RÈGLES DE CONDUITE AVEC LES CLIENTS DU SECTEUR PUBLIC D’IBM

Septembre 2008

Table des matières

1.0 INTRODUCTION ET CHAMP D’APPLICATION ............................................................. 3 2.0 LIGNES DIRECTRICES ....................................................................................................... 4 2.1 Nos clients d’une instance gouvernementale.......................................................................... 4 2.2 Activités de mise en marché auprès d’instances gouvernementales ........................................ 5 2.2.1 Obtention et utilisation des informations......................................................................... 6 2.2.2 Accès à l’information...................................................................................................... 6

2.3 Obtention d’une commande................................................................................................... 6 2.3.1 Approvisionnement en provenance d’une seule source.................................................... 6 2.3.2 Réponse à un appel d’offres............................................................................................ 7 2.3.3 Facturation et livraison sans confirmation valide de la commande .................................. 7 2.3.4 Articles et services de défense ........................................................................................ 7

2.4 Collaboration avec des tierces parties .................................................................................... 8 2.4.1 Types de tierces parties................................................................................................... 8 2.4.1.1 Des sous­traitants et des fournisseurs ........................................................................... 8 2.4.1.2 Des consultants ............................................................................................................ 8 2.4.1.3 Des partenaires commerciaux, incluant les intégrateurs du système fédéral des É.­U.... 9 2.4.1.4 Des entreprises concurrentes, incluant nos partenaires commerciaux en concurrence contre nous.............................................................................................................................. 9 2.4.2 Honoraires conditionnels ................................................................................................ 9

2.5 Activités après le dépôt d’une soumission............................................................................ 10 2.5.1 Contestation de l’attribution d’un contrat ...................................................................... 10

2.6 Représentation erronée ........................................................................................................ 10 2.6.1 Respect des exigences stipulées dans le contrat............................................................. 11 2.6.2 Enquêtes et vérifications ............................................................................................... 11

2.7 Conflits d’intérêts ................................................................................................................ 11 2.7.1 Subornation et pots­de­vin ............................................................................................ 11 2.7.2 Gestes de courtoisie et cadeaux..................................................................................... 12 2.7.3 Règles du client en matière de frais de voyage .............................................................. 13 2.7.4 Embauche d’un employé d’une entité gouvernementale cliente..................................... 13

2.8 Signalement des violations .................................................................................................. 13 3.0 Promotion des politiques d’affaires publiques d’IBM......................................................... 14 3.1 Lobbying............................................................................................................................. 14 3.1.1 Questions relatives à l’approvisionnement .................................................................... 15

3.2 Comparutions dans le cadre d’audiences publiques.............................................................. 15 3.3 Visites de représentants du gouvernement ........................................................................... 15 3.3.1 Campagnes électorales et visites de représentants politiques ......................................... 15 3.3.2 Conférenciers et honoraires........................................................................................... 15

4.0 CONCLUSION...................................................................................................................... 16 Règles complémentaires s’appliquant aux clients de l’administration fédérale des É.­U ........ 17 A. L’initiative DII (Defense Industry Initiative) sur les questions de déontologie et de conduite des affaires ................................................................................................................................ 17 B. Loi sur l’intégrité de l’approvisionnement (Procurement Integrity Act)................................. 18 C. Avis aux employés et représentants du gouvernement ........................................................... 19 D. Fraudes, gaspillage et mauvaise gestion................................................................................ 21 E. Utilisation des documents classifiés du gouvernement fédéral des É.­U ................................ 21 F. Facturation et prix erronés..................................................................................................... 22 G. Divulgation des inventions ................................................................................................... 23 H. Respect des politiques socioéconomiques du gouvernement ................................................. 23 I. Rapport sur le lobbying et restriction aux «droits d’entrée» .................................................... 23

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1.0 INTRODUCTION ET CHAMP D’APPLICATION

Les Règles de conduite dans les affaires d’IBM fournissent des directives générales qui s’appliquent à tous les employés d’IBM. Toutefois, en raison de responsabilités et de règlements spécifiques, ceux d’entre nous qui traitent avec des clients d’une instance gouvernementale (définis à la section 2.1) doivent tenir compte d’aspects éthiques et juridiques différents et éventuellement plus complexes que ceux auxquels sont habituellement confrontés les autres employés d’IBM. Le présent document constitue un complément des Règles de conduite dans les affaires d’IBM axé sur les questions de responsabilité à l’égard de nos clients d’une instance gouvernementale. Tous les employés sont tenus de comprendre les directives énoncées dans les Règles de conduite dans les affaires d’IBM et le présent document et de s’y conformer et de faire preuve de jugement dans toutes nos décisions et toutes nos actions. Il ne faut jamais tenir pour acquise la réputation d’IBM sur le plan de l’intégrité et de l’éthique dans les affaires. Toute violation des règles de conduite d’IBM peut entraîner des mesures disciplinaires allant jusqu’au renvoi de l’employé fautif.

La préoccupation du public à l’égard des relations qu’entretiennent les entreprises et les gouvernements a suscité l’adoption de réglementations en la matière. Nous devons toujours demeurer conscients de cette réalité. Notre conduite dans les affaires doit refléter l’engagement d’IBM à servir l’intérêt public conformément à ces lois. En conséquence, si vous avez effectivement à rencontrer des clients d’entité gouvernementale pour des questions d’affaires ou d’information sur leurs exigences technologiques, vous êtes tenu de comprendre toutes les lois et tous les règlements en vigueur et de vous y conformer. Vous pouvez vous adresser à votre directeur, à Programmes gouvernementaux IBM, à un professionnel des contrats ou un avocat d’IBM pour toute question relative à l’interprétation et à l’application des présentes règles, de même que pour obtenir des directives pour résoudre des problèmes particuliers au fur et à mesure qu’ils surviendront. Le respect des dispositions contenues dans les Règles de conduite dans les affaires d’IBM et dans le présent document ne suffit pas à garantir la conformité à l’égard de toutes les lois auxquelles vos clients d’une instance gouvernementale sont assujettis. Certaines sections des présentes règles seront plus ou moins pertinentes dans le cadre de vos activités quotidiennes selon le type de clients d’une instance gouvernementale avec qui vous transigez.

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2.0 LIGNES DIRECTRICES

2.1 Nos clients d’une instance gouvernementale

Les clients d’une instance gouvernementale comprennent tout représentant ou employé (i) d’un gouvernement (incluant les gouvernements étrangers) ou d’un ministère, d’une agence, d’une entreprise publique ou d’un organisme relevant de celui­ci; (ii) de toute organisation publique internationale, ou toute personne agissant de façon officielle pour le compte de celle­ci ou pour le compte d’un tel organisme international, d’un gouvernement, d’un ministère, d’une entreprise ou d’un organisme public ou pour le compte d’une telle organisation internationale; (iii) de toute société privée détenue, possédée ou sous le contrôle commun de l’une ou l’autre des entités spécifiées aux alinéas (i) et (ii) ci­dessus; et (iv) toute entité assujettie aux lois et règlements du pays s’appliquant à l’approvisionnement public. Généralement, on considère comme entité gouvernementale les organismes décrits ci­dessous :

§ Toutes les entités publiques, associations, organismes, organisations et fondations, de même que les gouvernements, les ministères et les organismes gouvernementaux, à l’échelle régionale, nationale ou internationale (par exemple, les Nations­Unies) ou relevant d’une Fédération, d’un État ou d’une autorité régionale ou municipale;

§ les institutions publiques d’enseignement, les services publics et les autres organisations mandatées pour fournir des services à la population, les sociétés d’État et toute autre entité propriété des pouvoirs publics ou économiquement régie par ceux­ci. Les entreprises de services publics détenues par des intérêts privés et contrôlées par des organismes publics, comme les écoles privées, les entreprises de services publics privés, les hôpitaux privés et les instituts de recherche privés ne sont pas considérés comme des clients d’une instance gouvernementale;

§ Les clients du gouvernement des É.­U., plus précisément définis comme : (i) les trois organes du gouvernement fédéral des É.­U., l’exécutif, le législatif et le judiciaire; (ii) les corporations affiliées au gouvernement des États­Unis (p. ex, la Tennessee Valley Authority); (iii) les organisations paragouvernementales (p. ex., la Smithsonian Institution); (iv) les organisations internationales parrainées par le gouvernement des É.­U. (p. ex., la Banque mondiale); (v) les entreprises commerciales et d’affaires opérant en vertu d’une procuration du gouvernement des É.­U ou ayant le statut de MOC (Management Operating Contractor).

Il convient de souligner que les règles de segmentation de marché d’IBM ne sont pas déterminantes pour catégoriser un client d’une instance gouvernementale. Par exemple, si une institution financière ou une entreprise de communications est directement ou indirectement possédée par un gouvernement et qu’IBM l’a classé dans le secteur des services financiers ou des télécommunications, il peut tout de même s’agir d’un client d’une instance gouvernementale. Dans certains pays, les clients d’une instance gouvernementale sont intégrés au secteur Grande diffusion ou dans d’autres secteurs d’activité.

