RÈGLE DE CONSERVATION - Quebec · RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (L.R.Q., chap....

RÈGLE DE CONSERVATIONLoi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8, 9 et 35)

Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000022014-03-07

Nom de l'organisme

Ministère des Affaires municipales et de l'Occupation du territoire (MAMOT)

DESCRIPTION

TitrePolitiques, Directives, Règlements, Normes, Procédures et Programmes ministériels

Recueil No de la règle

Processus / Activité Code de classification

Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDétenteurs multiples

Description et utilisation Documents approuvés par le bureau du sous-ministre et les directions générales relatifs aux programmes de gestion, politiques, procédures, normes, règlements et directives produits par le Ministère.Types de documents À déterminer.

Documents essentiels : Non Documents confidentiels : Non

Références juridiques

Remarques générales

DÉLAI DE CONSERVATION

Numérotation ExemplaireSupports de conservation

Période d'utilisation des documents Disposition

Actif Semi-actif Inactif

Principal PA 999 5 Tri R1

Secondaire PA 999 0 Destruction

Remarques relatives au délai de conservation

R1 : Verser les versions finales des politiques, des programmes ministériels, des directives, des règlements, des normes et des procédures produits par le Ministère.

Document annexé : Non

http://applications.banq.qc.ca/apex/gala.pack_calendrier_conservation.pro_cc_telechargement_fichier?p_id_fichier=23055&p_table=cc_regle&p_pk=id_cc_regle


Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000042014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreStatistiques administratives

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

1.14


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDGG - Administration générale

Description et utilisation Documents de nature compilative, relatifs aux divers aspects de la gestion et de l'administration du Ministère.Vérification des activités du Ministère et de la pertinence des informations.Types de documents À déterminer.








Principal PA 2 3 Conservation






Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000052014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreEntentes et protocoles

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

1.19


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDGG - Tous les services concernés

Description et utilisation Ententes et protocoles de nature strictement administrative (détails)Vérification des accords.Types de documents Ententes, protocoles.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000062014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRéunions de direction


1.20



Description et utilisation Prises de décisions au niveau des directions, directions générales et des bureaux des sous-ministres

Types de documents Convocation, ordre du jour, comptes rendus/procès-verbaux, rapports, documents annexes, etc.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000072014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRéunions administratives de niveau inférieur (services, divisions, sections,...)




Description et utilisation À déterminer

Types de documents Convocation, ordre du jour, comptes rendus, rapports, documents annexés.











R1 : Verser les procès-verbaux ou les comptes rendus.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000082014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRapports d'activités




Description et utilisation Documents de nature compilative (Bilan, Synthèse, Rapport) et périodique (hebdomadaire, mensuel, semestriel, annuel...)faisant état des activités des différentes unités administratives du Ministère (service, direction, etc.).Types de documents Bilan, synthèse, rapport











R1 : Verser les rapports annuels et synthèses des activités.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000092014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

Titre

Associations, cercles, ligues, fédérations, instituts, sociétés etc…


1.25



Description et utilisation Documents d'information du personnel du Ministère.

Types de documents Documents d'information générale, statuts, règlements, activités, correspondance, rapports annuels, etc.








Principal PA 2 3 Destruction






Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000102014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDemandes au Conseil du trésor

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.8

Processus / Activité Code de classificationG8 204


Description et utilisation Ces dossiers incluent les documents préparatoires, les versions préliminaires, la demande, le mémoire final, la décision (s'il y a lieu) et les documents de suivi.Types de documents Documents préparatoires, versions préliminaires, demande, mémoire final, décision, documents de suivi.








Principal PA, DM 2 R1 3 Destruction

Secondaire PA, DM 1 R2 0 Destruction


R1 : Deux ans après l'obtention de la décision.R2 : Un an après l'obtention de la décision.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000112014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreOrganisation administrative


1.30


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDGG- Administration générale


Types de documents Organigramme, énoncé des mandats de chaque unité administrative, description d'emploi de chaque responsable.








Principal PA 888 R1 5 Conservation

Secondaire PA 888 R1 0 Destruction


R1 : Jusqu'au dénouement.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000122014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreVérification externe


1.38



Description et utilisation Recommandations du V.G.Q. transmises au Ministère avant la publication de son rapport et commentaires du Ministère sur ses recommandations.Types de documents Recommandations du V.G.Q., commentaires du Ministère.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000132014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreVérification interne

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

1.15



Description et utilisation Tous les documents relatifs à la vérification interne des opérations du Ministère.Contrôle des ressources financières et matérielles du Ministère.Types de documents À déterminer.











R1 : Verser les études et les rapports.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000142014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitrePlan d'organisation administrative inférieure (POAI)


4.10



Description et utilisation Documents précisant la structure des activités de la direction en matière de gestion des ressources humaines.

Types de documents Plan d'organisation administratif.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000152014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitrePlan d'organisation administrative supérieure (POAS)


4.04.05



Description et utilisation À déterminer.

Types de documents À déterminer.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000162014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAccès à l'information



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalBureau du sous-ministre

Description et utilisation Demandes d'accès aux documents et aux renseignements personnels, incluant le registre de consultation.

Types de documents Demandes d'accès, registre








Principal PA 888 R1 3 Destruction

Secondaire - - - -


R1 : Jusqu'au règlement du dossier.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000172014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDécrets et décisions du Conseil des ministres et arrêtés ministériels




Description et utilisation Documents produits par le Ministère pour adoption au Conseil des ministres et pour publication à la Gazette officielle du Québec, s'il y a lieu.Types de documents À déterminer.








Principal PA 888 R1 3 R2 Tri R3



R1 : Tant que le contenu est utile à l'accomplissement des mandats du Ministère.R2 : Seuls les arrêtés ministériels sont préarchivés. Détruire les autres documents après la durée active.R3 : Verser les arrêtés ministériels publiés à la Gazette Officielle du Québec.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000182014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreMémoires au Conseil des ministres


1.10



Description et utilisation Mémoires relatifs aux activités des directions.

Documents reliés à l'application de règles de nature légale.Types de documents Mémoires















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000202014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitrePlanification administrative




Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs à la planification administrative du Ministère (planification stratégique, programmes d'activités, calendrier des activités).Types de documents Planification stratégique, programmes d'activités, calendrier des activités.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000212014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRéunions administratives de niveau supérieur (directions, directions générales,...) et comités ministériels





Types de documents Convocation, ordre du jour, comptes rendus, rapports, documents annexés.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000222014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreCommunications internes

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

5.07


















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000232014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreÉtudes, recherches et analyses




Description et utilisation Les études, recherches et analyses sont effectuées par le Ministère ou sont réalisées par un organisme externe à la demande du Ministère ou sont produites par différents ministères, organismes gouvernementaux ou autres. Elles touchentdifférents aspects de la mission et des mandats du Ministère.Les dossiers comprennent, entre autres, l'étude, le rapport de recherche ou le rapport d'analyse et les documents préparatoires.Types de documents Étude, rapport de recherche, rapport d'analyse, documents réparatoires.








Principal PA 888 R1 3 Tri R2



R1 : Tant que le contenu est d'actualité et obligatoire à l'accomplissement des mandats du Ministère.R2 : Verser les études, les rapports finaux ou tout autre rapport (si aucun rapport final n'a été produit) produits par le Ministère ou à la demande du Ministère et qui n'ont pas fait l'objet d'un dépôt légal.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000242014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreContrats (matières commerciales)


1.37.01


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalService du budget

Description et utilisation Contrats de services professionnels.

Types de documents Contrats


Références juridiquesCode civil, art.2260

Remarques généralesLa prescription en matière commerciale est de cinq ans












Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000282014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreProgrammation détaillée


2.14


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDirection des ressources financières

Description et utilisation Documents relatifs à la répartition du budget approuvé selon la structure des centres de gestion.

Types de documents Rapports des opérations budgétaires et non budgétaires, etc.








Principal PA, DM 2 5 Destruction

Secondaire PA, DM 2 0 Destruction





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000302014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreÉtats financiers mensuels

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.45

Processus / Activité Code de classificationG5 201 060

















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000312014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreÉtats financiers annuels / consolidés

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.47



Description et utilisation Rapports avant publication annuelle

Types de documents Rapports avant publication annuelle.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000322014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDemande de certification de crédit et d'imputation d'engagement

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.20



Description et utilisation Dossiers constitués des formulaires de demande de certification de crédit et d'imputation d'engagement (2E-41-C, E-224 et E-225).Types de documents Formulaires de demande de certification de crédit et d'imputation d'engagement.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000332014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDossiers des fournisseurs - Comptes à payer

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.25


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDirection des ressources matérielles

Description et utilisation Ces dossiers comprennent toutes les pièces attestant des transactions avec les fournisseurs: les bons de commandes, lesdemandes de paiement, les demandes de paiement manuel, les factures, les bons de livraison, les notes de crédit, les copies de chèque et la correspondance. Ils comprennent aussi le bordereau de renouvellement d'abonnement et de cotisation.

Documents servant à l'identification des demandeurs.Types de documents Bons de commandes, demandes de paiement, demandes de paiement manuel, factures, bons de livraison, notes de crédit, copies de chèque, correspondance, bordereau de renouvellement d'abonnement et de cotisation.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000352014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreOpérations bancaires

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.40



Description et utilisation Les dossiers comprennent les dépôts, les conciliations bancaires, les états de banque, les rapports de transactions détaillées de compte, les demandes de chèques, les demandes d'annulation et de remplacement de chèques.

Conciliation du compte en fidéicommis.Types de documents Dépôts, conciliations bancaires, états de banque, rapports de transactions détaillées de compte, demandes de chèques, demandes d'annulation et de remplacement de chèques.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000372014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitrePlan de délégation de signature

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.5



Description et utilisation Pièces légales autorisant le personnel concerné à exécuter certaines signatures.

Document servant à la référence de nature légale (autorisation)Types de documents À déterminer.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000392014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreContrôle et suivi budgétaire

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.15



Description et utilisation Dossiers comprenant les documents relatifs au suivi global en ce qui a trait, aux demandes budgétaires et d'effectifs, au budget supplémentaire, à l'aspect des crédits périmés et additionnels, aux virements de crédits, aux révisions des dépenses, aux compressions budgétaires des dépenses ainsi qu'à l'évaluation des programmes et l'évolution budgétaire.Types de documents À déterminer.











