Access 2010

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010

© 2010 Microsoft Corporation. Tous droits réservés.

Qu’est-ce qu’Access ?

Access 2010 est un outil de déploiement et de conception d’application de base de données que vous pouvez utiliser pour effectuer le suivi d’informations importantes. Vous pouvez conserver vos données sur ordinateur ou vous pouvez les publier sur le Web afin que d’autres puissent utiliser votre base de données avec un simple navigateur Web.

Bases de données relationnelles dans Access

Il est parfois nécessaire d’utiliser une base de données relationnelle pour effectuer le suivi de ce type d’informations : un entrepôt de stockage de données réparties en plusieurs collections de données plus petites (les tables) pour éliminer les redondances et reliées entre elles par les informations qu’elles ont en commun (les champs). Par exemple, une base de données relationnelle dédiée à la planification d’événements peut inclure une table contenant les informations sur les clients, une autre contenant les informations sur les fournisseurs et une autre avec les informations sur les événements. Cette dernière table peut contenir un champ la reliant à la table des clients et un autre la reliant à la table des fournisseurs. De cette façon, par exemple, lorsqu’un fournisseur change de numéro de téléphone, l’information est mise à jour dans la table des fournisseurs uniquement, et il n’est pas nécessaire de la modifier dans tous les événements impliquant le fournisseur.

Access est un outil qui permet de développer rapidement et facilement des applications de base de données relationnelle afin de gérer vos informations. Vous pouvez créer une base de données pour effectuer le suivi de n’importe quel type d’informations, par exemple, un inventaire, des contacts professionnels ou des procédures d’entreprise. En fait, Access est fourni avec des modèles que vous pouvez utiliser en l’état pour suivre toute une variété d’informations et qui rendent les choses aisées même pour un débutant.

Lorsque vous ouvrez Access

Lorsque vous démarrez Access 2010, le mode Microsoft Office Backstage apparaît : vous pouvez y obtenir des informations sur la base de données active, créer une nouvelle base de données, ouvrir une base de données existante et afficher du contenu proposé dans Office.com.

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


Le mode Backstage contient également de nombreuses autres commandes que vous pouvez utiliser pour modifier, maintenir ou partager vos bases de données. Les commandes dans le mode Backstage s’appliquent généralement aux bases de données entières et non aux objets contenus dans une base de données.

REMARQUE Vous pouvez afficher le mode Backstage à tout moment en cliquant sur l’onglet

Fichier.

Trouver et appliquer un modèle

Access fournit de nombreux modèles que vous pouvez utiliser pour accélérer la création de vos bases de données. Un modèle est une base de données prête à l’emploi contenant toutes les tables, les requêtes, les formulaires et les états requis pour effectuer une certaine tâche. Par exemple, vous pouvez avoir recours à des modèles pour assurer le suivi des problèmes, pour gérer vos contacts ou pour enregistrer vos notes de frais. Certains modèles contiennent des exemples d’enregistrements afin d’illustrer leur utilisation. Vous pouvez utiliser ces modèles de base de données tels quels ou les personnaliser en fonction de vos besoins.

Pour trouver et appliquer un modèle à votre base de données, procédez comme suit :

1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Nouveau. 2. Sous Modèles disponibles, effectuez l’une des opérations suivantes :

Pour réutiliser un modèle récemment utilisé, cliquez sur Modèles récents, puis sélectionnez le modèle de votre choix.

Pour utiliser un modèle déjà installé, cliquez sur Mes modèles, puis sélectionnez le modèle de votre choix.

Pour trouver un modèle sur Office.com, sous Modèles Office.com, cliquez sur une catégorie de modèle, sélectionnez le modèle de votre choix, puis cliquez sur Télécharger pour télécharger le modèle depuis Office.com vers votre ordinateur.

REMARQUE Vous pouvez également rechercher des modèles sur Office.com à

partir d’Access. Dans le champ Rechercher des modèles dans Office.com, tapez un ou plusieurs termes de recherche, puis cliquez sur la flèche pour lancer la recherche.

3. Vous pouvez également cliquer sur l’icône en forme de dossier en regard du champ Nom fichier pour accéder à l’emplacement où vous voulez créer la base de données. Si vous n’indiquez pas d’emplacement, Access crée la base de données à l’emplacement par défaut qui est affiché sous le champ Nom fichier.

4. Cliquez sur Créer.

Access crée la base de données et l’ouvre pour l’utiliser.

Créer une base de données entièrement nouvelle

Si aucun des modèles ne correspond à vos besoins ou si vous voulez utiliser dans Access des données d’un autre programme, vous pouvez décider qu’il vaut mieux créer une base de données entièrement nouvelle. Dans Access 2010, vous avez le choix entre une base de données de bureau standard ou une base de données sur le Web.

Pour créer une nouvelle base de données, procédez comme suit :

http://office.microsoft.com/fr-fr/access-help/redir/CT010117248.aspx?CTT=5&origin=HA101829991

http://office.microsoft.com/fr-fr/access-help/redir/CT010117248.aspx?CTT=5&origin=HA101829991

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


1. Démarrez Access. 2. Sous l’onglet Nouveau dans le mode Backstage, cliquez sur Base de données vide ou

Base de données Web vide.

IMPORTANT Votre choix détermine les fonctionnalités disponibles dans la nouvelle base

de données. Les bases de données de bureau ne peuvent pas être publiées sur le Web, et les bases de données Web ne prennent pas en charge les fonctionnalités de bureau, telles que les requêtes globales.

3. Sur la droite, tapez le nom de votre base de données dans le champ Nom de fichier.

Pour modifier l’emplacement de création du fichier, cliquez sur Parcourir en regard du champ Nom de fichier, puis sélectionnez le nouvel emplacement et cliquez sur OK.

4. Cliquez sur Créer.

Access crée la nouvelle base de données, puis ouvre une table vide (appelée Table1) en Mode Feuille de données.

5. Access place le curseur dans la première cellule vide de la colonne Cliquer pour ajouter de la nouvelle table.

Pour ajouter des données, commencez à taper ou collez des données provenant d’une autre source comme indiqué dans la section Coller des données d’une autre source dans une table Access, plus loin dans ce support.

REMARQUES

L’entrée de données en mode Feuille de données est très similaire à l’entrée de données dans une feuille de calcul Excel. La principale contrainte est qu’il est obligatoire d’entrer les données dans des lignes et des colonnes contiguës, en commençant par l’angle supérieur gauche de la feuille de données. N’essayez pas de mettre en forme vos données en insérant des lignes ou des colonnes vides, comme vous le feriez dans une feuille de calcul Excel : cette opération se solderait par une perte d’espace dans la table. La table ne contient que les données. Leur présentation visuelle se fait dans les formulaires et les états que vous créez ultérieurement.

La structure de la table est créée lors de l’entrée des données. Un nouveau champ est défini dans la table à chaque ajout d’une colonne à la feuille de données. Access définit le type de données du champ en fonction du type de données que vous entrez. Par exemple, si la table contient une colonne dans laquelle vous n’avez renseigné que des dates, Access attribue le type de données Date/Heure à ce champ. Par la suite, si vous essayez d’entrer une valeur qui n’est pas une date (comme un nom ou un numéro de téléphone) dans ce champ, Access affiche un message vous informant que cette valeur ne correspond pas au type de données de cette colonne. Dans la mesure du possible, pensez à concevoir une table où chaque colonne contient un type de données unique, que ce soit du texte, des dates, des nombres ou toute autre valeur. C’est ainsi que vous faciliterez la génération de requêtes, de formulaires et d’états qui sélectionnent uniquement les données souhaitées.