En outre, le critère de la propriété ne suffit pas à déterminer le statut d’un client. Dans certaines circonstances, même si l’entreprise cliente n’est pas majoritairement détenue par une entité d’état, elle peut néanmoins être considérée comme un client d’une instance gouvernementale. Pour déterminer si c’est le cas, il faut tenir compte de plusieurs facteurs. Ses employés sont­ils des fonctionnaires ou des agents publics? Ses activités sont­elles contrôlées par une entité gouvernementale? Ses activités sont­elles financées par une entité gouvernementale? Le client est­il assujetti à des règlements locaux visant l’approvisionnement public ou autorisé à se procurer des produits et des services dans le cadre d’un contrat conclu entre IBM et un organisme

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gouvernemental? Si l’on peut répondre oui à l’une ou l’autre de ces questions, il est fort probable que ce client doit être considéré comme un client d’une instance gouvernementale. Enfin, les entreprises commerciales et d’affaires qui exécutent des contrats gouvernementaux ou qui soumissionnent pour en obtenir peuvent avoir l’obligation de faire en sorte que leurs sous­traitants et fournisseurs respectent diverses règles gouvernementales. Le cas échéant, vous devez en référer à un professionnel des contrats ou à un avocat d’IBM. Avant d’entreprendre des démarches de sollicitation auprès d’un client, vous avez la responsabilité de déterminer s’il s’agit d’un client d’une instance gouvernementale. Au besoin, vous pouvez vous adresser à votre directeur, Programmes gouvernementaux IBM, à un professionnel des contrats ou un au service du contentieux d’IBM pour obtenir de l’aide.

2.2 Activités de mise en marché auprès d’instances gouvernementales

Il arrive souvent que nous collaborions avec un client d’une instance gouvernementale avant la mise en circulation d’une sollicitation ou d’une offre officielle, comme une demande de proposition (RFP), un appel d’intérêt ou une demande d’information (RFI) ou une invitation à soumissionner, qui sont des instruments essentiels du processus gouvernemental de recherche de fournisseurs et d’évaluation de la qualité de l’approvisionnement. Dans ce contexte, il ne faut jamais que vos démarches de mise en marché puissent être associées à une tentative de contourner les lois et les règlements en vigueur. Vous avez la responsabilité de vous informer des règles et procédures qui régissent chaque processus d’approvisionnement et vous y conformer. Si, à un moment ou un autre, vous soupçonnez que votre démarche peut être mal interprétée par le client d’une instance gouvernementale, vous devez clarifier la situation par écrit sur du papier portant l’en­tête IBM. Votre clarification doit recevoir l’approbation de la direction ou du service de contentieux avant d’être transmise au client.

De façon générale, vous pouvez transmettre aux clients d’une instance gouvernementale et à ses représentants des informations sur les produits et services, afin de les aider à définir leurs exigences, à élaborer des spécifications et à justifier les dépenses proposées. Vous pouvez aussi leur suggérer des modalités, des spécifications et des critères d’évaluation qui cadrent avec nos produits et services. Toutes les soumissions doivent toutefois se conformer aux procédures d’IBM relativement aux communications avec les clients d’une instance gouvernementale.

Sauf si IBM été dûment mandatée pour participer à la préparation d’un appel d’offres pour le compte d’un client d’une instance gouvernementale, vous devez en règle générale examiner les documents d’appel d’offres en distribution préliminaire, à la demande d’un client d’une instance gouvernementale, uniquement s’ils ont aussi été mis à la disposition des autres soumissionnaires. De la même manière, sauf si IBM a été dûment mandatée participer à la préparation d’un appel d’offres, il ne vous est pas permis de préparer un document d’appel d’offres au nom d’un client du secteur public, de soumettre des documents anonymes (comme des livres blancs) à un client du secteur public, ni d’encourager un client du secteur public à signer une entente relative à des éléments de l’appel d’offres avant que le contrat n’ait été accordé à IBM. De plus, plusieurs clients d’une instance gouvernementale interdisent aux entreprises qui ont contribué à la préparation de l’appel d’offres de déposer par la suite une soumission. Avant d’aider un client d’une instance gouvernementale à préparer une sollicitation, vous devez donc vérifier si IBM désire participer à l’appel d’offre qui s’ensuivra et, le cas échéant, vérifier si notre participation à l’élaboration de ces documents nous empêchera de déposer une soumission.

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2.2.1 Obtention et utilisation des informations Nous faisons des affaires dans un domaine où la concurrence est féroce. L’obtention d’un contrat dépend souvent de la quantité et de la précision des renseignements que nous pouvons colliger pour étayer notre proposition. Il arrive souvent que la recherche de ces renseignements constitue une part importante du travail d’un employé. Vous devez toutefois toujours vous assurer que vous avez légitimement droit d’accéder aux informations que vous recueillez ou qui vous sont fournies.

Vous ne pouvez pas vous prévaloir d’informations obtenues de vive voix ou par écrit, y compris les documents relatifs à la planification et au budget d’un gouvernement, si elles n’ont pas été rendues publiques et dont l’utilisation fait l’objet de restrictions, à moins d’être en possession d’une autorisation écrite émanant d’une autorité gouvernementale compétente. De la même manière, pendant qu’un processus d’appel d’offres, vous devez vous abstenir de tenter d’obtenir des renseignements sur les soumissions d’entreprises concurrentes ou sur le processus de sélection du client d’une instance gouvernementale, car ces renseignements doivent être tenus confidentiels par le client d’une instance gouvernementale et toute tierce partie qui participe au processus. Ces exigences s’appliquent aussi aux renseignements détenus par des tierces parties, comme des consultants, des sous­traitants, les membres de l’équipe et les anciens employés de ce client d’une instance gouvernementale ou de tout autre client d’une instance gouvernementale. Si vous avez des doutes à l’égard du statut d’une pièce d’information, vous devez le lever avant d’obtenir les renseignements concernés. Si vous la détenez déjà, soumettez le problème à un professionnel des contrats ou à un avocat d’IBM, avant d’en faire des copies, de les utiliser ou de les distribuer.

2.2.2 Accès à l’information À l’occasion, il peut être nécessaire et approprié de recueillir des renseignements afin de comprendre nos droits à l’égard d‘une question d’approvisionnement. Les organismes gouvernementaux sont soumis à diverses lois, règles et procédures régissant l’accès aux informations gouvernementales. Ces lois sont souvent appelées loi sur «la liberté de l’information» ou sur «l’accès à l’information gouvernementale». Toutes vos demandes en ce sens doivent être approuvées par le service du contentieux avant d’être soumises. Si l’on vous demande de dévoiler des informations d’IBM, vous devez demander l’avis du service du contentieux avant de le faire.

2.3 Obtention d’une commande

2.3.1 Approvisionnement en provenance d’une seule source Les règlements sur l’approvisionnement exigent habituellement que les clients d’une instance gouvernementale procèdent par appel d’offres. Dans la plupart des juridictions, l’approvisionnement en provenance d’une seule source est permis uniquement dans des circonstances bien particulières. Par exemple, en situation d’urgence pour la santé ou la sécurité du public ou lorsqu’une évaluation technique interne du client d’une instance gouvernementale a précisément déterminé les produits ou les services à acquérir.

Vous devez vous assurer que votre démarche de mise en marché ne contrevient à aucune loi ni à aucun règlement et qu’elle ne conduit à aucune activité contestable de la part du client d’une instance gouvernementale. Même s’il est légalement acceptable, l’approvisionnement en provenance d’une seule source peut créer une apparence de favoritisme lorsqu’on ne fait pas preuve de prudence et de bon jugement. Il peut s’ensuivre des protestations des firmes concurrentes pouvant soulever des critiques du public et exposer IBM à des poursuites.

De façon générale, nous acceptons un marché fournisseur unique lorsque les pratiques habituelles du client d’une instance gouvernementale autorisent une exception à l’exigence de la procédure par appel d’offres et que nous n’avons rien fait d’inconvenant pour motiver cette exception. Toutefois,

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IBM a établi pour certains pays des lignes directrices très strictes à l’égard de l’approvisionnement provenant d’une source unique. En conséquence, pour éviter tout incident, ne vous engagez pas avant d’avoir consulté votre directeur ou un avocat IBM au sujet de toutes les directives relatives aux activités de mise en marché dans le cadre d’un marché fournisseur unique.

2.3.2 Réponse à un appel d’offres Lorsqu’un client d’une instance gouvernementale vous transmet une sollicitation ou un appel d’offres, vérifiez soigneusement qu’elle ne contient pas de modalités inhabituelles. Si elles contiennent des clauses qui dérogent des modalités standard d’IBM, faites suivre les documents à Professionnels des contrats pour qu’un spécialiste ou un avocat compétent les étudie. Si vous recevez un appel d’offres ou une sollicitation qui n’est pas accessible au public, faites­la suivre à Professionnels des contrats ou au service du contentieux avant de prendre quelque mesure que ce soit. Selon les lois du pays, le client d’une instance gouvernementale et l’entreprise soumissionnaire qui contreviennent aux règlements sur l’approvisionnement public sont tous deux passibles de sanctions. Ces mesures s’appliquent également aux soi­disant «prolongements» de contrat accordés sans annonce publique préalable.

