1 Planification et gestion RH du retour au travail (COVID-19)

Préparé par le Service des ressources humaines de l’Université de Sherbrooke – Mise à jour : 29 avril 2020

Guide RH pour gestionnaires :

Planification et gestion et du retour au travail (COVID-19)

Toute reprise demeure conditionnelle à l'aval des instances gouvernementales. Elle se fera, par

activités prioritaires, dans le respect des différentes réalités professionnelles et personnelles.

Présentation du guide

La pandémie du coronavirus est une situation sans précédent qui a mené les autorités de la santé

publique à prendre des mesures extraordinaires pour contrôler la propagation du virus. Les mesures

de confinement ont obligé notre organisation à faire preuve d’agilité pour réorganiser ses activités, et

ce, dans un court délai.

En vue d’un éventuel rétablissement lié au déconfinement progressif, ce guide se veut un cadre de

référence pour soutenir les gestionnaires dans la planification et la gestion du retour au travail.

Ce guide a été développé en complément au Plan de rétablissement institutionnel relatif à la

pandémie de COVID-19 afin d'y traiter de façon plus détaillée de certains aspects liés à la gestion des

ressources humaines. Il présente des pistes de réflexion et d’action en fonction des trois étapes

suivantes : préparation en vue de retour au travail, lors du retour au travail – jour 1 et suivant le retour

au travail. Pour chacune des sections, les principales actions à prendre, les comportements-clés du

gestionnaire et des exemples concrets sont présentés. Évidemment, le contenu de ce document doit

être adapté aux particularités de chacune des unités administratives (ex. : la nature du travail,

l’emplacement et le fonctionnement habituel).

La situation évoluant très rapidement, il est important de rappeler que ce guide est sujet à des

modifications.

Ce guide est diffusé et mis à jour (au besoin) sur le site Web du Service des ressources humaines, sous

la rubrique « COVID-19 », à la section « Gestionnaires ».

Lien direct : https://www.usherbrooke.ca/srh/covid-19/gestionnaires/retour-au-travail

2 Planification et gestion RH du retour au travail (COVID-19)

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Table des matières Préparation en vue du retour au travail ................................................................................................. 3

1) Se préparer en vue du retour au travail ..................................................................................... 3

2) Préparer son personnel à un éventuel retour au travail ............................................................ 3

3) Déterminer les consignes et mesures d’hygiène à respecter ..................................................... 4

4) Procéder au bilan des travaux, dossiers et projets et déterminer les priorités ......................... 4

5) Planifier les rencontres d’accueil avec le personnel ................................................................... 5

Comportements-clés de la personne gestionnaire ......................................................................... 5

Lors du retour au travail – Jour 1 ............................................................................................................ 6

1) Assurer la sécurité du milieu de travail ...................................................................................... 6

2) Accueillir le personnel ................................................................................................................. 6

3) Communiquer clairement les attentes et les priorités ............................................................... 6

Comportements-clés de la personne gestionnaire : ....................................................................... 7

Suivant le retour au travail ..................................................................................................................... 8

1) Prendre le pouls en continu des individus et des équipes de travail (climat de travail, moral

des individus, etc.) .......................................................................................................................... 8

1) Évaluer l’avancement des priorités, dossiers et projets ......................................................... 8

2) Demeurer à l’affût de la situation et modifier les mesures et consignes au besoin .............. 8

Comportements-clés de la personne gestionnaire : ....................................................................... 8

Annexe 1 ................................................................................................................................................. 9

Comprendre les réactions à chacune des phases : ......................................................................... 9

Annexe 2 ............................................................................................................................................... 10

5 axes des comportements à adopter par la personne gestionnaire ........................................... 10

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Préparation en vue du retour au travail

À retenir :

1. Se préparer en vue du retour au travail

2. Préparer son personnel à un éventuel retour au travail

3. Déterminer les consignes et les mesures d’hygiène à respecter

4. Procéder au bilan des travaux, dossiers et projets et déterminer les priorités

5. Planifier les rencontres d’accueil avec le personnel

1) Se préparer en vue du retour au travail Les gestionnaires et l’ensemble des membres du personnel ont été très sollicités en cette

période de crise. Ils ont vécu les soubresauts des changements rapides et de l’instauration du

télétravail lorsque cette modalité était possible. Voici à l’intention des personnes

gestionnaires quelques pistes de réflexion sur les impacts découlant de cette crise et les

actions à entreprendre au besoin :

Comment vous êtes-vous senti(e) dans la foulée de cette crise?

Dans quel état d’esprit faites-vous ce retour au travail (ex : enthousiasme, anxiété,

soulagement)?

Quel est votre niveau d’énergie actuellement?