R1 : Verser les documents définitifs approuvés officiellement ou reconnues comme tels, ayant trait au budget supplémentaire, aux révisions des dépenses, aux compressions budgétaires des dépenses, à l'évaluation des programmes et l'évolution budgétaire.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000412014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreTransaction d'avance (E-260)


2.29



Description et utilisation Dossiers qui regroupent les formulaires servant à gérer les transactions d'avances gouvernementales.

Demande de chaque direction et service.

Documents permettant d'effectuer l'engagement des sommes requises.Types de documents Formulaires, demandes














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000422014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreFrais de voyage

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.28



Description et utilisation Dossiers relatifs aux frais de déplacement et d'assignation comprenant, entre autres, les réclamations de frais de voyage et les pièces justificatives (factures, comptes de cartes de crédit, etc.)Types de documents Réclamations de frais de voyage, pièces justificatives : factures, comptes de cartes de crédit, etc.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000432014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreFonds locaux - ouverture et fermeture


2.26



Description et utilisation Dossiers relatifs à l'ouverture et à la fermeture des petites caisses.

Types de documents Formulaires, comptes, avis de renouvellement.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000442014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreEngagements financiers


2.21


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalRessources matérielles

Description et utilisation Ces dossiers comprennent les dépenses de fonctionnement, les dépenses de capital, les dépenses de transfert et les engagements financiers. Ils comprennent : les commandes locales ou d'approvisionnement (C.L. de moins de 25 000,00$). Les commandes de livraison (D.L.), les commandes ouvertes et les contrats de services*, les appels d'offre et les soumissions de moins de 25 000,00$, les dossiers de fournisseurs et les commandes d'achats par numéro.Types de documents À déterminer



Remarques générales* Les commandes de livraison et les commandes ouvertes ne sont pas assujetties à un montant minimal. Pour les contratsde plus de 100 000,00$, le ministère doit avoir reçu l'approbation du Conseil du trésor. Les soumissions non retenues apparaissent au délai 313.





Principal PA, DM R1 2 5 Destruction

Secondaire PA, DM R1 2 0 Destruction


R1 : Application Visual/Foxpro.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000472014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreCycle budgétaire

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.13



Description et utilisation Programmation budgétaire.Dossiers à caractère officiel concernant le budget adopté.Revue des programmes.Prévisions détaillées des crédits.Défense des crédits.Types de documents Programmation budgétaire, dossiers à caractère officiel concernant le budget adopté, revue des programmes, prévisions détaillées des crédits, défense des crédits.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000482014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitrePrévision des revenus


2.31



Description et utilisation Dossiers relatifs aux prévisions mensuelles et annuelles des revenus. Ils comprennent, entre autres, les rapports transmis au ministère des Finances deux fois par année.

En fonction d'un fonds renouvelable ou du fonds consolidé.Types de documents Rapports














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

00049.012014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreListes de sortie du système SYGBEC

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.19



Description et utilisation 1-S803, 2-S08, 2-S18, 2-S20, 2-S39, 2-SD08, 5-S10, 5-S12, 7-S08, 7-S09, 7-S10, 7-S11, 7-S27, 7-S40, 7-S50, 7-S741, 9-S201 (liste des comptes à payer), 9-S201 (liste des comptes à payer manuels), S2-228, S3-004, S3-010, S3-011, S3-502 (CAR-Mensuelle), S3-503, S3-507, S3-508, S3-508, S3-509, S3-513, S3-514, S3-515, S3-517, S3-902, S3-934.Types de documents Listes de sortie SYGBEC.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

00049.022014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION


Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.19



Description et utilisation 2-S10, 2-S86, 2-S96, 7-S02 (Détails), 7-S02 (Sommaire), 7-S56, 7-S71, 7-S72, 7-S080, 7-S081, 7-S081, 7-S112, 7-S240, 7-S240, 7-S270, 7-S271, 7-S272, 9-S212 (Dépenses), 9-S212 (Comptes), 9-S212 (Liste des comptes), 9-S212 (Liste des subventions), 9-S212 (Nombre), 9-S212 (Rapports de paiements), 9-S212 (Dépenses payées), 9-S212 (Rapports d'imputation), 9-S213, L5-101 (État des crédits), L5-101 (Sommaire des crédits), L5-101 (Sommaire des variations), S2-230, S3-300, S3-502, S3-505, S3-510, S3-511, S3-512, S3-516, S3-902, S3-920, SC-800 (Variation CAP), SC-800 (Ventilation des déboursés).Types de documents Listes de sortie SYGBEC.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

00049.032014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION


Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.19



Description et utilisation S3-954, S3-955, S3-960

Types de documents Listes de sortie SYGBEC.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

00049.042014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION


Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.19



Description et utilisation 1-S200, 1-S984, 2-S31, 2-S34, 2-S35, 2-S36, 7-S04, 7-S60, 7-S68, 7-S84, 7-S85, 7-S86, 7-S87, 7-S89, 7-S101, 7-S102, 7-S740, 9-S102, 9-S221, 9-S280, 9-S711, L1-201, L1-202, S3-002, S3-333, S3-506, S3-701, S3-810, S3-903, S4-504Types de documents Listes de sortie SYGBEC.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

00049.052014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION


Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.19



Description et utilisation 1-S05, 1-S983, 2-S01, 2-S02, 2-S03, 2-S132, 2-S198, 2-S268, 2-754, 5-S01, 5-S02, 7-S31, 7-S34, 7-S54, 7-S75, 7-S78, 7-S90, 9-S208 (liste), 9-S208 (engagements), S3-003.Types de documents Listes de sortie SYGBEC.















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

00049.062014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreListe de sortie du système SYGBEC

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.19



Description et utilisation 7-S278

Types de documents Listes de sortie SYGBEC.















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

00049.072014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION


Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.19



Description et utilisation 1-S04, 2-S09, 2-S11, 2-S12, 7-S91, 7-S92, 9-S211, L5-102, S3-501, S3-504, S4-008, S4-501, S4-527, S4-528, SB-001 (Feuilles), SB-001 (Prévisions), SB-002, SB-003, SB-006, SB-007, SB-008, SB-009, SB-032Types de documents Listes de sortie SYGBEC.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000592014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreSollicitations, cliniques de sang et campagnes de charité


1.26


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalService des ressources humaines

Description et utilisation Dossier servant à informer le personnel du Ministère.

Types de documents Publicité, notes de service, correspondance, etc.















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000622014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreComité consultatif de gestion du personnel


4.09




Types de documents Documents résultant de prise de décision du comité, procès-verbaux, etc.









Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000642014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRegistre des emplois supérieurs


4.12


















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000652014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreTableau des effectifs


4.13



Description et utilisation Document permettant l'évaluation, la recherche, etc... des effectifs du Ministère.

Types de documents Fiches de tous les employés du Ministère.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000692014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitrePlan de mobilité du personnel



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalRessources humaines

Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs au plan de mobilité du personnel du Ministère.















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000702014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitrePersonnel en disponibilité




Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs au personnel en disponibilité au Ministère.















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000712014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDotation - Offre de services et demande de mutation




Description et utilisation Les documents comprennent les demandes de mutation du personnel permanent et les offres de services ou curriculum vitae du personnel permanent et occasionnel désireux d'être affecté ou prêté dans une autre unité administrative du Ministère.Types de documents Demandes de mutation du personnel permanent, offres de services, curriculum vitae du personnel permanent et occasionnel.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000722014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDotation - Demande de personnel et Offre de mutation





Types de documents Demande de personnel permanent, occasionnel, étudiant et stagiaire et offre de mutation.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000732014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDotation

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

4.15.05



Description et utilisation Affectation

Activités du service en matière de gestion des ressources humaines.Types de documents À déterminer.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000742014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDotation

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

4.15.07


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalService des ressoures humaines

Description et utilisation Comité de sélection

Activités du service en matière de gestion des ressources humainesTypes de documents À déterminer.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000752014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDotation - Promotion sans concours




Description et utilisation Dossiers comprenant les documents préparatoires à l'entrevue du candidat et les exemplaires des examens écrits provenant du Conseil du trésor.Types de documents Documents préparatoires à l'entrevue du candidat, exemplaires des examens écrits provenant du Conseil du trésor.











R1 : Tant que le contenu est d'actualité pour l'unité administrative.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000762014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreConcours délégués




Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs aux concours tenus par le Ministère.

Types de documents Description d'emploi, guide d'évaluation, appel de candidature, composition du comité d'évaluation, offres de services, liste des candidats refusés et acceptés, original de l'examen, original de la liste de déclaration d'aptitudes.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000772014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreConcours non délégués au Ministère




Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs aux concours tenus par le Conseil du Trésor.

Types de documents Description d'emploi, projet d'appel de candidatures, projet de composition du comité d'évaluation.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000792014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDotation des emplois occasionnels, contractuels, stagiaires, étudiants, à temps partiels et autres




Description et utilisation Documents produits ou reçus décrivant les besoins en ressources humaines du Ministère et justifiant le recrutement d'employé. Ces documents comprennent le mode de dotation choisi.Types de documents À déterminer











R1 : Jusqu'à la dotation.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000832014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreListes de rappel




Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs aux listes de rappel du Ministère.












R1 : Jusqu'à la production d'une nouvelle version plus un an.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000842014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreOrganisation de la carrière - Accueil et intégration




Description et utilisation Documents préparés par le Ministère et remis au nouveau personnel lors d'une journée d'accueil. Ces documents contiennent les mandats du Ministère, toutes informations sur le fonctionnement interne du Ministère et la liste des ressources disponibles. Ces documents sont modifiés selon l'évolution du Ministère.Types de documents Mandats du Ministère, informations sur le fonctionnement interne du Ministère, liste des ressources disponibles.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000852014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreOrganisation de la carrière

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

4.16.02



Description et utilisation Évaluation du rendement – Cadres

Activités du service en matière de gestion des ressources humainesTypes de documents À déterminer.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000862014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreOrganisation de la carrière


4.16.04



Description et utilisation Avancement d'échelonActivités du service en matière de gestion des ressources humaines.Types de documents Bordereau d'avancement d'échelon.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000872014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitrePlan de développement des ressources humaines




Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs au plan de développement des ressources humaines (PDRH) et comprenant les fichiers des participants.Types de documents Fichiers des participants











R1 : Verser le plan de développement des ressources humaines.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000882014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreActivités spécifiques de formation




Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs aux activités spécifiques de formation dispensées au Ministère c'est-à-dire toutes autres activités autres que celles prévues au plan de développement des ressources humaines (PDRH). Ces documents concernent notamment des journées thématiques de formation s'adressant à l'ensemble du personnel ou spécifiquement à une unité administrative à titre de perfectionnement du personnel.Types de documents À déterminer.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000902014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreContrôle et évaluation des programmes de formation et de perfectionnement




Description et utilisation Documents relatifs au contrôle et à l'évaluation des programmes de formation et de perfectionnement du Ministère.