Les réponses à une demande de soumission peuvent établir des modalités et des prix spéciaux. Ces données peuvent être cotées «IBM Confidentiel». Le cas échéant, vous devez vous informer de la marche à suivre pour protéger le caractère confidentiel de ces données. Pour réduire au minimum les chances que ces renseignements soient divulgués à des tiers par le client d’une instance gouvernementale, indiquez la classification de sécurité et apposez les mentions restrictives requises sur toutes les pages du document où figurent de telles données. Vos réponses à une demande de soumission doivent être rédigées avec soins et elles doivent être précises dans les moindres détails. Assurez­vous que les clauses qui touchent les responsabilités respectives d’IBM et du client d’une instance gouvernementale sont claires et compréhensibles. Vous devez par ailleurs conserver toute la documentation pertinente à l’appui de votre soumission. Beaucoup de clients d’une instance gouvernementale exigent du soumissionnaire des attestations officielles ou une assertion relative de l’exactitude et l’exhaustivité de leur soumission, ou les deux. Les attestations requises visent habituellement à assurer le client de la capacité financière du soumissionnaire, de la conformité de sa réponse aux lois en vigueur, de la fixation indépendante des modalités et des prix, sans consultation avec d’autres soumissionnaires, et d’autres aspects connexes relatifs à la conformité de la réponse. Des attestations incomplètes ou inexactes peuvent donner lieu à des sanctions sévères pour le soumissionnaire, pouvant aller jusqu’à la radiation et à des accusations au criminel. En conséquence, vous devez faire revoir toute soumission qui comporte des attestations par les fonctions IBM appropriées, incluant les finances et le contentieux, et vous assurer de l’exactitude et de l’exhaustivité de toutes les attestations, de même que de l’inclusion des avertissements et des réserves nécessaires.

Toutes les approbations IBM requises (p. ex., direction du secteur d’activité, prix, contentieux, assurance de la qualité, gestion du risque) doivent être obtenues avant de soumettre la soumission.

2.3.3 Facturation et livraison sans confirmation valide de la commande Les produits et services ne doivent jamais être expédiés, fournis ou facturés à un client d’une instance gouvernementale sans que la commande ait été confirmée par un document valide (p. ex., bon de commande) stipulant des modalités acceptables pour IBM.

2.3.4 Articles et services de défense Dans le cadre de la conduite de ses affaires avec des agences gouvernementales, IBM peut être engagée dans le domaine des articles et des services de défense.

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• Articles de défense : tout article ou renseignement technique expressément conçu, développé, configuré, adapté ou modifié en vue d’une application ou d’une fin militaire. Les satellites commerciaux et la technologie connexe constituent aussi des articles de défense.

• Services de défense : conformément aux règles des É.­U., les services de défense consistent en la fourniture de soutien (incluant la formation) à des personnes qui ne sont pas des citoyens américains, aux É.­U. ou à l’étranger, en matière de conception, de développement, d’ingénierie, de fabrication, de production, d’assemblage, de réalisation d’essais, de réparation, de maintenance, de modification, d’opération, de démilitarisation, de destruction, de traitement ou d’utilisation d’articles de défense. Les autres pays peuvent aussi imposer des restrictions similaires visant leurs services de défense.

• Courtage d’articles et de services de défense : IBM agit à titre de courtier pour d’autres parties lorsqu’elle négocie ou organise des contrats, des achats, des ventes ou des transferts d’articles ou de services de défense en retour d’honoraires ou d’une commission, et ce, sans égard à l’origine ni à aucune autre considération.

Une autorisation du gouvernement des États­Unis est requise avant de procéder à tout transfert ou diffusion d’articles ou de services de défense à l’extérieur des É.­U. ou à des personnes qui ne sont pas des citoyens américains. Les autres pays imposent aussi des restrictions similaires quant au transfert et à la diffusion de leurs articles et services de défense. Des mesures de contrôle doivent assurer une protection adéquate des articles et des services de défense, peu importe les parties que vous prévoyez associer à votre mandat.

Les infractions aux lois et règlements relatifs à la défense entraînent de lourdes peines, incluant des amendes, des peines d’emprisonnement et la perte des privilèges d’exportation. Si vous avez des questions relatives aux mesures de contrôle en matière d’articles et de services de défense, discutez­ en avec votre directeur ou communiquez avec le Bureau de contrôle des exportations d’IBM (w3.ibm.com/chq/ero).

2.4 Collaboration avec des tierces parties

2.4.1 Types de tierces parties 2.4.1.1 Des sous­traitants et des fournisseurs collaborent à de nombreux contrats d’approvisionnement public. IBM peut être tenue responsable des fautes professionnelles d’entreprises tierces qui collaborent avec elle à la concrétisation d’une opportunité dans le secteur public. En outre, dans le contexte d’un contrat avec le gouvernement, vos négociations avec ces entreprises peuvent être assujetties aux mêmes règles de conduite que celles qui s’appliquent à vos négociations avec les clients d’une instance gouvernementale et leurs représentants. Plus particulièrement, vous ne devez jamais accepter, utiliser ou distribuer des renseignements appartenant à un sous­traitant ou à un fournisseur sans avoir au préalable obtenu son autorisation. Si vous vous rendez compte d’une quelconque irrégularité au cours de vos négociations avec un de nos sous­traitants ou de nos fournisseurs, vous devez en informer la direction d’IBM. Vous ne devez jamais embaucher un sous­traitant ou un fournisseur sans avoir obtenu l’autorisation de votre directeur et la participation d’Approvisionnement mondial IBM. 2.4.1.2 Des consultants sont parfois embauchés par IBM dans le cadre d’un processus d’approvisionnement. Si vous envisagez d’embaucher un consultant dans le cadre d’un mandat auprès d’un client d’une instance gouvernementale, vous devez au préalable obtenir l’autorisation de votre directeur et la participation d’Approvisionnement mondial IBM. Vous

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devez aussi veiller à ce que le consultant en question se conforme aux Règles de conduite dans les affaires d’IBM et vous ne devez jamais embaucher un consultant dont la collaboration pourrait créer un conflit d’intérêts ou même l’apparence d’un conflit d’intérêts.

2.4.1.3 Des partenaires commerciaux, incluant les intégrateurs du système fédéral des É.­ U, sont habituellement assujettis aux mêmes normes et règles de conduite qu’IBM lorsqu’ils font affaires avec des clients d’une instance gouvernementale et avec leurs représentants. Dans les contrats qui les lient à IBM, les partenaires commerciaux ont convenu de se conformer à toutes les lois en vigueur et de ne jamais prendre sans autorisation d’engagements au nom d’IBM. Toutefois, nous ne pouvons pas nous limiter uniquement aux modalités de ces contrats. IBM ne doit jamais entreprendre indirectement, par l’intermédiaire d’un de ses partenaires commerciaux, quelque action illicite ou contraire à l’éthique que ce soit. Si vous vous rendez compte d’une quelconque irrégularité attribuable à l’un de nos partenaires commerciaux, vous devez en informer la direction d’IBM. Lorsqu’un partenaire commercial et IBM entrent en concurrence dans le cadre d’un appel d’offres émis par un client d’une instance gouvernementale, ils le font à titre de soumissionnaires indépendants. En conséquence, nos communications avec eux au sujet, dans tous les cas d’appel d’offres concurrentielles, sont assujetties aux mêmes règles que celles qui s’appliquent aux autres entreprises concurrentes (voir la section 2.4.1.4, ci­dessous). 2.4.1.4 Des entreprises concurrentes, incluant nos partenaires commerciaux en concurrence contre nous, sont aussi des parties prenantes dans le cadre du processus d’approvisionnement. Toute collusion entre les concurrents relativement aux propositions et aux soumissions, de quelque nature qu’elle soit, est illégale et peut vous rendre passible, tout comme IBM, de lourdes sanctions. Il arrive parfois que nous nous engagions dans des partenariats avec des tierces parties qui sont aussi nos concurrents. Ces arrangements sont réputés illégaux s’ils ont pour but ou pour résultat d’éliminer la concurrence ou de partager de façon indue les contrats d’approvisionnement. Il est interdit de tenter d’influer sur l’établissement du prix proposé par une entreprise concurrente (y compris nos partenaires commerciaux en concurrence contre nous), d’offrir une compensation à un soumissionnaire (y compris nos partenaires commerciaux en concurrence contre nous) non retenu en raison de son prix ou de coordonner de quelque façon que ce soit la teneur des soumissions avec des entreprises concurrentes (y compris nos partenaires commerciaux en concurrence contre nous). De la même manière, il est inapproprié de convaincre ou de tenter de persuader un concurrent (y compris nos partenaires commerciaux en concurrence contre nous) de renoncer à sa soumission indépendante pour se joindre à celle d’IBM à titre de sous­traitant, ou l’inverse. En raison de ces risques, tout arrangement de partenariat (et les interactions en ce sens) avec une entreprise concurrente (y compris nos partenaires commerciaux en concurrence contre nous) relativement à un appel d’offres d’un client d’une instance gouvernementale, doit être au préalable approuvé par la direction d’IBM. Au besoin, vous pouvez à cet égard requérir les conseils d’un professionnel des contrats ou d’un avocat d’IBM. Il convient de souligner que beaucoup de clients d’une instance gouvernementale exigent qu’IBM produise une attestation de fixation indépendante des prix par laquelle nous certifions avoir établi unilatéralement les prix proposés sans consultation ni entente avec les soumissionnaires concurrents ou toute autre tierce partie

2.4.2 Honoraires conditionnels Les honoraires conditionnels sont ceux que l’on verse à une entreprise tierce en fonction de transactions qu’elle nous permet de conclure ou, inversement, qui sont versés à IBM pour lui permettre de conclure des transactions. En vertu des lois de certaines juridictions, verser ou accepter des honoraires conditionnels pour des ventes à un client d’une instance gouvernementale peut faire l’objet d’une interdiction ou de restrictions. Donc, si vous envisagez d’accepter ou de vous servir d’un arrangement d’honoraires conditionnels dans le cadre de ventes à un client d’une instance gouvernementale ou un de ses sous­traitants, vous devez obtenir au préalable l’autorisation du

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service des finances et du service du contentieux. Soulignons que pour ce qui a trait au gouvernement des États­Unis, nous payons des honoraires conditionnels uniquement à nos employés et à certains partenaires commerciaux désignés et que nous nous abstenons d’accepter des honoraires d’entreprises tierces en échange de la promotion ou de la revente de leurs produits.