Qu’auriez-vous besoin pour gérer le retour de votre personnel adéquatement?

À titre indicatif, vous trouverez à l’annexe 1, les quatre phases d’une situation de crise ainsi

que les principales réactions pour chacune d’elles.

Si vous avez besoin d’aide pour traverser cette prochaine étape de la crise, n’hésitez pas à

communiquer vos besoins et préoccupations à votre personne supérieure immédiate ou votre

conseillère ou votre conseiller en gestion des ressources humaines. D’autres ressources sont

aussi mises à votre disposition pour vous aider, dont le programme de pairs aidants et le

programme d’aide au personnel.

2) Préparer son personnel à un éventuel retour au travail Bien que le contexte actuel nous amène à gérer dans un environnement empreint d’inconnu,

il est important de préparer progressivement le personnel à un éventuel retour. À cet effet,

une communication régulière avec le personnel permettra d’évaluer comment celui-ci

entrevoit ce retour ainsi que les obstacles qu’il appréhende. Cela permettra également de

communiquer les étapes franchies à ce jour pour préparer et planifier le retour au travail et

ainsi aborder le plan de retour. À vous de juger du moment opportun pour le faire. Il est

important de rappeler que le personnel apprécie obtenir une information juste qui permet

d’appréhender l’avenir, et ce, même dans un contexte où la part d’inconnu est très grande.

Communiquer préalablement avec le personnel afin de savoir comment il entrevoit le

retour au travail.

Constater les efforts déployés par le personnel pour gérer la situation afin de souligner

plus tard avec eux les bons coups réalisés.

Partager les étapes franchies (plan de retour élaboré, mise en œuvre du plan, etc.)

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Identifier le personnel le plus vulnérable et ne pas hésiter à les référer au programme

d’aide au personnel si besoin.

Planifier les interventions à entreprendre selon les informations recueillies (ex : retour

graduel ou progressif - un jour sur deux en présentiel et l’autre en télétravail durant

x nombre de semaines), retour des gestionnaires en premier lieu, ajustement de votre

plan de retour en fonction des nouvelles informations recueillies auprès du personnel,

fréquence des suivis avec les équipes, etc.).

Demandez-vous également si le confinement, le télétravail et l’isolement ont eu des impacts

sur l’engagement du personnel et le sentiment d’appartenance au sein des équipes de travail.

À cet effet, voici quelques indices pouvant être repérés :

Absences plus fréquentes.

Moins grande implication dans les dossiers.

La personne semble distraite et fait plus d’erreurs.

Parler plus négativement de l’Université ou du contexte.

3) Déterminer les consignes et mesures d’hygiène à respecter Tous les milieux de travail comportent des particularités dont il faut tenir compte pour

répondre aux exigences de la santé publique. Les consignes doivent pouvoir répondre aux

questionnements des membres du personnel et rassurer celles et ceux qui appréhendent ce

retour au travail. À cet effet, veuillez consulter le plan de rétablissement institutionnel.

L'équipe de la Division santé et sécurité en milieu de travail et d'études a également mis au

point une présentation qui explique différents aspects du virus de la COVID-19 (origine, signes

et symptômes d'infection, période de contagion, levée de l'isolement, mode de transmission,

survie du virus, prévention des risques, mesures de protection, etc.).

Présentation en format PDF

Vidéo de la présentation (enregistrement d'une des séances)

Pour toute question, écrivez à direction.securite@USherbrooke.ca.

4) Procéder au bilan des travaux, dossiers et projets et déterminer les priorités Afin de faciliter le retour, il est essentiel d’évaluer les travaux, les dossiers ou les projets qui

n’ont pu être avancés durant les dernières semaines et de mesurer l’impact de ces retards

(ex. : quels sont les impacts pour les étudiantes et étudiants, pour nos clients, nos proches

collaboratrices et collaborateurs, etc.).

Définir quelles sont les priorités pour les prochaines semaines, découper les objectifs

en sous-objectifs réalistes en fonction des effectifs.

Prioriser les projets en sachant pertinemment que tout développement peut être plus

difficile à mettre de l’avant (ex : révision des processus).

Amener les équipes de travail à se concentrer sur les travaux prioritaires à mener.

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5) Planifier les rencontres d’accueil avec le personnel Déterminer les objectifs poursuivis par ces activités de retour (ex. : souligner la résilience,

prendre connaissance de l’état des troupes, etc.) et identifier les modalités pour tenir ces

rencontres (Teams, petits groupes, etc.).

À titre indicatif, voici des éléments importants pouvant être abordés :

Décrire la situation vécue (particularités, émotions vécues, difficultés rencontrées,

etc.).

Reconnaître le travail réalisé par les équipes depuis le début de la crise (bons coups,

adaptation rapide, etc.).

