Équipe mondiale de l’effectif - Lions Clubs International · 2016-09-06 · Équipe mondiale de...

Équipe mondiale de l’effectif

Plan opérationnel - Inviter pour avoir un impact

Janvier 2016 - Janvier 2018

Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 2

Sommaire

Introduction : Pourquoi maintenant – Notre stratégie

Organigramme EME

Formation

Fixer des cibles et des objectifs

Inviter pour avoir un impact - Rapports et Journées mondiales de rapports

Reconnaissance et récompenses

Communication et marketing

Staff et budget


Introduction : Pourquoi maintenant – Notre stratégie

LCI Forward, le plan stratégique de notre association, et la préparation du Centenaire représentent un moment propice et une plateforme

idéale pour doter l'équipe mondiale de l'effectif (EME) d'une stratégie et d'un plan opérationnel recentrés. L'EME n'a pas connu de

remodelage important depuis sa création en 2009.

Pour fournir un meilleur service à l'humanité, LCI Forward a fixé l'objectif d'améliorer les vies d'au moins 200 millions de personnes d'ici

2020/2021, soit un triplement de notre impact. Dans le cadre de la célébration du centenaire du Lions, nous nous sommes fixés pour

objectif d'arriver d'ici la fin 2017/2018 à un niveau d'effectif encore jamais atteint par notre association, 1 425 311 membres. Une fois

parvenu à cet objectif quantitatif, nous concentrerons nos efforts de façon à atteindre de nouveaux sommets en termes de service,

d'impact et de croissance.

Atteindre notre objectif du centenaire en matière d'effectif nous permettra de :

· Continuer de service nos communautés dans le cadre du Défi de service du centenaire

· Lancer notre association vers son second centenaire de service transformateur

· Tracer la voie pour tripler notre impact par un service humanitaire intensifié et améliorer les conditions de vie d'au moins

200 millions de personnes par an.

Le moment est donc venu de repenser l'EME. Il nous faudra recruter un minimum de 47 000 nouveaux membres dans de nouveaux clubs

et dans ceux existants afin d'atteindre notre objectif du centenaire de parvenir à un niveau d'effectif encore jamais connu par notre

association. Pour y parvenir, notre stratégie globale sera d'intensifier l'effort, la formation et les ressources de l'EME en vue de deux

objectifs :

1. Création de nouveaux clubs : chaque dirigeant recruté dans l’EME au niveau du district ou à un niveau supérieur devra

personnellement prendre la responsabilité de créer au moins un nouveau club. Cet objectif sera soutenu par des ressources et des

formations spécialisées et personnalisées, et accompagné d’un programme de récompenses à plusieurs niveaux.

2. Recrutement et fidélisation : les présidents de commission de club chargée de l’effectif sont les mieux positionnés pour recruter et

fidéliser les membres. Des formations, des outils, des lignes de communication et des ressources leur seront fournis par le biais de

leur coordinateur EME de district et par le LCI. Naturellement, d'autres dirigeants pourront également s'impliquer dans le

recrutement et la fidélisation des membres.

Le thème Inviter pour avoir un impact sera le fil conducteur de ces deux stratégies (Création de nouveaux clubs par les coordinateurs EME

de district et recrutement/fidélisation des nouveaux membres par les présidents de commission de club chargée de l’effectif). Ceci nous

permet de garder bien en vue que notre ambition de croissance est destinée à servir et avoir un impact sur plus de personnes que jamais

auparavant.

Le plan suivant présente l'organigramme, les stratégies et les ressources spécifiques.


Organigramme EME

L'EME se concentre sur les deux composantes d'Inviter pour avoir un impact : 1) créer au moins un club et 2) informer les présidents de

commission de club chargée de l'effectif des formations et des ressources disponibles pour les aider dans leurs activités de recrutement et

d'implication des membres. Afin d'atteindre ces objectifs, une structure dirigeante solide a été établie.

L'organigramme et les descriptions présentent l'équipe EME, emmenée par notre président international, et recrutée spécifiquement pour

Inviter pour avoir un impact.