Si vous ne souhaitez pas entrer de données, cliquez sur Fermer .

REMARQUE Access supprimera la Table1 si vous la fermez sans l’enregistrer.

http://office.microsoft.com/fr-fr/access-help/taches-basiques-dans-access-2010-HA101829991.aspx?CTT=5&origin=HA010341722#_Paste_data_from

http://office.microsoft.com/fr-fr/access-help/taches-basiques-dans-access-2010-HA101829991.aspx?CTT=5&origin=HA010341722#_Paste_data_from

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


Ouvrir une base de données Access

CONSEIL Pour ouvrir rapidement l’une des dernières bases de données que vous aviez

ouverte, sous l’onglet Fichier, cliquez sur Récent, puis cliquez sur le nom du fichier.

1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir. 2. Cliquez sur le raccourci dans la boîte de dialogue Ouvrir ou dans le champ Rechercher

dans, cliquez sur le lecteur ou le dossier contenant la base de données souhaitée. 3. Dans la liste de dossiers, double-cliquez sur les dossiers l’un après l’autre jusqu’à parvenir

au dossier contenant la base de données. 4. Une fois que vous avez trouvé la base de données, effectuez l’une des opérations

suivantes :

Pour ouvrir la base de données en mode d’ouverture par défaut, double-cliquez dessus. Pour ouvrir la base de données en mode d’accès partagé dans un environnement multi-

utilisateur de sorte que vous et les autres utilisateurs puissiez lire et écrire dans la base de données en même temps, cliquez sur Ouvrir.

Pour ouvrir la base de données en lecture seule afin de pouvoir la consulter mais pas la modifier, cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en lecture seule.

Pour ouvrir la base de données en mode exclusif, empêchant ainsi toute autre personne de l’ouvrir au même moment que vous, cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en exclusif.

Pour ouvrir la base de données en mode lecture seule, cliquez sur la flèche à côté du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en mode lecture seule exclusif. D’autres utilisateurs peuvent ouvrir la base de données, mais en lecture seule uniquement.

Si la base de données à ouvrir est introuvable

1. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, cliquez sur le raccourci vers le Poste de travail ou, dans le champ Rechercher dans, cliquez sur Poste de travail.

2. Dans la liste de lecteurs, cliquez avec le bouton droit sur le lecteur contenant la base de données, puis cliquez sur Rechercher.

3. Entrez vos critères de recherche puis appuyez sur la touche ENTRÉE pour rechercher la base de données.

4. Si vous trouvez la base de données, ouvrez-la en double-cliquant dessus dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche.

REMARQUE Étant donné que la recherche a été lancée dans la boîte de dialogue

Ouvrir, cliquez sur le bouton Annuler de cette boîte de dialogue pour que la base de données s’ouvre.

Vous pouvez ouvrir directement un fichier de données dans un format de fichier externe (tel que dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ou Microsoft Excel). Vous pouvez également ouvrir directement n’importe quelle source de données ODBC, telle que Microsoft SQL Server ou Microsoft FoxPro. Access crée automatiquement une base de données Access dans le même dossier que le fichier de données, puis ajoute des liens vers chaque table de la base de données externe.

Utiliser votre nouvelle base de données

Selon le modèle utilisé, vous devrez peut-être effectuer l’une des opérations suivantes pour démarrer la nouvelle base de données :

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


Si Access affiche une boîte de dialogue Connexion incluant une liste vide d’utilisateurs, utilisez l’une des procédures suivantes pour commencer :

1. Cliquez sur Nouvel utilisateur. 2. Complétez le formulaire Détails de l’utilisateur. 3. Cliquez sur Enregistrer et fermer. 4. Sélectionnez le nom d’utilisateur que vous venez d’entrer, puis cliquez sur Connexion.

Si Access affiche une feuille de données vide, vous pouvez commencer à taper directement les données dans la feuille de données ou cliquez sur les autres boutons et onglets pour découvrir la base de données.

Si Access affiche une page Mise en route, vous pouvez cliquer sur les liens de cette page pour en savoir plus sur la base de données, ou cliquez sur les autres boutons et onglets pour découvrir la base de données.

Si Access affiche un message Avertissement de sécurité dans la barre des messages et que vous faites confiance à la source du modèle, cliquez sur Activer le contenu. S’il est nécessaire de se connecter à la base de données, vous devrez vous reconnecter.

Ajouter une table

Vous pouvez ajouter une nouvelle table à une base de données existante en utilisant les outils du groupe Tables sous l’onglet Créer.

REMARQUE Dans la base de données Web, seule la commande Table est disponible dans le

groupe Tables.

Quel que soit le mode utilisé en premier lieu, vous pouvez basculer de l’un à l’autre grâce aux boutons de modes d’affichage situés dans la barre d’état de la fenêtre Access.

Créer une table vide en mode Feuille de données Le mode Feuille de données permet d’entrer directement des données. La structure de la table est alors créée en tâche de fond. Les noms sont attribués aux champs par incréments numériques (Champ1, Champ2, etc.) et Access définit leur type de données en fonction du type de données que vous y entrez.

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table . 2. Access crée la table, puis place le curseur dans la première cellule vide de la colonne

Cliquer pour ajouter. 3. Pour ajouter des données, commencez à taper dans la première cellule vide ; vous pouvez

également les coller à partir d’une autre source, comme décrit plus loin dans cet article.

Pour renommer une colonne (champ), double-cliquez sur l’en-tête correspondant, puis tapez le nouveau nom.

CONSEIL Attribuez un nom significatif à chaque champ afin de pouvoir en déterminer

le contenu sans avoir à afficher les données.

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


Pour déplacer une colonne, sélectionnez-la en cliquant sur son en-tête avant de la faire glisser à l’emplacement souhaité. Vous pouvez également sélectionner plusieurs colonnes contiguës et toutes les faire glisser vers une nouvelle destination.

Pour ajouter d’autres champs à votre table, vous pouvez soit commencer à taper dans la colonne Cliquer pour ajouter en mode Feuille de données, ou vous pouvez ajouter de nouveaux champs à l’aide des commandes du groupe Ajouter et supprimer sous l’onglet Champs.

Créer une table en mode Création En mode Création, vous devez d’abord créer la structure de la nouvelle table. Vous pouvez ensuite basculer en mode Feuille de données pour entrer des données, ou bien vous pouvez entrer des données à l’aide d’une autre méthode, comme avec un formulaire.

REMARQUE Le mode Création n’est pas disponible pour les tables d’une base de

données Web

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Création de table. 2. Pour chaque champ de la table, tapez un nom dans la colonne Nom du champ, puis

sélectionnez un type de données dans la liste Type de données. 3. Vous pouvez entrer des informations supplémentaires dans chaque champ dans la colonne

Description. Cette description s’affiche dans la barre d’état lorsque le point d’insertion se trouve dans ce champ et lorsqu’il est utilisé comme texte de la barre d’état pour tous les contrôles que vous créez en faisant glisser le champ du volet liste de champs vers un formulaire ou un état, ainsi que pour tous les contrôles créés pour ce champ par le biais de l’Assistant Formulaire ou État.

