Règles d'éthique professionnelle

3M 1632v8

Chacun de nous Intégrité Loyauté

Réputation Notre entreprise

Règles d’Ethique Professionnelle

Octobre 2011

3M 1632v8

Table des matières Notre engagement concernant le respect de la loi et de l’Ethique Professionnelle ...............1

Comment utiliser ces Règles ......................................................................................................2

Ce que ces Règles impliquent .....................................................................................................3

... Vis-à-vis des collaborateurs de 3M ..........................................................................................3

... Vis-à-vis des autres personnes agissant au nom de 3M ...........................................................4

... A l’égard de la direction de 3M ................................................................................................5

Comment sont administrées ces Règles .....................................................................................6

Si vous avez un problème ou une question relative à l’Ethique Professionnelle ...................7

Où vous adresser pour poser vos questions ..................................................................................7

Comment signaler un possible manquement à ces Règles ............................................................7

Que faire si vous souhaitez rester anonyme .................................................................................9

Comment 3M répondra à un rapport ............................................................................................9

Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle ....................................................................11

Respecter les lois et les Règles d’Ethique Professionnelle dans les activités commerciales .....11 Règle de Conformité ...................................................................................................................12 Directives en matière d’Ethique Professionnelle ........................................................................14

Protection de la réputation et du patrimoine de 3M...................................................................16 Règle relative aux cadeaux d’affaires .........................................................................................17 Règle relative aux conflits d’intérêts ..........................................................................................20 Règle relative à l’utilisation des outils informatiques et électroniques ......................................23 Règle relative à la sécurité et à la confidentialité de l’information ............................................25 Règle relative aux contrôles internes, à la comptabilité, à la conservation des documents et aux systèmes d’audit ..........................................................................................................................29 Règle relative aux transactions boursières et au délit d’initiés ...................................................33

Règle en matière de développement durable ..............................................................................35 Règle relative à la publicité et à la présentation des produits .....................................................36 Règles relatives à sécurité, la santé et à l’environnement ...........................................................38 Règle relative au harcèlement .....................................................................................................41 Règle relative au respect de la vie privée ....................................................................................46

Règles relatives au caractère multinational de nos activités ......................................................49 Règle relative anticorruption .......................................................................................................50 Règle relative au droit de la concurrence ....................................................................................55 Règle relative aux imports/exports .............................................................................................57

Règle relative aux relations avec les gouvernements .................................................................62 Règle relative aux relations d’affaires avec les administrations et adjudicataires de l’Etat .......63 Règle relative à l’embauche d’employés et ou consultants actuellement ou anciennement au service de l’Etat ...........................................................................................................................66 Règle relative au lobbying et aux groupes de pression ...............................................................69 Règle relative aux activités politiques ........................................................................................71

_______________________________________________________________________ Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle Octobre 2011 1 3M 1632v8

Notre engagement concernant le respect de la loi et de l’Ethique Professionnelle


Comment utiliser ces Règles Les Règles relatives à l’Ethique Professionnelle de 3M s'appliquent aux collaborateurs de 3M ainsi qu’aux personnes agissant au nom de 3M dans le monde entier. Ces règles contiennent les informations dont vous avez besoin afin de comprendre vos responsabilités en matière d’éthique professionnelle. Naturellement, des règles complémentaires s'appliquent à de nombreuses activités commerciales de 3M, et vous devez connaître et respecter ces autres règles qui s’appliquent également à votre travail au sein de 3M. Cette édition des règles d’Ethique Professionnelle de 3M est plus courte, plus facile à lire et à comprendre que celle qui l’a précédée. La plupart des règles sont présentées dans un format comportant (1) des instructions générales, (2) une explication de ce que signifie la règle, et (3) des exemples de situations à éviter afin de respecter cette règle. Ce guide inclut également des détails pour savoir où vous adresser pour poser des questions et comment signaler un problème concernant l’application d’une Règle d’Ethique Professionnelle. REMARQUE: En établissant et en communiquant ces Règles relatives à l’Ethique Professionnelle, 3M n’a pas l’intention de créer des obligations contractuelles au profit de toute personne ou entité.


Ce que ces Règles impliquent Explication sur ce qui est prévu de n'importe qui qui représente 3M dans différents rôles. Ces Règles relatives à l’Ethique Professionnelle ont pour objet d’aider les collaborateurs ainsi que les personnes agissant au nom de 3M à adopter une approche internationale cohérente face aux principaux problèmes de respect des règles d’éthique. Les collaborateurs de 3M, les cadres, les chefs de services et les autres dirigeants se doivent de comprendre l’environnement juridique dans lequel ils opèrent dans le cadre de leurs fonctions et les règles relatives à l’éthique professionnelle applicables, et de signaler tout possible manquement à la loi ou à ces règles. Les Règles relatives à l’Ethique Professionnelle de 3M s'appliquent à tous les employés de la société mère et à tous les employés de ses filiales dans le monde entier. Elles s'appliquent également aux employés des entreprises conjointes (« joint venture ») et aux employés des autres entités affiliées dans lesquelles 3M possède une participation majoritaire. Ces règles internationales s'appliquent partout et dans toutes les situations où 3M a des activités commerciales.

... Vis-à-vis des collaborateurs de 3M Chaque collaborateur de 3M se doit de:

Lire les sections d'introduction de ce manuel, ainsi vous savez ce qui est prévu de

toi et notre programme de conformité fonctionne.

Etre au courant des questions couvertes par chaque Règle relative à l’Ethique Professionnelle.

Comprendre, en détail, les Règles relatives à l’Ethique Professionnelle qui

concernent ses domaines de compétences dans son travail. Des détails complémentaires sur ce que les collaborateurs doivent connaître sur ces règles peuvent être trouvés sur le site Web relatif à l’Ethique Professionnelle pour les Salariés (intranet.mmm.com/businessconduct). Vous n'avez pas à apprendre par cœur chaque détail, mais vous devez connaître les règles qui s'appliquent à votre travail de façon suffisante pour savoir quand revenir à ces règles pour en connaître les détails, et quand chercher de l'aide parmi les ressources énumérées dans la section Où s’adresser pour trouver des réponses à vos questions de ce manuel.


Utiliser le moteur de recherche sur le site Web relatif à l’Ethique Professionnelle pour les Salariés, à chaque fois que vous devez localiser rapidement des dispositions et des détails de règle dont vous avez besoin dans l’exercice de votre travail.

Utiliser les ressources mises à disposition par l’entreprise, en ce compris votre

hiérarchie et le Département Juridique, dès que vous avez besoin d'aide pour déterminer si une Règle d’Ethique Professionnelle ou une loi s'applique ou pour comprendre ce que la loi ou la Règle exige.

Comprendre les diverses manières dont vous pouvez signaler un possible

manquement à une règle d’éthique professionnelle en lisant la section Comment signaler un possible manquement à ces Règles de ce manuel.

Savoir que vous avez plusieurs manières de signaler de façon anonyme un

possible manquement aux règles d’éthiques professionnelles, comme cela est indiqué à la section Que faire si vous souhaitez rester anonyme de ce manuel.

Savoir que l’entreprise interdit toutes représailles contre toute personne signalant

un possible manquement aux règles d’éthique professionnelle ou coopérant à une enquête menée par l’entreprise.

Sachez que 3M attend de tous ses salariés qu’ils rapportent toutes violations à une

loi ou aux règles d’éthique professionnelle.

Coopérez dans la mise en place de ce programme et fournissez à l’entreprise toute assistance lorsque 3M mène une enquête sur une possible violation de la loi ou des règles d’Ethique Profesionnelle.

Signer, sur demande, une déclaration reconnaissant qu’il a lu les Règles relatives

à l’Ethique Professionnelle de 3M et qu’il se conformera à la loi ainsi qu’à ces Règles.

Regarder régulièrement les Règles relatives à l’Ethique Professionnelle de 3M

pour rafraîchir ses souvenirs et pour s’assurer qu’il est au courant des dernières révisions de ces Règles.

... Vis-à-vis des autres personnes agissant au nom de 3M Chacune des unités opérationnelles de 3M doit exiger de tout tiers agissant au nom de 3M, tel qu’un consultant, un mandataire ou une entreprise extérieure, accepte de suivre les règles 3M applicables. Les cadres, les dirigeants et les collaborateurs de 3M doivent :


Exiger du tiers qu’il se conforme aux règles 3M applicables et lui fournir une formation appropriée afin qu’il comprenne ce que ces règles impliquent.

Surveiller le travail du tiers, et prendre toute mesure nécessaire, qui peut aller

jusqu’à la résiliation par 3M de toute relation avec celui-ci dans le cas où il ne respecterait pas son engagement de se conformer aux règles 3M.

... A l’égard de la direction de 3M Les cadres, les chefs de services, directeurs et les autres dirigeants et responsables de 3M ont des responsabilités accrues par rapport aux collaborateurs et aux autres personnes agissant au nom de 3M. Les responsables de 3M, en ce compris le Président Directeur Général, le Directeur Financier et les autres cadres supérieurs, doivent:

S'assurer que chaque personne appartenant à son secteur de responsabilités

comprend et se conforme aux lois et règles relatives à l’éthique professionnelle de 3M concernant les activités commerciales de 3M.

Créer un environnement de travail dans lequel les collaborateurs et toute personne

agissant au nom de 3M comprennent que la Direction de 3M adhère et promeut les valeurs de 3M, et les applique.

Prendre les mesures pour empêcher des manquements à la loi et aux règles 3M, en

prenant l'initiative de parler des domaines à risque et de fournir une formation nécessaire à toutes les organisations.

Détecter et signaler les manquements à la loi et aux règles 3M.

Prendre immédiatement toute mesure appropriée pour gérer les manquements, et

corriger les processus défaillants qui ont permis la survenance d’un manquement.

S'assurer que toute personne qui signale un possible manquement ou qui coopère à une enquête menée par l’entreprise est protégée contre toutes représailles.


Comment sont administrées ces Règles Le Comité d’Ethique Professionnelle de 3M, composé de plusieurs cadres supérieurs et présidé par le Vice-Président de 3M en charge des Affaires Juridiques a la responsabilité de superviser le programme de 3M de conformité aux lois et aux règles d’éthique. Le Comité d’Ethique Professionnelle transmet un rapport au Comité d’Audit du Conseil d'Administration de 3M, qui assiste celui-ci dans la surveillance du programme de conformité aux lois et règlements. Pour administrer le programme de conformité de 3M dans le monde, le Comité d’Ethique Professionnelle a créé la fonction de Directeur de l’Ethique Professionnelle et de la Conformité. Le Directeur de l’Ethique Professionnelle et de la Conformité travaille à temps complet pour le Comité d’Ethique Professionnelle sur les aspects stratégiques, procéduraux et opérationnels de la conception et de la mise en place du programme de conformité de 3M. Le Directeur de l’Ethique Professionnelle et de la Conformité se concentre sur la mise en place des initiatives du Comité d’Ethique Professionnelle, dans des secteurs tels que la rédaction des règles d’éthique, l'analyse de risque en cas de non-conformité, la formation, la stratégie de communication et la connaissance des programmes, la coordination des enquêtes et l'amélioration continue des procédures.


Si vous avez un problème ou une question relative à l’Ethique Professionnelle

Promouvoir les Règles relatives à l’Ethique Professionnelle de 3M et ses valeurs relève de la responsabilité de toute personne agissant au nom de 3M. Il est également de la responsabilité de chacun de signaler rapidement tout problème de manquement possible à la loi ou aux règles d’éthique professionnelle de 3M. Il est essentiel de gérer les problèmes rapidement car ils sont alors limités et plus faciles à résoudre. Si on laisse se développer des problèmes mineurs pour devenir des problèmes majeurs, d’importants dommages-intérêts, amendes, pénalités ainsi qu’une perte de confiance en 3M peuvent en résulter.

Où vous adresser pour poser vos questions

Aucune règle écrite ne peut prévoir toutes les situations et circonstances dans lesquelles la règle pourrait s'appliquer. Si vous avez des questions sur les règles relatives à l’éthique professionnelle, sur la façon dont elles s'appliquent à votre travail ou à une situation spécifique, vous pouvez vous adresser aux instances énumérées dans la section Comment signaler un possible manquement à ces Règles.

Comment signaler un possible manquement à ces Règles

Le plus souvent, il n’est pas très difficile de trouver des articles de journaux mentionnant des entreprises faisant face à des enquêtes et à des procès à propos de comportements illégaux ou contraires à l’éthique. Aucune entreprise – quelle que soit la qualité de son programme de conformité et sa culture d’entreprise – ne devrait être assez naïve pour croire qu'elle ne sera jamais confrontée à une question de conformité juridique ou éthique. Le critère d’appréciation d'une bonne entreprise, et d’un bon programme de conformité, dépend de sa capacité à déceler les problèmes rapidement et à les résoudre alors qu’ils sont encore mineurs. La meilleure manière pour 3M de déceler rapidement de possibles manquements à la loi ou à l’éthique est d’avoir des collaborateurs et des personnes qui, agissant au nom de 3M, soutiennent le programme de conformité en en devenant les gardiens. Des études démontrent qu’un grand nombre de personnes sont peu disposées à signaler un possible manquement impliquant un collègue. Pour faire face à cette appréhension naturelle, 3M maintient une règle stricte interdisant les mesures de rétorsion contre toute personne qui signale un problème d’éthique professionnelle ou qui coopère à une enquête de l’entreprise. Nous souhaitons que nos collaborateurs et que les personnes agissant au nom de 3M comprennent que signaler un possible manquement est la bonne chose à faire,


parce que chaque manquement à la loi ou à une règle de 3M crée un risque pour les collaborateurs, l’entreprise, les clients et les milieux dans lesquels 3M évolue. Vous avez un certain nombre d'options pour signaler ce qui peut être un manquement à la loi ou à une Règle relative à l’Ethique Professionnelle de 3M. Vous pouvez signaler un problème oralement ou par écrit à

• Votre hiérarchie. Vous pouvez vous adresser à votre supérieur hiérarchique direct ou à un niveau plus élevé de votre direction, si vous préférez. Puisque votre hiérarchie est la plus proche du problème, ce peut être le meilleur interlocuteur pour le résoudre rapidement.

