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REGIDESO - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012

Rapport Final

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Point E, Boulevard de l’Est Angle Rue de Kaolack BP 11 616 Dakar Té l : 221 33 825 13 16 / 221 33 825 62 59 E mail [email protected]

REPUBLIQUE DU BURUNDI

PROJET DE DEVELOPPEMENT DES

SECTEURS FINANCIER ET PRIVE

(PSD)

AUTORITE DE REGULATION DES

MARCHES PUBLICS

(ARMP)

REGIE DE PRODUCTION

ET DE DISTRIBUTION D’EAU ET

D’ELECTRICITE AU BURUNDI

(REGIDESO)

REVUE INDEPENDANTE DE LA CONFORMITE DE

LA PASSATION DES MARCHES AU TITRE DES

EXERCICES 2011 ET 2012

RAPPORT FINAL

(septembre 2014)


Rapport Final

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Point E, Boulevard de l’Est Angle Rue de Kaolack BP 11 616 Dakar Té l : 221 33 825 13 16 / 221 33 825 62 59 E mail [email protected]

Bujumbura, le 20 Septembre 2014

Monsieur le Coordinateur du Projet de

Développement des Secteurs Financier et Privés

(PSD)

Bujumbura

Monsieur le Coordinateur,

Conformément à la mission que vous nous avez confiée, nous avons procédé à la vérification

des processus de passation, d’exécution, de suivi administratif, financier et technique et de

contrôle des marchés conclus par la Régie de Production et de Distribution d'Eau et

d'Electricité au Burundi (REGIDESO) pour la période allant du 1er

janvier 2011 au 31

décembre 2012.

Il s’agit, dans le cadre de cette mission, de mesurer le degré de respect des dispositions et

procédures édictées par la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du

Burundi afin d’exprimer une opinion motivée sur l’adéquation des procédures de passation

des marchés et de gestion des contrats conclus par la REGIDESO avec les dispositions dudit

code.

Notre examen effectué conformément aux normes d’audit généralement admises sur le plan

international (normes IASB) a comporté les sondages et autres procédés de vérification que

nous avons jugés nécessaires en la circonstance.

Ces normes requièrent la mise en œuvre de diligences permettant d’obtenir l’assurance

raisonnable que :

- les marchés attribués au cours de la période sous revue ont été passés de manière

transparente et régulière conformément aux dispositions du Code des Marchés Publics

et que la mise en œuvre de ces procédures ne comporte pas d’anomalies

significatives ;

- que l’exécution financière est effectuée conformément aux dispositions contractuelles

et à la règlementation en vigueur ;

- que les procédures de contrôle de la matérialité des transactions sont adéquates et

permettent de s’assurer de la réalisation des marchés conformément aux prescriptions

techniques et aux normes prévues.

Ces travaux appellent de notre part les réserves et exceptions ci – après :


Rapport Final

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1. Réserves

a) l’examen de la procédure d’appel d’offres ouvert international AOOI N°

DNCMP/242/F/2011 relatif au marché, portant Fourniture du Matériel de

Renforcement et d’Extension des Réseaux MT/BT de Bujumbura a permis

d’identifier les non conformités ci-après :

- le délai de préparation des offres de 26 jours accordé aux soumissionnaires potentiels

est en deçà du délai défini par l’article 48 du CMP ; le non respect des délais légaux

est susceptible d’entraîner l’annulation de la procédure à la requête de toute

personne intéressée à son bon déroulement.

- les exigences en matière de qualification, les conditions d’acquisition du DAO, le

montant de la garantie de soumission, le délai de validité des offres et le nombre de

lots n’ont pas été portés à la connaissance des potentiels candidats, dans l’avis

d’appel d’offres publié. Il convient de préciser que les avis d’appel d’offres doivent

être élaborés conformément aux dispositions de l’article 44.e) du CMP qui indique

les mentions obligatoires devant y figurer. Cette observation est valable pour la quasi-

totalité des avis d’appels d’offres relatifs aux marchés examinés dans le cadre de nos

travaux.

- l’examen du procès-verbal d’ouverture des plis nous a permis de noter que la

séance s’est tenue sans la présence de l’observateur indépendant, alors qu’aux

termes de l’article 60 du CMP, le ledit procès-verbal d’ouverture doit être

contresigné par les membres de la Commission de Passation des Marchés et

l’observateur indépendant, qui y joint ses observations. Cette remarque est valable

pour l’appel d’offres international DNCMP/300/F/2012, relatif à la Fourniture des

Poteaux en bois traités MT et BT à la REGIDESO, pour l’appel d’offres local

AOL N° EL/30/F/2012, portant Fourniture des Poteaux en bois MT pour la

Réhabilitation de la Ligne NYAKARARO-MWARO-GISOZI, pour l’appel

d’offres local AOL N° DAF/01/S/2012, relatif à la Maintenance des

Photocopieuses et des Climatiseurs de la REGIDESO, pour le marché de Gré à Gré

ED N° DNCMP/176/F/2012 relatif au marché, portant Acquisition de 1 500 000

litres de Mazout pour le Fonctionnement de la Centrale Thermique de la

REGIDESO, pour l’appel d’offres international AOI N° DNCMP/17/F/2008 relatif

à la Fourniture de Matériel de Comptage de l’Energie Electrique dans les Régions,

pour l’appel d’offres local AOL N° DNCMP/04/F/2010, relatif au marché portant

Fourniture d’Huile Minérales Isolantes de Classe II pour le Transformateur.

- l’examen du tableau récapitulatif des offres, a permis de constater que la date

limite de validité des garanties de soumission n’est pas mentionnée dans ledit

tableau qui indique seulement le montant de la caution ; il est important de

mentionner dans le tableau de contrôle de la transmission des pièces et documents

requis dans le DAO, les dates limites de validité desdites pièces.


Rapport Final

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- nous avons noté que le rapport d’analyse des offres a été transmis directement à la

PRMP, alors qu’aux termes de l’article 62.5 du CMP, le PV d’analyse doit être

soumis à la Commission de Passation des Marchés compétente, qui au terme de sa

séance d’analyse, à laquelle assiste, sans voix délibérative, le ou les observateur (s)

indépendant (s), émet des propositions d’attribution. Mais il y a eu confusion entre

la Commission de Passation des Marchés et la sous-commission d’analyse, donc,

entre le rapport d’analyse, et le procès-verbal d’attribution du marché, en violation

également de l’article 67 du CMP. Cette remarque sur la confusion de PV dans un

même document, est valable pour tous les marchés passés par la REGIDESO,

soumis à notre examen.

- l’attribution du marché a été validée le 10 Janvier 2012, par la DNCMP au-delà de

la période de validité des offres, alors qu’aucune demande formelle de prorogation

de la durée de validité des offres et des garanties de soumission n’a été adressée

aux soumissionnaires et le soumissionnaire HYGECEL, attributaire du lot 2, qui

avait proposé cette prorogation ne l’avait fait que jusqu’au 31 Décembre 2011.

- le DAO ne comprend pas de formulaire portant la lettre de soumission ; en lieu et

place figure un « acte d’engagement » dont le contenu ne traduit pas le contenu

réel d’un acte d’engagement dans le contexte de la passation des marchés. Nous

précisons que l’acte d’engagement est la pièce constitutive du marché dans

laquelle le candidat s’engage à se conformer aux clauses du DAO et à respecter le

prix proposé ; il indique qu’au terme de la procédure d’appel d’offres, l’Autorité

Contractante a choisi l’attributaire X pour un montant donné. L’acte d’engagement

énumère ensuite l’ensemble des documents et pièces contractuelles, fixe leur ordre

de préséance ….. Il est signé par les deux parties après l’attribution du marché ; il

constitue de ce fait la pièce fondamentale dans la formation du marché qui

consacre l’échange de consentement des parties, démontre leur accord sur l’objet,

la chose et le prix.

- un membre de la commission de passation qui a procédé à l’ouverture des plis et

participé aux travaux de la sous-commission d’analyse des offres, a été nommé,

membre de la commission de réception, en violation des dispositions du Décret

100/123 du 11 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement de la

Cellule de Gestion des Marchés Publics, ces deux fonctions au sein de la Cellule

de Passation étant incompatibles.

b) l’examen de l’appel d’offres ouvert international AOI N° DNCMP/300/F/2012, lancé

en deux (2) lots, relatif au marché portant Fourniture des Poteaux en bois traités

MT et BT à la REGIDESO a permis de noter les non conformités ci-après :

- l’examen des données particulières de l’appel d’offres nous a permis de noter une

incohérence dans l’allotissement du marché, entre l’avis d’appel d’offres et les


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DPAO. En effet, il ressort des tableaux de l’allotissement de l’avis d’appel d’offres

que chaque lot est composé à la fois des deux types de poteaux, alors que dans les

DPAO, chaque type de poteaux constitue un lot ; il y’a lieu de veiller à la cohérence

interne des documents de passation pour éviter des allotissements en cours

d’évaluation assimilables à une violation du principe d’intangibilité du règlement de

la consultation.

- l’examen du tableau des offres du procès-verbal d’ouverture des plis, nous a permis

de noter que le montant de la garantie de soumission de l’unique candidat, couvre un

seul lot, sans que son offre sur l’un ou l’autre des lots n’ait été rejetée, alors qu’il a été

stipulé dans l’avis d’appel d’offres que « l’absence de la présente garantie entraîne le

rejet pur et simple de l’offre et celle-là est remise séance tenante au soumissionnaire

ou à son représentant ». Par ailleurs, l’examen de l’exécution du marché, nous a

permis de noter que l’original de la garantie de soumission de l’unique

soumissionnaire, n’a été transmis que six (6) mois après l’ouverture des plis, alors

qu’aux termes du DAO, « les garanties exigées (garantie de soumission et garantie de

bonne exécution) seront fournies en original par une institution bancaire

officiellement reconnue ». Sous ce rapport, l’offre de l’unique soumissionnaire n’est

pas conforme et aurait dû être rejetée à l’ouverture des plis et le marché déclaré

infructueux, avant d’être relancé.

- l’ouverture des plis a été sommaire et la vérification des pièces requises dans le DAO,

n’a pas été formalisée, conformément à l’article 60.2 du CMP aux termes duquel, le

Président de séance dresse la liste des soumissionnaires en leur présence, examine les

pièces justificatives produites et rejette les offres qui ne sont pas accompagnées des

pièces à caractère éliminatoire, mentionnées au dossier d’appel d’offres. Cette

remarque est également valable pour l’appel d’offres local AOL N° EL/30/F/2012,

portant Fourniture des Poteaux en bois MT pour la Réhabilitation de la Ligne

NYAKARARO-MWARO-GISOZI, pour l’appel d’offres local AOL N°

DAF/01/S/2012, relatif à la Maintenance des Photocopieuses et des Climatiseurs de

la REGIDESO, pour le marché de Gré à Gré ED N° DNCMP/176/F/2012 relatif au

marché, portant Acquisition de 1 500 000 Litres de Mazout pour le Fonctionnement

de la Centrale Thermique de la REGIDESO, pour l’appel d’offres local AOL N°

DNCMP/04/F/2010, relatif au marché portant Fourniture d’Huile Minérale Isolante

de Classe II pour le Transformateur, pour l’appel d’offres international AOOI N°

DNCMP/324/F/2011 relatif au marché portant Fourniture du matériel de

raccordement des réseaux électriques BT.

c) L’appel d’offres local AOL N° EL/30/F/2012 relatif au marché, portant Fourniture

des Poteaux en bois MT pour la Réhabilitation de la Ligne NYAKARARO-

MWARO-GISOZI, a été entaché par plusieurs non conformités :

- l’examen du rapport d’analyse des offres nous a permis de noter que l’analyse

administrative des documents exigés et dont l’absence ou la non-conformité entraîne

le rejet de l’offre n’a pas été formalisée notamment par la confection d’un tableau

récapitulatif de contrôle des pièces et documents requis dans le DAO ; l’analyse des


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offres a porté uniquement sur les volets techniques et financiers. Il convient de se

conformer aux dispositions de l’article 60 du CMP

- nous avons noté sur l’acte de nomination des membres de la commission de

réception, que le Chef de Service de Maintenance Electricité, assurera la Présidence

de ladite commission, sans être cité nommément ; il, faut mentionner dans l’acte de

nomination les noms et prénoms des personnes désignées, en plus de leurs fonctions.

Cette remarque est valable pour l’acte de nomination de la commission de passation

du marché de l’appel d’offres local AOL N° DAF/01/S/2012, relatif à la Maintenance

des Photocopieuses et des Climatiseurs de la REGIDESO, pour les actes de

nomination des commissions de passation et de réception de l’appel d’offres

international AOI N° DNCMP/17/F/2008, relatif à la Fourniture de Matériel de

Comptage de l’Energie Electrique dans les Régions, pour les actes de nomination des

commissions de passation de l’appel d’offres international AOOI N°

DNCMP/324/F/2011 relatif au marché portant Fourniture du matériel de

raccordement des réseaux électriques BT et de l’appel d’offres international, AOOI

N° DNCMP/347/F/2011, relatif au marché portant Fourniture du matériel

hydraulique destiné aux travaux de remplacement de la conduite d’amenée des

sources d’eau de MISUMBA.

d) l’examen de la procédure d’appel d’offres local AOL N° DAF/01/S/2012, lancé en

deux (2) lots, relatif au marché, portant Maintenance des Photocopieuses et des

Climatiseurs de la REGIDESO a permis de relever plusieurs non conformités :

- ce marché a été déclaré infructueux par la REGIDESO car l’unique candidat sur

quatre soumissionnaires dont l’offre était recevable au terme de l’examen de la

conformité administrative des offres avait mal exécuté le contrat antérieurement

conclu avec l’autorité contractante. Nous précisons que la REGIDESO ne peut se

fonder sur les seuls manquements dans l’exécution de précédents marchés sans

rechercher si d’autres éléments dans l’offre du candidat permettent à ce dernier de

justifier de ses capacités professionnelles. Par ailleurs, il y’a lieu de mieux encadrer

cette faculté donnée aux autorités contractantes de déclarer un appel d’offres sans

suite en assujettissant à un avis de non objection de la DNCMP, la décision de

déclarer un appel d’offres infructueux ou sans suite.

- l’ouverture des plis du marché relancé suite à l’infructuosité déclarée du premier

appel d’offres a eu lieu, la veille de la date prévue dans l’avis d’appel d’offres, alors

qu’aux termes de l’article 60 du CMP « l’ouverture des plis doit être présidée…au

plus tard à la date et à l’heure fixée dans le dossier d’appel d’offres comme date

limite de réception des offres ». Cette manière de procéder est une entorse aux règles

de transparence et une violation du principe de libre accès à la commande publique

car avancer la date d’ouverture des plis peut pénaliser de potentiels soumissionnaires

qui avaient encore un jour supplémentaire pour déposer leurs propositions. Cette


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anomalie est due à l’incohérence du contenu de l’avis d’appel d’offres qui fixe la

date limite de dépôt des offres, au 14 Août 2012 et l’ouverture des plis au 13 Août

2012.

e) l’examen de la procédure de Gré à Gré ED N° DNCMP/176/F/2012 relatif au

marché, portant Acquisition de 1 500 000 Litres de Mazout pour le

Fonctionnement de la Centrale Thermique de la REGIDESO a permis d’identifier

les non conformités ci-après :

- le dossier de marché mis à notre disposition ne comprend pas les documents

essentiels requis, pour autoriser un marché de gré à gré, à savoir le rapport spécial

établi par la Commission de Passation des Marchés au terme d’une séance d’analyse

des motifs justifiant le recours au gré à gré, en présence d’un observateur

indépendant, le rapport de mission de l’observateur indépendant à transmettre aussi à

l’ARMP ; ces deux rapports sont à joindre à la requête adressée à la DNCMP aux fins

d’autorisation de conclure un marché par entente directe (gré à gré) conformément

aux dispositions de l’article 42.1 du CMP. Cette remarque est également valable pour

la procédure de GRE A GRE N° DNCMP/102/T/2012, relative au marché portant

Travaux d’urgence de protection des ouvrages de la centrale hydroélectrique de

Nyemanga sur la rivière Siguvyaye.

- Nous avons également noté que le critère, relatif au mode d’expression du prix, aux

termes duquel, en cas de révision des prix officiels du carburant, le soumissionnaire

doit s’engager à ne pas modifier les prix, car les prix sont fermes, non révisables et

non actualisables et que les soumissionnaires devront prendre leurs précautions, en

cas de variation des prix, tel que libellé, semble abusif car, le marché est exécuté

comme un marchés à commande, avec des livraisons qui s’étalent sur douze mois,

pour un secteur aussi fluctuant que les hydrocarbures, avec des variations de prix

courants. En outre, la formule selon laquelle le prix n’est pas actualisable, n’est pas

conforme à l’article 106 du CMP car, le prix ferme est actualisable, entre la date

d’expiration du délai de validité des offres et la date de notification du marché.

- l’examen du rapport d’analyse des offres a permis de noter que la commission, après

avoir constaté que, malgré ce critère ci-avant mentionné à l’article 11 du DAO, tous

les soumissionnaires avaient proposé des offres avec des prix révisables, suivant la

structure des prix officiels, a néanmoins procédé à l’attribution du marché, alors

qu’un des soumissionnaires présélectionnés, IMATCO, après avoir sollicité de

l’autorité contractante la possibilité de remettre une offre en référence avec la

structure gouvernementale, avec l’acceptation de la variation des prix ou

l’acceptation de la fourniture de la totalité des produits, sur une période ne dépassant

pas trois (3) mois et les paiements réglés dans la même période contre une garantie de

bonne exécution, ne s’est pas vu accorder cette possibilité. Sous ce rapport en

attribuant le marché, alors que tous les soumissionnaires ont proposé des offres avec

des prix révisables, suivant la structure des prix officiels, la commission de passation

a violé le principe de l’égalité de traitement des candidats. La Commission de

Passation, après avoir constaté que les offres n’étaient pas conformes à l’article 11 du


Rapport Final

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DAO, aurait dû reconnaître que cette disposition posait problème, déclarer le marché

infructueux, aucune offre conforme n’ayant été reçue et demander la correction du

DAO et la relance de la procédure, à égalité de conditions, pour tous les

soumissionnaires. Cette proposition d’attribution n’aurait pas dû obtenir un avis de

non objection de la DNCMP.

f) l’examen de l’appel d’offres AOI N° DNCMP/17/F/2008 relatif au marché, portant

Fourniture de Matériel de Comptage de l’Energie Electrique dans les Régions,

lancé en deux (2) lots, a permis de noter des entorses substantielles à la réglementation

des marchés publics :

- après l’analyse des offres et une quinzaine de jours après l’attribution du marché

relatif au lot N°1, le lot N°2 ayant été déclaré infructueux, des demandes

d’éclaircissements ont été adressées aux soumissionnaires, pour des précisions sur la

conformité parfaite des fournitures proposées et la fourniture d’un échantillon. Cette

manière de procéder de la PRMP n’est pas conforme, car ladite demande aurait dû

leur être adressée en cours de l’analyse des offres, conformément à l’article 62 du

CMP aux termes duquel, « le Président de la Commission de Passation des marchés

peut, sur proposition de la sous-commission d’analyse, demander aux

soumissionnaires, des éclaircissements sur leurs offres. Les éclaircissements

demandés et fournis par écrit ne peuvent, en aucune façon, avoir pour effet de

modifier les éléments de l’offre en vue de la rendre plus conforme ou plus

compétitive. Or, en fournissant lesdits échantillons non requis dans l’offre initiale, les

éléments de leurs offres s’en verraient modifiés, en violation de la disposition

précitée. Par ailleurs, un délai calendaire de dix (10) jours a été donné aux

soumissionnaires, pour la réponse, alors que le délai imparti à ces derniers, le cas

échéant, est de sept (7) jours en violation de l’article 62.4 du CMP.

- l’examen du dossier de marché a permis de noter qu’un autre rapport d’analyse, sans

aucune différence majeure avec le premier, et dont la raison d’être n’a pas été

renseignée dans le dossier, a été signé, plus d’un mois après la première attribution.

- l’examen du contrat a permis de noter que l’approbation du marché, par le Ministre

de Tutelle est antérieure à sa signature par l’attributaire. Il convient de noter que

l’article 74 du CMP ne reconnait que le Ministre en charge des Finances et de la

Planification du Développement Economique comme Autorité d’Approbation. La

signature apposée par le Ministre de Tutelle pourrait être formalisée dans le cadre de

la refonte du CMP notamment par l’introduction de seuils d’approbation qui

contribuerait à décharger le Ministre des Finances.

- l’examen du dossier de marché a permis de noter que lancé, en Janvier 2009, le

marché n’a été conclu qu’en Janvier 2011, faute de budget et plusieurs demandes de

prorogation de la durée de validité des offres et plusieurs demandes de visa sur le

contrat ont été adressées à la DNCMP, du fait que la PRMP attendait l’approbation

de la révision du Budget 2010. Sous ce rapport, la PRMP ne s’est pas conformée à la

règlementation des marchés publics et plus précisément à l’article 17 du CMP, sur la

mise en place préalable et la disponibilité des crédits, avant le lancement du marché.


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g) l’examen de l’appel d’offres international AOI N° DNCMP/115/F/2010, lancé en

trois (3) lots, relatif au marché, portant Fourniture du Matériel de Raccordement

des Réseaux BT de Bujumbura a permis de noter de nombreuses déficiences dans le

classement des pièces de marchés, entraînant des limitations à notre étude.

h) l’examen de l’appel d’offres international AOI N° DNCMP/96/F/2008 lancé en

quatre (4) lots, relatif au marché portant Fourniture du Matériel d’Entretien des

Réseaux MT/BT et de Raccordement BT pour les Régions a permis de noter des

entorses à la réglementation des marchés publics :

- l’examen des critères de qualification a permis de noter l’introduction d’un critère

discriminatoire, relatif à l’exclusion de deux (2) marques pour les transformateurs. En

effet, l’autorité contractante n’est pas fondée à exclure quelque marque que ce soit,

car en agissant ainsi, il exclut de facto, un fournisseur. Elle doit se contenter de

définir clairement, les spécifications techniques requises pour le matériel à acquérir et

s’assurer, à l’analyse des offres, de la conformité du matériel proposé par les

fournisseurs, à ces spécifications techniques. En excluant d’emblée des marques,

l’autorité contractante fausse les bases de la concurrence et viole les principes de libre

accès à la commande publique et d’égalité de traitement des candidats.

- le contrôle de l’exécution de ce marché a permis de noter que suite à la réception des

fournitures du lot 1 « Sectionneurs MT, Transformateurs de distribution HT/MT et

MT/BT, parafoudres MT, disjoncteurs BT et disjoncteurs MT » et après avoir

constaté que le transformateur 30/6.6 KV avait cédé, juste après sa mise en service, il

a été demandé au fournisseur TEC INTERNATIONAL, de le remplacer,

conformément aux termes du contrat. Mais deux ans après, ladite demande a été

réitérée, alors que si la garantie de bonne exécution, a été fournie par TEC

INTERNATIONAL, elle aurait dû être saisie, à moins qu’elle n’ait été libérée

prématurément, dès après la réception provisoire du marché, ou qu’elle n’ait pas été

fournie, ce qui est plus probable, le problème étant survenu juste après la mise en

service du matériel. En effet le but de la garantie de bonne exécution est de garantir à

l'acheteur une compensation financière en cas de préjudice engendré, du fait d'une

défaillance du titulaire ou d'une exécution incomplète du contrat, comme les défauts

dans les fournitures. Ainsi, cette garantie, émise le plus souvent pour un montant de

5% du montant du contrat, devrait toujours être exigée et faire même, l’objet de

prorogations, tant que le titulaire n'a pas satisfait à l'ensemble de ses obligations, pour

pallier de telles situations.

i) L’exécution d’un marché de taille similaire a été requis des candidats, sur le point

relatif aux références pertinentes du soumissionnaire, de l’appel d’offres local AOL

N° DNCMP/04/F/2010, relatif au marché portant Fourniture d’Huile Minérales

Isolante de Classe II pour le Transformateur, alors que le fait d’exiger des

candidats, un marché de taille similaire, constitue un critère discriminatoire et une

entrave au libre accès à la commande publique, pour les entreprises nouvellement

créées et viole le principe d’égalité de traitement des candidats. L’autorité est tout à


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fait fondée à demander aux candidats des références dans les prestations analogues ou

de nature similaire, mais ne peut pas leur demander de faire la preuve de l’exécution

de marché de même valeur, sans démontrer en quoi, cette exigence est objectivement

nécessaire pour l’objet du marché et la nature des prestations.

- Il ressort de l’examen du rapport d’analyse des offres que la commission a mentionné

que l’unique soumissionnaire a précisé que son offre était valable, pour 30 jours, car

les prix sont variables, en fonction, du cours des hydrocarbures, alors que la durée de

validité des offres, requise dans le DAO a été de 90 jours. Cette manière de procéder

n’est pas conforme et la commission aurait dû rejeter cette offre en raison de cette

divergence majeure sur les aspects commerciaux. l’examen de la procédure relancée a

permis de noter que le délai calendaire de préparation des offres a été de 19 jours, en

violation de l’article 48 du CMP qui fixe un délai de réception des candidatures ou des

offres, qui ne peut être inférieur à trente (30) jours calendaires pour les marchés

supérieurs aux seuils réglementaires, à compter de la publication de l’avis d’appel

d’offres.

j) L’examen de l’appel d’offres international AOOI N° DNCMP/324/F/2011 lancé en

trois (3) lots, relatif au marché portant Fourniture du matériel de raccordement

des réseaux électriques BT, a permis de noter plusieurs non conformités :

- l’examen de l’avis d’appel d’offres fixe un délai de livraison CIP de six (6) mois au

maximum, sans en préciser le point de départ et une erreur est commise sur le délai

inscrit en chiffres et celui en lettres (six (5).

- un délai 21 jours avant l’ouverture des offres, a été accordé aux soumissionnaires,

pour la demande d’éclaircissements, alors que l’AC doit disposer de 10 jours pour

émettre ses réponses, avant la date limite de dépôt des offres. Nous estimons que le

délai imparti aux soumissionnaires pour établir les demandes d’éclaircissements est

anormalement réduit ; il serait souhaitable, dans le cadre la révision du Code des

Marchés Publics ou des Dossiers-types de permettre aux candidats de pouvoir

demander par écrit des éclaircissements dans un délai qui puisse leur permettre plus

de temps pour étudier le dossier ;

- des incohérences et des confusions ont été notées dans l’allotissement du marché,

alors que le DAO et l’avis d’appel d’offres avaient indiqué que le marché avait été

divisé en trois lots. Par la suite, le PV d’ouverture des plis mentionne que les

candidats ont soumissionné pour le lot 1 et le lot 2, sans renseigner sur la suite

donnée au lot 3. L’examen du PV d’analyse a révélé une fusion dans les lots, avec

des rubriques du lot 1 retrouvées dans le lot 2 et vice versa et tous les éléments du

lot 3, inclus dans le lot 1. Ceci constitue une violation du principe de l’allotissement

qui était bien défini dans le DAO. Ces informations n’ont pas été consignées dans le

Procès-verbal d’ouverture et l’examen du tableau de comparaison des offres a permis

de noter que les offres ont été présentées en deux lots en lieu et place de trois, prévus,

sans qu’aucune indication n’ait été donnée sur les canaux utilisés pour informer les

soumissionnaires de la modification de l’allotissement annoncé dans le DAO.


Rapport Final

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- le contrôle du montant des bordereaux de versement pour l’achat du DAO a été

effectué lors de l’analyse des offres et il est mentionné dans le rapport que les

bordereaux de versement pour l’achat du DAO transmis par TEC

INTERNATIONAL, sont d’un montant de 25 000 FBU chacun, alors que le DAO

exige deux bordereaux de 50 000 FBU chacun. Or, ce contrôle aurait dû être fait au

moment de la remise du DAO au soumissionnaire par la personne préposée à la

remise des DAO qui devait constater ce manquement et ne pas transmettre ledit DAO

à ce candidat.

- l’examen de l’avis de non objection de la DNCMP sur l’attribution du marché, a

permis de noter que les spécifications techniques invoquées étaient différentes de

celles du DAO corrigé et du rapport d’analyse, ce qui pose le problème de la

traçabilité des interactions entre la DNCMP et la REGIDESO suite à la transmission

du projet de DAO à la DNCMP. En outre, la DNCMP a signalé que l’offre

d’ELECTREAU ne comprenait pas de fusibles BT taille NH1-315 A, de même que

le rapport de ré analyse qui indique la mention « Non fourni » sur cette spécification,

alors que le bordereau de prix inséré dans l’offre comporte bien cet item qui a

d’ailleurs, été coté pour 1 137 600.

k) L’examen de l’appel d’offres international, AOOI N° DNCMP/347/F/2011, relatif au

marché portant Fourniture du matériel hydraulique destiné aux travaux de

remplacement de la conduite d’amenée des sources d’eau de MISUMBA a permis

de noter les non conformités ci-après :

- l’examen du DAO a permis de noter que le point 26 des Instructions aux

Soumissionnaires (IS) stipule que l’attributaire est tenu de produire une GBE dans les

20 jours qui suivent la réception de la lettre de marché, alors que la garantie de bonne

exécution ne peut être demandée que sur la base d’un marché dûment approuvé par

l’autorité compétente. Ce qui n’est pas le cas du marché soumis à l’attributaire pour

signature.

- l’examen du rapport d’analyse a permis de noter que la commission, après avoir

constaté que le budget de 200 000 000 FBU qui avait été prévu lors de la révision

budgétaire 2011 ne pourra pas être engagé avant la fin de l’exercice en cours a

proposé que le montant de l’unique offre qui représente plus du double du montant

budgétisé soit inséré dans le budget 2012. Ceci résulte d’une mauvaise planification

des besoins et en agissant ainsi, l’autorité contractante ne s’est pas conformée à la

réglementation des marchés publics et plus particulièrement aux articles 19 du CMP

sur les modalités de détermination des besoins et 17 du CMP, sur la mise en place et

la disponibilité du financement avant le lancement de la consultation, jusqu’à la

notification du marché.


Rapport Final

12

- la DNCMP a recommandé la relance de l’appel d’offre au motif que la publication de

l’AAO est tardive comparée à la date de publication mentionnée dans le DAO. Ce

motif ne peut justifier la relance; nous sommes dans un cas d’appel d’offres sans suite

(concept non encore introduit dans le CMP) puisque la seule offre reçue dépasse le

budget alloué à cette acquisition. C’est cela qui motive la relance de la procédure.

l) l’examen de la procédure de GRE A GRE N° DNCMP/102/T/2012, relatif au

marché portant Travaux d’urgence de protection des ouvrages de la centrale

hydroélectrique de Nyemanga sur la rivière Siguvyaye

- l’examen du rapport d’analyse a permis de noter une confusion entre l’examen

préliminaire qui est fait en amont et qui porte sur l’appréciation de l’exhaustivité, de

la recevabilité et de la conformité pour l’essentiel des offres et l’examen détaillé des

offres qui porte sur le contrôle et l’analyse des offres au regard des spécifications

techniques détaillées du DAO. Cette remarque est également valable pour l’appel

d’offres AOON N° DNCMP/231/F/2012, lancé en deux (2) lots, relatif au marché,

portant Fourniture de poteaux en bois traités MT et BT à la REGIDESO.

