Réduction des coûts : Un objectif commun aux DRSG et aux prestataires ?

Associationdes Directeurs et

Responsables de ServicesGénéraux

Réduction des coûts :Réduction des coûts :Un objectif commun aux DRSG Un objectif commun aux DRSG

et aux prestataires ?et aux prestataires ?

Avec la participation de :

• Françoise LECHERBOURG, C2SI

• Bernard D'HAU-DECUYPERE, Sherpa Purchasing

• Matthieu ERLY, ColisConsult

• Pascale MITENNE, Ubisoft

• Philippe MARTENA, Faceo France

• Patrick BOURSET, Nexter Systems

Atelier - débat du 15 avril 2010Atelier - débat du 15 avril 2010



Réduire ses coûts

Sans réduire la qualité de service

Un sujet récurrent pour le DRSG

Mais est - ce possible ?

Réduction des coûts :Réduction des coûts :Un objectif commun aux DRSG Un objectif commun aux DRSG et aux prestataires ?et aux prestataires ?

C2siConstruire Sa Stratégie immobilière



….Et est-ce possible en partenariat avec vos prestataires ? Comment ?

Autant de questions auxquelles chacun de nos intervenants apportera dans cette conférence sa réponse les cabinets conseil le prestataire FM et les DRSG

C2siConstruire Sa Stratégie immobilière



SHERPA PURCHASINGSHERPA PURCHASING



Pour réduire les dépenses, il suffit de :

Réduire les consommations :

on ne voyage plus, on ne communique plus, on limite les communications téléphoniques, etc

Baisser les prix :

limiter les augmentations, benchmarker le fournisseur en place, mettre en concurrence les

fournisseurs sur la base des prestations existantes, etc

Dégrader « provisoirement » la qualité :

changer les classes de services, réduire le volume d’heures des prestataires, etc

Effets non durables et non pérennes

Dégradation de l’image, en interne comme en externe

Incompréhensions et démotivation des partenaires

Les actions achats ne peuvent pas se limiter à l’application « caricaturale » d’idées reçues :

Avec souvent pour conséquences :



Dès lors, une démarche achats efficace se décompose entre négociation et redéfinition des besoins (2 exemples de projets ci-dessous) :

Fournitures de bureau

Négociation :- Sourcing et mise en compétition des prestataires et rounds de négociations- Action d’optimisation du panel prestataires et massification des commandes, le cas échéantDe 10 à 20% généralement observés chez nos clients

Redéfinition des besoins :- Gammes de produits (à la fois en marques et en MDD)- Conditionnements, volumes de commandes et de stocks- Construction et limitation à un mini catalogue de commandes prédéfiniDe 20 à 30% généralement observés chez nos clients

Nettoyage

Négociation :- Sourcing et mise en compétition des prestataires et rounds de négociations- Effort commercial lié à une redistribution de parts de marché, le cas échéantDe 5 à 10% généralement observés chez nos clients

Redéfinition des besoins :- Optimisation des natures et fréquences des prestations et action sur les prestations « à la demande »- Mécanisation (autolaveuse)- Action sur les produits d’entretien / fournitures sanitairesDe 15 à 20% généralement observés chez nos clients



La redéfinition des besoins doit intégrer le niveau de service dans la réflexion globale en répondant aux bonnes questions :

Quel est le coût réel du produit (achat et exploitation) ? Suis-je capable de contrôler les

coûts et la qualité dans la durée ?

Quels sont les justes besoins des utilisateurs ? Comment les identifier ?

Quel est le niveau de qualité actuel ? Comment le mesurer et éviter la sous-qualité ou la

sur-qualité ?

Quelles solutions alternatives existent sur le marché ?

Les réponses peuvent être apportées par l’application d’une méthodologie rigoureuse :

Phase de collecte des données (photo de départ) :- Descriptifs généraux et fiches techniques, questionnaires et entretiens approfondis- Identification des « bonnes pratiques » et des paramètres d’analyse associés- Base de référence, niveau de qualité existant et attendu, organisation et spécifications cible

Phase de négociation :- Stratégie achat : sourcing, processus de consultation, adhésion à un groupement d’achat, …- Consultation sur objectifs (association des fournisseurs à la recherche des solutions)

Phase de mise en place et de suivi :Contrôle du déploiement, reportings, etc



Une solution nouvelle pour améliorer les conditions d’achat sans remettre en cause la qualité des prestations : le groupement d’achat