• Le Département Juridique.

• 3M-ethics.com. Ce site est géré par un fournisseur externe, EthicsPoint. Il s’agit d’un prestataire de services professionnel indépendant engagé par 3M pour aider à traiter les questions ou les inquiétudes relatives à l'éthique professionnelle. Sur ce site, vous pouvez faire part de vos préoccupations relatives aux Règles sur les contrôles internes et la comptabilité en remplissant un formulaire en ligne ou en appelant gratuitement leur service d’assistance. EthicsPoint vous propose un service confidentiel et anonyme 24 heures sur 24, et peut même vous accueillir dans plusieurs langues.

• Compliance and Business Conduct 220-11-W-09, 3M Center 3M Company Saint Paul, MN 55144-1000 Téléphone : 1-651-736-6007, (3M Triminet) 736-6007

Si vous signalez un problème relatif à la Règle relative au harcèlement, vous pouvez également vous adresser à votre responsable des Ressources Humaines ou à une personne de niveau plus élevé dans l'organisation des Ressources Humaines de 3M. Si vous signalez un problème concernant la comptabilité, les documents financiers ou les contrôles internes ou relatif à la vérification des comptes, vous pouvez également vous adresser à : Audit Interne : General Auditor 3M Corporate Auditing Department 224-06-N-11, 3M Center Saint Paul, MN 55144-1000 Téléphone : 651-733-3252, (3M Triminet) 733-3252


Que faire si vous souhaitez rester anonyme Demandez-vous d’abord si vous êtes à l’aise pour signaler un problème directement au sein de 3M, comme par exemple à votre supérieur hiérarchique ou à quelqu’un d’autre dans votre service. 3M a observé que les préoccupations internes peuvent être généralement résolues de façon plus rapide et plus satisfaisante lorsqu’elles sont signalées auprès de services internes comme celui de la direction ou des ressources humaines. Si cela vous gène, si vous ne connaissez pas la personne à qui vous adresser ou si vous estimez que votre préoccupation n'a pas reçu toute l'attention méritée, vous pouvez la soumettre de façon anonyme (sauf si la loi de votre pays ne vous y autorise pas) au moyen d’une des options suivantes :

• Vous pouvez aller sur 3M-ethics.com pour toute interrogation relative aux Règles de contrôles internes et de comptabilité. EthicsPoint ne recherche pas l’origine des appels ni n’utilise l’affichage du numéro. En outre, EthicsPoint ne génère ni ne conserve des journaux de connexions internes contenant les adresses IP (Internet Protocol). Ainsi aucune information reliant votre ordinateur à EthicsPoint n’est disponible. Les rapports de votre ordinateur passe par un portail Internet sécurisé, qui ne recherche ni n’affiche le nom des utilisateurs saisi à l’écran. Enfin, EthicsPoint supprime les adresses Internet pour garantir l'anonymat à l'intérieur de son système. EthicsPoint n’utilise pas les informations reçues à d’autres fins que de les transmettre à 3M pour une prise en charge appropriée.

À la fin de votre appel téléphonique ou de l'envoi de votre formulaire, EthicsPoint vous fournit un code de rapport et vous demande de créer un mot de passe. Il vous sera ensuite demandé de contacter par téléphone le service d'assistance de l'éthique professionnelle 3M, géré par EthicsPoint, ou de visiter le site web d'EthicsPoint deux ou trois jours ouvrés après votre rapport initial. Vous pourrez alors surveillez l’évolution de votre rapport et savoir si des informations supplémentaires sont requises pour le bon traitement de votre dossier.

• Vous pouvez adresser une lettre par courrier électronique au Directeur de l’Éthique Professionnelle et de la Conformité, à l’adresse ci-dessus.

Si vous choisissez de vous identifier lorsque vous signalez un problème, 3M s'efforcera de préserver la confidentialité de votre identité pendant l'enquête.

Comment 3M répondra à un rapport

Si nécessaire, 3M ouvrira une enquête appropriée avec des ressources internes ou externes expertes dans la conduite d’enquêtes. Les informations de votre rapport sont partagées entre les membres appropriés participant à l’enquête rapide et discrète dont fait l'objet le problème. A l’issue de l’enquête, les conclusions vous en sont communiquées.


Si vous estimez que votre préoccupation n'a pas reçu toute l'attention méritée, veuillez la soumettre à une autre des instances énumérées dans la section Comment signaler un possible manquement à ces Règles.

3M interdit les représailles contre toute personne qui signale un problème relatif à l’éthique professionnelle ou coopère à une enquête de l’entreprise. Les plaintes déposées de bonne foi ne vous exposent à aucune sanction, que les faits sous-jacents soient ou non avérés ou qu’ils se traduisent ou non par une action corrective. Si vous estimez avoir fait l'objet de représailles de quelque sorte que ce soit, veuillez le signaler pour que 3M puisse ouvrir une enquête.


Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle

Respecter les lois et les Règles d’Ethique Professionnelle dans les activités commerciales

Le cœur du programme d’éthique professionnelle de 3M est le suivant: Toutes nos

activités commerciales internationales, dans tous leurs aspects, s’effectuent de manière

conforme à la loi et à l’éthique. Les règles qui suivent décrivent les exigences requises de

tous les salariés et des autres personnes qui agissent au nom de 3M pour se conformer, à

tout moment, aux lois et règles de 3M. Cette section fournit également quelques

directives en vue de prendre des décisions conformes à l’éthique, pour les situations dans

lesquelles ni la loi ni la règle ne vous indique exactement ce que vous devez faire.

Le cadre dans lequel le programme de conformité à la loi et à l’éthique de 3M est établi,

s’appuie sur deux règles:

Règle de Conformité

Directives en matière d’Ethique Professionnelle


Règle de Conformité Champ d’application

Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant pour le compte de 3M, en ce compris les fournisseurs et les autres sociétés tierces. Cette règle s’applique partout où les activités de 3M se déroulent, ainsi que lors des évènements sponsorisés par 3M.

Introduction

(aucun)

Enoncé de la Règle

Sanctions en cas de manquements 3M est mondialement reconnue comme étant une entreprise éthique et respectueuse des lois. Bien que l’entreprise opère commercialement dans plus de 60 pays, 3M ne possède qu’un seul ensemble de règles relatives à l’éthique professionnelle, qui s'appliquent dans le monde entier. Ces règles universelles constituent le cadre de la pratique des activités commerciales faites comme il se doit – d’un point de vue juridique et éthique – partout où 3M fait des affaires. 3M exige que ses collaborateurs et les autres personnes qui agissent au nom de 3M se conforment à toutes les lois et règles relatives à l’éthique professionnelle de 3M. En tant qu’entreprise multinationale, 3M est assujettie simultanément à un grand nombre de lois et réglementations différentes. En plus de la nécessité de vous conformer aux Règles relatives à l’Ethique Professionnelle de 3M concernant les activités commerciales de 3M, vous devez respecter toutes les lois applicables où que vous viviez ou travailliez.

Compléments d’informations

Les salariés qui enfreignent une loi ou un Règle relative à l’Ethique Professionnelle de 3M concernant les activités commerciales peuvent être sujets à des sanctions disciplinaires appropriées, qui peuvent aller jusqu’au licenciement, dans le cadre des lois qui les réglementent. Peuvent également être sujets à des sanctions disciplinaires les salariés qui:

Ne cherchent pas de conseil juridique auprès du Département Juridique.

Ne respectent pas l’avis du Département Juridique de 3M.

Exercent des mesures de rétorsion contre toute personne ayant

signalé un possible manquement. La réponse apportée par 3M aux manquements ou actions contraires à ces Règles dépendra des circonstances propres à chaque cas et chaque situation.


Les salariés et les personnes agissant au nom de 3M qui enfreignent une règle de 3M peuvent également contrevenir à une loi qui pourrait les exposer eux-mêmes, ainsi que 3M, à des sanctions pénales, pouvant aller jusqu’à l’emprisonnement, et à des dommages-intérêts en vertu des lois applicables.


Directives en matière d’Ethique Professionnelle Champ d’application


Introduction

(aucun)


Un comportement éthique nécessite le plus souvent davantage qu’un simple respect de la loi. D’ailleurs, la loi ne régit pas toutes les activités commerciales. Et lorsque des réglementations sont applicables, elles ne font qu’imposer un standard minimum souvent bien en deçà des exigences de 3M. Lorsque vous êtes confronté à de telles situations, vous devez prendre une bonne décision, d’un point de vue éthique, ce qui donnera une bonne image de vous et de 3M. Cette section contient des conseils qui vous aideront à agir de cette façon.


Les standards plus élevés de 3M Les Règles relatives à l’Ethique Professionnelles de 3M fournissent des conseils pour un grand nombre de situations, mais ce guide ne peut pas couvrir chaque question à laquelle vous pouvez être confronté à l’occasion de l’exercice des activités commerciales de 3M. Dans de telles hypothèses, vos actes doivent être guidés par nos valeurs fondamentales d'absolues intégrité et honnêteté. Ces valeurs incluent le respect de la parole donnée, l’équité, le respect et la considération d’autrui, et la responsabilité personnelle. La prise de décision de manière conforme à l’éthique nécessite d’évaluer et de prendre en compte des comportements différents par application de ces exigences de l’entreprise:

Faire preuve d’une honnêteté et d’une intégrité exemplaires dans toutes vos activités au sein de 3M et vos relations professionnelles.

Éviter tous les conflits d'intérêts entre le travail et la vie

personnelle.

Respecter la dignité et la valeur de toutes les personnes.

Encourager l'initiative individuelle et l'innovation dans une atmosphère de flexibilité, de coopération et de confiance.

Promouvoir une culture où le respect de la parole donnée, l’équité,


le respect d’autrui et la responsabilité personnelle sont considérés, encouragés et reconnus.

Créer un lieu de travail sûr.

Protéger l'environnement.

Prendre des décisions conformes à l’éthique Vous devez pouvoir répondre « oui » aux questions suivantes avant de prendre des décisions au nom de 3M.

Ma décision est-elle conforme aux valeurs sociales de 3M en matière d'honnêteté et d'intégrité absolues?

Mon action peut-elle résister à un examen public minutieux?

Mon action protége-t-elle la réputation de 3M en tant qu’entreprise

éthique? Si vous ne pouvez pas répondre « oui » à ces trois questions, mais croyez toujours que l'action envisagée est conforme à la loi et à l’éthique, discutez de votre action avec votre supérieur hiérarchique, la Direction ou avec le Département Juridique afin de vous assurer que la mise en œuvre de cette action sera conforme aux intérêts de 3M et aux vôtres.


Protection de la réputation et du patrimoine de 3M

La réputation de 3M se gagne chaque jour – sur tous nos sites et par tous nos employés.

Notre réputation est le résultat de produits ayant des caractéristiques conformes à celles

que nous annonçons, du respect de nos engagements envers nos clients et du respect des

normes les plus élevées en matière d'intégrité financière et commerciale. Le public doit

avoir confiance dans l’exactitude et dans le caractère exhaustif de la comptabilité de 3M

et de ses systèmes comptables et financiers. Dans le même temps, nous devons protéger

le patrimoine de 3M (actifs mobiliers et immobiliers, biens d’équipement, marques

déposées, propriété intellectuelle et industrielle, dossiers électroniques et informations

confidentielles. Nous ne pouvons pas permettre que notre gestion scrupuleuse et

responsable de notre patrimoine, pour sa préservation, puisse être influencée par des

intérêts personnels, familiaux ou par d'autres intérêts extérieurs.

Nos règles relatives à la protection de la réputation et du patrimoine de 3M incluent:

Cadeaux d’affaires

Conflit d'intérêts

Outils informatiques et électroniques

à la sécurité et à la confidentialité de l’information

Contrôles internes, comptabilité, conservation des documents et systèmes d’audit

Opérations boursières et délits d’initiés


Règle relative aux cadeaux d’affaires Champ d’application


Introduction

(aucun)


Les termes « cadeaux d’affaires » mentionnés dans cette règle comprennent les divertissements d’affaires, aussi bien que les cadeaux. Offrir des cadeaux d’affaires est une manière habituelle de renforcer les relations entre entreprises et, sous réserve de quelques restrictions, est une pratique commerciale licite. Les salariés de 3M peuvent offrir et recevoir des cadeaux d’affaires appropriés, licites dans le cadre de l’exercice de leur pratique professionnelle au sein de 3M avec des clients et des tiers ne faisant pas partie de l’administration, à condition que la valeur de ces cadeaux soit d’un montant raisonnable et sous réserve qu’ils ne soient pas donnés ou reçus avec l'intention d'influencer la prise de décision du destinataire. Tous les cadeaux faits aux employés du gouvernement fédéral aux États-Unis sont interdits. Des lois locales partout dans le monde limitent strictement les cadeaux faits à des fonctionnaires. Ceux-ci peuvent constituer des infractions pénales, qu’ils soient payés avec des fonds de 3M ou avec des fonds personnels. Alors même que des cadeaux d’affaires seraient licites, les salariés ne peuvent pas en offrir ou en recevoir si le faire revenait à enfreindre cette règle. Tous les cadeaux d’affaires donnés ou reçus par un collaborateur de 3M doivent être raisonnables dans leur montant, leur quantité et leur fréquence. N’acceptez jamais de recevoir ou d’offrir des cadeaux sous forme d'argent liquide ou en équivalent, tels que des chèques-cadeaux. N’acceptez jamais de recevoir un cadeau qui pourrait être considéré comme un cadeau somptuaire.


