Réunion des gestionnaires de ressources humaines du SRH Paris 12 janvier 2010.

Réunion des gestionnaires de ressources humaines du SRH

Paris12 janvier 2010

Objectifs et programmede la journée

Objectifs de la réunion

Vous informer sur le projet Agorha et sur son accompagnement

Vous montrer concrètement les outils qui seront mis à votre dispositionL'application elle-mêmeLe nouveau portail Agorha gestionnaireL'outil Agorha formation

Echanger avec vousDes séquences de questions/réponses N'hésitez pas à prendre la parole

Programme de la réunion

Présentation du projet AgorhaModalités d'accès à AgorhaDémonstration de l'application

AgorhaL'accompagnement des utilisateurs

Le dispositif globalLa communication et le nouveau portail

Agorha gestionnaireLa documentation utilisateurLa formationL'assistance aux utilisateurs

Présentation du projet Agorha

Rappel sur Agorha

Agorha est le projet de nouveau système d'information des ressources humaines (SIRH) du MAAP

Agorha est une modernisation de l'actuelle application Epicea, qu'il remplacera progressivement

S'inscrivant dans le contexte de la mise en place de l'opérateur national de paye (ONP)

La modernisation technique

Une migration d'Epicea en technologie Web (Java/Orion)Un outil qui intègre les avancées

technologiques les plus récentesPlus facile à mettre à disposition des

utilisateurs (technologie Web)Pas d'intervention sur le poste de travail

Des améliorations techniquesMoteur de règles

Un outil mieux sécuriséDes modalités d'accès renouvelées

La modernisation fonctionnelle

Une reprise des fonctionnalités d'EpiceaDans un outil plus moderne

En conservant la même base de donnéesAgorha gère les mêmes populations d'agentsPas de ressaisie de données

Des améliorations fonctionnellesCorrection de bugsNouvelles fonctionnalités : droit individuel à

la formation, temps partiel thérapeutique,...Une intégration plus rapide et plus facile

des évolutions réglementairesMoteur de règles

L'opérateur nationalde paye (ONP) (1/2)

Prise en charge de la paye de tous les agents de l'EtatPlus de paye locale (trésorerie)

Refonte de l'application « PAYE »Des échanges quotidiens de données avec

les SIRHAlimentation du compte individuel retraite

Mise en conformité des SIRH ministérielsPour permettre ces échanges de données

Livre blanc de la payeRegroupe toute la réglementation de la paye

et des primes pour tous les ministères

L'opérateur nationalde paye (ONP) 2/2

Rénovation de l'organisation et des processus de la fonction gestion administrative (GA)-payeRegroupement de la GA et de la paye dans des

«pôles d'expertise et de services» (PESE)MAAP déjà organisé avec un seul PESE : le

SRH (bureaux de gestion)Des évolutions dans les processus GA-paye

Un SIRH le plus à jour possibleVérification quotidienne des payes provisoiresValidation explicite des payes provisoires

Un accompagnement des gestionnaires pour ces évolutions

Les principaux gainsattendus de l'ONP au MAAP

Une nouvelle application PAYE, plus moderne et plus sûre

Des règles de paye formaliséesLivre blanc de la paye

Une plus grande réactivitéPrise en compte des modifications de la

situation administrative de l'agent pour la paye du mois en cours

Conséquences pour Agorha

Une organisation GA-paye déjà conforme et traduite dans un SIRH performant

Le MAAP est retenu comme ministère pilote potentiel pour le raccordement à l'ONPEchéance fixée par l'ONP pour ce

raccordement : 1er janvier 2012Des travaux à conduire d'ici là

Mise en conformité du SIRH avec l'ONPMise en qualité des données dans le SIRH

(complétude, exactitude)Remontées des dernières payes en région et

des payes des DOM

Les livraisons d'Agorha et la co-existence avec Epicéa

Phases d'un projet (définitions)

Validation des spécifications fonctionnelles détaillées : Validation des documents qui décrivent le fonctionnement de l'application

