Quelle est la différence entre Excel et Access et dans quels cas utiliser l’un ou l’autre ?

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    18-Dec-2014
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Tutoriel pour connaître la différence entre Excel et Access. Quand utiliser Excel ? Quand utiliser Access ? Créer une application sur Excel ou Access ?

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  • 1. Votre Assistante : http://www.votreassistante.net - le 02/10/2014 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante : http://www.votreassistante.net 1 Quelle est la diffrence entre Excel et Access et dans quels cas utiliser lun ou lautre ? Jai dcid de publier cet article "comparaison" entre Excel et Access afin de vous aider choisir le logiciel le plus appropri vos diffrents projets. En effet, lorsque je reois des demandes de devis, je maperois que le logiciel choisi nest pas appropri. Tout comme il ne vous viendrait pas lide dcrire un roman sur Excel ou de grer votre budget sur PowerPoint, toutes vos donnes ne sont pas forcment destines tre gres par Excel ou par Access. Un exemple flagrant de mauvaise utilisation serait de vouloir utiliser Access simplement pour lister ses contacts personnels ou professionnels. Cette base de donnes ne comporterait, dans ce cas, quune table, voire, au mieux, un formulaire et un tat. Access tant un logiciel de base de donnes, autrement dit un "SGBDR" (Systme de Gestion de Base de Donnes Relationnelles), il est utilis afin de crer des relations entre les donnes, or, de toutes vidences, il ny aura pas de relations entre les donnes dans ce projet. Excel est, quant lui, un tableur permettant de faire des calculs, tableaux et graphiques. Cet exemple sera donc prsent sous forme de tableau. Si vous souhaitez saisir vos donnes dans un formulaire, vous pouvez trs bien le faire avec Excel. Toutefois, la cration demandera plus de connaissances que la cration dun formulaire Access. En effet, pour crer un formulaire de saisie sur Access, il vous suffira de cliquer sur longlet Crer > Assistant Formulaire et de vous laisser guider par les tapes de lassistant. Au pire, une petite mise en forme du formulaire via le Mode Cration sera excuter si la prsentation ne vous convient pas, mais aucune comptence en langage de programmation ne sera ncessaire.
  • 2. Votre Assistante : http://www.votreassistante.net - le 02/10/2014 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante : http://www.votreassistante.net 2 En revanche, pour crer un formulaire sur Excel, il faudra le crer en langage VBA mais grce au tutoriel sur la cration dun formulaire personnalis sur Excel en VBA, vous devriez pouvoir vous en sortir Dans quels cas utiliser Excel ou Access ? Comme le conseille laide de Microsoft, lorsque vous dmarrez un nouveau projet, posez-vous la question : est-ce que les donnes que je vais traiter vont tre relationnelles ou non ? Si je reprends mon exemple de gestion de contacts voqu plus haut, on comprend bien que chaque champ (nom, prnom, adresse) ne sera pas rutilis dans dautres tables, il nest donc pas
  • 3. Votre Assistante : http://www.votreassistante.net - le 02/10/2014 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante : http://www.votreassistante.net 3 ncessaire dutiliser Access. la place des requtes, nous pourrons tout simplement utiliser les filtres et une bonne mise en page du classeur permettra de remplacer un tat Access. Si vos donnes sont relationnelles et/ou que votre projet comporte de nombreuses donnes (plusieurs milliers, Access permettant lutilisation dune base de donnes jusqu 2 GO et la cration de 32 768 objets dans une mme base) et/ou que vous avez besoin dinterroger votre base de donnes de manire plus complexe et/ou que vos donnes sont principalement au format texte (mme si des calculs sont possibles avec Access, ce nest pas son objectif principal qui est danalyser les donnes grce sa plus grande capacit de filtre par rapport Excel), alors vous devriez utiliser Access Cependant, si vos donnes nont besoin que dun affichage 2 dimensions (colonnes et lignes) et/ou que beaucoup de calculs sont faits dans votre projet (Access possde de nombreuses fonctions en commun avec Excel, mais ne les possde pas en totalit, de plus, contrairement au tableur Access ne permet pas de choisir les donnes calculer par simple clic sur les cellules, une faute dans le nom du contrle utiliser pour la fonction et vous vous retrouverez vite avec une erreur), Excel sera plus appropri. Ce dernier tant limit 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes pour sa version 2013, vous devez prendre le volume dinformations prsentes dans votre base de donnes en considration afin de savoir si Excel ne sera pas dpass au fil du temps pour la gestion de vos donnes. Je dveloppe actuellement une base de donnes sur Access assez complexe pour la gestion des devis et factures et, bien quelle ne soit pas encore termine, mais presque, elle pse moins de 4 MO, ce qui laisse de la marge pour atteindre les 2 GO !