Ce que cela signifie

Aucun collaborateur de 3M ne peut offrir ou recevoir un cadeau en infraction à la loi, aux règlements, accords et usages du marché.

Vous devez vous assurer que tout cadeau d’affaires est raisonnable

dans son montant, sa quantité et sa fréquence et que le cadeau peut résister à un examen minutieux du public sans nuire à la réputation de 3M.


Les produits de 3M destinés aux consommateurs sont généralement des

cadeaux appropriés, de même que les articles promotionnels clairement marqués 3M.

Vous devez enregistrer correctement tout cadeau d’affaires dans les

comptes de votre unité opérationnelle et vérifier qu'il est conforme à toutes les règles de votre unité opérationnelle.

En décidant s’il convient ou non de donner ou de recevoir un cadeau

d’affaires, vous devez prendre en compte les éléments suivants: sa valeur par rapport aux pratiques et usages habituels dans votre secteur d’activité et dans votre pays, la somme de cadeaux donnés à ou reçus de ce tiers dans le temps, le caractère approprié du cadeau étant donné votre fonction au sein de 3M, l'impact du cadeau sur le développement positif des relations commerciales avec le destinataire, et la façon dont un tiers pourrait le considérer.

Ces directives s'appliquent même lorsque qu’aucun remboursement

n’est réclamé à l’entreprise.

Si vous avez l’intention d’offrir ou d’accepter un cadeau d’affaires d’un montant supérieur à une valeur symbolique, vous devez en informer votre hiérarchie.

N’offrez jamais de cadeaux d’affaires aux fonctionnaires du

gouvernement des États-Unis. Bien que les fonctionnaires du pouvoir exécutif aux États-Unis puissent légalement accepter quelques cadeaux symboliques, les règles concernant les cadeaux pour les pouvoirs judiciaire et législatif des États-Unis diffèrent de celles pour le pouvoir exécutif et sont parfois plus strictes encore. En raison de ces limitations strictes, les collaborateurs de 3M ne doivent offrir aucun cadeau, quelle qu’en soit la nature, à un tout fonctionnaire du gouvernement des États-Unis, y compris le personnel militaire, les employés d'organismes réglementaires, autorités administratives indépendantes ou à des employés du gouvernement des États-Unis se trouvant en dehors des États-Unis.

Du café, des beignets et des croissants, des boissons non-alcoolisées et

des rafraîchissements similaires, de valeur symbolique, et qui ne font pas partie d'un repas, ne sont pas considérés comme des cadeaux au sens des règles concernant les cadeaux pour les employés du pouvoir exécutif. Par conséquent, ces types de rafraîchissements de faible valeur peuvent être offerts aux employés du pouvoir exécutif. Ne soyez pas choqué s'ils cherchent malgré tout à vous rembourser et, au contraire, acceptez un tel paiement.


Consulter le Département Juridique avant d’offrir des cadeaux

d’affaires aux conseillers, consultants et fonctionnaires de l’administration territoriale et des collectivités locales.

Ce qu’il convient d’éviter

Offrir ou recevoir de l'argent comme cadeau d’affaires.

Offrir des cadeaux, quelle qu’en soit la valeur, à tout employé, fonctionnaire ou représentant gouvernemental, y compris des échantillons de produits qui peuvent être utilisés à des fins personnelles ou des marchandises vendues dans le magasin d’entreprise de 3M.

Offrir ou recevoir des cadeaux qui, par leur montant ou leur fréquence,

ne sont pas conformes aux habitudes et usages du marché.

Offrir un cadeau pour récompenser un employé du gouvernement.

Offrir ou recevoir des cadeaux qui influencent ou donnent l’impression d’influencer une décision commerciale.

Offrir un cadeau si vous savez qu’il enfreindrait une règle applicable au

destinataire lui interdisant de l’accepter. Offrir ou recevoir des cadeaux ressortissant des activités de loisirs, tels que des billets pour un événement sportif, auquel aucun représentant de l’entreprise offrant le cadeau n’accompagnera le destinataire du cadeau.


Règle relative aux conflits d’intérêts Champ d’application


Introduction

(aucun)


C’est la politique de 3M que ses salariés ou que d’autres personnes agissant au nom de 3M puissent être libres de tous conflits d’intérêts qui pourraient influencer défavorablement leur jugement, objectivité ou leur loyauté dans la conduite des affaires de 3M et dans leur mission. L’entreprise reconnaît que ses employés peuvent participer à des activités financières, d’affaires, caritatives, ainsi qu’à d’autres activités, à l’extérieur de leur travail au sein de 3M, mais tout possible conflit d’intérêts provenant de ces activités doivent être divulgués rapidement à la direction.



Demandez l'approbation de votre hiérarchie au sujet d’activités extérieures, d’intérêts financiers ou de relations qui peuvent créer un véritable ou un potentiel conflit d'intérêts. Rappelez-vous que l’autorisation de votre hiérarchie n’est pas permanente, et que vous devez donc tenir votre hiérarchie au courant périodiquement sur ces activités.

Éviter les rapports personnels avec d'autres collaborateurs de 3M

lorsque cette relation peut aboutir à recevoir ou à offrir un avantage injustifié ou un traitement préférentiel en raison de cette relation.

Évitez les actes ou les relations qui pourraient être en conflit ou

sembler être en conflit avec vos responsabilités professionnelles ou les intérêts de 3M.

Même l’apparence d'un conflit d'intérêts peut porter préjudice à un

intérêt important de l’entreprise.

Obtenir les autorisations nécessaires avant d'accepter un poste d’administrateur ou de dirigeant d'une autre entreprise ou entité.

Avant de participer au conseil d’administration d’une organisation

caritative, à but éducatif ou à but non lucratif, vous êtes encouragés à consulter votre management et le département Affaire communautaire de 3M (aux Etats-Unis) ou le responsable des ressources humaines (dans les autres pays). Le département Affaire communautaire


([email protected]) peut vous mettre en contact avec des volontaires comme les « 3M Volunteer Match » ou avec des formations.


Travailler avec une entreprise en dehors de vos responsabilités au sein de 3M qui se trouve en concurrence avec les activités de 3M.

Accepter un cadeau qui ne répond pas à la Règle relative aux cadeaux

d’affaires de 3M.

Avoir un intérêt financier direct ou indirect ou un rapport financier avec un concurrent, fournisseur ou client de 3M, (à l’exception des très faibles participations dans des sociétés cotées sur un marché boursier).

Participer à une décision commerciale de 3M impliquant une entreprise

qui emploie votre conjoint ou un membre de votre famille.

Avoir un deuxième travail pour un employeur qui est un concurrent, un distributeur, un fournisseur ou un client direct ou indirect de 3M.

Avoir un deuxième travail ou une relation de consultant qui affecte

votre capacité à effectuer de manière satisfaisante vos projets chez 3M.

Utiliser les informations non publiques de 3M pour votre gain ou avantage personnels, ou pour le gain ou l'avantage de quelqu’un d’autre, y compris l'achat ou la vente de valeurs mobilières dans une entreprise que 3M désirerait acquérir, céder ou avec laquelle 3M souhaiterait conclure ou résilier des relations commerciales.

Investir dans une opportunité externe dans laquelle 3M possède une

participation, à l’exception des très faibles participations dans des sociétés cotées sur un marché boursier.

Recevoir des réductions à titre personnel ou d'autres avantages de la

part de fournisseurs, de prestataires de services ou de clients qui ne sont pas disponibles pour tous les collaborateurs de 3M.

Recevoir des honoraires à titre personnel pour des services que vous

effectuez et qui sont étroitement liés à votre travail chez 3M. Votre hiérarchie doit approuver l’octroi d’honoraires occasionnels, comme pour une présentation ou un colloque dans une université.

Une relation sentimentale entre des collaborateurs de 3M qui ont un lien hiérarchique direct ou indirect, lorsque la relation peut conduire à la perte


de confiance en l’objectivité du collaborateur en position de supérieur hiérarchique.


Règle relative à l’utilisation des outils informatiques et électroniques Champ d’application


Introduction

(aucun)


Les ressources électroniques de 3M fournissent un grand nombre d'outils grâce auxquels les informations peuvent être transmises à un très grand nombre de personnes, et ce, dans le monde entier. Les ressources électroniques de l’entreprise incluent les ordinateurs, les logiciels et les données informatiques, la messagerie vocale, les téléphones et les divers réseaux internes (par exemple, 3M.com, Internet, 3M Intranet, 3M TV). L'utilisation efficace des ressources électroniques permet la réussite de 3M. 3M exige que les ressources électroniques de l’entreprise ne puissent être utilisées de manière telle qu’elles constitueraient un manquement à la loi ou aux Règles relatives à l’Ethique Professionnelle de 3M.



La Règle relative à l’usage d’ordinateurs de 3M permet une utilisation personnelle si elle est limitée et raisonnable des ressources électroniques de 3M, n'interfère pas avec les activités commerciales normales ni ne nuit à la capacité des collaborateurs de répondre à ce qui est attendu d’eux professionnellement.

En application du droit français relatif à la protection de la vie privée,

le paragraphe suivant s'applique aux salariés du Groupe 3M en France seulement: "Les fichiers personnels doivent être identifiés de manière claire et comporter la mention “personnel” ou “privé” dans leur titre, ou classés dans un répertoire, contenant lui-même la mention “personnel” ou “privé”. Tout fichier ne répondant pas à ces critères sera considéré comme professionnel"

S'abstenir d’utiliser les ressources électroniques de l’entreprise pour

toutes activités politiques ou à des fins politiques.

Ne pas utiliser les ressources électroniques de 3M pour accéder, recevoir, stocker, utiliser ou transmettre des informations qui contreviennent à la Règle relative au harcèlement de 3M ou qui sont, à d’autres égards, inopportunes dans l’environnement de travail de 3M.


Utiliser uniquement les copies correctement autorisées des logiciels informatiques en rapport avec les activités commerciales de 3M. Ne pas copier et ne pas utiliser les logiciels pour lesquels 3M bénéficie d’une licence à moins que la licence accordée à 3M par l'éditeur de logiciel n’en permette la copie ou l'utilisation.

Savoir que l’entreprise se réserve le droit d'accéder et de surveiller les

ordinateurs, les liaisons informatiques, les logiciels et les données des collaborateurs.


Utiliser les ressources électroniques d’une manière qui contrevient à toute loi ou à toute Règle relative à l’Ethique Professionnelle de 3M.

Utiliser les ressources électroniques de 3M à des fins personnelles, en

dehors d’une utilisation limitée et raisonnable, qui n'interfère pas avec les activités normales et vous permet d’accomplir votre travail.

Utiliser les ressources électroniques de 3M pour des campagnes

politiques, la collecte de fonds ou la propagande.

Utiliser les ressources électroniques de manière contraire à un environnement de travail respectueux des personnes ou qui enfreint la Règle relative au harcèlement.


Règle relative à la sécurité et à la confidentialité de l’information Champ d’application

Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant pour le compte de 3M. Cette règle s’applique partout où les activités de 3M se déroulent, ainsi que lors des évènements sponsorisés par 3M.

Introduction

Les informations confidentielles de 3M font partie du patrimoine de l’entreprise. Dans le monde des affaires, on doit régulièrement échanger des informations avec les autres, à l’interne et à l’extérieur de 3M. Il est essentiel de protéger nos idées, notre technologie, nos procédures, nos plans et autres informations afin de gérer notre entreprise, maintenir un avantage concurrentiel et être conforme à certaines obligations juridiques.

La sécurité de l’information comprend la protection des informations confidentielles de 3M et de ses ressources électroniques, de fournir une sécurité matérielle, d’assurer l’accès aux informations en tout temps et d’empêcher la corruption accidentelle ou intentionnelle des informations.

Des exemples d’informations confidentielles de 3M incluent notamment les données financières; les secrets commerciaux; les chiffres de ventes; les informations sur des employés, des clients ou des fournisseurs; les salaires; les régimes d’investissement; les projections de résultats financiers; les essais; les plans d’amélioration des produits; les documents contenant des formules ou des schémas de produits; les dossiers techniques décrivant des inventions; les demandes de brevet d’invention non publiées; les rapports techniques; les méthodes et procédés de fabrication propriétaires; les informations sur les prix et les bénéfices et les informations sur de futurs produits, le marketing, les programmes de publicité ou les changements dans la Direction.

Instruction générale

Les salariés et les personnes agissant au nom de 3M sont responsables de la protection des informations confidentielles de 3M contre des communications non autorisées soit à l’interne ou à l’externe, délibérément ou accidentellement. Les salariés et les personnes agissant au nom de 3M doivent connaître :

• La classification des informations de 3M qu’ils créent ou auxquelles ils ont accès (informations confidentielles de 3M, à usage interne seulement, ou pour l’extérieur)

• Les précautions de sécurité qui s’appliquent aux informations de 3M, et

• Combien de temps il faut garder les informations de 3M, et


comment en disposer par la suite. Tout comme nous nous attendons à ce que les autres respectent les informations confidentielles de notre entreprise, 3M respecte les informations confidentielles des autres. 3M n’utilise que des moyens légaux et éthiques pour recueillir et utiliser des informations commerciales du marché afin de mieux comprendre nos marchés, nos clients et nos concurrents. 3M ne recueillera pas d’informations confidentielles sur une autre partie sans l’autorisation de celle-ci.


Ce que cela signifie pour les informations confidentielles de 3M

• Protéger les informations confidentielles de 3M sans égard au média utilisé (par ex. : papier, fichier électronique, courriel, conversation verbale).

• Protéger les informations confidentielles de 3M tout au long du cycle de vie de l’information – création, stockage, utilisation, transmission, conservation jusqu’à sa destruction.

• Contacter votre conseiller juridique attitré de 3M si vous avez besoin d'aide pour déterminer si des informations sont confidentielles.

• Ne communiquez des informations confidentielles à l'intérieur de 3M qu’aux personnes qui ont besoin d’en connaître.