Exécutif

Président de l’EME (Président international)

Liaison internationale de l'EME : (1er Vice-

président)

Président de la commission du développement

de l'effectif

Coordinateur international de l'EME

Coordinateur international des familles et des

femmes

International

Responsable EME de région constitutionnelle

Responsable EME adjoint de région

constitutionnelle

Responsable régional EME

Conseiller EME de région spéciale

District

Coordinateur EME de district / district simple

o Équipe de la réussite des clubs

o Équipe chargée de la croissance de

l'effectif et des nouveaux clubs

District Multiple

Coordinateur EME - DM

o Équipe de la réussite des clubs

o Équipe chargée de la croissance de

l'effectif et des nouveaux clubs


Niv

ea

u e

xécu

tif

Poste Rôle Fonctions essentielles Mandat

Président de l’EME

(Président

international)

Top Leader EME Aide au recrutement des responsables EME internationaux

Apporte une direction générale à l'EME

Annuel

quand

Président

international

Liaison

internationale de

l'EME

1er vice-président

Aide le président

de l'EME

Aide au recrutement des responsables EME internationaux

Apporte une aide directe à l'EME sur délégation du président

Annuel

quand 1er

vice-

président

Président de la

commission du

développement de

l'effectif (MDC)

Apporte le

soutien du MDC

et du conseil

d'administration

international a

l'EME

Assiste aux réunions des responsables EME internationaux

Représente l'EME à la commission du développement de l'effectif et au

conseil d’administration international

Nommé

chaque

année par le

président

international

Coordinateur

international EME

Apporte son

leadership au

personnel et aux

responsables au

niveau

international sur

les programmes

et initiatives en

faveur de

l’effectif

Assume un rôle de direction en collaborant avec le personnel du LCI dans le

développement des formations, initiatives, ressources et rapports EME

conformément à l'année d'exercice et au plan stratégique

Sur délégation du président, apporte une aide directe à l'EME sur tout ce qui

concerne la mise en œuvre du plan stratégique.

Rend compte au président de l'EME.

3 ans,

renouvelable

ou révocable

chaque

année par le

président

international

Coordinateur

international

chargé des

familles et des

femmes

Apporte son

leadership au

personnel et aux

responsables au

niveau

international

concernant les

programmes et

initiatives en

faveur des

familles et des

femmes

Assume un rôle de direction en collaborant avec le personnel du LCI dans le

développement des initiatives, ressources et rapports en lien avec Familles et

femmes conformément à l'année d'exercice et au plan stratégique

Sur délégation du président, apporte une aide directe à l'EME

Rend compte au président de l'EME

3 ans,

renouvelable

ou révocable

chaque

année par le

président

international


N

ive

au

in

tern

ati

on

al


Responsable

de région

constitutionnelle

S'occupe de

l'EME dans

sa région

constitutionnelle

Fournit une direction aux responsables régionaux dans leur région constitutionnelle

Développe des programmes/stratégies spécifiques pour répondre aux besoins ou

opportunités

Travaille en collaboration avec le personnel du LCI dans la coordination des efforts

de recrutement et de création de nouveaux clubs dans sa région

Travaille en étroite collaboration avec son équipe pour réaliser les objectifs liés au

recrutement fixés par les districts, étudie les rapports sur les progrès et prend les

actions appropriées

Crée de nouveaux clubs

Rend compte à l'EME Niveau exécutif

3 ans,

renouvelable

ou révocable

chaque

année par le

président

international

Vice-responsable

de région

constitutionnelle

S'occupe de

l'EME dans une

partie de

sa région

constitutionnelle

Fournit une direction aux responsables régionaux dans la partie de leur région

constitutionnelle qui leur a été assigné

Développe des programmes/stratégies spécifiques pour répondre aux besoins ou

opportunités


de recrutement et de création de clubs dans sa région

Travaille en étroite collaboration avec son équipe pour atteindre les objectifs de

recrutement des districts, étudie les rapports sur les progrès et prend les actions