- l’examen d’un décompte du marché a permis de noter qu’il été établi à deux dates

différentes à savoir le 22 juin et le 08 juillet 2013; cependant, celui du 22 juin n’a été

signé que par le Directeur Général de la REGIDESO, alors qu’il est nécessaire que

les fonctionnaires dirigeants, chargés du contrôle et du suivi des travaux, le signent

pour permettre sa mise en paiement.

m) L’examen de l’appel d’offres AOON N° DNCMP/231/F/2012, lancé en deux (2) lots,

relatif au marché, portant Fourniture de poteaux en bois traités MT et BT à la

REGIDESO a permis de noter plusieurs non conformités :

- plusieurs non conformités ont été relevés au niveau de la formulation de certains

articles du DAO, non conformités dont le soumissionnaire Wood Perfect avait

demandé la correction, par lettre du 18 juin 2012 et pour lesquelles, l’ARMP avait

demandé à l’AC leur modification, concernant le DAO N° 279/F/2011 (13 septembre

2011). Mais, les corrections de la version du DAO datant de Mars 2012 et classée

dans le dossier n’ont porté que sur l’article 1 (harmonisation des documents requis à

cet article et au point 5 des DPAO) et l’article 29 (pénalités de retard), le contenu des

autres articles étant resté inchangé. La formalisation des échanges entre la DNCMP et

les autorités contractantes aurait permis de suivre l’apurement de tous les points

soulevés lors des revues de DAO avant d’émettre une non objection formelle sur le

DAO avant la publication de l’Avis d’Appel d’Offres.

- l’examen du procès-verbal d’ouverture des plis a permis de noter que suite à

l’indisponibilité d’un des membres de la sous-commission, la Présidente de la

Commission de Passation des Marchés qui a nommé ladite sous-commission a siégé

et signé le PV, alors qu’elle ne faisait pas partie de cette commission. Il serait


Rapport Final

13

souhaitable, dans le cadre de la réforme du CMP de nommer pour chaque membre de

la CGMP un suppléant pouvant prendre part aux travaux des sous-commissions en

cas d’empêchement du titulaire.

- l’examen du rapport d’analyse des offres a permis de noter que la Commission de

Passation de Marché a juste indiqué que les références pertinentes sont fournies, alors

que le DAO corrigé avait requis en plus desdites références pertinentes, deux procès-

verbaux de réception d’exécution de marchés analogues. Le rapport d’analyse ne fait

pas état de la production ou non par les candidats des PV de réception dont la non

production entraîne le rejet de l’offre. Ce point doit faire l’objet d’un contrôle formel

dans le rapport d’analyse. En outre, l’offre de Wood Perfect pour le lot 2 a été rejetée

pour avoir porté sur 346 poteaux MT au lieu de 342 poteaux. Cette élimination est

abusive, car son offre aurait dû être corrigée, conformément au DQE annexé au

DAO.

- la première réception de fournitures a eu lieu deux mois après l’expiration des délais

de livraison; aucune mise en demeure n’a été servie au titulaire pour l’inviter à se

conformer à ses engagements contractuels et pour le décompte des pénalités de

retard, conformément à l’article 109 du CMP.

n) L’examen de l’appel d’offres AOOI N° DNCMP/363/F/2011, lancé en deux lots,

relatif au marché portant Fourniture du matériel de raccordement eau, a permis

de noter plusieurs entorses à la réglementation des marchés publics :

- l’examen du DAO a permis de noter que le point 21.4 du RPAO donne à la Cellule

de gestion des marchés publics, la possibilité de demander au soumissionnaire dont

l’offre évaluée la plus intéressante est fortement déséquilibrée par rapport à

l’estimation du marché, de porter le montant de la garantie bancaire de bonne

exécution, à un niveau suffisant, pour protéger l’acheteur contre toute perte

financière, au cas où l’attributaire viendrait à manquer à ses obligations au titre du

marché. Le point 21.4 du RPAO doit être reformulé car la commission des marchés

compétente peut rejeter, par décision motivée, une offre qu’elle juge anormalement

basse, si elle détermine que son montant ne correspond pas à une réalité économique

par rapport à la prestation offerte, après avoir demandé au candidat, toutes précisions

utiles concernant en particulier les sous détails des prix. Par conséquent, si la

commission n’est pas convaincue, elle peut rejeter les offres, mais ne peut pas

demander que la garantie bancaire de bonne exécution soit portée à un niveau

suffisant pour protéger l’acheteur, car la garantie de bonne exécution est plafonnée à

un taux maximum de 5%.

- des incohérences ont été relevées sur la fourniture de la garantie de bonne exécution

entre le point 26 du DAO qui invite déjà l’attributaire provisoire, à constituer la

garantie de bonne exécution à partir la réception de la lettre de marché non encore

signée et approuvée et le point 24.1 des DPAO qui précise que dans les 28 jours


Rapport Final

14

suivant la réception de l’acte d’engagement, l’attributaire du marché le signera et le

renverra à l’Acheteur, avec la garantie de bonne exécution, alors qu’il ressort de

l’article 97 du CMP que la garantie de bonne exécution doit être constituée dans les

vingt (20) jours calendaires qui suivent la notification du marché.

- l’examen du procès-verbal d’ouverture des plis a permis de noter que les éléments

inscrits dans ledit procès-verbal n’ont pas été clairs, pour certains soumissionnaires

les lots pour lesquels ils ont proposé des offres, ne sont pas précisés, seuls les

montants de leur soumission ont été mentionnés. En plus, certains montants ont été

surchargés, probablement qu’ils ont été corrigés et la commission n’a pas précisé

dans le PV, si les offres du soumissionnaire ITRON étaient TVAC ou HTVA.

- des divergences sur les montants des offres de trois soumissionnaires (l’offre

d’UTEMA passe de 630 187 543 BIF à 534 057 240 BIF, celle d’ITRON passe de

763 627,40 euros à 751 627,40 euros et celle d’EIBC passe de 1 457 521 333 BIF à

1 235 187 570 BIF) ont été notées entre le procès verbal d’ouverture et le rapport

d’analyse qui ne comprend pas de tableau retraçant la nature des corrections

apportées aux offres initialement consignées dans le procès-verbal d’ouverture. Il s’y

ajoute que la Commission de Passation de Marché fait une proposition d’attribution

du lot N°1 à ITRON pour un montant correspondant à sa soumission pour le lot N°2.

La traçabilité des corrections apportées aux offres est une exigence de transparence à

laquelle il convient de se conformer.

- suite à sa saisine pour avis de non objection sur le rapport d’analyse et la proposition

d’attribution du marché, la DNCMP, après avoir constaté que le lot N°1 a été attribué

à ITRON France, au montant de sa soumission pour le lot N°2 et estimé qu’il était

visible que le montant de l’offre de ce même soumissionnaire pour le lot N° 1 est de

loin supérieur à celui retenu pour le lot N°2, ce qui dénote que ce montant est

surestimé, a demandé la relance du lot N°1. Mais la pertinence de la décision de la

DNCMP peut poser problème dans la mesure où, la détermination du prix de l’offre

dépend de la consistance des prestations. Sous ce rapport, nous estimons que cette

différence de prix est tout à fait légitime, si l’on considère que la consistance des

offres est différente, il est possible que le montant du lot N°1 soit supérieur à celui du

lot N°2.

- l’examen du rapport de ré analyse des offres a permis de noter que les quantités

initiales des fournitures, ont été augmentées, ce qui n’est pas conforme, car aucune

marge de fluctuations à la hausse ou à la baisse desdites fournitures, n’avait été

prévue dans le DAO.

- plusieurs incohérences ont été notées sur le montant auquel le lot 1 a été attribué,

avec la proposition d’attribution du rapport d’analyse, qui mentionne pour le lot 1,

après augmentation des quantités de 20%, un montant de 1 033 508, 35 euros pour le

Coût FOB, alors que sur la lettre de demande d’ANO à la DNCMP, la REGIDESO


Rapport Final

15

indique un montant de 1 089 166,68 euros pour le coût FOB et dans sa réponse, la

DNCMP marque son avis de non objection, pour un montant de 1 034 934 euros

(coût FOB).

- quinze (15) jours après l’avis de non objection de la DNCMP sur l’attribution du lot

1, et après que les soumissionnaires aient été informés des résultats de l’analyse, des

corrections ont été apportées par la commission à des erreurs arithmétiques constatées

dans l’évaluation de quelques items, pour les colliers de prise en charge, tout en

précisant que les accessoires n’ont pas été pris en considération, alors que lesdits

accessoires sont censés être inclus dans les offres des soumissionnaires.

- l’examen du PV de réception partielle qui nous a été transmis a permis de noter qu’il

n’a pas été signé par les membres de la commission de réception et le représentant de

l’organe de contrôle des marchés publics. En effet, la DNCMP a précisé qu’elle ne

saurait approuver une réception à laquelle elle n’a pas été associée, la date du procès-

verbal de réception étant antérieure à la désignation par elle, de son représentant à la

réception des fournitures.

o) L’examen de l’appel d’offres N°DNCMP/189/F/2011, relatif au marché portant

Fourniture du carburant et des lubrifiants pour les véhicules, motos et groupes

électrogènes a permis de noter les non conformités ci-après :

- le marché a été relancé à deux (2) reprises, pour offres non conformes, mais les décisions

déclarant l’appel d’offres infructueux n’ont pas été publiées par l’Autorité Contractante,

par insertion dans le Journal des Marchés Publics ou dans toute autre publication

habilitée, en violation de l’article 61 du CMP.

- l’examen du procès-verbal d’ouverture a permis de noter que ledit PV fait office de

rapport d’analyse et de PV d’attribution, en violation des articles 60, 62 et suivants et 67

du CMP.

- l’examen de l’exécution du marché a permis de noter qu’une demande a été adressée au

titulaire pour l’exécution anticipée de 10 000 litres de gasoil, alors qu’aux termes de

l’article 85.2 du CMP, tout marché public doit être conclu avant tout commencement

d’exécution.

p) Cinq (5) demandes de cotations passées par la REGIDESO ont été mises à notre

disposition et nous ont permis de noter les remarques suivantes:

- les trois (3) demandes de cotations DC 1 Fourniture de boîtes de jonction - DC 2

Fourniture de plomb à souder – DC 3 Fourniture de boîtes de dérivation, passées

au titre de l’exercice 2011, ont fait l’objet de bons de commande, . mais des lettres

d’invitation à trois fournisseurs pressentis tel que stipulé à l’article 1 de l’ordonnance


Rapport Final

16

N° 540/1035/2008, n’ont pas été envoyées, ce qui ne laisse aucune traçabilité de la

consultation de ces derniers par l’Autorité Contractante.

- les deux (2) autres demandes de cotation DC 4 et DC 5 Fourniture d’hypochlorite

de calcium, ont permis de noter qu’aucune procédure concurrentielle documentée n’a

été déroulée pour ces opérations qui ont été faites par commande directe non autorisée,

en violation de l’article 39 du CMP.

A. Limitations à l’étendue de nos travaux et autres domaines d’incertitudes

subsistants à l’issue de nos travaux :

- nous avons noté que le Directeur Général en sa qualité de Personne Responsable des

Marchés Publics de l’Autorité Contractante, nomme pour chaque marché, une

Commission de Passation des Marchés en désignant son Président et ses membres.

Cette manière de procéder qui peut parfaitement répondre à un souci d’efficacité, est

contraire aux dispositions de l’article 16 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant

création, organisation et fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés Publics

qui dispose que : « … les membres de la Commission de Passation des Marchés sont

nommés par la Personne Responsable des Marchés pour une année renouvelable… ».

- nous avons également noté que c’est la commission de passation qui procède aux

opérations d’ouverture des plis et d’analyse des offres, alors que l’article 62-1 du CMP

dispose que le Président de la Commission de Passation des Marchés nomme les

membres de la sous-commission d’analyse des offres, en ces termes « …les copies

des offres sont confiées à la sous-commission d’analyse désignée par le Président de la

Commission de Passation des Marchés ». Et à la lecture de l’article 19 du décret

100/123 du 11 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement de la

Cellule de Gestion des Marchés Publics, les membres de la commission de passation

ayant participé à l’ouverture des plis, ne doivent pas faire partie de la sous-

commission d’analyse.

- Il y’a lieu de mettre en cohérence les dispositions règlementaires, relatives à la

création, à l’organisation et au fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés

Publics, en conformité avec la loi qui prime sur le décret.

- l’avis Général de Passation des Marchés (article 16 du CMP) n’a pas été préparé et

publié non plus. Cette publicité doit se faire au moyen d’un journal à large diffusion

(Le Renouveau par exemple).

- nous avons noté de nombreuses déficiences dans le classement et l’archivage des

pièces de marchés passés par la REGIDESO, telles que, la demande de l’avis de non

objection de la DNCMP et l’ANO sur le DAO. Les lettres d’information des candidats

non retenus du rejet de leurs offres ne sont généralement pas classées, dans les

dossiers. Cette information des soumissionnaires non retenus, du rejet de leurs offres,

est une formalité essentielle de l’achèvement de la procédure de passation, au regard

de l’exigence de transparence, mais aussi en ce qu’elle permet aux candidats d’exercer

leur droit de recours éventuel. C’est également une exigence de l’article 68 du CMP.

Les attestations de mainlevée ou de restitution des cautions de soumission, des

candidats non retenus, les lettres de notification définitive ou notification de marché,


Rapport Final

17

point de départ des délais contractuels d’exécution et les supports de publication du

PV d’ouverture des plis, du PV d’attribution provisoire et de l’attribution définitive, ne

sont également pas toujours classés dans les dossiers de passation.

- En sus des limitations ci-avant soulignées, relatives à la commission de passation et à

la carence dans le classement des pièces de marché, l’acte de nomination des membres

de la Commission de Passation des Marchés de l’appel d’offres international AOI

N° DNCMP/115/F/2010, lancé en trois (3) relatif au marché, portant Fourniture

du Matériel de Raccordement des Réseaux BT de Bujumbura n’a pas été mis à

notre disposition, pour nous permettre de vérifier sa conformité aux dispositions

règlementaires et légales.

- le procès-verbal d’ouverture des plis n’a pas été classé dans le dossier, pour la mise en

œuvre des procédures de vérification propres, à nous permettre d’exprimer une

opinion motivée, sur le nombre de soumissionnaires, les contenus des soumissions, les

montants des soumissions et la conformité des modalités de tenue de la séance, aux

dispositions de l’article 60 du CMP.

- Le rapport d’analyse n’a également pas été classé dans le dossier, pour nous permettre

de vérifier la conduite de l’analyse des offres et la conformité des modalités de

dévolution desdits marchés aux critères et spécifications du DAO et aux dispositions

du CMP. De même, le procès-verbal d’attribution n’a pas été classé dans le dossier,

pour nous permettre de connaître les attributaires des différents lots et les montants

auxquels, ces lots ont été attribués.

- Les contrats des lots 2 et 3 n’ont pas été classés dans le dossier, pour nous permettre

d’apprécier leur conformité aux articles 85 du CMP, sur les principes, 86 du CMP sur

les mentions obligatoires du contrat et 87 du CMP, sur les documents constitutifs.

Ces limitations sont également valables pour l’appel d’offres international AOI N°

DNCMP/96/F/2008 Fourniture du Matériel d’Entretien des Réseaux MT/BT et

de Raccordement BT pour les Régions.

- Après que la DNCMP a demandé la relance du marché, suite à sa saisine sur le rapport

d’analyse de l’appel d’offres international, AOOI N° DNCMP/347/F/2011, relatif au

marché portant Fourniture du matériel hydraulique destiné aux travaux de

remplacement de la conduite d’amenée des sources d’eau de MISUMBA, la suite

donnée à ce marché, n’a pas été retracée dans le dossier, pour la mise en œuvre des

procédures de vérification propres, à nous permettre d’exprimer une opinion motivée,

sur la conformité de la procédure déroulée.

- L’examen de l’appel d’offres N°EAU/11/F/2010, relatif au marché portant

Fourniture du Matériel d’Extension du Réseau d’eau dans les quartiers

périphériques a permis de noter une carence dans le classement des documents de

passation du marché. En effet, le DAO, le procès-verbal d’attribution, les lettres de

notification d’attribution provisoire et de non attribution, l’attestation de main levée de

la garantie de soumission, les supports de publication des PV d’ouverture et

d’attribution entre autres, n’ont pas été classés dans le dossier, pour la mise en œuvre

de procédure propres à nous permettre de vérifier leur conformité à la réglementation

des marchés publics.


Rapport Final

18

- nous avons noté que l’ANO de la DNCMP sur le contrat a été requis, autant de fois

que de besoin, mais aucun ANO sur lesdits contrats n’a classé, comme si celle-ci

n’accédait pas à la demande ou ne délivrait pas de manière formelle un avis de non

objection sur les contrats comme si la non objection sur la proposition d’attribution

l’emportait sur celle du contrat. Il convient de formaliser les non objections à toutes

les étapes de contrôle a priori (ANO sur le Projet de DAO, ANO sur le rapport

d’analyse et la proposition d’attribution, ANO sur le Projet de Contrat).

Au regard des points évoqués ci-avant, les performances de la REGIDESO en matière de

passation et d’exécution des marchés sont moyennement satisfaisantes.

SOMMAIRE

Pages

Lexique des abréviations et sigles 18

1 Synthèse des non conformités et des recommandations 19

2 Contexte de l’intervention et objectifs de la mission 40

2.1 Contexte de l’intervention 41

2.2 Objectifs de la mission 42

2.2.1 Objectifs généraux 42

2.2.2 Objectifs spécifiques 42

2.2.3 Etendue des travaux à effectuer 43

2.2.4 Rapports émis au terme de la mission 46

3 Approche méthodologique mise en œuvre 48

3.1 Revue approfondie des textes de référence 49

3.2 Détermination de l’échantillon des marchés à examiner 50

3.3 Analyse de l’organisation et de l’environnement de la passation des marchés 51


Rapport Final

19

3.4 Vérification des différentes étapes de la passation des marchés 52

3.4.1 Audit de la préparation des marchés 53

3.4.2 Audit de la gestion de l’attribution 54

3.4.3 Audit de la gestion de l’exécution des marchés dans ses aspects administratifs,

financiers et physiques

55

4 Résultats des travaux 56

4 Revue du cadre institutionnel et de l’environnement de la passation des marchés 57

4.1.1

4.1.1.1

Cellule de Gestion des Marchés Publics (CGMP)

Commission de Passation des Marchés

57

58

4.1.1.2 Commission de Réception des Marchés 59

4.2. Documents de programmation de la passation des marchés 60

4.2.1 Plan Prévisionnel Annuel de Passation des Marchés 61

4.2.2 Avis général de passation des marchés 61

4.2.3 Rappel des seuils applicables à la REGIDESO 62

4.3 Examen des marchés 64

4.3.1 Périmètre couvert par nos travaux 64

4.3.2 Marchés conclus par Appel d’Offres 69

4.3.3

4.3.4

Marchés conclus par Gré à Gré

Marchés conclus par Demande de Cotations

148

157


Rapport Final

20

Liste des abréviations et sigles

AC Autorité Contractante

AGPM Avis Général de Passation des Marchés

ANO Avis de Non Objection

AOOI Appel d’Offres Ouvert International

AOON Appel d’Offres Ouvert National

AOR Appel d’Offres Restreint

ARMP Autorité de Régulation des Marchés Publics

BPU Bordereau des Prix Unitaires

CAMEBU Centre d’Achat de Médicaments Essentiels, de Dispositifs Médicaux, de

Produits et Matériels de Laboratoires du Burundi

CD Commission Disciplinaire

CPM Commission de Passation des Marchés

CMP Code des Marchés Publics

CGMP Cellule de Gestion des Marchés Publics

COMESA Marché Commun de Afrique Orientale et Australe (Common Market for

Eastern and Southern Africa)

CPV Common Procurement Vocabulary (vocabulaire commun des marchés publics)

CR Consultation Restreinte

CRD Commission de Règlement des Différents

DAC Dossier d’Appel à la Concurrence

DAF Direction Administrative et Financière

DAO Dossier d’Appel d’Offres

DG Directeur Général

DNCMP Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics

DP Demande de Propositions

DC Demande de Cotations


Rapport Final

21

DQE Devis Quantitatif Estimatif

ED Entente Directe

FBU Franc Burundais

GBE Garantie de Bonne Exécution

GG Gré à Gré

GS Garantie de Soumission

MEFPD Ministère de l'Economie et des Finances et de la Planification du

Développement

NA Non Applicable

OI Observateur Indépendant

PPM Plan de Passation des Marchés

PSD Projet de Développement des Secteurs Financier et Privé

PRMP Personne Responsable des Marchés Publics

PVA Procès Verbal d’Attribution

PVO Procès Verbal d’Ouverture

REGIDESO Régie de Production et de Distribution d'Eau et d'Electricité au Burundi

SCA Sous-commission d’analyse

SCO Sous-commission d’ouverture

TDR Termes de Référence

TVAC Taxe sur la Valeur Ajoutée Comprise


Rapport Final

22

1 SYNTHESE DES VIOLATIONS DU CODE DES MARCHES PUBLICS


Rapport Provisoire

23

TABLEAU DE SYNTHESE DES VIOLATIONS DU CODE DES MARCHES PUBLICS

Description AOI N°

DNCMP/242/F/2011

AOI N°

DNCMP/300/F/2012

AOL N° EL/30/F/2012 AOL N° DAF/01/S/2012

Nature Fourniture du Matériel

de Renforcement et

d’Extension des Réseaux

MT/BT de Bujumbura

Fourniture des Poteaux

en bois traités MT et BT

à la REGIDESO

Fourniture des Poteaux

en bois MT pour la

Réhabilitation de la

Ligne NYAKARARO-

MWARO-GISOZI

Maintenance des

Photocopieuses et des

Climatiseurs de la

REGIDESO

Attributaires TEC INTERNATIONAL

HYGECEL

WOOD PERFECT FER AL Lot 1 : CPF SERVICE 05

Lot 2 : NCUTI SERVICE

S.U.R.L

Montants en FBUTVAC Lot 1 : 108.560 €, pour les

fournitures, 13.100 $, pour

le transport et 4 160 000

FBU, pour l’assurance

Lot 2 : 277 500 FBU

Lot 1 : 181 708 979

Lot 2 : 153 912 173

13 994 611 Lot 1 : 3 959 000

Lot 2 : 1 680 320

Violation de l’article 15 du

CMP: défaut d’inscription

du marché dans le PPM

Non-respect des règles de

publicité de l’avis d’appel

d’offres à l’échelon

international


CMP, sur les mentions

obligatoires de l’avis


Rapport Provisoire

24

d’appel d’offres


CMP, sur le délai calendaire

de préparation des offres

Critère de sélection abusif,

discriminatoire contraire au

principe de libre accès à la

commande publique.

Entorse au principe d’égalité

de traitement des candidats

Modèle de lettre de

soumission non inclus dans

le DAO


décret 100/123 du 11 juillet

2008 portant création,

organisation et

fonctionnement des CGPM.

violation de l’article 16 du



organisation et

fonctionnement des CGPM

sur la durée du mandat de la

CPM.

Violation de l’art 60.2 du

CMP sur l’ouverture des plis

à la date et à l’heure limite

de dépôt des offres



Rapport Provisoire

25

CMP sur la vérification des

pièces justificatives à

l’ouverture des plis


CMP sur la présence de

l’observateur indépendant à


Violation du DAO pour non

rejet de l’offre pour défaut

de caution de soumission


CMP sur la publication du


Violation de l’article 62-1

du CMP sur la mise en place

de la sous-commission

d’analyse par le Président de

la CPM




organisation et

fonctionnement des CGPM,

sur la composition de la

sous-commission d’analyse


CMP : Procès-verbal

d’attribution non établi


CMP : Défaut de publication

du Procès-verbal


Rapport Provisoire

26

d’attribution

Violation de l’art 68 du

CMP : Défaut de

notification de l’attribution

provisoire


CMP : Défaut d’information

des candidats non retenus


CMP sur la restitution des

garanties de soumission


CMP : Contrat non établi


CMP : Défaut de fourniture

ou fourniture de la garantie

de bonne exécution au-delà

du délai légal fixé par le

DAO ou le contrat

Violation des articles 1 et 2

de l’Ordonnance

540/1035/2008 du Ministre

des Finances, pris en

application de l’article 12 du

CMP sur l’ANO de la

DNCMP sur le contrat


CMP sur la notification du

marché


CMP sur la publication de


Rapport Provisoire

27

l’attribution définitive

Contrats non soumis aux

formalités de

l’enregistrement

Non exhaustivité de

l’archivage des pièces de

marchés

Description Gré à Gré N°

DNCMP/176/F/2012

AOI N°

DNCMP/17/F/2008

AOI N°

DNCMP/115/F/2010

AOI N°

DNCMP/96/F/2008

Nature Acquisition de 1 500 000

Litres de Mazout pour

le Fonctionnement de la

Centrale Thermique de

la REGIDESO

Fourniture de Matériel

de Comptage de

l’Energie Electrique

dans les Régions

Fourniture du Matériel

de Raccordement des

Réseaux BT de

Bujumbura

Fourniture du Matériel

d’Entretien des Réseaux

MT/BT et de

Raccordement BT pour

les Régions

Attributaires INTERPETROL

Lot 1 : KAZE TRADING

Lot 2 : Infructueux

Lot 1 « Coffrets pour

compteurs et accessoires »

: ELECTREAU

Lot 2 « Câbles de

raccordement » : ECRI

Lot 3 « Boîtes de

dérivation » : HYGECEL

Lot 1 : TEC

INTERNATIONAL

Lot 2 : COMELEC

Lot 3 : -


Montants 2 624 400 000 FBU Lot 1 : 111 500 €, pour le

FOB, 5 000 €, pour le

FRET, 5 000 €, pour les

frais de réception en usine

Lot 1 : 206 787 750 FBU

HTVA

Lot 2 : 297 504 156 FBU,

Lot 1 : -

Lot 2 : 246 841,70 €


Rapport Provisoire

28

et 2 000 000 FBU, pour

l’assurance

soit 297.360 $US

TVAC+3 742 915 FBU

d’assurance

Lot 3 : 107 918 320 FBU,

soit 65.840 €+700 000

FBU d’assurance

Lot 3 : -

Lot 4 : 535. 710,40 € +

8 148 511 FBU pour

l’assurance





CMP: Défaut de mise en

place et de disponibilité des

crédits, avant le lancement

du marché

Non-respect du formalisme

requis aux termes de

l’article 42 du CMP (rapport

spécial de la CPM, rapport

séparé de l’OI)




international









Rapport Provisoire

29




commande publique.





le DAO




organisation et





organisation et



CPM.











Rapport Provisoire

30




Violation du DAO pour non

rejet de l’offre pour défaut

de caution de soumission








la CPM

Violation de l’article 62.4 du

CMP sur le délai imparti aux

soumissionnaires pour les

réponses aux demandes

d’éclaircissement




organisation et









Rapport Provisoire

31


du Procès-verbal

d’attribution


CMP : Défaut de


provisoire










de l’Ordonnance








marché





CMP sur la fourniture de la

garantie de bonne exécution


Rapport Provisoire

32

au-delà du délai légal fixé

par le DAO ou le contrat


formalités de

l’enregistrement



marchés


Rapport Provisoire

33

Description AOL N°

DNCMP/04/F/2010

AOOI N°

DNCMP/324/F/2011

AOOI N°

DNCMP/347/F/2011

GRE A GRE N°

DNCMP/102/T/2012

Nature Fourniture d’Huile

Minérales Isolante de

Classe II pour le

Transformateur

Fourniture du matériel

de raccordement des

réseaux électriques BT


hydraulique destiné aux

travaux de

remplacement de la

conduite d’amenée des

sources d’eau de

MISUMBA

Travaux d’urgence de

protection des ouvrages

de la centrale

hydroélectrique de

Nyemanga sur la rivière

Siguvyaye

Attributaires KAZE TRADING Lot 1- Lot 2 :

ELECTREAU

UTEMA TRAVHYDRO GETRA

Montants 61 392 100 FBU Lot 1 : 348 107 900 FBU

HTVA

Lot 2 : 250 158 400 FBU

HTVA

522 543 252 BIF TVA 685 992 100 FBU TVAC







crédits, avant le lancement

du marché

Non-respect du formalisme

requis aux termes de

l’article 42 du CMP (rapport

spécial de la CPM, rapport

séparé de l’OI)





Rapport Provisoire

34

international











commande publique.





le DAO




organisation et





organisation et



CPM.



Rapport Provisoire

35



















la CPM

Violation de l’article 62.4 du

CMP sur le délai imparti aux

soumissionnaires pour les

réponses aux demandes

d’éclaircissement




organisation et




Rapport Provisoire

36







du Procès-verbal

d’attribution


CMP : Défaut de


provisoire








de l’Ordonnance








marché





Rapport Provisoire

37


CMP sur la fourniture de la

garantie de bonne exécution

au-delà du délai légal fixé

par le DAO ou le contrat


formalités de

l’enregistrement



marchés


Rapport Provisoire

38

Description AOON N°

DNCMP/231/F/2012

AOOI N°

DNCMP/363/F/2011

AO N°EAU/11/F/2010 AOL

N°DNCMP/189/F/2011

Nature Fourniture de poteaux

en bois traités MT et BT

à la REGIDESO


de raccordement eau en

deux lots


d’extension du réseau

d’eau dans les quartiers

périphériques

Fourniture du carburant

et des lubrifiants pour

les véhicules, motos et

groupes électrogènes

Attributaires FER AL

Lot 1 : ITRON


UTEMA - TRAVHYDRO ENGEN Burundi

Montants Lot 1 : 261 879 842 FBU

TVAC

Lot 2 : 73 658 579 FBU

TVAC

Lot 1 : CPT : 1 080 308,35

euros soit 1 921 980 258

FBU

Assurance : 32 150 888

FBU

Lot 2 : CIP : 489 670 616

FBU

Assurance : 4 200 000

FBU

32 246,30 € TTC Lot 1 : 579 800 000 FBU

TVAC

Lot 2 : 41 888 052 FBU

TVAC







crédits avant le lancement

du marché



Rapport Provisoire

39



international











organisation et





organisation et



CPM.










Rapport Provisoire

40








la CPM




organisation et









du Procès-verbal

d’attribution







CMP : Défaut de fourniture

ou fourniture de la garantie

de bonne exécution au-delà


Rapport Provisoire

41

du délai légal fixé par le

DAO ou le contrat


de l’Ordonnance








marché





formalités de

l’enregistrement



marchés


Rapport Provisoire

42

Description DC 1 K.J/n .j/301/107-

03

DC 2 DC 3

Nature Fournitures de boîtes de

jonction

Fourniture de plomb à

sceller

Fourniture de boîtes de

dérivation

Attributaires HYGECEL HYGECEL HYGECEL

Montants en FBU TVAC 7 455 240 5 810 320 5 551 900

Violation de l’article 1 de l’Ordonnance N° 540/1035/2008, sur

les seuils de passation des marchés.

Violation de l’article 1 de l’ordonnance N° 540/1035/2008 sur

l’envoi de lettres d’invitation à trois fournisseurs pressentis

Violation de l’article 67.1 du CMP : Procès verbal d’attribution

non établi

Violation de l’article 68 du CMP sur la notification de

l’attribution provisoire des marchés

Violation de l’article 68 du CMP: Défaut d’information des

candidats non retenus du rejet de leurs offres

Violation de l’art 84 du CMP : Contrat non établi

Non exhaustivité de l’archivage des pièces de marchés


Rapport Provisoire

43

Description DC 4 DC 5

Nature Fourniture

d’Hypoclorite de

calcium

Fourniture

d’Hypoclorite de

calcium

Attributaires AVET AVET

Montants en FBU TVAC 9 900 000 4 950 000

Violation de l’article 1 de l’Ordonnance N° 540/1035/2008, sur

les seuils de passation des marchés.