• Avoir conclu un accord de confidentialité signé avant de communiquer des informations confidentielles à un tiers. Les accords de confidentialité doivent être signés par un directeur général ou un directeur technique, ou d’un niveau plus élevé.

• Porter votre badge d'identification de 3M et s'assurer que les autres personnes présentes dans les installations de 3M portent les badges d'identification appropriés et qu’elles sont autorisées à avoir accès à l’information.

• Conserver toutes les informations de 3M conformément à la Règle relative à la conservation des informations et documents. Si vous avez reçu un avis de conservation, effectuer immédiatement toutes les étapes pour conserver tous les dossiers et fichiers susceptibles d’être pertinents.

• Déclarer dans les plus brefs délais tous accès suspects ou non autorisés aux systèmes ou aux informations de 3M à :

o Votre directeur, o La sécurité industrielle au 651-733-6100 (disponible 24

heures) o TI sécurité et intégrité. Liste des contacts locaux sur la

sécurité de l’information o Le Respect de l’Éthique Professionnelle de 3M au 1-877-

3M-ETHICS aux États-Unis ou 3M-Ethics.com (pour signaler en ligne ou par téléphone partout dans le monde)


o Le directeur de l’éthique et du respect de 3M o Le conseiller juridique attitré de 3M pour l’information

technologique

Ce que cela signifie pour les informations confidentielles des autres

• Puisque nous ne divulguons pas d’informations confidentielles de 3M sans un accord de confidentialité, n’acceptez pas d’informations confidentielles d’un tiers sans un accord de confidentialité signé. Ces accords de confidentialité doivent être signés par un directeur technique ou à un niveau hiérarchique de la direction.

• À moins d’avoir la permission d’un tiers d'utiliser les informations de celui-ci, vous devez vous assurer que vous pouvez répondre « non » à chacune des questions suivantes avant d'utiliser ces informations :

o Les informations sont-elles des informations réellement confidentielles?

o Les informations ont-elles été obtenues de façon illicite ou de manière contraire à l’éthique?

o L’utilisation des informations enfreindrait-elle une règle d’éthique professionnelle?

• Contacter votre conseiller juridique attitré de 3M avant d’engager ou de consulter un expert-conseil ou un mandataire pour obtenir des informations pour le compte de 3M ou si vous avez connaissance d'une communication ou d’une utilisation inappropriées d'informations confidentielles.

• Ne pas interviewer ou engager des salariés ou des consultants d’un concurrent sans avoir préalablement contacté votre conseiller juridique attitré.


• Ne pas parler des informations confidentielles de 3M avec vos amis ou votre famille.

• Ne pas parler des informations confidentielles de 3M lorsque vous pouvez être entendu dans des lieux publics, tels que les ascenseurs, les avions ou les restaurants.

• Laisser des informations confidentielles de 3M sans surveillance sur votre bureau, dans l’entreprise, dans des endroits publics, etc.

• Communiquer des informations confidentielles de 3M à toute personne extérieure à 3M qui n'a pas signé un accord de confidentialité protégeant ces informations, ou à toute personne à l’intérieur de 3M qui n'a pas besoin d’en connaître.

• Divulguer des informations sur un nouveau produit ou service avant que toutes les demandes de brevet nécessaires aient été


effectuées. • Recevoir des informations confidentielles d'un employé concernant

son ancien employeur. • Utiliser des informations confidentielles d’un tiers qui ont été

obtenues de façon illégale ou de manière contraire à l’éthique.


Règle relative aux contrôles internes, à la comptabilité, à la conservation des documents et aux systèmes d’audit Champ d’application


Introduction

(aucun)


La Direction de 3M est responsable de la préparation des états financiers consolidés annuels et trimestriels complets et précis, selon les principes de comptabilité généralement admis et de maintenir une comptabilité idoine respectant les principes et les politiques relatifs aux rapports financiers et des contrôles internes conçus pour assurer la conformité aux normes, aux lois et aux règlements en matière de comptabilité. 3M exige que les salariés et les personnes agissant au nom de 3M soient responsables de l'exactitude, de l’exhaustivité et du respect des délais concernant les informations financières réelles et prospectives ainsi que de la conformité aux contrôles internes de 3M sur les rapports financiers, aux contrôles et procédures de publication de ces informations et aux règles de conservation de documents et des règles de vérification des comptes. Nous nous assurons de la conformité à ces règles via nos auditeurs internes et nos indépendants, ainsi qu’en surveillant l'intégrité de notre direction financière et de nos systèmes de communication.


Ce que cela signifie Contrôles internes

Maintenir et créer des enregistrements et des comptes complets, précis, et en temps et heure pour toutes les opérations commerciales, les capitaux et fonds propres et le passif social.

Si vous cherchez à obtenir l’accord de votre hiérarchie concernant des

dépenses, vous ne devez le faire que pour des buts légitimes et en fournissant tous justificatifs pertinents et précis.

Si vous avez un pouvoir pour approuver des dépenses, vous ne devez

l’exercer uniquement qu’après vous être assuré que la dépense satisfait aux règles de l’entreprise. Prenez au sérieux votre pouvoir d’approbation. Vous pouvez avoir la permission de déléguer votre pouvoir dans certaines circonstances, mais vous conservez alors la responsabilité finale pour l'usage ainsi fait de cette délégation. La


délégation doit s’accompagner d’instructions claires et d’une surveillance continue.

Suivre les procédures de divulgation des informations pour s'assurer

que les informations importantes sont enregistrées, traitées, récapitulées et communiquées aux personnes appropriées à St. Paul faisant partie de la comptabilité et/ou de l’Audit, de sorte que la nécessité de révéler ou non des évènements, des risques et toute autre information importante qui concerne les activités de 3M puisse être correctement évaluée.

Utiliser les outils et ressources de l’entreprise efficacement.

Protéger tous les actifs commerciaux, financiers, informationnels et

autres de l’entreprise.

Demander uniquement le remboursement des frais engagés dans l’intérêt de 3M.

Rapport financier

Dans toutes formes de communications dont vous savez qu’elles seront utilisées dans des communiqués de presse ou des documents classés ou soumis à la Securities and Exchange Commission (équivalent de l’Autorité des Marchés Financiers) ou à tout autre organisme gouvernemental ou toute autorité administrative indépendante de régulation, fournir des informations financières et autres complètes, justes, précises, opportunes et compréhensibles.

Inscrire les emplois et ressources, le chiffre d’affaires et les dépenses

dans la période de comptabilisation appropriée, en utilisant des provisions si nécessaire.

Conservation des documents

Conserver les compte-rendus, les courriers électroniques et autres documents et dossiers électroniques conformément aux lois en vigueur et à la Règle relative à la conservation des informations et documents, notamment par rapport aux durées de conservation. Lorsque vous êtes au courant d’un contentieux juridique possible, ou avéré, prenez immédiatement toute mesure afin de préserver tous les comptes-rendus et dossiers pertinents et contactez immédiatement le Département Juridique.

Coopération avec les auditeurs internes et externes


Coopérer entièrement et fournir toutes les informations complètes aux auditeurs internes de 3M et aux experts comptables indépendants de 3M.

Processus du Comité d’Audit relatif à la gestion des plaintes concernant la comptabilité ou les audits.

Le comité d’Audit a établi un processus pour la réception, la conservation et le traitement des plaintes concernant la comptabilité, les contrôles internes de comptabilité, les rapports financiers et des questions d’audit, y compris la soumission à titre confidentiel et anonyme de telles plaintes. Vous pouvez faire une telle plainte de façon anonyme en appelant le service d’assistance téléphonique de l’Ethique Professionnelle de 3M (1-800-243-0857 ou 651-737-5295) ou en écrivant à : 3M General Auditor, 3M Corporate Auditing Department, 3M Center 224-06-N-11, St. Paul, MN 55144-1000. Si vous êtes un collaborateur de 3M, vous pouvez laisser un message électronique anonyme sur site Web relatif à l’Ethique Professionnelle pour les Salariés de 3M (http://intranet.mmm.com/businessconduct). Sur ce site, cliquer sur l’icône « Signaler un manquement », lequel ouvre un formulaire électronique que vous pouvez utiliser. Le formulaire vous permet de rester anonyme; toutefois, en choisissant cette option vous ne pourrez pas recevoir de réponse. Vous pouvez en apprendre davantage sur les options de communication de manière anonyme dans la section Et si vous souhaitez rester anonyme de ce guide. Toutes les plaintes seront étudiées et une action corrective appropriée sera mise en place si nécessaire.

3M interdit les représailles contre toute personne qui signale un

problème relatif à l’éthique professionnelle ou coopère à une enquête de l’entreprise.


Utiliser les fonds ou les biens appartenant à 3M à des fins illicites, inopportunes ou contraires à l’éthique.

Un rapport financier qui est en contradiction avec la performance

réelle.

Enregistrements financiers inexacts, tels que des notes de frais de voyages et de séjours exagérés ou des feuilles d’emploi du temps ou des factures erronées.

Manquement aux exigences de 3M relatives à la comptabilisation

du chiffre d’affaires.


Contournement des procédures de contrôle et d'approbation.

Expliquer une dépense effectuée en lui attribuant un objet alors que, en réalité, la dépense est effectuée pour un autre motif.


Règle relative aux transactions boursières et au délit d’initiés Champ d’application


Introduction

(aucun)


3M exige que les salariés et les personnes agissant au nom de 3M ne révèlent pas d’informations significatives non-publiques, ou, tout en ayant connaissance d’informations significatives et non-publiques au sujet de 3M ou d’une autre entreprise, et ni n’achètent ni ne vendent des valeurs mobilières (par exemple, des actions, des obligations ou des options) de 3M ou d’autres entreprises. En outre, les cadres supérieurs dirigeants de 3M doivent strictement se conformer aux règles de la Securities and Exchange Commission (équivalent de l’Autorité des Marchés Financiers) restreignant leur droit de vendre ou d’acheter des actions 3M.



De façon générale, est considérée comme significative toute information qu'un investisseur utiliserait pour décider d’acheter, vendre ou conserver des valeurs mobilières. Ceci inclut:

o Résultats financiers des unités opérationnelles ou de

l’entreprise. o Bénéfice net par action. o Tout changement dans le paiement des dividendes. o Potentielles fusions, acquisitions, cessions ou entreprises

conjointes (joint venture). o Contentieux majeur. o Important développement de produits.

Une information n’est pas publique jusqu'à ce qu’elle soit révélée aux

investisseurs par des services d’informations établis, tels que ceux du Dow Jones News, et qu’un temps suffisant, typiquement 48 heures après la publication des informations, se soit écoulé pour permettre aux informations d'être diffusées sur les marchés financiers.

Les auteurs de manquements à cette règle, ainsi que l’entreprise,

peuvent également être condamnés à des amendes ou sanctions pénales.



Acheter ou vendre des actions ou d'autres valeurs mobilières d’une

entreprise alors que vous êtes en possession d'informations significatives et inconnues du public sur cette entreprise.

Révéler des informations significatives, inconnues du public sur une

entreprise à une autre personne, y compris des membres de la famille, des amis ou des collègues, alors que les informations peuvent être employées par l'autre personne pour réaliser un profit en spéculant sur les valeurs mobilières de cette entreprise.

Recommander ou suggérer qu’une autre personne achète, vende ou conserve les actions ou autres valeurs mobilières d’une entreprise alors que vous possédez des informations significatives et inconnues du public.

Donner accès à des informations significatives et inconnues du public

alors que cet accès n’est pas strictement nécessaire.


Règle en matière de développement durable

Le développement durable, respectueux des individus et de l’environnement constitue

l’une des valeurs fondamentales de 3M. Nous sommes engagés à poursuivre un

développement durable au travers de la protection de l'environnement, la responsabilité

sociale et le progrès économique. Pour nous, le développement durable signifie répondre

aux besoins des clients, des employés et des individus aujourd'hui, tout en assurant que

les ressources seront disponibles pour répondre aux besoins des générations futures. Nous

sommes convaincus que le succès à long terme de l’entreprise passe par des stratégies

d’amélioration constante de nos moyens de lutte contre les problèmes liés à

l’environnement, à la santé et à la sécurité. Nous nous efforçons également d'attirer et de

retenir une main-d'œuvre diverse et compétente dans une entreprise où l'initiative est

récompensée, la vie privée est respectée, la santé et la sécurité des employés sont assurées

et l'innovation est une façon de vivre.

Les règles de 3M relatives au développement durable sont basées sur les politiques

suivantes:

Présentation des produits et publicité

Environnement, santé et sécurité

Harcèlement

Vie privée


Règle relative à la publicité et à la présentation des produits Champ d’application


Introduction

(aucun)


La réputation de 3M, d’entreprise responsable, provient notamment des produits et des services que nous offrons et de la façon dont nous les présentons. 3M exige de présenter sincèrement nos produits, de façon licite et respectueuse des bonnes mœurs, et ce, dans tous les documents de ventes, les publicités, les emballages et les documents promotionnels. Les responsables de chaque unité commerciale de 3M doivent mettre en place un processus pour assurer la vérification appropriée de toute publicité et de toute caractéristique relative à ses produits et services.



Présenter les produits et les services de 3M sincèrement, de façon licite et en respectant les bonnes mœurs.

Etayer toute caractéristique des produits par des essais appropriés basés

sur des principes statistiques et scientifiques reconnus.

Appliquer cette règle à toutes les caractéristiques des produits, expresses ou implicites, figurant dans une publicité, laquelle inclut la documentation relative aux produits, les étiquettes, les extraits de publicité, les mentions relatives à l’environnement, les enquêtes de satisfaction clients et les certificats, le matériel promotionnel, les fiches techniques, les notices d’utilisation et d'entretien, les films vidéo, les sites Internet et autres.

