Résolution de problèmes Groupe Recherche : Delphine Haye Carine Passe-Coutrin David Cohen-Solal...

Résolution de problèmes

Groupe Recherche :•Delphine Haye

•Carine Passe-Coutrin•David Cohen-Solal

•Benoît Phuez

Groupe Recherche – Résolution de problème - Version 3 - 2/28

Le contexte ?

Labogena, un laboratoire d’analyses génétiques animales 60 personnes (40 blouses blanches / 20 cols blancs) 3.000 clients (éleveurs, organismes professionnel, institutions publiques,

organismes de recherche…) dont 300 majeurs 1,5 M € de Chiffre d’affaire Leader français

Des échantillons biologiques doivent être stockés à –20°C ~ 17.000 échantillons / an


Le problème ?

Il n’y a plus de place en chambre froide, il n’est plus possible d’y stocker des échantillons


La méthode ?La méthode 4x4

Identifier le problème

Récolter Relevé de données

Classer QQOQC

Choisir Vote pondéré

Valider Validation hiérarchique

« Sortie » Traiter ce problème en 1er

Analyser le problème

Brainstorming

Diagramme Ishikawa

Diagramme Pareto

Consensus

Agir sur cette cause

Rechercher les solutions

Créativité

Type de solutions

Tableau de critères

Validation hiérarchique

Retenir cette solution

Préciser la mise en œuvre

Brainstorming

Diagramme de Gantt

Plan d’action retenu

Présentation du projet / suivi

Savoir comment s’y prendre


Etape 1 / 1 Identifier le problème / Récolter

Inventaire des échantillons stockés Relevé géométrique de la pièce Identification des personnes ayant accès à la

chambre froide

Outil : Relevé des données


Plan de la chambre froide

+20°C

+4°C

-20°C

Etagères mobiles

Eta

gère

fix

e

Eta

gère

fix

e


Etape 1 / 2 Identifier le problème / Classer

Quoi : Stockage des échantillons biologiques (sang, tissus d’animaux)

Qui : Techniciens avec autorisation d’accès (badges électroniques)

Où : Pièce externe au laboratoire maintenue à -20°C

Quand : Le problème se pose depuis 2 mois Combien : 130.000 échantillons

Outil : QQOQC


Etape 1 / 3 Identifier le problème / Choisir

Outil : Vote pondéré

Carine Delphine David Benoit Total

Mauvaise gestion des règles de stockage

2 2 2 1 7

Mauvaise configuration des locaux 1 1 2 4

Manque de moyens financiers 0

Manque de main d’œuvre 1 1

Chaque membre du Groupe de Travail donne :• 2 points à son 1er choix• 1 point à son 2ème choix


Etape 1 / 4 Identifier le problème / Valider

Compte rendu de réunion

Présents : Direction, Responsable Administratif et financier, Direction des Ressources humaines, Responsables Techniques, Groupe de travail Recherche

Le problème a été abordé en comité de direction et les axes de travail proposés ont été validés.

Axes de travail :• Règles de stockage• Adaptation des locaux

Outil : Validation hiérarchique


Etape 2 / 1 Analyser les causes / Récolter

Outil : Brainstorming

Manque de règles

Règles de stockage Organisation des locaux

Pas de formation

Pas connues

Trop pénibles

Non validées par la direction

Manque deréférent

Manque dedocumentation

Pas de veille réglementaire

Pas de plan d’affectation des locaux

Pas de règle d’élimination

Pas de normes ISO

Contenants pas adaptés

Etagères malréparties

Pas d’externalisation

du stockage

Pas d’agrandissementde la chambre froide

planifié

Optimisation de la salle

Pas d’étiquetage

Pas desensibilisationà l’importancedu rangement

Vétusté deséquipements

Pas de Responsablede la pièce

Mauvaise accessibilité(pas d’escabeau, cartons entassés

dans les couloirs…)