4. Après avoir ajouté tous les champs, enregistrez la table : Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer. 5. Vous pouvez commencer à entrer des données dans la table à tout moment en basculant en

mode Feuille de données, en cliquant sur la première cellule vide, puis en tapant les données. Vous pouvez par ailleurs coller des données à partir d’une autre source, comme décrit dans la section suivante.

Coller des données d’une autre source dans une table Access

Si les données sont stockées dans un autre programme, comme Excel, vous pouvez les copier et les coller dans une table Access. En règle générale, pour optimiser cette opération, il est recommandé que les données soient déjà organisées en colonnes, comme dans le cas d’une feuille de calcul Excel. Si les données sont contenues dans un programme de traitement de texte, il vaut mieux séparer les colonnes de données à l’aide de tabulations ou convertir les données en tableau dans le programme de traitement de texte avant de les copier. Si les données doivent être modifiées ou manipulées (par exemple, fractionner les noms complets en prénoms et noms), il est recommandé de le faire avant de les copier, notamment si vous n’avez pas l’habitude d’utiliser Access.

Lorsque vous collez des données dans une table vide, le type de données de chaque champ est automatiquement défini en fonction du type des données collées. Par exemple, si un champ collé ne contient que des dates, Access lui applique le type de données Date/Heure. Si le champ collé ne contient que les mots « oui » et « non », Access lui applique alors le type de données Oui/Non.

Pour attribuer le nom des champs, Access se base sur le contenu de la première ligne de données collées. Si le type de cette ligne est similaire aux lignes suivantes, Access détermine que la première ligne fait partie des données et attribue aux champs des noms génériques (F1,

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


F2, etc.). Si la première ligne de données collées n’est pas similaire aux lignes suivantes, Access détermine qu’elle est constituée de noms de champs. Les champs sont alors nommés en conséquence et la première ligne n’est pas incluse dans les données.

Si Access attribue des noms de champ génériques, renommez les champs dès que possible pour éviter toute confusion. Suivez la procédure ci-dessous :

1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la table.

5. En mode Feuille de données, double-cliquez sur chaque en-tête de colonne, puis tapez un nom pour la colonne.

6. Enregistrez à nouveau la table.

Importer ou lier des données issues d’une source externe

Vous pouvez vouloir utiliser dans Access des données collectées dans un autre programme. Vous travaillez peut-être avec des personnes qui stockent leurs données sur d’autres programmes, et vous souhaiteriez pouvoir travailler avec leurs données dans Access. Ou bien encore, vous utilisez plusieurs sources de données et avez besoin d’un « point de collecte » où rassembler vos données en vue de les analyser plus avant.

Access facilite l’importation de données, ou la liaison de données, à partir d’autres programmes. Vous pouvez importer des données provenant d’une feuille de calcul Excel, d’une table appartenant à une autre base de données Access, d’une liste SharePoint ou de tout un éventail d’autres sources. Le processus varie légèrement en fonction de la source choisie, mais les instructions ci-dessous faciliteront la mise en route :

1. Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur la commande correspondant au type de fichier à partir duquel vous effectuez l’importation.

Par exemple, si vous importez des données d’une feuille de calcul Excel, cliquez sur Excel. Si le type du programme n’est pas affiché, cliquez sur Plus.

REMARQUE Si le type de format adéquat n’apparaît pas dans le groupe Importer et lier,

il vous faudra peut-être démarrer le programme dans lequel les données ont été créées, puis utiliser ce programme pour enregistrer les données dans un format de fichier courant (fichier texte délimité, par exemple) avant de les importer dans Access.

2. Dans la boîte de dialogue Données externes, cliquez sur le bouton Parcourir pour accéder au fichier de données source ou tapez le chemin d’accès complet de ce fichier dans la zone Nom fichier.

3. Cliquez sur l’option de votre choix sous Spécifiez le mode et l’emplacement de stockage des données dans la base de données active. Vous pouvez créer une table en utilisant les données importées, ajouter les données à une table existante ou créer une table attachée qui conserve un lien avec la source de données.

4. Enfin, cliquez sur OK.

Selon le choix effectué, la boîte de dialogue Lier des objets ou Importer des objets s’ouvre.

5. Utilisez la boîte de dialogue pour terminer le processus. La procédure exacte dépend de l’option d’importation ou de liaison choisie.

6. Dans la dernière page de l’Assistant, cliquez sur Terminer.

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


Si vous avez choisi l’importation, Access demande si vous voulez enregistrer les détails de l’opération d’importation que vous venez d’effectuer.

7. Si vous pensez renouveler cette importation, cliquez sur Enregistrer les étapes d’importation, puis entrez les détails.

Vous pouvez ensuite facilement reproduire l’opération d’importation en cliquant successivement sur Importations enregistrées dans le groupe Importer de l’onglet Données externes, sur la spécification d’importation, puis sur Exécuter.

8. Si vous ne souhaitez pas enregistrer les détails de l’opération, cliquez sur Fermer.

Access importe les données dans une nouvelle table, qu’il affiche ensuite sous Tables dans le volet de navigation.

REQUETES

Lorsque vous souhaitez examiner, ajouter, modifier ou supprimer des données de votre base de données, utilisez une requête.

Vue d’ensemble

Une requête vise à obtenir des résultats de données, à effectuer une action sur des données, ou les deux à la fois. Vous pouvez utiliser une requête dans le but d’obtenir une réponse à une question simple, d’effectuer des calculs, de combiner les données de différentes tables, ou encore d’ajouter, modifier ou supprimer des données de table. Les requêtes que vous utilisez pour extraire les données d’une table ou pour effectuer des calculs sont appelées requêtes Sélection. Les requêtes qui ajoutent, modifient ou suppriment des données sont appelées requêtes Action.

Vous pouvez également utiliser une requête pour fournir des données à un formulaire ou un état. Dans une base de données bien conçue, les données que vous souhaitez présenter dans un formulaire ou un état résident souvent dans plusieurs tables différentes. Par le biais d’une requête, vous pouvez assembler les données à utiliser avant de concevoir votre formulaire ou votre état.

Ouvrir une requête existante

Pour ouvrir un objet de base de données, y compris une requête, vous pouvez double-cliquer sur l’objet dans le volet de navigation.

Examiner un sous-ensemble de données dans une table

Vous pouvez parfois souhaiter passer en revue l’ensemble des données d’une table, tout comme vous pouvez parfois juger bon d’examiner uniquement les données de certains champs, qu’ils répondent ou non à certains critères. Pour passer en revue certaines des données d’une table, utilisez une requête.

Supposons que vous souhaitiez examiner une liste de produits et leurs prix. Vous pouvez créer une requête qui renvoie des informations sur les produits et leurs prix en procédant comme suit :

1. Ouvrez la base de données 2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Création de requête.

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, sous l’onglet Tables, double-cliquez sur Produits.

4. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table. 5. Dans la table Produits, double-cliquez sur Nom du produit et Afficher la liste des prix pour

ajouter ces champs à la grille de création de requête. 6. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

La requête s’exécute et affiche une liste de produits avec leurs prix.