Le groupement permet :

le regroupement des volumes d’achat des entreprises dans le but d’obtenir des conditions plus

compétitives

la mobilisation de ressources plus importantes pour travailler sur les différents leviers achat

un niveau d’exigence de qualité supérieur et un meilleur suivi de la part des fournisseurs

l’échange des bonnes pratiques entre les sociétés adhérentes du groupement

Plusieurs cas concrets ont été expérimentés fin 2009 ou sont engagés en 2010 :

- les fournitures administratives

- les prestations de nettoyage

- les véhicules en LLD

- les EPI

- les télécommunications

- …



Une association étroite des acheteurs,

des utilisateurs, des prescripteurs et …

des fournisseurs !

Une organisation interne de la conduite

du changement : communication,

explications, suivi

La mobilisation des différents leviers

d’optimisation : techniques et

commerciaux

Lorsque la solution peut être appliquée,

le regroupement des achats au sein d’un

groupement d’achats

Une démarche achats réussie :



SHERPA Purchasing11, rue Tronchet - 75008 Paris

+33 (0)1 40 56 00 30www.sherpa-purchasing.eu

ContactBernard Decuypère

+33 (0)6 63 20 32 [email protected]

SHERPA Purchasing est un cabinet d’experts spécialisé dans l'optimisation des dépenses indirectes. Nous proposons une solution nouvelle pour accompagner nos clients dans la réalisation d'économies importantes et durables.

Merci pour votre attention !



COLISCONSULTCOLISCONSULT



Quelle approche adopter : cabinet de conseil généraliste ou cabinet spécialisé ?

Quel type de rémunération : honoraires fixes ou prime de résultats ?

Une question de priorités !

La contribution des cabinets de conseil dans les projets de réduction des coûts des SG :



4 conseils avant de lancer une mission d’optimisation des coûts avec un cabinet.

1. Transmettre les besoins et les attentes des utilisateurs.

2. Contractualiser le fait que les éventuelles primes sur les économies ne seront facturées qu’après que les économies aient été réalisées et vérifiées sur factures. Clause de gratuité en cas d’absence d’économies ?

3. S’assurer de la possibilité d’imposer le maintien des fournisseurs existants (idéalement avec de meilleurs tarifs).

4. Obtenir une garantie d’indépendance du cabinet vis-à-vis de tous les fournisseurs du marché.



Les étapes habituelles d’une prestation de réduction des coûts avec un cabinet de conseil

Exemple basé sur la méthodologie ColisConsult



Le projet en 4 étapes :

1

Collecte & analyse des

données

4 semaines4 semaines

2

Création de la

Matrice


3

Consultation des

prestataires


4

Mise en place et contrôle

des économies


GO NO GO

Votre décision

Validation de la Matrice

Votre décision

Choix des offres

Votre décision

Durée globale : 3 à 5 mois

15



Collecte et analyse des données :

Objectif :

Modéliser la consommation dans

une matrice qui servira de base aux

comparaisons d’offres.

Objectif :

Modéliser la consommation dans

une matrice qui servira de base aux

comparaisons d’offres.

FACTURES FACTURES 20102010

DONNÉESDONNÉESCOMPTABLESCOMPTABLES

STATISTIQUESSTATISTIQUES

16



Présentation des offres :

Avoir les bonnes informations pour prendre les bonnes décisions !

Avoir les bonnes informations pour prendre les bonnes décisions !

FEDEX

Forces Les + Les + Les + Les + Les +

Faiblesses Les - Les - Les - Les - Les -

Economies réalisables

X € X € X € X € X €

Conclusion nos conseils nos conseils nos conseils nos conseils nos conseils

17



Partage des économies, uniquement après leurs réalisations :

Si il n’y pas d’économies, c’est gratuit !

Si il n’y pas d’économies, c’est gratuit !

€€ Vos économies

Notre prime

Votre budget optimisé

Votre budget initial

18



Quelques références :

19



Exemple d’une mission :

• Client : Un leader de l’assurance.

• Consommation de transport express : 2 prestataires, 2800 envois nationaux et 300 envois internationaux, pour un budget annuel de 105K€.

• Sa problématique : garder ses 2 transporteurs express historiques.

• Pré-audit gratuit : 22 septembre 2009, avec engagement de réduction de budget supérieure à 20%

• Signature contrat : 12 novembre

• Lancement des consultations par ColisConsult : 16 novembre

• Date de clôture des consultations : 3 décembre à 18h.