appropriées


Rend compte à l'EME Niveau exécutif

3 ans,

renouvelable

ou révocable

chaque

année par le

président

international

Responsables

régionaux

Dirige l'EME au

sein d'un groupe

de districts

multiples/simples

et de régions non

rattachées à un

district

Fournit une direction aux conseillers des régions spéciales et aux coordinateurs

DS/DM dans leur région particulière


de recrutement et de création de clubs dans sa région EME

Travaille en étroite collaboration avec son équipe pour atteindre les objectifs de


appropriées


Rend compte au responsable EME de région constitutionnelle sur demande, tel que

pendant les journées mondiales de rapports ; il peut également être tenu de rendre

compte aux coordonnateurs internationaux

3 ans,

renouvelable

ou révocable

chaque

année par le

président

international


Conseillers des

régions spéciales

Soutient le

responsable

régional en

dirigeant l'EME

dans des

districts, districts

multiples

spécifiques, ou

dans des régions

non rattachées à

un district

Fournit une direction aux coordinateurs de DS/DM dans sa région particulière

Collabore avec le personnel du siège du LCI, avec ses coordonnateurs EME de

district simple/multiple et avec son responsable régional dans la coordination des

efforts de recrutement et de création de nouveaux clubs dans sa région de l'EME

Travaille en étroite collaboration avec son équipe pour atteindre les objectifs liés au


appropriées

Dirige des formations annuelles sur l'effectif durant le premier trimestre pour ses

coordinateurs EME de district simple/multiple


Rend compte au responsable EME de région constitutionnelle sur demande, tel que

pendant les journées mondiales de rapports ; il peut également être tenu de rendre

compte aux coordonnateurs internationaux

3 ans,

renouvelable

ou révocable

chaque

année par le

président

international


Niv

ea

u D

istr

ict

Mu

ltip

le


Coordinateur EME

de district multiple

Mène les

initiatives de

l'EME au niveau

du district

multiple pour

atteindre les

objectifs en

matière

d'effectif en

Invitant pour

avoir un impact

ainsi que par

l'implication des

membres


Collabore avec les coordinateurs de district pour atteindre les objectifs du

district en matière d'effectif

Joue un rôle direct auprès des coordinateurs de district chargés de l'EME

dans son district multiple

Transmet le message Inviter pour avoir un impact et la participation des

membres

Rend compte au responsable EME de région et/ou au conseiller de région

spéciale de l'EME désigné, le cas échéant

3 ans

Niv

ea

u D

istr

ict


Coordinateur EME

de district

Crée de

nouveaux clubs,

assure la

promotion du

message Inviter

pour avoir un

impact et

favorise

l'engagement

des membres

auprès des

présidents de

commission de

club chargée de

l'effectif


Collabore avec l'équipe de gouverneur de district pour atteindre les

objectifs liés au recrutement

S'assure que le message Inviter pour avoir un impact est diffusé auprès

des présidents de commission de club chargée de l'effectif

Partage les outils de recrutement, les ressources et les formations avec les

présidents de commission de club chargée de l'effectif

Rend compte au coordinateur EME de district multiple ou au responsable

régional EME/conseiller de région spéciale, le cas échéant

3 ans

Coordinateur EME

de district simple


Violet = Conseil d’administration international

Noir = postes EME

Bleu = postes EML

Orange = postes Centenaire

Vert = postes au niveau DM/D

Rouge = postes au niveau du club

Intégration de l’EME aux autres responsables

Nos membres sont le ciment de notre Association Internationale des Lions Clubs. Chaque Lion a le pouvoir d'Inviter pour avoir un impact et

à ce titre, les responsables EME chercheront à maximiser les efforts et l'efficacité en travaillant étroitement avec les responsables à tous

les niveaux. De cette manière, nous parviendrons à notre objectif du centenaire d'atteindre l'effectif le plus jamais élevé afin de pouvoir

servir plus de personnes d'ici à la fin de l'exercice 2017/2018. L'organigramme ci-dessous inclut d'autres postes de responsables qui sont

d'excellentes ressources pour mobiliser et renforcer les stratégies et les actions autour d'Inviter pour avoir un impact.