Reconnaître le contexte particulier du retour (ex : mesures de distanciation sociale

maintenues) ainsi que le stress et l’inconfort que cela peut susciter chez le personnel.

Posez des questions ouvertes pour recueillir des informations sur l’état d’esprit des

individus au retour. Par exemple :

Comment entrevoyez-vous ce retour au travail?

Qu’est-ce qui est le plus important pour vous dans les prochains jours?

Quelles sont les attentes que vous avez les uns par rapport aux autres?

Présenter les mesures et les consignes.

Voici également des actions et activités concrètes que vous pouvez poser pour préparer

l’accueil :

Préparer les rencontres d’accueil (nombre de personnes et nombre de rencontres,

lieu, messages clés que vous souhaitez partager).

Préparer les consignes à donner.

Déterminer le nombre de ressources qui auront des enjeux au retour et le nombre de

personnes qui poursuivront le télétravail, s’il y a lieu.

Identifier les éléments que vous devez vérifier pour vous assurer que les lieux sont

adéquats selon les consignes du plan de rétablissement institutionnel.

Envoyer un message pour informer et rassurer les membres de votre personnel en

préparation à ce retour.

Identifier les attentes à communiquer au personnel.

Sélectionner les questions que vous souhaitez poser afin de recueillir les informations

importantes.

Comportements-clés de la personne gestionnaire

Recueillir les informations pertinentes auprès du personnel (ex : état d’esprit du

personnel, préoccupations, avancement des travaux, dossiers et projets prioritaires).

Anticiper les éventuelles problématiques lors du retour au travail à l’aide des informations

recueillies.

Si vous anticipez des enjeux majeurs, n’hésitez pas à consulter votre conseillère ou

conseiller en gestion des ressources humaines.

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Lors du retour au travail – Jour 1

À retenir :

1. Assurer la sécurité du milieu de travail

2. Accueillir le personnel

3. Communiquer clairement les attentes et les priorités

1) Assurer la sécurité du milieu de travail Les gestionnaires doivent veiller au respect des consignes et des mesures d’hygiène lors du

retour au travail. Le respect des mesures et des consignes par les membres du personnel

permettra de rassurer les individus et d’assurer un climat de travail adéquat dans le contexte

du retour. Pour faciliter la mise en œuvre de ces consignes, nous vous invitons à vous reporter

au plan de rétablissement institutionnel.

2) Accueillir le personnel

L’accueil du personnel est un moment important pour prendre le pouls du personnel et des

équipes afin de clarifier du même coup le fonctionnement du retour au travail. Ces rencontres

ont pour but :

D’échanger avec le personnel pour déterminer de quelle manière les gens reviennent

au travail (enthousiasme, inquiétudes, etc.).

Prendre soin de nos employées et employés, être à l’écoute de ce que cette crise a

amené comme changements et difficultés dans leur vie, être sensible à l’expérience

vécue et aux craintes ressenties au moment du retour.

Présenter les mécanismes de communication mis en place pour gérer en continu les

situations émergentes.

Présenter les consignes et les mesures d’hygiène à respecter.

Reconnaître le travail accompli et l’engagement du personnel.

Aussi, n’hésitez pas à rappeler les services de soutien offerts (programme d’aide au personnel,

pairs aidants, etc.).

3) Communiquer clairement les attentes et les priorités Exemples d’attentes pouvant être communiquées au personnel :

Faire preuve de tolérance et d’indulgence les uns avec les autres en cette période qui

demande de l’adaptation par rapport à nos façons traditionnelles de travailler.

Nommer de manière cordiale les difficultés vécues dans le cadre de son travail et

participer à la recherche de solutions.

Travailler en collaboration les uns avec les autres afin d’assurer le bon déroulement

des activités essentielles pour la communauté universitaire.

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Comportements-clés de la personne gestionnaire :

Faire preuve d’empathie envers soi-même.

Faire preuve d’écoute et d’empathie envers le personnel.

Démontrer de la tolérance et de la bienveillance envers le personnel.

Se montrer rassurante auprès du personnel, notamment en lien avec les mesures prises

pour assurer les mesures d’hygiène requises.

Faire preuve de proactivité dans la gestion des contraintes et des obstacles rencontrés par

le personnel dans les premières heures du retour.

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Suivant le retour au travail

À retenir :

1. Prendre le pouls des individus et des équipes de travail (climat de travail, moral des

individus, etc.)

2. Évaluer l’avancement des priorités, dossiers et projets

3. Demeurer à l’affût de la situation et modifier les mesures ou consignes au besoin

1) Prendre le pouls en continu des individus et des équipes de travail (climat de travail, moral

des individus, etc.) D’ici deux à trois semaines, le personnel et les équipes vont retrouver un certain équilibre, de

nouvelles habitudes vont être prises et certains enjeux logistiques seront résolus.