Stockage pour des tiers

non récupéré

Problèmes d’éclairage

Vêtements de protection

non adaptésPas d’inventaire


Méthode Moyens

MilieuMatérielMain d’œuvre

Etape 2 / 2 Analyser les causes / Trier

Outil : Diagramme d’IshikawaRègles de stockage Organisation des locaux

Problèmede

Stockage

Manque de règles

Pas de formation

Pas connues

Trop pénibles

Non validées par la direction

Manque deréférent

Manque dedocumentation

Pas de veille réglementaire

Pas de plan d’affectation des locaux

Pas de règle d’élimination

Pas de normes ISO

Contenants pas adaptés

Etagères malréparties

Pas d’externalisation du stockage

Pas d’agrandissementde la chambre froide

planifié

Optimisation de la salle

Pas d’étiquetage

Pas desensibilisationà l’importancedu rangement

Vétusté deséquipements

Pas de Responsablede la pièce

Mauvaise accessibilité(pas d’escabeau, cartons entassés

dans les couloirs…)

Stockage pour des tiers

non récupéré

Problèmes d’éclairage

Vêtements de protection

non adaptés

Pas d’inventaire


Etape 2 / 3 Analyser les causes / Classer

Au niveau des règles:

Les méthodes sont principalement mises en cause

Pour identifier un axe prioritaire un Audit interne est déclenché

Au niveau organisation des locaux:

Le matériel est principalement mis en cause

Pour identifier un axe prioritaire, un inventaire des différents échantillons a été réalisé en fonction de leur provenance et de leur nature.

Outil : Audit interne, Diagramme de Pareto



Logigramme processus

Envoides

échantillonspar leclient

Réception PréparationValidation

desrésultats

Analyse

Bovins

Equins

Porcins

Caprins

Ovins

Envoides

résultatsau

client

Stockage



Audit interne

Conclusions : Manque de cohérence des règles applicables

à chaque unité Mauvaise sensibilisation du personnel Manque d’implication de la direction



EspèceNombre

d’échantillons%

% cumulé

Bovins 32.500 25 25

Equins 29.900 23 48

Ovins 28.600 22 70

Porcins 19.500 15 85

Caprins 13.000 10 95

Canins 3.900 3 98

Poissons 2.600 2 100

0

5

10

15

20

25

%

Bovins Equins Ovins Porcins

Caprins Canins Poissons

Au niveau des espèces : Il n’y a pas d’espèce réellement dominante.



0

10

20

30

40

50

60

70

80

%

Sang Biopsie Poils

Oreilles Nageoires Viande

Type d’échantillon

Nombre d’échantillons

%%

cumulé

Sang 104.000 80 80

Biopsie 11.700 9 89

Poils 6.500 5 94

Oreilles 4.550 3.5 97.5

Nageoires 2.600 2 99.5

Viande 650 0.5 100

Au niveau du type d’échantillon : Les échantillons à traiter en priorité sont les sangs (80%).


Etape 2 / 4 Analyser les causes / Valider

Outil : Consensus du groupe de travail


Présents : Groupe de travail Recherche

Le groupe de travail retient les causes suivantes

Causes principales : Manque de cohérence des règles de stockage Moyens de stockage des échantillons de sang (toutes espèces)


Etape 3 / 1 Rechercher les solutions / Récolter

Recherche bibliographique Demandes auprès des

clients sur leurs exigences Recherche normative Planification de réunions

Harmonisation entre les responsables d’unités

Sensibilisation du personnel technique

Communication interne par la direction

Etude de marché sur Consommables de

rangement Consommables de

laboratoires Eclairage Moyens d’accessibilité Protections individuelles

contre le froid Moyens d’identification Optimisation de

l’espacement des étagères

Outil : Créativité


La suite de l’exposé sera axée uniquement sur l’organisation des locaux et plus particulièrement le rangement des échantillons de sang