International

Responsable EME de région constitutionnelle

Responsable EME adjoint de région constitutionnelle

Responsable régional EME

Conseiller EME de région spéciale

Responsable EML de région constitutionnelle

Responsable EML adjoint de région constitutionnelle

Responsable régional EML

Conseiller EML de région spéciale

Membres du comité d'action du centenaire

Régions et zones

Présidents de région (le cas échéant)

Présidents de zone

Exécutif

Président de l’EME/EML (Président international)

Liaison internationale de l'EME : (1er vice-président)

Lion de liaison international de l'EML : (2e vice-président)

Conseil d'administration international

o Président de la commission Développement de l'effectif

o Président de la commission Développement du leadership

o Président de la commission Service aux districts et aux clubs

Coordinateur international EME

Coordinateur international EML

Coordinateur international des familles et des femmes

Président du comité d'action du centenaire

Président d'honneur du comité d'action du centenaire

District

Coordinateur EME de district/district simple

Coordinateur EML de district/district simple

Gouverneur de district

1er vice-gouverneur de district

2e vice-gouverneur de district

Coordinateur du centenaire de district

Coordinateur chargé du centenaire

District multiple

Président de conseil

Coordinateur EME - DM

Coordinateur EML - DM

Coordinateur du centenaire de District Multiple

Président du conseil

Club

Président de commission de club chargée de l'effectif


Intégration aux responsables et coordinateurs EME Poste Rôle

Président du conseil

Le président du conseil de district multiple est le facilitateur administratif du district multiple.

Ce poste fait partie de l'EME District multiple. Pour cette raison, le président du conseil doit soutenir les coordinateurs DM

dans leurs fonctions importantes.

Équipe du gouverneur de

district

Le gouverneur de district est le directeur général administratif du district et le chef de son équipe.

Le premier vice-gouverneur de district aide le gouverneur en matière de développement de l’effectif, de création de

nouveaux clubs et de promotion des manifestations du district.

Le second vice-gouverneur aide le gouverneur en matière de fidélisation de l'effectif et de sensibilisation des Lions aux

différents programmes de l’association.

Ce poste fait partie de l'EME de district. Pour cette raison, le président du conseil doit soutenir les coordinateurs de district

dans leurs fonctions importantes.

Président de région et de

zone

Le président de région, un responsable Lion de haute importance, est choisi pour ses remarquables compétences de

leader. Les régions comptent de 9 à 16 clubs. Le poste de président de région est facultatif.

Le président de zone fait le lien entre les clubs de la zone et l'équipe du district. Il est chargé de motiver, de conseiller et de

communiquer avec les clubs. Les zones comptent de 4 à 8 clubs.

Ces postes font partie de l'EME de district. Pour cette raison, le président de région et le président de zone doivent soutenir

les coordinateurs de district dans leurs fonctions essentielles, particulièrement la création de clubs au sein de leur

région/zone.

Président de commission

de club chargée de

l'effectif

Développer l'effectif en Invitant pour avoir un impact et améliorer la satisfaction des membres du club en utilisant les

ressources fournies par le LCI et les responsables EME de district.

Équipe mondiale du

leadership

L’équipe mondiale du leadership (EML) se concentre sur la formation active des responsables, établissant ainsi un socle

solide sur lequel le Lions Clubs International pourra s'appuyer. L'EML encourage l'identification et la formation des

responsables à tous les niveaux de l'association tout en fournissant les informations, les conseils et les encouragements

nécessaires. Agissant en tant qu'équipe parallèle spécialisée travaillant en collaboration avec l'Équipe mondiale de l'effectif

(EME), l'EML privilégie et soutient la formation des responsables, une composante indispensable au succès de chaque

programme du LCI et à la vitalité future de l'association.

Comité d'action et

coordinateurs du

centenaire

Le Comité d'action du centenaire (CAC) conseille et soutient le Conseil d'administration dans l'établissement et la mise en

œuvre des plans du centenaire. Les coordinateurs du centenaire, en collaboration avec les représentants EML et EME,

encouragent et soutiennent les succès des clubs, districts et districts multiples dans le cadre du centenaire.