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000912014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreFichiers des ressources




Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs aux fichiers produits par le Ministère à partir d'informations reçues des ressources «externes» concernant le développement des ressources humaines.Types de documents À déterminer.















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000922014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRelations de travail

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

4.18.01



Description et utilisation Syndicats et associations professionnelles















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000932014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreSyndicats et associations professionnelles




Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs aux syndicats et associations professionnelles et aux employés syndiqués et non syndiqués au Ministère.Types de documents Listes des supérieurs immédiats et hiérarchiques














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000942014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRelations de travail

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

4.18.03



Description et utilisation Comité de relations professionnelles















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000952014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreConventions collectives




Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs à l'application des conventions collectives ainsi qu'aux mesures à appliquer en cas de grèves et «lock out» au Ministère.Types de documents À déterminer.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

000972014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreMesures administratives et disciplinaires




Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs aux mesures administratives et disciplinaires.

Types de documents Documents synthèses, rapports annuels











R1 : Verser les documents synthèses ou les rapports annuels.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001002014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreGriefs et appels




Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs aux griefs et appels en relations de travail au Ministère
















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001022014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreNégociations au Ministère




Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs aux négociations en relations de travail au Ministère.












R1 : Jusqu'à la signature de la convention collective.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001032014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAssiduité


4.19



Description et utilisation Documents relatifs à la semaine et aux heures de travail, à l'horaire variable, aux régimes d'exception, aux congés (droits parentaux, sans traitement, autres), au contrôle des départs.

Vérification et à la gestion des ressources humaines.Types de documents Rapports synthèses, statistiques











R1 : Verser les rapports synthèses et statistiques.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001042014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreMicro-fiches de paie du personnel

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

4.20.01












Principal MF 5 0 Destruction

Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001052014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAdministration de la paie




Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs aux fiches de salaire (TP4), aux déductions à la source et rapports, au temps supplémentaire et aux primes (soir et nuit) au Ministère.Types de documents À déterminer














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001062014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreContrôle des transactions de la paie




Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs au contrôle des transactions de la paie du personnel du Ministère incluant le personnel du Cabinet.Types de documents À déterminer.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001082014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitrePrime de complexité supérieure


4.16.03



Description et utilisation Dossiers ministériels

Types de documents À déterminer









Secondaire - - - -






Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001092014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRégime de retraite


4.21



Description et utilisation Activités du service en matière de gestion des ressources humaines.

Types de documents Formulaire d'inscription, d'annulation, etc.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001112014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDossier d'assiduité de l'employé

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

4.19.01



Description et utilisation Documents ayant trait aux transactions liées à la paie.









Principal PA 888 R1 888 R2 Destruction



R1 : Jusqu'au dénouement.R2 : 75 ans après la date de naissance de l'employé ou 6 ans après le décès ou la retraite de l'employé.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001122014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAssiduité de l'employé - Permis d'absence




Description et utilisation Documents ayant trait aux permis d'absence de l'employé et aux permis d'absence pour activités syndicales.












R1 : Application Lotus Notes.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001132014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreSanté et sécurité au travail - Contributions


4.26



Description et utilisation Réclamations contre des tiers à la suite d'accidents de travail impliquant des employés du Ministère.

Types de documents Réclamations















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001142014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDossier de l'employé permanent et occasionnel - Tous les autres documents


4.23B


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDirection des ressources humaines

Description et utilisation Cette règle s'applique aussi aux dossiers d'employés démissionnaires ou congédiés, le congédiement ou la démission constituant le départ de l'employé.Les documents ayant trait aux transactions liées à la paie se retrouvent à la règle 111. Les documents ayant trait aux permis d'absence se retrouvent à la règle 112.Types de documents Dossiers des employés.








Principal PA 888 R1 888 R2 Tri R3



R1 : Départ de l'employé.R2 : 75 ans après la date de naissance de l'employé ou 5 ans après le décès ou la retraite de l'employé.R3 : Verser les types de dossiers suivants:

Les dossiers du personnel nommé par le conseil des ministres (sous-ministres, sous ministres adjoints, présidents de régie ou de société, etc.).

Les dossiers des employés permanents nés aux années 1 et 6 de chaque décennie et dont le nombre d'années d'emploi serait d'au moins 10 ans.

Les dossiers des employés occasionnels nés aux années 1 et 6 de chaque décennie et ayant travaillé sur des projets spécifiques de 3 années ou plus.

Facultatif

Les dossiers des employés permanents qui se sont particulièrement distingués dans leurs fonctions ou d'autres activités selon les critères d'évaluation suivants :

a) Les dossiers des employés qui ont exercé la présidence de leur association professionnelle au niveau québécois, canadien ou international.

b) Les dossiers des employés qui ont obtenu des distinctions ou des prix décernés par le gouvernement du Québec, par l'association professionnelle ou par la société directement liées à l'exercice de leur fonction ou de leur spécialité.

c) Les dossiers des employés qui ont été appelés régulièrement à participer à des activités gouvernementales importantesà cause de leur expertise particulière dans leur domaine d'activité (membres de comités, interministériels majeurs, conseillers dans des négociations constitutionnelles, négociateurs d'ententes avec les gouvernements canadien et étrangers, délégués généraux du Québec, etc.).

d) Les dossiers des employés qui ont atteint une renommée particulière dans leur domaine de spécialisation (sciences pures et appliquées, sciences sociales, lettres, musique, chant, etc.) à l'extérieur de la fonction publique.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001152014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAccès à l'information

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

5.15.2



Description et utilisation Les déclarations de fichiers de renseignements personnels incluant les dispenses d'enregistrement.

Types de documents Déclaration de fichiers de renseignements personnel.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001172014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDossiers médicaux


4.23.01



Description et utilisation Dossiers concernant les expertises médicales.










Secondaire - - - -






Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001192014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreContrôle de pertes subies par le gouvernement

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.38



Description et utilisation Dossiers où sont consignées les informations suivantes: la nature et un estimé de la valeur de la perte, les circonstances qui l'ont entourée, une description du bien perdu, une évaluation des mesures de sécurité ou de contrôle en place ainsi que toutes autres informations pertinentes. Un ministère ou un organisme peut regrouper, dans un même dossier, les pertes reliées à des opérations à fort volume ou celles dont le montant estimé est inférieur à 100,00$.

Pertes par un fonctionnaire.Types de documents À déterminer.








Principal PA, DM 888 R1 6 Destruction







Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001202014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDélégation de pouvoirs ministériels

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

4.07



Description et utilisation Documents légaux ayant trait à la délégation de pouvoirs.










Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001212014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreLois et législation


4.01



Description et utilisation Documents de nature législative provenant d'organismes ou des ministères externes.















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001232014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDécisions du Conseil du trésor


2.9



Description et utilisation Toutes les décisions (CT) du Conseil du trésor concernant le Ministère.

Le Conseil du trésor conserve toutes les décisions et les mémoires. Un index répertorie l'ensemble des décisions.Types de documents Décision du Conseil du trésor, mémoires, index.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001252014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRégime de retraite

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

4.21.01



Description et utilisation Documents relatifs à l'application des régimes de retraite à l'exclusion des dossiers d'individus.










Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001272014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreEnquêtes

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

1.16


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalService des ressources matérielles

Description et utilisation Dossiers contenant les plaintes, pertes et vols au Ministère.

Documents servant à la prise de procédures judiciaires.Types de documents À déterminer.











R1 : Jusqu'au dénouement.R2 : Verser les documents synthèses.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001282014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAbonnements à des publications

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

1.27



Description et utilisation Documentation générale, correspondance, etc.

Pièces justificatives (prix, date d'échéance, destinataire, etc.)Types de documents Documentation générale, correspondance, pièces justificatives, etc.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001292014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAbonnement à des publications.



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalRessources financières

Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs à la liste de tous les abonnements détenus par unité administrative et comprennent les pièces descriptives, tels que la description de l'abonnement, son prix et sa date de parution ou de disponibilité.Types de documents À déterminer.















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001362014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreInventaire des équipements



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalRessources informationnelles, Ressources matérielles

Description et utilisation Liste d'inventaire des équipements du Ministère.

Types de documents Liste d'inventaire









Secondaire - - - -


R1 : Application Access.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001372014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreMaquettes


3.16



Description et utilisation Conservation des prêts-à-photographier, négatifs, esquisses.

Types de documents Prêts-à-photographier, négatifs, esquisses.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001382014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRéquisitions



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalRessources matérielles

Description et utilisation Demandes de photocopies à des fins internes, demandes d'impression en régie, articles de bureau et papeterie.

Documents servant à la gestion administrative du Ministère.Types de documents À déterminer














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001392014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitrePrêt et location d'équipement

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

3.23



















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001422014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreConnaissement d'expedition des messageries

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

3.12



Description et utilisation Détails des contrats d'expédition exécutés par messagerie.

Documents servant de référence légale et à la gestion.Types de documents À déterminer.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001432014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreGestion des documents


1.18



Description et utilisation Tous documents produits ou reçus relatifs aux systèmes de gestion documentaire (analyses, études, rapports, inventaire, plan de classification, calendrier de conservation, documents essentiels, élimination).

L'application des activités de gestion documentaire du Ministère.Types de documents Analyses, études, rapports, inventaire, plan de classification, calendrier de conservation, documents essentiels











R1 : Verser les analyses, études et recherches sur le système de gestion documentaire, le plan de classification, le calendrier de conservation ainsi que toutes leurs modifications.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001452014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreInventaire des fournitures


3.17



Description et utilisation Liste d'inventaire des fournitures de bureau du Ministère.

