RAPPORT TRISMESTRIEL SUR L’ETAT D’AVANCEMENT DU PROJET · notamment les décaissements et les...

RAPPORT TRISMESTRIEL SUR L’ETAT

D’AVANCEMENT DU PROJET

PAYS : CONGO BRAZZAVILLE TITRE DU PROJET : PROJET D’APPUI A LA REINSERTION SOCIO ECONOMIQUE DES GROUPES DEFAVORISES (PARSEGD) ORGANE D’EXECUTION : UNITE DE COORDINATION DU PROJET (UCP) PNUD, AGENCE DE PASSATION DES MARCHES N0. DU RAPPORT : 01

PERIODE DU RAPPORT : TROISIEME TRIMESTRE, ANNEE 2007

(JUILLET AOUT SEPTEMBRE)

PNUD / AGENCE DE PASSATION DES MARCHES

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PNUD/PARSEGD, Rapport d’activité 3ème trimestre/ Année 2007

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INTRODUCTION Le présent rapport d’activité couvre la période allant de juillet à septembre 2007. Il a pour objet de présenter les activités réalisées par le PNUD au cours de la période considérée, dans le cadre du Projet d’Appui à la Réinsertion Socio Economique des Groupes Défavorisés (PARSEGD), en tant qu’Agence de Passation des Marchés. Il vise notamment à rendre compte du niveau d’exécution des activités programmées, et aussi des activités non programmées, dans le cadre des missions confiées à l’Institution, du niveau d’atteinte des objectifs de la période et des résultats enregistrés. De même, le rapport donne des indications sur les aspects financiers, notamment les décaissements et les dépenses et sur les aspects de gestion administrative du Projet. Enfin, le rapport évoque les difficultés rencontrées au cours de la période et dégage les perspectives de solutions en terme de conclusions et recommandations.

Le rapport est structuré en huit sections consacrées respectivement à : (i) les données de base, (ii) la satisfaction des conditions de don, (iii) l'organisation et la gestion, (iv) l'acquisition des biens et services, (v) le programme de travail, (vi) l'état d’avancement des travaux d'exécution, (vii) la situation financière et viii) les commentaires, conclusions et/ou recommandations.

I. DONNEES DE BASE :

• Numéro du Don : 2100155006717

• Montant du Don : 14.800.000 UC

• Date de signature du Don : 17 mai 2006

• Date d'entée en vigueur du don : 15 décembre 2006.

• Date du premier décaissement : 30 janvier 2007

• Date du dernier décaissement : /

• Date de début des activités pour le PNUD : mai 2007 II. SATISFACTION DES CONDITIONS DE DON : Les données relatives à la satisfaction des conditions de don sont du ressort de l’UCP.


3

III. ORGANISATION ET GESTION Les instances ci-après participent à la gestion du Projet :

• l’Unité de Coordination du Projet (UCP), organe responsable de l’exécution du Projet ;

• le Comité Technique de pilotage, responsable du suivi de l’exécution du Projet ;

• les Comités de suivi (des ministères et de la mairie) participent au suivi de l’exécution du Projet ;

• les maîtres d’ouvrages délégués (PNUD, BIT, Forum des Jeunes Entreprises du Congo), chargés des aspects spécifiques de mise en œuvre du Projet. Le PNUD est particulièrement chargé de la passation des marchés.

Au cours du trimestre sous revue, le PNUD et l’UCP ont tenu des séances de travail techniques liées à la finalisation des dossiers relatifs aux acquisitions, notamment les dossiers de demande de propositions (DDP) pour la consultation des firmes et autres consultants individuels qui doivent réaliser les études ou fournir diverses prestations programmées en 2007, les dossiers d’acquisition des biens d’équipements de l’UCP, etc. Les deux institutions ont également tenu des réunions de suivi du Projet. Plus de dix séances de travail ont ainsi été menées par les deux entités.

IV. ACQUISITION DES BIENS ET SERVICES

(A) LISTE DES BIENS ET SERVICES: Les dispositions relatives à l’acquisition des biens, travaux et services dans le cadre des procédures de la Banque Africaine de Développement sont spécifiées dans le rapport d’évaluation du Projet de janvier 2006, conformément aux Règles de procédures pour l’Acquisition en vigueur. Ces dispositions qui constituent le fondement des actions du PNUD sont les suivantes:

i. Pour les travaux : Appel d’offres national Tous les travaux de construction et de réhabilitation des infrastructures socio-économiques inscrits au titre de l’année 2007 seront acquis dans le cadre de la procédure d’appel d’offres national:

Travaux de pavage de rues et de construction des caniveaux ; Travaux de réhabilitation de 11 centres de santé intégrés (CSI); Travaux de construction de 2 Centres de santé intégrés (CSI) ; Travaux de réhabilitation de 4 centres d’éducation, de

formations et d’apprentissage (CEFA) ; Travaux de construction de 3 centres Songhaï.

ii. Pour les Biens : Appel d’offres international, Appel d’offres national et

Consultation de fournisseurs à l’échelon national Trois procédures sont donc retenues pour l’acquisition des biens :


4

Appel d’offres international pour les équipements spécialisés : Equipements spécialisés des centres de santé intégrés; Equipements spécialisés des centres de formation professionnelle

et de santé ; Véhicules de ramassage d’ordures ménagères, destinés à la

mairie.

Appel d’offres national pour le mobilier et les équipements non spécialisés :

Mobilier et équipements non spécialisés des centres de formation professionnelle

Mobilier et équipements non spécialisés des centres de santé ; Matériel de bureautique des partenaires d’exécution et de

certains bénéficiaires.

Consultation de fournisseurs à l’échelon national pour Petit matériel,

Pour les Services : Consultation sur liste restreinte et Négociation directe, suivant le cas :

Liste restreinte pour : les études concernant (i) les études techniques des travaux de

réhabilitation et de construction de 13 centres de santé intégrés, de 3 Centres d’éducation, de formation et d’apprentissage (CEFA), de 3 Centres Songhaï, (ii) l’étude sur l’utilisation des services de santé et l’implication des population dans la gestion des centres de santé intégrés, (iii) l’étude d’impact sur l’environnement, l’étude sur l’insertion des diplômés, (iv) l’étude sur les portraits des secteurs à promouvoir par l’auto emploi, (v) l’étude sur les besoins en formation de jeunes entrepreneurs, (vi) l’étude d’un système de garantie mutuelle et d’un fonds de refinancement des institutions de micro finance, (vi) l’étude sur l’évaluation des capacités du Ministère chargé des Affaires Sociales, (vii) l’étude sur l’évaluation des capacités du Ministère chargé des PME) ;

la maîtrise d’ouvrage délégué pour les travaux HIMO ; le contrôle et le suivi des travaux ; les activités de sensibilisation des populations et des partenaires

sur l’assainissement et la protection environnementale ; le renforcement des capacités institutionnelles (différentes

formations dans les ministères) par des instituts spécialisés ; la conception et l’élaboration de programmes dans 4 familles de

métiers (bois, mécanique, froid et climatisation, bâtiment) ; les activités de formation des TPE, PME et associations et des

caisses féminines ; l’audit du projet ;


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Négociation directe avec : le PNUD comme agent d’acquisitions du projet ; le BIT pour l’élaboration de la stratégie nationale sur les

travaux HIMO et la réalisation des formations des entrepreneurs aux techniques de pavage et des mairies et administrations publiques aux méthodes HIMO ;

le Programme des Nations Unies chargé des VNU pour les services de recrutement et de gestion des volontaires spécialisés et qualifiés en appui au METP et à l’Unité de Coordination du Projet. ;

le Forum des Jeunes Entreprises du Congo, pour la formation et l’encadrement des PME.