Résultat Mission : • Présentation des offres des transporteurs : 7 décembre 2009

• Choix du client : maintien des mêmes prestataires.

• Montant des économies : plus de 40%*.

• Application par ses transporteurs des nouveaux tarifs : janvier 2010.

• Première prime ColisConsult : juillet 2010 à hauteur de 33% des économies réalisées sur le 1er semestre.

• Fin du contrat avec ColisConsult : décembre 2011. Le client continuera à bénéficier des contrats négociés avec ses transporteurs.

* Le % d’économies obtenu dans cette mission n’est pas exceptionnel : 3 autres clients 2009 ont aussi réduit leur budget de plus de 40% dont 2 autres également sans avoir à changer de fournisseur. Demandez-nous leurs coordonnées.



Pascale MitenneDirectrice des Services Généraux

Témoignage DRSG :Témoignage DRSG :



Situation de départ :

Type de destination

Prestataire utiliséBudget annuel de

référence

International 171 K€

National 44 K€


Responsables de ServicesGénérauxRésultat de la mission :

Type de destination

Nouvelles offres des

prestataires actuels

Alternatives proposées par ColisConsult

Opérateur sélectionné

Economies réalisées

vs. existant

International- XX %

+ de 35 %

National- XX %



Les facteurs de réussite d’une mission d’optimisation des coûts

avec un prestataire conseil :

• Prise en considération et priorisation des exigences des clients internes, ainsi que des habitudes d’expédition de l’entreprise.

• Excellente connaissance de la part du prestataire des « rouages » du fonctionnement des sociétés de transport

• Contrôle du contrat final par la Direction Achats et du Juridique.

• Analyse des méthodes et bases de calcul des économies en fonction des scenarii choisis.

• Conseils en cas de changement de fournisseur

• Suivi du projet et des économies en étroite collaboration avec le contrôle de gestion.



FACEOFACEO



Leader européen et indépendant du FM 500 millions € de CA en 2010 8 millions de m² gérés 150 000 clients utilisateurs 2500 sites en Europe 6000 collaborateurs directs et indirects

Filiales Faceo

Partenaires Faceo

FACEO FACILITY MANAGEMENTQui Sommes nous ?

Acteur Majeur et indépendant du FM 350 millions € de CA en 2009 5 millions de m² gérés 100 000 clients utilisateurs 1500 sites en France 2000 collaborateurs directs et indirects

En Europe

En France



NR

R

NR

R

NR

R

Productivité ACHATS

Optimisation de coûts sur un ou des sites

Productivité

D’externalisation

« FM Global »

Optimisation de coûts pour 1 ou plusieurs sites

Accueil

Courrier

Nettoyage

Sécurité Principaux leviers en Achats / Appros:

Globaliser les volumes, au-delà du site

Négocier les meilleures conditions tarifaires et le niveau de service associé

Standardiser les besoins (travail sur le CDC)

Simplifier les Flux transactionnels

Relation construite dans une logique de contrat de moyen

…

…

Principaux leviers en FM:

Planifier et optimiser la gestion des prestations récurrentes et non récurrentes

Optimiser le cahier des charges

Changer les process et l’organisation

Faire les bons arbitrages en termes de Make or Buy

Mutualiser les ressources inter-familles et inter sites / Intra-site

Relation construite dans une logique de contrat de résultat

NR

R

Actions sur les portefeuilles de manière isolée

Actions transverses

NR

R

NR

R

NR

R

R - récurrentNR - Non récurrent

Planification

Pilotage

NR

R

Mutualisation des équipes

Les leviers actionnables pour réduire les coûts



Le modèle de réduction de Coût

Productivité HA Externalisation Moyen Généraux



La modalité de la relation Client & Fournisseur

1. Le choix entre le modèle de « productivité Achats » ou « d’externalisation

FM » résulte de 2 facteurs principaux :

1- Quel niveau de maîtrise a un client sur les prestations ?

2 - Quel niveau de transfert de responsabilité est-il prêt à

accepter ?