Examiner des données issues de plusieurs tables à la fois

Les tables d’une base de données bien conçue entretiennent des relations logiques. Ces relations existent en fonction des champs que les tables ont en commun. Pour examiner les données de tables liées, vous devez utiliser une requête sélection.

Supposons que vous souhaitez examiner les commandes des clients résidant dans une ville déterminée. Les données sur les commandes et les données sur les clients sont stockées dans deux tables d’une même base de données. Chaque table comporte un champ Réf client, qui forme la base d’une relation un-à-plusieurs entre les deux tables. Vous pouvez créer une requête qui renvoie les commandes des clients d’une ville déterminée (p.ex., Orléans) en procédant comme suit :

1. Ouvrez la base de données 2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Création de requête. 3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, sous l’onglet Tables, double-cliquez sur Clients

et Commandes. 4. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table.

Notez la présence d’une ligne, appelée jointure, qui relie le champ ID de la table Clients et le champ Réf client de la table Commandes. Cette ligne indique la relation entre les deux tables.

5. Dans la table Clients, double-cliquez sur Société et sur Ville pour ajouter ces champs à la grille de création de requête.

6. Dans la grille de création de requête, dans la colonne Ville, désactivez la case à cocher de la ligne Afficher.

7. Sur la ligne Critères de la colonne Ville, tapez Orléans.

En désactivant la case à cocher Afficher, vous empêchez la requête d’afficher la ville dans les résultats ; en tapant Orléans sur la ligne Critères, vous indiquez votre souhait d’afficher uniquement les enregistrements dont le champ Ville a la valeur Orléans. Dans ce cas, la requête renvoie uniquement les clients résidant à Orléans — Société L et Société AA.

Notez qu’il n’est pas nécessaire d’afficher un champ pour l’utiliser avec un critère.

8. Dans la table Commandes, double-cliquez sur Réf commande et sur Date de commande pour ajouter ces champs aux deux colonnes suivantes de la grille de création de requête.

9. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

La requête s’exécute et affiche la liste des commandes des clients d’Orléans.

10. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête.

La boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche.

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


11. Dans la zone Nom de la requête, tapez Commandes par ville, puis cliquez sur OK.

Poser des questions légèrement différentes en utilisant les paramètres d’une requête

Vous pouvez parfois être amené à exécuter une requête légèrement différente d’une requête existante. Vous pouvez modifier la requête d’origine en vue d’utiliser de nouveaux critères, mais si vous envisagez d’exécuter régulièrement des variantes d’une requête déterminée, utilisez plutôt une requête Paramètre. Lorsque vous exécutez une requête de ce type, vous êtes invité à spécifier la valeur des champs qu’elle utilise pour créer les critères de votre requête.

Dans l’exemple précédent, vous avez créé une requête qui renvoyait les commandes des clients résidant à Orléans. Vous pouvez modifier cette requête de façon à spécifier la ville à chaque exécution de la requête en procédant comme suit :

1. Ouvrez la base de données 2. Cliquez sur la barre de redimensionnement pour afficher le volet de navigation.

REMARQUE Cette étape n’est pas nécessaire si le volet de navigation est affiché.

3. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requête nommée Commandes par ville (que vous avez créée dans la section précédente), puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

4. Dans la grille de création de requête, sur la ligne Critères de la colonne Ville, supprimez Orléans et tapez [Pour quelle ville ?] .

La chaîne [Pour quelle ville ?] est votre invite de paramètre. Les crochets indiquent que vous souhaitez que la requête invite l’utilisateur à fournir une entrée et le texte (dans le cas présent, Pour quelle ville ? ) est la question affichée par l’invite de paramètre.

REMARQUE Vous ne pouvez utiliser ni un point (.) ni un point d’exclamation (!) comme

texte dans une invite de paramètre.

5. Activez la case à cocher sur la ligne Afficher de la colonne Ville pour que les résultats de la requête affichent la ville.


La requête vous invite à entrer une valeur pour la ville.

7. Tapez New York, puis appuyez sur Entrée.

La requête s’exécute et affiche les commandes des clients de New York.

Mais que se passe-t-il si vous ne savez pas quelles valeurs spécifier ? Vous pouvez intégrer des caractères génériques à l’invite pour que votre paramètre soit moins rigide :

8. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création.

9. Dans la grille de création de requête, sur la ligne Critères de la colonne Ville, tapez Comme [Pour quelle ville ?]&"*".

Dans cette invite de paramètre, le mot clé Comme, le « et » commercial (&) et l’astérisque (*) entre guillemets permettent à l’utilisateur de taper une combinaison de caractères, y compris des caractères génériques, pour renvoyer divers résultats. Par exemple, si

http://office.microsoft.com/fr-fr/access-help/presentation-des-requetes-HA010341786.aspx?CTT=5&origin=HA101829991#BMorderbycity

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


l’utilisateur tape *, la requête renvoie toutes les villes ; si l’utilisateur tape L, la requête renvoie toutes les villes dont le nom commence par la lettre « L » ; et si l’utilisateur tape *s*, la requête renvoie toutes les villes dont le nom contient la lettre « s ».


À l’invite de requête, tapez Nouveau, puis appuyez sur Entrée.

11. La requête s’exécute, puis affiche les commandes des clients de New York.

Spécifier le type de données des paramètres

Vous pouvez également spécifier le type de données qu’un paramètre doit accepter. Vous pouvez définir le type de données de n’importe quel paramètre, mais il est particulièrement important de le définir pour les données de type numérique, monnaie ou date/heure. Lorsque vous spécifiez le type de données qu’un paramètre doit accepter, les utilisateurs reçoivent un message d’erreur plus utile dans l’hypothèse où ils entrent un type de données incorrect (par exemple, du texte alors qu’une monnaie était attendue).

REMARQUE Si un paramètre est défini de façon à accepter des données de type texte,

toute entrée est interprétée comme étant du texte et aucun message d’erreur ne s’affiche.

Pour spécifier le type de données pour les paramètres dans une requête, procédez comme suit :

1. Après avoir ouvert la requête en mode Création, sous l’onglet Création, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Paramètres.

2. Dans la boîte de dialogue Paramètres de la requête, dans la colonne Paramètre, tapez l’invite de chaque paramètre dont vous souhaitez spécifier le type de données. Assurez-vous que chaque paramètre correspond à l’invite que vous utilisez sur la ligne Critères de la grille de création de requête.

3. Dans la colonne Type de données, sélectionnez le type de données de chaque paramètre.

Effectuer des calculs à partir de vos données

La plupart du temps, les valeurs calculées à partir de données issues d’une même base de données ne sont pas stockées dans des tables. Ainsi, les sous-totaux des produits ne sont pas stockés dans la table Détails commande de la base de données Northwind 2007, car le sous-total d’un produit donné est calculé à partir des données stockées dans les champs Quantité, Prix unitaire et Remise de la table Détails commande.

Dans certains cas, les valeurs calculées peuvent devenir obsolètes, car les valeurs sur lesquelles elles reposent évoluent. Par exemple, il n’y aurait aucun intérêt à stocker l’âge d’une personne dans une table, car il faudrait mettre à jour cette valeur chaque année ; la solution consiste plutôt à stocker la date de naissance de la personne et d’utiliser une expression dans une requête pour calculer l’âge de la personne.