Formation et implication des bénévoles

Formation

Afin de maximiser l'efficacité des responsables EME, il est crucial de développer et de mettre en place un solide plan de formation à tous

les niveaux de l'EME pour permettre au message Inviter pour avoir un impact de résonner dans tous les clubs. La formation doit combiner

des séances en personne et en ligne pour en maximiser l'efficacité.

Formation/Réunion des responsables EME - Niveau international

Les responsables EME - Niveau international se réuniront en personne une fois par an pour discuter des objectifs, stratégies et plans

d'action pour l'année à venir.

Formation EME - District/District multiple

Deux modules de formation, que tous les membres EME devront suivre, seront développés.

1. Inviter pour avoir un impact : Création de nouveaux clubs

a. Le besoin de servir pour les nouveaux clubs

b. Critères minimum pour créer un club

c. Meilleures pratiques régionales

d. Rôle des Lions Guides certifiés

e. Comment diriger les réunions d'information/d'organisation

f. Comment mettre en place une cérémonie de remise de charte réussie

2. Inviter pour avoir un impact : Nouveaux membres et implication

a. Le besoin de servir pour les nouveaux membres

b. Critères de recrutement

c. Qui inviter ?

d. Meilleures pratiques régionales

e. Développer l'effectif par le biais des branches de club

f. Maintenir les membres impliqués et satisfaits


Les deux modules seront disponibles en ligne pour permettre aux responsables/coordinateurs de se former à leur convenance. Les

coordinateurs EME de District Multiple dirigeront si possible la formation en personne en s'appuyant sur la plateforme en ligne.

Il sera possible d'adapter les formations aux spécificités culturelles afin d'apporter une formation sur les stratégies qui fonctionnent dans

l'ensemble de chaque région constitutionnelle.

Sous réserve d'avoir suivi les deux modules de formation, les coordinateurs DM peuvent obtenir un budget local de 600 dollars

pour la formation des coordinateurs de district, la création de clubs et/ou d'autres activités/dépenses en lien avec l'effectif.

Sous réserve d'avoir suivi les deux modules de formation, les coordinateurs de district et de district simple peuvent obtenir un

budget local de 250 dollars pour la création de club et la formation des présidents de commission de club chargés de l'effectif.

Formation du président de commission de club chargée de l'effectif

Les présidents de commission de club chargée de l'effectif seront formés sur Inviter pour avoir un impact par le coordinateur EME de

district multiple/district simple ou par la formation en ligne (Module Nouveaux membres et implication). En moyenne, 17 % des présidents

de commission de club chargée de l'effectif parrainent au moins un membre chaque année. Par conséquent, des outils en ligne seront

développés pour leur fournir des ressources à utiliser dans le club.

En plus de la formation en ligne, des webinaires régionaux seront organisés par les responsables régionaux et les spécialistes EME au LCI

pour former les présidents de commission de club chargée de l'effectif à la création de club ou à la formation de branches de club.

Implication des bénévoles

Une implication constante des bénévoles est nécessaire pour atteindre notre objectif du centenaire de parvenir à un effectif plus

important que jamais afin de servir plus de bénéficiaires d’ici la fin de l’exercice 2017/2018. La communication et les ressources

viseront surtout à encourager et à motiver les responsables à poursuivre le dialogue sur Inviter pour avoir un impact.

Opportunités disponibles pour les responsables EME :

Réunions en personne

Réunions/webinaires en ligne

Appels téléphoniques personnels et e-mails

Bulletin d’information électronique trimestriel régional de l’EME

Forums sur le leadership

Conventions internationales

Questionnaires de fin d'année


Réunions en personne

Si possible ou si besoin, les responsables EME et le personnel EME au LCI organiseront des réunions en personne dans le cadre

des réunions du conseil des gouverneurs, réunions des responsables EME, des conventions de district et de district multiple,

des réunions régionales et de zone, ou organiseront des réunions distinctes. Ces réunions porteront sur les succès et les défis

de la région. Des stratégies accompagnées de plans d'action doivent être développés.