Suivre les procédures mises en place par le Département Juridique de

3M pour la révision et l'approbation des publicités. Le plus souvent, ces procédures nécessiteront l'approbation écrite de la part du marketing, du laboratoire, du service technique, des affaires réglementaires, de la qualité, des affaires médicales et de la toxicologie, suivis de celle du Département Juridique.


La publicité ou les mentions ne respectant pas les valeurs sociales de


3M.

Les actes ou pratiques de nature à induire en erreur ou à tromper et autres méthodes de concurrence déloyale.

Les engagements verbaux faux ou trompeurs sur les produits ou

services de 3M.

La comparaison mensongère ou trompeuse de produits ou de services.

Déprécier un concurrent, ses produits ou services.

Attribuer des qualités à des produits ou des services sans données justificatives.

Présenter exagérément ou de façon trompeuse la qualité ou l'efficacité

d'un produit ou d'un service. Faire passer ses produits ou services pour ceux d’un autre, comme copier ou contrefaire l'emballage ou les marques déposées d'un concurrent.


Règles relatives à sécurité, la santé et à l’environnement Champ d’application


Introduction

(aucun)


3M s’engage à poursuivre des objectifs environnementaux, de santé et de sécurité (EHS) élevés pour ses produits et ses processus, et à maintenir un lieu de travail sûr et sain. 3M impose de fournir à tous un lieu de travail sûr et salubre, et de réduire au minimum l'impact de nos produits et de nos processus de fabrication sur l'environnement. Les collaborateurs et toute autre personne agissant au nom de 3M se doivent de connaître et de se conformer à toutes les lois et règlements applicables en matière d'EHS, aussi bien qu'aux règles, normes et directives de 3M. La Direction de 3M a pour mission et responsabilité de s'assurer que les collaborateurs et que toute personne agissant au nom de 3M soient correctement formés à ces lois et règles. Le personnel travaillant dans les départements EHS concernant les produits, les opérations et la sécurité est disponible pour venir en assistance dans ce domaine.



Se conformer aux lois et règlements applicables en matière d’EHS, ainsi qu’aux règles EHS de 3M.

Utiliser les processus d'introduction de nouveaux produits 3M pour

garantir que leurs conceptions sont sûres et respectueuses de l’environnement.

Incorporer les problématiques liées à la sécurité et la santé dans vos

décisions commerciales quotidiennes.

Utiliser et entretenir les équipements, installations et processus de façon sûre.

Participer aux programmes de formation afin de contrôler les risques

liés à la santé et la sécurité, à la fois au travail et au repos.

Discuter avec votre hiérarchie et vos collègues au sujet des conditions de travail perçues comme peu sûres ou dangereuses et, le cas échéant, mettre fin à toute opération qui fonctionnerait dans des conditions peu


sûres.

Répondre aux problèmes d’environnement, de santé ou de sécurité soulevés par des collègues, des clients ou des voisins associés à nos opérations ou produits.

Prévenir la pollution à la source là où cela est possible et lorsque cela

est possible.

Développer des produits qui auront un impact minimum sur l'environnement.

Conserver les ressources naturelles en utilisant les méthodes

appropriées de récupération et de recyclage.

Travailler pour optimiser la consommation d’énergie dans les opérations existantes ainsi que dans les nouveaux équipements et installations.


Ne pas se conformer aux règles en matière d’environnement, de santé ou de sécurité et aux règles de 3M.

Ne pas faire état de dangers pour l’environnement ou d’accidents.

Ne pas saisir une occasion de prévenir une pollution et de réduire la

production de déchets.

Ne pas saisir une occasion d'améliorer l'efficacité énergétique.

Activités et conditions de travail peu sûres.

Des fournisseurs, fabricants et prestataires de service extérieurs qui ne partagent pas les valeurs environnementales, de santé et de sécurité de 3M.


Règle relative au harcèlement Champ d’application


Introduction

(aucun)


3M garantit à ses collaborateurs et aux autres personnes agissant au nom de 3M un droit à un traitement respectueux sur le lieu de travail de 3M. Être respecté signifie être traité de façon honnête et professionnelle, avec une mise en valeur des talents et des qualités propres à chacun. Un lieu de travail respectueux réclame davantage qu’une simple conformité à la loi. Cela signifie un environnement de travail exempt de comportement inapproprié de toutes sortes et de harcèlement en raison de l'âge, du handicap, du statut marital, de la race ou de la couleur, de l'origine nationale, de la religion, du sexe, l'orientation sexuelle ou identité sexuelle. Cette règle s’applique à tous les collaborateurs de 3M dans le monde et à toute autre personne ayant des relations commerciales avec 3M. En tant que règle à vocation internationale, elle s'applique dans tous les lieux et toutes les situations où des activités commerciales sont effectuées par 3M et à tous les événements sociaux commandités par l’entreprise.


Ce que cela signifie Un lieu de travail respectueux 3M s’engage à créer un lieu de travail dans lequel la dignité de chaque personne est respectée. Chacun de nous doit comprendre que des problèmes de harcèlement et de comportement inapproprié ne sont pas tolérés chez 3M. Harcèlement Le harcèlement est un comportement inapproprié envers une personne en raison de son âge, handicap, statut marital, origine nationale, race ou de sa couleur, sa religion, du sexe, l'orientation sexuelle ou identité sexuelle, lorsque ce comportement crée un environnement professionnel intimidant, hostile ou blessant qui:

Cause une diminution de la performance du travail; ou

Affecte les promotions ou la mobilité interne.


Le harcèlement est prohibé par la loi aux États-Unis et dans un grand nombre de pays, dont la France. Des exemples de harcèlement qui constituent un manquement à la loi et aux présentes règles incluent :

Communications orales ou écrites qui contiennent des injures, plaisanteries, insultes, stéréotypes négatifs, ou menaces. Ceci inclut des commentaires ou des plaisanteries qui sont désagréables ou ciblés envers des personnes ou des groupes, et basés sur l'âge, le handicap, le statut marital, l'origine nationale, la race ou la couleur, la religion, du sexe, l'orientation sexuelle ou identité sexuelle.

Un comportement, tel que regarder de façon insistante, jeter des regards concupiscents et offrir des cadeaux inappropriés.

Un comportement tel qu’une agression ou un contact physique non

sollicité.

Des images visuelles, telles que des images, dessins animés, dessins ou gestes péjoratifs ou blessants. De telles images interdites incluent les versions papier et électronique.

Harcèlement sexuel Le harcèlement sexuel est une forme de harcèlement envers des personnes, et basé sur le sexe d'une personne ou un comportement basé sur le sexe. Relève du harcèlement sexuel, le fait pour une personne en position d’autorité de lier une embauche, une promotion, une menace de licenciement ou toute autre condition d'emploi, à une requête ou à une demande de faveurs sexuelles. Comportement inapproprié Notre but est d'avoir un environnement de travail dans lequel nous traitons toutes les personnes de façon respectueuse et professionnelle. Tout comportement non professionnel ou irrespectueux, même s’il n’est pas illégal, interfère avec ce but et ne sera pas toléré. 3M se réserve le droit de répondre à un comportement inapproprié même dans le cas où personne ne s'en serait plaint ou n’aurait pas indiqué qu’elle a été offensée. Les comptes-rendus relatifs à la performance ne peuvent constituer ni du harcèlement ni un comportement inapproprié Un leadership efficace nécessite que les supérieurs hiérarchiques parlent avec les membres de leur équipe au sujet de leur performance


professionnelle. Les supérieurs hiérarchiques doivent être clairs au sujet de la performance de chaque employé et de la façon dont le comportement des employés contribue à la capacité de l’équipe à fournir des résultats conformes aux valeurs de 3M. De telles discussions peuvent être difficiles et elles devraient toujours être menées de façon professionnelle et avec respect. Cependant, la critique constructive et les actions de suivi en rapport avec des problèmes de performance ou d'autres questions relatives au lieu et conditions de travail ne constituent ni du harcèlement, ni des mesures de rétorsion.

Chaque collaborateur de 3M a un rôle à jouer pour créer un lieu de travail respectueux:

3M attend de chaque collaborateur un comportement respectueux et professionnel à tout moment, quelle que soit la situation. Souvenez-vous que vos actions vous reflètent, et, potentiellement, reflètent les valeurs de 3M. Soyez sensibles à la façon dont d'autres personnes peuvent percevoir vos actions. Le fait que quelqu'un ne se plaigne pas auprès de vous ne signifie pas qu'il ne condamne pas votre comportement.

Adopter un comportement déplacé qui a pour objet ou pour effet de

harceler les autres ne peut jamais se justifier. Communiquez tout comportement déplacé que vous estimez relever du harcèlement dans le cadre de cette règle.

Soyez ouvert à tout échange constructif en rapport avec des problèmes

de performance. Réalisez que les actions de suivi appropriées concernant des questions professionnelles sont une étape nécessaire dans le suivi de la performance.

Si quelqu'un vous choque, dites à cette personne que cela ne devra pas

se reproduire. Si vous avez offensé quelqu'un, comprenez son point de vue, faites-lui des excuses et veillez à ce que cela ne se reproduise pas.

Si vous êtes au courant d’un comportement qui pourrait violer cette

règle, parlez-en à votre supérieur hiérarchique ou au Département des Ressources Humaines de 3M.


Tout comportement non-professionnel ou irrespectueux, ou qui a pour but ou effet de harceler quelqu’un.

Toutes mesures de rétorsion contre quelqu'un qui signale un problème

ou un possible manquement relativement à cette règle.


Ne pas avoir indiqué respectueusement à quelqu'un que vous avez

trouvé son comportement blessant.

Ne pas signaler des problèmes ou des violations relatifs à cette règle. Comment communiquer une violation La plupart des manquements possibles à cette règle sont signalés aux Ressources Humaines de 3M. Vous pouvez contacter votre responsable des Ressources Humaines local ou une personne hiérarchiquement plus élevée dans l'organisation des Ressources Humaines. Vous pouvez également utiliser toute autre option énumérée dans la section Si vous avez un problème d’éthique professionnelle de ce manuel, si vous le souhaitez. Comment 3M répondra Enquête et réponse Dès lors que vous communiquez une plainte pour harcèlement ou pour comportement déplacé, 3M s’engage à étudier sans délai votre problème. 3M prendra les mesures appropriées pour faire en sorte d'éviter de futures violations. Dans certains cas, 3M peut prendre une mesure disciplinaire (pouvant aller jusqu’au licenciement) contre les personnes qui contreviennent à la règle de 3M contre le harcèlement. 3M informera les parties sur le statut de leurs plaintes. En vue de respecter la vie privée et la confidentialité de toutes les personnes impliquées, 3M pourra ne pas transmettre pas les détails spécifiques des sanctions ou des mesures éventuellement prises. Responsabilité de la direction de 3M Chaque cadre, chef de service et dirigeant de 3M a la responsabilité de s'assurer que 3M offre un cadre de travail exempt de harcèlement et de comportement inapproprié et que les plaintes sont gérées sans délai et efficacement. Avec l'aide des Ressources Humaines, la Direction de 3M doit informer ses organisations de la règle, pour étudier rapidement des allégations de harcèlement, prendre des mesures disciplinaires appropriées, et prendre des mesures pour assurer que les représailles soient interdites. En qualité de superviseur ou de manager, il relève de votre responsabilité de rapporter tout harcèlement ou comportements inappropriés, ou toutes plaintes concernant un harcèlement ou un comportement inapproprié, aux Ressources Humaines.


Les représailles sont interdites Cette règle interdit strictement toute mesure de rétorsion contre un employé ou toute autre personne qui communique un problème concernant le harcèlement ou tout autre comportement inapproprié.


Règle relative au respect de la vie privée Champ d’application


Introduction

(aucun)


3M exige de se conformer à toutes les lois applicables relatives à la protection de la vie privée et des données personnelles. Cet engagement reflète l’importance que nous accordons à obtenir et entretenir la confiance de nos collaborateurs, de nos clients, de nos partenaires et des autres personnes qui partagent leur information à caractère personnel avec nous.


Ce que cela signifie 3M adhérera aux directives suivantes jusqu'au niveau exigé par les lois applicables:

Limitations de la collecte, l'utilisation et de la divulgation d’informations à caractère personnel.

o Notification – 3M informe en temps utile et de façon

appropriée les personnes sur ses pratiques en matière de collecte de données.

o Consentement – 3M réunira, utilisera, révélera et

transmettra les informations à caractère personnel uniquement avec le consentement des personnes concernées, qui peut être exprès ou implicite, selon la sensibilité des informations à caractère personnel, les attentes de ces personnes et les conditions légales.

o Limites des objectifs poursuivis – 3M ne réunira

d’informations à caractère personnel que dans des objectifs spécifiques et limités. Les informations recueillies seront appropriées et proportionnées aux objectifs poursuivis. 3M ne traitera les informations à caractère personnel que dans le strict respect des objectifs pour lesquels elles ont été recueillies à l'origine, à moins que les personnes concernées n’aient ensuite consenti à une utilisation nouvelle des informations les concernant.

o Marketing direct - 3M n'utilisera pas les informations à


caractère personnel pour le marketing direct sans offrir aux personnes figurant dans un fichier la possibilité de ne plus y figurer.

o Transferts aux tiers et à d'autres pays - 3M prendra des

mesures appropriées, par contrat ou autrement, afin d'assurer une protection adéquate aux informations à caractère personnel qui sont révélées à un tiers ou transmises à un autre pays, y compris lors de transferts internes à 3M.

Gestion des informations à caractère personnel.

o Qualité - 3M prendra toute mesure raisonnable pour

s’assurer que les informations à caractère personnel sont adaptées à leur objet, précises, complètes, et, en cas de besoin, tenues à jour.

o Accès - 3M maintiendra des procédures pour offrir aux

personnes l'accès raisonnable aux informations les concernant et, quand cela est approprié, la capacité de corriger ou de supprimer les informations imprécises ou incomplètes.

o Sécurité - 3M prendra toute mesure raisonnable afin de

protéger les informations à caractère personnel contre la perte, l'abus, l'accès ou la révélation non-autorisée, le changement et la destruction.

o Conservation - 3M ne gardera pas les informations à

caractère personnel plus longtemps qu’il n’est nécessaire ou autorisé par la loi.