2.5 Activités après le dépôt d’une soumission

Il est non seulement utile, mais aussi nécessaire, de maintenir le contact avec le client d’une instance gouvernementale une fois que notre soumission a été déposée. Ainsi, vous pouvez poursuivre vos activités de mise en marché, à moins que la réglementation ou les règles de l’appel d’offres l’interdisent. Vous n’êtes cependant pas autorisé à participer ou à vous informer du déroulement du processus d’évaluation des soumissions déposées dans le cadre d’un appel d’offres d’un client d’une instance gouvernementale auquel IBM a participé (voir aussi les directives énoncées à la section 2.2.1). Une fois l’annonce faite qu’IBM a été exclue du processus ou le contrat a été accordé à un autre soumissionnaire, vous pouvez demander un compte rendu ou un rapport auprès du responsable de l’appel d’offres pour connaître les motifs à l’origine du refus de la proposition d’IBM. Ce document peut contenir de la rétroaction sur les carences ou les faiblesses de la proposition, l’évaluation des coûts et des prix, ou encore le classement des autres soumissionnaires. Cette demande doit s’exercer dans des délais très brefs, si vous envisagez de vous en prévaloir vous devez rapidement communiquer avec le service du contentieux ou avec Professionnels des contrats.

2.5.1 Contestation de l’attribution d’un contrat À l’occasion, nous pouvons contester ou remettre en question la procédure d’attribution du contrat si les spécifications, les critères de sélection ou le déroulement de processus ont entravé le caractère loyal de la concurrence. Si vous envisagez une telle contestation, vous devez immédiatement consulter le service du contentieux, car les délais prévus pour le dépôt d’un protêt sont habituellement fort courts. En outre, toute contestation doit être approuvée au préalable par le service du contentieux et le directeur du secteur d’activité concerné. Si vous apprenez qu’un soumissionnaire concurrent entend contester les résultats d’un appel d’offres auquel IBM a participé, veuillez immédiatement en aviser votre directeur et le service du contentieux.

2.6 Représentation erronée

Nos relations avec tous les clients sont principalement fondées sur l’honnêteté. Néanmoins, une représentation erronée a des conséquences plus graves dans le contexte d’une administration gouvernementale, car elle peut entraîner pour IBM et pour vous­même des sanctions au civil et au criminel. Cela peut même entraîner la radiation d’IBM et de l’employé fautif de la liste des fournisseurs autorisés à transiger avec des clients d’une instance gouvernementale. Pour éviter de telles conséquences, faites en sorte que vos communications destinées à des clients d’une instance gouvernementale soient toujours exactes et exhaustives et conservez la documentation afférente pertinente. Rappelez­vous qu’une représentation erronée peut provenir de l’omission volontaire d’un fait, d’un renseignement ou d’un avertissement d’importance, tout comme d’une fausse déclaration intentionnelle. Si vous avez des doutes au sujet de l’exactitude et de l’exhaustivité d’un document ou d’une attestation, ne le transmettez pas avant d’avoir vérifié sa conformité. Si vous découvrez après coup que vous (ou quelqu’un d’autre) avez soumis un document ou une attestation comportant une erreur, soumettez le problème à l’attention de votre directeur ou du service du contentieux pour qu’une action corrective appropriée soit apportée.

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2.6.1 Respect des exigences stipulées dans le contrat Les produits expédiés à des clients d’une instance gouvernementale doivent être conformes à toutes les exigences gouvernementales pertinentes. C’est exigences varient selon les processus d’approvisionnement. Elles peuvent comprendre l’obligation de livrer des équipements «neufs» ou de «source locale» seulement. De temps à autre, nous sommes forcés de nous écarter de ces exigences. Le cas échéant, vous devez obtenir l’approbation écrite du client d’une instance gouvernementale avant de procéder à l’expédition. Dans le même ordre d’idée, un client d’une instance gouvernementale peut imposer un type particulier d’inspection ou de mise à l’essai, de même que d’autres exigences connexes. Tous nos tests et tous nos essais doivent le cas échéant se conformer à ces exigences et la documentation afférente doit en rendre compte de façon adéquate et précise. Toute dérogation doit faire l’objet d’une autorisation écrite du client d’une instance gouvernementale. Vous devez conserver tous les documents relatifs aux résultats de tests ou d’inspections, de même que toutes les autorisations de dérogation.

2.6.2 Enquêtes et vérifications IBM et ses clients d’une instance gouvernementale procèdent périodiquement à des vérifications, à des études et à des enquêtes sur nos opérations. Dans ce contexte, notre pratique consiste à coopérer de façon responsable à toutes les activités de vérification et d’enquête. Vous devez faire en sorte que votre direction et toutes les fonctions appropriées sont promptement informées lorsqu’une vérification ou une enquête doit avoir lieu. Communiquez avec le service du contentieux pour obtenir à l’avance des conseils au sujet de la marche à suivre.

2.7 Conflits d’intérêts

2.7.1 Subornation et pots­de­vin Il vous est interdit d’offrir, de donner, d’accepter ou de solliciter quel que pot­de­vin ou paiement illicite que ce soit. Nous entendons par paiement illicite et pot­de­vin tout avantage de valeur offert ou donné à quelqu’un dans le but d’obtenir un traitement privilégié dans le cadre d’un appel d’offres d’un client d’une instance gouvernementale (qu’il s’agisse d’obtenir le contrat principal ou des contrats secondaires en sous­traitance). Tout échange de pot­de­vin et tout de paiement illicite, avéré ou présumé, doit être immédiatement signalé, suivant la marche à suivre décrite à la section 2.8, «Signalement des violations», du présent document. La politique d’IBM en matière de subornation et de pots­de­vin est tout à fait limpide : tolérance zéro pour tous les employés. Cette interdiction s’applique partout où IBM est présente, sans égard au fait que la subornation et les pots­de­vin puissent être localement considérés comme des méthodes commerciales légitimes, ni au fait que ces paiements illicites soient le fait d’un partenaire commercial d’IBM ou d’une autre tierce partie. La politique d’IBM prohibe les pots­de­vin et les paiements illicites versés ou encaissés par les employés IBM et par tout autre personne ou entité agissant pour son compte, incluant les partenaires commerciaux, les sous­traitants, les consultants et les fournisseurs. Vous avez la responsabilité d’informer votre directeur ou le service du contentieux de toute subornation ou tentative de subornation.

Selon les lois sur la corruption en vigueur dans le pays, des sanctions peuvent s’appliquer tant à celui qui verse un pot­de­vin qu’à celui qui l’accepte. Il peut s’agir d’accusations au civil ou au criminel (amendes et peine d’emprisonnement pour les individus et, de temps à autre, d’amendes pour les personnes morales) et d’une radiation de la liste de fournisseurs autorisés à transiger avec des clients d’une instance gouvernementale du pays, dans d’autres pays ou même dans le monde entier. Par exemple, certains gouvernements radient les entreprises qui ont été radiées dans d’autres pays.

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En plus de respecter l’interdiction générale des paiements illicites et des pots­de­vin, vous devez, si vous faites des affaires avec des clients d’une instance gouvernementale à l’extérieur des États­ Unis, être au fait des lois du pays où vous opérez et de la Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) des États­Unis. La FCPA est une loi anticorruption qui s’applique aux activités d’IBM à l’échelle mondiale. Elle prohibe l’offre ou le paiement de tout avantage de valeur à un dirigeant, à un parti politique ou à un candidat à une élection d’un pays étranger (extérieur des É.­U.) «à des fins de subornation» pour inciter un dirigeant à agir ou à s’abstenir d’agir en sa qualité officielle pour favoriser un fournisseur dans le cadre de l’attribution, du renouvellement ou de la maîtrise d’œuvre d’un contrat. La FCPA stipule que de telles transactions sont illégales même si elles sont effectuées par des intermédiaires. Ces intermédiaires peuvent être toute tierce partie indiquée dans la Section 2.4 «Collaboration avec des tierces parties», ci­dessus. À ce sujet, il convient de noter qu’un «aveuglement délibéré» vis­à­vis des actes d’une tierce partie peut aussi entraîner des sanctions, tout comme si IBM avait soutenu la subornation. La FPCA est une mesure législative criminelle assortie de sanctions au civil et au criminel qui visent tout autant les entreprises que les individus (amendes dans les deux cas, et possibilité de peines d’emprisonnement pour les individus). Vous avez la responsabilité d’informer immédiatement votre directeur et le service du contentieux de toute infraction présumée à la FCPA.

