Quelques scénarios types

Formation VDX

Bibliothèque et Archives nationales du Québec

2

Sommaire1. Bibliothèque emprunteuse et bibliothèque prêteuse

participantes (diapositives 3 à 36)

2. Rôle : EmprunteurBibliothèque prêteuse non participante (diapositives 37 à 43)

3. Rôle : PrêteurBibliothèque emprunteuse non participanteDemande reçue sans passer par le Catalogue des bibliothèques du Québec (diapositives 44 à 66)

4. Rôle : PrêteurBibliothèque emprunteuse non participanteDemande reçue en passant par le Catalogue des bibliothèques du Québec (diapositives 67 à 81)

Scénario 1

Bibliothèque emprunteuse et bibliothèque prêteuse participantes

• L’abonné achemine sa demande à partir du portail du Catalogue des bibliothèques du Québec• Demande reçue dans VDX• Suivi complet dans VDX

3

4

Rôle : Emprunteur

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Demande générée dans le Catalogue des bibliothèques du Québec par l’usager

6

La demande est repérée dans le Sommaire : demande créée

7

• Vérifier la section Service• Vérifier la section Document

8

• Vérifier la section Usager • Valider l’usager• Créer, s’il y a lieu, la fiche Usager• Vérifier dans votre SIGD s’il y a un litige au dossier de l’abonné

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Vérifier le contenu de la file

10

• Vérifier le mode de livraison

• Soumettre

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12

• La demande passe à l’état « Demandé »• Attendre la réponse de la bibliothèque prêteuse

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• La bibliothèque prêteuse expédie le document :

la demande passe à « Expédié »• Attendre la réception du document

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1

2

• À la réception du document, retrouver la demande (Sommaire, colonne Emprunteur, état Expédié)

• Choisir l’action « Réception document » et cliquer sur Action

15

1

• Vérifier : service, date de réception, date d’échéance locale

• Cliquer sur Recevoir

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L’état passe à « Reçu »

17

Contacter l’usager (s’il n’a pu être avisé automatiquement par courriel)

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Imprimer l’accusé de réception

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Le document est consulté par l’usager.

Le document est retourné par l’usager.

20

1

2

• Lorsque le document est retourné par l’usager, retrouver la demande (Sommaire, colonne Emprunteur, état Reçu)

• Choisir l’action « Retour document » et cliquer sur Action

21

1

• Vérifier la date de retour

• Vérifier le mode de retour [Retourné via]

• Cliquer sur Retourner

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23

L’état passe à « Retourné »

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• Imprimer le bordereau de retour• Retourner le document à la bibliothèque prêteuse

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Rôle : Prêteur

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Les demandes nouvellement reçue apparaissent dans «Nouvelles demandes» dans le Sommaire

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• Imprimer le bordereau de cueillette• Repérer le document sur les rayons

28

• Dans la demande, choisir l’action « Expédition document » et cliquer sur Action

29

30

1 2

• Imprimer le bordereau d’expédition et le joindre au document

31

L’état du document passe à « Expédié »

32

Le document est consulté par l’usager de la bibliothèque emprunteuse.

Le document est retourné par la bibliothèque emprunteuse.

33

1

2

• Lorsque le document est retourné par la bibliothèque emprunteuse, retrouver la demande (Sommaire, colonne Prêteur, état Expédié et Retourné)

• Choisir l’action « Réception doc. retourné » et cliquer sur Action

34

1

2

• Vérifier la date de réception-retour

• Cliquer sur Recevoir

35

36

La transaction est maintenant terminée.

Scénario 2

Rôle : Emprunteur

Bibliothèque prêteuse non participante

• Suivi partiel dans VDX pour la bibliothèque emprunteuse• Suivi en script générique pour la bibliothèque prêteuse

38

• Autoriser la demande créée dans VDX, comme d’habitude (voir scénario 1, rôle d’emprunteur)

• L’état de la demande passe à Demandé

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Un courriel en script générique est envoyé à la bibliothèque prêteuse pour lui faire part de

la demande.

40

Normalement, la bibliothèque prêteuse vous avisera par courriel au moment de l’expédition du document.

Dans VDX, la demande demeure à l’état Demandé.