Responsabilité et application.

o Responsabilité - 3M désignera des personnes au sein de

l’entreprise qui seront responsables de la conformité aux lois et aux règles de 3M.

o Application - 3M établira des contrôles internes pour

vérifier la conformité aux lois et aux règles et procédures de 3M.

o Processus de plainte - 3M mettra en place un processus

équitable pour étudier et résoudre les plaintes et communiquer le processus aux personnes.


Ce qu’il convient d’éviter Ne s'engager dans aucune des pratiques suivantes, sans avoir consulté au préalable le Département Juridique pour vous assurer que votre approche est autorisée par la législation applicable:

Rassembler, en utilisant ou en révélant des informations à caractère personnel sans la connaissance et le consentement des personnes concernées.

Révéler à des tiers des informations à caractère personnel sur des

collaborateurs, des clients et des partenaires de 3M.

Transférer des informations à caractère personnel d'un pays à l'autre, même parmi des filiales de 3M.


Règles relatives au caractère multinational de nos activités

3M est une entreprise internationale, avec des fournisseurs, des clients et des concurrents

dans chacun des pays dans lesquels 3M exerce une activité commerciale. Chaque pays

possède des lois qui régulent la façon dont nous interagissons avec ces différents groupes

lors de nos activités commerciales. Puisque 3M est une entreprise américaine, de

nombreuses lois des États-Unis s'appliquent à nos activités commerciales où qu’elles se

situent. En même temps, 3M doit se conformer aux lois des pays dans lesquels elle

effectue des activités commerciales. Il est extrêmement important que nous nous

conformions à aux lois et règlements applicables à nos activités commerciales

internationales. Vous devez demander conseil au Département Juridique, à chaque fois

que vous n’êtes pas certain de vos obligations dans ces domaines complexes.

Les règles de 3M qui nous aident à effectuer des activités commerciales correctement

partout dans le monde incluent:

Anticorruption

Les règles du droit de la concurrence

Aux imports/exports


Règle relative anticorruption

Champ d’application

Tous les employés de 3M dans le monde, ainsi que toute personne agissant au nom de 3M. Cette politique s’applique où les activités de 3M ont lieu, sans exception, ainsi que lors d’évènements sponsorisés par 3M.

Principes généraux

La politique de 3M consiste à, d’une part, se conformer à toutes les lois anticorruption en vigueur, notamment le U.S. Foreign Corrupt Practices Act et le U.K. Bribery Act, ainsi qu’à toutes les lois applicables des régions dans lesquelles 3M conduit ses affaires, et d’autre part, à tenir des comptes justes et complets de l’ensemble de ses transactions. Les agents, consultants et partenaires commerciaux de 3M exerçant en son nom sont également tenus de se conformer aux mêmes lois et pratiques.

Contexte Certains actes réalisés en faveur de fonctionnaires (tels que définis ci-après), comme les dons de cadeaux et de divertissements, les contributions à des fins politiques, le paiement de frais de voyage ou les paiements de facilitation, peuvent enfreindre les lois anticorruption en vigueur dans le monde. Par ailleurs, la corruption privée est illégale dans de nombreux pays et va à l’encontre de la politique de conduite des affaires de 3M. Dans certaines circonstances, 3M peut être tenu responsable des actes de corruption ou des tentatives de corruption commis par ses partenaires commerciaux (tels que définis ci-après). 3M peut également être tenu responsable des actes et négligences passés commis par une coentreprise ou une entreprise acquise.

Cette politique interdit strictement toute forme de corruption. Elle exige une évaluation obligatoire de l’intégrité des partenaires commerciaux, des autorisations internes et de la tenue des comptes. Elle requiert la conservation de documents dans les principaux domaines à risque, c’est-à-dire les domaines en rapport avec les fonctionnaires et les partenaires commerciaux. Elle impose des audits ainsi qu’une surveillance appropriée des coentreprises et des entreprises visées par une acquisition afin de garantir leur conformité à cette politique, en particulier lorsque l’une de ces entreprises a réalisé des affaires ou a eu des échanges significatifs avec des fonctionnaires.

L’acceptation ou le don de cadeaux, de frais de voyage gratuits et de tout autre avantage de valeur à des tierces parties autres que des fonctionnaires doit se conformer à la politique relative aux cadeaux d’affaires et divertissements.

Afin de clarifier la conformité de 3M avec le U.K. Bribery Act (UKBA), cette politique interdit formellement les paiements de facilitation. Ce sont généralement des paiements irréguliers et de faible montant effectués dans le but d’accélérer l’exécution d’une procédure non-discrétionnaire comme la mise en service de l’électricité ou d’une ligne téléphonique. Selon l’UKBA, les paiements de facilitation sont des actes de corruption. En outre, l’UKBA et cette politique interdisent la corruption de


personnes privées.

Définitions

Le terme « fonctionnaires » désigne : • Les personnes employées, élues ou nommées par l’État • Les partis politiques • Les candidats à un poste politique (en cours de mandat ou non) • Les professionnels de la santé (docteurs, personnel infirmier, dentistes,

directeurs d’hôpitaux, etc.) exerçant dans le cadre d’un programme de soins de santé public ou subventionné par l’État (hôpital universitaire public, programme de soins dentaires subventionné par l’État, etc.)

• Les fonctionnaires dont 3M emploie les services et agissant en qualité de consultants, porte-paroles et conseillers fonctionnaires

• Les fonctionnaires bénéficiant d’une bourse de recherche accordée par 3M • Les employés d’organisations internationales parapubliques ou non

gouvernementales (généralement appelées « ONG ») telles que les Nations Unies, la Croix-Rouge/le Croissant-Rouge, le Fonds monétaire international et la Banque Mondiale

• Les employés d’organismes parapublics et autres entreprises ou organisations entièrement ou partiellement détenus ou contrôlés par l’État

Le terme « partenaire commercial » désigne toute personne ou entité avec laquelle 3M conduit des affaires et comprend notamment les personnes suivantes lorsqu’elles réalisent des affaires avec 3M ou agissent au nom de 3M : • Les distributeurs et revendeurs • Les transformateurs • Les consultants • Les agents commerciaux • Les fournisseurs • Les entrepreneurs indépendants

Le terme « acte de corruption » désigne les offres, autorisations, cadeaux et promesses, directs ou indirects, de donner quelque chose de valeur à un fonctionnaire ou toute autre personne dans le but de conclure une affaire, de conserver un marché ou d’obtenir un avantage indu. Ceci comprend les paiements de facilitation.

Le terme « avantage indu » désigne de manière générale un avantage que l’entreprise n’est pas clairement en droit de recevoir, tel que l'autorisation d’augmenter ses prix ; l’obtention d’un contrat de vente de produits après avoir exercé une influence inappropriée sur la décision de l’entreprise ou de l’institution gouvernementale ; une sélection de produits préférentielle ; l’octroi d’un contrat ou de permis d’exploitation ; une autorisation pour l’utilisation ou l’enregistrement d’un produit ; une décision de justice avantageuse ou le


règlement avantageux d’un litige fiscal. Le U.S. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) interdit la corruption des fonctionnaires, tandis que l’UKBA interdit la corruption publique et privée ainsi que les paiements de facilitation. La politique de 3M interdit toute forme de corruption pour assurer sa conformité aux deux lois. L’UKBA est en vigueur depuis juillet 2011 mais son champ d’application n’est pas encore clairement défini. Il est par conséquent fortement conseillé d’observer les mêmes lois, que les transactions soient réalisées avec des tierces parties publiques ou privées. La politique relative aux cadeaux d’affaires et divertissements de 3M doit également être respectée en toutes circonstances.

Complément d’informations


3M exige de ses employés et partenaires commerciaux le comportement suivant :

• Ne pas commettre d’actes ou de négligences offrant, permettant ou donnant à quiconque un avantage, ou pouvant donner l’impression qu’un avantage a été offert, permis ou donné ;

• Prendre des mesures concrètes afin d’empêcher les personnes menant des affaires directement ou indirectement au nom de 3M avec des fonctionnaires, ou se trouvant dans quelque situation d’affaires que ce soit, de commettre des actes de corruption (en respectant, par exemple, la politique relative aux cadeaux d’affaires et divertissements de 3M) ;

• Toujours respecter d’une part, la procédure d’évaluation obligatoire de l’intégrité des partenaires commerciaux, des autorisations internes et de la tenue des comptes, et d’autre part, les exigences en matière de conservation de documents dans les domaines particulièrement à risque indiqués ci-après et tels que définis dans la rubrique « Anti-Bribery (Mesures anticorruption) » sur le site Intranet « Legal Center (Centre d’informations juridiques) » de 3M ;

• Surveiller soigneusement les activités des coentreprises et des entreprises visées par une acquisition afin d’identifier et de résoudre tout problème de corruption potentiel ;

• Se conformer à toutes les exigences de conservation de documents et aux contrôles financiers pour permettre à 3M de prouver sa conformité aux lois anticorruption ;

• Signaler immédiatement toute infraction suspectée à cette politique par un employé de 3M ou une tierce partie agissant au nom de 3M.

Remarque importante : étant donné que le FCPA interdit formellement la corruption

des fonctionnaires, toute affaire menée avec des fonctionnaires porte des risques spécifiques et nécessite une attention particulière. L’UKBA a une portée plus vaste et interdit également la corruption privée. Ces risques doivent donc eux aussi être contrôlés.


3M surveille ses affaires et mène des audits afin de détecter les risques et activités de corruption potentiels et d’assurer que la tenue des comptes et la conservation des justificatifs sont conformes à cette politique. Principaux domaines à risque En plus des obligations détaillées ci-dessus, 3M exige des audits de contrôle préalables, des autorisations internes de la direction et du service juridique, des rapports financiers et la conservation des documents dans les domaines suivants :

1. Paiement par 3M des frais de voyage d’un fonctionnaire ou d’un partenaire commercial.

2. Cadeaux, divertissements, dons à des organismes caritatifs par 3M, ou par un partenaire commercial au nom de 3M, dont pourrait bénéficier un fonctionnaire ou un membre de sa famille.

3. Rémunération d’un fonctionnaire agissant en tant que porte-parole, conseiller ou consultant.

4. Utilisation d’un partenaire commercial pouvant être amené à entrer en contact avec des fonctionnaires pour le compte de 3M.

5. Collaboration avec un partenaire commercial pouvant être amené à entrer en contact directement ou indirectement avec des fonctionnaires pour le compte de 3M.

6. Contributions financières en faveur d’un fonctionnaire, d’un parti politique, d’un candidat ou d’une organisation politique par 3M ou l’un de ses partenaires commerciaux.

7. Paiements de facilitation. L’UKBA, tout comme la politique de 3M, interdit formellement ces paiements.

Des informations et outils complémentaires sont à la disposition des employés de 3M sur le site Intranet « Legal Center (Centre d’informations juridiques) » de 3M, dans la rubrique « Anti-Bribery (Mesures anticorruption) ». Ce qu’il convient d’éviter

• Donner de l’argent liquide ou un avantage de valeur, directement ou indirectement, à un fonctionnaire ou une entreprise dans le but d’obtenir un avantage commercial malhonnête ou de conserver un marché.

• Accepter de l’argent liquide ou une chose de valeur d’une tierce personne cherchant à faire des affaires avec 3M.

• Autoriser ou mettre à disposition des cadeaux, des divertissements, des frais de déplacement gratuits et des contributions à des fins politiques ou caritatives en faveur d’un fonctionnaire ou d’un partenaire commercial sans mener l’évaluation de contrôle préalable obligatoire ni obtenir les autorisations internes de la direction et du service juridique.

• Conclure un accord de consultance ou de vente qui donnera lieu à des contacts avec des fonctionnaires sans mener l’évaluation de contrôle préalable, sans


obtenir les autorisations internes nécessaires de la direction ou du service juridique, sans conserver les documents conformément à la réglementation de 3M sur la durée de conservation des documents, et sans enregistrer correctement tous les paiements dans les livres comptables de 3M.

• Verser ou autoriser des paiements de facilitation. • Inscrire des renseignements incomplets, faux ou inexacts dans les livres

comptables de 3M.

Ressources disponibles

• Site Intranet « Legal Center (Centre d’informations juridiques) » de 3M, rubrique « Anti-Bribery (Mesures anticorruption) » pour obtenir tous les outils et informations obligatoires sur la conformité

• Normes opérationnelles obligatoires pour les principaux domaines à risque • Diagrammes détaillant le processus opérationnel pour chacun des principaux

domaines à risque • Foire aux questions • Liste de contrôle pour l’évaluation de l’intégrité • Liste des signaux d’alerte • Cours sur la conformité juridique de 3M • Programme de formation PowerPoint • Politique relative aux cadeaux d’affaires et divertissements • www.3M-Ethics.com

Pour tout supplément d’informations

• Votre conseiller juridique 3M attitré ou le directeur juridique de votre division • Le responsable de la conduite des affaires et de la conformité de 3M • Le comité de surveillance des activités politiques de 3M


Règle relative au droit de la concurrence Champ d’application


Introduction

(aucun)


3M exige de s’engager dans une concurrence loyale, conformément au droit national et international de la concurrence. Puisque le droit de la concurrence n’est pas identique d’un pays à un autre, il est important que les collaborateurs de 3M consultent leur Département Juridique à chaque fois que leurs activités commerciales sont susceptibles d’être réglementées par ce droit. Ne pas se conformer à ce droit peut conduire à des sanctions pénales et civiles, à des difficultés commerciales importantes et peut porter atteinte à la réputation de 3M.