Pour créer une requête qui calcule les sous-totaux des produits à partir des données de la table Détails commande, procédez comme suit.

1. Ouvrez la base de données Northwind configurée précédemment à l’aide de ces étapes. 2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Création de requête. 3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, sous l’onglet Tables, double-cliquez sur Détails

commande. 4. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table.

http://office.microsoft.com/fr-fr/access-help/presentation-des-requetes-HA010341786.aspx?CTT=5&origin=HA101829991#BMsetnw

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


5. Dans la table Détails commande, double-cliquez sur Réf produit pour ajouter ce champ à la première colonne de la grille de création de requête.

6. Dans la deuxième colonne de la grille, cliquez avec le bouton droit sur la ligne Champ, puis cliquez sur Zoom dans le menu contextuel.

7. Dans la zone Zoom, tapez ou collez les éléments suivants :

Sous-total: ([Quantité]*[Prix unitaire])-([Quantité]*[Prix unitaire]*[Remise])

Cliquez sur OK.

Ceci correspond au champ calculé. Le champ calculé multiplie la quantité de chaque produit par leur prix unitaire respectif, multiplie la quantité de chaque produit par le prix unitaire et la remise correspondante, puis retranche la remise totale du prix unitaire total.


La requête s’exécute et affiche une liste ordonnée de produits et de sous-totaux.

9. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête, puis nommez-la Sous-totaux des produits.

Examiner des données synthétisées ou agrégées

Lorsque vous enregistrez des transactions ou stockez régulièrement des données récurrentes dans une table, il est commode de pouvoir consulter ces données sous forme d’agrégats, par exemple des sommes ou des moyennes.

Accès vous permet de passer en revue des données agrégées simples dans n’importe quelle de feuille de données en ajoutant une ligne Total. Une ligne Total est une ligne située au bas de la feuille de données qui peut afficher un total cumulé ou autre valeur d’agrégation.

REMARQUE Vous ne pouvez pas ajouter de ligne Total à la feuille de données d’une requête

sur le Web.

Vous pouvez ajouter une ligne Total à la requête Sous-totaux des produits que vous avez créée dans l’exemple précédent en procédant comme suit :

1. Exécutez la requête Sous-totaux des produits et laissez les résultats ouverts en mode Feuille de données.

2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.

Une nouvelle ligne apparaît au bas de la feuille de données, avec le mot Total dans la première colonne.

3. Cliquez sur la cellule de la dernière ligne de la feuille de données nommée Total.

Notez qu’une flèche apparaît dans la cellule.

4. Cliquez sur cette flèche pour afficher les fonctions d’agrégation disponibles.

Dans la mesure où la colonne contient des données de type texte, vous ne disposez que de deux choix : Aucune et Compte.

5. Sélectionnez Compte.

http://office.microsoft.com/fr-fr/access-help/presentation-des-requetes-HA010341786.aspx?CTT=5&origin=HA101829991#BMcalc

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


Le contenu de la cellule change, passant de Total au nombre de valeurs contenues dans la colonne.

6. Cliquez sur la cellule adjacente (la deuxième colonne).

Notez qu’une flèche apparaît dans la cellule.

7. Cliquez sur la flèche, puis sur Somme.

Le champ affiche la somme des valeurs de la colonne.

8. Laissez la requête ouverte en mode Feuille de données.

Créer une requête totaux pour des synthèses plus complexes

La ligne Total d’une feuille de données est très utile, mais pour des questions plus complexes, vous pouvez utiliser une requête Totaux. Une requête Totaux est une requête sélection qui permet de regrouper et de synthétiser des données. Par exemple, supposons que vous voulez afficher le total des ventes par produit. Dans une requête Totaux, vous pouvez utiliser Somme, une fonction d’agrégation, pour afficher les ventes totales par produit.

REMARQUE Vous ne pouvez pas utiliser de fonction d’agrégation dans une requête sur le

Web.

Pour modifier la requête Sous-totaux des produits pour obtenir une synthèse des sous-totaux des produits par produit, procédez comme suit.


La requête Sous-totaux des produits s’ouvre en mode Création.

2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux.

La ligne Totaux est affichée dans la grille de création de requête.

REMARQUE Bien qu’elles portent des noms similaires, la ligne Totaux de la grille de

création et la ligne Total d’une feuille de données ne sont pas identiques :

Vous pouvez effectuer un regroupement par valeurs de champ en utilisant la ligne Totaux de la grille de création.

Vous pouvez ajouter une ligne Total de feuille de données aux résultats d’une requête Totaux.

Lorsque vous utilisez la ligne Totaux de la grille de création, vous devez choisir une fonction d’agrégation pour chaque champ. Si vous ne souhaitez pas effectuer de calcul au niveau d’un champ, vous pouvez effectuer un regroupement en fonction de ce champ.

3. Dans la deuxième colonne de la grille de création, sur la ligne Total, sélectionnez Somme dans la liste déroulante.


La requête s’exécute et affiche une liste de produits avec des sous-totaux.

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


5. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête. Laissez la requête ouverte.

Créer une requête Analyse croisée pour ajouter un autre niveau de regroupement

Supposons à présent que vous voulez examiner les sous-totaux des produits tout en effectuant un regroupement par mois, de sorte que chaque ligne présente les sous-totaux d’un produit et que chaque colonne présente les sous-totaux des produits pour un mois donné. Pour afficher les sous-totaux d’un produit et présenter les sous-totaux des produits pour un mois donné, utilisez une requête Analyse croisée.

REMARQUE Vous ne pouvez pas créer une requête sur le Web qui est une requête Analyse

croisée.

Vous pouvez à nouveau modifier la requête Sous-totaux des produits afin que celle-ci renvoie des lignes de sous-totaux de produits et des colonnes de sous-totaux mensuels.


2. Dans le groupe Paramétrage de requête, cliquez sur Afficher la table. 3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Commandes, puis cliquez

sur Fermer. 4. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Analyse croisée.

Dans la grille de création, la ligne Afficher est masquée et la ligne Analyse croisée est affichée.

5. Dans la troisième colonne de la grille de création, cliquez avec le bouton droit sur la ligne Champ, puis cliquez sur Zoom dans le menu contextuel. La zone Zoom s’ouvre.

6. Dans la zone Zoom, tapez ou collez les éléments suivants :

Mois : "Month " & DatePart("m", [Date de commande])

7. Cliquez sur OK. 8. Sur la ligne Analyse croisée, sélectionnez les valeurs suivantes dans la liste déroulante :

En-tête de ligne pour la première colonne, Valeur pour la deuxième et En-tête de colonne pour la troisième.


La requête s’exécute et affiche des sous-totaux de produit, agrégés par mois.

10. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête.

Créer une table à partir de données issues d’autres tables

Vous pouvez utiliser une requête Création de table pour créer une table à partir de données stockées dans d’autres tables.

REMARQUE Vous ne pouvez pas créer une requête sur le Web qui est une requête Création

de table.

Supposons, par exemple, que vous voulez envoyer des données sur les commandes de Chicago à un partenaire commercial basé à Chicago, qui se sert d’Access pour préparer ses états. Au lieu

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


d’envoyer les données de commande, vous souhaitez limiter les données que vous envoyez aux données spécifiques aux commandes de Chicago.