  • 4. Votre Assistante : http://www.votreassistante.net - le 02/10/2014 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante : http://www.votreassistante.net 4 Grce Access, vous pouvez crer de relles applications dont vous pourrez presque cacher quil sagit dAccess comme je lai fait pour un client qui souhaitait avoir un "logiciel" de recherche documentaire : Enfin, si le fichier doit tre partag, Access sera, de premier abord, plus appropri car fait pour a, mais Excel possde quelques fonctionnalits pour partager au mieux vos donnes. Un exemple un peu plus complexe Pour terminer, nous allons voir un exemple sur lequel plusieurs abonns se sont penchs : la gestion des factures. Voici un exemple de projet, je souhaite crer des devis et des factures pour mon entreprise. Jaurais ma disposition la liste des prospects, clients, produits et/ou services et je souhaiterais analyser mes ventes. Daprs les lments de rponse apports dans ce tutoriel, quel est, selon vous, le logiciel qui serait le plus appropri pour un tel projet ? Si vous avez bien suivi, vous devriez me rpondre Access, mais, il y a un MAIS, car sinon ce serait trop facile ;) Personnellement, cest galement Access que jutiliserai car, indniablement, les donnes seraient en relation, car nous aurions une table facture qui reprendrait certaines informations de la table clients et de la table produits et comme une facture ne comportera pas forcment quun produit ou service, il faudra indiquer pour chaque facture ce quelle contient, ce qui ne pourrait pas "tenir" dans un fichier Excel puisque dans ce cas, chaque ligne devra reprsenter une facture et une des lignes la composant, ce qui affichera des redondances sur plusieurs lignes. Cependant, selon lutilisation que vous en feriez, Excel pourrait suffire, mais aussi et surtout si vous ne possdez tout simplement pas Access, de mme que si vous ne connaissez pas bien ce
  • 5. Votre Assistante : http://www.votreassistante.net - le 02/10/2014 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante : http://www.votreassistante.net 5 dernier, mais, dans ce cas, une petite formation pourrait remdier ce problme tout comme la cration de la structure du projet par un prestataire ;) Voici le facturier que jai cr et qui sera bientt disponible sur le site : Pour le moment, le nombre de donnes reste grable ainsi que le nombre donglets. L o cela se complique, cest pour la sauvegarde des devis et factures dits. Jai donc pour cela cr un bouton qui permet, dune part, dimprimer le devis ou la facture en version papier ou au format pdf pour lenvoyer au prospect ou au client et, dune autre part, un bouton afin de la sauvegarder dans un fichier qui reprend tous les devis puis dans un autre fichier toutes les factures. Cependant, cela ne peut pas tre utilis dans le cas o vous diteriez plusieurs centaines de factures chaque mois, car, au bout dun moment, toute la mmoire de votre ordinateur ne serait plus suffisante (le nombre donglets dans un classeur tant limit par la quantit de mmoire RAM disponible ou 255 feuilles pour les versions antrieures, le but ntant pas davoir un fichier inutilisable, car trop lent). Pourquoi serait-il donc prfrable dutiliser Access si Excel fait trs bien laffaire ? Tout simplement parce que vos donnes seraient enregistres automatiquement si vous utilisiez Access. Vous diteriez votre devis ou facture de la mme manire que dans Excel, mais ces derniers ne seraient pas crass par une nouvelle saisie et vous pourriez les retrouver sous forme dtat par exemple.
  • 6. Votre Assistante : http://www.votreassistante.net - le 02/10/2014 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante : http://www.votreassistante.net 6 Par contre, ne foncez pas tte baisse dans un tel projet. Imaginons que votre grille tarifaire change. Avec Excel, aucun problme, les donnes sauvegardes dans votre "fichier de sauvegarde" tant copies sans liaisons, les nouveaux tarifs saisis dans la grille tarifaire nimpacteraient pas vos anciens devis et factures. Cependant, si vous modifiez vos tarifs existants dans Access, vous allez vous retrouver avec un gros souci : les devis et factures dj dits seront calculs avec les nouveaux tarifs ! Parfois, les donnes en relations ont leurs dfauts. Pour remdier cela, il faudra crer un nouvel enregistrement avec les nouveaux tarifs et indiquer Access ceux que vous pouvez choisir dans un devis ou une facture pour ne pas vous retrouver avec 10 tarifs diffrents pour un seul produit ou service. Voici un exemple de facture tire de la base de donnes que je suis en train de crer : En conclusio