Violation de l’article 1 de l’ordonnance N° 540/1035/2008 sur

l’envoi de lettres d’invitation à trois fournisseurs pressentis

Violation de l’article 39 du CMP : Commande directe sans

autorisation

Violation de l’art 84 du CMP : Contrat non établi


Rapport Provisoire

44

SECTION 2

CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION


Rapport Provisoire

45

2. CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION

2. CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION

2.1 CONTEXTE DE L’INTERVENTION

Conscient du volume important de dépenses que représente la commande publique, du flot

considérable de transactions qu'elle génère et désireux de promouvoir la transparence,

l'efficacité et la responsabilisation, essentielles à une bonne gouvernance, dans un Etat de

droit, le Gouvernement de la République du Burundi a procédé à une profonde réforme

de son système de gestion des finances publiques et de son système de passation des

marchés publics. Cette double réforme visse à rationaliser les dépenses publiques et

aligner le système de Passation des Marchés Publics sur les meilleures pratiques

internationales en la matière, notamment en se conformant aux directives du COMESA

relatives à l’harmonisation des marchés publics des Etats membres de la Communauté.

Elle comporte d’importantes innovations par rapport à la réglementation antérieure en ce

qu’elle consacre la régulation, institue le recours suspensif des soumissionnaires au stade

de passation de marchés, rationalise le contrôle a priori, responsabilise davantage les

ministères et organismes dépensiers et systématise le contrôle a posteriori.

Au plan institutionnel, la réforme a contribué à la création de l’Autorité de Régulation des

Marchés Publics (ARMP) sous forme d’autorité administrative indépendante, distincte du

service administratif chargé du contrôle a priori et a posteriori de la passation des

marchés, en l’occurrence la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics

(DNCMP).

Les missions de l’ARMP, autorité administrative indépendante dotée de l’autonomie

financière, s’organisent autour du principe qui vise à séparer les fonctions de contrôle des

marchés publics (conférées à la DNCMP) des fonctions de régulation qui lui permettent

d’intervenir sur l’ensemble du secteur, tant à travers des missions d’assistance dans

l’élaboration des politiques ou de la conception d’outils de passation (documents et

formulaires standards…), qu’en matière de formation ou de développement du cadre

professionnel en plus des fonctions mêmes qui constituent le cœur de la régulation, l’audit

et le règlement des conflits.

En particulier, l’ARMP a l’obligation de faire réaliser, à la fin de chaque gestion

budgétaire, un audit indépendant en vue de contrôler et suivre la mise en œuvre de la

réglementation en matière de passation, d’exécution et de contrôle des marchés et

conventions.

La présente mission concerne la mise en œuvre d’une revue indépendante pour la

vérification, en référence au Code des Marchés Publics (CMP), de la transparence et des

conditions de régularité des procédures d’élaboration, de passation et d’exécution des


Rapport Provisoire

46

marchés publics, des avenants et marchés complémentaires conclus au titre des exercices

2011 et 2012 par les autorités contractantes indiquées à l’annexe 1 des présents termes de

référence.

2.2 OBJECTIFS DE LA MISSION

2.2.1 Objectifs Généraux

L’objectif principal de la mission, au sein des autorités contractantes est de vérifier le

processus de passation et d’exécution des marchés conclus entre le 1er Janvier 2011 et le

31 décembre 2012, afin de mesurer le degré de respect des dispositions et procédures

édictées par le Code des Marchés Publics. Il s’agira principalement d’apprécier

l’adéquation des procédures de passation des marchés et les modalités de gestion des

contrats aux dispositions du CMP pour les dépenses effectuées par lesdites autorités

contractantes.

2.2.2 Objectifs Spécifiques

Les objectifs spécifiques sont les suivants :

se faire une opinion sur les procédures de passation de marchés adoptées pour les

contrats sélectionnés ;

Vérifier la conformité des procédures aux principes généraux d’économie, d’efficacité,

d’équité et de transparence, édictés par le CMP ;

Fournir autant que possible, une opinion sur la qualité des contrats, incluant les

aspects techniques et économiques ;

Identifier les cas de non-conformité des procédures avec les directives du CMP, en

particulier dans les cas de rejet d’offres moins - disantes, de fractionnement de

marchés, de non-respect des dispositions préalables à la mise en concurrence, de non-

respect des éléments constitutifs des cahiers des charges, de non-respect des seuils

fixés pour les avenants, de non-respect des règles de publicité et de communication,

etc. ; pour chacune des autorités contractantes, le consultant apportera un jugement

sur l’acceptabilité de telles situations au regard des dispositions du CMP ;

Procéder à la revue des plaintes des soumissionnaires pour évaluer l’exhaustivité,

l’efficacité et la pertinence de leur traitement par l’autorité contractante et établir le

pourcentage des plaintes traitées en conformité avec la réglementation en vigueur ; en

ce qui concerne les plaintes finalement soumises au Comité de Règlement des

Différends de l’ARMP, le consultant examinera aussi le degré d’application (en

pourcentage), par l’autorité contractante, des décisions y relatives, de même que la

pertinence de ces décisions, pour les marchés sélectionnés atteignant les seuils de

revue de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP),

Examiner la pertinence et la conformité à la réglementation des avis de cette

direction ;


Rapport Provisoire

47

Dégager pour les contrats sélectionnés, les niveaux effectifs de décaissement par

rapport au niveau d’exécution ;

Examiner et évaluer les situations d’attribution de marchés par entente directe : le

consultant passera en revue l’ensemble des marchés passés par entente directe et

déduira en fin de revue d’une part, les pourcentages en montant et en nombre des

marchés de gré à gré par rapport à l’ensemble des marchés passés par l’autorité

contractante et, d’autre part, les pourcentages en montant et en nombre des marchés de

gré à gré non conformes à la réglementation en vigueur ; il évaluera aussi dans toute la

mesure du possible la compétitivité des prix proposés dans les marchés par entente

directe ;

Examiner la conformité de l’organisation en matière de passation de marchés et,

fournir, au regard des dispositions prévues par le CMP et ses textes d’application, des

recommandations en ce qui concerne le fonctionnement et les capacités des Cellules

de Gestion des Marchés Publics (CGMP), des Commissions des Marchés (CM), des

Commission d’Ouverture et d’Analyse des offres, des Commissions de Réception et

des différents contrôles internes des Personnes Responsables des Marchés Publics

(PRMP) ;

Examiner les éventuels indices de fraude et de corruption ou d'autres pratiques

(manœuvres collusoires, manœuvres restrictives, manœuvres obstructives) telles

qu'elles sont définies dans les Directives publiées par la Banque mondiale ;

Formuler des recommandations pour le futur.

Conformément aux termes de références, nous nous sommes appuyés sur l’expert

désigné par l’ARMP pour la facilitation de nos interventions au niveau des autorités

contractantes et de la constitution de la documentation nécessaire à la mise en œuvre

efficace de nos travaux.

En fin de mission, une formation de 2 jours sur les pratiques d’audit en matière de

passation de marchés sera organisée à l’intention de cinq (5) experts de l’ARMP et

cinq (5) experts de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics DNCMP.

Les sessions de formation seront organisées au siège de l’une desdites institutions.

2.2.3 Etendue des travaux à effectuer

Nos travaux ont porté principalement sur la vérification, au sein des autorités

contractantes figurant dans le périmètre de vérification défini dans les termes de

référence, de l’application des dispositions du CMP dans le cadre de la passation et de

l’exécution des marchés quelle que soit la source de financement ( des ressources

internes et ressources externes) de leurs budgets (budget de l’Etat pour les services

centraux des ministères ; budgets des organismes rattachés aux ministères, soumis à

l’application du CMP ; budgets des collectivités territoriales), la formulation de

recommandations tant au niveau organisationnel qu’au niveau de la passation et de

l’exécution des marchés.


Rapport Provisoire

48

A cet effet, nous avons, comme indiqué dans les termes de références et dans notre

proposition technique:

a) en début de mission, et en rapport avec l’ARMP, sélectionné et validé un

échantillon représentatif en type de contrat, taille et mode de passation des

marchés. L’échantillon est composé comme suit :

- au moins 10% des marchés atteignant les seuils de contrôle de la

DNCMP (non compris les marchés par entente directe) ;

- au moins 15% des marchés n’atteignant pas les seuils de contrôle de la

DNCMP (non compris les marchés par entente directe) ;

- 50% des marchés passés par entente directe et par consultation restreinte.

Pour chacune des premières catégories de marchés, nous nous sommes assurés que la

distribution est adéquate en prenant compte à la fois les différents modes de passation et types

de marchés (fournitures et services, prestations intellectuelles, travaux).

Toutefois, pour chaque catégorie de marchés dont la population est inférieure à 10, le contrôle

a été exhaustif.

b) à la vérification de la procédure de passation des marchés sur cet échantillon

(publicité préalable, dossier de consultation, validité de la méthode de

passation choisie, couverture budgétaire, rapports d’évaluation des offres,

traitement des plaintes, délais de passation délais de publication des

attributions, contenu des contrats signés avec les titulaires des marchés, délais

des paiements, respect des délais d’exécution, respect des procédures de

réception, etc.) ; à chaque fois que cela est applicable, nous avons apprécié la

conformité des avis de la DNCMP avec la réglementation ;

c) à l’examen et à l’analyse du respect de certaines dispositions particulièrement

importantes du CMP telles que, l’inscription préalable des marchés dans les

plans de passation de marchés et les avis généraux d’appels d’offres,

l’attribution aux moins disants qualifiés, le non fractionnement de marchés, les

conditions préalables de mise en concurrence, les réponses aux demandes

d’éclaircissement formulées par les candidats, l’approbation des marchés par

les autorités compétentes, les éléments constitutifs des cahiers des charges, les

seuils des avenants, le respect des délais d’exécution, les cas de résiliation,

etc. ;

d) à l’élaboration des statistiques sur les marchés ; nous avons procédé, en

particulier, à une analyse comparative de l’utilisation de méthodes non ou peu

compétitives (ententes directes, appels d’offres restreints, avenants, demandes

de cotations) ; nous avons procédé également à la détermination du temps

moyen de traitement des dossiers par les Cellules de Gestion des Marchés

Publics et des autres Commissions connexes, et la fourniture des statistiques

sur le nombre de dossiers (DAO, Rapport d’évaluation) rejetés par la DNCMP,


Rapport Provisoire

49

e) à l’examen de la qualité, la transparence et l’efficacité des opérations de

passation des marchés de l’autorité contractante, de même son organisation

institutionnelle pour la gestion des marchés (hommes, procédures, système de

suivi et de contrôle) ; diagnostic approfondi des Cellules de Gestion des

Marchés Publics et des autres Commissions connexes ;

f) à la vérification de l’enregistrement des contrats à la charge des titulaires, de la

production des garanties de restitution d’avances et des garanties de bonne

exécution, la tenue des registres de marchés côtés paraphés, l’émission

formelle d’ordres de service s’agissant des travaux, la réception par les

commissions ad-hoc des travaux et fournitures, l’existence et ou la mise à jour

du manuel des procédures de marchés et consultations restreintes s’agissant

des entreprises publiques et établissements publics, agences et collectivités

locales, l’application des pénalités de retard prévues et intérêts moratoires, etc.

g) à l’examen d’éventuels indices de fraude et de corruption ou d'autres pratiques

(manœuvres collusoires, manœuvres restrictives, manœuvres obstructives)

telles qu'elles sont définies dans les Directives publiées par la Banque

mondiale ;

h) à la formulation des recommandations pour une meilleure application du

CMP ;

i) à l’animation de séances de formation de 2 jours sur les pratiques d’audit en

matière de passation de marchés au bénéfice de 5 experts de l’ARMP et 5

experts de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP).

Modalités d’échantillonnage des marchés audités:

Nous avons constitué la liste des marchés conclus en identifiant deux catégories :

les marchés ayant atteint le seuil de contrôle de la DNCMP qui ont donc fait

l’objet d’un contrôle a priori ;

les marchés n’ayant pas atteint le seuil de contrôle.

Par la suite un échantillon correspondant à 10% pour la première catégorie et 15%

pour la deuxième on été extraits aux fins de la revue.

Cependant, comme mentionné ci-avant, chaque fois que le nombre de contrats d’une

catégorie a été inférieur à 10, la revue a été exhaustive.

De même, les marchés conclus par entente directe et par consultation restreinte ont été

examinés à 50%.


Rapport Provisoire

50

Pour les marchés passés par entente directe, le consultant prendra les dispositions pour

s’assurer le contrôle des prix de revient.

Dans ses recommandations, le Consultant donnera des indications claires sur les marchés dans

lesquels il y a des indices des fraudes et de corruption afin de permettre à l’ARMP de

poursuivre les investigations appropriées.

2.2.4 Rapports émis au terme de la mission

Comme indiqué dans les termes de référence, nous avons produit à l’issue de la

mission et pour chaque autorité contractante les documents ci-après :

i) Un rapport d’étape en cinq exemplaires deux semaines ouvrables après le

démarrage de la mission ;

ii) Un rapport individuel provisoire en 5 exemplaires 60 jours ouvrables après

le début des prestations ;

iii) Un rapport individuel final en cinq exemplaires 10 jours après notification

des observations de l’ARMP et des autorités contractantes qui disposeront

de 5 jours ouvrables pour ce faire ;

iv) Un rapport individuel final en version définitive, 5 jours après notification

des dernières observations de l’ARMP et des autorités contractantes qui

disposeront de 5 jours pour ce faire.

Ces différents rapports ont été soumis sur support informatique reproductible, en

fichiers PDF et Word.

Outre une description des procédures d’audit utilisées, les rapports comprennent

également un sous rapport sur la qualité des structures de passation des marchés

(notamment Commission de Passation des Marchés, Cellules de Gestion des Marchés

Publics et contrôles internes). Ce sous rapport portera sur l’analyse des insuffisances

en rapport avec le CMP et un sous rapport de synthèse sur le degré de respect des

dispositions du CMP par les autorités contractantes.

Nous procéderons, pour chaque autorité contractante, à une analyse approfondie des

indicateurs de suivi et de contrôle et à la formulation d’une opinion sur les

performances des autorités contractantes par rapport auxdits indicateurs

Les rapports seront élaborés conformément aux indications des termes de référence.


Rapport Provisoire

51

SECTION 3 APPROCHE METHODOLOGIQUE


Rapport Provisoire

52

3. APPROCHE METHODOLOGIQUE

Pour atteindre les objectifs décrits ci – avant, nous avons mis en œuvre les phases de travaux

ci - après :

3.1 PHASE N° 1 REVUE DES TEXTES DE REFERENCE

Nous avons effectué à l’entame de la mission une prise de connaissance approfondie du cadre

général de la passation des marchés publics, avec notamment une revue des textes législatifs

et règlementaires en vigueur et de l’ensemble des référentiels de base applicables à la

passation des marchés et à l’autorité contractante à savoir :

- règlement régional du COMESA en matière de passation des marchés publics,

- loi N° 1/01 du 04 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi,

- loi 1/12 du 18 avril 2006 portant mesures de prévention et de répression de la

corruption et des infractions connexes,

- loi du 19 mars 1964: annexe III portant Règlement Général sur la

Comptabilité Publique

- décret-loi n° 1/171 du 10 décembre 1971 portant Règlement Général sur la

Comptabilité Publique. - décret N° 100/119 du 07 juillet 2008, portant création, organisation et

fonctionnement de l’Autorité de Régulation des Marchés publics,

- décret N° 100/120 du 08 juillet 2008, portant création, organisation et

fonctionnement de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics,

- décret N° 100/123 du 11 juillet 2008, portant création, organisation et

fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés Publics,

- décret N° 100/35 du 26 octobre 2010, portant nomination des membres de la

Commission Spéciale chargée des dérogations pour la passation des marchés de

gré à gré présentant un caractère secret,

- ordonnance N° 540/1035/2008 du 06 octobre 2008, portant seuils de passation,

de contrôle et de publication des marchés publics,

- ordonnance N° 540/753/2009 du 08 juin 2009, portant seuils de passation, de

contrôle et de publication des marchés publics à financement extérieur,

- ordonnance N° 540/249/2010 du 14 février 2010, portant seuils de passation, de

contrôle et de publication des marchés publics pour les entreprises publiques à

caractère commercial,

- ordonnance N° 540/169/2011 du 17 février 2011, portant seuils de passation, de

contrôle et de publication des marchés publics à financement extérieur.des

documents types de passation des marchés

- ordonnance 540/07/2009 du 5 janvier 2009 portant mise en place des dossiers

types de passation des marchés publics

- décisions de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics.


Rapport Provisoire

53

3.2 PHASE N° 2 DETERMINATION DE L’ECHANTILLON DES MARCHES A

EXAMINER

Conformément aux termes du Chapitre 3 des termes de référence de la mission, nous avons

procédé à la sélection d’un échantillon représentatif de l’ensemble des marchés de chaque

autorité contractante à examiner, de façon à nous faire une opinion fiable sur la régularité,

l’efficience et l’efficacité de l’ensemble des opérations. Cet échantillon a été constitué en

respectant la répartition suivante :

- au moins 10% des marchés atteignant les seuils de contrôle de la DNCMP (non

compris les marchés par entente directe) ;

- au moins 15% des marchés n’atteignant pas les seuils de contrôle de la DNCMP

(non compris les marchés par entente directe) ;

- 50% des marchés passés par entente directe et des consultations restreintes

La mise en œuvre de l’approche par les risques (voir Phase 3 : analyse de l’organisation et de

l’environnement de la passation des marchés), nous a conduits à procéder par sondage à

l’intérieur des 2 premières catégories de marchés ci-dessus, « …un audit consiste à examiner

par sondage les éléments probants... », et il s’agit d’être raisonnablement sûr qu’il n’existe pas

d’anomalies dites significatives (matérialité ou seuil de signification).

Pour les besoins de nos travaux nous avons utilisé les techniques d’échantillonnage

appropriées de manière à couvrir toutes les natures de marchés à l’intérieur des 2 premières

catégories de marchés, sus-ciblées. Les caractéristiques de l’échantillon répondent à un certain

nombre d’impératifs, notamment être représentatif de la population de marchés passés par

l’autorité contractante et de taille suffisante pour étayer les conclusions de l’audit.

Au sein d’une même catégorie (à l’exclusion des ententes directes qui sont vérifiées à 50%),

la sélection a tenu compte des critères suivants :

- le seuil financier du marché, en se basant sur le montant élevé ;

- la spécificité, la complexité, et le degré de sensibilité : les procédures dérogatoires

ou complexes comportent des risques de dysfonctionnements difficilement

décelables (appels d’offres restreints et consultations restreintes, notamment) ;

- la fréquence du contentieux : nous avons procédé à la revue systématique de tous

les marchés ayant fait l’objet de réclamations soumise au Comité de Règlement

des Différends de l’ARMP et / ou aux tribunaux

A cet effet, nous avons mis en œuvre une approche à deux niveaux qui a comporté la

constitution d’un premier échantillon déterminé par sélection systématique ou au hasard sur

lequel ont porté les vérifications. La nature des anomalies décelées a permis de reconstituer un

second échantillon ayant également fait l’objet de vérifications.

Pour chaque catégorie de marché dont la population est inférieure à 10, la revue a couvert

l’ensemble des marchés passés.


Rapport Provisoire

54

3.3 PHASE N° 3 ANALYSE DE L’ORGANISATION ET DE L’ENVIRONNEMENT

DE LA PASSATION DES MARCHES

Dans le cadre de l’exécution de notre mission nous avons effectué une revue succincte de

l’organisation et du fonctionnement de la REGIDESO pour apprécier sa capacité à mettre en

œuvre de manière efficace les procédures et opérations de marchés par la mise en œuvre des

modules d’analyse et d’évaluation ci - après :

- analyse de l’organisation institutionnelle mise en place en application des

dispositions des articles 6 à 9 de la loi portant CMP et du décret N° 100/123 du 11

juillet 2008, portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule de

Gestion des Marchés Publics (CGMP),

- évaluation des performances des Personnes Responsables des Marchés Publics

(PRMP), des CGMP, des Commissions de Passation des Marchés (CPM) et des

Commissions de Réception (évaluation des capacités des agents affectés à ces

structures et du respect par l’autorité contractante de l’indépendance qui leur est

conférée par la réglementation),

- revue de la conformité des actes de nomination des membres des organes de

passation des marchés (CGMP, CPM, CR, SCO, SCTAO)

- analyse des systèmes de gestion financière et des procédures de contrôle interne

pour apprécier leur aptitude à gérer efficacement la commande publique tout en

respectant la nécessité d’éviter l’exécution de fonctions incompatibles par les

intervenants,

- évaluation de la qualité des procédures de passation des marchés quant à leur

conception et à leur correcte mise en œuvre,

- contrôle de la régularité des dépenses.

Cette analyse de l’environnement de la passation des marchés revêt une importance de tout

premier plan dans l’approche risque que nous avons mise en œuvre dans le cadre de cette

mission. En effet le risque d’audit comprend une composante risque inhérent portant sur

l’environnement et liée à l’intégrité, à l’expérience, à la compétence de la direction, aux

pressions fortes qu’elle est susceptible de subir… Nos programmes de vérification ont été par

conséquent modulés pour circonscrire ce risque inhérent de manière à réduire le risque

d’audit.

Par ailleurs, l’analyse approfondie des procédures et du système de contrôle interne évoquée

ci – avant, nous a permis, de circonscrire le risque de contrôle c'est-à-dire l’incapacité du

système de contrôle interne des Autorités Contractantes à détecter et corriger à temps les

anomalies dans la mise en œuvre des procédures de passation et d’exécution des marchés.

Aussi, notre analyse des trois systèmes d’organisation, d’information et de contrôle de

chaque Autorité Contractante nous a permis de faire une évaluation de la pertinence de la

définition des pouvoirs, des responsabilités et de la séparation des fonctions d’une part et,

d’autre part d’évaluer la capacité desdits systèmes à maîtriser les risques liés aux opérations

de passation des marchés relativement aux assertions d’audit (exhaustivité des

enregistrements, existence ou réalité des enregistrements, transcription des droits et


Rapport Provisoire

55

obligations, valorisation des opérations, présentation des informations, rattachement des

opérations à la bonne période) . Cette phase est au cœur de l’approche par les risques que

nous avons mise en œuvre dans le cadre de cette mission.

3.4 PHASE N° 4 VERIFICATION DES DIFFERENTES ETAPES DE LA

PASSATION DES MARCHES

La mise en œuvre de l’approche par les risques ci-avant mentionnée nous a conduits à

procéder par sondage « un audit consiste à examiner par sondage les éléments probants » et il

s’agit d’être raisonnablement sûr qu’il n’existe pas d’anomalies dites significatives.

Précisons que les termes de référence ont donné des indications sur la taille des échantillons à

constituer pour les différents types de marchés.

Ainsi, pour les besoins de nos travaux, nous avons utilisé les techniques d’échantillonnage

appropriées de manière à couvrir toutes les natures de marchés. A cet effet, comme indiqué ci-

avant, nous avons mis en œuvre une approche à deux niveaux qui a comporté la constitution

d’un premier échantillon déterminé par sélection systématique ou au hasard sur lequel ont

porté les vérifications. La nature des anomalies décelées a permis dans certains cas de

reconstituer un second échantillon sur lequel ont également porté nos vérifications. L’analyse

et la projection des résultats ont permis soit de tirer des conclusions, soit de réévaluer le

risque d’échantillonnage.

Les contrôles préalables suivants ont été effectués :

- revue du plan prévisionnel de passation des marchés afin d’apprécier la conformité

de son établissement à l’article 15 du CMP,

- rapprochement du plan prévisionnel approuvé par la DNCMP avec celui qui a été

publié,

- rapprochement de l’avis général de passation des marchés avec le plan

prévisionnel,

- contrôle et rapprochement de l’état d’exécution du plan prévisionnel avec la

situation d’exécution budgétaire et avec les mouvements cumulés des comptes

fournisseurs retracés dans la balance auxiliaire des comptes fournisseurs,

- sélection, conformément aux termes de référence de la mission, d’un échantillon

de marchés à contrôler sur la base de critères combinés liés au mode de passation,

au montant et au type de marchés, mais aussi en tenant compte d’un certain

nombre de critères énoncés ci-dessus (voir Phase 2 : détermination de l’échantillon

des marchés à auditer),

- contrôle de la correcte mise en œuvre de toutes les étapes de la passation des

marchés.

Pour l’exécution de cette PHASE N° 4, nous avons mis en œuvre les MODULES de travaux

ci-après qui épousent les contours des différentes étapes de la passation des marchés.


Rapport Provisoire

56

3.4.1 MODULE 1 - AUDIT DE LA PREPARATION DES MARCHES

La préparation des marchés concerne la période couvrant l’élaboration du Dossier d’Appel à

la Concurrence (DAC) à la réception des offres.

Dans cette étape de contrôle, les questions qui se posent de prime abord sont les suivantes :

- le besoin est – il bien défini, quantifié et valorisé, conformément à l’article 19 du

CMP ?

- le besoin est- il réel ? répond-il exclusivement au besoin de l’Autorité

Contractante ?

- le marché résulte-t-il d’un regroupement de besoins suivant leur homogénéité ou

leur unité fonctionnelle ? N’est-il pas le résultat d’un fractionnement ?

- la passation du marché est-elle conforme à la réglementation ?

Les contrôles ont porté sur les aspects relatifs :

- à la conformité du mode de passation utilisé au regard des seuils de passation, (le

risque à circonscrire c’est qu’une méthode de passation inappropriée soit

utilisée ; la démultiplication de procédures de Demandes de cotation peut cacher

un fractionnement des marchés ; tous les marchés dont le montant avoisine les

seuils de passation des marchés par AO seront couverts à 100% ; les marchés

attribués à des fournisseurs selon une fréquence anormalement élevée seront

particulièrement surveillés) ;

- au respect des règles en matière de revue préalable, par la DNCMP, des dossiers

d’appel à la concurrence, des rapports d’évaluation ou des contrats ; à cette étape,

il sera aussi procédé à la revue des avis délivrés par la DNCMP afin de déterminer

s’ils sont conformes ou non à la réglementation ;

- à l’autorisation préalable de la DNCMP sur toutes les procédures dérogatoires,

dont les ententes directes (au-delà des autorisations c’est la question de

l’opportunité des ED qui sera examinée ; la part des marchés passés par ED

sera vérifiée par rapport au seuil limite de 10% qu’elle ne doit pas dépasser ; la compétitivité des coûts sera également examinée ; la nature des informations

nécessaires au contrôle des prix de revient est-elle précisée dans le contrat ? Le

contrôle des prix de revient est- il effectif ? L’Autorité Contractante est–elle

outillée pour effectuer ce contrôle ?) ;

- au respect des règles de publicité et / ou de sélection des soumissionnaires

potentiels (il faudra déceler toutes les entraves au libre accès à la commande

publique et à l’information équilibrée des soumissionnaires) ;

- au contenu, à la clarté et à l’exhaustivité des dossiers d’appel à candidatures et à la

concurrence, (appréciation de la pertinence des critères d’évaluation et

d’attribution, identification de tous les critères discriminatoires constituant des

entraves au libre accès à la commande publique qu’il s’agisse des spécifications

techniques ou des critères de qualification) ;

- au contenu des avis d’appel à candidatures et / ou invitations à soumissionner,

- au respect des délais de préparation des offres ;

- à la gestion de la période de préparation des offres notamment la gestion des

interactions avec les soumissionnaires (réponses dans les formes et les délais

requis aux interrogations formelles communiquées à tous les soumissionnaires par


Rapport Provisoire

57

la PRMP ou la personne désignée à cet effet dans le DAC, informations sur

l’ouverture) ;

- vérification de l’existence des registres des marchés côtés et paraphés (dates

d’envoi des DAC, dates d’arrivée des offres, vérification des convocations des

membres de la CPMP).

3.4.2 MODULE 2 - AUDIT DE LA GESTION DE L’ATTRIBUTION

L’attribution concerne la période allant de la date d’ouverture des plis à la date d’approbation

du marché. Les contrôles ci-après ont été effectués :

- vérification du contenu des procès-verbaux d’ouverture des offres, de l’effectivité

de leur publication et de leur transmission aux soumissionnaires,

- vérification de la conformité des informations consignées dans le procès-verbal ou

rapport d’évaluation des offres avec le contenu des offres,

- vérification de la conformité de l’évaluation, notamment entre l’évaluation de

l’offre et l’évaluation du soumissionnaire à travers les critères de

qualification,

- vérification de l’utilisation exclusive des critères d’évaluation annoncés dans le

DAC,

- contrôle de l’application des critères de correction des offres financières,

- contrôle de la réalité économique des prix proposés dans le cadre des ententes

directes, des consultations restreintes et des Demandes de cotation,

- contrôle d’existence des soumissionnaires pour identifier les éventuelles

collusions ou les conflits d’intérêt,

- vérification du contenu des procès-verbaux d’attribution provisoire (vérification du

contrôle des critères de qualification du soumissionnaire),

- vérification du contenu des lettres de notification de l’attribution provisoire

(vérifier l’existence et apprécier la pertinence de l’avis de la DNCMP si requis),

- vérification de la publicité des attributions provisoires et du contenu des avis,

- vérification de l’information des soumissionnaires non retenus et des réponses à

leurs demandes d’informations,

- appréciation de la gestion des recours par l’Autorité Contractante et par l’ARMP,

- vérification du contenu des marchés et des éventuels PV de négociation dans les

marchés de prestations intellectuelles (vérification et appréciation de l’avis

éventuel de la DNCMP),

- vérification de l’existence d’une couverture budgétaire suffisante et préalable,

- vérification de l’approbation (respect des délais, motifs de rejet éventuel conforme

aux dispositions du code à savoir l’absence de crédits suffisants),

- vérification de la publicité des attributions définitives et du contenu des avis,

- vérification du respect des délais de passation des marchés (appréciation de la

performance de l’AC en termes de délai pour prononcer l’attribution provisoire ;

attribution pendant la période de validité des offres sinon vérifier l’existence d’une

demande formelle de prorogation de la durée de validité des offres ; et

subséquemment application de la formule d’actualisation qui doit figurer dans le

DAO conformément à l’article 106 du CMP),

- vérification de la restitution des garanties de soumission dans les délais requis.


Rapport Provisoire

58

3.4.3 MODULE 3 - AUDIT DE LA GESTION DE L’EXECUTION DES MARCHES

DANS SES ASPECTS ADMINISTRATIFS, FINANCIERS ET PHYSIQUES

L’audit de matérialité sera examiné à ce niveau. Il portera sur 25% des marchés en cours

d’exécution ou déjà exécutés par l’autorité contractante pour l’exercice concerné par l’audit,

en excluant les contrats non éligibles au contrôle physique, auxquels s’ajouteront tous les

marchés ayant fait l’objet de litiges et ceux passés par entente directe.