La plupart des règles du droit de la concurrence restreignent certaines activités avec des clients et des concurrents de 3M. Contactez le Département Juridique avant de poursuivre tous arrangements commerciaux qui pourraient créer des problèmes en droit de la concurrence, incluant:

o Des accords de vente ou d'achat exclusifs. o Des réductions de prix sélectives. o Offres groupées de marchandises ou services. o Des restrictions faites aux revendeurs. o Des accords de transfert ou de licence de technologies

qui imposent des restrictions sur le donneur de licence ou le bénéficiaire.

o Toutes discussions ou accords commerciaux avec des concurrents.

o Des activités conçues pour acquérir ou conserver une position dominante.

L'application de ces règles est très complexe. Consultez le

Département Juridique, dès que vous commencez à examiner l’un de ces arrangements. Toutes les possibles discussions avec des concurrents doivent être revues au préalable avec le Département Juridique.



Le droit de la concurrence interdit le plus souvent certaines activités, telles que:

Conclure un arrangement ou un accord avec un concurrent dans le but de restreindre le commerce, par exemple, en fixant les prix, en partageant des clients ou des appels d’offres.

Conclure un arrangement ou un accord avec d'autres entreprises

qui empêchent 3M d’avoir des activités commerciales avec une autre entreprise, par exemple, un accord avec d’importants distributeurs de ne pas commercer avec des distributeurs pratiquant une politique particulièrement agressive en matière de prix.

Abuser d’une position dominante en fixant des prix de vente

inférieurs au prix de revient afin de nuire aux concurrents.


Règle relative aux imports/exports

Champ d’application


Instruction générale

C’est la règle de 3M de se conformer aux législations de chaque pays où ils ont des activités commerciales, y compris aux lois d'importation et d'exportation.


Les opérations internationales peuvent être régies par un grand nombre de réglementations nationales. 3M exige de se conformer aux législations de chaque pays où nous avons des activités commerciales, y compris aux lois d'importation, d'exportation et aux règles fiscales, aussi bien qu'avec des lois applicables des États-Unis. Les collaborateurs de 3M et autres personnes agissant au nom de 3M qui voyagent à l’étranger dans un but professionnel doivent se conformer aux lois d'immigration applicables.


Ce que cela signifie Lois générales sur le contrôle du commerce

• Se conformer aux lois applicables de contrôle d'exportation dans les pays où vous avez des activités commerciales.

• Respecter les lois et règlements sur l’import/export de 3M, dans

o L’embargo commercial/règle de sanction des Etats-Unis o L a règle relative à l’embargo commercial de 3M au Canada o La règle relative à la vente de produits et services de 3M, et o La règle relative à la prévention de produits réaffectés

et incite le département du contrôle de l'application des règlements du commerce et le département du développement des affaires internationales de 3M à suivre ces règlements.

• Le Département Import-Export de 3M à St. Paul, après examen du

Département Juridique de 3M à St. Paul, doit évaluer et soumettre toutes déclarations sur le commerce faites avec le gouvernement des Etats-Unis ou toute autre entité gouvernementale locale située aux Etats-Unis. Consulter votre Département Juridique de 3M pour discuter de sujet lié au Département Import-Export de 3M à St. Paul ou au Département Juridique à St. Paul.


Lois sur le contrôle des exportations

• Respecter les règlements sur le contrôle des exportations aux Etats-Unis ainsi que celles de tous les pays dans lesquels vous avez une activité commerciale.

• Consulter le Département Import-Export de 3M à St. Paul et votre

Département Juridique de 3M sur les lois du contrôle des exportations dans votre pays, ainsi qu’aux Etats-Unis, qui peuvent restreindre non seulement l'exportation de marchandises, de technologies, de services, de logiciels, de pièces de rechange et d’équipements à travers les frontières, mais également (i) le transfert de technologies, de services et d’équipements à l’intérieur de votre pays à des personnes qui ne sont pas des citoyens de votre pays, et (ii) la réexportation restreinte à partir de votre pays de produits, de technologies et de services.

• Concernant tout genre de commerce avec ou en lien avec des pays

soumis à des embargos ou autres sanctions commerciales telles que la règle relative à l’embargo commercial de 3M aux Etats-Unis ou celle de 3M au Canada, les entreprises de 3M doivent obtenir au préalable une révision légale et un examen de ses dirigeants avant de commencer toutes activités dans ces pays ou avec les fonctionnaires gouvernementaux/intérêts/citoyens de ces pays.

• Se conformer au plan de contrôle des exportations établi par votre

division, laboratoire, groupe consultatif ou filial.

• Seulement le Département Import-Export de 3M à St. Paul et ceux qu’il désigne sont autorisés par 3M à demander une autorisation du contrôle des exportations au gouvernement des Etats-Unis, y compris les permis de contrôle des exportations et l’autorisation des réexportations. Contacter le Département Import-Export de 3M à St. Paul pour tous vos besoins ou questions.

• Si vous avez reçu un permis d’exportation, travailler avec le

Département Import-Export de 3M pour élaborer un plan de contrôle efficace pour répondre aux permis de restrictions et aux conditions.

Importation, pays d’origine et lois de correction

• Respecter les douanes du pays local et des Etats-Unis ainsi que les lois et règlements sur l’importation, y compris ceux qui exigent d’avoir une documentation exacte, les marquages du pays d’origine, la classification des produits et des déclarations


d’évaluation appropriées, y compris ceux qui n’ont pas de valeurs monétaires (tels que l’outillage et les composants).

• Chercher les conseils et l’aide de votre directeur des importations

locales ou du Département Import-Export de 3M à St. Paul lorsque vous participez à des programmes spéciaux de réduction de droits, tels que ceux que l’on retrouve dans les accords de libre-échange (ALENA, CAFTA, etc.), les entrepôts de stockage, les importations temporaires sous douane, les livres d’obligations, les remboursements de douane, etc.

• Envoyer toutes vos correspondances aux autorités douanières

locales en passant par votre directeur des importations locales de 3M ou le Département Import-Export de 3M à St. Paul.

Lois anti-boycottage

• Ne jamais participer à des pratiques de restrictions commerciales ou boycottage interdits aux Etats-Unis ou par les lois locales. Une « demande illégale de boycottage » selon la loi aux Etats-Unis est toute demande provenant d’un tiers pour prendre n’importe quelle des actions suivantes contre un pays ami des Etats-Unis, y compris mais pas limité à Israël :

o refuser de faire des affaires en Israël ou avec ce pays, ou

avec d’autres personnes ou entités faisant des affaires avec Israël ou dans ce pays, ou d’autres pays amis avec les Etats-Unis;

o Fournir des informations sur les relations d’affaires en Israël

ou avec ce pays;

o Faire de la discrimination contre une personne en se basant sur la race, la religion, le sexe, l’origine nationale sauf dans des cas où l’information est validée par des documents gouvernementaux tel qu’un visa; ou

o Produire des documents tels que des contrats, des lettres de

crédit, des garanties contenant des demandes de boycottage illégal (telles que l’interdiction de produits provenant d’Israël, la livraison de produits passant par Israël, des négociations d’affaires avec Israël, etc.).

• Se conformer aux régulations de boycottage des Etats-Unis, toutes

demandes de boycottage reçu chez 3M doivent être immédiatement déclarées à votre coordonnateur du contrôle des exportations et


d’anti-boycottage local ou au Département Import-Export de 3M à St. Paul.


• Fournir des certifications ou des représentations du pays d’origine d’un produit sans avoir préalablement l’autorisation écrite du Département Import-Export de 3M.

• Transférer tous produits d’exportations contrôlées, de technologies

ou de services sans avoir l’autorisation d’exportation nécessaire.

• Approuver ou fabriquer toutes représentations de contrôle d’exportation aux Etats-Unis, de certifications ou tous autres types d’accord ou documents sans une vérification préalable du Département Import-Export de 3M à St. Paul.

• Fournir des factures ou des documents d’importation incorrects,

incomplets ou non corroborés, y compris ceux liés à la description du produit, sa classification, son évaluation, son pays d’origine ou sa quantité.

• Finaliser des certifications d’accord de libre-échange d’un pays

d’origine sans la documentation appropriée et une analyse complète.

• Ne pas déclarer les amendements à la déclaration des douanes afin

d’ajuster le prix, les paiements indirects ou la réception des crédits.

• Stocker la technologie du contrôle des exportations sur des bases de données électroniques ou dans des endroits qui n’ont pas de contrôles d’accès.

Informations connexes

• Département Juridique de 3M (cliquer sur « Les transactions internationales »)

• Manuel de conformité sur l’anti-boycottage de 3M • Département Import-Export de 3M • Formation de sensibilisation sur le pays d’origine

o Cours de conformité « Introduction aux contrôles d’exportation des Etats-Unis »

o Cours de conformité « Contrôles d’exportation des Etats-Unis avancé »

• Division des coordonnateurs du pays d’origine et liaisons du marketing du produit

• Liste des coordonnateurs du contrôle des exportations et du boycottage des entreprises internationales de 3M


• Votre conseiller juridique 3M attitré ou directeur juridique dans votre secteur 3M

• Le département central du contrôle de l’application des règlements de 3M

• Bureau juridique général de l’avocat de 3M spécialisé dans l’exportation (OGC)

• Avocat de 3M spécialisé dans l’importation OGC • Avocats de 3M désignés pour réviser les questions de l’embargo

américain • Directeur de la division de la conformité technologique (conformité

d’exportation) • « Pays d’origine » cours de formation pour les représentants au

service à la clientèle de 3M


Règle relative aux relations avec les gouvernements

Beaucoup d'unités opérationnelles de 3M effectuent des opérations commerciales avec les

administrations et organismes gouvernementaux. Ceci peut inclure des négociations

commerciales, aux Etats-Unis, avec les autorités fédérales, les autorités de l’état ou

locales, ou avec les adjudicataires de marchés publics ou, en dehors des Etats-Unis, avec

les administrations nationales, centrales ou locales, avec les collectivités territoriales ou

locales, ou les adjudicataires de marchés publics. Une réglementation nombreuse et

complexe s’applique dans de telles situations. 3M s’engage à être une entreprise

responsable opérant dans le monde entier avec une intégrité absolue dans tous ses

rapports avec les administrations nationales, centrales, locales, avec les collectivités

territoriales et locales, et leurs adjudicataires de marchés publics. Avant de commencer à

travailler avec ces entités, les personnes qui agissent au nom de 3M doivent comprendre

les règles qui s'appliquent au travail et à l’interaction avec des gouvernements et des

fonctionnaires gouvernementaux.

Les règles de 3M qui détaillent les manières dont nous opérons avec des administrations

sont récapitulées dans cette section:

Effectuer des opérations commerciales avec des organismes publics et des

adjudicataires de marchés publics

Engager d'anciens et d’actuels fonctionnaires et consultants de l’administration

Lobbying

Activités politiques


Règle relative aux relations d’affaires avec les administrations et adjudicataires de l’Etat Champ d’application


Introduction

(aucun)


Lors de nos rapports avec l’administration, 3M impose de se conformer à toutes les lois et réglementations applicables. Aux États-Unis, la brochure intitulée Règle d’éthique professionnelle applicable aux marchés publics et à la sous-traitance des États-Unis fournit des directives aux collaborateurs de 3M impliqués dans des rapports commerciaux avec des organismes et autorités des États-Unis et de leurs adjudicataires de marchés publics. Si vous avez l’intention d’établir des relations commerciales ou contractuelles avec l’administration aux Etats-Unis, demandez une copie de cette brochure auprès du Département Juridique.


Ce que cela signifie 3M exige que :

• Ses employés ne s’adonnent pas à des actes ou omissions qui offrent, autorisent ou donnent un pot-de-vin à un fonctionnaire gouvernemental, ou donnent l’impression qu’un pot-de-vin a été offert, autorisé ou donné;

• Ses employés prennent des mesures positives pour empêcher ceux qui font des affaires directement ou indirectement avec un fonctionnaire gouvernemental agissant pour le compte de 3M de s’adonner à des pots-de-vin;

• Ses employés respectent l’obligation de diligence raisonnable, les autorisations internes, les rapports financiers et les obligations de garder les documents dans les six secteurs clés listés ci-dessous et entièrement énoncés sous le thème « Anticorruption » au Département Juridique de 3M.

• Ses employés examinent soigneusement les activités de certaines acquisitions visées et de partenaires d’une coentreprise pour identifier et prévoir des questions de corruption possibles;

• Ses employés rapportent dans les plus brefs délais à 3M n’importe quelles infractions apparentes faites par des employés de 3M ou autres personnes faisant des affaires avec des fonctionnaires gouvernementaux agissant pour le compte


de 3M; et • Son rôle de vérificateur dans les affaires de 3M approprié pour

les activités de corruption possibles et les risques. Six secteurs clés En plus des obligations indiquées ci-haut, 3M demande une diligence raisonnable spécifique, les autorisations internes juridiques et d’affaires, les rapports financiers et les obligations de garder les documents dans les six secteurs clés :

1. Le sponsorship de 3M pour les avantages liés au voyage d’un fonctionnaire gouvernemental

2. Les cadeaux, les divertissements ou les dons de charité à l’égard d’un fonctionnaire gouvernemental

3. L’utilisation de consultants et d’agents attitrés qui peuvent interagir avec les fonctionnaires gouvernementaux pour le compte de 3M

4. Faciliter ou « graisser » les paiements d’un fonctionnaire gouvernemental

5. Des activités avec certains partenaires commerciaux qui peuvent interagir avec des fonctionnaires gouvernementaux directement ou indirectement pour le compte de 3M

6. Des contributions politiques à un fonctionnaire gouvernemental, un parti politique, un candidat ou un organisme politique

Les employés de 3M peuvent obtenir ces normes opérationnelles obligatoires et les outils correspondants sur le site intranet du Département Juridique de 3M, sous le thème « Anticorruption ». Ce qu’il convient d’éviter

• Donner de l’argent directement ou indirectement ou toute autre chose de valeur à un fonctionnaire gouvernemental dans le but d’obtenir ou de conserver des affaires commerciales ou d’obtenir un avantage injustifié.