Documents relatifs à la gestion des fournitures de bureau.Types de documents Liste d'inventaire des fournitures








Principal DM 999 0 Destruction

Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001462014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreSanté et sécurité au travail - Prévention

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

3.26













Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001482014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreBureau du fichier central des entreprises


6.03


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalService des systèmes

Description et utilisation Demandes de listes informatiques faites par les municipalités ou organismes et transmises au B.F.C.E.

Types de documents Demandes de listes informatiques.









Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001512014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitrePlan annuel des technologies de l'information


6.08



Description et utilisation Directives, CT concernant les investissements planifiés au Ministère dans le secteur des technologies de l'information.

Types de documents Directives, CT.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001522014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitrePlan directeur - Informatique et bureautique


6.00



Description et utilisation Plan directeur et documents administratifs connexes.

Types de documents Plan directeur









Secondaire - - - -


R1 : Jusqu'au dénouement.R2 : Verser les rapports finaux et détruire les documents de support.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001532014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreSystèmes informatiques


6.05



Description et utilisation Programmes informatiques et documents d'information sur programmes à incidence financière.










Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001542014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDemandes d'aide informatique


6.04



Description et utilisation Demandes adressées au Service des systèmes.

Types de documents Demandes.









Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001552014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreSystèmes informatiques


6.06



Description et utilisation Programmes informatiques et documentations informatiques sur autres systèmes que ceux à incidence financière.










Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001562014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDocumentation technique relative aux logiciels


6.07



Description et utilisation Manuel d'explication et de référence pour les logiciels et techniques utilisées au MAM dans le secteur informatique (application bureautique).Types de documents Manuel d'explication et de référence.









Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001592014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreFacturation aux abonnements à des publications.



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalRessources financières

Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs à l'aspect facturation des abonnements à des publications.















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001602014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreColloques, conférences, congrès et autres événements




Description et utilisation Documents d'information générale, programmes, correspondance reçus comme invitation à participer à l'activité.

Types de documents Documents d'information générale, programmes, correspondance.











R1 : Verser les documents sur les événements majeurs où la participation du Ministère est très significative ou déterminante.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001612014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRelations avec les autres ministères et organismes



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalUnité administrative mandatée


Types de documents Documents d'information générale, correspondance, etc.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001622014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreSurplus


3.14



Description et utilisation Documents servant à la gestion des biens matériels gérés par le service.

Types de documents Déclaration de surplus, offres de surplus, avis de transfert de surplus, contrat de vente de surplus.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001632014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRapport annuel

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

1.23


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDirection des communications

Description et utilisation Rapport annuel du Ministère.

Types de documents Rapport annuel.











R1 : Verser les rapports annuels non soumis au dépôt légal.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001642014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreOrganisation des congrès



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalCommunication

Description et utilisation Documents permettant l'organisation de congrès, colloques, tournées ministérielles.










Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001672014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitrePlan annuel de communications

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

5.03


















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001692014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAccueil et renseignements

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

5.05


















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001702014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRelations avec les citoyens et les clientèles



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDétenteurs mutiples

Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs aux relations avec les citoyens et les clientèles concernant les diverses activités du Ministère.Types de documents À déterminer.











R1 : Verser les dossiers majeurs: dossiers ayant une grande influence médiatique, impliquant des sommes d'argent (10 000$ et +) ou comportant des changements importants, politique, social ou économique, pour la société québécoise.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001712014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRelations avec les médias

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

5.08



Description et utilisation Québec et /ou international















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001722014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreListe des agents de liaison

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

5.09


















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001732014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitrePublications


5.10


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDircetion des communications

Description et utilisation Conception, rédaction, révision, traduction, édition, distribution.

Types de documents Feuillets, dépliants, affiches











R1 : Verser les publications non soumises au dépôt légal (feuillets, dépliants, affiches, etc.)




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001742014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreExpositions


5.11




Types de documents Catalogues, dossiers de recherche, registres de présence, photographies, rapports d'exposition











R1 : Verser les catalogues, les dossiers de recherche, les registres de présence, les photographies et les rapports d'exposition.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001752014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitrePublicité


5.12




Types de documents Rapports d'activités











R1 : Verser les rapports d'activités.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001762014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAudiovisuel

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

5.13


















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001772014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRétro-information

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

5.14




Types de documents Sondages, rapports d'analyse.











R1 : Verser les sondages et les rapports d'analyse.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001782014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRevue de presse


5.16

Processus / Activité Code de classification403


Description et utilisation Documents dans lesquels on retrouve principalement les articles de journaux concernant les sujets intéressants le Ministère. La fréquence de production peut varier. Plusieurs en produisent une par jour.Types de documents Articles de journaux.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001792014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDossiers de M.R.C.



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalService de la gestion financière et administrative

Description et utilisation Historique, cheminement, correspondance et assistance technique pour tout ce qui touche aux M.R.C.

Types de documents Correspondance









Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001802014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDossiers de municipalités




Description et utilisation Comprenant: Analyse financière, assistance technique, plaintes et travaux spéciaux.

Types de documents Analyse financière, plaintes et rapports spéciaux.









Secondaire - - - -


R1 : Verser les plaintes importantes et les rapports spéciaux.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001812014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDossiers de vérification




Description et utilisation Vérification des programmes d'aide, schéma, fonctionnement, etc. pour les MRC.










Secondaire - - - -


R1 : Verser les rapports officiels.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001822014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitrePré-enquêtes ( Municipalités, M.R.C., Régies)




Description et utilisation Pré-enquête menant à une enquête officielle de la Commission municipale du Québec et rapports d'enquêtes.

Types de documents Pré-enquête, rapports d'enquêtes









Secondaire - - - -


R1 : Jusqu'au dénouement.R2 : Verser les rapports d'enquêtes qui ne font pas l'objet d'une enquête officielle de la Commission municipale du Québec.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001832014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreSituation financière des municipalités




Description et utilisation Correspondance adressée aux municipalités concernant les situations déficitaires, budgets et rapports financiers en retard.Types de documents Correspondance, budgets, rapports financiers.









Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001842014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreCahiers ou dossiers informatiques



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalService de la vérification

Description et utilisation Contient soit des données par municipalités, des données regroupées, des compilations, des calculs, etc. (Données provenant des fichiers informatiques).

Cahiers ou dossiers conservés dans le service.Types de documents Cahiers et dossiers informatiques.









Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001852014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreFonds de roulement




Description et utilisation Contient les règlements de création et d'augmentation des fonds de roulement ainsi que les accusés réceptions - Les lois municipales exigent cette transmission.

Dossiers à la gestion des documents.Types de documents Règlements de création et d'augmentation des fonds de roulement, accusés réceptions.









Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001862014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitrePrévisions budgétaires



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalService de l'information financière et de la vérification

Description et utilisation Contient les budgets que les municipalités et les autres organismes sont tenus de produire annuellement au Ministère selon les lois municipales.Types de documents Budgets, feuilles de signature, feuilles de vérification (check point) du processus de transmission des documents.



Remarques généralesLe délai semi-actif est passé de deux à sept ans en date du 28 octobre 2010 à la suite d'une rencontre avec le directeur du Service de l'information financière et de la vérification, afin que la période semi-active soit semblable pour les prévisions budgétaires, les rapports financiers et les indicateurs de gestion municipaux.






Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001872014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRapports financiers




Description et utilisation Contient les rapports financiers ainsi que les indicateurs de gestion (municipaux) que les municipalités et les autres organismes sont tenus de produire annuellement au Ministère selon les lois municipales.Types de documents Rapports financiers, feuilles de signature, feuilles de vérification (check point) du processus de transmission des documents.



Remarques généralesLe délai semi-actif est passé de deux à sept ans en date du 28 octobre 2010 à la suite d'une rencontre avec le directeur du Service de l'information financière et de la vérification, afin que la période semi-active soit semblable pour les prévisions budgétaires, les rapports financiers et les indicateurs de gestion municipaux.






Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001882014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreApprobation des programmes triennaux



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalService des études et programmes

Description et utilisation Dossiers relatifs à l'approbation des programmes triennaux des communautés urbaines ou régionales et des organismes publics de transports.Types de documents À déterminer.









Secondaire - - - -






Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001892014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreComité consultatif sur l'administration financière des municipalités




Description et utilisation Travaux du comité consultatif sur l'administration financière des municipalités.










Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001902014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreComité intergouvernemental sur l'élaboration des données locales




Description et utilisation Dossiers relatifs à la participation du Ministère à ce comité (procès-verbaux, correspondance, formulaire de différentes provinces)Types de documents Procès-verbaux, correspondance, formulaire









Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001912014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreProgrammes de paiements




Description et utilisation Dossiers de paiements et correspondance relatifs aux programmes de péréquation et TGE (télécommunication, gaz, électricité).Types de documents Dossiers de paiement, correspondance.









Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001932014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreComité de vérification Schefferville (Loi 86)



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalService des subventions

Description et utilisation Règles, rapports statistiques, suivi administratif, bilan des opérations et cheminement des dossiers, dossiers des locataires, propriétaires, commerces et maisons mobiles par ordre alphabétique.Types de documents Règles, rapports statistiques, bilan des opérations, procès-verbaux.









Secondaire - - - -


R1 : Jusqu'au dénouement.R2 : Verser les règles, rapports statistiques, le bilan des opérations et les procès-verbaux.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001952014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreProgrammes de création d'emplois du Canada




Description et utilisation Formulaire de demande d'aide financière, entente tripartite (municipalités - gouvernements fédéral et provincial).

Types de documents Formulaire de demande d'aide financière, entente tripartite.









Secondaire - - - -






Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

001962014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreProgrammes de création d'emplois du Québec





Types de documents Formulaires de demande/contrat, engagements, promesses d'aide financière, demandes de paiement, lettres de transmission de chèques, grilles d'analyse.









Secondaire - - - -






Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002012014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreProgrammes fédéraux de création d'emplois - Suivi administratif




Description et utilisation Suivi administratif et liste des dossiers par circonscription électorale, par région administrative, par MRC et par strate de population.Types de documents Liste









Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002022014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAutorisation de dépenser pour fins industrielles



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalService du financement municipal

Description et utilisation Demandes des municipalités, analyse et autorisation du Ministère.