Les diligences ci-après ont été mises en œuvre :

- vérification du respect du formalisme de la notification qui fait courir les délais

contractuels,

- vérification du recueil des garanties (garantie de bonne exécution), de leur

conformité aux modèles fournis dans les DAC et de leur durée de validité,

- vérification de la conformité des formes des garanties aux dispositions

réglementaires (Article 99 du CMP),

- vérification du non-paiement du premier décompte avant la constitution du

cautionnement définitif (Article 97 du CMP),

- vérification du respect des délais d’exécution des marchés et éventuellement de

l’application des clauses de pénalités,

- vérification du contenu du contrat avec celui contenu dans le DAC ou ayant fait

l’objet d’examen administratif, juridique et technique de la DNCMP,

- vérification de la conformité des avenants éventuels,

- vérification de la gestion des éventuels litiges,

- évaluation de l’efficacité du suivi de l’exécution par la CGMP (processus de

validation des différentes étapes d’exécution, respect des dispositions relatives au

paiement par rapport aux livrables…) ;

Le contrôle de la cohérence entre l’exécution physique et l’exécution

financière des marchés a fait l’objet d’une attention toute particulière. Nous

avons vérifié la sincérité des procès-verbaux de réception ou des attestations

de services faits produits à l’appui des demandes de décaissements. D’autres

vérifications ont été effectuées : vérification de la réception effective des biens et

services. Cette vérification de la matérialité des prestations, a été faite d’une

part au regard du contrôle de la régularité des commissions de réceptions

constituées et d’autre part de la transcription et du suivi des transactions dans

la comptabilité matières.

- vérification de la mise en œuvre des garanties en cas de besoin (garantie de bonne

exécution, retenue de garantie et garantie décennale),

- vérification de la levée des cautionnements dans les délais requis,

- appréciation, lorsque c’est possible, du taux de disponibilité des équipements par

rapport aux normes sectorielles. A cet effet, nous avons procédé à l’examen du

nombre et de la fréquence des pannes, de leurs natures, des délais d’intervention

des fournisseurs pour les équipements sous garantie ou des prestataires pour les

appareils sous contrat de maintenance ;

- diagnostic sur l’état des ouvrages, équipements, fournitures, ou rapports (pour les

prestations intellectuelles) par référence à leur prix à leur description dans le

marché et à leur état actuel, compte tenu de leur âge et leurs conditions

d’utilisation.


Rapport Provisoire

59

SECTION 4 RESULTATS DES TRAVAUX


Rapport Provisoire

60

4. RESULTATS DES TRAVAUX

4. REVUE DU CADRE INSTITUTIONNEL ET DE L’ENVIRONNEMENT DE LA

PASSATION DES MARCHES

L’article 6 de la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi

définit le cadre institutionnel des opérations de passation des marchés qui s’articule autour de

trois structures à savoir :

- les organes en charge de la passation des marchés institués au sein de l ’Autorité

Contractante,

- la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (article 11 et 12 de la loi

portant CMP, décret 100/120 du 8 juillet 2008 portant création, organisation et

fonctionnement de la DNCMP),

- l’Autorité de Régulation des Marchés Publics (articles 13 et 14 de la loi N°1/01 du

4 février 2008 portant CMP, décret 100/119 portant création, organisation et

fonctionnement de l’ARMP)

Nous nous sommes assurés de la mise en place effective des organes de la passation des

marchés et pouvons donner un avis motivé sur la conformité de leurs compositions avec les

dispositions du Code des Marchés Publics et apprécier l’efficacité de leur fonctionnement.

4.1 ORGANES DE LA PASSATION DES MARCHES

4.1.1 CELLULE DE GESTION DES MARCHES PUBLICS (CGMP)

La Cellule de Gestion des Marchés Publics de la REGIDESO, compétente pour les opérations

de passation des marchés (planification, préparation des dossiers d’appel d’offres et de

consultation et de la procédure de passation), doit être instituée par ou sur proposition de la

Personne Responsable des Marchés Publics de l’Autorité Contractante comme stipulé dans le

décret N° 100/123 du 11 juillet 2011 portant création, organisation et fonctionnement de la

Cellule de Gestion des Marchés Publics pris en application des dispositions des articles 6 et 9

de la loi N° 1/ 01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi.

Nous notons que la date limite d’institution de cette Cellule de Gestion des Marchés Publics

n’est pas indiquée dans les textes règlementaires ; il conviendrait, dans le cadre du processus

de révision du Code des Marchés Publics, de préciser une date butoir à laquelle toutes les

Autorités Contractantes doivent se conformer pour constituer leur Cellule de Gestion des

Marchés Publics (CGMP).

Il y’a lieu également de préciser que les membres de la CGMP sont normalement nommés

pour un exercice budgétaire et non pour une année pouvant chevaucher deux exercices

budgétaires ; ainsi, pour éviter que des CGMP non renouvelées au titre d’un exercice

budgétaire continuent à opérer en dehors de tout cadre règlementaire, une date limite de

constitution ou de renouvellement de cette structure doit être indiquée par voie règlementaire.

Cette date pourrait être fixée au 5 janvier de l’exercice budgétaire au titre duquel les membres

de la CGMP sont nommés.


Rapport Provisoire

61

Nous devons nous assurer que la CGMP utilise les dossiers-types élaborés par l’ARMP et

entérinés par l’ordonnance 540/07/2009 du 5 janvier 2009 portant mise en place des dossiers-

types de passation des marchés publics., Il convient de signaler que la REGIDESO n’utilise

pas les documents-types élaborés par l’ARMP aussi bien pour l’élaboration du Plan

Prévisionnel de Passation des Marchés que pour la confection des Dossiers d’Appel à la

Concurrence.

Sous ce rapport, nous relevons que certaines dispositions des dossiers -types devraient faire

l’objet de correctifs notamment celle relative, entre autres, aux moyens de constitution de la

garantie de soumission. En effet, il est prévu aux termes des dispositions du point 19.3 des IC

relatif à la garantie des offres que celle-ci peut aussi être constituée au moyen d’un chèque

certifié. Nous précisons qu’un chèque certifié est émis sur le compte du client pour lequel, la

banque certifie que la provision existe et est bloquée jusqu’au terme du délai légal de

présentation dudit chèque qui est de huit jours ; au-delà de ce délai, la banque ne garantit plus

le maintien de la provision et le titulaire du compte peut en disposer librement. Ainsi, si le

chèque de banque peut valablement constituer une garantie de soumission parce qu’étant de la

trésorerie immédiate, il n’en est pas de même pour le chèque certifié. Cette insuffisance d’un

des éléments constitutif du corpus règlementaire devrait faire l’objet de correction dans le

cadre du processus de révision du CMP. Sur ce point, il convient de noter que la REGIDESO a

pris les devants, en prenant le soin de préciser, à chaque fois que de besoin, que le chèque

certifié n’est pas accepté.

4.1.1.1 COMMISSION DE PASSATION DES MARCHES (CPM)

Le Directeur Général de la REGIDESO, Personne Responsable des Marchés Publics et

Président de la Cellule de Gestion des Marchés Publics placée sous son Autorité en vertu de

l’article 1 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création, organisation et

fonctionnement des CGPM doit mettre en place la Commission de Passation des Marchés

dont les membres doivent être nommés pour une période d’un an conformément à l’article 16

du décret ci-avant mentionné.

La Commission de Passation des Marchés n’a pas été instituée conformément à l’article 4 du

CMP.

Ce faisant, c’est la PRMP de la REGIDESO qui nomme les membres des sous-commissions

d’ouverture et des sous-commissions techniques d’analyse en lieu et place du Président de la

Commission de Passation des Marchés.

Mais cette disposition de l’article 18 du décret est en contradiction avec l’article 4 du même

décret qui dispose que « la CPM désigne le cas échéant, en son sein, une sous-commission

d’analyse… »,ce qui est conforme au texte de l’article 9 alinéa 2 de la loi portant CMP qui

stipule que « la CPM confie à une sous-commission d’analyse l’évaluation et le classement

des offres…. ».

Nous avons également noté que c’est la commission de passation qui a procédé aux

opérations d’ouverture des plis et d’analyse des offres, alors que l’article 62-1 du CMP


Rapport Provisoire

62

dispose que le Président de la Commission de Passation des Marchés nomme les membres de

la sous-commission d’analyse des offres, en ces termes « …les copies des offres sont

confiées à la sous-commission d’analyse désignée par le Président de la Commission de

Passation des Marchés ». Et à la lecture de l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008

portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés

Publics, les membres de la commission de passation ayant participé à l’ouverture des plis, ne

doivent pas faire partie de la sous-commission d’analyse.

Il y’a lieu de mettre en cohérence les dispositions règlementaires, relatives à la création, à

l’organisation et au fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés Publics, en

conformité avec la loi qui prime sur le décret.

Nous avons également noté sur certains actes de nomination des membres de la commission

de passation des marchés, qu’on y mentionne, qu’une des autorités de la REGIDESO par

exemple, le Conseiller Technique du Directeur Général, Chargé des Régions, assurera la

Présidence de ladite commission, sans le citer nommément, ce qui peut poser des problèmes,

lors de la vérification de la conformité de ladite commission à l’acte de nomination, d’autant

plus que les fonctions et qualités des membres de la commission, ne sont pas toujours

mentionnées.

Par ailleurs, nous avons noté que l’acte de nomination des membres de la Commission de

Passation des Marchés est cosigné par le Directeur Administratif et Financier, alors que le

Directeur Général de la REGIDESO, Personne Responsable des Marchés est seul habilité à

mettre en place la Commission de Passation des Marchés.

Comme indiqué ci-avant, la Commission de Passation des Marchés doit être instituée au sein

de la Cellule de Gestion des Marchés Publics par la Personne Responsable des Marchés

Publics de l’Autorité Contractante ; sous ce rapport, il y’a lieu de préciser qu’une confusion

est souvent faite entre l’Autorité Contractante qui est la Personne Morale et la Personne

Responsable des Marchés Publics qui est la Personne Physique qui représente l’Autorité

Contractante pour les opérations de passation des marchés. C’est la Commission de Passation

des Marchés qui a en charge la conduite des opérations d’ouverture des plis, d’examen des

candidatures et d’évaluation des offres ou propositions des candidats ou soumissionnaires.

Elle fait les propositions d’attribution provisoire des marchés après examen des rapports de la

sous-commission d’analyse des offres qui a procédé à l’évaluation et au classement des offres.

Il y’a lieu aussi de préciser que la Commission de Passation des Marchés doit faire des

propositions d’attribution à la Personne Responsable des Marchés de l’Autorité Contractante.

Une reformulation du texte de l’article 14 du décret 100/123 du11 juillet 2008, portant

création, organisation et fonctionnement des CGPM, serait souhaitable pour éviter la

confusion entre ses alinéas 4 et 5.


Rapport Provisoire

63

4.1.1.2 COMMISSION DE RECEPTION DES MARCHES

Conformément aux dispositions de la loi N° 1/01/ du 4 février 2008 portant Code des

Marchés Publics en son article 9 et au décret 100/123 du 11 juillet 2008 en son article 23, une

Commission de Réception doit être instituée au sein de la Cellule de Gestion des Marchés

Publics pour procéder aux opérations de réception et de vérification de l’exécution conforme

des prestations objet des marchés conclus. Tout comme pour la Commission de Passation des

Marchés, la Commission de Réception n’a pas été instituée conformément à l’article 4 du

décret 100/123 du 11 juillet 2008. Des Commissions de Réception ad hoc sont instituées à

chaque fois que de besoin pour procéder aux opérations de réception des travaux, fournitures

et prestations.

Nos travaux nous ont permis de noter que les dispositions de l’article 19 du décret 100/123 du

11 juillet 2008 ne sont pas toujours respectées car nous avons identifié la présence d’un

membre de la sous- commission d’analyse dans une commission de réception (exemple AOOI

DNCMP/242/F/2011..

Cependant nous avons eu à noter un cumul de fonctions incompatibles, pour un membre de la

commission de passation des marchés qui a participé à l’ouverture des plis et à l’analyse des

offres, nommé par la suite, membre de la commission de réception du marché.

Nous avons également noté sur certains actes de nomination des membres de la commission

de réception, qu’on y mentionne, qu’une des autorités de la REGIDESO par exemple, le Chef

de Service de Maintenance Electricité, assurera la Présidence de ladite commission, sans le

citer nommément, ce qui peut poser des problèmes, lors de la vérification de la conformité de

ladite commission à l’acte de nomination, d’autant plus que les fonctions et qualités des

membres de la commission, ne sont pas toujours mentionnées.

Il convient de signaler qu’aux termes du décret 100/123 ci-avant mentionné, un règlement

d’ordre intérieur de la CGPM doit être élaboré et mis en œuvre; ce document n’a pas été

élaboré par la CAMEBU pour se conformer aux exigences règlementaires.

4.2 DOCUMENTS DE PROGRAMMATION DE LA PASSATION DES MARCHES

Dans le cadre de l’exécution de notre mission, nous devons procéder à la revue du Plan

Prévisionnel de Passation des Marchés de l’état d’exécution dudit PPM, de l’Avis Général de

Passation des Marchés et apprécier leur établissement conforme aux modèles normalement

prescrits par l’Organe chargé de la Régulation des Marchés Publics. Il convient de signaler

qu’aucun texte règlementaire n’a entériné ou ordonné la mise en place des modèles de PPM

et d’AGPM.

Nous notons que les dates limites de dépôt et de publication de ces documents de planification

des marchés publics ne sont pas non plus indiquées dans les textes qui organisent la

commande publique au Burundi ; il s’agit de manquements auxquels il conviendrait de

remédier dans le cadre de la refonte des textes qui gouvernent la commande publique au

Burundi.


Rapport Provisoire

64

4.2.1 PLAN PREVISIONNEL ANNUEL DE PASSATION DES MARCHES (PPM)

Le Plan Prévisionnel Annuel de Passation des Marchés doit être établi et transmis à la

Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics conformément aux dispositions de

l’article 15 du Code des Marchés Publics. Il appartient à l’Autorité Contractante d’en assurer

la publicité par une insertion au Journal Officiel des Marchés Publics. Au regard des bonnes

pratiques en matière de passation des marchés publics, aucun avis spécifique de passation de

marché ne peut être publié avant l’expiration d’un délai minimum, généralement admis, de

sept jours à compter de la publication du Plan Prévisionnel Annuel de Passation des Marchés

ou de sa révision à l’exception des cas prévus par l’article 40 du CMP.

Il convient de préciser que l’inscription dans le PPM des acquisitions envisagées n’est

obligatoire que lorsque leur coût estimatif atteint le seuil de passation des marchés par appel

d’offres tel que spécifié dans l’article 5 du CMP et les ordonnances ministérielles portant

fixation des seuils de passation, de contrôle et de publication des marchés publics

(ordonnance N° 540/1035/2008 du 6 octobre 2008, ordonnance N°540/249/2010 du 14 février

2010 relative aux entreprises publiques à caractère commercial, ordonnance 540/169/2011 du

17 février 2011 remplaçant l’ordonnance N° 540/753/2009 du 8 juin 2009 relatives aux

marchés publics à financement extérieur).

Le Plan Prévisionnel de Passation des Marchés (PPM) n’a pas été publié conformément aux

prescriptions de l’article 15 du CMP. Il faut noter, à la décharge de la REGIDESO, que le

journal officiel des marchés publics, de même que le portail des marchés publics ne sont pas

encore opérationnels.

Le Code des Marchés ne fixe pas de date limite de transmission du PPM aux Organes de

Contrôle et de Régulation des Marchés Publics du Plan Prévisionnel de Passation des

Marchés mais la règle généralement admise sur le plan international voudrait que cette

transmission soit faite au plus tard le 31 décembre de l’exercice N pour les opérations de

passation des marchés de l’exercice budgétaire N+1. Ce PPM doit être validé par la DNCMP

et posté sur le portail des marchés publics.

4.2.2 AVIS GENERAL DE PASSATION DES MARCHES (AGPM)

Aux termes de l’article 16 du Code des Marchés Publics, la REGIDESO doit publier un Avis

Général de Passation des Marchés selon le modèle prescrit par l’ARMP. Le Code des

Marchés ne fixe pas de date limite de transmission aux Organes de Contrôle et de Régulation

des Marchés Publics et de publicité de l’Avis Général de Passation des Marchés mais la règle

généralement admise sur le plan international voudrait que ces opérations soient effectuées

avant la fin du mois de janvier de l’exercice budgétaire concerné.

Il convient de préciser pour ce qui concerne les prestations intellectuelles, que leur inscription

dans l’AGPM n’est en principe obligatoire que lorsque leur coût estimatif atteint le seuil de

seuil de revue a priori de la DNCMP sur les Dossiers d’Appel à la Concurrence (DAC).

Nous avons noté que la REGIDESO n’a pas établi et a fortiori n’a pas publié d’AGPM pour

les deux exercices sous revue. Cette publicité de l’AGPM pourrait se faire au moyen d’un

journal à large diffusion.


Rapport Provisoire

65

4.2.3 RAPPEL DES SEUILS APPLICABLES A LA REGIDESO

Les seuils de passation, de contrôle préalable et d’approbation des marchés de la REGIDESO

sont résumés dans les tableaux récapitulatifs ci – après :


Rapport Provisoire

66

TABLEAU DE SYNTHESE DES SEUILS DE PASSATION, DE CONTRÔLE ET DE PUBLICATION APPLICABLES A LA REGIDESO EN VERTU DE

L’ORDONNANCE 540/1035 2008 DU MINISTRE DES FINANCES PRISE EN APPLICATION DES ARTICLES 5 ET 12 DU CODE DES MARCHES PUBLICS

Type de marchés

Seuils de

passation par

Appel d’Offres

Seuils de contrôle DNCMP et seuils de publication Garantie de

soumission

1 à 2% du montant

prévisionnel

Garantie de bonne

exécution

Maximum 5% du

montant du marché

Contrôle a priori du

Dossier d’Appel à la

Concurrence

Seuil de publication du

Dossier d’Appel à la

Concurrence

sur le plan

international

Contrôle a posteriori

pour marchés avec

publication de l’appel

d’offres

Contrôle a

posteriori simple

consultation écrite

d’au moins trois

candidats

Article 1 de

l’Ordonnance

n°540/249/2010

en application

de l’article 5 du

CMP

Article 2 de l’Ordonnance

n°540/249/2010 en

application de l’article 5

du CMP

Article 3 de

l’Ordonnance

n°540/249/2010 en

application de l’article

5 du CMP

Articles 1 et 2 de

l’Ordonnance

n°540/249/2010

Article 1 de

l’Ordonnance

n°540/249/2010

Article 92 du CMP Article 96 du CMP

Travaux

≥ 10 000 000 ≥ 50 000000 > 1 000 000 000 10 000 000 ≤ x <

50 000000

<10 000 000 Pas de seuil Pas de seuil

Fournitures et

services

≥ 10 000 000 Fournitures :

≥ 50 000 000

Fournitures :

> 700 000 000

Fournitures :

10 000 000 ≤ x <

50 000000

<10 000 000 Pas de seuil Pas de seuil

Services : ≥ 30 000 000 Services :

> 50 000000

Services : 10 000 000 ≤

x < 30 000000

Prestations

Intellectuelles

≥ 10 000 000

≥ 30 000 000

> 50 000000 10 000 000 ≤ x <

30 000000

<10 000 000

NA

N/A


Rapport Provisoire

67

4.3 EXAMEN DES MARCHES

4.3.1 PERIMETRE COUVERT PAR NOS TRAVAUX

Le tableau récapitulatif ci – après donne le volume et la valeur cumulée des marchés

présentés et couverts au titre des exercices 2011 et 2012 :

Modes de passation de

marchés

Typologie des marchés

présentés


revus

Taux de

couverture

Nombre Montant Nombre Montant Nombre Montant

Appel d’offres ouvert

(AOO)

86 30 992 257 499 15 17 943 628 910 17,44% 57,90%

Appel d’offres restreint

(AOR)

- - - - - -

Demande de Propositions

(DP)

- - - - - -

Demande de Cotation (DC) 5 33 667 460 5 33 667 460 100,00% 100,00%

Entente directe (Gré/Gré) 3 2 885 821 638 1 685 992 100 33,33% 23,77%

Avenant - - - - -

TOTAL 94 33 911 746 597 21 18 663 288 470 22,34% 55,03%

CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 PAR MODE DE

PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR

AOO 92%

DC 5%

Gré/Gré 3%

En nombre

AOO 91%

DC 0%

Gré/Gré 9%

En valeur


Rapport Provisoire

68

CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 EN

NOMBRE ET EN VALEUR

DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 PAR MODE DE


Marchés revus

22% Marchés non revus 78%

En nombre

Marchés revus 55%

Marchés non

revus 45%

En valeur

AOO 71%

DC 24%

Gré/Gré 5%

En nombre

AOO 96%

DC 0%

Gré/Gré 4%

En valeur


Rapport Provisoire

69

Nous présentons à titre indicatif pour chacun des exercices sous revue la situation des

marchés présentés et revus :

EXERCICE 2011


marchés


présentés


revus Taux de couverture



(AOO)

52 21 960 737 589 11 14 643 030 017 21,15% 67%


(AOR)

- - - - - -

Demande de Proposition

(DP)

- - - - - -

Demande de Cotation

(DC)

5 33 667 460 5 33 667 460 100,00% 100%

Entente directe (ED) 1 2 062 099 512 - - - 0%

Avenant - - - - - -

TOTAL 58 24 056 504 561 16 14 676 697 477 27,59% 61%

CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 PAR MODE DE


AOO 90%


(AOR) 0%

Demande de

Proposition (DP)

0%

DC 8%

ED 2% Avenant

0%

En nombre

AOO 91%


(AOR) 0%

Demande de

Proposition (DP)

0%

DC 0%

ED 9%

Avenant 0%

En valeur


Rapport Provisoire

70

CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 EN NOMBRE ET

EN VALEUR

DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 PAR MODE DE PASSATION

EN NOMBRE ET EN VALEUR

Marchés revus 28% Marchés

non revus 72%

En nombre

Marchés revus 61%

Marchés non

revus 39%

En valeur

AOO 69% Appel

d’offres restreint

(AOR) 0%

Demande de

Proposition (DP) 0%

DC 31%

Entente directe

(ED) 0%

Avenant 0%

En nombre

AOO 100%


(AOR) 0%

Demande de

Proposition (DP)

0%

DC 0%

Entente directe

(ED) 0%

Avenant 0%

En valeur


Rapport Provisoire

71

EXERCICE 2012


marchés


présentés


revus

Taux de

couverture



(AOO) 34 9 031 519 910 4 3 300 598 893 12% 37%


(AOR) - - - - - -

Demande de Proposition

(DP) - - - - - -

Demande de Cotation

(DC) - - - - - -

Entente directe (ED) 2 823 722 126 1 685 992 100 50% 83%

Avenant - - - - - -

TOTAL 36 9 855 242 036 5 3 986 590 993 14% 40%

CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 PAR MODE DE


CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 EN NOMBRE ET

EN VALEUR

AOO 94%


(AOR) 0%

Demande de

Proposition (DP)

0%

Demande de

Cotation (DC) 0%

ED 6% Avenant

0%

En nombre

AOO 92%


(AOR) 0%

Demande de

Proposition (DP) 0%

Demande de

Cotation (DC) 0%

ED 8%

Avenant 0%

En valeur

Marchés revus 14%

Marchés non

revus 86%

En nombre

Marchés revus 40%

Marchés non

revus 60%

En valeur


Rapport Provisoire

72

DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 PAR MODE DE PASSATION

EN NOMBRE ET EN VALEUR

AOO 80%


(AOR) 0%

Demande de

Proposition (DP)

0%

Demande de

Cotation (DC) 0%

ED 20%

Avenant 0%

En nombre

AOO 83% Appel

d’offres restreint

(AOR) 0%

Demande de

Proposition (DP)

0%

Demande de

Cotation (DC) 0%

ED 17%

Avenant 0%

En valeur


Rapport Provisoire

73

4.3.2 MARCHES PASSES PAR APPEL D’OFFRES

AOI N° DNCMP/242/F/2011

FOURNITURE DU MATERIEL DE RENFORCEMENT ET

D’EXTENSION DES RESEAUX MT/BT DE BUJUMBURA

Date de transmission

du DAO N°

30 Mai 2011

Date d’ANO de la

DCMP sur le DAO

-

Date de publication de

l’AO

28 Juin 2011 « Le Renouveau du Burundi »

Date limite de dépôt

des offres

25 Juillet 2011

Délai de préparation

des offres

26 jours

Date d’ouverture des

plis

25 Juillet 2011

Date de l’évaluation

technique

Non daté

Date d’attribution Non daté

Date de l’attestation

d’existence de crédits

-

Date de demande

d’ANO de la DCMP

sur le rapport

d’analyse et procès-

verbal d’attribution

29 Août 2011

Date d’ANO de la

DCMP sur le rapport



10 Janvier 2012


l’attribution provisoire

-


Rapport Provisoire

74

Date d’ANO de la

DCMP sur le projet de

contrat

3 Avril 2012

Date de souscription Lot 1 : non classé

Lot 2 : non daté

Date d’approbation 23 Mars 2012 Ministre de l’Energie et des Mines

29 Mars 2012 Ministre des Finances et de la Planification

Economique

Date de notification -


l’avis d’attribution

définitive

-

Délai d’exécution 4 mois calendaires

Garantie de soumission 2 000 000 FBU

Attributaire Lot 1 : TEC INTERNATIONAL

Lot 2 : HYGECEL

Montant du marché Lot 1 : 108.560 €, pour les fournitures, 13.100 $, pour le transport

et 4 160 000 FBU, pour l’assurance

Lot 2 : 277 500 000 FBU HTVA

Notification et publicité

de l’attribution

provisoire

Les lettres de notification de l’attribution provisoire des marchés

ont été envoyées, le 27 Janvier 2012.

Les lettres d’information des candidats non retenus du rejet de

leurs offres ont également été envoyées, le 27 Janvier 2012.

Notification de


Publicité de


Les lettres de notification des marchés n’ont pas été classées dans

le dossier.

Le support de publication de l’avis d’attribution définitive des

marchés n’a pas été classé dans le dossier.

Non conformités

L’avis de non objection de la DNCMP sur le DAO n’est pas

formalisé.

Le délai de préparation des offres de 26 jours accordé aux

soumissionnaires potentiels est en deçà du délai défini par l’article


Rapport Provisoire

75

48 du CMP ; le non-respect des délais légaux est susceptible

d’entraîner l’annulation de la procédure à la requête de toute

personne intéressée à son bon déroulement.

Les exigences en matière de qualification, les conditions

d’acquisition du DAO, le montant de la garantie de soumission, le

délai de validité des offres et le nombre de lots n’ont pas été portés à

la connaissance des potentiels candidats, dans l’avis d’appel

d’offres, en violation de l’article 44.e) du CMP, sur les mentions

obligatoires dudit avis.

L’acte de nomination des membres de la Commission de

Passation des Marchés a été signé par le Directeur Général de la

REGIDESO et par le Directeur Administratif et Financier, alors

que c’est le Directeur Général, Personne Responsable des

Marchés et Président de la Cellule de Gestion des Marchés

Publics, , qui est habilité à nommer la commission de passation,

en violation de l’article 1 du décret 100/123 du 11 juillet 2008

portant création, organisation et fonctionnement des CGPM.

Les membres de la Commission de Passation des Marchés ont été

nommés, pour le marché « fourniture du matériel d’extension des

réseaux MT/BT de Bujumbura », alors que les membres de ladite

commission doivent être nommés pour une période d’un (1) an, en

violation de l’article 16 du décret ci-avant mentionné.

Les offres des soumissionnaires n’ont pas été classées dans le

dossier, pour permettre aux auditeurs de vérifier la cohérence des

informations qui y figurent avec celles reportées dans les

différents procès verbaux et rapports d’analyse.

La séance d’ouverture des plis s’est déroulée sans la présence

d’un observateur indépendant, alors que ce dernier doit

contresigner le PV d’ouverture des plis, en violation de l’article

60.3 du CMP. Aux termes de l’ordonnance N° 540/893/2011 du

26 juillet 2011, la commission de suivi des séances d’ouverture

des marchés publics doit être représentée à l’ouverture des plis.

Le support de publication du PV d’ouverture des plis, les

justificatifs de demandes de transmission, le cas échéant et les

justificatifs de transmission dudit PV aux soumissionnaires, n’ont

pas été classés dans le dossier.

Il faut noter que la publication doit être effectuée au Journal

Officiel des Marchés Publics pas encore édité ou sur le portail des


Rapport Provisoire

76

marchés publics non fonctionnel non plus.

Les membres de la commission de passation qui a procédé à

l’ouverture des plis composent la sous-commission d’analyse, en

violation de l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008

portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule de

Gestion des Marchés Publics.

Les fonctions et qualité des personnes désignées pour composer la

sous-commission d’analyse n’ont pas été mentionnées, en




Le rapport d’analyse des offres fait office de procès-verbal

d’attribution, en violation de l’article 67.1 du CMP aux termes

duquel, les propositions d’attribution émanant de la Commission

de Passation des Marchés font l’objet d’un procès-verbal,

dénommé procès-verbal d’attribution provisoire.

Ledit PV, faute d’avoir été établi, n’a pas pu être publié après

validation par la DNCMP, en violation de l’article 67.1 du CMP.

L’avis de non objection de la DNCMP sur la proposition

d’attribution du marché a été donnée après l’expiration de la

durée de validité des offres et aucune demande formelle de

prorogation de ladite durée de validité n’avait été adressée aux

soumissionnaires avant cette date..

Les attestations de mainlevée ou de restitution des garanties de

soumission des candidats non retenus n’ont pas été classées dans

le dossier de marché.

Le support de publication de l’attribution provisoire des marchés

n’a pas été classé dans le dossier, en violation de l’article 67.2 du

CMP.




Le contrat relatif au lot N°1 attribué à TEC INTERNATIONAL

n’a pas été mis à notre disposition.



Rapport Provisoire

77

le dossier, en violation de l’article 75 du CMP.


marchés n’a pas été classé dans le dossier, en violation de l’article

76 du CMP.

Les justificatifs de la transmission des garanties de bonne

exécution et de remboursement d’avance par TEC

INTERNATIONAL, n’ont pas été classés dans le dossier.

Le contrat relatif au lot N°2 attribué à HYGECEL, mis à notre

disposition n’a pas été daté.

M. ABBAS HUSSEIN, membre de la commission de passation

qui a procédé à l’ouverture des plis et a participé aux travaux de la

sous-commission d’analyse des offres, a été nommé, membre de

la commission de réception, en violation de l’article 16 du Décret

100/123 du 11 juillet 2008 portant création, organisation et

fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés Publics.

Recommandations Formaliser l’ANO de la DNCMP sur le DAO ;

Se conformer à l’article 44 du CMP sur les mentions obligatoires

de l’avis d’appel d’offres ;

Veiller à inclure dans le modèle de garantie de bonne exécution,

une clause de prorogation de ladite garantie ;

Veiller au respect des dispositions de l’article 1 du décret 100/123

du 11 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement

des CGPM sur la personne habilitée à mettre en place la

Commission de Passation des Marchés ;

Se conformer aux dispositions de l’article 16 du décret 100/123 du

11 juillet 2008 sur la mise en place de la commission de passation

des marchés pour une période d’un an ;

Il convient de demander aux autorités de veiller à mettre en

cohérence les dispositions règlementaires, relatives à la création,

l’organisation et le fonctionnement de la Cellule de Gestion des

Marchés Publics, en conformité avec la loi qui prime sur le décret.