• Autoriser ou fournir des avantages sur les voyages, des cadeaux, des divertissements ou des contributions politiques en faveur d’un fonctionnaire gouvernemental sans l’évaluation de diligence raisonnable nécessaire et les autorisations internes juridiques et d’affaires de 3M.

• Prendre part à l’accord d’un consultant ou d’un agent attitré qui donnera lieu à des contacts avec des fonctionnaires gouvernementaux sans effectuer une diligence raisonnable, obtenir les autorisations internes juridiques et d’affaires


nécessaires, garder toutes les diligences raisonnables durant huit années et enregistrer correctement tous les paiements dans les livres comptables de 3M.

• Faire du « graissage » ou faciliter les paiements sans obtenir les autorisations internes juridiques et d’affaires nécessaires de 3M.

• Inscrire des renseignements incomplets, faux ou inexacts dans les livres comptables de 3M.


Règle relative à l’embauche d’employés et ou consultants actuellement ou anciennement au service de l’Etat Champ d’application


Introduction

(aucun)


3M exige de se conformer à toutes les lois et réglementations concernant le recrutement et l'emploi d’anciens et actuels fonctionnaires, en tant que salariés ou consultants. Les collaborateurs de 3M doivent obtenir une autorisation préalable pour discuter ou offrir un emploi ou des prestations de conseils à d'anciens ou actuels fonctionnaires. Aux États-Unis, la réglementation applicable dépend du statut des fonctionnaires (actif ou retraité), des fonctions qu'ils ont exercées, de leurs relations commerciales avec 3M quand ils étaient fonctionnaires, et du temps écoulé depuis leur sortie du service actif dans l’administration. Chaque situation doit s’apprécier au cas par cas. Beaucoup d'autres pays possèdent également des réglementations concernant l’embauche, en tant que salariés ou consultants, d’anciens ou actuels fonctionnaires.



Obtenir une autorisation préalable auprès du Département des Ressources Humaines de 3M avant de discuter de la possibilité d’effectuer des prestations de conseils, de la perspective d’un emploi salarié ou de faire des propositions d’embauche à :

o Tout fonctionnaire en activité ou ancien fonctionnaire de

l’administration des Etats-Unis (militaire ou civile) ou à tout membre en activité ou ancien membre du pouvoir législatif au niveau fédéral.

o Tous fonctionnaires de l’état, des collectivités territoriales et

locales ou les membres de leurs familles la plus proche qui pourraient diriger ou influencer (a) le traitement réglementaire ou contractuel de 3M concernant toute affaire en cours, ou (b) l'achat de marchandises ou de services de 3M par l'état ou les collectivités territoriales ou locales, ou (c) l'application des réglementations au niveau local ou régional ou étatique affectant 3M concernant toute affaire en cours.


o Tous fonctionnaires d’état, des collectivités territoriales et locales, ou membres des assemblées délibérantes de ces collectivités (ou les membres de leurs familles la plus proche) qui ne le sont plus actuellement, mais qui ont occupé durant les deux dernières années, des positions dans lesquelles ils auraient pu diriger ou influencer soit l'achat de marchandises ou des services de 3M par l'état ou les collectivités territoriales ou locales ou l'adoption ou l'application de réglementations affectant 3M concernant toute affaire en cours.

Ajourner toutes les discussions relatives à des possibilités de relations

contractuelles concernant des prestations de conseil ou un travail salarié engagées par des fonctionnaires d’état, des collectivités territoriales ou locales, membres des assemblées délibérantes de ces collectivités, tant aux Etats-Unis qu’en dehors des Etats-Unis, en activité ou non, tant qu’il n’aura pas été vérifié que de telles discussions sont licites. o Les anciens fonctionnaires de l’administration de tous pays y

compris les Etats-Unis ou membres des assemblées délibérantes, ou du pouvoir législatif, sont tenus de respecter toutes les lois et réglementations relatives aux conflits d’intérêts applicables à raison de leurs fonctions passées dans l’administration. De manière générale, ceci signifie qu'ils doivent éviter toute participation dans une activité de 3M dans laquelle ils étaient impliqués pendant leur service dans l’administration.

o De nombreux pays en dehors des États-Unis possèdent des

réglementations régissant l’embauche, salariés ou consultants, de fonctionnaires en activité ou non. Le Département Juridique doit être consulté avant de contacter d’anciens ou d’actuels fonctionnaires en ce qui concerne leur embauche comme salariés ou consultants de 3M.


Discussions relatives à des perspectives d’embauche avec des fonctionnaires, en activité ou non, des Etats-Unis ou non, membres des assemblées délibérantes de l’état, des collectivités territoriales et locales, ou des membres de leurs familles la plus proche, qu’elles aient été engagées par vous ou non, sauf à avoir obtenu l’autorisation du Département des Ressources Humaines de 3M, après consultation du Département Juridique.


Règle relative au lobbying et aux groupes de pression Instruction générale Par « lobbying », nous entendons toute forme de communication avec les législateurs et autres représentants publics afin de les aider à construire des politiques publiques relatives aux lois et règlements qui affectent notre activité et nos employés. Si ces communications sont menées et déclarées conformément aux lois en vigueur, le lobbying représente, pour les entreprises telles que 3M, un moyen approprié d'éduquer les législateurs aux intérêts légitimes de 3M et de nos employés. 3M se conforme scrupuleusement à toutes les lois et tous les règlements relatifs au lobbying, qui peuvent varier considérablement dans le monde. 3M Relations publiques est responsable de la coordination du lobbying de 3M et des autres engagements pris avec les gouvernements, quel qu'en soit le niveau ; il doit être toujours informé avant que 3M n'engage une quelconque action de lobbying ou de communication auprès des représentants de l'autorité publique au nom de 3M. Ce que cela signifie

Aux États-Unis, les employés de 3M ou toute autre personne agissant au nom de 3M et prenant contact avec des représentants gouvernementaux officiels ou des employés fédéraux, étatiques ou locaux peut entamer des activités réglementées de lobbying. Par conséquent, afin de garantir le respect par 3M des lois en vigueur relatives à l'enregistrement et la déclaration, tous les employés doivent au préalable consulter le service des Relations publiques de 3M et le conseiller juridique 3M assigné afin de définir si le contact proposé entre dans le cadre du lobbying et s'il nécessite un enregistrement, une déclaration ou une autre action.

Les procédures de déclaration ont été établies dans le cadre des normes

comptables internationales de 3M afin d'aider l'entreprise à se conformer aux lois fédérales, nationales et locales relatives à l'enregistrement et la déclaration d'activités de lobbying et des dépenses qui lui sont liées. Les employés doivent déclarer les dépenses liées au lobbying afin de se conformer à la loi relative au lobbying, aux impôts ainsi qu'aux exigences de déclaration financière.

Les gouvernements sont des clients importants, à tous les niveaux. Dans la plupart des cas, les activités de vente et de marketing ne constituent pas de « lobbying » réglementé, sauf si les communications visent à adopter une législation spécifique ou inciter une action officielle afin d'approuver des contrats spécifiques.

Tout engagement d'un lobbyiste ou d'un consultant en relations publiques extérieur (c'est-à-dire non salarié) doit être au préalable examiné et approuvé par le Vice-président des Relations publiques et doit se faire dans le cadre d'un contrat écrit exigeant du lobbyiste le respect de toutes les lois relatives à l'enregistrement et à la déclaration, ainsi qu'aux Règles d'éthique professionnelle de 3M.


Les employés de 3M ont le droit de faire partie de leur gouvernement en tant qu'individus, et ce pendant leur temps libre. Ils ont également le droit de faire du lobbying auprès des représentants du gouvernement, tant que cet engagement n'interfère pas avec leur activité ni ne perturbe l'exercice de leurs fonctions. À l'exception des activités légales autorisées par les règles relatives aux activités politiques de 3M, les employés ne pourront pas utiliser le nom de l'entreprise, ni utiliser ses ressources (lettre à en-tête, comptes de messagerie électronique, etc.), ni suggérer ou faire croire que leurs activités politiques sont entreprises au nom de 3M ou réalisées avec son soutien.

Ce qu’il convient d’éviter Les conversations avec un représentant ou un employé du gouvernement ayant pour sujet la législation, la réglementation, l'élaboration de politiques ou toute autre action gouvernementale sauf si vous êtes un lobbyiste enregistré ou si votre dossier a été examiné et approuvé au préalable par 3M Relations publiques et votre conseiller juridique assigné.


Règle relative aux activités politiques Champ d’application


Introduction

Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant pour le compte de 3M doivent se conformer aux lois s’appliquant à l’utilisation des biens de l’entreprise à des fins politiques. À l’exception des contributions politiques légitimes autorisées par le Comité de Surveillance d’Action Politique (CSAP) et les activités décrites ci-dessous, 3M n’autorise aucune campagne politique ou activité politique partisane au travail ou dans ses établissements. 3M n’autorise pas non plus l’utilisation de ses biens, y compris les ordinateurs, les téléphones, les courriels ou le temps de travail de l’employé pour des campagnes électorales, de collecte de fonds ou d’activités politiques partisanes. La loi aux Etats-Unis ainsi que la loi dans plusieurs de ses Etats interdit généralement l’utilisation des biens de 3M dans le but d’encourager des candidats ou de s’opposer à ceux-ci ou à des comités politiques. Toutes contributions de 3M (monétaires ou autres biens de 3M) pour des campagnes, partis ou comités politiques sont faites uniquement lorsqu’elles sont permises par la loi et autorisées par le CSAP. Pour faire avancer les intérêts publics et juridiques de 3M, les employés admissibles de 3M et les actionnaires retraités peuvent contribuer volontairement au Comité d’Action Politique de 3M (CAP de 3M). Administré par un comité d’employés de l’entreprise, le CAP de 3M fait des contributions au fédéral des Etats-Unis et à des candidats, des partis et des comités politiques de certains Etats. Le CAP de 3M soutient les candidats républicains, démocrates et indépendants ainsi que les comités politiques. Toutes les contributions du CAP de 3M sont approuvées par le CSAP. 3M n’oblige jamais un employé à participer au CAP de 3M. Les employés de 3M ont le droit de participer individuellement dans le processus politique et de contribuer volontairement afin d’encourager des candidats ou des partis politiques de leur choix hors des heures de travail. 3M encourage la participation d’un employé dans le processus politique, mais ces activités ne doivent d’aucune façon présumer du soutien de 3M. Activités permises Cette règle n’interdit pas ni ne restreint les activités légitimes suivantes ou l’utilisation des biens de 3M :


• Les activités de l’organisme des relations gouvernementales, du CAP de 3M, ou du comité de surveillance d’Action Politique ou ne n’importe quel employé consultant des activités.

• Le CAP de 3M utilise le département d’innovation pour ses clients, les bureaux à Washington, D.C. ou la location d’hôtels suite à l’approbation du conseiller juridique attitré de 3M.

• Les communiqués de 3M sur des questions concernant 3M ou ses employés.

• D’autres activités légitimes ou l’utilisation des biens de 3M qui sont conformes aux règles d’éthique professionnelle de 3M et approuvés préalablement par le Comité Consultatif des Activités Politiques (des Etats-Unis), le vice-président du secteur (à l’extérieur des Etats-Unis) et le conseiller juridique attitré de 3M.

L’administration de 3M peut inviter dans ses établissements des titulaires d’une charge dans le but de faire un discours non partisan à ses employés. Aucun employé de 3M n’est obligé d’assister à de tels événements. 3M n’autorise pas de tels discours durant les 60 jours préalables à la prochaine élection si le titulaire d’une charge est un candidat. Avec le consentement préalable de l’administration de 3M et du conseiller juridique attitré, un candidat (y compris un député titulaire d’une charge) peut être autorisé à contacter personnellement les employés et à distribuer des documents de sa campagne électorale sur la propriété de 3M, seulement si :

• De telles conduites se produisent à l’extérieur des établissements de 3M;

• Le domaine public adapté n’est pas situé trop près de l’établissement de 3M;

• Les affaires de 3M et son accès ne sont pas dérangés; • Aucun employé n’est tenu de communiquer avec le candidat ou de

participer à l’activité; et • Si demandé, un traitement égal est donné aux candidats opposés.

Compléments d’information


• Sauf les exceptions spécifiées, 3M n’autorise pas l’utilisation de ses établissements, ses équipements ou autres biens à des fins de campagnes électorales, collectes de fonds ou autres buts politiques.

• 3M n’autorise pas ses employés à participer à des activités politiques durant les heures de travail.

• Conformément à la loi aux Etats-Unis, certains administrateurs, superviseurs et actionnaires peuvent participer au CAP de 3M.


Aucun employé n’est obligé de participer au CAP de 3M. • Vous pouvez contribuer personnellement de façon monétaire ou

en donnant de votre temps aux candidats ou au parti de votre choix, aussi longtemps que vos actions ne présument pas du soutien de 3M.


• À l’exception des activités permises spécifiées, toutes activités politiques sur la propriété de 3M et toutes participations à des activités politiques durant les heures de travail.

• Produire, copier ou distribuer des documents politiques en utilisant l’équipement et les biens de 3M.

• Utiliser les téléphones, les ordinateurs ou les courriels de 3M à des fins de campagnes électorales ou de collectes de fonds.

• Toutes coercitions d’un employé afin qu’il participe au CAP de 3M ou qu’il fasse une contribution politique.

• Toutes suggestions qu’un don monétaire ou de son temps personnel et privé constitue un soutien de 3M.

• Offenser des collègues de travail en utilisant des messages politiques inappropriés.

Règles d'éthique professionnelle

Documents

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