Secondaire - - - -


R1 : Jusqu'à l'autorisation du ministère.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002032014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreCahiers des échéanciers



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalService du financement municipal

Description et utilisation Suivi administratif des émissions en cours










Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002042014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreCautionnement



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalFinances municipales

Description et utilisation Documents transmis par les municipalités qui désirent cautionner un organisme. Des rapports d'analyse financière, des recommandations légales et une lettre de refus ou d'approbation sont produits.Types de documents Copie certifiée conforme de la résolution du conseil, projet d'acte de cautionnement, copie des lettres patentes, du rapportfinancier, du budget de l'organisme et du contrat de prêt entre l'organisme et l'institution financière, rapports d'analyse financière, recommandations légales et lettre de refus ou d'approbation.








Principal PA 2 888 R1 Destruction

Secondaire - - - -


R1 : Durée du cautionnement n'excédant pas 20 ans de conservation.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002052014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreEngagement de crédits




Description et utilisation Documents transmis par les municipalités relatifs aux engagements de crédits de plus de 5 ans qui concernent notament des contrats de location, des conventions de services et de location d'un bien ou d'une bâtisse. Des rapports d'analyse financière, des recommandations légales et une lettre d'approbation ou de refus sont produits.Types de documents Copie certifiée conforme de la résolution du conseil, projet de contrat, rapports d'analyse financière, recommandations légales et lettre d'approbation ou de refus.









Secondaire - - - -


R1 : Durée de l'engagement de crédit n'excédant pas 25 ans de conservation.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002062014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreFinancement municipal




Description et utilisation Documents transmis par une municipalité, M.R.C., communauté urbaine, communauté métropolitaine ou régie (copie certifiée conforme de la résolution du conseil et formulaire complété d'une demande de financement de la dette par obligation ou par billet) pour prise en charge du processus de soumission par le ministère au nom de celle-ci. Des études sur l'identification des besoins de financement sont produits pour fin de validation et d'émission d'un certificat de validité. Des documents permettant de décréter la dépense à financer et étaler le remboursement de la dette sur plusieurs années de financement sont produits.Types de documents Copie certifiée conforme de la résolution du conseil, formulaire complété de demande de financement de la dette, études sur l'identification des besoins de financement









Secondaire - - - -


R1 : Durée du terme du règlement d'emprunt le plus long + 5 ans de conservation.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002072014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreProgramme des dépenses en immobilisations


Processus / Activité Code de classificationX1 101 020


Description et utilisation Dossier comprenant les documents administratifs relatifs à l'approbation par le ministère des Affaires municipales des programmes triennaux des immobilisations des municipalités.Types de documents À déterminer.









Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002082014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRèglement d'emprunt




Description et utilisation Documents transmis par les municipalités pour approbation d'un règlement d'emprunt. Des rapports d'analyse financière, des recommandations légales et une lettre d'approbation ou de refus sont produits.Types de documents Avis de motion, résolution d'adoption d'un règlement d'emprunt, copie certifiée conforme du règlement d'emprunt, avis public, fiche de règlement d'emprunt complétée, estimation de la dépense, rapports d'analyse financière, recommandations légales, lettre d'approbation ou de refus.









Secondaire - - - -


R1 : Tant que l'emprunt prévu au règlement n'a pas été remboursé en totalité plus 5 ans de conservation.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002112014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRéforme de la fiscalité municipale



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDirection de la recherche et des politiques, Service des études et programmes

Description et utilisation Dossiers généraux relatifs à la réforme fiscale et données relatives aux simulations.










Secondaire - - - -


R1 : Transférer les dossiers et les documents devenus caducs suite à une modification de la Loi sur la fiscalité municipale ou à un changement de la réglementation.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002122014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreComité d'orientation sur le barème de taux du MÉFQ




Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs au Comité d'orientation sur le barème du taux à fixer dans le Manuel de l'évaluation foncière (MÉFQ). Ce Comité succède au Comité consultatif en évaluation foncière.Types de documents Convocations, ordres du jour, comptes rendus ou procès-verbaux, rapports














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002132014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreProgrammes de compensations



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalService des programmes de compensation

Description et utilisation Données relatives à la demande et au paiement des compensations tenant lieu de taxes aux corporations municipales de la province.Types de documents À déterminer.









Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002142014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreProgrammes de compensation




Description et utilisation Données relatives à la demande et au paiement des compensations des fermes, des corporations municipales.










Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002152014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreComité consultatif COMAQ-CSMQ-AEMQ-DGEF





Types de documents Avis de convocation, documents de supports, procès-verbaux.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002162014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreVentes immobilières



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalService de l'animation

Description et utilisation Données relatives aux ventes immobilières. Relevés de toutes les transactions immobilières au Québec.

Types de documents Relevés de transactions immobilières









Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002172014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreMédianes foncières




Description et utilisation Dossier de l'approbation des médianes de chaque rôle.










Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002182014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRôles de valeur locative




Description et utilisation Liste énumérant la valeur locative de chaque place d'affaires dans les municipalités.

Types de documents Liste de valeur locative des places d'affaires.









Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002192014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreMédianes locatives




Description et utilisation Dossiers de l'approbation des médianes de chaque rôle.










Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002202014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreTableau vert



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalBureau des Sous-ministres

Description et utilisation Suivi des documents transmis aux organismes centraux (pour approbation).










Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002212014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreTable Québec/Municipalités



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalBureau des Sous-ministres

Description et utilisation Tous les documents qui concernent les négociations entre Québec et ses municipalités.















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002292014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRestructuration municipale



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalService de l'organisation municipale

Description et utilisation Documents officiels, analyses, rapports et documents d'approbation concernant les ententes intermunicipales, les annexions, les fusions, changement de nom, démembrements, détachements, etc.Types de documents Documents officiels, analyses, rapports et documents d'approbation















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002342014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRenforcement des bureaux régionaux



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalService des bureaux régionaux

Description et utilisation Divers documents d'appui (statistiques, sessions de formation des délégués, demandes des municipalités, etc.) afin d'accroître le soutien et le rôle des bureaux régionaux.Types de documents Statistiques, demandes des municipalités, bilans des activités











R1 : Jusqu'au dénouement.R2 : Verser les bilans des activités.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002362014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRelations internationales



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDirection de la recherche et des politiques

Description et utilisation Documents relatifs aux relations avec l'étranger, à l'exception de la coopération internationale, et touchant les divers secteurs: économique, politique, social, culturelTypes de documents À déterminer.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002372014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRelations intergouvernementales




Description et utilisation Documents concernant les relations fédérales-provinciales et interprovinciales, à l'exception de la coopération internationaleTypes de documents À déterminer.











R1 : Verser les dossiers dans lequel le Ministère est directement impliqué à l'exception des dossiers d'information.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002382014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreCoopération intergouvernementale

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

1.31



Description et utilisation Documents relatifs aux missions, échanges et stages à l'étranger subventionnés ou non par le ministère des Relations internationales.Types de documents À déterminer.











R1 : Un an après la fin de la mission, de l'échange ou du stage.R2 : Verser les programmes et les rapports de mission, d'échange ou de stage. De plus, verser toute correspondance qui ajoute des informations explicatives en complément aux programmes et rapports versés.R3 : Fin de la mission, de l'échange ou du stage.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002392014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreCoopération intergouvernementale




Description et utilisation Documents relatifs aux missions, échanges et stages reliés à la ccopération fédérale-provinciale et inter-provinciale.












R1 : Jusqu'au dénouement.R2 : Verser les projets de travail acceptés, les programmes d'étude et les rapports finals.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002402014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRequête pour autorisation d'exproprier en vertu des articles 571 et 572 LCV1



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDirection des affaires juridiques

Description et utilisation Une municipalité qui désire exproprier un bien de Sa Majesté, d'une fabrique, d'une corporation religieuse, etc., doit procéder par requête adressée au Gouvernement et une opposition peut être adressée au ministre des Affaires municipales.Types de documents À déterminer.









Secondaire - - - -


R1 : Jusqu'à l'acceptation de la requête.R2 : Verser les requêtes, les évaluations, les autorisations et les avis juridiques.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002412014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreImposition d'une réserve à des fins industrielles par les municipalités et par la Ville de Montréal assujetties à la Loi sur les immeubles industriels municipaux




Description et utilisation Voir titre - requiert l'approbation du MAM et du MICT. Cette demande se fait par résolution et concerne les municipalités assujetties à la Loi sur les immeubles industriels municipaux. La Ville de Montréal procède à l'imposition d'une telle réserve par le pouvoir que lui donne sa charte.Types de documents À déterminer.









Secondaire - - - -


R1 : Jusqu'à l'approbation par les ministères des Affaires municipales et de l'Industrie, du Commerce et de la Technologie.R2 : Verser les autorisations des ministères et les avis juridiques.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002422014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAvis public d'aliénation d'un bien municipal.




Description et utilisation Avis public transmis au ministre des Affaires municipales qui identifie le bien qu'une municipalité aliène autrement qu'à l'enchère ou par soumissions publiques lorsqu'elle n'en a plus besoin. Il identifie l'acquéreur et le prix payé.Types de documents À déterminer.


Références juridiquesCode de procédure civile, art.33







Secondaire - - - -


R1 : Jusqu'à ce que le délai d'une contestation judiciaire appréhendée soit éteint.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002432014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreCours municipales




Description et utilisation Dossiers relatifs aux cours municipales dans les municipalités - Règlement ou ententes pourvoyant à leur implantation - Décret pour la constitution de ces cours.Types de documents Règlements, ententes, décret









Secondaire - - - -


R1 : Jusqu'à la dissolution de la cour municipale.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002442014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRestriction à la conduite des bâteaux




Description et utilisation Demandes par les municipalités adressées au ministre des Affaires municipales, pour que le règlement fédéral sur les restrictions à la conduite des bâteaux s'applique sur des plans d'eau. Ces demandes se font par résolution à laquelle est jointe procès-verbaux d'assemblée de consultation, avis public, etc.Types de documents Résolution, procès-verbaux d'assemblée de consultation, avis public









Secondaire - - - -


R1 : Tant qu'utile.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002452014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreÉlections et référendums dans les municipalités




Description et utilisation Dossiers où, en vertu de la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités, une autorisation du Ministre estrequise, soit par décret ou autrement: fixation date d'élection, division en districts électoraux, durée du terme des conseillers, vacance au conseil, rémunération des officiers d'élection, etc.Types de documents À déterminer.


Références juridiquesCode de procédure civile, art. 33.