Veiller au respect de l’article 60.3 du CMP, sur la présence de

l’observateur indépendant, à la séance d’ouverture des plis qui

doit contresigner le PV ;


Rapport Provisoire

78

Veiller à classer dans le dossier de passation le support de

publication du PV d’ouverture des plis, les justificatifs de

demandes de transmission, le cas échéant et les justificatifs de

transmission dudit PV aux soumissionnaires (article 60 du CMP) ;

Veiller à éviter la confusion entre la commission de passation, la

sous-commission d’ouverture et la sous-commission d’analyse ;


11 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement de

la Cellule de Gestion des Marchés Publics, sur la composition de

la sous-commission d’analyse et la mention des fonctions et

qualités de ses membres ;

Veiller à établir des PV distincts à chaque étape de la procédure ;

Veiller à dater les documents de la passation des marchés, pour

faciliter la vérification du respect des délais ;

Lancer le Journal Officiel des Marchés Publics dans les meilleurs

délais (ARMP) ; rendre opérationnel le portail des marchés

publics ;

Se conformer à la règlementation des marchés publics et veiller au

classement et à l’archivage de toutes les pièces de marchés dans

les dossiers de passation des marchés ;

Il convient de recommander à l’ARMP d’élaborer et de diffuser

un manuel de classement et d’archivage des documents de

passation des marchés publics, pour une bonne tenue des dossiers

de marchés.

Commentaires de

l’Autorité Contractante

- A la page 74 du Rapport Provisoire, les

auditeurs disent que le support de

publication de l’avis d’attribution

définitive des marchés n’a pas été classé

dans le dossier. Ce document n’est pas

indispensable d’autant plus que la

DNCMP donne une objection ou une

non objection sur base du rapport

d’analyse des offres. La non objection

ou l’objection de la DNCMP a une

importance car à partir de ce document

on fait la publication des résultats de

l’analyse (lettres écrites à tous les


Rapport Provisoire

79

soumissionnaires concernés par le

DAO).

- A la page 75, paragraphe 2, on parle des

exigences en de pré-qualification, des

conditions d’acquisition du DAO et

autres ; ce n’est pas une non-conformité

d’autant plus que tous ces points sont

inscrits dans le dossier d’appel d’offres.

En effet la publication dans

RENOUVEAU (seul moyen de publier

les dossiers d’appel d’offres) indique

clairement l’adresse où on doit avoir

tous les renseignements et cela pour tous

les dossiers. Tous les points de l’article

44 du CMP sont retrouvés dans le DAO.

- Au paragraphe 5 de la même page, « les

offres des soumissionnaires n’ont pas

été classés dans le dossier », c’est juste

pour la sécurité des offres et pour éviter

des tentatives de tricheries. Sur ce, elles

sont classées dans un endroit sûr et sont

données à la commission d’analyse pour

vérifier l’authenticité.

- L’absence d’un observateur indépendant

est de la responsabilité de la DNCMP et

pas de celle de l’autorité contractante.(

paragraphe 6).

- A la page 76, paragraphe 4, il n’y a pas

de nécessité à publier le PV d’ouverture

des offres car les soumissionnaires le

signent et partent avec des copies après

signature le même jour.

CONCLUSION

La plupart des recommandations sont jugées acceptables et on

pourra les mettre en application dans la passation des marchés à


Rapport Provisoire

80

venir.

Appréciation du

Consultant

- Sur le défaut de publication de

l’attribution définitive du marché, nous

prenons acte de vos commentaires.

Cependant, l’article 76 du CMP, dispose que dans les quinze (15)

jours calendaires de l’entrée en vigueur du marché, un avis

d’attribution définitive est publié dans le Journal Officiel des

Marchés Publics ou tout autre journal habilité. Et ceci n’a rien à

voir avec l’objection ou la non objection de la DNCMP. Par

ailleurs, il n’est pas de notre ressort d’apprécier le caractère

indispensable ou pas du document, justifiant son respect.

Par conséquent, nous maintenons nos observations, sur ce point.

- Sur les exigences en matière de

qualification, les conditions

d’acquisition du DAO et autres, nous


Cependant, les informations devant permettre aux potentiels

candidats, de savoir s’ils sont en mesure de participer à l’appel

d’offres ou pas, doivent être portées à leur connaissance, dans

l’avis d’appel d’offres, sans qu’il soient obligés d’acquérir le

DAO, pour avoir les renseignements. Il s’agit là d’une exigence

de l’article 44 du CMP, qui fixe les mentions obligatoires dudit

avis.

Par conséquent, nous maintenons nos observations sur ce point

- Sur le non classement des offres des

soumissionnaires dans le dossier, nous


Vous avez confirmez nos allégations selon lesquelles, elles n’ont

pas été mises à notre disposition.


- Sur l’absence d’un observateur

indépendant, à la séance d’ouverture des

plis, nous prenons acte de vos

commentaires.


Rapport Provisoire

81

Vous avez confirmez nos allégations, par conséquent, nous

maintenons nos observations, sur ce point.

- Sur la nécessité de publier le PV

d’ouverture des offres, nous prenons

acte de vos commentaires.

Cependant, les exigences de l’article 60.3 du CMP sont

cumulatives et la remise sans délai du procès-verbal, à tous les

soumissionnaires qui en font la demande, ne dispense pas la

Personne Responsable du Marché, à le publier.

Par conséquent, nous maintenons nos observations sur ce point.

- Sur les recommandations, nous prenons

acte de votre engagement à les mettre

en application dans la passation des

marchés à venir et vous y encourageons

vivement.

- Pour tous les autres points, vous n’avez

pas fait de commentaires et nous

maintenons toutes nos observations sur

ces points.


FOURNITURE DES POTEAUX EN BOIS TRAITES MT ET BT A LA REGIDESO


du DAO N°

-

Date d’ANO de la

DCMP sur le DAO

-


Rapport Provisoire

82


l’AO

14 Septembre 2012

17 Septembre 2012 « Le Renouveau du Burundi »


des offres

16 Octobre 2012

17 Octobre 2012


des offres

29 jours

31 jours


plis

16 Octobre 2012


technique

Non daté

Date d’attribution PV Non Etabli



-

Date de demande

d’ANO de la DCMP

sur le rapport



18 Novembre 2012

Date d’ANO de la

DCMP sur le rapport



28 Novembre 2012



-

Date de demande

d’ANO de la DCMP

sur le projet de contrat

29 Janvier 2012

Date d’ANO de la


contrat

-

Date de souscription Contrat non daté

Date d’approbation 30 Janvier 2013 Ministre de l’Energie et des Mines

20 Février 2013 Ministre des Finances et de la Planification

Economique


Rapport Provisoire

83

Date d’immatriculation -


Date d’enregistrement

du contrat

-



définitive

-



Attributaire Lot 1 : WOOD PERFECT

Lot 2 : WOOD PERFECT

Montant du marché en

FBU TVAC

Lot 1 : 181 708 979

Lot 2 : 153 912 173


de l’attribution

provisoire

La lettre de notification de l’attribution provisoire des marchés a

été envoyée, le 15 Janvier 2013.


n’a pas été classé dans le dossier.




Le 28 Janvier 2012, une demande a été envoyée à l’attributaire

des marchés pour une prorogation de la période de validité de son

offre de 30 jours.

L’attributaire a accédé à la demande et a prorogé la durée de

validité de son offre, de 30 jours, le 28 Janvier 2013.

Notification de


Publicité de



le dossier.

Le support de publication de l’avis d’attribution provisoire des



Rapport Provisoire

84

Non conformités

La demande d’avis et l’avis de non objection de la DNCMP sur le

DAO n’ont pas été mis à notre disposition.

Deux avis d’appel d’offres publiés l’un le 17 Septembre 2012 et

l’autre le 14 Septembre 2012, ont été classés dans le dossier.







L’acte de nomination de la Commission de Passation des Marchés

a été signé par le Directeur Général de la REGIDESO et par le

Directeur Administratif et Financier, en violation de l’article 1 du

décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création, organisation et



nommés, pour le marché, en violation de l’article 16 du décret ci-

avant mentionné, sur la nomination des membres de ladite

commission, pour une période d’un (1) an.

La séance d’ouverture des plis, s’est déroulée sans la présence

d’un observateur indépendant, en violation de l’article 60.3 du

CMP.

L’offre de l’unique soumissionnaire n’est pas conforme, pour

défaut de garantie de soumission et aurait dû être rejetée à

l’ouverture des plis et le marché déclaré infructueux.

Le support de publication du PV d’ouverture des plis, le

justificatif de demande de transmission, le cas échéant et le

justificatif de transmission dudit PV à l’unique soumissionnaire,

n’ont pas été classés dans le dossier, en violation de l’article 60 du

CMP.





l’ouverture des plis, composent aussi la sous-commission

d’analyse, en violation de l’article 19 du décret 100/123 du 11

juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement de la


Rapport Provisoire

85

Cellule de Gestion des Marchés Publics.


sous-commission d’analyse n’ont pas été mentionnées, en





d’attribution, en violation de l’article 67.1 du CMP, sur

l’établissement d’un procès-verbal d’attribution provisoire,

portant propositions d’attribution, émanant de la Commission de

Passation des Marchés.





CMP.




La lettre de notification des marchés n’a pas été classée dans le

dossier, en violation de l’article 75 du CMP.

La date de signature du contrat par la PRMP, n’a pas été

mentionnée.



76 du CMP.

Le justificatif de la transmission de la garantie de bonne

exécution, n’a pas été classé dans le dossier.

Recommandations Classer dans le dossier de passation l’ANO de la DNCMP sur le

DAO ;



Veiller à inclure dans le modèle de garantie de bonne exécution,

une clause de prorogation de la durée de validité de ladite


Rapport Provisoire

86

garantie ;










l’organisation et le fonctionnement de la Cellule de Gestion des

Marchés Publics, en conformité avec la loi qui prime sur le décret.




Se conformer aux dispositions du DAO sur fourniture de la

garantie de soumission ;


publication du PV d’ouverture des plis, le justificatif de demande

de transmission, le cas échéant et le justificatif de transmission

dudit PV au soumissionnaire (article 60 du CMP) ;













publics ;


Rapport Provisoire

87



les dossiers de passation des marchés.




de marchés.

Commentaires de


Ces commentaires sont valables pour tous les dossiers audités car

ces non conformités sont systématiquement reprises

Appréciation du

Consultant

- Sur la validité des commentaires pour

tous les dossiers audités, nous prenons

actes de vos commentaires et nous

formulons les mêmes réponses et

maintenons nos observations, sur ces

points.




ces points.





vivement.


Rapport Provisoire

88

AON N° EL/30/F/2012

FOURNITURE DES POTEAUX EN BOIS MT POUR LA REHABILITATION DE LA

LIGNE NYAKARARO-MWARO-GISOZI


l’AO

24 Février 2011


des offres

24 Mars 2011


des offres

27 jours


plis

24 Mars 2011


technique

15 Avril 2011




-

Date de demande

d’ANO de la DCMP

sur le rapport



N/A

Date d’ANO de la

DCMP sur le rapport



N/A



-

Date de demande Non classée


Rapport Provisoire

89

d’ANO de la DCMP


Date d’ANO de la


contrat

Non classé

Date de souscription 19 Juillet 2011

Date d’approbation -




du contrat

-



définitive

-

Délai d’exécution 30 jours calendaires


Attributaire FER - AL


FBU TVAC

13 994 611


de l’attribution

provisoire

La lettre de notification de l’attribution provisoire du marché n’a

pas été classée dans le dossier.



Notification de


Publicité de


La lettre de notification du marché n’a pas été classée dans le

dossier.



Non conformités

La copie de l’avis d’appel d’offres classée dans le dossier n’est

pas bien faite et ne permet pas d’identifier le support de

publication. Il faut veiller à faire de bonnes photocopies reprenant

et la date de parution et le nom du support. Ces éléments

permettent d’apprécier le respect des délais de préparation des


Rapport Provisoire

90

offres au regard de l’article 48 du CMP et l’étendue de la

publicité.







Le délai calendaire de réception des candidatures ou des offres est

de 27 jours, en violation de l’article 48 du CMP qui fixe un délai

qui ne peut être inférieur, à trente (30) jours.

L’acte de nomination des membres de la commission de passation

des marchés est signé par le Directeur Général de la REGIDESO

et par le Directeur Administratif et Financier, en violation de

l’article 1 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création,

organisation et fonctionnement des CGPM, le faire.




commission, pour une période d’un (1) an.

La séance d’ouverture des plis, s’est déroulée sans la présence

d’un observateur indépendant, en violation de l’article 60.3 du

CMP et de l’ordonnance 540/893/2011 du 26 juillet 2011.


justificatif de demande de transmission, le cas échéant et les


pas été classés dans le dossier, en violation de l’article 60 du

CMP.





l’ouverture des plis, composent, la sous-commission d’analyse, en






Rapport Provisoire

91

commission d’analyse n’ont pas été mentionnées, en violation de

l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création,

organisation et fonctionnement de la Cellule de Gestion des

Marchés Publics.

L’analyse administrative des documents exigés et dont l’absence

ou la non-conformité entraîne le rejet de l’offre n’a pas été

matérialisée, à l’ouverture des plis, en violation de l’article 60.2

du CMP.


d’attribution, en violation de l’article 67.1 du CMP aux termes

duquel, les propositions d’attribution émanant de la Commission

de Passation des Marchés font l’objet d’un procès-verbal,

dénommé procès-verbal d’attribution provisoire.

Ledit PV, faute d’avoir été établi, n’a pas pu être publié, en

violation de l’article 67.1 du CMP.


pas été classée dans le dossier, en violation de l’article 68 du

CMP.

La lettre d’information du candidat non retenu, du rejet de son

offre, n’a pas été classée dans le dossier, en violation de l’article

68 du CMP.

L’attestation de mainlevée de la garantie de soumission du

candidat non retenu, n’a pas été classée, dans le dossier, en




CMP.






La demande d’avis et l’avis de non objection de la DNCMP, sur le

contrat, n’ont pas été classés dans le dossier, en violation des

articles 1 et 2 de l’Ordonnance 540/1035/2008 du Ministre des


Rapport Provisoire

92

Finances, pris en application de l’article 12 du CMP.



76 du CMP.

Le justificatif de la transmission de la garantie de bonne

exécution, n’a pas été classé dans le dossier, en violation de

l’article 17 du contrat.

La commission de réception du marché n’est pas conforme aux

différents actes de nomination classés dans le dossier, son

Président n’ayant pas été cité nommément, dans l’acte de

nomination.

Plusieurs incohérences ont été notées dans les différents PV de

réception, classés dans le dossier.

Les actes de règlement du marché n’ont pas été classés dans le

dossier.

Recommandations Classer dans le dossier de passation l’ANO de la DNCMP sur le

DAO ;

Se conformer aux dispositions de l’article 44 du CMP, sur les

mentions obligatoires de l’avis d’appel d’offres ;

Se conformer aux dispositions de l’article 48 du CMP, sur le délai

calendaire de préparation des offres ;








Il convient de demander aux autorités de mettre en cohérence les

dispositions règlementaires, relatives à la création, l’organisation

et le fonctionnement de la Cellule de Passation des Marchés, en

conformité avec la loi qui prime sur le décret.

Il convient également de recommander aux autorités, lors de la

mise en place de la commission de passation, de nommer pour


Rapport Provisoire

93

chaque membre titulaire, un suppléant, pour le remplacer, en cas

d’empêchement ;







dudit PV aux soumissionnaires (article 60 du CMP) ;



Se conformer aux dispositions de l’article 67.2 du CMP, sur la

publication de l’attribution provisoire du marché ;

Veiller au respect des dispositions de l’article 68 du CMP, sur les

notifications d’attribution et de non attribution des marchés ;






Il convient de demander aux autorités de veiller à harmoniser les

dispositions des articles 4 et 18 du décret 100/123 du 11 juillet

2008 portant création, organisation et fonctionnement de la

Cellule de Gestion des Marchés Publics, en conformité avec la loi

qui prime sur le décret ;


Se conformer aux dispositions du contrat, sur la fourniture de la

garantie de bonne exécution ;

Veiller au respect des articles 1 et 2 de l’Ordonnance

540/1035/2008 du Ministre des Finances, pris en application de

l’article 12 du CMP sur l’avis de non objection de la DNCMP, sur

le contrat ;

Se conformer aux dispositions des articles 75 et 76 du CMP,

respectivement, sur la notification de l’attribution définitive et la

restitution de la garantie de soumission du candidat non retenu et


Rapport Provisoire

94

sur la publication de l’attribution définitive ;

Veiller à citer nommément, les membres de la commission de

réception, pour faciliter la vérification de sa conformité, à l’acte

de nomination ;

Veiller à la cohérence des dates et des informations mentionnées

dans les documents de la passation des marchés ;

Veiller au classement des actes de règlement du marché, dans le

dossier de passation ;



publics ;







de marchés.

Commentaires de


- Ces commentaires sont valables pour

tous les dossiers audités car ces non

conformités sont systématiquement

reprises.

CONCLUSION



venir.

Appréciation du - Sur la validité des commentaires pour



Rapport Provisoire

95

Consultant actes de vos commentaires et nous



points.




ces points.





vivement.

AOL N° DAF/01/S/2012

MAINTENANCE DES PHOTOCOPIEUSES ET DES CLIMATISEURS DE LA

REGIDESO

Date de publication de 1er

Avis d’appel d’offres : 21 Mars 2012 « Le Renouveau du

Burundi »


Rapport Provisoire

96

l’AO 2ème

Avis d’appel d’offres : 12 Juillet 2012 « Le Renouveau du

Burundi »


des offres

23 Avril 2012

14 Août 2012


des offres

32 jours

32 jours


plis

23 Avril 2012

13 Août 2012


technique

31 Mai 2012

24 Août 2012




-

Date de demande

d’ANO de la DCMP

sur le rapport



N/A

Date d’ANO de la

DCMP sur le rapport



N/A



-

Date de demande

d’ANO de la DCMP


Non classée

Date d’ANO de la


contrat

Non classé

Date de souscription Lot 1 et Lot 2 : 02 Novembre 2012




Rapport Provisoire

97



du contrat

-



définitive

-

Délai d’exécution -

Garantie de soumission -

Attributaires Lot 1 : CPF SERVICE 05

Lot 2 : NCUTI SERVICE S.U.R.L


FBU TVAC

Lot 1 : 3 959 000

Lot 2 : 1 680 320


de l’attribution

provisoire

Les lettres de notification de l’attribution provisoire du marché ont

été transmises le 28 Septembre 2012.



Notification de


Publicité de



dossier.



Non conformités







Le DAO n’a pas été établi, l’avis d’appel faisant office.

L’acte de nomination de la Commission de passation du marché a

été signé par le Directeur Général de la REGIDESO et par le

Directeur Administratif et Financier, en violation de l’article 1 du


Rapport Provisoire

98




nommés, pour ce marché, alors que les membres de ladite

commission doivent être nommés pour une période d’un (1) an, en

violation de l’article 16 du décret ci-avant mentionné.




60.3 du CMP.


justificatif de demande de transmission, le cas échéant et les


pas été classés dans le dossier, en violation de l’article 60 du

CMP.





l’ouverture des plis, composent, la sous-commission d’analyse, en




L’analyse administrative des documents exigés et dont l’absence

ou la non-conformité entraîne le rejet de l’offre n’a pas été

matérialisée, à l’ouverture des plis, en violation de l’article 60.2

du CMP.




émanant de la Commission de Passation des Marchés.

Ledit PV, faute d’avoir été établi, n’a pas pu être publié, en



n’a pas été classé dans le dossier, en violation de l’article 68 du

CMP.


Rapport Provisoire

99






Le contrat du lot 1 « maintenance des photocopieuses » n’a pas

été classé dans le dossier.

En dehors d’une seule facture du marché du lot 1, les actes de

règlement du marché n’ont pas été classés dans le dossier.

Recommandations Se conformer aux dispositions de l’article 44 du CMP, sur les

mentions obligatoires de l’avis d’appel d’offres ;









dispositions règlementaires sur la création, organisation et

fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés Publics, en

conformité avec la loi qui prime sur le décret ;







dudit PV aux soumissionnaires (article 60 du CMP) ;








Rapport Provisoire

100




l’organisation et le fonctionnement de la Cellule de Passation des

Marchés, en conformité avec la loi qui prime sur le décret ;


Veiller au classement des pièces de règlement du marché, dans le

dossier de passation ;



publics ;

Veiller au classement et à l’archivage de toutes les pièces de

marchés dans les dossiers de passation des marchés ;




de marchés.

Commentaires de





reprises.

CONCLUSION



venir.

Appréciation du

Consultant






points.



Rapport Provisoire

101



ces points.





vivement.


FOURNITURE DE MATERIEL DE COMPTAGE

DE L’ENERGIE ELECTRIQUE DANS LES REGIONS


du DAO N°

-

Date d’ANO de la

DCMP sur le DAO

-


l’AO

02 Janvier 2009 « Le Renouveau du Burundi »


des offres

03 Mars 2009

Report : 10 Juillet 2009.


des offres

59 jours

187 jours

Date d’ouverture des 10 Juillet 2009


Rapport Provisoire

102

plis


technique

24 Juillet 2009

16 Septembre 2009

Date d’attribution 16 Septembre 2009



-

Date de demande

d’ANO de la DCMP

sur le rapport



02 Octobre 2009

Date d’ANO de la

DCMP sur le rapport



30 Octobre 2009



-

Date d’ANO de la


contrat

-

Date de souscription Lot 1 : 11 Janvier 2011

Lot 2 : Infructueux

Date d’approbation Ministre de l’Energie et des Mines : 10 Janvier 2011

Ministre des Finances et de la Planification Economique : Non

daté




du contrat

-



définitive

-



Rapport Provisoire

103

Garantie de soumission 2 000 000 FBU par lot

Attributaire Lot 1 : KAZE TRADING s.a

Lot 2 : Infructueux

Montant du marché Lot 1 : 111 500 €, pour le FOB, 5 000 €, pour le FRET, 5 000 €,

pour les frais de réception en usine et 2 000 000 FBU, pour

l’assurance

Lot 2 : Infructueux

Notification de


Publicité de



dossier.

Le support de publication de l’avis d’attribution définitive du

marché n’a pas été classé dans le dossier.

Non conformités

L’avis de non objection de la DNCMP sur le DAO n’est pas

formalisé

Le DAO, n’a pas été mis à notre disposition.





d’offres, publié, en violation de l’article 44.e) du CMP, sur les

mentions obligatoires dudit avis.

L’acte de nomination des membres de la Commission de

Passation des Marchés a été signé Directeur Général de la

REGIDESO et par le Directeur Administratif et Financier, en


portant création, organisation et fonctionnement des CGPM.




commission, pour une période d’un (1) an,

Les offres des soumissionnaires n’ont pas été classées dans le

dossier, pour permettre aux auditeurs d’en vérifier la teneur et

mieux apprécier le rapport d’analyse des offres.



Rapport Provisoire

104



60.3 du CMP. Cette présence résulte d’une disposition de

l’ordonnance ministérielle N°540/893/2011 du 26 juillet 2011.

Le support de publication du PV d’ouverture des plis, les

justificatifs de demandes de transmission, le cas échéant et les


pas été classés dans le dossier.





l’ouverture des plis, composent aussi la sous-commission

d’analyse en violation de l’article 19 du décret 100/123 du 11









Des demandes d’éclaircissements et de précisions sur la

conformité parfaite des fournitures proposées, ont été envoyées

aux soumissionnaires qualifiés une quinzaine de jours, après

l’attribution provisoire du marché et les délais de réponse ont été

allongés, en violation de l’article 62.4 du CMP. Les demandes

d’éclaircissements sont faites avant l’attribution du marché et non

après.

Des délais anormalement longs ont été observés depuis

l’attribution du marché, entre les différentes étapes de la passation

du marché.


pas été classée dans le dossier, en violation de l’article 68 du

CMP.

Les lettres d’information des candidats non retenus, du rejet de

leurs offres, n’ont pas non plus été classées dans le dossier, en


Rapport Provisoire

105

violation de l’article 68 du CMP.

Les attestations de mainlevée ou de restitution des cautions de

soumission aux candidats non retenus n’ont pas été classées dans

le dossier, en violation de l’article 75.3 du CMP.



CMP.




Le marché n’a été signé que soixante-treize (73) jours, après

l’ANO de la DNCMP, sur l’attribution alors que la PRMP dispose

d’un délai de sept jours à compter de la réception du projet de

marché adopté par la CPM et signé par l’attributaire.

La PRMP a reconnu que le contrat a traîné, du fait qu’elle

attendait l’approbation de la révision du Budget 2010, alors que

marché a été lancé en 2009, en violation de l’article 17 du CMP,

sur la mise en place et la disponibilité des crédits, avant le

lancement du marché.

Le justificatif de la transmission du contrat à la DNCMP, pour

visa et l’ANO de la DNCMP sur le contrat, n’ont pas été classés

dans le dossier, en violation de l’article 12.2 du CMP.



Le support de publication de l’avis d’attribution définitive du

marché n’a pas été classé dans le dossier, en violation de l’article

76 du CMP.

.

La date d’approbation du contrat par le Ministre des Finances, n’a

pas été mentionnée dans le dossier.

Tous les documents de paiement n’ont pas été classés dans le

dossier de marché.

Recommandations Classer dans le dossier de passation le DAO et l’ANO de la

DNCMP sur le DAO ;


Rapport Provisoire

106











dispositions règlementaires sur la création, organisation et







publication du PV d’ouverture des plis, les justificatifs de

demandes de transmission, le cas échéant et les justificatifs de

transmission dudit PV aux soumissionnaires (article 60 du CMP) ;









Se conformer à l’article 62 du CMP, sur la demande

d’éclaircissements, au cours de l’évaluation des offres et veiller au

respect des délais ;



Se conformer aux dispositions de l’article 17 du CMP sur la mise

en place et la disponibilité des crédits, avant le lancement du


Rapport Provisoire

107

marché ;

Veiller à classer dans le dossier de passation, tous les documents

de règlement du marché ;



publics ;







de marchés.

Commentaires de





reprises.

CONCLUSION



venir.

Appréciation du

Consultant






points.


Rapport Provisoire

108




ces points.





vivement.


Rapport Provisoire

109


FOURNITURE DU MATERIEL DE RACCORDEMENT

DES RESEAUX BT DE BUJUMBURA


du DAO N°

-

Date d’ANO de la

DCMP sur le DAO

-


l’AO

24 Mars 2010


des offres

24 Mai 2010


des offres

60 jours


plis

PV Non classé


technique

Non classé

Date d’attribution Non classé



-

Date de demande

d’ANO de la DCMP

sur le rapport



Non classée

Date d’ANO de la

DCMP sur le rapport



Non classé


Rapport Provisoire

110


l’attribution

provisoire

-

Date d’ANO de la

DCMP sur le projet

de contrat

1ère

Lettre : 17 Août 2010

2ème

lettre : 11 Octobre 2010

Date de souscription Lot 1 : 30 Août 2010

Lot 2 : non classé

Lot 3 : non classé


29 Mars 2012 Ministre des Finances et de la Planification

Economique

Date

d’immatriculation

-



du contrat

-



définitive

-


Garantie de

soumission

2 000 000 FBU

Attributaire Lot 1 « Coffrets pour compteurs et accessoires » : ELECTREAU

Lot 2 « Câbles de raccordement » : ECRI

Lot 3 « Boîtes de dérivation » : HYGECEL

Montant du marché Lot 1 : 206 787 750 FBU HTVA

Lot 2 : 297 504 156 FBU, soit 297.360 $US TVAC+3 742 915

FBU d’assurance

Lot 3 : 107 918 320 FBU, soit 65.840 €+700 000 FBU d’assurance.

Contrôle préalable L’acte de nomination des membres de la Commission de Passation

des Marchés n’a pas été mis à notre disposition, pour nous

permettre de vérifier sa conformité aux dispositions règlementaires

et légales.


Rapport Provisoire

111

Notification et

publicité de

l’attribution

provisoire


n’ont pas été classées dans le dossier qui nous a été remis.

Notification de


Publicité de



le dossier.



Non conformités L’avis de non objection de la DNCMP sur le DAO n’est pas

formalisé

Les exigences en matière de qualification, n’ont pas été portées à la

connaissance des potentiels candidats, dans l’avis d’appel d’offres,

en violation de l’article 44.e) du CMP, sur les mentions obligatoires

dudit avis.

L’acte de nomination des membres de la Commission de Passation

des Marchés n’a pas été classé dans le dossier de marché

Seule l’offre du candidat ELECTREAU a été classée dans le

dossier, qui nous a été remis.

Le procès-verbal d’ouverture des plis n’a pas été classé dans le

dossier, pour nous permettre de nous assurer de sa conformité à

l’article 60 du CMP, sur l’ouverture des plis.

Le rapport d’analyse des offres et le procès-verbal d’attribution

provisoire, n’ont pas été classés dans le dossier, pour nous

permettre de vérifier, le respect des critères d’évaluation et des

spécifications techniques, mais aussi sa conformité aux articles 62

du CMP, sur la mission de la sous-commission d’analyse des

offres, 63 du CMP, sur les critères d’évaluation et 67 du CMP, sur

l’attribution provisoire.

L’avis de non objection de la DNCMP sur le rapport d’analyse et le

procès-verbal d’attribution provisoire des marchés, n’ont pas été

classés dans le dossier, pour nous permettre de nous assurer du

respect des dispositions de l’ordonnance 540/249 /2010 en

application des articles 5 et 12 du CMP.


n’ont pas été classées dans le dossier, en violation de l’article 68 du

CMP.


Rapport Provisoire

112

Les lettres d’information des candidats non retenus du rejet de leurs

offres n’ont pas non plus été classées dans le dossier, en violation

de l’article 68 du CMP.

Les attestations de mainlevée ou de restitution des cautions de

soumission aux candidats non retenus n’ont pas été classées dans le

dossier, en violation de l’article 75.3 du CMP.



CMP.




La demande d’avis et l’avis de non objection de la DNCMP, sur les

contrats, n’ont pas été classés dans le dossier, en violation des

articles 1 et 2 de l’Ordonnance 540/249/2010 du Ministre des

Finances, pris en application des articles 5 et 12 du CMP.

La date de signature du contrat du lot 1 « Coffrets pour compteurs

et accessoires » par l’autorité contractante, n’a pas été mentionnée ;

la date d’approbation non plus.

Les contrats des lots 2 et 3 n’ont pas été classés dans le dossier.


le dossier, en violation de l’article 75 du CMP.

Des incohérences ont été notées entre la date d’établissement du

contrat du lot 1, qui est postérieure à sa date de signature.



76 du CMP.

Pour le lot 1, tous les justificatifs de règlement du marché n’ont pas

été classés dans le dossier.

Les justificatifs de règlement du marché du lot 2 « Câbles de

raccordement », n’ont pas été classés dans le dossier.

Pour le lot 3 « Boîtes de dérivation », en dehors d’un procès-verbal

de comptage du matériel, daté du 21 Mars 2011, ni le contrat, ni les

autres documents d’exécution et règlement n’ont été classés dans le

dossier qui nous a été remis.