Consultation de fournisseurs à l’échelon national pour :

l’entretien des équipements ; l’organisation de séminaires ; le courrier express, le carburant.

TABLEAU DES ACTIVITES D'ACQUISITION :

Le plan de passation des marchés étant en cours d’élaboration, il n’est pas possible de donner d’indication précise sur la programmation des activités d’acquisitions pour la période. Néanmoins, les instructions de la Banque contenues dans la lettre du 18 juin 2006 transmettant l’aide mémoire de la mission d’évaluation du 30 avril au 14 mai 2007 définissent les activités d’acquisitions dont certaines portent sur la période sous revue. Ces instructions coïncident avec les éléments prévus dans le plan de travail du Projet, pour la période sous revue (cf. les tableaux ci-après):


6 TABLEAU I : INSTRUCTIONS DE LA BANQUE SUR LES ACTIVITES D’ACQUISITION

LIBELLE DELAI

1°) Publier l’avis spécifique de passation de marché pour les dossiers suivants: Recrutement du Bureau d’étude chargé de réaliser l’étude

complémentaire et la préparation du DAO des marchés de pavage des rues

Recrutement de l’ONG d’encadrement des activités de collecte des ordures ;

Recrutement du Maître d’ouvrage Délégué chargé de l’encadrement des travaux de pavage

Recrutement des consultant devant réaliser les études concernant le Ministère de l’enseignement technique (CEFA, Songhaï, Portrait des filières à valoriser, insertion des diplômés).

Avant fin juin 2007

2°) Lancer les appels d’offres et les consultations pour les dossiers suivants : Audit, plan comptable et manuel de procédures du

PARSEGD ; Audit/évaluation institutionnelle du Forum des Jeunes

Entreprises du Congo Etude complémentaire et préparation du DAO pour le pavage

des rues ; Etudes techniques et préparation des DAO des

réhabilitations et constructions des Centres de Santé Intégrés, des Centres de formation et d’Apprentissage et des Centres Songhaï

Avant fin juin 2007

3°) Lancer les consultations pour les dossiers suivants : Recrutement du M O D chargé de superviser les travaux de

pavage des rues ; Recrutement de l’ONG d’encadrement des activités de

collecte et de traitement des ordures

Avant fin août 2007

4°) Analyse des offres et attribution des marchés, après non objection de la Banque

Avant fin

octobre 2007


7

TABLEAU II: EXTRAIT DU PLAN DE TRAVAIL DE L’ANNEE 2007:

DELAIS

N°

ACTIVITES

JUIN

JUIL

AOÜT

SEPT

ACQUISITIONS

SERVICES (ETUDES ):

Appel à manifestation d’intérêt

X

Confection des listes restreintes, préparation / Finalisation des dossiers d’appel d’offres (DDP) et demande des avis de non objection

x

Approbation de la Banque

x

Lancement de consultations restreintes des soumissionnaires

x

Composante 1 Accès aux services de

santé

1. étude technique travaux de réhabilitation et de construction de 13 centres de santé intégrés

2. étude sur

l’utilisation des services de santé et l’implication de la population dans la gestion des centres de santé intégrés ;

3. - Recrutement ONG

d’encadrement de la collecte des déchets

4. étude d’impact

environnemental du Projet PARSEGD

5. l’étude sur

l’évaluation des capacités du Ministère chargé des Affaires Sociales


X


x


x

COMPOSANTE 2 Diversification et renforcement des opportunités de

formation pour l’emploi

1. étude technique des travaux de réhabilitation de 3 Centres d’éducation, de formation et d’apprentissage (CEFA), de 3 Centres Songhaï,


8


x

2. étude sur l’insertion

des diplômés, 3. étude sur les

portraits des secteurs à promouvoir par l’auto emploi, ;

4. étude sur les

besoins en formation de jeunes entrepreneurs


X


x


x


x

COMPOSANTE 3

Appui à la Réinsertion socio économique

1. étude technique et

contrôle des travaux de pavage ;

2. Recrutement du

MOD chargé de superviser les marchés de pavage

3. étude d’un système

de garantie mutuelle et d’un fonds de refinancement des institutions de micro finance ;

4. étude sur

l’évaluation des capacités du Ministère chargé des PME ;


X


X


x


x

COMPOSANTE 3 Diversification et renforcement des opportunités de

formation pour l’emploi


9 BIENS :

Cotations

mars

Dépouillement des offres et Passation des commandes

avril

x

COMPOSANTE 4 Gestion du Projet

1. Matériel

informatique de l’UCP

2. Véhicules de l’UCP

Réception et livraison

juin

AUTRES :

Avis de vacance de poste

X

Test de sélection

X

Recrutement de deux Chauffeurs de l’UCP

(B) – RESUME DES CONTRATS : Au cours de la période sous revue, aucun contrat n’ a été signé. Le processus de consultation des firmes et des consultants individuels se poursuit.

V. PROGRAMME DE TRAVAIL : Au cours de la période sous revue, le PNUD a exécuté les tâches ci-après, en rapport avec le programme d’activité et le plan de travail du Projet, en conformité avec sa mission et avec les objectifs de la période, ainsi qu’en rapport avec les instructions de la Banque, rappelées ci-dessous, aux points 5.1 et 5.2. 5-1- MISSION DU PNUD ET OBJECTIFS DE LA PERIODE : 5-1-1-La mission du PNUD : Aux termes de l’Accord de Partenariat du 14 juillet 2006 conclu entre le PNUD et le Ministère chargé des Affaires Sociales, relatif à l’exécution du PARSEGD, le PNUD est chargé de :

- la publication des avis de passation des contrats ;

- la finalisation des dossiers d’appel d’offres ;

- le lancement et l’analyse des appels d’offres ;

- l’obtention des avis de non objection auprès de la Banque ;

- la signature, le nantissement et la liquidation des contrats, la gestion des

garanties et la remise des mainlevées ;

- la participation à l’audit de la performance du PARSEGD.


10 5-1-2-.Les objectifs de la période : Au titre de la période sous revue, les objectifs que s’était assignée l’équipe du Projet sont les suivants :

1- Obtenir la non objection de la Banque pour les dossiers de demande de propositions (ou d’appel d’offres), concernant les onze marchés suivants, relevant du contrôle à priori de la Banque, à savoir :

a)- les études : (1) l’étude technique des travaux de réhabilitation et de construction des centres de santé et des centres de formation, (2) l’élaboration du manuel des procédures du PARSEGD et la mise en place du système comptable de l’UCP, (3) l’étude d’impact environnemental et social du PARSEGD, (4) l’évaluation du Forum des Jeunes Entreprises du Congo (5) l’évaluation du Ministère des PME, (6) l’étude et élaboration de la stratégie de gestion des déchets solides à Brazzaville, (7) l’étude technique des travaux de pavage, (8) l’étude sur la mise en place d’un fonds de réinsertion socio économique des groupes défavorisés, (9) l’étude sur l’accès aux services de santé et l’implication des populations dans la gestion des centres de santé ;

b)- les services : (10) ONG d’encadrement des associations de ramassage et de pré traitement des ordures, (11) Maître d’Ouvrage Délégué pour la supervision des travaux de pavage et de construction des caniveaux ;

2- Lancer les consultations, réceptionner et effectuer le dépouillement des offres ou propositions, pour les mêmes marchés ;

3- Finaliser le processus de recrutement du personnel de l’UCP et du consultant en génie civil ;

4- Finaliser le processus d’acquisition des biens soumis au régime de contrôle à posteriori de la Banque, à savoir les équipements de l’UCP commandés jusqu’ici (véhicules et matériel informatique);

5- Réaliser les descentes, rencontres et missions de suivi du Projet. En tout, cinq objectifs majeurs étaient fixés.