Vous pouvez créer une requête sélection contenant les données des commandes de Chicago et utiliser ensuite cette requête sélection pour créer la nouvelle table. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Ouvrez la base de données. 2. Pour exécuter une requête Création de table, vous devrez peut-être activer le contenu de la

base de données à l’aide de la barre des messages, qui apparaît sous le Ruban si la base de données n’est pas approuvé lorsque vous l’ouvrez.

Montrer comment activer la base de données

REMARQUE Si votre base de données se trouve dans un emplacement approuvé, la

barre des messages ne s’affiche pas et il n’est pas nécessaire d’activer le contenu.

3. Fermez le formulaire Boîte de dialogue de connexion. 4. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Création de requête. 5. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Détails commande et sur

Commandes. 6. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table. 7. Dans la table Commandes, double-cliquez sur Réf client et sur Ville d’expédition pour

ajouter ces champs à la grille de création. 8. Dans la table Détails commande, double-cliquez successivement sur Réf commande, Réf

produit, Quantité, Prix unitaire et Remise pour ajouter ces champs à la grille de création. 9. Dans la colonne Ville d’expédition de la grille de création, désactivez la case à cocher au

niveau de la ligne Afficher. Sur la ligne Critères, tapez ’Chicago’ (incluez les guillemets simples).

Vérifiez les résultats de la requête avant de les utiliser pour créer la table.

10. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter. 11. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête.

La boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche.

12. Dans la zone Nom de la requête, tapez Requête sur les commandes de Chicago, puis cliquez sur OK.


14. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Création de table.

La boîte de dialogue Création de table s’affiche.

15. Dans la boîte de dialogue Création de table, dans la zone Nom de la table, tapez Commandes Chicago , puis cliquez sur OK.

16. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter. 17. Dans la boîte de dialogue de confirmation, cliquez sur Oui pour confirmer.

La nouvelle table est créée et apparaît dans le volet de navigation.

REMARQUE Si une table portant le nom que vous avez spécifié existe déjà, cette table

est supprimée avant l’exécution de la requête.

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010



La table Commandes Chicago existant déjà, une boîte de dialogue d’avertissement s’affiche à l’écran.

19. Cliquez sur Non pour annuler l’action et fermer la boîte de dialogue.

Ajouter à une table des données issues d’autres tables

Vous pouvez utiliser une requête Ajout pour extraire les données d’une ou plusieurs tables et ajouter ces données à une autre table.

REMARQUE Vous ne pouvez pas créer une requête sur le Web qui est une requête Ajout.

Supposons que vous avez créé une table à partager avec un partenaire commercial de Chicago. Or, vous réalisez que le partenaire travaille aussi avec des clients de la région de Milwaukee. Vous souhaitez ajouter des lignes à la table pour intégrer les données de la région de Milwaukee avant de partager la table avec votre partenaire.

Vous pouvez ajouter les données de la région de Milwaukee à la table Commandes Chicago que vous avez créée en procédant comme suit :

1. Ouvrez la requête nommée « Requête Commandes Chicago » en mode Création. 2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Ajout. La boîte de

dialogue Ajout s’ouvre.

3. Dans la boîte de dialogue Ajout, cliquez sur la flèche située dans la zone Nom de la table, puis sélectionnez Commandes Chicago dans la liste déroulante.

4. Cliquez sur OK.

La boîte de dialogue Ajout se ferme. Dans la grille de création, la ligne Afficher disparaît, tandis que la ligne Ajouter à apparaît.

5. Dans la grille de création, sur la ligne Critères de la colonne Ville d’expédition, supprimez ’Chicago’ et tapez ’Milwaukee’.

6. Sur la ligne Ajouter à, sélectionnez le champ approprié pour chaque colonne.

Dans cet exemple, les valeurs de la ligne Ajouter à doivent en principe correspondre aux valeurs de la ligne Champ, sans toutefois que cela conditionne le bon fonctionnement des requêtes Ajout.


Modifier des données de façon automatisée

Vous pouvez utiliser une requête Mise à jour pour modifier les données de vos tables. De même, ces requêtes vous permettent d’entrer des critères de façon à spécifier les lignes qui doivent être mises à jour. Enfin, une requête Mise à jour offre la possibilité d’examiner les données mises à jour avant de procéder à la mise à jour proprement dite.

IMPORTANT Une requête Action ne peut pas être annulée. Vous avez donc tout intérêt à

effectuer une sauvegarde des tables que vous vous apprêtez à mettre à jour au moyen d’une requête Mise à jour.

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


REMARQUE Vous ne pouvez pas créer une requête sur le Web qui est une requête Mise à

jour.

Dans l’exemple précédent, vous avez ajouté des lignes à la table Commandes Chicago. Dans cette même table, le champ Réf produit indique la référence numérique des produits. Pour des données plus exploitables dans les états, vous pouvez remplacer les références produit par des noms de produits. Pour remplacer cela, vous devez d’abord modifier le type de données du champ Réf produit de la table Commandes Chicago (de Numérique à Texte), de telle sorte que le champ Réf produit puisse accepter des noms de produits.

Vous pouvez mettre à jour les valeurs de la table Commandes Chicago en procédant comme suit :

1. Ouvrez la table Commandes Chicago en mode Création. 2. Sur la ligne Réf produit, modifiez le type de données en le faisant passer de Numérique à

Texte. 3. Enregistrez et fermez la table Commandes Chicago. 4. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Création de requête. 5. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Commandes Chicago et sur

Produits. 6. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table. 7. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Mise à jour.

Dans la grille de création, les lignes Tri et Afficher disparaissent, tandis que la ligne Mise à jour apparaît.

8. Dans la table Commandes Chicago, double-cliquez sur Réf produit pour ajouter ce champ à la grille de création.

9. Dans la grille de création, sur la ligne Mise à jour de la colonne Réf produit, tapez ou collez l’expression suivante :

[Produits].[Nom du produit]

CONSEIL Vous pouvez utiliser une requête Mise à jour pour supprimer des valeurs de

champs à l’aide d’une chaîne vide ("") ou NULL sur la ligne Mise à jour.

10. Sur la ligne Critères , tapez ou collez l’expression suivante :

[Réf produit] Comme ([Produits].[ID])

Le mot clé Comme est nécessaire car les champs que vous comparez contiennent différents types de données (Réf produit représente des données de texte, ID représente des données numériques).

11. Vous pouvez identifier les valeurs qui seront modifiées par une requête Mise à jour en affichant celle-ci en mode Feuille de données.

Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Feuille de données.

La requête renvoie la liste des références produit qui seront mises à jour.


http://office.microsoft.com/fr-fr/access-help/presentation-des-requetes-HA010341786.aspx?CTT=5&origin=HA101829991#BMappend

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


Après avoir ouvert la table Commandes Chicago, vous pourrez constater que les valeurs numériques du champ Réf produit ont été remplacées par les noms de produits de la table Produits.

Supprimer des données de façon automatisée

Vous pouvez utiliser une requête Suppression pour supprimer des données dans vos tables. De même, ces requêtes vous permettent d’entrer des critères afin de spécifier les lignes qui doivent être supprimées. Enfin, une requête Suppression offre la possibilité d’identifier les lignes qui seront supprimées avant de procéder à la suppression proprement dite.

REMARQUE Vous ne pouvez pas créer une requête sur le Web qui est une requête

Suppression.

