Réunion de fin d ’exercice 2007

CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007

Réunion de fin d ’exercice 2007

Les opérations de fin d’exercice :

- l’agenda

- les traitements en DR et au Labo

Préparation de fin d’exercice

Choisir son option de basculement

Les points abordés :


Réunion de fin d ’exercice 2007

Les opérations de fin d’exercice :

- l’agenda

- les traitements en DR et au Labo

Les points abordés :


L’AGENDA de fin d’exercice pour la DR 5

Date de Clôture d’exercice : ………

Date du dernier retour délégation :

Mise à disposition Version 7.5

et date des commandes en avance14 / 12 / 07 avant 12 h

28 / 12 / 07

Basculement d’exercice Xlab

en version 7.5

Reprise des flux Xlab BFC 15 / 01 /08

Limite pour le dernier transfert Xlab BFC

04 / 01 / 08


Changement date fin d’exercice pour le CNRS

Dossier / Gestion Courante / Traitement / Fin Exercice / Changement

Date non modifiableIl s’agit de la date du dernier transferteffectué par l’unité Pour 2007 : 28 décembre

Date dernier envoi vers l’organismepar défaut 14 décembre 2007 pour le CNRS


Changement date fin d’exercice pour les autres organismes

Fixe la date saisie commande 2008

Pour les autres organismes modifications à effectuerdate clôture d’ex. (jusqu’au)

Com ex. N+1

Dossier / Gestion Courante / Traitement / Fin Exercice / Changement

Fixe la date de clôture d’exercice 2007


Vérifier les commandes non soldées (méthode 1)

Montant Initial de lacommande

Montant Initial de lacommande

Dossier / Gestion courante / Commande / Trouver

TRIER


Vérifier les commandes non soldées (méthode 2)

Aucun utilisateur connectéÀ la base


suite

Organismes, et laboratoires confondus

Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Préparation


Vérifier les commandes non soldées suite (méthode 2)

Tri par fournisseur

Valeur = « OUI »Ces commandes seront automatiquementsoldées lors du basculement de l’exercice


Vérifier les demandes d’achat




Egalement votre méthode habituelle et la consultation du tableau à l’ouverture d’XLAB


Vérifier les commandes de fonctionnement livrées et non facturées




Menu préparation fin exercice

• Ce menu peut être utilisé régulièrement tout au long de l’année

• Vous pouvez effectuer le lancement de tous les états ou traitement en cochant les cases correspondantes

• La date de lancement est indiquée



Pour les laboratoires XLAB avec plusieurs organismes Vérifier les factures non prises en charge



STOPSTOP

A ne pas utiliser pour les organismesDe type CNRS

A ne pas utiliser pour les organismesDe type CNRS

Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Regul.facture


Vérifier la chronologie des retours

Réceptions1. La numérotation des réceptions doit être continue2. Le statut de toutes les réceptions doit être « RECUE »3. Seule la dernière réception doit être « en attente »

Si ce n’est pas le casse rapprocher du service du système

d’information

Si ce n’est pas le casse rapprocher du service du système

d’information

Dossier / Échanges avec la délégation / transfert / journal transfert


Ne jamais effectuer de REFUS

REFUS factures et commandes

Dossier / Échanges avec la délégation / Intégration / Refus


Paramétrage de la sauvegarde

Dossier / Administration / Paramétrage / Application

C19990

C19990 CNRS 0888

Xlab_070906%%0

Xlab_070906%%0


Vérification de l’exécution de la sauvegarde

Xlab_070906%%0


Sauvegarde : messages d’alertes


Vérification de la cohérence de la base


A effectuer une fois par mois après une sauvegarde


La nouvelle version XLAB

• Une nouvelle version d'Xlab V7.5 sera disponible à partir du 4 janvier 2008.

• L'installation de cette version est obligatoire :

vous ne pourrez pas effectuer la fin d’exercice avec la version actuelle.

http://www.dsi.cnrs.fr/labo/xlab/acces.asp


S’abonner à XLAB-ACTU

Xlab-actu est un bulletin d'informations sur Xlab, logiciel de gestion budgétaire et financière des unités du CNRS.

S'abonner à Xlab-actu (gratuit) Par Web :

http://www.dsi.cnrs.fr/labo/xlab/xlabactu/acces.asp




Les outils de préparation avant le basculement


Démarrage du nouvel exercice ...

Réactualiser les structures de gestion (arborescences, origines, matières ...)

Faire un toilettage des données de référence (fournisseurs, agents…)


Démarrage du nouvel exercice

Selon les options de basculement et les règles de report du laboratoire :

Imputer les commandes* sur les entités Reporter*, éventuellement, certaines commandes non basculées pour les organismes autres que CNRS

Effectuer, Effectuer, le plus tôt possiblele plus tôt possible, les premiers échanges, les premiers échanges


Démarrage du nouvel exercice : imputer les commandes

Imputer les commandes sur les entités


Basculer vers l ’exercice 2008

1

2

Après intégration et traitement de tous les retours jusqu’au 28 décembre 2007 (version 7.2)

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Documents

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