Recommandations Veiller à classer dans le dossier de passation l’ANO de la DNCMP

sur le DAO ;



Rapport Provisoire

113


Veiller au classement du PV d’ouverture des plis, du rapport

d’évaluation et du PV d’attribution, dans le dossier de passation du

marché et leur support de publication;

Veiller au classement de l’Avis de Non Objection de la DNCMP

sur le rapport d’analyse et le PV d’attribution ;

Se conformer aux dispositions de l’article 68 du CMP sur les

notifications d’attribution et de non attribution ;

Veiller au respect des dispositions de l’article 75 du CMP, sur la

notification définitive et la restitution des garanties de soumission

des candidats non retenus ;

Se conformer aux dispositions de l’article 76 du CMP, sur la

publication de l’attribution définitive ;



Se conformer aux dispositions des articles 1 et 2 de l’Ordonnance

540/1035/2008 du Ministre des Finances, pris en application de

l’article 12 du CMP ;

Veiller à la cohérence des dates mentionnées dans les documents de

passation des marchés ;

Veiller au classement de tous les contrats dans le dossier ;

Veiller au classement de tous les justificatifs d’exécution et de

règlement des marchés, dans le dossier de passation des marchés ;



publics ;



Il convient de recommander à l’ARMP d’élaborer et de diffuser un

manuel de classement et d’archivage des documents de passation

des marchés publics, pour une bonne tenue des dossiers de

marchés.

Commentaires de

l’Autorité

Contractante

- Ces commentaires sont valables pour tous

les dossiers audités car ces non


reprises.


Rapport Provisoire

114

CONCLUSION



venir.

Appréciation du

Consultant






points.




ces points.


acte de votre engagement à les mettre en

application dans la passation des marchés

à venir et vous y encourageons vivement.


FOURNITURE DU MATERIEL D’ENTRETIEN DES RESEAUX MT/BT

ET DE RACCORDEMENT BT POUR LES REGIONS


du DAO N°

-

Date d’ANO de la

DCMP sur le DAO

-

Date de publication de 03 Octobre 2008 « Le Renouveau du Burundi »


Rapport Provisoire

115

l’AO


des offres

18 Novembre 2008


des offres

45 jours


plis

PV Non classé


technique

Non classé

Date d’attribution Non classé



-

Date de demande

d’ANO de la DCMP

sur le rapport



Non classée

Date d’ANO de la

DCMP sur le rapport



Non classé


l’attribution

provisoire

-

Date d’ANO de la

DCMP sur le projet

de contrat

Non classé

Date de souscription Lot 1 : Non classé

Lot 2 : 23 Juin 2009

Lot 3 : Non classé

Lot 4 : Non classé : 26 Mai 2009 (PV de réception)

Date d’approbation Non daté : Ministre de l’Energie et des Mines

Non daté : Ministre des Finances et de la Planification Economique

Date

d’immatriculation

-


Rapport Provisoire

116



du contrat

-



définitive

-


Garantie de

soumission

1 000 000 FBU par lot

Attributaire Lot 1 «Sectionneurs MT, Transformateurs de distribution

HT/MT et MT/BT, parafoudres MT, disjoncteurs BT et

disjoncteurs MT» : TEC INTERNATIONAL

Lot 2 « Câbles d’exploitation MT et BT souterrains et aériens,

boites de jonction et de dérivation BT et accessoires MT/BT» :

COMELEC

Lot 3 « Compteurs d’exploitation BT, Base fusibles BT, Fusibles

BT et MT» : -

Lot 4 « Matériel de raccordement (Coffrets compteurs type B 100

& B 200, câbles souterrains et aériens et les accessoires pour les

raccordements souterrains et aériens) » : KAZE TRADING

Montant du marché Lot 1 :

Lot 2 : 246 841,70 €

Lot 3 :

Lot 4 : 535. 710,40 € + 8 148 511 FBU pour l’assurance.

Notification de


Publicité de



le dossier.



Non conformités L’avis de non objection de la DNCMP sur le DAO n’est pas

formalisé.

Les exigences en matière de qualification, les conditions d’acquisition

du DAO, le montant de la garantie de soumission, le délai de validité

des offres et le nombre de lots n’ont pas été portés à la connaissance


Rapport Provisoire

117

des potentiels candidats, dans l’avis d’appel d’offres, publié, en

violation de l’article 44.e) du CMP, sur les mentions obligatoires

dudit avis.

L’acte de nomination des membres de la Commission de Passation

des Marchés n’a pas été classé dans le dossier, pour nous permettre

de vérifier sa conformité aux dispositions règlementaires et légales.

Les offres des candidats n’ont été classées dans le dossier, qui

nous a été remis.

Le procès-verbal d’ouverture des plis n’a pas été classé dans le

dossier, pour nous permettre d’apprécier le nombre de

soumissionnaires, les contenus et les montants de leurs soumissions

et d’apprécier le déroulement de la séance d’ouverture des plis au

regard de l’article 60 du CMP.

Le rapport d’analyse des offres et le procès-verbal d’attribution

provisoire, n’ont pas été classés dans le dossier, pour nous

permettre de vérifier, le respect des critères d’évaluation et des

spécifications techniques, mais aussi la conformité aux articles 62

du CMP relatif aux missions de la sous-commission d’analyse des

offres, 63 du CMP sur les critères d’évaluation et 67 du CMP sur

l’attribution provisoire.

L’avis de non objection de la DNCMP sur le rapport d’analyse et le

procès-verbal d’attribution provisoire des marchés n’a pas été

classé dans le dossier.


n’ont pas été classées dans le dossier, en violation de l’article 68 du

CMP.

Les lettres d’information des candidats non retenus du rejet de leurs

offres n’ont également pas été classées dans le dossier, en violation

de l’article 68 du CMP.

Seule l’attestation de mainlevée de la caution de soumission du

candidat non retenu, pour le Lot 4, HYGECEL a été classée dans

le dossier en violation de l’article 75.3 du CMP.



CMP.



Rapport Provisoire

118



Les contrats relatifs aux lots 1, 3 et 4 n’ont pas été classés dans le

dossier qui nous a été remis.

La date d’approbation du contrat du lot 2 n’a pas été mentionnée.

La lettre de notification du marché relatif au lot 2 n’a pas été

classée dans le dossier en violation de l’article 75 du CMP.


marchés n’a pas été classé dans le dossier en violation de l’article

76 du CMP.

Pour le lot 1, en dehors d’un rapport attestant de la défectuosité

d’un transformateur et la demande de la PRMP, du remplacement

dudit matériel, aucun autre document relatif à son exécution n’a été

classé dans le dossier de marché.

Pour le lot 3, aucun document relatif à son exécution n’a été

classé dans le dossier.

Recommandations La DNCMP devrait formaliser son ANO sur le projet de DAO.



Veiller au classement des offres des soumissionnaires, du PV

d’ouverture des plis, du rapport d’évaluation et du PV d’attribution,

dans le dossier de passation du marché et leur support de

publication;

Veiller au classement de l’Avis de Non Objection de la DNCMP

sur le rapport d’analyse et le PV d’attribution ;

Se conformer aux dispositions de l’article 68 du CMP sur les

notifications d’attribution et de non attribution ;


notification définitive et la restitution des garanties de soumission


Se conformer aux dispositions de l’article 76 du CMP, sur la

publication de l’attribution définitive ;



Rapport Provisoire

119


Veiller à la cohérence des dates mentionnées dans les documents de


Veiller au classement de tous les contrats dans le dossier ;

Veiller au classement de tous les justificatifs d’exécution et de

règlement des marchés dans le dossier de passation des marchés ;



publics ;




manuel de classement et d’archivage des documents de passation

des marchés publics, pour une bonne tenue des dossiers de

marchés.

Commentaires de

l’Autorité

Contractante

- Ces commentaires sont valables pour tous

les dossiers audités car ces non


reprises.

CONCLUSION



venir.

Appréciation du

Consultant






points.




ces points.



Rapport Provisoire

120




AOL N° DNCMP/04/F/2010

FOURNITURE D’HUILE MINERALES ISOLANTE DE CLASSE II POUR LE

TRANSFORMATEUR

Date de transmission du

DAO N°

-

Date d’ANO de la DCMP

sur le DAO

-


l’AO

04 Mars 2010 « Le Renouveau du Burundi »

24 Septembre 2010 « Le Renouveau du Burundi »

30 Novembre 2010 « Le Renouveau du Burundi »

Date limite de dépôt des

offres

05 Avril 2010

27 Octobre 2010

20 Décembre 2010

Délai de préparation des

offres

31 jours

32 jours

19 jours

Date d’ouverture des plis 1ère

Séance : 5 Avril 2010

2ème

Séance : 27 0ctobre 2010

3ème

Séance : 20 Décembre 2010


technique

Non daté




-

Date de demande d’ANO 03 Février 2011


Rapport Provisoire

121

de la DCMP sur le

rapport d’analyse et

procès-verbal

d’attribution


sur le rapport d’analyse et

procès-verbal

d’attribution

18 Février 2011



-

Date de demande d’ANO

de la DCMP sur le projet

de contrat

16 Mars 2011



-

Date de souscription 12 Avril 2011


20 Février 2013 Ministre des Finances et de la Planification

Economique



Date d’enregistrement du

contrat

-



définitive

-


Garantie de soumission 300 000 FBU

Attributaire KAZE TRADING


FBU TVAC

61 392 100

Notification et publicité de


La lettre de notification de l’attribution provisoire des marchés

n’a pas été classée, dans le dossier qui nous a été remis.


Rapport Provisoire

122

Le support de publication de l’attribution provisoire des


Notification de


Publicité de l’attribution

définitive


dossier.



Non conformités

La demande d’avis et l’avis de non objection de la DNCMP sur

le DAO ne sont pas classés dans le dossier de marché.


d’acquisition du DAO, le montant de la garantie de soumission,

le délai de validité des offres et le nombre de lots n’ont pas été

portés à la connaissance des potentiels candidats, dans l’avis

d’appel d’offres, en violation de l’article 44.e) du CMP, sur les

mentions obligatoires dudit avis.

Le délai de préparation des offres pour la deuxième relance de

l’appel d’offres est de 19 jours, en violation de l’article 48 du

CMP fixe un délai de réception des candidatures ou des offres

qui ne peut être inférieur à trente (30) jours calendaires, à

compter de la publication de l’avis d’appel d’offres.

L’acte de nomination Commission de Passation des Marchés a

été signé Directeur Général de la REGIDESO et par le

Directeur Administratif et Financier en violation de l’article 1

du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création,

organisation et fonctionnement des CGPM.

Les membres de la Commission de Passation des Marchés ont

été nommés, pour le marché, alors que les membres de ladite

commission doivent être nommés pour une période d’un (1) an,

en violation de l’article 16 du décret ci-avant mentionné.

L’exigence faite aux candidats de faire la preuve de l’exécution

d’un marché de taille similaire est un critère discriminatoire,

constitutif d’une entrave au libre accès à la commande publique et

d’une rupture du principe d’égalité des candidats.

Les séances d’ouverture des plis successives, se sont déroulées

sans la présence d’un observateur de l DNCMP alors que cette

présence est requise aux termes de l’ordonnance ministérielle

N°540/893/2011 du 26 juillet 2011 ; ce représentant de la

DNCMP doit contresigner le PV d’ouverture des plis


Rapport Provisoire

123

conformément à l’article 60 du CMP.


justificatif de demande de transmission, le cas échéant et le

justificatif de transmission dudit PV à l’unique

soumissionnaire, n’ont pas été classés dans le dossier, en



Officiel des Marchés Publics pas encore édité ou sur le portail

des marchés publics non fonctionnel non plus.


l’ouverture des plis, aussi la sous-commission d’analyse en


portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule

de Gestion des Marchés Publics.

Les rapports d’analyse des offres font office de procès-verbal

d’attribution, en violation de l’article 67.1 du CMP sur




validation par la DNCMP, en violation de l’article 67.1 du

CMP.

Le support de publication de l’attribution provisoire des

marchés n’a pas été classé dans le dossier, en violation de

l’article 67.2 du CMP.


Officiel des Marchés Publics pas encore édité ou sur le portail

des marchés publics non fonctionnel non plus.

La lettre de notification de l’attribution provisoire des marchés

n’a pas été classée, dans le dossier qui nous a été remis, en




La date d’approbation du contrat par le Ministre des Finances,

n’a pas été mentionnée.



Rapport Provisoire

124

marchés n’a pas été classé dans le dossier, en violation de

l’article 76 du CMP.

Le justificatif de la constitution de la garantie de bonne

exécution n’a pas été classé dans le dossier.

Recommandations Classer dans le dossier de passation l’ANO de la DNCMP sur

le DAO ;

Se conformer à l’article 44 du CMP sur les mentions

obligatoires de l’avis d’appel d’offres ;

Veiller au respect des dispositions de l’article 48 du CMP, sur

le délai calendaire, de préparation des offres ;

Veiller au respect des dispositions de l’article 1 du décret


fonctionnement des CGPM sur la personne habilitée à mettre

en place la Commission de Passation des Marchés ;

Se conformer aux dispositions de l’article 16 du décret 100/123

du 11 juillet 2008 sur la mise en place de la commission de

passation des marchés pour une période d’un an ;

Il convient dans le cadre de la révision du CMP et de ses textes

d’application de veiller à mettre en cohérence les dispositions

règlementaires, relatives à la création, l’organisation et le


en conformité avec la loi qui prime sur le décret.


l’observateur indépendant à la séance d’ouverture des plis ;


publication du PV d’ouverture des plis, le justificatif de

demande de transmission, le cas échéant et le justificatif de

transmission dudit PV au soumissionnaire (article 60 du

CMP) ;

Veiller à éviter la confusion entre la commission de passation,

la sous-commission d’ouverture et la sous-commission

d’analyse ;

Se conformer aux dispositions de l’article 19 du décret 100/123

du 11 juillet 2008 portant création, organisation et



Rapport Provisoire

125

sur la composition de la sous-commission d’analyse et la

mention des fonctions et qualités de ses membres ;

Veiller à établir des PV distincts à chaque étape de la

procédure ;

Se conformer aux dispositions des articles 67.2 et 68 du CMP,

sur la publication et la notification de l’attribution provisoire ;

Veiller au respect des dispositions des articles 75 et 76 du CMP

sur la notification définitive et la publication de l’attribution

définitive ;



Lancer le Journal Officiel des Marchés Publics dans les

meilleurs délais (ARMP) ; rendre opérationnel le portail des

marchés publics ;

Se conformer à la règlementation des marchés publics et veiller

au classement et à l’archivage de toutes les pièces de marchés

dans les dossiers de passation des marchés ;



passation des marchés publics, pour une bonne tenue des

dossiers de marchés.

Commentaires de





reprises.

CONCLUSION


pourra les mettre en application dans la passation des marchés

à venir.


Rapport Provisoire

126

Appréciation du

Consultant


tous les dossiers audités, nous

prenons actes de vos commentaires et

nous formulons les mêmes réponses

et maintenons nos observations, sur

ces points.

- Pour tous les autres points, vous

n’avez pas fait de commentaires et

nous maintenons toutes nos

observations sur ces points.

- Sur les recommandations, nous

prenons acte de votre engagement à

les mettre en application dans la

passation des marchés à venir et vous

y encourageons vivement.


Rapport Provisoire

127

AOOI N° DNCMP/324/F/2011

FOURNITURE DU MATERIEL DE RACCORDEMENT

DES RESEAUX ELECTRIQUES BT


DAO N° 324/F/2011

d’Août 2011

20 juin 2011


sur le DAO

-

Date de publication 14 septembre 2011 dans Le Renouveau

Date limite de dépôt des

offres

31 octobre 2011


offres

46 jours

Date d’ouverture des plis 31 octobre 2011

Période validité des offres 90 jours


technique

Novembre 2011

Date d’attribution -



-

Date de demande d’ANO à

la DNCMP sur l’attribution

du marché

Première demande : 29 novembre 2011

Deuxième demande après ré analyse : 30 décembre 2011

Date d’ANO de la

DNCMP sur l’attribution

10 janvier 2012

Date de notification

d’attribution provisoire et

d’information aux

candidats non retenus

1er

février 2012



-

Date de souscription 12 mars 2012



de contrat

13 mars 2012


Rapport Provisoire

128



-

Date d’approbation 18 mars 2012 par le Ministre de l’Energie et des Mines

28 mars 2012 par le Ministre des Finances



définitive

-


contrat

-



définitive

-

Délai d’exécution 5 mois calendaires maximum à partir de la transmission du

contrat dûment signé par tous les intervenants

Garantie de soumission 5 000 000 FBU pour chaque lot

Attributaire ELECTREAU Lot 1 348 107 900 FBU HTVA

Lot 2 250 158 400 FBU HTVA



Notification d’attribution provisoire le 1er

février 2012 et

demande de proroger le délai de validité des offres de 45 jours


définitive

Notification de


-

Non conformités

Une seule et unique commission a effectué les opérations

d’ouverture et d’analyse des offres, en violation de l’article 19

du décret N° 100/123 du juillet 2008 portant création,

organisation et fonctionnement de la CGMP.

L’avis d’appel d’offres publié dans Le Renouveau par la

REGIDESO ne comporte pas la plupart des mentions

obligatoires, tel que stipulé à l’article 44 du CMP à savoir, la

qualification des candidats, les critères d’évaluation des offres

exprimés en termes monétaires, le délai pendant lequel les

candidats restent engagés par leurs offres, les conditions

auxquelles doivent répondre les offres, notamment le montant

de la caution de soumission. Ces informations doivent être

portées à la connaissance des candidats potentiels, pour leur

permette de savoir s’ils sont en mesure de participer à l’appel


Rapport Provisoire

129

d’offres ou pas.

Il est indiqué dans l’avis d’appel d’offres inséré dans le DAO,

que le délai de livraison CIP est fixé à « six (5) » mois au

maximum, sans préciser le point de départ du décompte de ce

délai. De plus, une erreur est commise sur le délai inscrit, en

chiffres et celui en lettres.

L’avis d’appel d’offres mentionne que la demande

d’éclaircissements doit être adressée, 21 jours avant l’ouverture

des offres, alors que l’AC doit disposer de 10 jours pour

émettre ses réponses, avant la date limite de dépôt des offres.

De ce fait, nous estimons que le délai imparti aux

soumissionnaires, pour établir les demandes

d’éclaircissements, est anormalement réduit. Il serait

souhaitable, dans le cadre de la révision du Code des Marchés

Publics ou des Dossiers-types, de permettre aux candidats de

pouvoir demander par écrit des éclaircissements, dans un délai

qui puisse leur permettre, d’avoir plus de temps, pour étudier le

dossier.

La commission d’ouverture, n’a fait que lire publiquement les

montants des offres, la vérification des pièces administratives

requises dans le DAO, n’a pas été effectuée.

Le DAO et l’avis d’appel d’offres avaient indiqué que le

marché avait été divisé en trois lots, des bordereaux de prix ont

été établis pour chaque lot. Par la suite, le PV d’ouverture des

plis mentionne que les candidats ont soumissionné pour les lots

1 et 2, la suite donnée au lot 3, n’a pas été relatée dans ce PV.

A l’examen du PV d’analyse établi en novembre 2010, nous

nous sommes rendu compte qu’une fusion a été faite dans les

lots. En effet, des rubriques figurant dans le lot 1 faisaient

partie du lot 2 et vice versa et tous les éléments du lot 3 étaient

inclus dans le lot 1. Ceci constitue une confusion et une

violation du principe de l’allotissement qui était bien défini

dans le DAO, de plus toutes ces informations n’avaient pas été

consignées dans le Procès-verbal d’ouverture. En examinant les

offres, nous constatons que le tableau de comparaison des

offres a été fait, à l’image des offres qui présentent deux lots en

lieu et place de trois. Il apparait au regard de la présentation

uniforme des offres par les différents soumissionnaires, que

l’allotissement a dû être modifié. Les modalités de


Rapport Provisoire

130

l’information des candidats sur cette modification, ne sont pas

retracées dans le dossier de marché. Il s’y ajoute que pour le lot

1, l’item « soulier de câble de 35 mm² en cu », n’a pas été

analysé par la commission d’évaluation, car n’ayant

apparemment pas été proposé par les soumissionnaires. Ceci

n’a pas été souligné dans le rapport d’analyse.

Le 09 décembre 2011, la DNCMP a écrit à la REGIDESO

concernant l’ANO pour l’attribution du marché. Elle a soulevé

plusieurs points d’observations principalement, sur les

mensurations des spécifications techniques mentionnées dans

le DAO, qui étaient différentes de celles qui étaient dans le

rapport d’analyse. Cependant, le DAO qui nous a été transmis

et qui est une version corrigée, est datée d’août 2011 et les

spécifications qui y sont inscrites correspondent exactement à

celles qui sont du rapport d’analyse. Le DAO corrigé a-t-il été

transmis à la DNCMP pour avis de non objection? Ceci

confirme la nécessité de formaliser la non objection, sur les

projets de DAO.

Dans cette même lettre, la DNCMP a signalé que l’offre

d’ELECTREAU ne comprenait pas de fusibles BT taille NH1-

315 A et le rapport de ré analyse daté de décembre 2010,

reconduit la même observation en mettant « Non fourni » sur

cette spécification. Cependant, le bordereau de prix inséré dans

l’offre comporte bien cet item qui a d’ailleurs, été coté pour

1 137 600.

Il est mentionné dans le rapport d’analyse que les bordereaux

de versement pour l’achat du DAO, transmis par TEC

INTERNATIONAL, sont d’un montant de 25 000 FBU chacun

alors que le DAOI exige deux bordereaux de 50 000 FBU

chacun. Le contrôle du montant de ces bordereaux de

versement, aurait dû être fait au moment de la remise du DAO

au soumissionnaire, par la personne habilitée, qui devait

constater ce manquement et ne pas transmettre le DAO à ce

candidat.

Le procès-verbal d’attribution n’a pas été joint au dossier.

D’ailleurs, la lettre envoyée à la DNCMP pour ANO, sur

l’attribution ne fait pas mention du PV d’attribution, mais

uniquement du rapport d’analyse.

Les lettres d’information adressées aux candidats non retenus,


Rapport Provisoire

131

n’ont pas été déchargées par leurs destinataires.

L’ANO de la DNCMP sur le projet de contrat n’a pas été classé

dans le dossier.

La publicité des avis d’attribution provisoire et définitive n’a

pas été matérialisée dans le dossier.

Les documents liés à l’exécution (facture définitive, bon de

commande, garantie de bonne exécution…) et au règlement

(chèque ou ordre de virement) du marché n’ont pas été versés

au dossier.

Recommandations Veiller au classement exhaustif des pièces de marché ;

Formaliser la non objection sur les projets de DAO, sur les

modifications apportées au DAO initial, sur le projet de

contrat ;

Veiller au respect des formalités de publicité des attributions

provisoire et définitive ;

Veiller au respect des obligations d’information des candidats

non retenus.

Commentaires de





reprises.

CONCLUSION


pourra les mettre en application dans la passation des marchés

à venir.

Appréciation du

Consultant


tous les dossiers audités, nous

prenons actes de vos commentaires et

nous formulons les mêmes réponses

et maintenons nos observations, sur


Rapport Provisoire

132

ces points.










AOOI N° DNCMP/347/F/2011 FOURNITURE DU MATERIEL HYDRAULIQUE

DESTINE AUX TRAVAUX DE REMPLACEMENT DE LA CONDUITE D’AMENEE

DES SOURCES D’EAU DE MISUMBA


DAO N° 347/F/2011 de

Septembre 2011

09 août 2011


sur le DAO

-

Date de publication 26 octobre 2011 dans le Renouveau

Date limite de dépôt des 28 novembre 2011


Rapport Provisoire

133

offres


offres

32 jours

Date d’ouverture des plis 28 novembre 2011

Période validité des

offres

90 jours


technique

02 décembre 2011




-

Date de demande d’ANO à

la DNCMP sur l’attribution

du marché

16 décembre 2011

Date d’ANO de la

DNCMP sur l’attribution

Lettre de la DNCMP du 30 décembre 2011 pour demander la

relance du marché


d’attribution provisoire

et d’information aux


-



-

Date de souscription -



de contrat

-



-




définitive

-


du contrat

-

Date de publication de -


Rapport Provisoire

134


définitive

Délai d’exécution 4 mois calendaires au maximum


Attributaire UTEMA TRAVHYDRO

Montant en BIF 522 543 252 BIF TVA

Examen du PV

d’attribution

-


de l’attribution

provisoire

-


définitive

Notification de


-

Examen de l’exécution

du marché et du contrat

-

Règlement -

Non conformités

Une seule et unique commission a effectué les opérations

d’ouverture et d’analyse des offres en violation de l’article 19 du

décret N° 100/123 du 11 juillet 2008 portant création,

organisation et fonctionnement de la CGMP.

L’avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO

n’est pas formalisé.

Les documents relatifs à la passation de ce marché (avis d’appel

d’offres inséré dans le DAO, le rapport d’analyse des offres)

indiquent la publicité de l’avis d’appel d’offres à la date du 14

octobre 2011 alors que l’avis a été effectivement publié dans le

Renouveau du 26 octobre 2011.

L’avis d’appel d’offres publié dans Le Renouveau par la

REGIDESO ne comporte pas la plupart des mentions

obligatoires, tel stipulé à l’article 44 du CMP, à savoir la

qualification des candidats, les critères d’évaluation des offres

exprimés en termes monétaires, le délai pendant lequel les

candidats restent engagés par leurs offres, les conditions

auxquelles doivent répondre les offres, notamment le montant


Rapport Provisoire

135

de la caution de soumission. Ces informations doivent être

portées à la connaissance des candidats potentiels, pour leur

permette de savoir, s’ils sont en mesure de participer à l’appel

d’offres ou pas.

Le nombre de jours indiqués au point 26 des IS concernant le

délai de constitution de la GBE est de 20 jours, alors que le

point 25-1 du RPAO en indique 28. Nous avons noté une

incohérence sur le nombre de jours qu’ont les soumissionnaires

pour transmettre leur demandes d’éclaircissements à l’AC, avant

la date limite de dépôt des offres. En effet, le point B.6 des

Instructions aux Candidats indique un nombre de 21 jours, alors

que le point 7.1 du RPAO en mentionne 10. Il y’a lieu de veiller

à la cohérence interne des documents de passation de marché.

Il s’y ajoute que l’avis d’appel d’offres mentionne que la

demande d’éclaircissements doit être adressée, 21 jours avant

l’ouverture des offres, alors que l’AC doit disposer de 10 jours,

pour émettre ses réponses, avant la date limite de dépôt des

offres. De ce fait, nous estimons que le délai, imparti aux

soumissionnaires pour établir les demandes d’éclaircissements,

est excessif.

Madame Rukundo Nelly, membre de la commission des

marchés désignée pour l’ouverture des offres pour ce marché

s’est faite remplacer par Madame Pascasie BUCUMI, dont le

nom ne figure pas sur l’acte de nomination des membres de la


La commission d’ouverture, n’a fait que lire publiquement le

montant de l’unique offre ; la vérification des pièces

administratives requises dans le DAO, n’a pas été effectuée.

Une erreur a été commise sur montant de l’assurance proposée

par UTEMA. En effet, le montant lu à l’ouverture était de

7 828 360 FBU, alors que le rapport d’analyse mentionne un

montant de 8 828 360 FBU. De plus, aucune explication

justifiant cette correction n’a été faite par la commission des

marchés. Un tableau explicatif des corrections et ajustements

des offres doit être inséré dans le rapport d’analyse pour

permettre aux vérificateurs d’apprécier le bien fondé desdites

corrections car le principe c’est la non modification du procès

verbal d’ouverture, notamment par rapport aux montants des

offres, lus publiquement.


Rapport Provisoire

136

De plus, la commission constatant que le budget de 200 000 000

FBU qui avait été prévu lors de la révision budgétaire 2011, ne

pourra pas être engagé avant la fin de l’exercice, a proposé que

le montant de cette offre soit inséré dans le budget 2012.

L’attestation d’existence des crédits n’a pas été mise à notre

disposition, le rapport d’analyse précise que le budget de

200 000 000 FBU prévu pour ce marché, ne pourra pas être

engagé avant la fin de cet exercice, d’où elle propose que le

montant de cette offre soit inséré dans le budget 2012. Nous

notons non seulement une mauvaise planification des besoins

mais aussi que le montant du marché représente plus du double

du montant budgétisé, en violation de l’article 17 du CMP qui

stipule : « L’Autorité Contractante est tenue de s’assurer de la

mise en place et de la disponibilité du financement avant le

lancement de laConsultation, conformément à son plan

prévisionnel annuel de passation de marchés, et ce jusqu’à la

notification du marché ».

Le procès verbal d’attribution n’a pas été joint au dossier.

D’ailleurs, la lettre envoyée à la DNCMP pour ANO sur

l’attribution, ne fait pas mention du PV d’attribution mais


Suite à la demande d’ANO sur le rapport d’analyse, émise par la

REGIDESO, la DNCMP propose à cette dernière à travers

sa lettre du 30 décembre 2011 de relancer le marché parce que

la publication n’a pas été faite conformément au DAO c'est-à-

dire à la date prévue qui était le 14 octobre 2011, alors qu’il a

été effectivement publié le 26 octobre 2011 dans Le Renouveau.

D’une part, nous doutons de la pertinence de la proposition de la

DNCMP de relancer le marché étant donné que le délai de

préparation des offres de 30 jours, tel que stipulé par l’article 48

du CMP a été respecté. D’autre part, nous jugeons qu’il serait

approprié d’apporter plus de précision à cet article 48, en faisant

la distinction entre la publicité à l’échelle nationale (30 jours

minimum) et à l’échelle internationale, qui est fixée à 45 jours

minimum.

La suite donnée à ce marché, après que la DNCMP a proposé à

la REGIDESO de relancer le marché, n’a pas été retracée dans

le dossier.

Recommandations Veiller au classement exhaustif des pièces de marché ;

Formaliser la non objection sur les projets de DAO, sur les


Rapport Provisoire

137

modifications apportées au DAO initial, sur le projet de contrat ;

Veiller à une meilleure planification des acquisitions en

s’assurant de la disponibilité des crédits conformément à

l’article 17 du CMP ;

Justifier toutes les corrections et tous les ajustements apportés

au offres financières des candidats car le principe c’est la non

modification du montant des offres lues publiquement à

l’ouverture ;

Veiller au respect des formalités de publicité des attributions

provisoire et définitive. ;

Veiller au respect des obligations d’information des candidats

non retenus.

Commentaires de





reprises.

- A la page 134, paragraphe 3, la non-

conformité ne mérite pas d’être

signalée car il n’y a pas eu de coût

supplémentaire.

CONCLUSION



venir.

Appréciation du

Consultant






points.





Rapport Provisoire

138


- Sur, la non-conformité la page 134

paragraphe 3, pour laquelle, il n’y a

pas eu de coût supplémentaire, il nous

semble que vous faites erreur et que la

non-conformité que vous ciblez, aurait

dû être citée de manière plus explicite.

En effet, la non-conformité de la page

134 paragraphe 3, est relative aux

incohérences sur la date de publication

de l’avis d’appel d’offres, consignée

dans le DAO et celle du journal, classé

dans le dossier. Pour l’avenir, veuillez

citer clairement la référence du

marché et la non-conformité à laquelle

vous faites référence.