5-2 : INSTRUCTIONS DE LA BANQUE ET PLAN DE TRAVAIL DU PROJET: Voir tableaux I et II ci-dessus.

VI - ETAT D’AVANCEMENT DES ACQUISITIONS : Au cours de la période sous revue, le processus d’acquisition s’est poursuivi avec les tâches qui relèvent du recrutement des consultants et autres personnels de l’UCP, ainsi que l’acquisition des biens. L’acquisition des équipements de l’UCP a été complètement réalisée, ainsi que le recrutement du personnel de l’UCP. Conformément au modèle de présentation de la Banque, le niveau des acquisitions est présenté d’abord de façon globale, puis par composante (cf. points 6.1 et 6.2 ci-dessous.


11 6-1- PRESENTATION GLOBALE DU NIVEAU DES ACQUISITIONS : 6-1-1- ACQUISITION DES SERVICES DES CONSULTANTS: Au cours de la période sous revue, le PNUD s’est concentré sur les activités de négociations avec les consultants individuels d’une part et sur la révision et/ou sur l’élaboration des dossiers de demande de propositions d’autre part. Le tout pour onze (11) marchés d’études et des services commandés par la partie gouvernementale. Ceci s’est déroulé en plusieurs phases, décrites ci-après : PHASE I : CONSULTATION ET NEGOCIATIONS AVEC LES CONSULTANTS INDIVIDUELS : Sur la base des listes de référence transmises par la Banque et à la faveur des résultats de la publication de l’appel à manifestation d’intérêt et des avis spécifiques de passation des marchés au mois de juin, le PNUD a engagé la consultation des spécialistes individuels identifiés pour assurer deux missions : (i) l’évaluation du Forum des Jeunes Entreprises du Congo et (ii) l’élaboration de la stratégie de gestion des déchets solides à Brazzaville. Pour ces missions, des candidatures de consultants individuels et de quelques bureaux d’études avaient été enregistrés. Celles des bureaux d’études n’ont pas fait l’objet d’examen, car le principe retenu était celui de recruter un consultant individuel pour l’une et pour l’autre mission dans le cadre des négociations de gré à gré. En définitive, quatre consultants individuels ont pu être identifiés au terme de la consultation. Il s’agit de:

MARCHE N° NOM ET PRENOMS NATIONALITE 1 Jean Paul COUVREUR Belge Forum des Jeunes

Entreprises du Congo 2 Zachée YETGNA Camerounaise 1 Hospice D. H. ALVES Ivoirienne Etude de la stratégie

de gestion des déchets à Brazzaville

2 Fouad OUALI Tunisienne

Compte tenu des délais quelque peu tardifs au terme desquels certains candidats ont transmis leurs marques d’intérêt d’une part et d’autre part, des références des uns et des autres, ainsi que des conditions d’engagement proposées par chacun, deux consultants les mieux placés ont finalement été retenus: Monsieur Jean Paul Couvreur (Belge) pour l’évaluation du Forum des Jeunes Entreprises du Congo et Monsieur Hospice Honoré Désiré Alvès (Ivoirien) pour l’élaboration de la stratégie de gestion des déchets solides à Brazzaville. Le PNUD a donc engagé avec les intéressés des négociations qui ont eu lieu entre le 16 et le 20 août et ont abouti à des points de consensus. Ce qui a permis la finalisation des dossiers de leur recrutement que le PNUD a soumis à la Banque le 21 septembre 2007, pour avis de non objection. L’avis de la Banque est prévu au cours de la période à suivre.


12 PHASE II: DEPOUILLEMENT DES DOSSIERS DE CANDIDATURES DES FIRMES ET ETABLISSEMENT DES LISTES RESTREINTES: a) Dépouillement des dossiers de candidatures : l’équipe du projet a procédé au dépouillement des dossiers de candidatures issues de la publication des avis spécifiques de passation des marchés effectuée à la fin du trimestre précédent. En terme de délai limite de présentation des marques d’intérêt, celui-ci avait été prolongé jusqu’au 13 août 2007.De sorte que le dépouillement s’est effectué entre le 17 et le 22 août. Sauf en ce qui concerne le marché d’élaboration du manuel des procédures du PARSEGD et la mise en place du système comptable de l’UCP, pour lequel les candidatures suite à l’appel à manifestation d’intérêt du 21 juin 2007 ont été enregistrée avec date d’échéance fixée au vendredi 6 juillet 2007. En tout, plus de 105 firmes et consultants individuels ont manifesté leur intérêt pour l’ensemble des marchés publiés. Certains ayant manifesté leur intérêt pour plusieurs marchés, ce qui fait que près de 140 candidatures ont été enregistrées et dépouillées. b) Etablissement des listes restreintes : les opérations de dépouillement des candidatures, de notation des consultants et d’établissement des listes restreintes se sont effectuées en deux séquences : d’abord pour le dossier relatif au marché d’élaboration du manuel des procédures, dont l’extrême urgence était signalée par la partie gouvernementale, au même titre que l’étude de la stratégie de gestion des déchets à Brazzaville et l’évaluation du Forum des Jeunes Entreprises du Congo. Les opérations de dépouillement, la notation des candidats et l’établissement de la liste restreinte pour ce dossier ont été clôturés le 31 juillet 2007. Pour les candidatures des autres marchés, un problème de disponibilité des équipes de l’UCP, membres du panel de notation des candidats s’est posé, du fait qu’ils ont tous été mis en mission de re identification des sites des centres Songhaï à l’intérieur du pays ou des sites de pavage dans les différents arrondissements de Brazzaville, au cours de la dernière quinzaine d’août, jusqu’en début septembre. De sorte que les opérations de notation des candidatures des consultants et l’établissement des listes restreintes n’ont pu se poursuivre que entre le 10 et le 12 septembre 2007, c’est-à-dire avec un retard. PHASE III : CONFECTION DES DOSSIERS DE DEMANDE DE PROPOSITIONS: Après dépouillement des dossiers de manifestation d’intérêt et établissement des listes restreintes, le PNUD a d’une part finalisé la révision des quatre dossiers élaborés et transmis à la Banque au mois de juin et pour lesquels la Banque avait formulé des observations et d’autre part élaboré quatre nouveaux dossiers. Au total huit (8) dossiers ont été confectionné au cours de la période concernant : (i) l’étude technique des travaux de construction et de réhabilitation des centres de santé et des centres de formation, (ii) l’étude sur l’utilisation des services de santé et l’implication des populations dans la gestion des centres de santé, (iii) l’élaboration du manuel des procédures du Projet et la mise en place du système comptable de l’UCP, (iv) l’étude d’impact environnemental et social du PARSEGD, (v) l’étude d’une stratégie de gestion des déchets solides dans la ville de Brazzaville, (vi) l’évaluation du Ministère des Petites et Moyennes Entreprises, (vii) la création d’un fonds de réinsertion socio économique des groupes défavorisés, (viii) l’évaluation du Forum des Jeunes Entreprises du Congo.


13 En d’autres termes, sur les onze dossiers commandés par l’UCP, huit (8) ont été finalisés et transmis à la Banque, tandis que trois (3) ont été tenus en instance. NB : Dossiers en instance de transmission à la Banque : Trois dossiers de demande de proposition en voie de finalisation ont été retirés du processus et tenus en instance, à la demande de la partie gouvernementale. Il s’agit des dossiers suivants : (1) dossier de l’étude technique des travaux de pavage, (2) dossier pour le recrutement d’un Maître d’Ouvrage Délégué chargé de la supervision et la gestion des marchés de pavage, (3) dossier pour le recrutement d’une ONG d’encadrement des associations de ramassage des déchets et de curage des caniveaux. MOTIF : Ces trois dossiers ont été mis en instance le 19 septembre à la demande de l’UCP, qui s’est au préalable concerté avec le BAD, suite notamment à : (i) la difficulté d’identification de nouveaux sites de pavage, pour l’élaboration du

Programme de pavage à intégrer aux dossiers de demande de propositions y relatifs;

(ii) le besoin pour l’UCP de faire rédiger par un consultant du BIT, pour les trois missions, de nouvelles moutures des termes de référence des trois missions intégrant l’approche HIMO retenue pour les activités de pavage et de la collecte des ordures.