2. Le cadre de la relation : de confrontation ou de partenariat n’est que la

conséquence du niveau de maturité des acteurs

3. La modalité de contrôle et de suivi de conformité de la

prestation est essentiel à la pérennité de la relation

4. La maximisation du couple coût & qualité passe forcément par une

démarche collaborative entre le client et le fournisseur



Les outils indispensables à une bonne collaboration

1. Une relation humaine de proximité et de service

2. Un contrat régissant la relation définissant précisément :1. Un périmètre de prestation défini précisément2. Un ref cost structuré dans une logique de coût complet3. Des SLA / KPI précis; mesurables; orientés résultats4. Un plan de productivité défini5. Des conditions de sortie ou de gestion du conflit claires et

mesurables

3. Un SI complet et convivial :

1. Une information disponible et exploitable

2. Un reporting exhaustif et à étages



Pays-Belgium-Czech Republic -France-Germany-Italy-Luxembourg-The Netherlands-United Kingdom

Services• General Maintenance• Electrical & Mechanical• Building Fabric

Maintenance • Access Control• PAT Testing• UPS Systems• Generators• Security Systems• Energy Management• Reception & Mailroom • Internal Plants• Pest Control• Move Management• Environmental

Compliance• Catering & Vending• Cleaning & Hygiene• Window Cleaning• New Project Work • H.S. & Risk Management

Sites-35 sites-1,2 million m²-9000 users

Performance- Ref Cost ( 17 M€ / an) – 20%- Durée : 5ans

EXEMPLE DE FM GlobaleINBEV « FM Global »



EXEMPLE DE FM SECURITAIREPSA « FM Segmentée »

Evolution du coût de la sécurité chez PSA comparée à l’indice INSEE du coût de la sécuritéIndice FB0A 8000000005T

> 610 000 m²> 12 sites dont

- 2 usines- 4 centres techniques- 1 siège social- 2 ERP- 3 sites tertiaires

> Plus de 300 agents

Coût de la Sécurité chez PSA au m²

Indice INSEE FB0A 8000000005T

** prévision Faceo

0,0

2,0

4,0

6,0

8,0

10,0

12,0

14,0

2006 2007 2008 2009 2010prévsion**

2011prévision**

100,0

105,0

110,0

115,0

120,0

125,0

€/m² Indice*



Patrick BOURSET - Nexter Systems

Témoignage DRSG :Témoignage DRSG :



Pourquoi et Comment organiser le contrôle financier des activités en FM !



Les enjeux deNexter

-Activité de Nexter

-Périmètre contractuel

-Budget

Contexte : pourquoi avons-nous externalisé ?



533 BATIMENTS : 345 414 M2 DE SURFACE DEVELOPPEE :

Périmètre contrat



Budget contrat

Ratio coûts maintenance/personne

0,00

2,00

4,00

6,00

8,00

10,00

12,00

14,00

16,00

18,00

20,00

Siège Satory TulleNexter

mechanics

TarbesNexter

Munitions

ToulouseNexter

electronics

RoanneNexter

Système

BourgesGuerry

BourgesTerrain sud

La ChapelleNexter

Munitions

2006

2007

2008

Evlotion coûts de maintenance en €/M

0,00

10,00

20,00

30,00

40,00


mechanics

TarbesNexter

Munitions

ToulouseNexter

electronics

RoanneNexter

Système

TotalBourges

La ChapelleNexter

Munitions

2006

2007

2008

2005 2005 année de référence avant externalisation



Les enjeux de Nexter

Décision d’externalisation

-Acompagnement d’un Plan social important(1400p3000)-Volonté de réduire fortement les périmètres infra diminution des volumes de maintenance problème de variabilté des équipes-Recentrage sur le coeur de métier (ingenierie d’armement)-Maîtrise des coûts de maintenance



Le contrôle des limites de prestations

Le suivi de la variabilité financière

L’intéressement aux gains productivité et d’énergie

L’intéressement à la réussite (Bonus/Malus)

Maîtrise des coûtsun objectif commun aux DRSG et aux prestataires ?

Méthodologie de contrôle mise en place



Méthodes de contrôle des limites de prestations

Engagement du prestataire sur une transparence des coûts de maintenance conforme à une méthode de suivi éléborée en commun

sous forme de « fiches métiers »Engagement du prestataire sur un résulat attendu, en fonction des fiches métier et des résultats contractuels négociés

Contrat en Maintenance avec seuils limites de prestation

Cette méthode a permis de gérer le juste prix de maintenance et de ne pas voir de dérive sur les forfaits.( toute opération hors seuil étant gérée hors forfait)

Toute opération traitée hors forfait permet de reclassifier l’état de l’installation sans modification de forfait



FICHE METIER N° I-3

Domaine I : INFRASTRUCTURE

1.1 ACTIVITE I-3 : ENTRETIEN ET DEPANNAGE DES INSTALLATIONS PLOMBERIE-SANITAIRES

Description du besoin :Assurer le maintien en bon état et la conformité règlementaire des installations de plomberie sanitaire. L'état attendu et le délai d'intervention sont fixés selon les prestations définis au cahier des charges.