Réalisation : Phase de création de l'application

Recette : Phase de test de l'application

Mise en production : Mise à disposition de l'outil aux utilisateurs

Point d'étapeDéveloppements organisés module par

module

Le module 'Habilitation est en production

Sont en cours de réalisation ou de recetteRecette

Droit individuel à la formation (DIF)Consultation

RéalisationPremière partie de Déroulement de carrière Première partie de Congés Temps partiel

Les livraisons d'AgorhaMéthode d'organisation des livraisons

des modules d'Agorha

Meilleur cadrage possible avec le calendrier des gestionnaires (éviter les périodes de CAP ou les campagnes de mobilité).

Eviter la gène occasionnée par de trop nombreuses livraisons.

Mise en production de lots fonctionnels cohérents.

Les premières livraisons L'application Agorha 'Habilitation'

Cible : relais locaux d'habilitation (RLH)But : habiliter les gestionnaires de proximitéMise en production : 18 décembre 2009

L'application Agorha 'Consultation'.Cible : les utilisateurs d'Epicéa 'consultation'But : disposer d'une application consultation

aux fonctionnalités identiques à celles d'Epicéa

Echéance : début février 2010

Les premières livraisons

DIF : Droit individuel à la Formation (DIF) (fév. 2010)

Nouveau module principalement dédié aux gestionnaires de proximité

Principales fonctionnalités :Alimentation automatique du compteur DIF des

agentsSaisie des consommations DIFEdition des notifications des droits disponibles de

chaque agent

Les livraisons GA en 2010

En 2010, décision de ne constituer que deux lots de livraisons de gestion administrative (GA).

Lot 1 : Essentiellement les réalisations 2009

Lot 2 : Le reste de la gestion administrative

En 2011, les modules restants hors GA.Formation continueGestion des structures ...

Les livraisons en 2010Lot 1

congés 1 congés maladie, TP thérapeutiquemodalités de travail 1 temps partiel

déroulement de carrière 1

congés 2 congés famille, bonifié, formationprestations familiales

Lot 2déroulement de carrière 2 affectation, suivi des contrats, bonificationsinterruption de fonctionsfin de fonctions

modalités de travail 2

primes

recrutement, nomination, classement, données personnelles

CPA, MAD, délégation, dispense de service, décharge syndicale


Dès que les modules du lot 1 seront livrés dans Agorha, ils ne seront plus disponibles sur Epicéa.Pas de souci ni pour l'application

'consultation' (module séparé) ni pour le DIF (nouveau module).

Même si la séparation des lots est logique fonctionnellement, il faut que la période de cohabitation Epicéa/Agorha soit courte.


Le planning des livraisons doit tenir compte:Du calendrier des gestionnairesDes contraintes du projet Du calendrier conjoncturel.

Fenêtres de mise en production Juillet - août 2010Décembre 2010 - Janvier 2011

Implications des utilisateurs dans Agorha

Diverses instances :

Comité de projet fonctionnelObjectif : informer, proposer des

solutionsRecette utilisateur

Objectif : vérifier que l'outil correspond aux spécifications.

Pendant ce temps sur EpicéaEpicéa sera fonctionnel pendant toute la

durée du déploiement d’Agorha La maintenance applicative sera assurée,

essentiellement sur les domaines sensiblesLes évolutions seront limitées aux

obligations réglementaires – Prochaines livraisons :

Gestion des structures multi secteur (impact dans le module mobilité)

Remontée en centrale de la gestion et de la paie des préposés sanitaires et des vétérinaires vacataires

Intégration des IPEF du ministère de l'écologie (MEEDDM) dans Epicéa

Version 17 EPICEA : semaine du 18/01/10

Modalités d'accès à Agorha

De nouvelles modalités d'accès à l'application

Concerne tous les utilisateurs du SIRH AgorhaGestionnairesSimples consultants ou utilisateurs d'un seul

moduleAccès via Internet, à partir du portail

« Agorha gestionnaire »Un seul navigateur compatible pour cette

première version : Firefox 2Ne concerne pas l'interface agent, qui

reste accessible via Agricoll pour tous les agents du MAAP

Une sécurité renforcée pour les utilisateurs d'Agorha

Un préalable : être référencé dans un annuaire : Agricoll pour les agents du MAAP