Réunions/webinaires en ligne

Des réunions en ligne seront organisées régulièrement. Le LCI mettra un compte GoToMeeting/GoToWebinar à disposition de

l'EME Niveau international pour l'organisation de réunions et webinaires en ligne dans leur région.

Appels téléphoniques personnels et e-mails

Le personnel EME au LCI chargé de L'EME, les responsables et les coordinateurs EME communiqueront régulièrement par

téléphone ou par e-mail pour discuter des défis et des succès dans leur région respective.

Bulletin d’information électronique de l’EME

Ce bulletin trimestriel sera distribué à tous les niveaux de l'EME. Il contiendra des articles relatifs à leur région constitutionnelle.

Forums sur le leadership

Les responsables EME de région constitutionnelle organiseront, en collaboration avec leurs collègues EML, deux séances (une

ouverte, une fermée) lors du Forum organisé dans leur région. De plus, les responsables de région constitutionnelle travailleront

de concert avec les organisateurs de forum pour mettre en place un séminaire Inviter pour avoir un impact attrayant et

motivant. Un spécialiste EME au LCI apportera son soutien pour la préparation de la présentation.

Conventions internationales

Un séminaire Inviter pour avoir un impact sera organisé lors de chaque convention internationale avec pour cible les

responsables et coordinateurs EME.

Questionnaires

En mai, à la place du rapport du 4e trimestre, le personnel du LCI enverra aux responsables EME (du niveau international au

niveau club) un questionnaire électronique afin d'identifier les réussites, les défis et l'utilisation de la structure EME.


Fixer des cibles et des objectifs

Ces dernières années, les districts fixaient leurs propres objectifs en matière d'effectif et avaient souvent du mal à les atteindre. En

2014/2015, seuls 12 % des districts ont atteint les objectifs Effectif qu'ils s'étaient fixés. Nous attribuons ces difficultés à plusieurs

raisons. Dans de nombreux cas, les objectifs ont été fixés sans avoir étudié avec soin l'historique des tendances dans le district, entrainant

des objectifs beaucoup trop ambitieux sur une année. Dans certaines régions, l'absence de système de rapports et de responsabilisation a

limité la capacité des coordinateurs et responsables EME à soutenir leur équipe.

Afin d’être performant en matière d'effectif, des objectifs de croissance accompagnés de plans d’action doivent être mis en place par les

gouverneurs élus de district (GED) pour l’année à venir. Pour aider à l'établissement d'objectifs réalistes, le LCI fournira aux responsables

EME de région constitutionnelle, responsables de région, responsables de région spéciale et aux coordinateurs EME DM une ligne directrice

en matière d'effectif pour les districts multiples/districts simples. Ils pourront l'utiliser pour analyser les objectifs Effectif des gouverneurs

élus de district.

Cette ligne directrice en matière d’effectif est basée sur une croissance de 2 % de l’effectif moyen sur 5 ans dans le district multiple/district

simple. Il n'existe pas de formule ou d’approche unique qui fonctionne pour tous les districts. Les objectifs doivent donc aussi refléter les

caractéristiques actuelles du district.

À partir de l'exercice 2016/2017, un accent plus fort sera mis sur le développement d'objectifs S.M.A.R.T. accompagnés de plans d'action

détaillés. Les gouverneurs élus auront aussi à fixer un objectif en matière de recrutement des femmes. Chaque district devra également se

donner pour objectif de créer au moins un club chaque année.


Inviter pour avoir un impact - Rapports et Journées mondiales de rapports

Une remise de rapports très structurée et régulière à tous les niveaux de l’équipe mondiale de l'effectif lors des trois premiers trimestres

est une stratégie importante et efficace pour forcer à l'activité, créer un sentiment d’urgence et rester concentré sur l'atteinte des objectifs.

Une des valeurs principales de la remise de rapports ne réside parfois pas dans le rapport en lui-même mais dans l'anticipation de la date

butoir, le fait que l'ensemble de l'équipe effectif est impliquée et que la réussite est de la responsabilité de tous. Cela s'effectuera par des

rapports d'activité en ligne et des rapports verbaux quantitatifs (chiffres) pendant les Journées mondiales de rapport.