PHASE IV : DEMANDE DES AVIS DE NON OBJECTION : Au cours de la période sous revue, le PNUD a transmis à la Banque, huit dossiers pour demande des avis de non objection en deux vagues, ainsi qu’il suit :

* Première vague : trois (3) dossiers à la date du 23 août 2007: (1) le dossier de l’étude sur l’élaboration du manuel des procédures et la mise en place du système comptable, avec une liste restreinte de six (6) firmes ou cabinets, (2) le dossier de recrutement d’un consultant chargé de l’évaluation du Forum des Jeunes Entreprises du Congo (dossier de Monsieur Jean Paul Couvreur), (3) le dossier de recrutement d’un consultant chargé de l’élaboration de la stratégie de gestion des déchets solides à Brazzaville (dossier de Monsieur Hospice Honoré Désiré Alvès). * Deuxième vague : cinq (5) dossiers à la date du 20 septembre 2007, concernant : (1) l’étude technique des travaux de construction et de réhabilitation des centres de santé et des centres de formation, (2) l’étude sur l’utilisation des services de santé, (3) l’étude d’impact environnemental et social du PARSEGD, (4) l’évaluation du Ministère des Petites et Moyennes Entreprises, (5)la création d’un fonds de réinsertion socio économique des groupes défavorisés. Chaque dossier est accompagné d’une liste restreinte de cinq , six ou sept firmes. RESULTAT :

Au cours de la période sous revue, le PNUD a pu obtenir trois Avis de Non Objection de la Banque, pour les trois dossiers de la première vague, à savoir, (1) dossier d’élaboration du manuel des procédures du PARSEGD et la mise en place du système comptable de l’UCP, (2) dossier de l’étude et l’élaboration de la stratégie de gestion des déchets solides à Brazzaville, (3) dossier de recrutement du consultant chargé de l’évaluation du Forum des Jeunes Entreprises du Congo.


14 PHASE V : ELABORATION ET TRANSMISSION DES CONTRATS AUX CONSULTANTS INDIVIDUELS : Après obtention de l’avis de non objection de la Banque, le PNUD a poursuivi le processus de recrutement des consultants individuels internationaux acceptés par la Banque pour la réalisation des missions d’étude et d’élaboration de la stratégie de gestion des déchets solides à Brazzaville et l’évaluation du Forum des Jeunes Entreprises du Congo. Le PNUD a notamment préparé et transmis aux intéressés les contrats de services, pour signature, en date du 20 septembre 2007. PHASE VI : LANCEMENT DES CONSULTATIONS DES BUREAUX D’ETUDES : Suite à l’avis de non objection de la Banque, l’équipe du PNUD a procédé, au cours de la période, au lancement des consultations pour un marché. Il s’agit des cabinets ou bureaux d’études ci-dessous composant la liste restreinte validée par la Banque, pour le marché d’élaboration du manuel des procédures du PARSEGD et la mise en place du système comptable de l’UCP.

Nb FIRME OU CABINET NATIONALITE 1 Ernst&Young Congo 2 DMI consultants Congo 3 Aliou Doumbia &Associés Mali 4 CGIC Afrique Burkina Faso 5 Setym International Canada 6 Billsath Consulting Assistance Côte d’Ivoire

Les dossiers de demande de proposition ont été adressés aux six bureaux le 20 septembre 2007. Conformément aux règles de procédure de la Banque le délai limite de dépôt des propositions a été fixé à 45 jours. Les résultats de cette consultation sont donc attendus pour le 1er novembre 2007. 6-6-2- CONCERNANT L’ACQUISITION DES BIENS : Au cours de la période sous revue, le PNUD s’est également concentré sur la finalisation du processus d’acquisition des équipements de l’UCP dont les spécifications techniques lui avaient été fournies au cours du deuxième trimestre de l’année en cours. L’équipe du projet et le Centre de Services ont intensifié les efforts pour faire aboutir les démarches de dédouanement. Ce qui a permis de conduire à son terme le processus d’acquisition desdits équipements qui comprennent d’une part le matériel informatique et d’autre part deux véhicules 4 X 4 (Toyota HI-LUX et TOYOTA LAND CRUISER). RESULTAT :

Le matériel informatique a été livré à l’UCP le 24 juillet 2007 et les véhicules le 31 août 2007. Le document d’inventaire et de réception du matériel informatique par l’UCP, l’ordre de livraison des véhicules adressé à SDV ainsi que l’Attestation de Cession de Propriété des véhicules au Projet PARSEGD établi, par le PNUD, sont joints en annexe. L’attestation de cession va dès lors permettre à l’UCP de terminer les formalités d’immatriculation desdits véhicules. La prise des garanties des véhicules auprès du concessionnaire (la CFAO-Brazzaville) a également été réalisée par le PNUD.


15 6-2- PRESENTATION PAR COMPOSANTE DU NIVEAU DES ACQUISITIONS: Pour une meilleure appréciation des progrès réalisés, les activités réalisées sont récapitulées par composante, dans les tableaux ci-dessous. 1°) Composante n°I : Amélioration de l’accès aux services sociaux de base : Dans le cadre de cette composante, les activités réalisées par le PNUD sont indiquées comme suit :

EVALUATION

N°

ACQUISITION

ACTIVITE REALISEE /

RESULTAT

DATE

Date Prévue

Pourcen tage


Août

Août

100 %

1

Etudes techniques des travaux de réhabilitations/constructions des centres de santé intégrés (CSI) (voir 1’ ci-dessous)


Attendue

Septembre

Lancement de consultations restreintes auprès des soumissionnaires

-

Septembre


Août

Août

100 %

2

Etude sur l’accès aux services de santé et sur l’implication des populations dans la gestion des centres de santé


Attendue

Septembre


16

Lancement de consultations Restreintes auprès des soumissionnaires

-

Septembre


En cours

Août

30 %


-

Septembre

3

Recrutement de l’ONG d’encadrement des associations de collecte et de pré traitement des déchets à Brazzaville


-

octobre

Lancement de consultations

juin

Juin

100 %

Négociations des conditions d’engagement avec un consultant Ivoirien

Août

Juillet

100 %

Obtention de l’Avis de non objection de la Banque

Septem

bre

Août

100 %

4

Etude et élaboration du plan stratégique de gestion des déchets solides dans la ville de Brazzaville

Attribution et signature du contrat

-

Septembre

25 %


17 2°) Composante n°2 : Diversification et renforcement des opportunités de formation : Dans le cadre de cette composante, le PNUD a réalisé les activités indiquées dans le tableau ci-après:

EVALUATION

N°

ACQUISITION

ACTIVITE REALISEE /

RESULTAT

DATE

Date Prévue

Pourcen tage


Août

Août

100 %


Attendue

Septembre

1’

Etudes techniques des travaux de réhabilitations et de construction des centres d’éducation, de formation et d’apprentissage (CEFA) (voir 1 ci-dessus)


Septembre

3°) - Composante n°3 : Appui à la Réinsertion Socio Economique par l’emploi Dans le cadre de cette composante, le PNUD a réalisé les activités indiquées dans le tableau ci-après:

EVALUATION N° ACQUISITION ACTIVITE REALISEE / RESULTAT

DATE Date

Prévue Pourcen

tage Confection des listes restreintes, préparation / Finalisation des dossiers d’appel d’offres

Août

Août

30 %


-

Septembre

5

Etude technique sur le pavage des rues à Brazzaville


Septembre


18

6

Recrutement du Maître d’Ouvrage Délégué pour la supervision des travaux de pavage

Confection des listes restreintes, préparation / Finalisation des dossiers d’appel d’offres

Août

Août

30 %


-

Septembre


Septembre


Août

Août

100 %


Attendue

Septembre

7

Etude d’un mécanisme de garantie mutuelle des Institutions de micro finance et création d’un fonds d’insertion des personnes défavorisées


-

Septembre

Lancement des consultations

juin

Juin

100 %

Négociations des conditions d’engagement avec un consultant Ivoirien

Août

Juillet

100 %

Obtention de l’Avis de non objection de la Banque

Septbre

Août

100 %

8

Evaluation du Forum des Jeunes Entreprises du Congo

Attribution et signature du contrat

-

Septembre

25 %


Août

Août

100 %

9

Evaluation institutionnelle du Ministère des PME


Attendue

Septembre


19


-

septembre


Août

Août

100 %


Attendu

Septembre

10

Etude d’impact du PARSEGD sur l’environnement


-

Septembre

4°) - Composante n°4 : Gestion du Projet

Dans le cadre de cette composante, le PNUD réalisé les activités indiquées dans le tableau ci-après:

EVALUATION

N°

ACQUISITION

ACTIVITE REALISEE

/ RESULTAT

DATE

Date Prévue

Pourcen tage


Août

Août

100 %


Septbre

Septembre 100 %

11

Elaboration du manuel des procédures du PARSEGD et mise en place du système comptable de l’UCP


Septbre

Septembre

100 %


20

Cotation

mars

mars

100 % Dépouillement des offres et passation de la commande

avril

avril

100 %

12

Acquisition du matériel informatique de l’UCP


juillet

juin

100 % Cotation

mars

mars

100 %

Dépouillement des offres et passation de la commande

avril

avril

100 %

13

Acquisition de 2 véhicules de l’UCP


septembre

juin

100 %

Cf. voir décharges et attestation de cession de propriété en annexe 6-3- AUTRES ACTIVITES REALISEES PAR LE PNUD : 6-3-1- FINALISATION DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT DES AGENTS DE L’UCP : Au cours de la période sous revue, le PNUD a assuré le recrutement des chauffeurs de l’UCP. Un test d’aptitude a notamment été organisé pour un candidat identifié par l’UCP, en la personne de Monsieur Christian BOSSIBIAKA. Par ailleurs, le PNUD a proposé à l’UCP une liste de quatre autres candidats aux fonctions de chauffeurs titrés du Roster du Département des Ressources Humaines. Ces candidats y étaient inscrits à l’issue des tests précédemment réalisés par le PNUD, dans le cadre de différents processus de recrutement des chauffeurs. RESULTAT : Observations : au sujet des VNUs, le processus de recrutement a été suspendu à la demande de la partie gouvernementale, qui devrait convenir avec la BAD de leur remplacement éventuellement par des consultants individuels. Une sélection des candidats sur dossiers a déjà été réalisée par le PNUD. Le procès-verbal du panel de sélection et les résultants n’ont cependant pas été transmis à l’UCP, pour cette raison. 6-3-2- RECRUTEMENT D’UN CONSULTANT EN GENIE CIVIL : lors de la dernière mission d’évaluation de la Banque, en avril-mai 2007, il avait été convenu que le PNUD procède au recrutement d’un consultant en génie civil, pour appuyer les équipes du Projet dans l’élaboration des dossiers relevant des activités de génie civil. Dès juillet, des négociations ont été menées avec Monsieur SOPPO MOUELLE Emmanuel, ingénieur en génie civil, de nationalité Camerounaise, identifié par le PNUD.

Une liste de cinq chauffeurs classés par ordre de mérite a été transmise à l’UCP, en vue du recrutement des deux candidats les mieux placés. L’équipe de l’UCP est désormais au complet, sauf en ce qui concerne les VNUs.


21 RESULTAT :

S’agissant des dossiers concernant le pavage (recrutement du Bureau d’études techniques et du Maître d’Ouvrage Délégué pour la supervision et la gestion des marchés de pavage), il sied de signaler que le programme ou liste des sites de pavage, ainsi que les autres données techniques sur le pavage n’ont pas été fournis au PNUD pendant la mission du Consultant. De sorte qu’il n’a pas eu l’opportunité de travailler réellement sur le pavage. Néanmoins, il a produit des documents types du DAO qui pourront servir à plus d’un titre, lors de la finalisation des dossiers et du suivi des activités relatives au pavage. Le rapport de mission et les termes de référence de l’intéressé sont joints en annexe. 6-3-3- Participation au séminaire de formation sur la gestion des projets HIMO : le Chargé de Projet a pris part aux travaux du séminaire de formation des cadres et agents des mairies, organisé par le PROJET, à DOLISIE, du 17 au 21 septembre 2007. Le thème central du séminaire portait sur la maîtrise d’ouvrage des projets HIMO d’assainissement urbain et de pavage par l’approche HIMO. Le séminaire a été animé par le BIT. La participation du Chargé de Projet à ce séminaire s’inscrit dans le cadre de renforcement des capacités et répond à la nécessité de maîtriser la manière d’intégrer dans les dossiers d’appel d’offres les exigences de l’approche HIMO retenue par le Gouvernement pour les travaux de pavage et d’assainissement, inscrits au programme du PARSEGD. Le séminaire a permis en particulier de renforcer les connaissances du Chargé de Projet en matière de travaux HIMO et ses capacités pour le montage des Dossiers d’Appel d’Offres incluant les aspects HIMO tel que l’exige la Banque. En effet, les trois dossiers mis en instance sont directement liés aux aspects HIMO. L’expert du BIT qui a animé ce séminaire a par la suite été sollicité par l’UCP, pour l’élaboration de nouvelles moutures des termes de référence relatifs à ces missions.

Le 1er août 2007, un contrat a été signé avec l’intéressé. Conformément à ses termes de référence, Monsieur Soppo Mouellé a appuyé les équipes du PNUD et de l’UCP dans la finalisation des dossiers de demande de propositions pour les marchés d’études techniques et de contrôle des travaux de réhabilitation et/ou de construction des centres de santé intégrés et des centres d’éducation, de formation et d’Apprentissage (CEFA). Il a notamment réalisé l’expertise des plans et autres documents de spécifications techniques des ouvrages à réhabiliter ou à construire, fournis à l’UCP par des spécialistes, aidé les équipes à la définition des profils, qualifications et autres critères des personnels clés pour les mission d’études et de contrôle des travaux concernés, proposé un dossier type d’appel d’offres des travaux de construction ou de réhabilitation des centres de santé et des centres de formation, avec les différentes pièces constitutives. Le consultant a aussi apporté son appui dans la lecture de certains dossiers à soumettre à la Banque. Il a enfin participé à la notation des firmes ayant déposé des dossiers de candidatures aux différents marchés, en vue de la constitution des listes restreintes