2.7.2 Gestes de courtoisie et cadeaux À quelques exceptions près, il est de façon générale interdit d’offrir directement ou indirectement à des employés d’un client d’une instance gouvernementale ou à sa famille des gratifications de valeur. Dans certains cas, vous pouvez leur offrir des articles promotionnels dont la valeur au détail est négligeable, comme un presse­papiers ou un agenda de poche. Avant de donner un cadeau à un employé d’un client d’une instance gouvernementale, assurez­vous que vous avez bien compris les lois en vigueur et la politique d’IBM en la matière (Directive d’entreprise FIN 168 sur les gestes de courtoisie et les cadeaux, accessible en ligne à l’adresse http://w3­ 03.ibm.com/ibm/documents/corpdocweb.nsf/ContentDocsByTitle/Corporate+Instruction+FIN+168) . En cas de doute, informez­vous auprès de votre directeur ou du service du contentieux. Les directives des gouvernements tolèrent habituellement les échanges de cadeaux lorsque ceux­ci sont motivés par une relation étroite sur le plan personnel, familial ou social. Ces échanges ne doivent cependant pas être ou donner l’impression d’être en lien avec une relation d’affaires. Les échanges de cadeaux entre collègues à l’occasion d’un anniversaire ou de la période des Fêtes relèvent de cette catégorie. De façon générale, votre décision relativement au caractère approprié du geste doit se baser sur la raison pour laquelle vous offrez le cadeau et sur la perception qu’auront les autres de votre geste. Dans ce contexte, il est préférable, mais non essentiel, que la relation personnelle ou sociale que vous entretenez avec la personne en question soit antérieure au début de votre collaboration professionnelle. Il est important de se soucier de l’apparence d’irrégularité que peut susciter une relation personnelle étroite avec quelqu’un qui est aussi un client d’une instance gouvernementale. Par ailleurs, vous devez savoir que les cadeaux offerts à titre exclusivement personnel ne sont pas des dépenses remboursables, ni déductibles d’impôts. Plusieurs juridictions imposent des limites aux paiements de repas, de divertissements et d’autres avantages personnels similaires pour les employés des clients d’une instance gouvernementale. Vous devez donc vous informer des règles en vigueur avant d’offrir ou d’effectuer ce type de dépenses. Vous pouvez obtenir de l’assistance à ce sujet en vous adressant à Programmes gouvernementaux IBM ou au contentieux IBM.

Pour obtenir de plus amples précisions à propos des repas, divertissements et autres avantages personnels, veuillez consulter le document «Business Amenities Procedures for Government Clients» et les lignes directrices en vigueur localement, comme celles qui s’appliquent aux employés d’un client de l’administration fédérale de É.U. dont il est question dans la Section C.,

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«Avis aux employés et représentants du gouvernement» de l’annexe «Règles complémentaires s’appliquant aux clients de l’administration fédérale des É.­U.».

2.7.3 Règles du client en matière de frais de voyage De façon générale, IBM ne paie ni ne rembourse aucuns frais de voyage, incluant le vol d’avion, l’hébergement et le repas, aux clients d’une instance gouvernementale (sauf les frais autorisés par notre politique intitulée «Business Amenities Procedures for Government Clients»). Avant d’inviter un client d’une instance gouvernementale à participer à un voyage ou à une rencontre d’affaires (incluant les séances de formation, les visites d’établissement, les voyages d’études, les réunions de cadres, les conférences sur les ventes, etc.), vous devez vérifier que toutes les procédures d’autorisation s’appliquant aux voyages des clients ont été adéquatement suivies. Dans la plupart des cas, vous devrez obtenir l’approbation du service des finances et du contentieux IBM. En outre, ce déplacement doit avoir été autorisé par un fonctionnaire responsable du client d’une instance gouvernementale. Ces règles s’appliquent aussi aux déplacements de clients pour des événements organisés par IBM, mais financés par des tierces parties (y compris les partenaires commerciaux IBM).

Si la législation locale autorise l’utilisation d’un avion privé, assurez­vous de vous conformer aux lois et règlements auxquels votre client d’une instance gouvernementale est assujetti. Il est important de signaler que plusieurs juridictions restreignent l’utilisation d’avions privés par les employés des clients d’une instance gouvernementale. Si vous avez besoin de précisions, faites appel à Programmes gouvernementaux IBM ou au contentieux IBM. Il est interdit de se servir des avions privés d’IBM pour les déplacements d’employés du client de l’administration fédérale des É.U. ou de toute personne agissant pour son compte.

2.7.4 Embauche d’un employé d’une entité gouvernementale cliente L’embauche d’employés d’un client d’une instance gouvernementale, de membres de leur famille ou de leurs proches collaborateurs politiques, même à titre de consultant ou d’adjoint à la mise en marché, soulève des questions relatives aux conflits d’intérêts. C’est pourquoi nous évitons en général de solliciter ces personnes à se joindre à IBM. Avant de vous engager dans une démarche d’embauche, et même avant la première approche à cet égard, vous devez obtenir l’autorisation du contentieux IBM, de la direction locale et de la fonction appropriée des Ressources humaines. De toute façon, vous ne devez jamais entreprendre ou poursuivre des discussions à ce sujet avec une personne qui collabore à un appel d’offres en cours en cours ou qui a été désignée pour travailler à un appel d’offres à venir. Dans le cas de personnes déjà à l’emploi du gouvernement, vous devez obtenir l’accord du gouvernement avant de discuter avec elles d’une possibilité d’emploi. Le gouvernement pourra exiger que ces employés se dessaisissent eux­mêmes de tout dossier relatif à IBM.

Il peut par ailleurs exister d’autres lois et règlements relatifs à l’embauche d’employés actuels ou d’anciens employés du gouvernement. Avant d’agir, informez­vous auprès du contentieux IBM ou du service des Ressources humaines.

2.8 Signalement des violations

Dans le cadre de mandats auprès du gouvernement, nous devons en tout temps nous conformer aux lois sur l’approvisionnement public et règles de conduite dans les affaires d’IBM. Pour assurer la poursuite de nos relations commerciales avec des clients d’une instance gouvernementale, il est essentiel que vous signaliez par l’intermédiaire d’une des voies de communication ci­dessous toute violation de ces lois ou de ces règles de conduite dont vous pourriez être témoin :

• Votre chaîne hiérarchique de direction

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• une fonction conseil, comme les Ressources humaines, Professionnels des contrats, le service du contentieux ou Vérifications et contrôles internes IBM

• le programme En toute confidentialité

• le processus de la porte ouverte

• aux États­Unis seulement, le responsable de l’initiative DII (Defense Industry Initiative) ou l’agent de la conformité DII IBM

Nous nous sommes par ailleurs engagés à ce que les employés qui signalent des violations réelles ou présumées des règles commises par d’autres personnes ne feront l’objet d'aucunes représailles. S’il advient que quelqu’un vous menace de représailles, utilisez l’une ou l’autre des voies de communication ci­dessus pour exprimer vos préoccupations.

3.0 Promotion des politiques d’affaires publiques d’IBM

Nous avons aussi des intérêts dans des activités gouvernementales autres que l’approvisionnement. Ce que nous pouvons réaliser à titre d’entreprise dépend de plus en plus de ce que les autorités gouvernementales nous autorisent à faire. En conséquence, nous avons intérêt à influer sur les processus de décision du gouvernement par tous les moyens légitimes dont nous disposons. Cette influence prend le plus souvent la forme de lobbying visant l’adoption d’une loi et une prise de décision qui présente un intérêt particulier pour nous.

Toutefois, la réussite d’une politique en matière d’affaires publiques ne saurait reposer uniquement sur le lobbying. Cela signifie qu’il faut maintenir de bonnes relations publiques avec tous les représentants élus et les ministères dont les décisions ont des répercussions sur notre entreprise. Cela signifie aussi que nous devons prendre position sur la place publique à propos des questions qui sont en lien avec nos activités. Dans le cadre de cette démarche, il nous faut vérifier si notre prise de position concorde avec les politiques et les pratiques d’IBM et penser à la perception qu’en aura le grand public. Nous devons aussi faire en sorte que notre position ne soit pas articulée exclusivement à l’intention des autorités gouvernementales, mais aussi en fonction des médias et des associations d’affaires dont nous sommes membre. C’est la fonction Programmes gouvernementaux IBM qui dirige et supervise toutes les activités d’IBM sur le plan des affaires publiques, alors que Communications IBM est responsable des relations avec la presse et les médias. Ces deux entités doivent travailler de concert lorsque des situations particulières surviennent.