41

1

2

• À la réception du document, retrouver la demande (Sommaire, colonne Emprunteur, état Demandé)

• Choisir l’action « Réception document » et cliquer sur Action

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Les étapes suivantes sont identiques au scénario 1 (rôle d’emprunteur) jusqu’au retour du document.

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• Attendre quelques jours après le retour du document à la bibliothèque prêteuse.

Si aucun avis de retard n’est envoyé parcelle-ci, c’est que le document a bienété reçu.

• Terminer la demande.

Scénario 3

Rôle : Prêteur

Bibliothèque emprunteuse non participanteDemande reçue sans passer par le Catalogue des bibliothèques du Québec

• VDX : recherche bibliographique uniquement dans la collection de la bibliothèque prêteuse• Suivi en script générique

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1

Recherche : cibler sa propre bibliothèque

2

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• Demander le document

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Demande de PEB

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Section Service : Vérifier la date limiteSection Livraison: Sélectionner le mode de livraison

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• Dans une nouvelle fenêtre, rechercher le sigle de la bibliothèque emprunteuse dans le module « Localisations »

50

• Copier le sigle

51

• Coller le sigle

• Cliquer sur Soumettre

52

La demande a été enregistrée

53

• Récupérer la demande dans le Sommaire (état « Nouvelles demandes »)

54

• Visualiser la demande à des fins de vérification

55

• Imprimer le bordereau de cueillette

• Repérer le document sur les rayons

56

•  Enregistrer l’expédition du document

57

•  Imprimer le bordereau d’expédition et le joindre au document

58

59

Dans le Sommaire, l’état du document passe automatiquement à « Expédié »

60

Un courriel en script générique est envoyé à la bibliothèque emprunteuse pour l’aviser que le document demandé a été expédié.

61

Le document est consulté par l’usager de la bibliothèque emprunteuse.

Le document est retourné par la bibliothèque emprunteuse.

62

1

2

• Lorsque le document est retourné par la bibliothèque emprunteuse, retrouver la demande (Sommaire, colonne Prêteur, état Expédié)

• Choisir l’action « Réception doc. retourné » et cliquer sur Action

63

1

2

• Vérifier la date de réception-retour

• Cliquer sur Recevoir

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65

Un courriel en script générique est envoyé à la bibliothèque emprunteuse pour l’aviser que le document retourné a été reçu.

66

La transaction est maintenant terminée.

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Scénario 4

Rôle : Prêteur

Bibliothèque emprunteuse nonparticipanteDemande reçue en passant par leCatalogue des bibliothèques du Québec • La bibliothèque emprunteuse achemine sa demande à partir du

portail du Catalogue des bibliothèques du Québec• Demande reçue dans VDX• Suivi en script générique

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Bibliothèque emprunteuse non participante

• La bibliothèque emprunteuse achemine sa demande à partir du portail du Catalogue des bibliothèques du Québec

à l’aide des identifiants fournis par l’administrateur du Catalogue des bibliothèques du Québec (les mêmes identifiants utilisés pour acheminer des demandes de PEB à BAnQ et pour l’extranet)

la bibliothèque emprunteuse sélectionne la bibliothèque prêteuse (boîte de dialogue : bibliothèque d’appartenance)

la bibliothèque prêteuse reçoit la demande dans VDX

69

La nouvelle demande reçue apparaît dans« Nouvelles demandes» dans le Sommaire

70

• Imprimer le bordereau de cueillette

• Repérer le document sur les rayons

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1 2

• Dans la demande, choisir l’action « Expédition document » et cliquer sur Action

72

73

L’état du document passe à« Expédié »

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• Imprimer le bordereau d’expédition et le joindre au document

75

Un courriel en script générique est envoyé à la bibliothèque emprunteuse pour l’aviser que le document demandé a été expédié.

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Le document est consulté par l’usager de la bibliothèque emprunteuse.

Le document est retourné par la bibliothèque emprunteuse.

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1

2

• Lorsque le document est retourné par la bibliothèque emprunteuse, retrouver la demande (Sommaire, colonne Prêteur, état Expédié)

• Choisir l’action « Réception doc. retourné » et cliquer sur Action

78

1

2

• Vérifier la date de réception-retour

• Cliquer sur Recevoir

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80

Un courriel en script générique est envoyé à la bibliothèque emprunteuse pour l’aviser que le document retourné a été reçu.

81

La transaction est maintenant terminée.

Dernière mise à jour : octobre 2012