Supposons que vous vous apprêtez à envoyer la table Commandes Chicago (mise à jour dans l’exemple précédent) à votre partenaire commercial de Chicago et notez que certaines lignes contiennent un nombre de champs vides. Vous souhaitez supprimer ces lignes contenant des champs vides avant d’envoyer de table. Vous pourriez simplement ouvrir la table et supprimer manuellement les lignes, mais il peut s’avérer utile d’utiliser une requête Suppression si le nombre de lignes à supprimer est conséquent et que vous avez des critères clairs selon lesquels les lignes doivent être supprimées.

Vous pouvez utiliser une requête pour supprimer des lignes de la table Commandes Chicago dont le champ Réf commande n’a pas de valeur. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Création de requête. 2. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Commandes Chicago. 3. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table. 4. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Suppression.

Dans la grille de création, les lignes Tri et Afficher disparaissent, tandis que la ligne Supprimer apparaît.

5. Dans la table Commandes Chicago, double-cliquez sur Réf commande pour l’ajouter à la grille.

6. Dans la grille de création, sur la ligne Critères de la colonne Réf commande, tapez Est Null. 7. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

FORMULAIRES

Un formulaire est un objet de base de données que vous pouvez utiliser pour créer l’interface utilisateur d’une application de base de données. Un formulaire « lié » est un formulaire connecté directement à une source de données telle qu’une table ou une requête. Il peut servir à entrer, modifier ou afficher des données à partir de cette source de données. Vous pouvez également créer un formulaire « indépendant » qui ne se connecte pas directement à une source de données, mais qui contient néanmoins des boutons de commande, des étiquettes et autres contrôles dont vous avez besoin pour faire fonctionner votre application.

Cet article traite principalement des formulaires liés. Les formulaires liés vous permettent de contrôler l’accès aux données en n’affichant, par exemple, que certains champs ou lignes de données. Par exemple, il est possible que certains utilisateurs n’aient besoin d’afficher que certains champs d’une table constituée d’une multitude de champs. Si vous leur proposez un formulaire qui ne contient que ces champs, il leur sera plus facile d’utiliser la base de données.

http://office.microsoft.com/fr-fr/access-help/presentation-des-requetes-HA010341786.aspx?CTT=5&origin=HA101829991#BMupdate

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


Vous pouvez également ajouter des boutons de commande et d’autres fonctionnalités à un formulaire afin d’automatiser les opérations fréquemment effectuées.

Les formulaires liés peuvent être comparés à des fenêtres à travers lesquelles les personnes voient et accèdent à votre base de données. Un formulaire efficace permet d’accélérer l’utilisation d’une base de données dans la mesure où les utilisateurs n’ont pas besoin de rechercher les éléments dont ils ont besoin. Un formulaire d’aspect agréable améliore non seulement la convivialité et l’efficacité de la base de données, mais il permet également d’éviter la saisie de données incorrectes.

Créer un formulaire à l’aide de l’outil Formulaire

L’outil Formulaire permet de créer facilement et rapidement un formulaire. Lorsque vous utilisez cet outil, tous les champs de la source de données sous-jacente sont placés dans le formulaire. Vous pouvez commencer à utiliser le nouveau formulaire immédiatement, ou le modifier en mode Page ou Création pour l’adapter à vos besoins.

Utiliser l’outil Formulaire pour créer un formulaire

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requête qui contient les données que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire.

2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire.

Access crée le formulaire et l’affiche en mode Page. Ce mode vous permet d’apporter des modifications à la conception du formulaire tout en ayant les données affichées. Par exemple, vous pouvez ajuster la taille des zones de texte en fonction des données à afficher, si nécessaire.

Si Access trouve une table qui a une relation un-à-plusieurs avec la table ou la requête qui a servi à la création du formulaire, Access ajoute au formulaire une feuille de données basée sur la table ou la requête associée. Par exemple, si vous créez un formulaire standard à partir de la table Employés et qu’une relation un-à-plusieurs est définie entre la table Employés et la table Commandes, la feuille de données affiche tous les enregistrements de la table Commandes se rapportant à l’enregistrement Employé actif. Vous pouvez supprimer la feuille de données du formulaire si vous jugez ne pas en avoir besoin. S’il existe plusieurs tables liées par une relation un-à-plusieurs à la table qui a servi à créer le formulaire, Access n’ajoute pas de feuille de données au formulaire.

Créer un formulaire double affichage à l’aide de l’outil Formulaire double affichage

REMARQUE Vous pouvez ajouter un formulaire double affichage à une base de données

Web, mais vous ne pouvez pas exécuter le formulaire à moins d’ouvrir la base de données Web à l’aide d’Access (en d’autres termes, il ne s’exécutera pas dans un navigateur Web).

Le formulaire double affichage offre deux affichages simultanés des données : un affichage Formulaire et un affichage Feuille de données.

Un formulaire double affichage diffère d’une combinaison formulaire/sous-formulaire, dans le sens où les deux affichages sont rattachés à la même source de données et sont toujours synchronisés. Ainsi, si vous sélectionnez un champ dans une partie du formulaire, le même champ est sélectionné dans l’autre partie du formulaire. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des données dans chacune des parties (à condition que la source d’enregistrement soit modifiable et que vous n’ayez pas configuré le formulaire de façon à empêcher ces opérations).

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


L’utilisation de formulaires double affichage offre les avantages des deux genres de formulaires dans un seul et même formulaire. Par exemple, vous pouvez utiliser la partie feuille de données du formulaire pour retrouver rapidement un enregistrement et utiliser ensuite la partie formulaire pour consulter ou modifier l’enregistrement.

Pour créer un formulaire double affichage à l’aide de l’outil Formulaire double affichage :

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requête qui contient les données que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire. Vous pouvez également ouvrir la table ou la requête en mode Feuille de données.

2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire double affichage.

Access crée le formulaire et l’affiche en mode Page. Ce mode vous permet d’apporter des modifications à la conception du formulaire tout en ayant les données affichées. Par exemple, vous pouvez ajuster la taille des zones de texte en fonction des données à afficher, si nécessaire.

Créer un formulaire affichant plusieurs enregistrements à l’aide de l’outil Plusieurs éléments

Lorsque vous créez un formulaire à l’aide de l’outil Formulaire, le formulaire créé par Access affiche un seul enregistrement à la fois. Si vous avez besoin d’un formulaire qui affiche plusieurs enregistrements tout en offrant davantage de possibilités en termes de personnalisation qu’une feuille de données, vous pouvez utiliser l’outil Plusieurs éléments.

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requête qui contient les données que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire.

2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plus de formulaires, puis sur Plusieurs éléments.

Access crée le formulaire et l’affiche en mode Page. Ce mode vous permet d’apporter des modifications à la conception du formulaire tout en ayant les données affichées. Par exemple, vous pouvez adapter la taille des zones de texte en fonction des données à afficher.

Lorsque vous utilisez l’outil Plusieurs éléments, le formulaire créé par Access ressemble à une feuille de données. Les données sont disposées dans des lignes et des colonnes, et vous voyez plusieurs enregistrements à la fois. Toutefois, un formulaire Plusieurs éléments offre davantage d’options de personnalisation qu’une feuille de données, avec notamment la possibilité d’ajouter des éléments graphiques, des boutons et d’autres contrôles.