Une authentification par certificat pour entrer dans l'application, y compris « consultation »

Des habilitations individuelles pour utiliser l'application

L'authentification des utilisateurs : le certificat

Un petit fichier « carte d'identité »Non spécifique à Agorha

sera étendu à d'autres applications MAAPDes certificats à attribuer largement à tout

utilisateur potentiel d'AgorhaY compris pour la seule consultation, par

interim, ...

La certification pour Agorha

Lancement par note de service du 29 octobre 2009 auprès des responsables de toutes les structures utilisant le SIRH

Une campagne de certification à conduire avant la fin janvier (livraison du module consultation)

Qui contacter pour obtenir un certificatLes autorités d'enregistrement locales (AEL)Au SG Paris

Jérôme LebonPierre NormandNathalie Seveau

Le certificat : illustration

http://gestion.agorha.agriculture.gouv.fr/



Les habilitations dans AgorhaDéfinit les droits des utilisateurs dans

l'application, en fonction de leur « profil »Gestionnaire de corps, gestionnaire de

primes, responsable local de formation, ...Des habilitations individuelles

Disparition des « codes génériques Epicea »Un renouvellement des habilitations avec

AgorhaEffectué par la MiSIRH au SGAprès consultation des responsables

hiérarchiquesAvant la livraison du module consultation

Démonstration d'Agorha

L'accompagnement des utilisateurs

L'accompagnement des utilisateurs

Un dispositif conçu pour aider les utilisateurs à utiliser la nouvelle application dans de bonnes conditions

Un dispositif conçu pour accompagner l’ensemble des utilisateurs d’AgorhaQuel que soit leur niveau de connaissance

sur le SIRH du MAAP Quel que soit leur profil et leur rôle dans le

SIRH (gestionnaires de corps, consultants,…)Quel que soit leur ministère de rattachement

(MAAP, MEEDDM ou autre)Prenant en compte la complexité de la GRH

dans les directions départementales interministérielles (DDI)

Le dispositif d’accompagnement du changement

AgorhaFormation

Communicationle portail Agorha

Assistanceutilisateur

Documentationutilisateur

et aide en ligne

Le portail Agorha gestionnaireAccessible sur internet

http://gestion.agorha.agriculture.gouv.frConstitue notre support privilégié pour

communiquer sur AgorhaMis à jour très rapidement et ouvert à tousVous êtes vivement invités à le consulter

régulièrement (rubrique « A la une »)Contient l'ensemble de la documentation

et de l'information sur le SIRHPoint d’entrée unique pour accéder aux

outils AgorhaApplication AgorhaOutil Agorha formation







La Lettre du SIRH

Bulletin d'information et de communication dédié au SIRH (Epicéa et Agorha)

3 numéros déjà publiésChaque nouveau numéro est déposé sur

le portail Agorha gestionnaire dans la rubrique « communication »

Prochains numéros : le bilan des réunions inter-régionalesLe dispositif d'accompagnement du

changement

Autres actions de communication

Organisation de réunions d'information et de communication sur le projet

Publication d'articles dans le SG-Info (nov et déc 2009)

Elaboration d’une fiche pratique « utilisateurs » Agorha

Avant la mise en production de la consultationPour répondre aux questions

Je n’arrive pas à me connecter, pour quelle raison? Agorha ne fonctionne pas bien (blocages, bugs,…)

A qui je m’adresse? J’ai besoin d’information sur l’utilisation d’Agorha

(fonctionnement d’une procédure, navigation, …)A qui je m’adresse?