3.1 Lobbying

On considère comme étant du lobbying toute communication avec des membres du personnel d’un client d’une instance gouvernementale dont l’objectif est d’influer sur des décisions législatives ou réglementaires à venir. La responsabilité de toutes les activités de lobbying relève de Programmes gouvernementaux IBM. Il vous est interdit de faire du lobbying ou d’autoriser quelqu’un d’autre à le faire (par exemple, un consultant, un agent, un partenaire commercial, etc.) pour le compte d’IBM sans avoir obtenu au préalable une autorisation de Programmes gouvernementaux IBM. De la même manière, vous devez aussi obtenir une telle autorisation pour vous inscrire ou inscrire quelqu’un d’autre à titre de lobbyiste.

Si Programmes gouvernementaux IBM vous a autorisé à agir à titre de lobbyiste, vous êtes tenu de connaître les lois qui encadrent de telles activités et de vous y conformer, de même que de satisfaire toutes les exigences en matière de soumission de rapports.

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3.1.1 Questions relatives à l’approvisionnement Les activités de mise en marché ou d’approvisionnement relèvent de la politique d’affaires publiques lorsqu’elles font l’objet de mesures législatives ou de décisions du pouvoir exécutif. Avant d’entreprendre quelque démarche de lobbying que ce soit auprès du gouvernement au sujet des politiques d’approvisionnement et d’acquisitions, vous devez avoir obtenu l’autorisation de Programmes gouvernementaux IBM.

En vertu de certaines lois, la notion de lobbying est définie de façon très large et elle englobe certaines de nos activités normales de mise en marché. Le cas échéant, il peut être nécessaire d’inscrire nos représentants à titre de lobbyistes et d’assurer un suivi de leurs activités pour en faire rapport aux autorités gouvernementales compétentes. Dans ce cas, une autorisation de Programmes gouvernementaux IBM n’est pas nécessaire tant qu’il s’agit d’activités habituelles de mise en marché sans rapport avec une démarche visant à influencer des décisions législatives ou réglementaires.

3.2 Comparutions dans le cadre d’audiences publiques

À titre d’employé d’IBM, vous pouvez être appelé à témoigner devant un organisme gouvernemental, une commission législative ou au cours d’une audience publique. Si l’objet de votre témoignage porte sur des questions liées à l’approvisionnement public, vous devez soumettre à l’avance votre témoignage au contentieux IBM. Dans tous les autres cas, votre témoignage doit être approuvé par Programmes gouvernementaux IBM avant la tenue de l’audience.

3.3 Visites de représentants du gouvernement

3.3.1 Campagnes électorales et visites de représentants politiques IBM encourage les fonctionnaires du gouvernement à faire des visites non partisanes aux établissements d’IBM dans le but de mieux comprendre nos produits, nos programmes et nos points de vue quant aux politiques publiques. Nous devons toutefois vérifier que de telles visites n’enfreignent pas les lois et les règlements en vigueur, ni les règles de conduite dans les affaires d’IBM. Aux États­Unis, par exemple, ces visites ne sont pas permises dans les 60 jours précédant une élection si le visiteur est l’un des candidats. Toute exception doit être approuvée par les Programmes gouvernementaux IBM.

Il est interdit de mener dans les établissements IBM des activités partisanes liées à une campagne électorale. Cette interdiction s’applique aux rencontres avec les employés et à toute couverture médiatique à des fins électorales. Aux États­Unis, par exemple, toute demande de visite de la part d’un candidat à la présidence ou à la vice­présidence pendant l’année de l’élection doit être approuvée par les Programmes gouvernementaux IBM.

3.3.2 Conférenciers et honoraires Nous invitons souvent des fonctionnaires du gouvernement à présenter un exposé au cours de différents événements. Les Programmes gouvernementaux IBM doivent examiner et approuver les propositions avant qu’une invitation soit transmise à un conférencier relevant de l’une ou l’autre des catégories ci­dessous:

• Tous les fonctionnaires du gouvernement, incluant, mais sans s’y limiter (i) les représentants élus et les membres de leur personnel; (ii) les cadres supérieurs d’un gouvernement, d’un ministère ou d’un organisme central ou fédéral qui ont été désignés par le président ou le gouvernement.

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• Les candidats à une fonction au sein d’un gouvernement régional, national, local ou d’un État.

• Les anciens représentants éminents d’un gouvernement régional, national, local ou d’un État.

Le processus d’invitation des fonctionnaires gouvernementaux doit s’exécuter conformément aux lois, aux politiques et aux règles en vigueur et ne susciter aucune apparence de conflit d’intérêts. Habituellement, nous ne versons pas d’honoraires à ces conférenciers. Toute exception à cette règle doit être approuvée au préalable par les Programmes gouvernementaux IBM. Là où la législation et les règles du gouvernement le permettent et, encore une fois, avec l’approbation de Programmes gouvernementaux IBM, nous pouvons débourser les frais de déplacement raisonnables encourus par l’invité dans le cadre de sa participation autorisée à l’événement. Vous devez communiquer avec Programmes gouvernementaux IBM pour faire approuver le versement d’honoraires et déterminer le montant à verser.

4.0 CONCLUSION

On s’attend à ce que le personnel d’IBM fasse montre bon jugement dans la conduite des affaires et qu’il adopte un comportement conforme à la déontologie. Comme l’a signalé Sam Palmisano, président du conseil et chef de la direction d’IBM, «Le respect de la déontologie est en soi une bonne chose, mais c’est aussi une bonne chose pour la conduite de nos affaires, car il renforce le plus précieux de nos atouts – la confiance de nos clients et de nos fournisseurs.» Les activités de mise en marché auprès de clients d’une instance gouvernementale soulèvent des questions particulières sur le plan de la déontologie et de la légalité. Les Règles de conduite dans les affaires d’IBM et les présentes Règles de conduite avec les clients du secteur public d’IBM définissent les normes déontologiques de l’entreprise à l’égard de ses activités dans le secteur public. Programmes gouvernementaux IBM et le contentieux IBM peuvent émettre d’autres directives pour certains pays ou régions en particulier où la législation locale nécessite plus de précisions. Vous devez donc bien comprendre ces documents et vous y conformer dans le cadre de vos transactions avec des clients d’une instance gouvernementale. Pour obtenir des précisions ou de l’assistance, contactez votre directeur, Programmes gouvernementaux IBM, à un professionnel des contrats ou à un avocat IBM.

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RÈGLES DE CONDUITE AVEC LES CLIENTS DU SECTEUR PUBLIC D’IBM

Règles complémentaires s’appliquant aux clients de l’administration fédérale des É.­U

En plus des règles de conduite avec les clients d’une instance gouvernementale stipulées dans le présent document, nous devons aussi nous conformer à diverses normes établies par l’industrie ou le gouvernement pour toutes nos transactions avec les clients de l’administration fédérale des États­ Unis. Elles sont décrites la présente section du présent document. En raison des graves conséquences encourues en cas de non­observance de l’ensemble complexe de lois et de règlements qui régissent l’approvisionnement public de l’administration fédérale des É.­U., toute démarche de mise en marché d’IBM auprès de ces clients doit être encadrée par l’Équipe fédérale des É.­U. d’IBM. De façon générale, les lignes directrices énoncées dans ce complément s’appliquent aussi aux transactions avec des clients de l’administration d’un État et d’une administration locale

A. L’initiative DII (Defense Industry Initiative) sur les questions de déontologie et de conduite des affaires

IBM a adopté en juin 1986 l’initiative DII (Defense Industry Initiative) sur les questions de déontologie et de conduite des affaires. Les principes qu’elle établit ont été intégrés au rapport d’une commission présidentielle sur les moyens à prendre pour améliorer la conduite dans les affaires et assurer un partage équitable des responsabilités du gouvernement et des entreprises dans le cadre de contrats d’approvisionnement qui concernent la défense. Dans sa forme actuelle, cette initiative est constituée de six grands principes :

• Premier principe : Chaque entreprise doit se doter d’un code de déontologie et de règles de conduite dans les affaires et s’y conformer.

Les Règles de conduite dans les affaires d’IBM, les Règles de conduite avec les clients d’une instance gouvernementale d’IBM et les Règles complémentaires s’appliquant aux clients de l’administration fédérale des É.­U. constituent notre code déontologique et de conduite dans les affaires.

• Deuxième principe : Le code de déontologie d’une entreprise définit les valeurs supérieures auxquelles doivent souscrire ses employés et les normes d’évaluation de leur propre conduite et de celle de leur organisation. Les entreprises doivent aussi fournir à leurs employés la formation requise au sujet de leurs responsabilités personnelles en vertu du code de déontologie.

Dans le cadre du processus de formation continue d’IBM, chacun de nous doit certifier qu’il a revu notre code de déontologie et de conduite dans les affaires et qu’il y souscrit.

• Troisième principe : Les entreprises doivent susciter un climat de franchise et d’ouverture qui encourage les employés à signaler les infractions au code de déontologie sans craindre d’être soumis à des représailles lorsqu’ils le font.

Nous sommes tous tenus de signaler les infractions et nous sommes protégés des représailles, ainsi qu’on le stipule dans la section «Signalement des violations» des Règles de conduite avec les clients d’une instance gouvernementale d’IBM.

• Quatrième principe : Les entreprises sont tenues de s’autogouverner en effectuant une surveillance de leur conformité aux lois fédérales des É.­U. sur l’approvisionnement

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public et en mettant en place des procédures volontaires de signalement des infractions et de mise en œuvre de mesures correctrices.