Etape 3 / 2 Rechercher les solutions / Classer

Outil : Tableau de critères

Evaluation des solutions proposées par les différents fournisseurs

Fournisseur Cout Maniabilité Adaptabilité aux étagères

Gain de place

Visibilité

Manutan + ++ ++ + 10 % --

CML ++ ++ -- + 3 % +

VWR - + ++ + 4 % +

Fischer - + ++ + 25 % ++

-- : Point Négatif / ++ : Point Positif


Etape 3 / 3 Rechercher les solutions / Choisir

Outil : Tableau de critères

Fournisseur Cout Maniabilité Adaptabilité aux étagères

Gain de place

Visibilité

Fischer - + ++ + 25 % ++

Manutan + ++ ++ + 10 % --

VWR - + ++ + 4 % +

CML ++ ++ -- + 3 % +

Critère critique : Adaptabilité puis tri par gain de place


Etape 3 / 4 Rechercher les solutions / Valider

Outil : Validation hiérarchique


Présents : Direction, Responsable Administratif et financier, Direction des Ressources humaines, Responsables Techniques, Groupe de travail Recherche

Le groupe de travail présente ses résultats de recherche, et démontre que le fournisseur « Fisher » est en mesure d’augmenter la capacité de stockage des échantillons de sang de +25%.

Le comité de direction valide le fait que le cout n’est pas un critère déterminant et cette solution est choisie.

Le groupe de travail est chargé de planifier la mise en œuvre de cette solution.


Etape 4 / 1 Mettre en œuvre les solutions / Récolter

Outil : Brainstorming

Réception des consommablesDéterminer la date

Location camion frigorifique

Communication interne

Attribution des tâchesVider la CF

Transvaser dans le camion

Transférer les échantillons

Inventorier

Transférer dans le camion

Réaménagement des étagères

Transférer dans la chambre froide

Rendre le camion

Féliciter le personnel


Etape 4 / 2 Mettre en œuvre les solutions / Classer

Outil : Diagramme de GanttAction Enchainement Pilote

Réception des consommables

Groupe de travail

Déterminer la date Groupe de travail, Direction

Location camion frigorifique

Groupe de travail

Communication interne Groupe de travail, Direction

Attribution des tâches Responsables, Direction

Vider la chambre froide Tout le personnel (gr 1)

Transférer dans le camion Tout le personnel (gr 1)

Transférer les échantillons Tout le personnel (gr 2)

Inventorier Tout le personnel (gr 2)

Transférer dans le camion Tout le personnel (gr 3)

Réorganiser les étagères Tout le personnel (gr 1)

Remplir la chambre froide Tout le personnel (gr 3)

Rendre le camion Groupe de travail

Féliciter le personnel Direction


Etape 4 / 3 Mettre en œuvre les solutions / Choisir

Outil : Plan d’action

Compte rendu

Journée de réorganisation de la chambre froide• Durée : 1 journée• Personnel : 30

• Coût matériel : 7.500 €• Coût personnel : 3.000 €

• Coût total : 10.500 €

• Pilote : Groupe de travail

• Période de réalisation idéale : un lundi en janvier


Etape 4 / 4 Mettre en œuvre les solutions / Valider

Rappel de la problématique : Il n’y a plus de place en chambre froide, il n’est plus possible d’y stocker des échantillons

Gain de 40 % soit 52.000 échantillons (~3 ans de stockage)

Perspectives : Etendre aux autres types d’échantillons

Limites : Solution non pérenne (Cf. définition des règles)

La même démarche a été appliquée pour la définition des règles de stockages

Outil : Présentation du projetSuivi des résultats


Processus de réalisation

Elément Enchainement Date

Prise en compte de la commande

18/12/2008

Choix de le problématique 19/12/2008

Réflexions personnelles

Réunion de travail

Doc V1

10/01/2008

Echanges

Réunion de travail

Doc V2

18/01/2008

Echanges

Détermination de l’ordre de passage

05/02/2009

Validation du document

Doc V3

07/02/2009

Présentation au Comité de Direction

14/02/2009


Retour d’expérience

Ce qui a marché ? Ce qui a moins bien marché ?

• Bonne solidarité du groupe• Participation équivalente des membres• Choix d’une problématique commune• Utilisation des outils qualité• Efficacité des rencontres

• Difficulté de concilier les emplois du temps respectifs

Comment mieux réaliser nos travaux de groupe à venir ?

• Définition d’un coordinateur

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