Retour d’expérience Sénalia

Comment migrer progressivement

vers Microsoft Office 365 ?

Synergie Informatique

+15 ans d’expertise sur les problématiques de

collaboration d’entreprise et gestion de l’information

Messagerie et Migration

Réseaux sociaux d’entreprise et Entreprise 2.0

Développement et Intégration

Sénalia

Prestataire de services en stockage, manutention et logistique portuaires et industriels

6,5 M de tonnes gérées en 2013

(blé, orge, sucre, cacao, engrais)

4 sites, 150 salariés

Forte stratégie d’innovation

(50 M investis)

Client de Synergie Informatique depuis 2007

Les enjeux

Tendances 2011 = Cloud, Social, Mobile

Enjeux

• Accroitre les performances de la messagerie

• Augmenter les limites physiques de l’outil

• Faciliter la gestion de la solution

• Résoudre des besoins fonctionnels existants

• Uniformiser et maîtriser les outils de collaboration

• Développer de nouveaux usages et bonnes pratiques

Un choix = le Cloud Microsoft

Le Cloud = La réponse aux enjeux

Microsoft ? – Un choix raisonné, adapté aux besoins et aux

attentes des utilisateurs

– Microsoft leader de la messagerie

– Transposition des outils Microsoft dans le Cloud

– Un vaste choix de solutions modulables (web conférence, usages)

– Une roadmap prometteuse

IBM adapté aux clients IBM

Google trop en mode « big bang »

Migrer progressivement

S’adapter à une dette technique – Flotte de BlackBerry

– Messagerie Orange exotique

– Pratiques atypiques générant un SI fantôme

Migrer le maximum de données effectives – Focus sur données opérationnelles (contacts)

Miser sur l’avenir et des usages émergents et inexistants chez Sénalia

– Agendas partagés pour tous

– BYOD, nouveaux périphériques

07/2012 0 3-05/2013 07/2013

Un projet maîtrisé en amont

Phases préparatoires

Pilote Déploiement Accompagne

ment et formation

Suivi administratif

Une affaire de planification

Préparation #1

1. Configuration Office 365 – Création comptes Admin

– Passage d’un domaine faisant autorité à Relais Interne

2. Actions correctives – Consolidation informations et OU de l’AD Sénalia

3. Interconnexion + intégration – IP publique + règles firewall

4. Installation du serveur de synchronisation des annuaires (DirSync) Sénalia et Azure

– Activer la synchronisation d’annuaire via Office 365 (remonter les comptes de l’AD)

5. Installation du service de fédération (ADFS) assurant le SSO entre Sénalia et Office 365 (+ certification SSL) + proxy ADFS

– Validation domaine Sénalia sur Office 365 (DNS)

Préparation #2

1. Tests des comptes de tests / scénarios (OK!) – Synchronisation des comptes, contacts, groupes

– Ajout d’un contact / groupe + synchronisation

– Connexion via ADFS

– Envoi d’un mail depuis Office 365

2. Redirection des comptes Orange vers senalia.onmicrosoft.com (mails de transition)

3. Paramétrage poste de travail – Ajout d’Office 365 dans zone Intranet (IE) pour s’affranchir de la

phase d’authentification via popup

– Test paramétrage Outlook 2010 pour un compte Office 365 synchronisé et non-synchronisé

– Création d’un PST de la boite aux lettres Orange et intégration du PST dans la boite aux lettres Office 365

– Configuration / Mobilité

Migration / Tests

Deux types d’utilisateurs

– Standard = poste de travail fixe

– Mobile = ordinateur portable

Migration des PST

– Création d’un PST de la boite aux

lettres Orange via un export par le

client Outlook

– Import du PST dans la boite aux

lettres Office 365 via un import du

client Outlook

Pilote + Coexistence = Déploiement

1. Migration des services Comptabilité, informatique et VIP – Mise en œuvre des procédures de migration

– 8 personnes en 1 journée

2. Déploiement Lync

3. Un déploiement serein grâce à une coexistence totale – Coexistence Messagerie Orange et Office 365

– Comment ont-ils communiqué ?

– Perturbations ?

– Quels freins ?

4. Déploiement général 10 personnes par semaine sur 3 mois

Accompagnement + Formation

1. Plan de communication interne

2. Documentation et procédures (procédure de migration vers Microsoft Office 365)

3. Accompagnement utilisateurs (support)

4. Formation aux outils collaboratifs Office 365

– Sessions de 3h + sensibilisation aux nouveaux usages collaboratifs et bonnes pratiques

Phase finale

Migration définitive vers Office 365

Appropriation de la console d’administration simplifiée

depuis 2014

Mise en place de délégations de droits d’administration

(création de boites mail, redirection de mails, état du

service)

10 points sensibles ?

1. La bande passante doit être calibrée par rapport aux usages

2. Enregistrements DNS + certificats

3. Limitation de Exchange PST Capture (non utilisé)

4. Création de groupe de diffusion

5. Création de listes de distribution CHSCT et Sécurité

6. Boites aux lettres partagées (sensibilisation sur les usages)

7. Gestion des contacts en double ( fusion ), carnet d’adresse

central partagé et mis à jour

8. Règles de sécurité pour connexion hors poste de travail

9. Données hébergées en Europe

10. Accessibilité et sécurité des données pour les itinérants partout

dans le monde

1ers Retours

1. Retours utilisateurs positifs sur la solution et la méthodologie

– Accroissement de la productivité

– Nouveaux usages : ressources ( réservation salles et véhicules), présentiel, agenda partagé, réunion en ligne

– Solutions fantômes moins présentes

– Attention aux formations sur poste fixe ou pc portable

2. Tâches administratives et techniques réduites

– Simplification (messagerie associée à l’AD)

– Délégation de taches d’administration

Next

Suite :

– Intégration Lync + Skype en expérimentation

– Yammer en étude

– SharePoint Online en étude

– Ouverture à l’externe (partenaires, clients) en attente

– Intégration applications métiers anticipée

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@SynergieInfo