Pour qu’IBM soit en mesure de divulguer de façon appropriée les infractions, si vous croyez que l’on a contrevenu à une loi fédérale des É.­U. sur l’approvisionnement public, vous devez le signaler en suivant la procédure décrite dans la section «Signalement des violations» des Règles de conduite avec les clients d’une instance gouvernementale d’IBM.

• Cinquième principe : Les entreprises sont responsables, à l’égard de toutes les autres entreprises du secteur, de mettre en œuvre des normes propres à préserver l’intégrité de l’industrie de la défense.

En plus de veiller à une conformité complète à l’égard de nos propres normes, nous participons à des tribunes de l’industrie de la défense portant sur la déontologie et les règles de conduite dans les affaires.

• Sixième principe : Les entreprises ont l’obligation de rendre des comptes au public au sujet de leur engagement à respecter ces principes.

IBM effectue par ailleurs des vérifications et produite des rapports publics au sujet de sa conformité à l’égard des principes de l’initiative DII.

Le Conseil sur le secteur public IBM, Amérique du Nord, établi à Bethesda (Maryland) est le principal point de contact pour toute question touchant l’initiative DII.

B. Loi sur l’intégrité de l’approvisionnement (Procurement Integrity Act)

La Procurement Integrity Act interdit aux fournisseurs et aux sous­traitants d’effectuer certaines démarches pendant le processus d’approvisionnement d’un client de l’administration fédérale des É.­U.

En vertu de cette loi, au cours d’un processus d’approvisionnement d’un client de l’administration fédérale des É.­U. vous ne pouvez pas :

• obtenir ou divulguer des «informations sur la proposition ou la soumission du fournisseur» ni des «informations sur la sélection du fournisseur»;

• discuter d’une possibilité d’emploi avec un employé d’une agence qui participe au processus d’acquisition, à moins que cette personne se soit elle­même désistée et ne participe plus au processus.

En vertu de la réglementation de la Procurement Integrity Act, une fois que les documents définitifs de l’appel d’offres ont été publiés par l’agence fédérale, nous devons faire preuve de prudence à l’égard de nos communications avec l’agence responsable du contrat d’approvisionnement, qu’il s’agisse de communications directes ou indirectes, par l’intermédiaire d’un tiers comme un consultant ou un agent, afin d’éviter de susciter même une apparence d’irrégularité. Comme les appels d’offres du gouvernement désignent habituellement un agent de contrat à titre de personne­ ressource principale pour toute question relative à l’appel d’offres, coordonner toutes nos communications avec l’agence en collaboration avec ce responsable constitue une bonne pratique, sauf si l’appel d’offres stipule une autre façon de faire.

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Il existe aussi d’autres lois fédérales qui régissent nos relations avec les employés des clients de l’administration fédérale des É.­U. Vous devez donc examiner l’ensemble des règles en vigueur avec le contentieux IBM ou Ressources humaines IBM avant d’entamer toute discussion au sujet d’une possibilité d’emploi avec un représentant de l’administration fédérale.

Définitions Par «informations sur la proposition ou la soumission du fournisseur», nous entendons (i) les données relatives aux coûts et aux prix; (ii) les coûts indirects et les coûts directs de la main­ d’œuvre; (iii) les données que le soumissionnaire désigne comme étant exclusives ou confidentielles.

Par «informations sur la sélection du fournisseur», nous entendons (i) la tarification proposée; (ii) le plan de sélection des ressources; (iii) les plans d’évaluation technique; (iv) des soumissions sur le plan technique et sur celui des prix; (v) le critère de détermination du classement concurrentiel; (vi) le classement des propositions; (vii) les rapports et les évaluations sur la sélection de ressources; (vii) toutes les données portant la mention «Informations sur la sélection du fournisseur» (SOURCE SELECTION INFORMATION).

Si vous avez des questions au sujet de la Procurement Integrity Act ou sur les communications avec les représentants de l’agence au cours du processus d’approvisionnement, veuillez communiquer avec le contentieux IBM.

C. Avis aux employés et représentants du gouvernement

Événements promotionnels de formation offerts par un fournisseur

Les interdictions ou limitations visant les cadeaux que peuvent recevoir les employés de client de l’administration centrale des É.­U. peuvent aussi s’appliquer aux «événements promotionnels de formation» offerts par le fournisseur. Cette notion peut englober tous les cours non facturables, certains séminaires et rencontres d’annonce de produit, de même que des séminaires à l’intention des cadres, même s’ils sont facturables. Vous devez toujours consulter le contentieux IBM avant de transmettre à un employé ou un représentant d’un client de l’administration fédérale des É.­U. une invitation à participer à un cours d’IBM, à une présentation de produit, à un séminaire ou à une conférence.

Vous devez en outre faire en sorte que la notification ci­dessous soit annexée à toute annonce d’événement de formation transmise à des employés ou des représentants d’un client de l’administration fédérale des É.­U. Cet avis doit aussi être affiché sur les lieux de l’événement :

Avis aux employés et représentants du gouvernement Formation et perfectionnement IBM

IBM organise des présentations de mise en marché, des réunions à l’intention des cadres, des expositions et présentations de produits, des séminaires et d’autres événements afin de permettre à ses clients et à ses clients éventuels de se familiariser avec les solutions qu’IBM propose pour résoudre les problèmes de traitement de l’information. Conformément aux pratiques en vigueur chez IBM, ces événements sont offerts gratuitement.

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Certaines agences gouvernementales autorisent leurs employés à assister à ces événements, d’autres le leur interdisent. Comme IBM n’a ni l’intention ni le désir de faire en sorte que vous­ même, votre agence ou IBM contreveniez à une loi ou un règlement, nous vous invitons à vérifier si les normes et règles de conduite de votre agence vous permettent d’assister à cette séance de formation ou de perfectionnement parrainée par IBM.

Suivant les pratiques commerciales en vigueur chez IBM, la juste valeur marchande de cet événement gratuit de formation ou de perfectionnement est établie à zéro, car elle est normalement offerte sans frais à ses clients gouvernementaux et commerciaux de même qu’à ses clients éventuels.

Cette offre de formation, de même que cet avis, est nulle là où une loi ou un règlement de l’administration fédérale, d’un État ou d’un gouvernement local l’interdit.

Repas et rafraîchissements

Comme l’indique la section «Conflits d’intérêts» des Règles de conduite avec les clients d’une instance gouvernementale d'IBM (ci­dessus), vous pouvez à l’occasion offrir un café, une pâtisserie ou un rafraîchissement similaire, de valeur négligeable, à des employés d’un client de l’administration fédérale des É.­U. Parfois, au cours d’un événement organisé par IBM, nous pouvons aussi offrir un repas plus copieux à ces clients, sous réserve de ne pas contrevenir aux lois et règlements qui s’appliquent à eux. Aux États­Unis, la valeur au détail des repas ou rafraîchissements offerts à des employés du pouvoir exécutif central ne doit pas excéder vingt dollars (20 $) par employé et par événement et cinquante dollars (50 $) au cours d’une même année civile. Pour obtenir des directives à l’égard des règles à suivre pour des employés d’autres clients de l’administration fédérale des É.­U., communiquez avec le contentieux IBM. Vous devez par ailleurs faire en sorte que l’avis ci­dessous soit inclus dans toutes vos annonces envoyées à des employés de clients de l’administration fédérale des É.­U. et qu’il sera affiché sur les lieux de l’événement.

Avis aux employés et représentants du gouvernement Repas et rafraîchissements

Au cours de cet événement organisé par IBM, nous offrons des repas et des rafraîchissements et nous considérons qu’il s’agit là d’un geste de courtoisie normal dans le cadre de nos relations commerciales. Certaines agences de l’administration fédérale, d’un État ou d’un gouvernement local des États­Unis interdisent à leurs employés d’accepter des repas et des rafraîchissements offerts par des fournisseurs qui font affaires avec elles.

Si votre agence l’exige, ou si vous le désirez, vous pouvez payer la juste valeur marchande des repas et des rafraîchissements que vous consommez.

Un reçu vous sera fourni sur demande.

Prix de présence et tirages au sort

Au cours d’événements comme les foires commerciales qui regroupent des clients d’une instance gouvernementale et des clients du secteur privé, il peut y avoir des prix de présence ou des concours par tirage au sort. Le cas échéant, l’avis ci­dessous doit être annexé à toutes les invitations et il doit aussi être affiché sur les lieux de l’événement :

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Avis aux employés et représentants du gouvernement Prix de présence et tirages au sort

Seuls les employés d’organisations commerciales non gouvernementales sont admissibles à ce tirage ou au tirage de prix de présence.

Certaines agences de l’administration fédérale, d’un État ou d’un gouvernement local des États­ Unis interdisent aux fournisseurs d’offrir de tels prix et à leurs employés de les accepter.

D. Fraudes, gaspillage et mauvaise gestion

Le gouvernement des États­Unis définit la notion de fraude comme une démarche visant à tromper le gouvernement dans le but d’induire une action ou décision basée sur cette tromperie. Il vous est interdit de participer à une fraude, ce qui englobe les activités suivantes : faire de fausses déclarations ou de fausses réclamations (incluant les factures trafiquées), offrir ou payer des pots­ de­vin ou des ristournes, omettre des faits, maquiller la réalité et falsifier des livres comptables ou des dossiers. Ces interdictions s’appliquent non seulement lorsque nous sommes le fournisseur principal, mais aussi lorsque nous agissons à titre de sous­traitant dans le cadre d’un contrat d’approvisionnement du secteur public.