Le prestataire assure les contrôles réglementaires nécessaires, et proposera les mises en conformités au regard de la réglementation.

Exemple de fiche métier

Les garanties demandées sont au minima:

Limites de prestation

Niveau d'état des lieux

Main d'oeuvre Fourniture Observations

Toutes opérations de maint enance de niveau 1 à 4

Bon Incluse dans le forfait

Incluse dans le forfait

Opérations de maint enance de niveau1 à 4 /unité d'oe uvres

Moyen Incluse dans le forfait

Seuil à déterminer

Toutes opérations de maint enance de niveau 1 à 4

Mauvais Hors forfait Hors forfait Sur devis (deux mini) ou b ordereau

Les seuils d'unité d'œuvre proposés sont les suivants:

Plomberie sanitaire Quantité prise en compte (*) Réseaux d'alimentation intérieures 10 ml Réseaux d'évacuation intérieurs 10 ml Robineteries intérieures et extérieures L'unité Appareil s sanitaires et équipements L'unité élémentaire réparable Equipements de production et traitement (chauffe eau….) L'unité



Principes de variabilité financière du contrat

1. Classement des bâtiments en niveaux straégiqueChaque niveau pondérant les coûts de maintenance : niveau 1= 1,1 niveau 2 = 1, niveau 3 = 0,9 …Chaque niveau pondérant les niveaux de résulats attendus

2. Variabilité des coûts de chaque métier en fonction d’unités d’oeuvresChaque métier à ces propres unités de varabilité: surfaces, le taux d’occupation, le nombre d’équipements …

0100200300400500600700800900

Milliers


mechanics

TarbesNexter

Munitions

ToulouseNexter

electronics

RoanneNexter

Système

BourgesGuerry

BourgesNexter

Systèmes

La ChapelleNexter

Munitions

Évolution Multitechnique

2006 2007 2008 2009

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

Milliers

Siège Satory Tulle Nexter

mechanics

Tarbes

Nexter

Munitions

Toulouse

Nexter

electronics

Roanne

Nexter

Système

Bourges

Guerry

Bourges

Nexter

Systèmes

La Chapelle

Nexter

Munitions

Évolution nettoyage

2006 2007 2008 2009

2 exemples d’évolution des coûts

L’application de cette méthode a permis une réelle maîtrise du budget (sur 4 ans, inflation absorbée)



Obligation de proposition d’axe de progrèsPartenariat sur les gains

1. Axe de progrès maintenance

Le prestataire s’engage à proposer sur la première année du contrat, des plans d’action de progrès (exploitation, équipements, infrastructures)permettant une économie de 4% sur le forfait

Les gains obtenus sont partagés (si réalisation par le client ou le prestataire des actions proposées)

2. Gestion des énergies chauffage:

Comparaison des consommations, entre année de référence et année en cours

Tout dépassement de consommation pour un plan de chauffe équivalent est facturé au prestataireTout gain de consommation pour un plan de chauffe équivalent est partagé

L’intéressement aux gains productivité et d’énergie



L’intéressement à la réussite (Bonus/Malus)

SLA/KPI:

SLA Habituels (sécurité, delais d’intervention, délais de réalisation...)

SLA sur qualité de service ( Nettoyage, espaces verts, Enquête de Satisafction client, cotation Fournisseur) Ces notations sont réalisées par audits contradictoires en nombre suffisant pour être représentatif de la mission

Mesure des résulats mensuels, application d’un bonnus/malus directement sur le montant forfaitaire



Retrouvez cette présentation sur le blog des Retrouvez cette présentation sur le blog des ateliers débats de l’ARSEGateliers débats de l’ARSEG

www.ateliers-conferences-arseg.comwww.ateliers-conferences-arseg.com

Egalement à noter, le prochain atelier Egalement à noter, le prochain atelier débat de l’Arseg sur la sous traitance et débat de l’Arseg sur la sous traitance et

l’externalisation le 6 mai prochain !l’externalisation le 6 mai prochain !

Réduction des coûts : Un objectif commun aux DRSG et aux prestataires ?

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