Reliés à la clientèle scolaire

Pour établir et décrire un système de contrôle interne il faut d’abord se poser la question;

◦Où sont les risques ?

Pour limiter les risques, il faut établir des points de contrôle

La description du système de contrôle interne consiste donc à;

◦Décrire les procédures comptables et/ou administratives

◦Décrire les points de contrôle

RISQUE◦Tous les services rendus aux élèves ne

sont pas facturés

Points de contrôleo Prise de présence à chaque cours ou

activitéo Comparaison des listes avec la

facturation

RISQUE◦Les départs d’élèves n’engendrent pas

d’ajustement de facturation Points de contrôle

◦Registre des arrivées et des départs◦Suivi des bordereaux de mouvement de

clientèle (avis de départ, inscription)◦Examen régulier de la liste des élèves

par la direction

Le MELS demande aux vérificateurs de;◦ Déterminer si l’établissement a mis en place des

mécanismes de contrôle interne afin de s’assurer de la fiabilité des renseignements transmis au regard de l’effectif scolaire

◦ Déterminer si ces mécanismes sont documentés et mis à jour (changements législatifs ou internes)

◦ Déterminer si l’établissement s’est assuré que ces mécanismes sont efficaces et qu’ils fonctionnent tel que prévu.

Renseignement sur l’identité◦ Renseignements sur la fiche individuelle et ceux

provenant des documents officiels démontrent qu’il s’agit de la même personne

Lieu de naissance◦ Correspondance entre le lieu qu’il est possible de

déduire des documents officiels et celui inscrit sur la fiche (né au Québec, dans une autre province…)

Qui s’assure de la fiabilité de ces renseignements, comment et que fait-on pour s’en assurer.

Prise de présence au 30 septembre◦ Description de la prise de présence (comment, où

et par qui)◦ Qui en assure la vérification◦ Quel formulaire est utilisé et signatures◦ Versé au dossier de l’élève

Attestation de fréquentation avant et après◦ Confirmations et signatures

Données relatives à l’assiduité◦ Registre d’assiduité et bulletin scolaire

L’ordre d’enseignement◦ Dernier bulletin ou horaire

Respect du nombre d’heures d’enseignement◦ Pour l’équivalent temps plein (900 heures),

l’horaire doit démontrer un minimum de 25 heures/semaine

Services éducatifs reçus◦ Correspondance dans les matières entre l’horaire

et le dernier bulletin

Chaque élève inscrit est facturé Chaque élève présent au 30 septembre est

subventionné Chaque nouvel élève est facturé et entraine

un ajustement non récurent aux subventions ou un transfert de subventions entre établissements privés participants

Chaque élève qui quitte engendre un avis de départ, un crédit et un remboursement dans les 10 jours, s’il y a lieu.

Chaque élève à temps partiel est identifié et déclaré comme tel au ministère.

Dans l’établissement des droits de scolarité et autres droits, une procédure doit s’assurer que les maximums fixés par la loi ne sont pas dépassés

Documenter également la procédure de mise à jour des mécanismes de contrôle interne et par qui

Documenter la procédure de vérification de l’atteinte des résultats escomptés des mécanismes et par qui.

Attestation de groupe pour la présence au 30 septembre

Attestation individuelle pour la fréquentation scolaire avant et après le 30 septembre

Avis de départ◦ Nom et prénom de l’élève◦ Code permanent◦ La date de la dernière journée de fréquentation en

classe◦ Motif de départ◦ Date et signature du directeur ou de la personne

désignée

L’enseignante ou l’enseignant ou le titulaire procède à la prise des présences de ses élèves le30 septembre et certifie la journée même que les renseignements sont exacts en y apposant sa signature et la date, de façon manuscrite.

La directrice ou le directeur de l’établissement certifie ensuite les présences le jour même ou quelques jours après (au maximum dix jours plus tard).

Si elle ou il prévoit s’absenter pour une plus longue période, la délégation de signature est permise (p. 23 du mandat).

La personne désignée ne peut toutefois être celle qui a déjà confirmé la présence de l’élève sur l’attestation.

Dans le cas d’un élève absent le 30 septembre, l’établissement doit remplir une attestation individuelle afin de s’assurer qu’il répond toujours aux critères des Règles budgétaires, soit avoir fréquenté la classe avant le 30 septembre, et être de retour en classe après cette date.

L’attestation individuelle est versée au dossier scolaire.