Le retour peut se faire difficilement pour certaines personnes qui vivent avec des contraintes

plus importantes (fermeture des garderies et des établissements d’enseignement). La

perception de ces contraintes peut varier d’un individu à l’autre.

Voici quelques questions qui peuvent être posées à cette étape :

Quel est votre niveau d’aisance dans le fonctionnement actuel?

Est-ce que les mesures mises en place permettent de vous rassurer?

Avons-nous trouvé un fonctionnement satisfaisant, et ce, malgré les contraintes de

distanciation sociale?

1) Évaluer l’avancement des priorités, dossiers et projets Dans un contexte au sein duquel nous devons conserver une distanciation sociale, le rythme

des activités peut être affecté. Dans les premières semaines, il est important de déterminer si

les équipes sont en mesure de réaliser les activités prévues ou non.

2) Demeurer à l’affût de la situation et modifier les mesures et consignes au besoin La situation a évolué rapidement et pourra continuer à évoluer en tout temps après le retour

au travail. Il est impératif que les gestionnaires demeurent informés de la situation au sein de

l’organisation et des enjeux vécus au quotidien par le personnel.

Comportements-clés de la personne gestionnaire :

Être proactive et planifier de brefs échanges avec l’ensemble des équipes et le personnel

après quelques semaines.

Reconnaître les efforts et les bons coups du personnel et des équipes.

Être indulgente face à la situation.

En tout temps, n’hésitez pas a faire appel a votre conseillère ou conseiller en gestion des ressources humaines qui suivra la situation de près. Il important de ne pas laisser une situation délicate ou difficile se détériorer et de procéder a des ajustements s’il y a lieu.

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Annexe 1

LES QUATRE PHASES DE LA CRISE

Comprendre les réactions à chacune des phases : 1. La chute :

Chacun réagit à sa façon; la fuite, l’inaction ou se jette dans l’action.

2. La survie :

Perte de repères, déroute, plus d’énergie parce qu’augmentation de l’adrénaline. NE PEUT PAS TENIR CE RYTHME SUR DU LONG TERME. Stop à cette phase. Garder suffisamment d’énergie pour poursuivre.

3. L’ajustement :

NOUS DEVRIONS ÊTRE RENDUS À CETTE PHASE, sinon on doit la « forcer». Vigilance accrue, mais moins grande que la phase précédente. Vis des hauts et des bas. Vis des creux, de plus grandes tensions, plus de détresse. Dois maintenir le cap, la motivation et l’énergie. Sollicite notre capacité à s’ajuster, s’adapter.

4. La remontée :

Tout ne revient pas à la normale. Nous ne sommes plus dans le même environnement qu’avant. Doit se réinventer.

Source :

Informations tirées de la présentation de Mme Julie Carignan intitulée «Gérer dans un contexte jamais vécu auparavant», sur le site l'Ordre des conseillers en ressources humaines agréés.

La chute La survie L’ajustement La remontée

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Annexe 2

5 axes des comportements à adopter par la personne gestionnaire

1. Focus sur soi-même

Comprendre mes comportements en tant que gestionnaire

Morceler mes objectifs

Maximiser ma concentration

Conserver ma motivation

2. Gestion de l’anxiété individuelle

Faire un scan tête/corps/cœur (prendre de mes nouvelles, reconnaitre mes émotions)

Gérer mon énergie (prendre des pauses, bouger)

Rester dans le moment présent (éviter de trop anticiper)

Gérer mes attentes envers moi-même et envers les autres

3. Gestion de l’anxiété du groupe

S’intéresser aux personnes

Cultiver la bienveillance (se rappeler que les gens ont de bonnes intentions, accueillir,

éviter le jugement)

Développer l’entraide

Agir comme un chef d’orchestre (ajuster la cadence, être à l’affut des périodes de

découragements. Ceux en plus grande détresse, inviter à aller chercher de l’aide)

4. Proximité sociale

Créer un sentiment de confiance (aider les gens à comprendre ce qui se passe, ce qui

leur arrive, normaliser)

Apporter un soutien à l’autonomie

Créer la proximité en groupe (4 à 6 social, pause commune)

Reconnaître les efforts et les bons coups

5. Productivité

Alignement quotidien ou hebdomadaire de l’équipe (morceler les objectifs)

Gestion de la capacité individuelle et collective

Utilisation efficace des outils

Suivi des livrables (avec bienveillance)

Source :

Informations tirées de la présentation de Mme Julie Carignan intitulée «Gérer dans un contexte

jamais vécu auparavant