Secondaire - - - -






Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002462014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreProjets de loi privés et publics



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalAffaires juridiques

Description et utilisation Documents de nature législative produits par le Ministère ou à la suite des demandes provenant des municipalités ou d'autres instances. Ils sont étudiés et préparés par le Ministère. Les documents comprennent les versions explicatives et finales.Types de documents À déterminer.











R1 : Jusqu'à la sanction ou la fermeture du dossier plus un an.R2 : Jusqu'à la sanction ou la fermeture du dossier




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002472014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreImmeubles industriels municipaux




Description et utilisation Contient règlements (ne requérant pas d'emprunt), résolutions et autres documents de municipalités relatifs à l'acquisition,l'aliénation ou l'utilisation à des fins industrielles ou à des fins autres qu'industrielles, la construction d'immeubles industriels municipaux ou à la constitution d'un fonds industriel ou d'une réserve à des fins industrielles qui doivent être transmis au ministère des Affaires municipales et qui requièrent, dans certains cas, son approbation.Types de documents Règlements, résolutions









Secondaire - - - -


R1 : Jusqu'à l'aprobation par les ministères des Affaires municipales, et de l'Industrie, du Commerce et de la Technologie.R2 : Verser les autorisations des ministères et les avis juridiques.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002482014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreTarif de location pour le Service des incendies




Description et utilisation Résolution d'une municipalité établissant les tarifs pour la location des services de sa brigades des incendies. L'approbation par le ministre des Affaires municipales de cette résolution est requise en vertu de la Loi sur l'entraide contre les incendies.Types de documents Résolutions.


Références juridiquesCode de procédure civile, art. 33. Loi sur l'entraide contre les incendies.







Secondaire - - - -






Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002492014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRèglements adoptés en vertu du régime de retraite des élus municipaux.




Description et utilisation Règlements adoptés par les municipalités et relatifs au régime de rentes ou de retraite des élus, ne requièrent pas d'approbation mais examen par la Direction des affaires juridiques.Types de documents Règlements.


Références juridiquesCode de procédure civile, art. 33







Secondaire - - - -






Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002502014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreVente d'imeubles pour taxes




Description et utilisation Autorisation en vertu de l'article 539 LCV et 1040 C.M. Revente d'immeubles acquis par la municipalité lors d'une vente pour taxes et demande d'un délai additionnel pour vendre cet immeuble ainsi acquis pour des fins municipales. Dans les deux cas, l'autorisation du Ministre est requise.Types de documents Autorisations.


Références juridiquesCode de procédure civile, art. 33. Loi sur les cités et villes, art. 539, Code municipal, art. 1040.







Secondaire - - - -


R1 : Jusqu'à ce que le délai d'une contestation judiciaire appréhendée soit éteint R2 : Verser les autorisations.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002512014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAvis juridiques




Description et utilisation Avis juridiques divers dont la demande origine du ministère-client et parfois d'autres entités gouvernementales. Ces avis peuvent revêtir diverses formes: opinions, rédaction de projets de lettre pour signature, contrats, décrets d'exclusion et autres types de décret. Ces dossiers peuvent aussi concerner les procédures judiciaires où le ministère est concerné.Types de documents Avis juridiques : opinions, rédaction de projets de lettre, contrats, décrets d'exclusion, procédures judiciaires, etc.









Secondaire - - - -


R1 : Jusqu'à la fermeture du dossier + 1 an.




Transaction

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No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002522014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreNomination de constables spéciaux




Description et utilisation Nomination de constables spéciaux par règlement à être approuvée par le ministre des Affaires municipales et de la Sécurité publique en vertu de la Loi de police.Types de documents À déterminer.


Références juridiquesLoi de police, Code de procédure civile, art. 33.







Secondaire - - - -


R1 : Jusqu'à ce que le délai d'une contestation judiciaire appréhendée soit éteint




Transaction

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No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002532014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreSommaire du rôle d'évaluation foncière


Processus / Activité Code de classificationX1 109 010

Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDirection de l'évaluation foncière, Service de l'animation

Description et utilisation Sommaire du rôle d'évaluation foncière pour chaque municipalité.

Types de documents Sommaire du rôle d'évaluation foncière.









Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002552014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreCommissions d'enquêtes




Description et utilisation Documents administratifs, produits ou reçus, relatifs aux commissions d'enquêtes dont le ministère des Affaires municipales est le principal ou un des principaux intervenants.Types de documents À déterminer.















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002562014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAssistance financière en urbanisme et en aménagement du territoire


Processus / Activité Code de classificationX1 201 030 À X1 201 210

Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDirection générale de l'urbanisme et de l'aménagement du territoire

Description et utilisation Documents administratifs, produits ou reçus, relatifs à l'assistance et aux programmes d'aide financière en urbanisme et en aménagement du territoire. Programmes AIDA, PAIRA, subventions aux M.R.C., PARTM, Revicentre, réorganisation de Schefferville, aide pour la protection du littoral de la Gaspésie et des Iles-de-la-Madeleine, lieux d'élimination des déchets, EDER, MAM (DGUAT)-SAR, fonds Laprade, villages nordiques, PAFREM, infrastructures urbaines.

Suivi administratif. Dossiers des subventions. Dossiers des propriétaires. Dossiers des municipalités. Dossiers des compagnies, organismes et sociétés. Dossiers des locataires. Dossiers des projets. Outils de gestion. Dossiers des M.R.C. Dossiers des communautés urbaines. Dossiers d'avis techniques.Types de documents À déterminer















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002572014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreVérification de l'assistance financière


Processus / Activité Code de classificationX1 201 S03

Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalService des programmes d'aide financière et de compensation

Description et utilisation Documents administratifs, produits ou reçus, relatifs à la vérification de l'assistance et des programmes d'aide financière établis par le ministère des Affaires municipales.Types de documents À déterminer.











R1 : Après réalisation du dossier et la vérification sur place des coûts réels des travaux par un vérificateur.R2 : Verser le rapport de vérification et coûts réels des travaux.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002582014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreOrientations gouvernementales en urbanisme et en aménagement du territoire.


Processus / Activité Code de classificationX3 100

Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalService des orientations gouvernementales et gestion de la L.A.U.

Description et utilisation Documents administratifs, produits ou reçus, relatifs aux orientations gouvernementales en urbanisme et en aménagement du territoire. Orientations ministérielles. Rencontres interministérielles. Dossiers thématiques.Types de documents Planification, recherche, études, rapports, bilans











R1 : Jusqu'à remplacement par une nouvelle orientation gouvernementale.R2 : Verser les dossiers d'orientations gouvernementales incluant planification, recherche, études, rapports et bilans.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002592014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAménagement du territoire des M.R.C. et des communautés urbaines.



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDirection générale de l'urbanisme et de l'aménagement du territoire

Description et utilisation Documents administratifs, produits ou reçus, relatifs à l'aménagement du territoire dans les M.R.C. et les communautés urbaines. Extensions de délais. Commission de l'aménagement. Avis d'intervention. RCI et ses modifications. RCI ultérieur et ses modifications. Schéma d'aménagement. Modifications du schéma d'aménagement. Documents en vertu del'article 56.1. Projet de schéma d'aménagement révisé. Schéma d'aménagement révisé. Modifications du schéma d'aménagement révisé.

Dossiers par régions administratives, régions métropolitaines de recensement, M.R.C. et communautés urbaines.Types de documents Avis, shéma d'aménagement, études, rapports


Références juridiquesLoi sur l'aménagement et l'urbanisme, art. 56.1, 149 et 158.









R1 : Jusqu'à nouvelle version du schéma d'aménagement.R2 : Verser les études et rapports qui ont donné lieu à une modification, désaveu et ordonnance du ministre ainsi qu'à toute intervention gouvernementale effectuée en vertu des articles 149 et 158 de la L.A.U.




Transaction

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No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002602014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAménagement du territoire des municipalités locales. Extensions de délais.



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDirection générale de l'urbanisme et de l'aménagement du territoire.

Description et utilisation Documents administratifs, produits ou reçus, relatifs à l'aménagement du territoire des municipalités locales (plan d'urbanisme). Extensions de délais.

Dossiers par municipalités locales.Types de documents Plans d'urbanisme











R1 : Jusqu'à l'adoption du plan d'urbanisme.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002612014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreÉtudes d'impact en aménagement du territoire



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalService des orientations gouvernementales et de la gestion de la L.A.U.

Description et utilisation Documents administratifs, produits ou reçus, relatifs aux avis en aménagement du territoire au ministère des Affaires municipales.Types de documents Avis











R1 : Jusqu'au dénouement.R2 : Conserver les avis du ministère des Affaires municipales.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002622014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitrePlaintes des citoyens et des organismes


Processus / Activité Code de classification4370


Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs aux plaintes des citoyens et des organismes.












R1 : Jusqu'au règlement du dossier.R2 : Verser les plaintes qui ont un impact important ainsi que les statistiques annuelles.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002632014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreComités et réunions externes




Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs aux comités et réunions externes: comités interministériels, comités conjoints avec les municipalités.Types de documents Convocations, ordres du jour, comptes rendus, procès-verbaux, rapports, documents annexés.











R1 : Verser les procès-verbaux et documents déposés des comités et réunions administratives externes que le Ministère met sur pied ou dont il coordonne l'élaboration, la mise à jour et assure le suivi.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002662014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreJournalisation



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDirection générale de la gestion et du budget

Description et utilisation Documents permettant d'effectuer l'opération comptable de l'entrée des factures, entrées de fonds, etc...

Opération comptable permettant la mise à jour des livres comptablesTypes de documents À déterminer.









Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002792014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreListe de sortie SAGIP



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDirection générale de la gestion et du budget

Description et utilisation 15-S02 Liste des variations à la paie 15-S03 Liste des chèques manuels 15-S04 Liste des chèques et dépôts annulés 15-S04 Liste des remboursements .15-S05 Liste des chèques à vérifier15-S13 Sommaire de la dépense15-S17 Engagement budgétaire15-S20 Liste des conciliation de paie15-S31 Liste des transferts de dépenses15-S33 Microfiches24-S13 Sommaire des prévisions budgétaires24-S90 État des effectifs en place50-S01 Liste des employés visés par le changement de salaire et/ou paiement de la rétro et/ou forfétaire.

Listes de sorties nécessaires à la vérification et aux opérations comptables du système automatisé de gestion des informations sur le personnel ( SAGIP ).Types de documents Listes de sortie SAGIP.