Rapports

Le personnel collaborera étroitement avec les responsables de régions constitutionnelles pour élaborer des rapports d'activité pouvant être

soumis en ligne par les coordinateurs, les responsables régionaux et les conseillers de région spéciale. Ces rapports mettront l'accent sur

les activités de développement de l'effectif utilisées dans les districts, districts multiples et régions pendant les trois premiers trimestres. Ils

contribueront à identifier les défis, les succès et les meilleures pratiques.

Journées mondiales de rapports

Les Journées mondiales de rapports, une période spécifique consacrée à la remise de rapports, contribuent à stimuler l'intérêt et l'action.

Ces rapports verbaux quantitatifs sur les chiffres de l'effectif permettent aux responsables d'identifier les régions ayant besoin de soutien et

celles dont les réussites et meilleures pratiques peuvent être montrées aux autres.

Les Journées mondiales de rapports Inviter pour avoir un impact :

Établir la responsabilité au niveau de l’EME

Renforcer que le message Inviter pour avoir de l’impact signifie que le service et la croissance vont de paire

Soutenir la motivation et l’élan pour atteindre les objectifs annuels et les objectifs de référence et d’activités

Encourager l'utilisation des outils développés par le LCI pour la remise de rapports

Les journées de rapport EME se déroulent sur une période de 7 semaines. À chaque étape, l'EME organisera des discussions et recueillera

les rapports des membres de l'équipe dont ils ont la responsabilité. Les discussions porteront sur l'activité, les progrès vers les objectifs,

célèbreront les succès et apporteront soutien et encouragements à ceux ayant rempli et remis leurs rapports. Les discussions se

dérouleront en personne ou par conférence téléphonique. Des tableaux de bords seront utilisés en soutien des discussions. À la fin de

chaque étape, chaque niveau EME enverra un rapport de synthèse au responsable auquel il reporte pour culminer lors de la Journée

mondiale de rapports pendant laquelle les responsables régionaux EME appelleront leur coordinateur EME


Demander à l'équipe de district de rassembler les

rapports de tous les clubs et envoyer un rapport aux coordinateurs de district

multiple*.

Contacter les coordinateurs de district et discuter de

leurs rapports, puis envoyer un rapport de synthèse au

responsable régional de l’EME

Contacter les coordinateurs de DM et discuter de leurs rapports, puis envoyer un rapport au responsable de région constitutionnelle et

au coordinateur international.

Contacteables régionaux/conseillers de

régions spéciales avec leur responsable de région constitutionnelle pour

discuter de leur rapport et de leurs plans d'action

2 semaines2 semaines 2 jours2 semaines

Avant chaque étape, le LCI enverra aux coordinateurs EME des instructions, des formulaires de rapport et les calendriers.

Journées de rapports

District

Coordinateurs EME District


District multiple

Coordinateurs EME DM


Régions constitutionnelles

Responsables régionaux et

conseillers des régions spéciales

Journées mondiales de

rapport

Coordinateur international

EME


Reconnaissance et récompenses

L’expression de l'appréciation et de la reconnaissance pour un travail bien fait est un moyen très efficace de motiver à passer à

l'action et à atteindre les objectifs établis. Le programme de reconnaissance pour l'EME récompense les responsables et leur travail

essentiel réalisé dans le cadre du plan de développement de l'effectif. L'EME atteint ses objectifs non seulement en travaillant avec

les membres EME nommés mais aussi en raison de l'implication de tous les Lions en faveur de développement de notre effectif afin

d'avoir un impact encore plus fort dans le monde.

Certificats

Chaque responsable EME au niveau international (ainsi que le coordinateur international de l'EME et le coordinateur international

de la famille et des femmes) peut demander un certificat de reconnaissance EME pouvant être décerné à un membre EME

particulièrement méritant en matière de recrutement et de création de clubs dans sa région. Les membres EME qui reçoivent un

certificat de reconnaissance GMT seront aussi mentionnés sur le site web du LCI.