Disponible sur le portail Agorha gestionnaire

Démonstration du portail Agorha gestionnaire


AgorhaFormation




et aide en ligne

Principe de l'aide en ligneAgorha disposera d'une aide en ligne

contextualisée L'aide sera disponible via un bouton dédié et

concerne toutes les fonctionnalités d'Agorha

Cette aide sera éditable et exportable

Volonté de disposer d'une aide générale éditable

Vraisemblablement utilisation du portail Agorha gestionnaire

Principe de l'aide en ligne

Production de l'aide en ligneAppel à un prestataire pour

Réalisation de la cartographie des différents modules d'aide en ligne

Proposition d'une solution techniqueRéalisation d'un modèle de documentProduction de différents modules d'aide

Les autres modules seront élaborés par la MiSIRH

Démonstration du modèle de documentation utilisateur


AgorhaFormation




et aide en ligne

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agorha formationUne pièce du dispositif d’accompagnement

du changement

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Pourquoi agorha formation ?

Parce que nous allons nous adresser à des publics hétérogènes,

Parce que agorha va être livré en plusieurs lots successifs dans le temps,

Parce que agorha concerne plus de 1500 agents,

Nous avons construit un dispositif de formation pour chacun d’entre vous, en fonction de vos besoins, que vous soyez débutant ou expérimenté.

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agorha formation

agorhaformation

Des modulesd’auto-formation

Une base deconnaissances

Des actionscomplémentaireset collectives

Un circuit de gestion de votre parcours

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Qu’est ce qu’un module d’auto-formation ?

C’est un contenu de formation : - qui comprend tout ce que vous devez savoir sur

l’utilisation d’agorha.- qui est accessible à tout moment quand vous

utiliserez agorha.- et qui vous permettra de vous former quand vous

en aurez besoin et à votre rythme.

Des modules d’auto-formation

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L’onglet « formation » donnera accès à vos modules d’auto-formation.

Liens vers les modules d’auto-formation

Le portail agorha

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Attention !!! choisir le moment et la durée de votre formation… ne veut pas dire suivre cette formation dans n’importe quelles conditions.

Vous devez vous mettre dans des conditions optimales d’apprentissage sur votre lieu de travail !


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Vos conditions de formation

Vous êtes en formation car :1) Vous avez planifié ce moment de formation comme

une formation traditionnelle en accord avec votre hiérarchie,2) Vous êtes dans des conditions pour ne pas être

dérangé,3) Vous allez utiliser un ordinateur avec un accès à

internet et au contenu d’auto-formation.

4) vous avez un document de prise de notes,5) vous avez un document pour exprimer vos besoins

d’action complémentaire.

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JE SUIS EN FORMATION

Pensez à informer que vous êtes en formation …

…quel que soit l’endroit où vous vous formez.

Vos conditions de formation

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Vos modules d’auto-formation accompagneront les livraisons d’agorha.

Vous pourrez apprendre à utiliser agorha au moment où vous en aurez besoin.


…LOT 1

agorhaConsultation

Formation

agorhaDIF

Formation

agorhaCongés,

temps partiel…

Formation

LOT 2 LOT 3

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agorhaformation




agorha formation


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Des actions complémentaires collectives

Même si on retrouve dans Agorha les mêmes fonctionnalités que dans Épicéa, à l’issue de votre auto-formation, vous ressentirez peut être un besoin de formation complémentaire ou un besoin d’échanger avec vos collègues.

Vous transmettrez à vos responsables locaux de formation vos besoins de formation au moyen du formulaire ad hoc.

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Des actions complémentaires collectivesLe formulaire d’expression de besoins

Formulaire d’expression de besoinsFormation Agorha

Date :

Vous avez suivi la formation agorha avec un module d’auto-formation. Merci de bien vouloir noter vos besoins pour que nous puissions vous apporter une aide complémentaire.

Module utilisé :Leçon :Mes besoins complémentaires portent sur …

Nom prénom :Structure :Service :Téléphone :Adresse Mel :

Son utilisation : .