Secondaire - - - -





Transaction

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No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002802014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreGestion des conventions et des subventions



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalService du contrôle budgétaire

Description et utilisation - Émission des subventions.- Copies de conventions, d'addendas et de notes au dossier- Entente intermunicipale.

(Subventions dans le cadre du programme d'assainissement des eaux)

Justification : La subvention est répartie durant une période de vingt ans, donc les dossiers doivent demeurer actifs.Types de documents Copies de conventions, d'addendas, de notes, ententes municipales.











R1 : Durée de la subvention.




Transaction

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No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002812014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAssainissement urbain - Dossier légal



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDirection de l'assainissement urbain

Description et utilisation - ententes signées et documents de fermeture des ententes- addendas signés- décrets et C.T. relatifs à la municipalité- sommaire de projet- note au dossier- règlement municipaux sur les entrées de service et sur les rejets dans les réseaux d'égout- ententes intermunicipales- ententes avec les industries- résolutions des conseils municipauxTypes de documents Ententes signées et documents de fermeture des ententes, addendas signés, décrets et C.T. relatifs à la municipalité, sommaire de projet, note au dossier, règlement municipaux, ententes intermunicipales, ententes avec les industries, résolutions des conseils municipaux.











R1 : Jusqu'à l'émission de l'avis de conformité. Habituellement, elle arrive 2 ans après la mise en eau d'une station d'épuration.


Transaction

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No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002822014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAssainissement urbain - Accords de principe et certificat d'autorisation




Description et utilisation - accords de principe émis par l'assainissement urbain- certificats d'autorisation émis par l'assainissement urbain- lettre d'autorisation des directives de changement et des réclamations- fiches de validation du SET et SANTypes de documents Accords de principe, certificats d'autorisation, lettre d'autorisation des directives de changement et des réclamations, fiches de validation du SET et SAN











R1 : Jusqu'à l'émission de l'avis de conformité




Transaction

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No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002832014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAssainissement urbain - Inscription à la programation et avant-projet




Description et utilisation - Documents relatifs à l'inscription, à la programmation : résolution de la municipalité, réponses du ministre, rapports techniques sommaires pour identifier une solution potentielle ainsi qu'une enveloppe budgétaire globale.

Tous ces renseignements sont repris plus en détail dans le dossier «E» (Études préliminaires).Types de documents Résolution de la municipalité, réponses du ministre, rapports techniques, enveloppe budgétaire globale.











R1 : Jusqu'à l'émission de l'avis de conformité.




Transaction

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No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002842014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAssainissement urbain - EPIC (eaux parasites par infiltration et captage)




Description et utilisation Mesures et analyses sur les réseaux d'égout pour identifier et quantifier les eaux parasites par captage. Comprend les rapports techniques et les devis du Ministère.Types de documents Rapports techniques, devis du Ministère.















Transaction

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No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002852014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAssainissement urbain - Études préliminaires (E)




Description et utilisation - Rapports et études techniques préalables à la préparation des plans et devis.

Types de documents Rapports et études techniques.















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002862014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAssainissement urbain - Réhabilitation




Description et utilisation - Travaux correctifs sur les réseaux d'égout suite aux études EPIC (eaux, parasites, infiltration, captage): plans et devis.

Types de documents Plans, devis.















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002872014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAssainissement urbain - Interception (G) et traitement (H)




Description et utilisation - plans soumis pour autorisation- devis particuliers- addendas- rapports d'analyse des soumissions- comptes rendus de réunions de chantier- documents accompagnant les directives de changement et les réclamations- certificats d'acceptation provisoire et d'acceptation finale.Types de documents Plans soumis pour autorisation, devis particuliers, addendas, rapports d'analyse des soumissions, comptes rendus de réunions de chantier, certificats d'acceptation provisoire et d'acceptation finale.











R1 : Jusqu'à l'émission de l'avis de conformité. À l'intérieur du dossier, soulignons que les «plans tels que construits» remplaceront les «plans autorisés» dès leur réception.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002882014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAssainissement urbain - suivi de l'exploitation - cahier des exigences




Description et utilisation Documents rédigés à l'interne qui font le bilan sur tous les travaux (problématique, exigences, programme de suivi, comportement des ouvrages).Types de documents À déterminer.











R1 : 10 ans après l'émission de l'avis de conformité.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002892014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAssainissement urbain - suivi de l'exploitation - Coordination du suivi




Description et utilisation - Comprend des documents d'ordre administratif tel que correspondance, résolution, commandes de correctifs.

Types de documents Correspondance, résolution, commandes de correctifs.















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002902014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAssainissement urbain - suivi de l'exploitation - conformité





Types de documents Études de conformité, rapports de mise en service et d'évaluation de performance.















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002912014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAssainissement urbain - suivi de l'exploitation - rapports municipaux de suivi




Description et utilisation - Rapports mensuels des opérateurs des ouvrages d'assainissement (charges, débit, etc.)

Types de documents Rapports mensuels.











R1 : En janvier de chaque année, les rapports de la troisième année précédente sont détruits tant et aussi longtemps que l'avis de conformité n'a pas été émis.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002922014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAssainissement urbain - suivi de l'exploitation - manuels d'exploitation




Description et utilisation - Manuels des fournisseurs pour le fonctionnement des équipements d'assainissement.

Types de documents Manuels des fournisseurs.















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002932014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreAssainissement urbain - gestion de projet (général)




Description et utilisation - Comprend tout document d'ordre général relatif à la gestion du projet.
















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002942014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreLoisir et Sports



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDirection générale du loisir et des sports

Description et utilisation - Documents de généralités visant la promotion du loisir et des sports et des activités qui le composent.

Types de documents Programmes, politiques, rapports d'activités











R1 : Verser les programmes, politiques et raports d'activités.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002952014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreCoopération en loisir et sports - Dossiers d'organismes coopératifs




Description et utilisation - Dossiers coopératifs par client : correspondance, rapports, projets.

Types de documents Correspondance, rapports, projets, études.









Secondaire - - - -


R1 : Jusqu'à la fin de la coopérationR2 : Verser les rapports et les études commandés par le Ministère.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002962014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreCoopération en loisir et sports




Description et utilisation - Documents concernant le bilan de l'exercice annuel, rapport d'étape des activités en cours, programme d'intervention.

Types de documents Bilan de l'excercie annuel, rapport d'étape, programme d'intervention.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002972014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreActivités de loisir et sports




Description et utilisation - Documents généraux relatifs aux différentes activités exploitées par le Ministère: activités socio-culturelles, éducatives, touristiques et sportives. Programmes, politiques, comité de sélection, jury etc.Types de documents Programmes, politiques











R1 : Seulement pour les programmes et politiques, 3 ans pour les autres types de documents.R2 : Verser les politiques, les programmes et rapports.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

002992014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreOrientations ministérielles en loisir et sports



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDirection générale du loisir et sports

Description et utilisation - Ensemble des documents de généralité relatifs aux orientations ministérielles dans les secteurs sous sa juridiction, soit les sports, l'activité physique, le loisir socio-culturel, le plein-air, les programmes à la jeunesse, les parcs de conservation et récréation, les équipements de loisir et les programmes municipaux.Types de documents À déterminer.











R1 : Verser les dossiers d'orientations gouvernementales incluant planification, recherche, études, rapports et bilans.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003002014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreStages en loisir et sports




Description et utilisation - Stages Québec-Wallonie-Bruxelles: organisation des stages, programmes d'échange, rapport du comité d'évaluation, évaluation, rapport conjoint Québec-Belgique, dossiers de stagiaires.Types de documents Programmes d'échange, raport du comité d'évaluation, évaluation, rapport conjoint Québec-Belgique











R1 : Jusqu'à modification programme de stage.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003012014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreServices de la Sûreté du Québec dans les municipalités



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDirection des programmes d'aide financière et de compensation

Description et utilisation Pièces justificatives des paiements des sommes dûes par les municipalités pour les services de la Sûreté du Québec.

Types de documents Pièces justificatives.









Secondaire - - - -





Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003022014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDécentralisation administrative



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalService des institutions municipales et de la formation

Description et utilisation Documents administratifs relatifs à la décentralisation provenant des unions municipales, des ministères, des groupes de travail, des cellules de réflexion et des expériences-pilotes.Types de documents Mémoires, notes et autres.











R1 : Jusqu'à la fin du projet de décentarlisationR2 : Verser les mémoires, les procès-verbaux, les résolutions, les rapports et les études.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003032014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRevue de presse - Profils d'intérêt

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

5.17



Description et utilisation Documents qui comprennent, entre autres, une liste des journaux dépouillés et une liste des sujets à retenir pour créer la revue de presse. On les retrouve souvent avec le contrat lorsque la revue de presse est faite à l'extérieur du Ministère.Types de documents Liste des journaux, liste des sujets.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003042014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitrePolitiques, règlements, normes, directives, procédures et programmes externes




Description et utilisation Documents relatifs à différents sujets et provenant de différents ministères et organismes gouvernementaux, centraux ou non (programmes gouvernementaux, délégation de pouvoirs gouvernementaux et als)Types de documents Programmes gouvernementaux











R1 : Application bureautique en format PDF.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003062014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreCodification administrative

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.10



Description et utilisation Liste de tous les centres de responsabilités (CR) ou ce qui en tient lieu.

Types de documents Liste des centres de responsabilités.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003072014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreCycle budgétaire - dossiers préparatoires

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.11



Description et utilisation Dossiers préparatoires pour la revue des programmes budgétaires, pour les crédits détaillés et pour la défense des créditsélaborés par le Ministère.Types de documents À déterminer.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003082014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreCycle budgétaire - Prévisions budgétaires


2.12



Description et utilisation Dossier constitués de différents documents d'établissement des prévisions budgétaires ainsi que les prévisions budgétaires comme telles.Types de documents Prévisions, budgétaire














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003092014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreStructure budgétaire

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.16



Description et utilisation Liste des codes budgétaires produite par le Ministère ou par le ministère des Finances.

