1 - Sénalia - Migration Messagerie et Collaboration dans le Cloud - Microsoft Office 365 – Synergie Informatique - juillet 2014

Sénalia

Messagerie & collaboration dans le

Cloud avec Microsoft Office 365

Partenaire

Objectifs Un Système d’Information aligné avec la stratégie de développement et d’innovation de Sénalia. Une messagerie accessible 24/24. Une maîtrise de l’environnement informatique avec des nouveaux services de messagerie instantanée. Une gestion de la mobilité optimisée. Solution Microsoft Office 365 Bénéfices Une solution collaborative enrichie et accessible 24/24 et en mobilité Moins de déplacement du fait des web-conférences Plus de réactivité avec la messagerie instantanée

« Une migration progressive vers Microsoft Office 365 pour

répondre à 4 enjeux majeurs chez Sénalia :

Prendre en compte l’environnement technique existant,

Migrer le maximum de données

Respecter l’activité de chaque utilisateur

Miser sur de nouveaux usages collaboratifs

Julien Gaillard, chef de projet messagerie Sénalia

Prestataire de services en

stockage, manutention et

logistique portuaires et

industriels

Groupe Coopératif UNION,

SICA, ROBUST, SC SPR

Siège social et administratif

Chartres

4 sites d’exploitation

60% de la collecte française

de céréales

150 Salariés

logo

2 - Sénalia - Migration Messagerie et Collaboration dans le Cloud - Microsoft Office 365 – Synergie Informatique - juillet 2014

Les points sensibles de cette migration

Augmentation de la bande passante sur certains sites

Accompagnement sur de nouveaux usages

Migration au rythme des utilisateurs et de leur disponibilité

Une relation de confiance Synergie Informatique est prestataire de Sénalia depuis 2007 pour le développement d’applicatifs spécifiques en environnement IBM Domino. En 2011 Alexis Blandin, consultant chez Synergie Informatique a accompagné Sénalia dans sa réflexion autour du Cloud et les enjeux liés à la messagerie, à son administration mais aussi à la nécessaire adaptation du SI aux nouveaux besoins de collaboration et de mobilité. Une prise de conscience L’environnement informatique était inadapté aux besoins et à la stratégie de Sénalia et de plus il favorisait le développement d’un SI fantôme. Une solution évolutive Sénalia a évalué plusieurs solutions Cloud du marché. Etaient en concurrence Microsoft, IBM et Google Apps. Microsoft a été retenu avec sa solution Office 365 pour des raisons pragmatiques : Office 365 est une transposition dans le Cloud des outils Microsoft utilisés par les collaborateurs ce qui favorise l’adoption. Office 365 répond aux usages actuels et favorise de nouvelles pratiques comme les calendriers partagés, la messagerie instantanée entre les 4 sites, les web-conférences. Office 365 présente une roadmap riche et évolutive et les données sont hébergées en Europe. Office 365 permet de maîtriser la migration de la messagerie progressivement, au rythme des services et des utilisateurs et non façon « big bang ».

Les fonctionnalités mise en œuvre Microsoft Exchange Online et Outlook Web Access (OWA) pour les 25 Go de stockage par boite email, l’anti-spam et anti-virus intégré, les tâches et règles d’archivage, le partage de calendriers, l’interface d’administration simple. Microsoft Lync Online pour l’organisation de réunions en ligne, la messagerie instantanée sur pc et téléphones mobiles.

Le pilote : phase clé du projet L’équipe informatique de Sénalia étant réduite, Synergie Informatique a accompagné sur une année leur démarche de migration de la messagerie externalisée Orange vers Microsoft Office 365. Après une phase d’étude (architecture, paramétrages, tests, documentations, transfert de compétences) avec l’administrateur informatique de Sénalia, le pilote a été étendu au service Comptabilité au cours duquel tous les tests de migration, les procédures et la méthodologie d’accompagnement ont été évalués, corrigés et validés. La phase de déploiement a concerné l’ensemble des 150 salariés sur les 4 sites et a été associé à une campagne de formation et d’accompagnement des utilisateurs. La coexistence des messageries Orange et Microsoft Office 365 a été transparente pour les utilisateurs. Le temps gage de réussite Cette migration sur une année a favorisé une appropriation technique et fonctionnelle de la solution Microsoft Office 365 par l’administrateur de Sénalia, tout en respectant le rythme et les contraintes métiers des utilisateurs.

Les premiers bénéfices

Cette migration vers

Microsoft Office 365 a

été perçue

positivement par les

utilisateurs qui ont

constaté :

Un accroissement de leur

productivité

L’adoption de nouveaux

usages (ex : réservation

de salles, réunions en

ligne)

La disparition de solutions

« fantômes » (ex : espace

de stockage et de partage

dans le Cloud)

Même constat positif à la

DSI avec une diminution

des tâches

d’administration de la

solution et la mise en

œuvre de délégation

d’administration vers des

métiers.

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