La base de connaissances :

Les questions posées :

Son contenu :

Document à transmettre à votre responsable formation

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Vos responsables locaux de formation analyseront et consolideront ces besoins pour mettre en place des actions complémentaires en présentiel.

Des actions complémentaires collectives

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agorha formation

agorhaformation





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Parce que certaines fonctions d’agorha font appel à de nouveaux textes réglementaires,Parce que les textes sont complexes à utiliser au quotidien,Nous avons construit une base de connaissances qui va faciliter votre compréhension de ces textes.Nous les avons explicités pour une utilisation efficace dans votre quotidien avec agorha.

Une base de connaissances

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Une base de connaissances

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agorha formation

agorhaformation





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Au début de votre parcours : l’inscription.Parce que l’auto-formation est une formation à part entière, Parce que nous intégrerons ces formations dans le dossier de l’agent, Nous gérerons les formations agorha dans épicéa.Chaque module aura un code. Vous vous inscrirez à chaque module auprès de votre responsable de formation avant d’y accéder.


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À la fin de votre parcours : l’attestation de stage.


Cette attestation de stage sera délivrée après validation de votre supérieur hiérarchique qui confirme que vous avez bien été formé à agorha.

Attestationde

stage

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agorha formation

Comment apprend-on en auto-formation ?

(démonstration)

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Démonstration : module FPTLV leçon 2.

agorha formation

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agorhaformation

Communicationle portail agorha


Documentationutilisateur et aide en ligne

- agorha formation est une pièce du dispositif d’accompagnement du changement.

- chaque partie est complémentaire.- l’ensemble a été construit pour vous

aider dans l’utilisation d’agorha au quotidien.

… en conclusion

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Merci de votre attention.

agorha formationUne pièce du dispositif

d’accompagnement du changement

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Lexique

Auto-formation (e-formation) : formation suivie en autonome par l’intermédiaire d’un ordinateur connecté sur un portail internet.

Base de connaissances : ensemble de fiches explicatives sur la réglementation liées au contenu d’un module d’auto-formation.

Dispositif d’accompagnement du changement : ensemble des ressources mises à la disposition d’un utilisateur d’Agorha pour l’aider dans son utilisation au quotidien du logiciel (dont le dispositif de formation).

Dispositif de formation : ensemble des ressources pédagogiques mises à la disposition d’un stagiaire.

Module d’auto-formation (didacticiel) : contenu de formation ne nécessitant pas un formateur car la pédagogie est intégrée dans le module.


AgorhaFormation




et aide en ligne

Assistance aux utilisateursLe dispositif actuel

Assistance EpicéaLa MiSIRH assure une partie de

l'assistance utilisateur sur Epicéa

Renseignement sur les possibilités d'EpicéaRésolution d'anomalies sur l'outil

5 agents assurent l'assistance en alternance (3 ETP constants)

Assistance EpicéaUne expérimentation d'un premier niveau

d'assistance au sein des bureaux de gestion a débuté en mai 2009

Rôles :Centraliser les demandes d'assistance de

leur bureauTransmettre les demandes qui relèvent de la

MiSIRHApporter les réponses aux incidents Centraliser les demandes d'évolution

Bilan : Réunion 08/01/2010

Assistance Epicéa/AgorhaL'arrivée d'Agorha oblige à la mise en

place d'une organisation spécifique pour disposer du même niveau de serviceMise en place d'une BAL spécifique Agorha. Mise en place de nouveaux domaines

d'anomalies dans les boîtes aux lettres internes des applications.

Augmentation du nombre d'ETP dédiés à l'assistance lors du démarrage.

Renforcement de la MISIRH par un prestataire pour les premiers temps après la mise en production.

Assistance Epicéa/Agorha

Importance que les utilisateurs définissent l'application et les types d'incidents dans les messages envoyés:

Préciser le nom de l'outil (Agorha ou Epicéa)Types d'anomalies

Problème de connexion Anomalies de l'outil avec impact paieAnomalies de l'outil sans impact paieDemande d'informations

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