Programme de récompenses pour les coordinateurs EME de district

Les coordinateurs de district seront reconnus lorsqu’ils atteignent l’un des objectifs suivants avant la fin de l'exercice (selon le

rapport cumulatif de juin) :

1 % de croissance totale de l’effectif + 1 nouveau club Récompense Argent

2 % de croissance totale de l’effectif + 2 nouveaux clubs Récompense Or

3 % de croissance totale de l’effectif + 3 nouveaux clubs Récompense Diamant

Coordinateurs EME de l'année :

Sur la base du rapport cumulatif de juin, le LCI déterminera, le coordinateur de district et le coordinateur de DM ayant obtenu la

plus forte croissance totale de l'effectif.

Un coordinateur de DM et un coordinateur de district de chaque région constitutionnelle recevra la récompense « EME de

l’année ». En fonction des dates, les lauréats pourront être reconnus lors de la convention internationale.


Atteinte des objectifs en matière d'effectif :

Les membres EME seront reconnus si les objectifs Effectif annuel sont atteints.

Poste EME Objectifs Reconnaissance

EME de district Objectifs du district en matière d’effectif,

établis pour l’exercice au plus tard le 30

juin

Certificats exclusifs signés par le Président international et la personne de liaison internationale de l’EME, accompagnés

d’une lettre de félicitations

Équipe EME de district multiple Objectifs du district multiple en matière

d’effectif, établis pour l’exercice au plus

tard le 30 juin

Responsables régionaux / conseillers de régions spéciales

Objectifs de la région en matière d’effectif,

établis pour l’exercice au plus tard le 30

juin

Responsables de région constitutionnelle Objectifs de la région constitutionnelle en

matière d’effectif, établis pour l’exercice au

plus tard le 30 juin


Communication et marketing

Une communication intégrée à tous les niveaux de l'EME est essentielle. Une communication claire et cohérente expliquant à

l'Équipe mondiale de l'effectif son rôle pour créer des clubs et pour former les présidents de commission de club chargée de l'effectif

aux outils et ressources est essentielle. De plus, lorsqu'une information est signalée au LCI depuis l'autre côté du monde, il est

important d'en mettre en avant les résultats et de la partager avec l'équipe pour l'informer et motiver la poursuite des activités. La

croissance de l'effectif étant la priorité de notre organisation, la communication sera effectuée par les voies suivantes :

À tous les niveaux de l’EME

Niveau international Coordinateurs DM Coordinateurs District Présidents de commission de club chargée de l'effectif

Bulletins d’information

électroniques EME

trimestriels régionalisés

envoyés à tous les

membres de l’EME

Communications mensuelles avec les spécialistes EME au LCI

E-mail trimestriel du

LCI aux

coordinateurs de

district

E-mail trimestriel du LCI

aux coordinateurs de

district

E-mail trimestriel aux

présidents de

commission de club

chargée de l'effectif

Article EME dans le

bulletin d’information

électronique trimestriel

Membership Pulse

Communication régulière (e-mail/téléphone) du spécialiste EME au LCI concernant le statut de membres potentiels

Communication régulière (e-mail/téléphone) des spécialistes EME au LCI concernant le statut de membres potentiels


Les communications suivantes seront aussi utilisées :

E-mails automatiques envoyés aux anciens membres pour obtenir des informations sur les raisons de leur départ et aux

nouveaux membres pour en savoir plus sur leur expérience au sein du club.

Réunions en ligne/webinaires régionaux organisés par région constitutionnelle avec un spécialiste EME du LCI (2 ou 3

fois par an).

E-mail hebdomadaire d'information envoyé par le responsable de l'équipe Développement de l'effectif ou le manager

EME aux coordinateurs internationaux.

E-mail hebdomadaire d'information envoyé par le responsable de l'équipe Développement de l'effectif aux dirigeants

exécutifs et aux membres du conseil d'administration, en plus des rapports des dirigeants administratifs et du conseil

d'administration.

Équipe mondiale de l’effectif - Lions Clubs International · 2016-09-06 · Équipe mondiale de...

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