Types de documents Liste des codes budgétaires.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003102014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreStructure budgétaire interne

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.17



Description et utilisation Dossiers relatifs aux structures de gestion financière interne comprenant, entre autres, des documents sur la structure descentres de gestion, les structures d'engagement, etc.Types de documents À déterminer.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003112014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreChargement du système SYGBEC

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.18



Description et utilisation Dossiers comprenant les formulaires de saisie, les formulaires de demande de correction ainsi que les formulaires de modification.Types de documents Formulaires de saisie, formulaires de demande de correction, formulaire de modification.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003122014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreCommandes locales (C.L.) de 25 000,00 $ ou plus. Appels d'offres et soumissions de 25 000,00$ ou plus




Description et utilisation Ces dossiers concernent les dépenses de fonctionnement, les dépenses de capital, les dépenses de transfert et les engagements financiers. Ils comprennent, entre autres, les commandes locales de 25 000,00$ ou plus ainsi que les appels d'offres et soumissions de 25 000,00$ ou plus.

Les soumissions non retenues apparaissent au délai 313.Types de documents Commandes locales, appels d'offres, soumissions.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003132014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreSoumission non retenues

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.23



Description et utilisation Ces dossiers comprennent l'ensemble des soumissions non retenues ainsi que la correspondance échangée lors des appels d'offres.Types de documents Soumissions non retenues, correspondance.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003142014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRegistre des négociations de contrat

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.24



Description et utilisation Registre dans lequel tous les renseignements nécessaires lors de la négociation de contrats sont consignés.

Types de documents Registre des négociations de contrat.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003152014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreCartes de frais gouvernementales


2.30



Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion des cartes de frais gouvernementales. Ils comprennent, entre autres, la correspondance avecl'institution bancaire, les demandes d'adhésion, les relevés mensuels ainsi que le décret se rattachant à la gestion des cartes de frais gouvernementales.Types de documents Correspondance, demandes d'adhésion, relevés mensuels, décret














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003162014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreTarification des services - Dossiers d'établissement

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.32



Description et utilisation Les dossiers comprennent, entre autres, le répertoire des tarifs, le règlement sur la tarification, le contrôle de facturation des ententes d'occupation ainsi que l'établissement annuel des budgets-clients.Types de documents Répertoire des tarifs, règlement sur la tarification, contrôle de facturation des ententes d'occupation et l'établissement annuel des budgets-clients.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003172014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreComptes à recevoir

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.33



Description et utilisation Ces dossiers comprennent les factures, les documents sur les encaissements, les documents d'écriture comptable, les documents de conciliation des comptes comptables, des copies de chèques (s'il y a lieu) ainsi que de la correspondance.

Cette règle inclut également les dossiers de perception générés par la tarification des services.Types de documents Factures, documents sur les encaissements, documents d'écriture comptable, documents de conciliation des comptes comptables, copies de chèques, correspondance.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003182014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreFonds renouvelables


2.34



Description et utilisation Un fonds renouvelable est une entité administrative autonome, gérée par un ministère, permettant de rendre ou d'exploiterun service particulier moyennant paiement. Un fonds renouvelable possède son propre système comptable comprennant les comptes à payer, les réquisitions, les chèques, les factures, le grand livre, la liste des fournisseurs, etc.Types de documents Comptes à payer, réquisitions, chèques, factures, grand livre, liste des fournisseurs











R1 : Verser le grand livre.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003192014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreFonds renouvelable - Rapport financier

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.35


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDirection des ressources humaines
















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003202014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreImpôts et taxes

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.36



Description et utilisation Documents relatifs à l'impôt des employés contractuels non-résidents, à la récupération des taxes perçues (TVQ et TPS) ainsi qu'aux relevés d'impôt annulés et amendés.Types de documents À déterminer.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003212014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreEntentes et accords financiers


2.39



Description et utilisation Les dossiers comprennent les ententes et les accords portant sur les ouvertures de comptes, les lignes de crédit bancaire,les documents d'emprunt à long terme ainsi que les frais bancaires.Types de documents Ententes et accords portant sur les ouvertures de comptes, lignes de crédit bancaire, documents d'emprunt à long terme











R1 : Fin de l'entente ou de l'accord.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003222014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRapports financiers périodiques internes


2.43




Types de documents Rapports financiers mensuels, trimestriels ou annuels, rapports des dépenses par programme d'aide financière














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003232014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreÉtats financiers mensuels, trimestriels ou annuels - Dossier préparatoire


2.44



Description et utilisation Dossiers contenant différents documents qui servent à établir les états financiers. On peut y retrouver des feuilles de calculs, des rapports financiers informatisés, des notes, des rapports de vérification et de conciliation, etc.Types de documents Feuilles de calculs, rapports financiers informatisés, notes, rapports de vérification et de conciliation














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003242014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreÉtats financiers trimestriels

Recueil

MO-1988-1997

No de la règle

2.46


















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003252014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreRéserve financière




Description et utilisation Documents soumis pour approbation du Ministère relatifs à la création d'une réserve financière à une fin déterminée au profit de l'ensemble du territoire d'une municipalité ou d'un secteur déterminé ou de l'ensemble des municipalités sur le territoire desquelles une Municipalité régionale de comté, une régie intermunicipale ou une Communauté métropolitaine à compétence.Types de documents Copie du règlement adopté, rapports d'analyse financière, recommandations légales.











R1 : Durée de l'existence de la réserve qui est prévue dans l'acte de création ou jusqu'à ce que l'objet de la création de la réserve soit réalisé. On ajoute à cette durée 5 ans de conservation.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003262014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreReclassement du personnel du Ministère




Description et utilisation Documents produits par le Ministère selon des directives du Conseil du trésor permettant d'évaluer le reclassement d'un employé du Ministère.Types de documents À déterminer.














Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003272014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDescription des tâches




Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs à la description des tâches de chacun des postes du Ministère et comprend notamment la détermination du niveau d'emploi.Types de documents À déterminer.















Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003282014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreGestion contractuelle - Vérification des contrats municipaux - Ville, municipalité et organisme municipal




Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs à la vérification financière effectuée dans une ville, une municipalité ou un organismemunicipal à propos de l'adjudication de contrats municipaux.Types de documents Lettres, rapports, appels d'offres.

Documents essentiels : Non Documents confidentiels : Oui







Principal PA 3 10 Destruction R1

Secondaire - - - -


R1 : Demander l'autorisation du Directeur du Service de l'information financière et de la vérification avant de détruire.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003292014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitrePolitique de gestion contractuelle



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalBureau du commissaire aux plaintes

Description et utilisation Documents reçus relatifs à la politique de gestion contractuelle (PGC) des organismes ayant un code géographique (municipalités locales, MRC, communautés métropolitaines, régies intermunicipales et sociétés de transport en commun) et des organismes n'ayant pas de code géographique (CRÉ, CLD et autres organismes municipaux).Types de documents Copie de la politique de gestion contractuelle, résolutions, accusés de réception.








Principal PA 888 R1 10 Destruction R2

Secondaire - - - -


R1 : Actif 5 ans après le remplacement d'une politique.R2 : Demander l'autorisation du commissaire aux plaintes avant de détruire.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003302014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreCode d'éthique et de déontologie des élus municipaux et relevé des déclarations d'intérêts pécuniaires



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalBureau du commissaire aux plaintes

Description et utilisation Documents reçus relatifs au Code d'éthique et de déontologie des élus municipaux et au relevé des déclarations d'intérêtspécuniaires.Types de documents Copie du Code d'éthique et de déontologie ou relevé des déclarations d'intérêts pécuniaires, résolutions, accusés de réception.








Principal PA 888 R1 5 Destruction R2

Secondaire - - - -


R1 : Actif 5 ans après le remplacement d'un code.R2 : Demander l'autorisation du commissaire aux plaintes avant de détruire.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003312014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreConception de sites Web (internet, intranets et extranets)




Description et utilisation Documents produits ou reçus relatifs à la planification, à la conception, au développement, à la mise à jour des sites internet, intranets et extranets du ministère.Types de documents Entre autres documents, cette série comprend:Cahier de charges techniques et graphiquesFiches descriptives du contenuFormulaireOrganigrammeProcédureRapportBilanGuideListe des projets acceptés et des montants accordés











R1 : 2 ans ou tant que les documents sont en vigueur.R2 : Verser les documents relatifs à la conception.


Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003552014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreDéveloppement local et régional



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDirections régionales du Ministère

Description et utilisation Documents produits ou reçus tels que des conventions de gestion, des ententes entre partenaires, des rapports et des redditions de comptes relatifs aux interventions du Ministère dans les régions, particulièrement en lien avec les ententes spécifiques de développement régional, le Fonds conjoncturel de développement, le Fonds de soutien aux territoires en difficulté, la Politique nationale de la ruralité, les contrats de territoire.Types de documents Demande d'aide financièreProcès-verbauxPlan d'actionProtocole d'ententeRapport

Documents essentiels : Documents confidentiels :










R1 : Jusqu'à la fin de l'entente.




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003922014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreVille de Schefferville



Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDirection régionale de la Côte-Nord

Description et utilisation Documents relatifs à la ville de Schefferville après la fermeture des opérations de la compagnie Iron Ore en 1982. Cette ville est administrée par un administrateur nommé par le ministère.Types de documents On retrouve entre-autres :- Ententes- Documents relatifs au réaménagement d'infrastructures- Documents relatifs aux relations avec les autochtones locaux- Documents relatifs aux ventes de terrains- Documents relatifs au resserrement du tissus urbain








Principal PA, DM 5 888 R1 Conservation



R1 : Jusqu'à une décision finale concernant le statut de la ville plus 3 ans




Transaction

Modification

No du calendrier

30486

No de la demande

25

No de la règle

003932014-03-07

Nom de l'organisme


DESCRIPTION

TitreProgrammes de subventions en infrastructures


Processus / ActivitéService des opérations financières et suivi de programmes

Code de classification

Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principalDirection des infrastructures (30)

Description et utilisation Documents administratifs produits ou reçus relatifs aux programmes d'aide en infrastructures.

Types de documents À titre d'exemple : Programmes, demandes d'aide financières, analyses préliminaires, fiches synthèses, fiches d'admissibilité, promesses, protocoles ou conventions, addendas, correspondances, réclamations de dépenses, redditionsde compte, calculs d'aide financière admissibles et à verser, documents de financement, échéanciers de remboursement, documents de vérification, etc.








Principal PA 888 R1 888 R2 Destruction



R1 : Conserver les documents jusqu'à la dernière opération au dossier physique.R2 : À la date du dernier versement + 5 ans.



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