22 6-3-4- Gestion administrative du Projet : celle-ci porte essentiellement sur : a)- La gestion du personnel du Projet : il s’agit de la gestion administrative du contrat du consultant en génie civil recruté au cours de la période et de celui du chargé de projet. Celle-ci est assurée par le département des Ressources Humaines du PNUD. b) La passation de charges : celle-ci est intervenue au cours de la période, entre le CTP a.i. sortant Monsieur Eloi Houadio-IV et la CTP entrant, Madame Luisa DOLOGUELE, en poste depuis le 3 septembre 2007. A cette occasion, le Chargé de Projet a produit un document de note synthèse sur le niveau global d’avancement du Projet jointe en annexe. c) La participation aux réunions de coordination et de suivi du Projet : au cours du trimestre sous revue, l’équipe du Projet a pris part aux différentes réunions et rencontres de coordination et de suivi du Projet, tant au niveau interne du PNUD (Réunions de Programmes), qu’au niveau de l’UCP. Toutefois, les réunions de suivi avec l’UCP ont été peu fréquentes. Elles ont porté sur des points précis à examiner dans le cadre du traitement ou de la finalisation des dossiers. Par contre, les réunions de Programmes régulièrement tenus au sein du PNUD ont permis au Management de s’informer sur l’état d’avancement des activités du Projet et de donner à l’équipe du Projet les instructions conséquentes à chaque étape. Au cours de la période, le PNUD a également eu l’occasion de tenir une réunion de concertation avec une délégation de la BAD en mission à Brazzaville. Cette concertation a eu lieu en date du 27 septembre 2007 et a porté entre autres sur la clarification nécessaire de certains aspects du Projet, en l’occurrence les difficultés d’application des clauses de l’accord de partenariat entre le PNUD et le Gouvernement relatives aux décaissements des fonds d’acquisitions. Le compte rendu de cette réunion de concertation est joint en annexe. Enfin, au cours de la période sous revue, des notes de clarification ont été élaborées sur instructions du management, pour des explications à fournir aux partenaires, en rapport avec l’exécution de la mission du PNUD. Il s’agit par ce fait d’améliorer la qualité des relations avec les partenaires impliqués dans le Projet (Gouvernement et Banque).

VII. SITUATION FINANCIERE : 7-1- DEMANDES DES DECAISSEMENTS : Au cours de la période, le PNUD a formulé une nouvelle fois une demande de décaissement des montants correspondant aux acquisitions en cours de réalisation. Ceci pour lui permettre de mettre en place les mesures nécessaires au paiement des prestataires et autres coûts d’acquisitions. Ces demandes ont été formulées tant auprès du Ministère qu’auprès de la Banque.


23 7-2- ETAT DES DECAISSEMENTS (ANNEE 2007) : 7-2-1- Contributions de cofinancement :

FAD GOUVERNEMENT PNUD LIBELLE USD FCFA USD FCFA USD FCFA

Montants inscrits

22.113.864

11.056.932.000

6.649.101

3.324.550.500

100.000

50.000.000

Décaissements à ce jour

78.807

39.403.500

-

-

30.000

15.000.000

Solde non décaissé

22.035.057

11.017.528.500

70.000

35.000.000

7-2-2- Décaissements de l’année 2007 par trimestres: Les documents du projet ne font pas une programmation trimestrielle des décaissements. Nous présentons dans le tableau ci-dessous les décaissements réels par source de financement à la fin de la période sous revue. Ceci, en distinguant entre les montants correspondant aux acquisitions et les montants correspondant aux autres charges de fonctionnement du Projet. A – Au titre des acquisitions : a – 1 - PREVISION DES DECAISSEMENTS AU TITRE DES ACQUISITIONS :

LIBELLE Premier Trimestre

Deuxième Trimestre

Troisième Trimestre

TOTAL

DECAISSEMENTS PREVUS Décaissements BAD - - - - Décaissements Gouvernement

-

-

-

-

Décaissement PNUD

- - - -

TOTAL NB : Nous disons bien que les documents du projet ne font pas une programmation trimestrielle des décaissements


24 a - 2- ETAT DES DECAISSEMENTS REELS AU TITRE DES ACQUISITIONS


Deuxième Trimestre


Quatrième Trimestre

DECAISSEMENTS REELS Décaissements BAD 78.807 - - 78.807 Décaissements Gouvernement

-

-

Décaissement PNUD

- - - -

TOTAL 78.807 - - 78.807 % - - - -

NB : Les documents du projet ne font pas une programmation trimestrielle des décaissements. Les décaissement sur fonds de la BAD se sont faits via l’UCP.

B – Au titre du fonctionnement : b-1- PREVISIONS DES DECAISSEMENTS AU TITRE DU FONCTIONNAMENT:


Deuxième Trimestre


TOTAL

Décaissements BAD 44.825,40 USD 44.825,40 USDDécaissements Gouvernement

- - - -

Décaissement PNUD 30.000 USD - - 30.000 USDTOTAL 74.825 USD 74.825 USD DECAISSEMENTS REELS Décaissements BAD 44.825,40 USD 44.825,40 USDDécaissements Gouvernement

- -

Décaissement PNUD 30.000 USD 30.000 USDTOTAL 74.825 USD 74.825 USD

% 100 % - - 100 % b-2- ETAT DES DECAISSEMENTS TRIMESTRIELS REELS AU TITRE DU FONCTIONNAMENT:


Deuxième Trimestre


TOTAL

Décaissements BAD 44.825,40 USD 44.825,40 USDDécaissements Gouvernement

- -

Décaissement PNUD 30.000 USD 30.000 USDTOTAL 74.825 USD 74.825 USD

% 100 % - - 100 %


257-3- DEPENSES :

Au cours de la période sous revue, l’exécution du budget du Projet a donné lieu à des dépenses de diverses natures, entrant dans le cadre de l’exécution de la mission du PNUD. Il s’agit de :

a) Dépenses d’acquisitions : achats du matériel informatique et des véhicules de l’UCP, frais de transport et de transit sur achats, dépenses de publication des avis spécifiques de passation de marchés, coûts d’envoi des dossiers de DDP auprès de la Banque et auprès des consultants figurant sur les listes retreintes ;

b) Dépenses de fonctionnement : achat de fournitures de bureau, honoraires et divers frais de subsistance des consultants, des dépenses de personnel, des frais de mission et de voyage.

A la fin du mois de septembre 2007, l’état général des dépenses est le suivant :

ETAT DES DEPENSES DU PARSEGD AU 04 octobre 2007

NATURE DES DEPENSES RESSOURCES PAR NATURE

LIBELLE MONTANT BAD PNUD

USD FCFA USD FCFA USD FCFA

Acquisitions véhicules, matériel informatique

72.285 36.142.500 72.285 36.142.500

-

-

Honoraires et indemnités des consultants

12.000 6.000.000

-

-

12.000

6.000.000

Presse et communication

5.062,17 2.531.085 - - 5.062,17 2.531.085

Frais de transport 7.208,61 3.604.305 1.809,29 904. 645 5.399,32 2.699.660Fournitures de bureau

844,52 422.260 844,52 422.260 -

-

Salaires et frais de mission

14.606,55

7.303275 14.606,55 7.303275 -

-

Frais généraux 879,46 439.730 - - 879,46 439.730TOTAL 112.886,31 56.443.155 89.545,36 44.772.680 23.340,95 11.670.475

Deux tableaux en annexe font le point des dépenses effectuées au cours de la période sous revue, arrêtées à la date du 27 septembre, sur les trois catégories de ressources du Projet, à savoir, les fonds de la BAD pour le fonctionnement de l’équipe du Projet, les fonds d’acquisitions versés par la partie gouvernementale pour l’achat des équipements (provenant éventuellement de la BAD) et les fonds du PNUD.

NB : Il sied de signaler que les dépenses liées à la publication des avis spécifiques de passation des marchés ainsi que celles relatives à l’expédition par DHL des dossiers à la Banque pour demande de l’avis de non objection à la Banque, aux firmes figurant sur les listes restreintes et aux consultants individuels, ont été indûment imputés sur les fonds de fonctionnement alloués à l’équipe du Projet par la BAD et/ou sur les fonds de contribution du PNUD. Or, il s’agit de dépenses qui entrent dans le chapitre des coûts d’acquisition à financer en principe dans le cadre du budget de chaque acquisition. Une clarification de cet aspect s’avère utile.