AOON N° DNCMP/231/F/2012 FOURNITURE DE POTEAUX EN BOIS TRAITES

MT ET BT A LA REGIDESO

Date de transmission du DAO

N° 231/F/2012

07 mai 2012

Date d’ANO de la DNCMP sur

le DAO

-


Rapport Provisoire

139

Date de publication 08 juin 2012

Date limite de dépôt des offres 07 juillet 2012

Délai de préparation des offres 29 jours

Date d’ouverture des plis 07 juillet 2012


Date de l’évaluation technique Juillet 2012


Date de l’attestation d’existence

de crédits

-

Date de demande d’ANO à la

DNCMP sur l’attribution du

marché

29 août 2012


l’attribution

12 septembre 2012



d’information aux candidats

non retenus

26 septembre 2012



-

Date de souscription et de

signature

05 décembre 2012

Date de demande d’ANO de la

DCMP sur le projet de contrat

-

Date d’ANO de la DCMP sur le

projet de contrat

-

Date d’approbation 07 décembre 2012 approuvé par le Ministre de l’Energie

et des Mines

31 décembre 2012 approuvé par le Ministre des Finances


Date de notification définitive 11 janvier 2013 (lettre non transmise)


contrat

-

Date de publication de l’avis

d’attribution définitive

-


Rapport Provisoire

140

Délai d’exécution 4 mois calendaires au maximum à partir de la

notification du marché

Garantie de soumission 1 000 000 FBU (Lot 1) et 500 000 FBU (Lot 2)

Attributaires FER

AL

Lot 1 :

1 346

poteaux

BT

261 879 842 FBU TVAC

Lot 2 :

342

poteaux

bois MT

73 658 579 FBU TVAC

Contrôle au préalable



Notification de l’attributaire et information des candidats

non retenus : 26 septembre 2012


définitive

Notification de l’attribution

définitive

-

Non conformités

Le délai de préparation des offres de ce marché qui est

de 29 jours, est inférieur au délai réglementaire, en

violation de l’article 48 du CMP qui stipule « le délai de

réception des candidatures ou des offres ne peut être

inférieur à trente (30) jours calendaires, pour les marchés

supérieurs aux seuils réglementaires ».

Nous avons soulevé plusieurs non conformités au niveau

de la formulation de certains articles du DAO :

- Article 1 du DAO : une liste de 7 documents,

dont l’absence ou la non-conformité entraîne le

rejet pur et simple de l’offre, est indiquée à

l’article 1er

du DAO. Cependant, le point 5.1 des

DPAO donnent également une liste de 7

documents, dont l’absence ou la non conformité

entraîne le rejet pur et simple de l’offre,

seulement, nous avons noté une incohérence car,

sur la première liste, il était requis des fiches

techniques indiquant le mode de traitement des

poteaux, alors que sur la deuxième, il est requis

un certificat d’origine des fournitures. Quelle

liste devra être prise en compte par les

soumissionnaires ?

- Article 16 du DAO : il est indiqué que passé le

délai de validité des offres de 90 jours, le


Rapport Provisoire

141

soumissionnaire avise l’Administration du

maintien ou du retrait de son offre. Nous notons

une mauvaise formulation de cet article car,

suivant la réglementation, l’attribution du marché

doit s’effectuer dans la période de validité des

offres (article 67 du CMP), au cas où la

procédure aurait accusé du retard, l’AC doit

adresser aux soumissionnaires, une demande de

prorogation de ce délai.

- Article 25 du DAO : le délai de livraison ne

devra pas excéder quatre mois, à compter de la

date de notification du marché. Toutefois, un

délai plus court sera analysé avantageusement.

Le DAO n’est pas très précis sur l’évaluation

faite des délais de livraison plus courts proposés

éventuellement par les soumissionnaires, cet

avantage devrait être quantifié ou monétarisé,

pour être plus clair sur la méthode d’évaluation

qui sera adoptée par la sous- commission

d’analyse et éviter l’introduction de nouveaux

critères en cours d’évaluation.

- Article 29 : il est précisé que les pénalités de

retard sont calculées sur le montant total du

marché, alors qu’elles doivent être calculées sur

la base du montant des fournitures non encore

livrées, dans les délais contractuels.

Le soumissionnaire Wood Perfect avait demandé la

correction de tous ces points (lettre du 18 juin 2012) et

l’ARMP avait demandé à l’AC de modifier ces mêmes

points, concernant le DAO N° 279/F/2011 (13 septembre

2011). Les corrections de la version du DAO datant de

Mars 2012 et classée dans le dossier, n’ont porté que sur

l’article 1 (harmonisation des documents requis à cet

article et au point 5 des DPAO) et l’article 29 (pénalités

de retard), le contenu des autres articles est resté

inchangé.

L’acte de nomination des membres de la sous

commission d’ouverture est daté du jour même de

l’ouverture des offres ; ceci aurait dû être fait bien avant

l’ouverture des offres, pour s’assurer de la disponibilité

de toutes les personnes désignées à siéger, lors de cette

réunion. Les membres de la sous-commission doivent

être convoqués au moins trois jours avant la séance. Ce

délai devrait être formalisé dans les textes


Rapport Provisoire

142

règlementaires.

Trois personnes de la commission de passation des

marchés ont été désignées par la présidente de la

commission de passation des marchés, (Mme Christine

Niyonkuru) pour constituer la sous-commission

d’ouverture des offres, Mme Suzanne Bahirenda, étant

désignée comme présidente de cette dernière. A

l’ouverture, Monsieur Minani Pascal n’était pas

disponible et Mme Niyonkuru Christine a siégé et signé

ce PV, alors qu’elle ne faisait pas partie de cette

commission, puisque c’est elle qui a procédé à leur

nomination. Il s’y ajoute que la qualité de ces membres

de la commission, n’a pas été précisée dans ce procès

verbal.

Le DAO corrigé, avait requis des références pertinentes

plus deux PV de réception d’exécution de marchés

analogues. Cependant, lors de l’analyse des offres, nous

avons noté que la commission n’a juste indiqué que les

références pertinentes sont fournies, mais les deux PV de

réception qui étaient à fournir n’ont pas été mentionnés,

alors qu’il s’agissait d’un critère éliminatoire ; donc nous

n’avons pas l’assurance que ces PV ont été transmis ou

non, par les soumissionnaires.

Le support de publicité de l’avis d’appel d’offres n’a pas

été classé dans le dossier.

Le rapport d’analyse indique que pour le lot 2, « Wood

Perfect a fourni un bordereau des prix et des quantités

qui n’est pas conforme à celui établi suivant le modèle

exigé par le DAO. L’offre des quantités porte sur 346

poteaux MT au lieu de 342 poteaux et un montant de

84 718 100 FBU TVAC. La commission d’analyse des

offres a décidé de rejeter l’offre financière pour ce lot ».

Il s’agit d’une élimination abusive de l’offre de Wood

Perfect, même si l’offre de FER AL était moins disante,

elle aurait dû être corrigée, conformément à la quantité

exigée par le DAO, pour les besoins liés à la

comparaison des offres.

A l’examen du rapport d’évaluation, nous avons noté

lors de l’examen préliminaire qui est fait en amont et qui

porte sur l’appréciation de l’exhaustivité, de la

recevabilité et de la conformité pour l’essentiel des

offres, une confusion avec l’examen détaillé des offres

qui porte sur le contrôle et l’analyse des offres au regard

des spécifications techniques détaillées et des critères de

qualification du DAO. Nous avons noté que des critères


Rapport Provisoire

143

relatifs aux spécifications techniques et à la qualification,

ont été utilisés dès l’examen préliminaire, alors que les

spécifications techniques du DAO doivent être évaluées

lors de l’examen détaillé et seulement ensuite, viendra

l’examen de la qualification des candidats. Seules les

divergences techniques et commerciales majeures

peuvent entrainer le rejet d’une offre, au stade de la

revue préliminaire. Ces divergences majeures doivent

avoir pour effet, de ne pas atteindre l’objectif de l’achat

envisagé, si l’offre est retenue ou de biaiser la

comparaison avec les offres substantiellement

conformes. La commission d’analyse s’est limitée à

mentionner si les documents ont été fournis ou non, au

lieu de procéder à un examen bien détaillé des offres vis-

à-vis des spécifications techniques et des critères de

qualification, qui ont bien énoncés dans le DAO.

Le procès verbal d’attribution n’a pas été joint au

dossier. D’ailleurs, la lettre envoyée à la DNCMP pour

ANO sur l’attribution, ne fait pas mention du PV

d’attribution, mais uniquement du rapport d’analyse.

A la date du 17 décembre 2012, la REGIDESO demande

à l’entreprise FER AL une avance de fourniture de 300

poteaux en bois traités, avance qui sera déduite des

quantités de poteaux en bois prévues, dans le contrat de

fourniture de 1 346 poteaux en cours de signature.

Rappelons que le contrat n’a été approuvé par le

Ministre des Finances le 31 décembre 2012. L’exécution

anticipée des contrats est interdite car lesdits contrats ne

prennent effet, qu’après leur notification.

La première réception de fournitures a eu lieu en juillet

2013, alors que les délais de livraison devaient expirer

depuis le mois de mai 2013 et que la notification

définitive a été faite depuis le 11 janvier 2013. Par

conséquent, des pénalités de retard auraient du être

appliquées à compter de cette première réception,

conformément à l’article 109 du CMP.

Les supports de publicité des avis d’attribution

provisoire et définitive n’ont pas été joints au dossier. Il

en est de même pour les documents liés à l’exécution

(deuxième facture concernant la somme de 7 193 741

FBU, bon de commande…) et de règlement (chèque ou

ordre de virement).


Rapport Provisoire

144

Recommandations Veiller à l’archivage exhaustif des pièces de marché ;

Veiller au respect des formalités de publicité ;

Ne pas examiner les critères d’évaluation au moment de

l’appréciation de la recevabilité des offres ;

Veiller à l’ajustement et à la correction des offres

conformément aux critères du DAO ;

Calculer les pénalités de retard sur les fournitures non

livrées à l’expiration du délai d’exécution et non sur la

totalité du marché.

Commentaires de l’Autorité

Contractante

- Ces commentaires sont valables pour tous les

dossiers audités car ces non conformités sont

systématiquement reprises.

- Pages 137-138 ; la non-conformité est en

contradiction avec ce qu’ils ont dit, dans les

pages antérieures disant que les critères de

qualification constituent de points éliminatoires.

CONCLUSION

La plupart des recommandations sont jugées acceptables

et on pourra les mettre en application dans la passation

des marchés à venir.

Appréciation du Consultant - Sur la validité des

commentaires pour tous les

dossiers audités, nous prenons

actes de vos commentaires et

nous formulons les mêmes

réponses et maintenons nos

observations, sur ces points.

- Sur la non-conformité des

Pages 137-138 qui est en

contradiction avec ce que nous

avons dit, dans les pages

antérieures, la formulation est


Rapport Provisoire

145

tellement vague que nous ne

sommes pas même savoir ce

que vous entendez par là,

exactement. Veuillez à l’avenir

citer le marché et la non-

conformité à laquelle, vous

faites allusion, de façon plus

tranchée.

Par conséquent, nous maintenons nos observations, sur

ce point.

- Pour tous les autres points,

vous n’avez pas fait de

commentaires et nous

maintenons toutes nos



prenons acte de votre

engagement à les mettre en

application dans la passation

des marchés à venir et vous y

encourageons vivement.

AOOI N° DNCMP/363/F/2011 FOURNITURE DU MATERIEL DE

RACCORDEMENT EAU EN DEUX LOTS

Date de transmission du DAO

N° 363/F/2011 de Novembre

2011

-


Rapport Provisoire

146


le DAO

-

Date de publication 11 novembre 2011

Date limite de dépôt des offres 26 décembre 2011

Délai de préparation des offres 45 jours

Date d’ouverture des plis Date prévue : 26 décembre 2011

Date reportée : 13 janvier 2012


Date de l’évaluation technique 1ère

analyse : 20 janvier 2012

Ré analyse : 04 avril et 25 avril 2012

Date d’attribution Pas de PV d’attribution

Date de l’attestation d’existence

de crédits

-

Date de demande d’ANO à la

DNCMP sur l’attribution du

marché

10 février 2012


l’attribution

Lot 1 : 10 avril 2012

Lot 2 : 24 février 2012



d’information aux candidats

non retenus

Lettre envoyée à ITRON et transmise non datée

Lot 2 : 24 avril 2012



-

Date de demande d’ANO de la

DCMP sur le projet de contrat

Lot 1 : 14 mai 2012

Lot 2 : 31 mai 2012

Date de souscription et de

signature

Lot 1 : souscrit le 17 avril 2012 et signé (non daté)

Lot 2 : souscrit le 30 mai 2012 et signé le 31 mai 2012

Date d’ANO de la DCMP sur le

projet de contrat

-

Date d’approbation Lot 1 : Approuvé par le Ministre de l’Energie et des

Mines le 15 mai 2012 et par le Ministre des Finances le

29 mai 2012

Lot 2 : Approuvé par le Ministre de l’Energie et des

Mines le 07 juin 2012 et par le Ministre des Finances le


Rapport Provisoire

147

24 juin 2012

Date d’immatriculation

Date de notification définitive Lot 1 : 29 mai 2012 (non transmise)


contrat

-

Date de publication de l’avis

d’attribution définitive

-

Délai d’exécution 04 mois calendaires au maximum, à courir au lendemain

de l’acceptation de la lettre de crédit en ordre, pour les

soumissionnaires étrangers ou le jour de la réception du

contrat, dûment signé par toutes les parties, par

l’attributaire, pour les soumissionnaires locaux

Lot 1 : à compter du 25 juillet 2012

Garantie de soumission Lot 1 : 5 000 000 FBU et Lot 2 : 2 000 000 FBU

Attributaires ITRON Lot

1 :

CPT : 1 080 308,35 euros soit 1 921 980 258 FBU

Assurance : 32 150 888 FBU

KAZE

TRADING

Lot

2 :

CIP : 489 670 616 FBU

Assurance : 4 200 000 FBU

Examen du PV d’attribution Pas de PV d’attribution



RAS


définitive

Notification de l’attribution

définitive

-

Non conformités

L’avis d’appel d’offres n’a pas mentionné les critères de

qualification sur le plan administratif et sur le plan

financier. Il serait pertinent de requérir des références de

marchés similaires effectués par le soumissionnaire,

l’expérience dans le domaine… pour se conformer à

l’article 44-e) du CMP et au point A.3) du RPAO. En

effet, les informations relatives aux justifications

concernant les qualités et capacités exigées des candidats

et les exigences en matière de qualification, doivent être

portées à la connaissance des candidats potentiels, à


Rapport Provisoire

148

travers l’avis d’appel d’offres, ceci leur permettant de

savoir s’ils sont en mesure de prendre part à l’appel

d’offres.

L’avis d’appel d’offres n’indique pas non plus la durée de

validité de la garantie bancaire.

L’article 21.4 du RPAO mentionne que « Si l’offre

évaluée la plus intéressante est fortement déséquilibrée

par rapport à l’estimation de la Cellule de gestion des

marchés publics, celle-ci peut demander au

soumissionnaire de fournir les sous détails de prix pour

n’importe quelle rubrique. Après avoir examiné ces sous

détails de prix, cette cellule peut demander que le

montant de la garantie bancaire de bonne exécution soit

porté, aux frais de l’attributaire du marché, à un niveau

suffisant, pour protéger l’acheteur contre toute perte

financière au cas où l’attributaire viendrait à manquer à

ses obligations au titre du marché ».

Le point 21.4 du RPAO doit être reformulé car la

commission des marchés compétente peut rejeter, par

décision motivée, une offre qu’elle juge anormalement

basse, si elle détermine que son montant ne correspond

pas à une réalité économique par rapport à la prestation

offerte, après avoir demandé au candidat toutes précisions

utiles concernant en particulier les sous détails des prix.

Par conséquent, si la commission n’est pas convaincue,

elle peut rejeter les offres mais ne peut pas demander que

la garantie bancaire de bonne exécution soit portée à un

niveau suffisant, pour protéger l’acheteur car la garantie

de bonne exécution est plafonnée à un taux maximum de

5%.

Concernant les demandes d’éclaircissements pouvant être

émises par les soumissionnaires, nous avons noté un

manque d’harmonisation entre les points 9 de l’avis

d’appel d’offres et 6 du RPAO qui indique un délai de 21

jours, avant la date d’ouverture des offres et le point 8.1

des données particulières, qui mentionne un délai de 10

jours, avant la date limite de dépôt des offres.

Le délai de nomination et de convocation des membres de

la sous commission d’ouverture est très court, ces

derniers doivent être avisés plus tôt, pour prendre toutes

leurs dispositions par rapport à la séance d’ouverture des


Rapport Provisoire

149

plis.

Les éléments inscrits dans le procès verbal d’ouverture ne

sont pas toujours clairs, pour certains soumissionnaires

les lots auxquels ils ont soumissionné ne sont pas

précisés, seuls les montants de leur soumission sont

mentionnées. De plus, certains montants sont surchargés,

probablement qu’ils ont été corrigés. La commission n’a

pas précisé dans le PV si les offres du soumissionnaire

ITRON étaient TVAC ou HTVA.

A l’examen du rapport d’analyse du 20 janvier 2012,

nous avons constaté que des erreurs de report sur les

montants inscrits dans le PV d’ouverture, ont été

commises ; d’abord, le montant du lot 2 de ITRON est de

763 627,40 euros en lieu et place de 751 627 euros

comme indiqué dans le PV d’ouverture des plis. Ensuite,

une omission du dernier chiffre a été notée sur le montant

du lot 2 d’EIBC car le montant exact est de

1 457 521 333 TVAC, au lieu de 1 457 521 33 FBU.

D’autres incohérences sont encore observées à l’analyse

financière des offres, car les offres de UTEMA, ITRON

France et EIBC sont passées respectivement de

630 187 543 BIF, 763 627,40 euros et 1 457 521 333 BIF

à 534 057 240 BIF, 751 627,40 euros et 1 235 187 570

BIF, alors que la commission d’analyse indique dans ce

rapport, qu’aucune erreur arithmétique n’a été observée.

Il s’y ajoute que le lot 1 a été attribué à ITRON France

au montant de sa soumission pour le lot 2.

Nous avons noté, dans ce même rapport, lors de l’examen

préliminaire qui est fait en amont et qui porte sur

l’appréciation de l’exhaustivité, de la recevabilité et de la

conformité pour l’essentiel des offres, une confusion avec

l’examen des critères de qualification qui porte sur les

capacités et aptitudes des candidats. En effet, nous avons

noté que des critères relatifs à la qualification ont été

utilisés dès l’examen préliminaire, alors que l’examen de

la qualification des candidats vient ex post. Seules les

divergences techniques et commerciales majeures,

peuvent entrainer le rejet d’une offre, au stade de la revue

préliminaire. Ces divergences majeures doivent avoir

pour effet de ne pas atteindre l’objectif de l’achat

envisagé si l’offre est retenue, ou de biaiser la


Rapport Provisoire

150

comparaison avec les offres substantiellement conformes.

La lettre de recours émise par TEC International n’a pas

été versée au dossier.

Dans sa réponse du 24 février 2012, à la demande d’ANO

sur l’attribution du marché, la DNCMP souligne que « le

lot 1 a été attribué à ITRON pour le montant de sa

soumission au lot 2. Mise à part cette observation, il est

visible que le montant de soumission de ce même

soumissionnaire pour le lot 1, est proche de celui du lot 2

mais qu’il est de loin supérieur à celui retenu pour le lot

2 ; ce qui dénote que ce montant est surestimé. De ce fait,

la DNCMP vous demande de relancer le lot 1 ».

Nous notons une certaine incohérence dans les propos

avancés par la DNCMP car elle évoque d’une part, des

montants proches des deux lots, l’un vis-à-vis de l’autre

et d’autre part du montant du lot 1 qui est de loin

supérieur à celui du lot 2. Nous estimons que cette

différence de prix peut se justifier si l’on considère que la

consistance des offres est différente, il est possible que le

montant du lot 1 soit supérieur à celui du lot 2. Par

conséquent, la DNCMP ne peut pas se baser sur ce fait

pour évoquer une surestimation des coûts, à moins qu’il y

ait des preuves à l’appui, qui n’ont pas été annexées à

cette lettre. De plus, il n’était pas nécessaire de relancer le

lot 1, mais il suffisait juste d’attribuer le lot, au montant

de la soumission d’ITRON.

Le rapport d’analyse du 04 avril 2012 n’a pas été versé au

dossier.

Dans la conclusion de la commission d’analyse dans le

rapport du 25 avril 2012, celle-ci précise « aux termes

de cette analyse et avec l’augmentation des quantités à

hauteur de 20%... », nous rappelons que le DAO n’avait

pas prévu une fluctuation à la hausse ou à la baisse des

quantités sur la masse des fournitures, donc ceci n’est pas

conforme aux termes du DAO.

Nous avons noté plusieurs incohérences sur les différents

montants inscrits sur les documents, concernant le lot 1.

En effet, la proposition d’attribution faite dans le rapport

d’analyse du 25 avril 2012, mentionne pour le lot 1, après


Rapport Provisoire

151

augmentation des quantités de 20%, un montant de :

- 1 033 508, 35 euros pour le Coût FOB

- 46 800 euros pour le transport

- 32 150 888 FBU d’assurance

Cependant, dans sa lettre de demande d’ANO à la

DNCMP sur l’augmentation des quantités de 20%, la

REGIDESO indique un montant de 1 089 166,68 euros

pour le coût FOB et dans sa réponse du 10 avril 2012, la

DNCMP marque son avis de non objection, pour un

montant de 1 034 934 euros (coût FOB).



l’attribution, ne fait pas mention du PV d’attribution,

mais uniquement du rapport d’analyse.

La lettre de notification d’attribution et d’information,

envoyée à ITRON et qui nous a été transmise, n’est pas

datée.

Le 25 avril 2012, la REGIDESO envoie un courrier à la

DNCMP, pour un avis de non objection sur le rapport

d’analyse corrigé, suite à des erreurs arithmétiques

constatées dans l’évaluation de quelques items, pour les

colliers de prise en charge. La commission a procédé à la

correction de ces erreurs, pour être en conformité avec

l’offre. Nous rappelons que l’évaluation des offres avait

été faite depuis le 20 janvier 2012 alors que les

corrections n’ont été apportées que le 25 avril 2012, après

que les attributaires et les soumissionnaires non retenus,

ont été informés des résultats de l’analyse ; en plus, la

commission n’a pas à se conformer à l’offre du

soumissionnaire car, c’est plutôt l’offre qui doit être

conforme aux termes du DAO. Il s’y ajoute que cette

même lettre souligne que « concernant les vannes d’arrêt,

la commission n’a pas considéré dans l’évaluation de

l’offre le coût des accessoires proposés, eu égard au

DAOI. Ces accessoires en quantité acceptable, devront

être livrés sans coût additionnel ». Ceci implique

l’augmentation des prix, de plus, la REGIDESO ne

précise pas pour quel lot ou pour quel soumissionnaire,

cette correction doit être effectuée car, les accessoires

sont censés être inclus dans les offres des


Rapport Provisoire

152

soumissionnaires. Cette irrégularité a été entérinée par la

DNCMP à travers son avis de non objection N°

549/806/D.M/CSF/2012 du 10 mai 2012, pour un

montant de 1 033 508 FBU (Coût FOB Lot 1).

La lettre d’ITRON adressée à la REGIDESO le 04 juin

2012, nous laisse perplexe sur la conformité du contenu

de son offre, par rapport aux termes du DAO. En effet, en

date du 15 décembre 2011, la REGIDESO avait apporté

des clarifications sur le type de robinets requis, en y

précisant que « les robinets de prise en charge seront de

type grand brossage ». Cependant, ITRON ne s’est

rendue compte du fait que le robinet de prise en charge en

grand brossage n’existe pas, qu’au moment d’exécuter le

marché et a demandé une substitution du produit par un

autre, à savoir des colliers de prise en charge de type petit

brossage. La REGIDESO donne son accord sur les

arguments d’ITRON, le 05 juin 2012. La substitution de

produits fausse les conditions initiales de la concurrence.

L’ANO de la DNCMP sur les contrats des deux lots, n’a

pas été classé dans le dossier.

Le PV de réception partielle du 30 juillet 2012 qui nous a

été transmis, n’est pas signé par les membres de la

commission de réception et le représentant de la

DNCMP.

Il s’y ajoute que la date de ce procès verbal précède la

désignation par la DNCMP de son représentant à la

réception des fournitures (1er

août 2012). D’ailleurs, c’est

ce qui a fait l’objet de la lettre de la DNCMP du 04

septembre 2012, suite à la demande d’avis sur le PV de

réception, envoyée par la REGIDESO le 24 août 2012, où

elle précise qu’elle ne saurait approuver une réception à

laquelle, elle n’a pas été associée.

Les supports de publicité des avis d’attribution provisoire

et définitive n’ont pas été joints au dossier.

Recommandations Veiller au respect des dispositions de l’article 44 du

CMP ;

Indiquer les modalités de détermination de l’offre

anormalement basse dans le règlement de la


Rapport Provisoire

153

consultation ;

Se conformer aux dispositions de l’article 97 du CMP ;

Revoir, dans le cadre de la révision du CMP, les délais

accordés aux candidats pour demander des

éclaircissements sur le DAO ;

Veiller à plus de précision dans le report du montant des

offres à l’ouverture ; une bonne anticipation de la séance

d’ouverture par la préparation préalable du format des

tableaux de présentation des offres permettrait d’éviter les

erreurs notées dans le report des offres des candidats qui

sont source de litiges et de contestations pouvant

entraîner l’annulation de la procédure et subséquemment

un retard dans la mise en œuvre des projets ;

Prévoir dans le DAO une marge de fluctuation de la

masse des travaux qui ne doit pas être introduite ex-post

au moment de la contractualisation ;

Les substitutions de produits en cours d’exécution du

marché faussent les conditions initiales de la concurrence.

Commentaires de l’Autorité

Contractante

- Ces commentaires sont valables pour tous les

dossiers audités car ces non conformités sont

systématiquement reprises.

- Pour le dossier DNCMP/363/F/2011, page 138,

on ne pourrait pas aller au-delà de 5% de garantie

prévue dans les textes d’application à propos de la

passation des marchés publics.

CONCLUSION

La plupart des recommandations sont jugées acceptables

et on pourra les mettre en application dans la passation

des marchés à venir.

Appréciation du Consultant - Sur la validité des

commentaires pour tous les

dossiers audités, nous prenons


Rapport Provisoire

154

actes de vos commentaires et

nous formulons les mêmes

réponses et maintenons nos

observations, sur ces points.

- Sur le montant de la garantie de

bonne exécution, nous prenons

acte de vos commentaires.

Cependant, c’est l’article 21.4 du RPAO qui a mentionné

que « Si l’offre évaluée la plus intéressante est fortement

déséquilibrée par rapport à l’estimation de la Cellule de

gestion des marchés publics, celle-ci peut demander au

soumissionnaire de fournir les sous détails de prix pour

n’importe quelle rubrique. Après avoir examiné ces sous

détails de prix, cette cellule peut demander que le

montant de la garantie bancaire de bonne exécution soit

porté, aux frais de l’attributaire du marché, à un niveau

suffisant, pour protéger l’acheteur contre toute perte

financière au cas où l’attributaire viendrait à manquer à

ses obligations au titre du marché ». Sous ce rapport nous

avons estimé que le point 21.4 du DAO devait être

reformulé, car la garantie de bonne exécution est

plafonnée à un taux maximum de 5%.

Par conséquent, nous maintenons nos observations, sur ce

point.


n’avez pas fait de commentaires

et nous maintenons toutes nos



prenons acte de votre

engagement à les mettre en

application dans la passation

des marchés à venir et vous y

encourageons vivement.


Rapport Provisoire

155

FOURNITURE DU MATERIEL D’EXTENSION DU RESEAU D’EAU DANS LES

QUARTIERS PERIPHERIQUES

N°EAU/11/F/2010

Date de la demande

d’ANO à la DNCMP

sur le DAO

-

Date de l’ANO de la

DNCMP sur le DAO

N/A

Date de publication

de l’AO

Le 30 novembre 2010


des offres

Le 30 décembre 2010


des offres

30 jours

Durée de validité des

offres

90 jours


plis

Le 30 décembre 2010 à 15h 15mn


technique

Le 13 janvier 2011

Date du PV

d’attribution

provisoire

-

Date de publication

de l’attribution

provisoire

-

Date d’ANO de la

DCMP sur le rapport



-

Date de l’attestation -


Rapport Provisoire

156


Date de souscription Le 16 mai 2011

Date d’approbation Le 16 mai 2011

Date

d’immatriculation

Le 16 mai 2011

Date de notification Le 16 mai 2011

Date

d’enregistrement du

contrat

-

Délai d’exécution 30 jours maximum

Garantie de

soumission

1 000 000 fbu

Attributaire UTEMA - TRAVHYDRO

Montant du marché

en TVAC

32 246,30€

Information et

publicité de

l’attribution

provisoire

En guise d’information aux soumissionnaires, une lettre n°351/107-

03 du 14 février 2011, relatif à la publication des résultats avait été

adressée au soumissionnaire KANTORE AND SONS PARTNERS

LIMITED (K.S.P.L) sur les motifs du rejet de son offre et

l’informer de l’attributaire du marché ainsi que du prix proposé.

Notification définitive Lettre de commande établie le 10 janvier 2012 reçu le 26 janvier

2012 par le fournisseur.

Non conformités

La composition des sous-commissions d’ouverture et d’analyse est

identique, en violation des dispositions de l’article 19 du décret


fonctionnement de la CGMP qui stipule que les membres de la

cellule, siégeant dans la sous-commission d’analyse ne doivent pas

avoir participé à l’ouverture des plis.

Il s’y ajoute, que le dossier d’appel d’offre ne nous a pas été

transmis. Le procès-verbal d’ouverture est sommaire, ne donnant

aucun renseignement sur les pièces administratives fournies ou pas,

le type de garantie de soumission, la durée de validité entre autre.

Le support de la publication du procès-verbal n’est pas classé dans


Rapport Provisoire

157

le dossier de marché ; la publicité de la procédure est une exigence

de l’article 47 du CMP. Le procès-verbal d’attribution provisoire

n’a pas été établi car, la commission de passation des marchés n’a

pas été mise en place, en violation des dispositions de l’article 67

du CMP qui stipule que « les propositions d’attribution émanant de

la Commission de Passation des Marchés, font l’objet d’un procès-

verbal, dénommé procès-verbal d’attribution provisoire… »

Le support de publication de l’attribution provisoire ne nous a pas

été soumis, en violation des dispositions de l’article 67 du CMP qui

stipule que « Ce procès-verbal est établi selon un document modèle

et fait l’objet d’une publication, après validation par la Direction de

Contrôle des Marchés Publics compétente. »

La lettre d’information du candidat non retenu du rejet de son offre

n’a pas été établie, en violation aux dispositions de l’article 68 du

CMP qui stipule que «… L’Autorité Contractante doit

communiquer par écrit à tout soumissionnaire écarté les motifs du

rejet de son offre, le montant du marché attribué et le nom de

l’attributaire… ». Ceci a comme conséquence l’impossibilité de

l’exercice du droit de recours que les soumissionnaires non retenus ;

En outre la lettre de main levée de sa garantie de soumission n’a pas

été établie, en violation de l’article 75.3 du CMP.

L’attestation d’existence de crédit n’a pas été joint, en violation des

dispositions de l’article 17 qui stipule que « L’Autorité

Contractante est tenue de s’assurer de la mise en place et de la

disponibilité du financement avant le lancement de la consultation

conformément à son plan prévisionnel annuel de passation de

marchés, et ce jusqu’à la notification du marché ».

