivant, le groupe de travail...

1. Analyse

2. Concevoit

3. Livre

4. Forme

En quittant, le groupe de travail...

4. Offre un support (à distance ou sur place)

5. Analyse le processus

Nous établissons des équipes de travail; dans de courts délais, sans compromis, jusqu’à ce que la solution automatisée soit livrée


Qu’est-ce que nous offrons…

introduction des workflow au sein de votre organisation

démarage de votre moteur SAP

automatisation de vos processus d’affaires (activation des workflow)

gestion de votre projet workflow

formation des employés


Validation de principe du Workflow

validation de principe (5jours):

mise en marche/configuration de de votre moteur WF

activation du model démonstrateur SAP-WF

configurationdu portail externe de courriels

fourni une démonstration et un aperçu du WF

validation de principe de votre système


SAP Workflow

Comment ceci peut-il être évalué?

La performance des items livrés est contrôlée et évaluée

SAP livre des rapports Workflow

• Production de statistiques pour les processus d’affaires;

• Obtenir des échantillons statistiques;

• Analyse de la distibution du travail et du temps;

• Capacité à déterminer des moyennes de rendement quant au temps passé sur les différents workflow/processus d’affaires en place


En conclusion

SAP Workflow c’est… Un outil énormément puissant Une technologie qui confère des

pouvoirs Déja dans votre système SAP en

attente d’être activé!


Questions…


Optionel (si le temps le permet) – Annexe A

Approvisionnement au paiement

(Procure-to-Pay (P2P) ) Démonstration d’impressions d’écran


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Purchase Requisition

Need for Goods or Services Identified 1

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Purchase Order 3

P2P Demo – Integrated into SAP Portal

AP Processing (E-Invoice to Payment)





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P2P Demo – SAP Portal

Purchasing Homepage

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Purchase Order 3







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Create Purchase Requisitions

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P2P Demo - SAP Portal

Purchase Requisition Query


MSS Approve Purchase Requisition

P2P Demo – Approve Purchase

Requisition email notification

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2

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Purchase Order 3







P2P Demo – Purchase order display

(portal)

P2P Demo – Purchase Order Display

(SAPgui)

P2P Demo – MSS Approve Purchase Order

P2P Demo - Approve Purchase Order

email notification

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Purchase Order 3







P2P Demo – e-Invoice Processing

Ex. .pdf via email

P2P Demo – Invoice Display (portal)

P2P Demo – Invoice Display (SAPgui)

P2P Demo – MSS Approve Invoice

P2P Demo – Approve Invoice email

notification (SAPgui)

Procure-to-Pay (P2P) Demo Q & A

(extra print-screens to follow – optional)


Document tracing

P2P Demo – Document tracing functionality

Enter Document number & click

“Display”

P2P Demo – Document tracing

Select line item & choose type of

document for tracing

P2P Demo – Document tracing

Click “Vendor Information” to display

suppliers list

P2P Demo – Reports: List of Vendors

Click “Source of Supply for Vendor” to display Outline

agreements

P2P Demo – Reports: List of existing

Outline agreements

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