26 VIII - COMMENTAIRES GENERAUX / CONCLUSIONS / RECOMMANDATIONS : 8-1- COMMENTAIRES GENERAUX : La période sous revue a été caractérisée par quelques difficultés, notamment :

a) La nécessité de l’appropriation des procédures de la Banque : les textes en vigueur exigent que la passation des marchés soit faite en application des règles de procédure de la BAD. La complexité de ces procédures est telle que l’équipe du Projet a eu besoin d’un temps d’adaptation pour se les approprier. Ceci explique en partie les retards pris dans la conduite des dossiers. Il est déplorable que les accords de partenariat n’aient pas prévu de formation de l’équipe du Projet aux procédures du bailleur de fonds avant le démarrage effectif des activités. b) La gestion des délais d’acquisitions : Les procédures de passation de marchés applicables font intervenir différents partenaires en amont comme en aval de l’action du PNUD, Agence de Passation des Marchés. L’équipe du Projet est amenée à leur soumettre des demandes d’avis ou de compléments de données techniques, suivant leurs responsabilités dans la procédure. A ces niveaux il a été constaté que les délais d’attente ont souvent été importants en terme de mois, avec un impact majeur sur le processus d’acquisition. Alors qu’au niveau du PNUD, le traitement des dossiers pour chaque étape se fait en général dans des délais en terme de jours ou de semaines. Cette remarque vaut aussi bien pour la Banque que pour l’UCP et même pour d’autres partenaires.

* S’agissant de la Banque : à titre d’illustration, à l’issue de la transmission des premiers dossiers pour la demande de l’avis de non objection en date du 1er juin 2007, par DHL, la réaction de la Banque a été enregistrée aux environs du 5 juillet. Soit un délai d’attente de 1 mois et 1 semaine. De même, les dossiers révisés et les nouveaux dossiers élaborés retransmis à la Banque le 23 août 2007 ont obtenu l’avis de non objection le 14 septembre, soit après trois (3) semaines. Alors qu’au niveau de l’équipe du PNUD, les 5 premiers dossiers transmis à la Banque avaient été élaborés entre le 16 et le 31 mai (soit 10 jours après le départ de la mission d’évaluation d’avril-mai ayant quitté Brazzaville le 14 mai 2007). Il convient de mentionner également ici, les délais légaux : après obtention de l’avis de non objection de la Banque, le dossier de consultation pour l’élaboration du manuel des procédures a été traité et transmis aux cabinets pré sélectionnés le 21 septembre 2007 (soit 7 jours après). Dans la lettre d’invitation le délai limite de dépôt des offres ou propositions accordé à ces cabinets est de 45 jours, conformément aux règles applicables (jusque début novembre 2007). * S’agissant de l’UCP : l’équipe du Projet avait achevé la révision des dossiers rejetés par la Banque entre le 10 et le 20 juillet 2007 (soit 10 jours). Or, les drafts mis au point à l’issue de cette révision furent ensuite transmis à l’UCP dès le 21


27juillet, pour lecture et complément de données techniques, par courrier électronique, suivi quelques jours plus tard d’une demande formelle des plans et des spécifications des ouvrages de génie civil à construire, à réhabiliter ou à paver. Une liste des ouvrages à construire ou à réhabiliter est parvenue au PNUD le 27 août 2007, suivie de plans de masses le 31 août 2007 pour les centres de santé et les centres de formation. Soit 1 mois et demi plus tard. Les éléments techniques sur les sites ou ouvrages à paver n’ont pas encore été transmis au PNUD au moment où le présent rapport est en train d’être finalisé. En d’autres termes, pour l’aboutissement d’un dossiers de demande de propositions, il faut 15 à 30 jours au minimum d’attente des manifestation d’intérêts, en vue de l’établissement des listes restreintes, 21 jours au moins pour l’obtention de l’avis de non objection et 45 jours pour la consultation des firmes pré sélectionnées. Soit près de 100 jours, c’est-à-dire 3 mois, sans compter les délais de traitement des dossiers au niveau du PNUD (élaboration des termes de référence et des dossiers d’appel d’offres ou des DDP, dépouillement des dossiers de pré sélection, établissement des listes restreintes) et sans compter les délais d’attente des contributions ou des compléments de données à fournir par l’UCP. Ensuite, interviendront les phases de réception et d’analyse des offres, suivi des négociations, puis de l’obtention de l’accord de la Banque, pour la signature des contrats, etc. Autant de facteurs qui ont contribué à l’allongement des délais. Ainsi donc, en respectant les délais légaux, la passation d’un marché ne peut objectivement être réalisé qu’au terme d’un processus allant de quatre à cinq mois ou même plus. * S’agissant des autres partenaires : l’équipe du Projet a également été confrontée aux délais des formalités d’acconnage et de dédouanement de la part de SDV, ainsi que les délais des formalités de prise des garanties des véhicules au niveau de la CFAO. En un mot, les délais découlant des aléas du commerce international. c) L’insuffisance de clarification: l’équipe du Projet a été confrontée à un réel problème d’insuffisance de clarification sur certains aspects du partenariat, notamment sur les responsabilités des partenaires intervenant dans la procédure d’acquisitions et sur la question des décaissements. * Sur les responsabilités des partenaires : en l’absence du manuel des procédures (qui doit être élaboré), un besoin de clarification a été ressenti par l’équipe du Projet, sur les méthodes de collaboration entre les équipes de l’UCP et du PNUD, autour du niveau de participation de l’UCP dans le processus de traitement des dossiers d’acquisition. En effet, l’équipe du PNUD s’est trouvée dans la situation où elle a été obligée d’élaborer totalement les dossiers de demande de propositions bien que les termes de l’accord du 14 juillet 2006 précisent que le PNUD est chargé de la finalisation des dossiers d’appel d’offres. Ceci du fait que les moutures des termes de référence transmis au PNUD par l’UCP s’avèrent tellement sommaires que le PNUD a été obligé de mener une activité de rédaction approfondie et méticuleuse de ceux-ci, de les faire examiner de nouveau par l’UCP, avant de les couler dans les dossiers d’appel d’offres. L’impact en étant l’allongement des délais (cf. document de termes de référence en annexe reçu par le PNUD).


28 Il en est de même du processus de sélection des prestataires. En attendant la signature du document (en projet) qui mettra en place la commission de passation de marchés, les deux équipes de l’UCP et du PNUD utilisent une méthode qui consiste, pour la pré sélection des firmes, envue de l’établissement des listes restreintes, l’ouverture des plis issues de la publication des avis spécifiques de passation de marchés, à faire participer les membres des équipes du PNUD et de l’UCP. La même démarche sera appliquée pour l’évaluation des offres, pour laquelle des spécialistes de chaque domaine seront associés au processus. Or, une lettre du directeur national en date du 21 septembre 2007 semble remettre en cause cette méthode. Une clarification de cet aspect est également recommandable. * Sur les aspects des décaissements : le besoin de clarification concerne par ailleurs les aspects des décaissements, notamment suite à la difficultés évoquée ci-dessus, d’imputation des dépenses d’acquisition, tel que les factures des journaux ayant réalisé les publications des avis spécifiques de passation des marché, les frais d’expédition des dossiers, à la Banque et aux consultants, ainsi que la prévision des frais locaux à négocier avec les consultants et à insérer dans les contrats en cours ou en voie de négociation (indemnités de subsistance des consultants, frais de déplacement et de voyages à l’intérieur du pays, rémunération des intervenants nationaux, frais d’activités comme les ateliers de restitution ou de validation des études que produiront les consultants, etc.). Bref, la question s’est posée de savoir comment mettre à la disposition de l’Agence de passation des marchés (le PNUD) les fonds nécessaires au règlement des dépenses inhérentes aux coûts d’acquisitions, en application des clauses de l’accord de partenariat avec le Gouvernement, afin de faciliter les paiements. 8-2- CONCLUSION ET RECOMMANDATIONS : La période de juillet à septembre 2007 a été une période principalement marquée par la révision des dossiers ayant fait l’objet d’observations de la part de la BAD au mois de juillet ainsi que par l’élaboration et la finalisation de nouveaux dossiers. Trois dossiers finalisés et transmis en fin août ont tous obtenu l’avis de non objection de la Banque. Ce qui a permis de poursuivre le processus des consultations auprès des cabinets retenus, ainsi que le processus de recrutement des consultants individuels concernés. Cinq autres dossiers finalisés ont été transmis à la Banque pour demande de l’avis de non objection. La période sous revue a également été marquée par l’aboutissement du processus d’acquisition des équipements de l’UCP que le PNUD a pu conduire à son terme. Le matériel informatique et les véhicules de l’UCP ont ainsi été livrés.