Recommandations Veiller au classement exhaustif de tous les documents relatifs à la


Respecter les dispositions de l’article 17 relatif à la disponibilité de

crédit ;

Se conformer aux dispositions de l’article de l’article 47 relatif à

l’obligation de publicité ;

Se conformer aux dispositions des articles 60 et 67 relatifs

respectivement à l’ouverture des plis et au procès-verbal d’analyse

des offres ;

Respecter les dispositions de l’article 68 relatif à l’information des


Rapport Provisoire

158

soumissionnaires ;

Respecter les termes utilisés en conformités au code des marchés

publics (article 75 Notification définitive / lettre de commande.

Commentaires de

l’Autorité

Contractante

- A la page 145 du rapport, la non-conformité du paragraphe

2 n’est pas valable car le marché était moins de 50 Millions

(dans la marge des marchés soumis au contrôle à posteriori.)

CONCLUSION



venir.

Appréciation du

Consultant

- Sur la soumission du marché à la revue

préalable de la DNCMP, il s’agit

effectivement d’une erreur de notre part

car, le seuil de revue n’est pas atteint.

Par conséquent, nous retirons nos réserves, sur ce point.






Rapport Provisoire

159

N°DNCMP/189/F/2011 FOURNITURE DU CARBURANT ET DES LUBRIFIANTS

POUR LES VEHICULES, MOTOS ET GROUPES ELECTROGENES

Date de la demande

d’ANO à la DNCMP

sur le DAO

-

Date de l’ANO de la

DNCMP sur le DAO

Nous avons noté que la DNCMP ne formalise pas son accord sur le

dossier d’appel d’offres. Elle se contente d’attribuer un numéro sur

le DAO.

Date de publication

de l’AO

Le 10 mai 2011(voir support) dans le journal « Le Renouveau »


des offres

Le 10 juin 2011


des offres

31 jours


offres

90 jours


plis

Le 10 juin 2011 à 9h

- ,

Date de publication

de l’attribution

provisoire

-

Date d’ANO de la

DCMP sur le rapport


Le 26 juillet 2011

Suite à une lettre n°1749/107-03/107-03 datée du 13 juillet 2011,

relative à une demande d’avis de non objection de la REGIDESO,


Rapport Provisoire

160

verbal d’attribution la DNCMP a constaté que l’analyse des offres n’a pas été objective

car, l’attributaire de ce marché a présenté la garantie de soumission

se rapportant sur le marché n°DNCMP/169/F/2011, alors que le

présent marché porte le marché n°DNCMP/189/F/2011.

RELANCE

Date de publication

de l’AO

Le 29 aout 2011, un avis de relance établit le 16 aout 2011, du

dossier d’appel d’offres n°DNCMP/189/F/2011 a été publié dans le

journal « Le Renouveau »


des offres

Le 29 septembre 2011


des offres

31 jours


offres

90 jours


plis

Le 29 septembre 2011

RELANCE

Date de publication

de l’AO

Le 21 février 2012, un avis de relance établi le 17 février 2012, du

dossier d’appel d’offres n°DNCMP/189/F/2011 a été publié dans le

journal « Le Renouveau »

Date limite de dépôts

des offres

Le 27 mars 2012


des offres

34 jours


offres

90 jours

Date d’ouvertures des

plis

Le 27 mars 2012 à 9 heures


technique

Le 27 mars 2012

Date du procès-verbal

d’attribution

provisoire

-

Date de publication

de l’attribution

provisoire

-

Date de la demande Le 13 avril 2012 (la copie ne nous a pas été transmise, info pris


Rapport Provisoire

161

d’ANO de la DNCMP

sur le rapport

d’analyse

dans la réponse de l’ANO)

Date d’ANO de la

DNCMP sur le

rapport d’analyse et

le procès-verbal

d’attribution

Le 24 avril 2012



-

Date de souscription -


Date

d’immatriculation

-


Date

d’enregistrement du

contrat

-

Délai d’exécution

Garantie de

soumission

Attributaire ENGEN Burundi

Montant du marché

en FBU TVAC

- Lot 1 : 579 800 000

- Lot 2 : 41 888 052

Contrôle au préalable

Information et

publicité de

l’attribution

provisoire

Le 03 mai 2012.

Notification définitive La notification définitive n’a pas été jointe en violation des

dispositions de l’article 75 du CMP.

Non conformités Sur les différentes relances de la procédure d’appel d’offres, qui ont


Rapport Provisoire

162

été faites c’est-à-dire celles du 16 aout 2011 et du 17 février 2012,

aucune n’a fait l’objet d’une publication, conformément aux

dispositions de l’article 61 du CMP. Nous précisons que les DAO

doivent faire l’objet de revue pour le lancement d’un nouvel appel

d’offres.

Les séances d’ouvertures et d’évaluation ont eu lieu le 27 mars

2012, mais le rapport a été établi le 12 avril 2011 soit 16 jours

après. Le procès-verbal d’ouverture est sommaire, ne donnant

aucun renseignement sur le contrôle du dépôt des pièces

administratives requises dans le DAO, le type de garantie de

soumission, la durée de validité entre autres. Au regard de l’article

60, le procès-verbal d’ouverture doit permettre l’examen des pièces

justificatives, pour rejeter les offres qui ne sont pas accompagnées

des pièces à caractère éliminatoire, mentionnées au dossier d’appel

d’offres. En outre le support de sa publication devrait être transmis,

pour se conformer à l’article 60.3 du CMP.

La composition des sous-commissions d’ouverture et d’analyse est

identique en violation des dispositions de l’article 19 du décret


fonctionnement de la CGMP qui stipule que les membres de la

cellule siégeant dans la sous-commission d’analyse ne doivent pas

avoir participé à l’ouverture des plis.

Le procès-verbal d’attribution provisoire n’a pas été établi en

violation des dispositions de l’article 67 du CMP qui stipule que

« les propositions d’attribution émanant de la Commission de

Passation des Marchés font l’objet d’un procès-verbal, dénommé

procès-verbal d’attribution provisoire… »

Le support de publication de l’attribution provisoire ne nous a pas

été soumis, en violation des dispositions de l’article 67 du CMP qui

stipule que « Ce procès-verbal est établi selon un document modèle

et fait l’objet d’une publication, après validation par la Direction de

Contrôle des Marchés Publics compétente. »

L’examen du dossier a permis de noter que le rapport d’analyse et

le procès-verbal d’attribution n’ont pas fait l’objet de revue à priori

de la DNCMP. Ainsi, les avis de non-objection n’ont pas été établis

en violation de l’article 12 du CMP

L’attestation d’existence de crédit n’a pas été joint en violation des

dispositions de l’article 17 qui stipule que « L’Autorité

Contractante est tenue de s’assurer de la mise en place et de la


Rapport Provisoire

163

disponibilité du financement avant le lancement de la consultation

conformément à son plan prévisionnel annuel de passation de

marchés, et ce jusqu’à la notification du marché».

Les garanties de soumission n’ont pas été jointes au dossier. Les

attestations de mainlevées ou de restitution des cautions de

soumission, des candidats non retenus, n’ont pas été classées dans

le dossier, en violation de l’article 75.3 du CMP.

Recommandations Se conformer aux dispositions de l’article 61 du CMP ;



11 juillet 2008 ;


Se conformer aux dispositions des articles 12 et 17 du CMP ;

Veiller à l’archivage et au classement exhaustif des pièces de

marché.

Commentaires de

l’Autorité

Contractante

- Ces commentaires sont valables pour tous les dossiers

audités car ces non conformités sont systématiquement

reprises.

- A la page 150, concernant la non-conformité N°2, la

remarque n’est pas nécessaire car le formulaire du P.V.

renseigne sur tous les éléments. On ne peut pas le surcharger

car l’analyse des offres entre en détail pour ce qui concerne

les autres informations sur le DAO.

CONCLUSION



venir.

Appréciation du - Sur la validité des commentaires pour


Rapport Provisoire

164

Consultant tous les dossiers audités, nous prenons

acte de vos commentaires et nous



points.

- Sur le contrôle du dépôt des pièces

administratives requises dans le DAO, à

l’ouverture des plis, nous prenons acte de

vos commentaires.

Cependant, l’article 60.2 du CMP indique que le Président de

séance dresse la liste des soumissionnaires en leur présence,

examine les pièces justificatives produites et rejette les offres qui ne

sont pas accompagnées des pièces à caractère éliminatoire,

mentionnées au dossier d’appel d’offres. La vérification des pièces

requises, se faitdonc à l’ouverture des plis.





ces points.






Rapport Provisoire

165

4.3.3 MARCHES PASSES PAR ENTENTE DIRECTE OU PAR GRE A GRE

GRE A GRE N° DNCMP/176/F/2012 ACQUISITION DE 1 500 000 LITRES DE

MAZOUT POUR LE FONCTIONNEMENT DE LA CENTRALE THERMIQUE DE

LA REGIDESO (12, 13 ET 14 /08/2014)

Date de demande

d’ANO de la

DCMP

11 Avril 2012

Date d’ANO de la

DCMP

20 Avril 2012

Date de

souscription

15 Juin 2012

Date de

l’attestation

d’existence de

crédits

-

Date

d’approbation

15 Juin 2012

21 Juin 2012

Date

d’immatriculatio

n

-


Rapport Provisoire

166

Date de

notification

-

Date

d’enregistrement

des contrats

-

Délai d’exécution 12 mois

Attributaire INTERPETROL

Montant en FBU

TVAC

2 624 400 000

Notification et

publicité de

l’attribution

provisoire

L’attribution provisoire a été notifiée au titulaire le 18 Juin 2012.

Les lettres d’information des soumissionnaires retenus, du rejet de leurs

offres, ont été envoyées le 18 Juin 2012.

Notification de

l’attribution

définitive

Publicité de

l’attribution

définitive

Le lettre de notification du marché n’a pas été classée dans le dossier,

alors qu’il s’agit d’une exigence de l’article 75.1 et 2 du CMP.

Le support de publication de l’attribution provisoire, n’a pas été mis à

notre disposition.

Non conformités

Au regard des pièces du dossier de marché, la REGIDESO ne s’est pas

conformée aux préalables à la demande d’une autorisation de contracter

par entente directe notamment en réunissant la Commission de

Passation des Marchés en présence d’un Observateur Indépendant à

l’effet d’apprécier l’opportunité et de justifier le choix de la méthode.

Le dossier de marché ne comprend ni le rapport spécial de la CPM, ni le

rapport de l’Observateur Indépendant qui doivent venir en appui à la

requête adressée à la DNCMP aux fins d’autorisation.

La Personne Responsable des Marchés Publics de l’Autorité

Contractante, a nommé une Commission de Passation des Marchés ad

hoc, pour ce marché, alors que la CPM aurait dû être instituée pour une

année renouvelable, conformément aux dispositions de l’article 16 du


fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés Publics.

Le PV d’ouverture des plis est sommaire et ne retrace pas formellement

la vérification du dépôt des pièces administratives et autres documents


Rapport Provisoire

167

requis à l’ouverture en violation de l’article 60.2 du CMP.

Le support de publication du PV d’ouverture des plis, les justificatifs de

demandes de transmission, le cas échéant, et les justificatifs de

transmission dudit PV aux soumissionnaires n’ont pas été classés dans

le dossier.

Il faut noter que la publication doit être effectuée au Journal Officiel des

Marchés Publics pas encore édité ou sur le portail des marchés publics

non fonctionnel non plus.

La commission d’analyse des offres était composée de trois (3)

membres, alors que le minimum requis est de cinq (5) membres, en

violation de l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant

création, organisation et fonctionnement de la Cellule de Gestion des

Marchés Publics.

Les fonctions et qualités des membres de la sous- commission d’analyse

n’ont pas été mentionnées, en violation de l’article 19 du décret 100/123

du 11 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement de la


L’attribution du marché a été faite sur la base d’offres comportant une

clause de révision de prix, en violation des dispositions de l’article 11

du DAO qui stipulait que les prix sont fermes non révisables er non

actualisables. Il s’agit d’une rupture du principe d’égalité de traitement

des candidats car, un candidat n’a pas fait d’offre puisqu’à la suite de sa

demande de clarification, la REGIDESO lui avait répondu que les prix

ne sont pas révisables.

L’avis de non objection de la DNCMP sur la proposition d’attribution

n’est par conséquent pas fondé, puisqu’une des conditions essentielles

du marché a été modifiée en cours d’évaluation.

Le support de publication du procès-verbal d’attribution provisoire

n’est pas classé dans le dossier, en violation de l’article 67.2 du CMP.

Il faut noter que la publication doit être effectuée au Journal Officiel des

Marchés Publics pas encore édité ou sur le portail des marchés publics

non fonctionnel non plus.

Les attestations de mainlevées ou de restitution des cautions de

soumission, des candidats non retenus, n’ont pas été classées dans le

dossier, en violation de l’article 75.3 du CMP.

La date de signature du contrat par le titulaire du marché n’a pas été


Rapport Provisoire

168

mentionnée dans le dossier.

L’ANO de la DNCMP sur le projet de contrat n’est pas formalisé et

n’est a fortiori pas classé dans le dossier.

Le support de publication de l’avis d’attribution définitive n’est pas

classé dans le dossier, en violation de l’article 76.2 du CMP.

La garantie de bonne exécution a été constituée au-delà du délai légal,

en violation de l’article 17 du contrat.

La PRMP a sollicité une réallocation de budget en cours d’exécution du

marché, en violation de l’article 17 du CMP, sur la mise en place et la

disponibilité des crédits, avant le lancement du marché.

L’acte de désignation de l’Observateur de la DNCMP, pour la réception

du marché, n’a pas été classé dans le dossier.

Tous les justificatifs de règlement du marché n’ont pas été classés dans

le dossier et les demandes de paiements classées dans le dossier, n’ont

pas été visées par les autorités habilitées à le faire.

Recommandation

s

Se conformer aux dispositions de l’article 17 du CMP, sur la mise en

place et la disponibilité des crédits, avant le lancement du marché ;

Se conformer aux dispositions de l’article 42, sur les préalables de

l’autorisation d’un marché de gré à gré ;

Veiller à éviter d’introduire des critères abusifs dans le DAO ;

Se conformer aux dispositions de l’article 19 du décret 100/123 du 11


Cellule de Gestion des Marchés Publics, sur la composition de la sous-

commission d’analyse ;

Il convient de demander aux autorités de veiller à mettre en cohérence

les dispositions règlementaires relatives à la création, l’organisation et le




présence de l’observateur, sur la vérification des documents exigés et

sur la publication du PV d’ouverture des plis ;

Veiller à conduire l’analyse des offres et l’attribution du marché, en

respectant le règlement de la consultation et le principe de l’égalité de

traitement des candidats;


Rapport Provisoire

169

Veiller à classer le support de publication du PV d’attribution (article 67

du CMP) ;

Se conformer aux dispositions de l’article 75.3 du CMP, sur les

attestations de mainlevée ou de restitution des cautions de soumission,


Veiller au classement, dans le dossier, de la lettre de notification du

marché (article 75 du CMP) ;

Se conformer aux dispositions de l’article 76.2 du CMP, sur la

publication de l’avis d’attribution définitive ;

Veiller au respect de l’article 17 du contrat, sur la constitution de la

garantie de bonne exécution ;

Veiller au classement de tous les justificatifs de règlement du marché

dans le dossier ;

Lancer le Journal Officiel des Marchés Publics dans les meilleurs délais

(ARMP) ; rendre opérationnel le portail des marchés publics ;


classement et à l’archivage de toutes les pièces de marchés dans les

dossiers de passation des marchés ;


manuel de classement et d’archivage des documents de passation des

marchés publics, pour une bonne tenue des dossiers de marchés.

Commentaires de

l’Autorité

Contractante

- Ces commentaires sont valables pour tous les dossiers audités

car ces non conformités sont systématiquement reprises.

- A la page 155 paragraphe 2, les prix unitaires peuvent être

modifiés (diminués ou augmentés) pour les marchés de

carburant sur base des changements de la structure tarifaire au

niveau national.

CONCLUSION

La plupart des recommandations sont jugées acceptables et on pourra

les mettre en application dans la passation des marchés à venir.


Rapport Provisoire

170

Appréciation du

Consultant

- Sur la validité des commentaires pour tous les

dossiers audités, nous prenons actes de vos

commentaires et nous formulons les mêmes

réponses et maintenons nos observations, sur

ces points.

- Sur la modification des prix unitaires, pour les

marchés de carburant, la sur base des

changements de la structure tarifaire au niveau

national, nous prenons acte de vos

commentaires.

Seulement, nous avons constaté des incohérences dans vos

commentaires et une lecture sélective à votre convenance, par rapport à

nos allégations. En effet, tout au contraire, nous avons fustigé le fait que

la commission de passation des marchés, ait refusé à un

soumissionnaire, plus précisément IMATCO, l’accès au marché. En

effet, ce soumissionnaire, après avoir étudié les conditions de

fourniture, surtout celles relatives au prix, a estimé que la variation

moyenne annuelle peut atteindre facilement, 400 à plus de 600 FBU par

litre, le secteur pétrolier étant un secteur particulier, où les prix sont

dictés par le marché mondial et régis aussi par une structure

gouvernementale qui change périodiquement et qu’il était impossible de

remettre un prix constant, sur une aussi longue période de douze mois ;

il avait ainsi, demandé à remettre une offre, en référence avec la

structure gouvernementale, avec l’acceptation de la variation des prix ou

l’acceptation de la fourniture de la totalité des produits, sur une période

ne dépassant pas trois (3) mois et les paiements réglés dans la même

période, contre une garantie de bonne exécution. Cette possibilité lui a

été refusée du fait que la PRMP avait prévu dans le DAO, que les prix

étaient fermes, non révisables et non actualisables et qu’en cas de

révision des prix officiels du carburant, le soumissionnaire doit

s’engager à ne pas modifier les prix. Par la suite, le marché a été

attribué, alors que tous les soumissionnaires avaient proposé des offres

avec des prix révisables, suivant la structure des prix officiels, en

violation du DAO et en rupture du principe d’égalité de traitement des

candidats car, IMATCO n’avait pas fait d’offre, puisqu’à la suite de sa

demande de clarification, la REGIDESO lui avait répondu que les prix

n’étaient pas révisables.

Voilà la réalité des faits et par conséquent, nous maintenons nos

observations sur ce point.


Rapport Provisoire

171

- Pour tous les autres points, vous n’avez pas

fait de commentaires et nous maintenons

toutes nos observations sur ces points.

- Sur les recommandations, nous prenons acte

de votre engagement à les mettre en

application dans la passation des marchés à

venir et vous y encourageons vivement.

GRE A GRE N° DNCMP/102/T/2012 TRAVAUX D’URGENCE DE PROTECTION

DES OUVRAGES DE LA CENTRALE HYDROELECTRIQUE DE NYEMANGA SUR

LA RIVIERE SIGUVYAYE


du DAO N° 102/T/2012

et de la demande

d’autorisation de

03 octobre 2012


Rapport Provisoire

172

passer un marché de

gré à gré

Date d’ANO de la

DNCMP sur le DAO et

d’autorisation de

passer un marché de

gré à gré

16 octobre 2012

Date de publication 07 novembre 2012


des offres

22 novembre 2012


des offres

15 jours


plis

22 novembre 2012

Période validité des

offres

90 jours


technique

Décembre 2012




-


à la DNCMP sur

l’attribution du marché

17 décembre 2012

Date d’ANO de la

DNCMP sur

l’attribution


d’attribution

provisoire et

d’information aux


16 janvier 2013



-

Date de souscription 12 février 2013

Date de demande

d’ANO de la DCMP

-


Rapport Provisoire

173


Date d’ANO de la


contrat

-

Date d’approbation 06 mars 2013 par le Ministre de l’Energie et des Mines et le

Ministre des Finances et de la Planification du Développement

Economique

Date

d’immatriculation

-


définitive

06 mars 2013 (non transmise)


du contrat

-



définitive

-

Délai d’exécution 4 mois calendaires, à compter de la transmission du contrat revêtu

de toutes les signatures


Attributaire GETRA

Montant en FBU

TVAC

685 992 100 FBU

Notification et

publicité de


-

Publicité de


Notification de


-

Non conformités

Au regard des pièces du dossier de marché, la REGIDESO ne s’est

pas conformée aux préalables à la demande d’une autorisation de

contracter par entente directe notamment en réunissant la

Commission de Passation des Marchés en présence d’un

Observateur Indépendant à l’effet d’apprécier l’opportunité et de

justifier le choix de la méthode. Le dossier de marché ne

comprend ni le rapport spécial de la CPM, ni le rapport de

l’Observateur Indépendant qui doivent venir en appui à la requête

adressée à la DNCMP aux fins d’autorisation.

Les mêmes personnes ont procédé aux opérations d’ouverture et


Rapport Provisoire

174

d’analyse des offres en violation de l’article 19 du décret N°

100/123 du juillet 2008 portant création, organisation et

fonctionnement de la CGMP.

A l’examen du rapport d’évaluation, nous avons noté lors de

l’examen préliminaire qui est fait en amont et qui porte sur

l’appréciation de l’exhaustivité, de la recevabilité et de la

conformité pour l’essentiel des offres, une confusion avec

l’examen détaillé des offres qui porte sur le contrôle et l’analyse

des offres, au regard des spécifications techniques détaillées et des

critères de qualification du DAO.

Nous avons noté que des critères relatifs aux spécifications

techniques et à la qualification ont été utilisés dès l’examen

préliminaire, alors que les spécifications techniques du DAO

doivent être évaluées lors de l’examen détaillé et seulement

ensuite, viendra l’examen de la qualification des candidats. Seules

les divergences techniques et commerciales majeures peuvent

entrainer le rejet d’une offre, au stade de la revue préliminaire. Ces

divergences majeures doivent avoir pour effet de ne pas atteindre

l’objectif de l’achat envisagé, si l’offre est retenue ou de biaiser la

comparaison avec les offres substantiellement conformes.

La commission d’analyse s’est limitée à mentionner si les

documents ont été fournis ou non, au lieu de procéder à un examen

bien détaillé des offres vis-à-vis des pièces administratives, des

spécifications techniques et des critères de qualification qui ont

bien été énoncés dans le DAO. (urgence ?)



l’attribution, ne fait pas mention du PV d’attribution mais


Il s’y ajoute que l’article 32 du DAO portant sur la garantie de

bonne exécution a été mal formulé car il mentionne un délai de 5

jours pour la constitution de cette dernière, alors que les dossiers

types en indique un délai de 20 jours, par conséquent, l’AC devrait

s’atteler à utiliser les dossiers types, pour éviter des confusions ou

erreurs éventuelles.

Nous avons noté le classement d’un décompte N° 1 avec le

montant de 520 157 822 FBU dans le dossier. Ce décompte a été

fait à deux dates différentes, à savoir le 22 juin et le 08 juillet

2013, cependant, nous constatons que celui du 22 juin n’a été

signé que par le Directeur Général de la REGIDESO, alors qu’il

est nécessaire que les fonctionnaires dirigeants chargés du contrôle

et du suivi des travaux le signent, pour permettre sa mise en

paiement.

Les supports de publicité des avis d’attribution provisoire et


Rapport Provisoire

175

définitive n’ont pas été joints au dossier. Il en est de même pour

les documents liés à l’exécution (facture, bon de commande…) et

de règlement (chèque ou ordre de virement).

Le PV de réception définitive des travaux n’a pas été versé au

dossier.

Recommandations Se conformer aux dispositions de l’article 42 du CMP ;

Se conformer aux dispositions de l’article 19 du décret N° 100/123

du juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement de

la CGMP ;

Ne pas examiner les critères de jugement des offres au stade de

contrôle de la recevabilité des offres ;

Veiller au classement du procès verbal d’attribution dans le

dossier. D’ailleurs, la lettre envoyée à la DNCMP pour ANO sur

l’attribution ne fait pas mention du PV d’attribution mais

uniquement du rapport d’analyse ;


Respecter les procédures de validation des décomptes avant le

paiement des prestations ;

Les supports de publicité des avis d’attribution provisoire et

définitive n’ont pas été joints au dossier. Il en est de même pour

les documents liés à l’exécution (facture, bon de commande…) et

de règlement (chèque ou ordre de virement) ;

Le PV de réception définitive des travaux n’a pas été versé au

dossier.

Commentaires de

l’Autorité

Contractante

- Ces commentaires sont valables pour tous les dossiers

audités car ces non conformités sont systématiquement

reprises.

CONCLUSION

La plupart des recommandations sont jugées acceptables et

on pourra les mettre en application dans la passation des

marchés à venir.

Appréciation du

Consultant






points.


Rapport Provisoire

176



maintenons toutes nos observations, sur

ces points.



application dans la passation des


vivement.


Rapport Provisoire

177

4.3.4 MARCHES CONCLUS SUITE A UNE DEMANDE DE COTATION

Description DC 1

K.J/n .j/301/107-03

Fournitures de

boîtes de jonction

DC 2 Fourniture de

plomb à sceller

DC 3 Fourniture

de boîtes de

dérivation

DC 4 Fourniture

d’Hypoclorite de

calcium

DC 5 Fourniture

d’hypoclorite de

calcium

Nature Fournitures Fournitures Fournitures Fournitures Fournitures

Date de saisine

des fournisseurs

21/11/2011 31/01/2011 21/11/2011 - -

Date d’ouverture

des plis

23/11/2011 03/02/2012 23/11/2011 - -

Délai de

préparation des

offres

1 jour 2 jours - - -

Date d’attribution 26 Août 2011 03/02/2012 Non daté - -

Notification

d’attribution

- - - - -

Information des

candidats non

retenus

- - - - -

Fournisseurs

consultés

Deux (2)

fournisseurs :

ROBBIALLAC

Q PRO

Trois (3)

fournisseurs :

MAVENGE

INTERNATIONAL

WATTER

ELECTRICAL

HYGECEL

Quatre (4)

fournisseurs :

ROBBIALLAC

Q PRO

HYGECEL

ELECTREAU

- -

Nombre d’offres

reçues

Deux (2) offres

reçues :

Deux (2) offres

reçues :

Quatre (4) offres

reçues :

Une (1) offre

reçue :

Une (1) offre

reçue :


Rapport Provisoire

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ELECTREAU :

9 971 000 FBU

TVAC

HYGECEL :

7 455 240 FBU

TVAC

ELECTREAU : 14

160 000 FBU

TVAC

HYGECEL : 5

810 320 FBU

TVAC

HYGECEL :

5 551 900 FBU

TVAC

ELECTREAU :

9 912 000 FBU

TVAC

Q PRO : Offre

non conforme

AVET : 9 900 000

FBU TVAC

AVET : 4 950

000 FBU TVAC

Attributaires HYGECEL HYGECEL HYGECEL AVET AVET

Montant du

marché en FBU

TVAC

7 455 240 5 810 320 5 551 900 9 900 000 4 950 000

Non conformités

DC 1 Fourniture de boîtes de jonction - DC 2 Fourniture de plomb à souder

Des lettres d’invitation à trois fournisseurs pressentis tel stipulé à l’article 1 de l’ordonnance N° 540/1035/2008 n’ont pas

été envoyées, il s’ensuit une incertitude sur la mise en œuvre effective d’une procédure concurrentielle.

DC 1 Fourniture de boîtes de jonction - DC 2 Fourniture de plomb à souder - DC 3 Fourniture de boîtes de

dérivation

.

La séance d’ouverture des plis, a été sommaire et fait office de séance d’analyse des offres et d’attribution du marché, en

violation de l’article 67.1 du CMP, les propositions d’attribution émanant de la Commission de Passation des Marchés font

l’objet d’un procès-verbal, dénommé procès-verbal d’attribution provisoire.

Les lettres de notification d’attribution des marchés n’ont pas été classées dans le dossier, en violation de l’article 68 du

CMP.


Rapport Provisoire

179

Les lettres d’information des candidats non retenus du rejet de leurs offres, ne figurent pas dans le dossier, en violation de

l’article 68 du CMP.

Un contrat en bonne et due forme n’a pas été signé.

Le PV de réception des fournitures, justifiant l’exécution du marché, n’a pas été classé dans le dossier.

Les justificatifs de règlement du marché n’ont pas été classés, dans le dossier.

DC 4 Fourniture d’hypoclorite de calcium - DC 5 Fourniture d’hypoclorite de calcium

Aucune traçabilité matérielle de la consultation de trois fournisseurs pressentis tel stipulé à l’article 1 de l’ordonnance N°

540/1035/2008 n’a été justifiée.

Aucune procédure concurrentielle documentée n’a été déroulée pour ces opérations qui ont été faites par commande directe

non autorisée, en violation de l’article 39 du CMP.

Recommandations DC 1 Fourniture de boîtes de jonction - DC 2 Fourniture de plomb à souder

Veiller à envoyer des lettres d’invitation aux soumissionnaires présélectionnés ;

Se conformer aux dispositions de l’article 60 du CMP, sur la tenue de la séance d’ouverture des plis ;

Veiller au respect des dispositions de l’article 67 du CMP, sur l’attribution du marché ;

Se conformer aux dispositions de l’article 68 du CMP, les notifications d’attribution et de non attribution ;

Veiller à classer dans le dossier les justificatifs d’exécution et de règlement du marché ;

Veiller au classement de tous les documents relatifs à la passation du marché ;


Rapport Provisoire

180

Il conviendrait de recommander à l’ARMP d’élaborer et de diffuser un manuel de classement et d’archivage des

documents de passation des marchés publics, pour une bonne tenue des dossiers de marchés.

DC 3 Fourniture de boîtes de dérivation

Se conformer aux dispositions de l’article 60 du CMP, sur la tenue de la séance d’ouverture des plis ;

Veiller au respect des dispositions de l’article 67 du CMP, sur l’attribution du marché ;

Se conformer aux dispositions de l’article 68 du CMP, les notifications d’attribution et de non attribution ;

Veiller à classer dans le dossier les justificatifs d’exécution et de règlement du marché ;

Veiller au classement de tous les documents relatifs à la passation du marché ;

Il conviendrait de recommander à l’ARMP d’élaborer et de diffuser un manuel de classement et d’archivage des

documents de passation des marchés publics, pour une bonne tenue des dossiers de marchés.

DC 4 Fourniture d’hypoclorite de calcium - DC 5 Fourniture d’hypoclorite de calcium

Se conformer aux dispositions de l’article 39 du CMP, sur le gré à gré ;

Commentaires de

l’Autorité

Contractante

- A la page 163, les non conformités ne sont pas valables car aucun bon de commande atteignant ou dépassant 10

Millions n’a été signé par l’autorité contractante.

- Il faut noter aussi qu’il y’a des produits ou services pour lesquels on ne peut pas avoir 3 soumissionnaires à

contacter.

CONCLUSION

La plupart des recommandations sont jugées acceptables et on pourra les mettre en application dans la passation des

marchés à venir.


Rapport Provisoire

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Appréciation du

Consultant

- Sur les non conformités relatives à la passation des bons de commande, au-delà du seuil, nous prenons acte de vos

commentaires.

En effet, il s’agit d’une erreur de notre part, due au copier-coller. Et l’examen des recommandations sur les demandes de

cotation, vous permettra de remarquer qu’aucune recommandation, relative au respect des seuils de passation, n’a été

formulée.

Par conséquent, nous retirons nos observations sur ce point.

- Sur les produits ou services pour lesquels on ne peut pas avoir 3 soumissionnaires à contacter, il fallait demander

l’autorisation de la DNCMP, pour les passer par marché de gré à gré, conformément aux articles 39, 40, 41 et 42 du CMP.


- Sur les recommandations, nous prenons acte de votre engagement à les mettre en application dans la passation des

marchés à venir et vous y encourageons vivement.


Rapport Provisoire

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Rapport Provisoire

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