Le gouvernement des États­Unis définit la notion de gaspillage comme une dépense extravagante, inconsidérée ou inutile des fonds publics ou comme l’usage abusif de propriétés du gouvernement résultant de carences sur le plan des pratiques, des systèmes, des mesures de contrôles ou des décisions. La mauvaise gestion est un usage inconsidéré des ressources attribuées aux organismes ou programmes gouvernementaux qui entraîne du gaspillage ou contribue à une fraude.

Nous ne participons jamais à de telles activités, et nous nous devons d’éviter toute autre activité pouvant donner lieu à des allégations de fraude, de gaspillage ou de mauvaise gestion.

E. Utilisation des documents classifiés du gouvernement fédéral des É.­ U

Les documents classifiés du gouvernement fédéral des É.­U. doivent être traités de manière appropriée. Si vous avez à traiter des documents classifiés, vous devez minimalement conserver au dossier le nom de l’agence émettrice, le nom du destinataire chez IBM, la date de réception, le moyen de transmission, la cote de sécurité du document, l’emplacement où le document est rangé et une brève description de son contenu. Vous devez aussi veiller à la protection matérielle du document en suivant les procédures établies. Si les pratiques d’une agence gouvernementale excèdent les nôtres, vous devez adopter les pratiques de cette agence.

Recevoir des documents classifiés gouvernement fédéral des É.­U. exige une habilitation de sécurité complète du destinataire et de l’établissement où les documents seront conservés. Si vous avez des questions à ce sujet, informez­vous auprès du responsable de la sécurité de votre établissement ou communiquez avec le bureau du programme de sécurité de l’industrie de la défense d’IBM, à Bethesda, au Maryland.

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F. Facturation et prix erronés

Certaines activités d’approvisionnement du secteur public peuvent s’effectuer dans le cadre d’un contrat établi en fonction des coûts. Si vous entreprenez de telles activités, vous devez vous conformer aux directives ci­dessous.

Établissement des prix (Truth in Negotiations Act)

À titre de fournisseur du gouvernement, nous devons nous assurer de l’exactitude des prix que nous soumettons. S’il s’agit d’un contrat avec l’administration centrale des É.­U. qui a été établi en fonction des coûts, ce sont les dispositions de la Truth in Negotiations Act qui s’appliquent. Cette loi stipule que nous devons certifier l’exactitude des coûts et des prix indiqués dans notre soumission et fournir les données à l’appui de ceux­ci. Ces données doivent comprendre tous les éléments qu’un acheteur ou un vendeur avisé considère importants lors de la négociation d’un prix. Les données qui ont servi à l’estimation des coûts doivent être aussi fournies. Si vous hésitez à propos d’un fait en particulier, la meilleure règle à suivre est «en cas de doute, il vaut mieux divulguer l’information».

En vertu de cette loi, nous devons certifier que, autant que nous sachions, les données sont exactes et exhaustives et qu’elles reflètent les prix en vigueur au moment où les prix ont été établis. Le gouvernement se réserve le droit, avant et après l’octroi du contrat, de procéder à une vérification afin de déterminer si toutes les données nécessaires ont été fournies.

Catégorisation des coûts

La réglementation du gouvernement fédéral des É.­U. stipule que certaines catégories de coûts sont inadmissibles, en ce sens que nous ne pouvons pas les inclure dans les contrats d’approvisionnement du gouvernement fédéral des É.­U.. À l’exception des frais de déplacement, il est peu probable que vous ayez à catégoriser les coûts, sauf si votre mandat s’effectue dans le cadre d’un contrat gouvernemental établi en fonction des coûts. Néanmoins, si vous devez catégoriser les coûts et que vous avez besoin d’assistance, vous pouvez consulter l’organisation financière du Conseil sur le secteur public IBM, Amérique du Nord, établi à Bethesda (Maryland)

Il relève des directeurs des unités commerciales IBM engagées dans des contrats établis en fonction des coûts de l’administration fédérale des É.­U. d’obtenir les numéros de projet appropriés avant d’entreprendre ou d’assigner le travail. Chaque employé a la responsabilité d’enregistrer avec précision et de soumettre ses heures de travail. Tous les employés doivent comprendre qu’ils effectuent un travail en fonction des coûts établis et qu’ils doivent le facturer à un projet ou à un compte précis. Les employés ont la responsabilité de consigner leurs heures quotidiennes de travail en indiquant les numéros de projet appropriés dans un système de suivi approuvé.

Vous devez toujours établir vos factures en utilisant le numéro de projet approprié. Ne vous fiez pas à l’avis ou aux indications de quelqu’un d’autre lorsque vous savez ou pensez que le compte proposé pour la facturation est erroné ou peut prêter à confusion. Il est inacceptable de facturer des travaux sous un numéro de projet inadéquat dans l’attente d’une autorisation d’entreprendre une étape des travaux. Il est tout aussi inacceptable de substituer des numéros de projet entre eux pour contourner les limites d’un budget, tout comme de sciemment laisser comme telle une facturation établie sous un autre numéro de compte.

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G. Divulgation des inventions

La présente section s’applique au financement d’activités de recherche et développement (R. et D.) par le gouvernement fédéral des É.­U. et des inventions produites grâce à ce financement. Lorsqu’IBM reçoit du financement du gouvernement pour des activités de R. et D., elle est tenue, par la loi ou par les clauses du contrat, de faire régulièrement rapport des inventions réalisées à l’aide des sommes provenant de l’agence gouvernementale. À défaut de se conformer à ces exigences de divulgation, IBM pourrait se voir privée de la propriété de ces inventions ou des permis requis pour les réutiliser ou de la possibilité d’accorder à des tiers de tels permis. Il est donc essentiel que les inventeurs se conforment au droit de la propriété intellectuelle en déclarant dans les meilleurs délais les inventions produites à l’aide de fonds du gouvernement fédéral et en indiquant les références aux ententes de financements avec le gouvernement fédéral en répondant dans le système PVT (Patent Value Tool) aux questions tirées du système mondial de suivi des brevets (Worldwide Patent Tracking System). Pour de plus amples renseignements, communiquez avec l’avocat de la propriété intellectuelle d’IBM.

H. Respect des politiques socioéconomiques du gouvernement

Souvent, lorsque les gouvernements adoptent des lois en fonction de leurs politiques socio­ économiques, les clients d’une instance gouvernementale imposent ces politiques à leurs fournisseurs. Une de ces politiques, à titre d’exemple, instaure la tolérance zéro à l’égard des fournisseurs ou de leurs employés qui participent à un trafic de personnes ou qui ont recours à l’esclavage pour exécuter leur mandat contractuel gouvernemental. Ces restrictions imposées aux fournisseurs et à leur personnel comprennent même l’interdiction de recourir à la prostitution pendant la durée de l’exécution de leur contrat. Contrevenir à ces règles vous rendrait passible de sanctions disciplinaires d’IBM, pouvant aller jusqu’au renvoi. De la même manière, les contrats exécutés dans d’autres pays peuvent aussi être assujettis à des lois ou des règles particulières. Si vous avez des questions à cet égard, communiquez avec le contentieux IBM.

I. Rapport sur le lobbying et restriction aux «droits d’entrée»

Il peut être nécessaire de produire et de transmettre aux autorités gouvernementales compétentes des rapports sur les activités de lobbying, décrites dans la section 3.1 des règles de conduite avec les clients d’une instance gouvernementale d’IBM (et incluant certaines activités de mise en marché auprès des clients d’une instance gouvernementale). Il relève de votre responsabilité de produire en temps opportun les renseignements exacts requis pour qu’IBM ou vous­même soyez en mesure de rédiger ces rapports. De plus, les règles fédérales en matière de lobbying exigent qu’IBM divulgue, deux fois par année, de certaines de ses dépenses dans des domaines qui ne sont pas directement au lobbying : (i) les événements organisés pour honorer ou reconnaître certains représentants du pouvoir législatif ou exécutif; (ii) les événements tenus par ou au nom de certains fonctionnaires du gouvernement fédéral ou (iii) des entités contrôlées ou désignées par certains fonctionnaires du gouvernement fédéral. Communiquez avec le service du contentieux d’IBM si vous avez besoin de directives en la matière ou si vous avez des questions à propos de ces exigences.

Certains États américains de même que certains gouvernements locaux ont mis en place des restrictions et des obligations de divulgation particulières visant la pratique dite des «droits d’entrée». Ces exigences visent à empêcher le personnel politique faire des donations personnelles à un chef de service, un directeur, un membre de la direction ou un employé d’IBM (ou à des

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membres de leur famille) qui joue un rôle de premier plan dans le cadre de la négociation et de la supervision d’un mandat contractuel. Contrevenir à ces exigences peut entraîner la radiation d’IBM de la liste des fournisseurs de l’agence gouvernementale en question. Si vous avez des questions à ce sujet, communiquez avec le contentieux IBM.