29 Au final, sur les 13 acquisitions commandées (études, services et biens) dix (10) ont connu une avancée significative des dossiers au cours de la période, tandis que les dossiers de trois acquisitions ont été tenus en instance, à la demande de la partie gouvernementale (dossier de l’étude technique des travaux de pavage, dossier de recrutement du Maître d’Ouvrage Délégué chargé de la gestion des marchés de pavage, dossier de recrutement de l’ONG d’encadrement du ramassage des déchets). Le processus de recrutement de l’ensemble du personnel de l’UCP a également été conduit à son terme par le PNUD, au cours de la période, notamment en ce qui concerne les chauffeurs. En considérant les recrutements des cadres effectués auparavant, l’équipe de l’UCP est désormais au complet. Sauf pour les VNUs dont le processus de recrutement a été suspendu à la demande de la partie gouvernementale. Le PNUD reste dans l’attente des nouvelles directives à ce sujet. Enfin, la période sous revue a été marquée par quelques difficultés liées principalement à l’insuffisance de clarifications sur les rôles et les responsabilités des parties prenantes aux procédures d’acquisition et sur les modalités de décaissement des fonds d’acquisitions. Les clarifications doivent être faites sur ces aspects, pour une bonne marche du partenariat, en attendant l’élaboration du manuel des procédures. Un plan de passation de marchés sera mis au point très rapidement. Ce plan qui n’avait pas été élaboré lors de la programmation des acquisitions de l’année 2007 est un document de planification des opérations de gestion des marchés, qui comporte des délais prévisionnels pour les différentes phases du processus. Il permettra une bonne gestion des délais et constituera, avec le manuel des procédures, des outils efficaces de suivi du fonctionnement du Projet. De même, la tenue des réunions de coordination et de suivi du Projet avec l’UCP se fera désormais de façon régulière, pour un meilleur suivi des activités du Projet. Ces réunions pourraient être mensuelles. RECOMMANDATIONS : * En direction du management du PNUD :

1°) Mise en place de la Commission de Passation des Marchés: La responsabilité du PNUD dans le domaine de la structuration du cadre de gestion du Projet, tel que prévue dans les accords porte principalement sur la mise en place d’une Commission de Passation de Marchés, dont la composition doit refléter les intérêts en présence. Un texte a été proposé à cet effet, par l’équipe du Projet. Le fonctionnement de la Commission de Passation des Marchés donnera lieu à certaines charges de fonctionnement inhérentes à la recherche de son efficacité, dans la poursuite de l’objectif de transparence assignée à cette instance. Celles-ci devraient être prises en compte dans le cadre du dispositif existant de financement du PARSEGD. Le PNUD prendra soin de prévoir une ligne budgétaire à partir de l’année 2008, pour cette prise en charge, sur des fonds à identifier.


30 On peut évoquer ici le processus en cours de dynamisation de la gestion des projets à travers une restructuration du Centre de services qui est remplacé depuis juillet 2007 par un Centre d’Exécution et d’Appui aux Projets et Programmes (CEDAP). L’objectif étant de renforcer les capacités de gestion des différents projets (y compris le PARSEGD), dans l’optique d’une plus grande satisfaction des exigences d’efficacité attendue par les partenaires et/ou les clients. * En direction du Gouvernement et de la Banque : 1°) Clarifications à faire : ces clarifications concernent notamment les méthodes de travail avec les Comités de suivi des ministères et de la Mairie, chargés entre autres d’assister l’UCP dans l’élaboration des termes de référence de base et des spécifications techniques des différentes acquisitions. Les dysfonctionnements enregistrés à ce niveau, sur le plan du travail technique, ont eu un impact certain sur les délais d’acquisition. La clarification à faire concerne également les aspects des décaissements et de mise à disposition du PNUD, des fonds d’acquisitions. A la suite de la lettre de demande de décaissement du montant global des acquisitions programmée en 2007, transmise à la partie gouvernementale le 8 juin 2007 par le PNUD et de la lettre de demande de clarification adressée à la BAD par le PNUD en date du 21 septembre 2007, la question a de nouveau été évoquée par les parties à l’occasion de la rencontre du 27 septembre 2007 entre le PNUD et la mission de la BAD qui vient de séjourner au Congo. Une concertation entre le PNUD,le Ministère et la Banque s’avère utile. 2°) Planification des acquisitions pour l’année 2008 : élaborer le plan de travail et le budget de l’année 2008, au plus tard en fin décembre. Ceci afin de permettre au PNUD de proposer dans les délais le pan de passation des marchés pour l’année 2008 (en principe pour les dix huit (18) prochains mois).

Fait à Brazzaville, le 8 octobre 2007

Joseph IKOUBOU Chargé de Projet

Visa du superviseur : Luisa DOLOGUELE CEDAP Manager, CTP/DEX


31

A N N E X E S


32

Liste des annexes

1- Avis de non objection de la Banque obtenus au cours de la période; 2- Documents de livraison du matériel informatique et des véhicules à l’UCP ; 3- Conditions d’engagement négociées avec les consultants individuels ; 4- Compte rendu de la réunion de concertation PNUD/BAD du 27 septembre 2007 5- Tableaux de l’état des dépenses ; 6- Note synthèse sur le niveau d’avancement du Projet ; 7- Exemplaire d’un dossier de base transmis par l’UCP au PNUD pour finalisation ; 8- TDR et Rapport de mission du consultant en génie civil du 10 août au 13 septembre 2007; 9- Programme du séminaire de Dolisie sur la maîtrise d’ouvrage des projets en HIMO d’assainissement urbain et de pavage, du 17 au 21 septembre 2007


33

1- Avis de non objection de la Banque obtenus au cours de la période;


34 2- Documents de livraison du matériel informatique et des véhicules à l’UCP ;


35 3- Conditions d’engagement négociées avec les consultants individuels (A titre de Procès-verbal);


36 4- Compte rendu de la réunion de concertation PNUD/BAD du 27 septembre 2007


37 5- Tableaux de l’état des dépenses ;


38 6- Note synthèse sur le niveau d’avancement du Projet établie le 5 septembre 2007


39 7- Exemplaire d’un dossier de base transmis par l’UCP au PNUD pour finalisation ;


40 8- TDR et Rapport de mission du consultant en génie civil du 10 août au 13 septembre 2007;


41 9- Programme du séminaire de Dolisie sur la maîtrise d’ouvrage des projets en HIMO d’assainissement urbain et de pavage, du 17 au 21 septembre 2007

RAPPORT TRISMESTRIEL SUR L’ETAT D’AVANCEMENT DU PROJET · notamment les décaissements et les...

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