Créer un formulaire à l’aide de l’Assistant Formulaire

Pour être plus sélectif quant aux champs à faire figurer sur votre formulaire, vous pouvez utiliser l’Assistant Formulaire à la place des divers outils de création de formulaires mentionnés précédemment. Vous pouvez également définir la façon dont les données sont regroupées et triées, et vous pouvez utiliser les champs de plusieurs tables ou requêtes, à condition d’avoir préalablement spécifié les relations entre les tables et les requêtes. Pour plus d’informations sur la façon de créer des relations, voir les liens mentionnés dans la section Voir aussi de cet article.

1. Sous l’onglet Création, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Assistant Formulaire. 2. Suivez les instructions fournies dans les pages de l’Assistant Formulaire.

REMARQUE Si vous souhaitez inclure des champs de plusieurs tables ou requêtes dans

votre formulaire, ne cliquez pas sur Suivant ou sur Terminer après avoir sélectionné les

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


champs de la première table ou requête dans la première page de l’Assistant Formulaire. Au lieu de cela, répétez les étapes afin de sélectionner une table ou une requête, puis cliquez sur les champs supplémentaires que vous souhaitez inclure dans le formulaire. Cliquez ensuite sur Suivant ou sur Terminer pour continuer.

3. Dans la dernière page de l’Assistant, cliquez sur Terminer.

Créer un formulaire à l’aide de l’outil Formulaire vierge

Si l’Assistant ou les outils de création de formulaires ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez utiliser l’outil Formulaire vierge pour créer un formulaire. Celui-ci permet de créer un formulaire en peu de temps, surtout si vous prévoyez de placer un nombre limité de champs dans votre formulaire.

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire vierge.

Access ouvre un formulaire vierge en mode Page et affiche le volet Liste de champs.

2. Dans le volet Liste de champs, cliquez sur le signe plus (+) en regard de la ou des tables contenant les champs que vous souhaitez faire figurer sur le formulaire.

3. Pour ajouter un champ au formulaire, double-cliquez dessus, ou glissez-le sur le formulaire.

REMARQUES

Une fois que le premier champ a été ajouté, vous pouvez ajouter plusieurs champs à la fois en maintenant la touche Ctrl enfoncée, en cliquant sur plusieurs champs, puis en les faisant glisser simultanément vers le formulaire.

L’ordre des tables dans le volet Liste de champs peut varier en fonction de la partie du formulaire sélectionnée actuellement. Si le champ que vous souhaitez ajouter n’est pas visible, essayez de sélectionner une autre partie du formulaire et d’ajouter à nouveau le champ.

4. Pour ajouter un logo, un titre ou la date et l’heure au formulaire, utilisez les outils figurant dans le groupe Création, sous l’onglet En-tête et pied de page.

5. Pour ajouter une plus large variété de contrôles au formulaire, utilisez les outils figurant dans le groupe Contrôles sous l’onglet Création.

Pour obtenir une sélection de contrôles légèrement plus importante, basculez en mode Création en cliquant avec le bouton droit sur le formulaire puis en cliquant sur Mode Création.

Les contrôles qui sont ajoutés en mode Création peuvent s’avérer incompatibles avec la fonctionnalité Publier sur le Web. Si vous envisagez de publier le formulaire sur le Web, vous devez utiliser uniquement les fonctionnalités disponibles en mode Page.

Présentation des modes Page et Création

Mode Page Le mode Page est l’affichage le plus intuitif lorsqu’il s’agit de modifier un formulaire. Vous pouvez y effectuer pratiquement toutes les modifications qu’il est possible d’apporter à un formulaire dans Access. Si vous créez une base de données en cliquant sur Nouvelle base de données Web en mode Microsoft Backstage, le mode Page est le seul affichage disponible pour la création de formulaires.

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


En mode Page, le formulaire est en cours d’exécution. Par conséquent, vous pouvez voir vos données telles qu’elles apparaîtront à l’écran lors de l’utilisation du formulaire. Toutefois, vous pouvez également modifier la structure du formulaire dans ce mode. Étant donné que vous pouvez voir les données pendant que vous modifiez le formulaire, il s’agit d’un mode très utile pour définir la taille des contrôles ou effectuer presque toute tâche qui affecte l’apparence et la simplicité d’utilisation du formulaire.

Si vous créez une base de données de bureau standard (par opposition à une base de données Web) et que vous rencontrez une tâche qui ne peut pas être effectuée en mode Page, vous pouvez basculer en mode Création. Dans certaines situations, Access affiche un message indiquant que vous devez basculer en mode Création avant d’apporter une modification particulière.

Mode Création Le mode Création offre une vue plus détaillée de la structure de votre formulaire, avec une décomposition des sections En-tête, Détail et Pied de page du formulaire. Le formulaire n’est pas réellement en cours d’exécution lorsqu’il est affiché en mode Création. Par conséquent, vous ne pouvez pas voir les données sous-jacentes pendant que vous apportez des modifications à la structure. Toutefois, certaines tâches s’effectuent plus facilement en mode Création qu’en mode Page. En effet, vous pouvez :

ajouter une plus grande diversité de contrôles à votre formulaire, notamment des cadres d’objet dépendants, des sauts de page et des graphiques ;

modifier les sources des contrôles Zone de texte directement dans les zones de texte sans utiliser la feuille de propriétés ;

redimensionner des sections de formulaire, comme la section En-tête de formulaire ou Détail ;

modifier certaines propriétés de formulaire qui ne sont pas modifiables en mode Page.

Ajuster votre formulaire en mode Page

Une fois que vous avez créé un formulaire, vous pouvez ajuster facilement sa conception en travaillant en mode Page. En vous basant sur les données réelles du formulaire, vous pouvez réorganiser les contrôles et ajuster leur taille. Vous pouvez placer de nouveaux contrôles dans le formulaire et définir les propriétés de ce dernier et des contrôles qu’il contient.

Pour basculer en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur le nom du formulaire dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page.

Access affiche le formulaire en mode Page.

Vous pouvez utiliser la feuille de propriétés pour modifier les propriétés du formulaire et des contrôles et sections qu’il contient. Pour afficher la feuille de propriétés, appuyez sur F4.

Vous pouvez utiliser le volet Liste de champs pour ajouter des champs de la table ou de la requête sous-jacente à la structure de votre formulaire. Pour afficher le volet Liste de champs :

Sous l’onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants.

Raccourci clavier Appuyez sur Alt+F8.

Vous pouvez ensuite faire glisser les champs directement du volet Liste de champs vers votre formulaire.

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


Pour ajouter un champ unique, double-cliquez dessus, ou faites-le glisser du volet Liste de champs vers la section du formulaire où vous souhaitez le faire apparaître.

Pour ajouter plusieurs champs à la fois, maintenez la touche Ctrl enfoncée, puis cliquez sur les champs que vous souhaitez ajouter. Faites ensuite glisser les champs sélectionnés vers le formulaire.

Ajuster votre formulaire en mode Création

Dans les bases de données de bureau, vous pouvez ajuster la structure de votre formulaire en mode Création. Vous pouvez ajouter de nouveaux contrôles et champs au formulaire en les ajoutant à la grille de création. La feuille de propriétés vous donne accès à un grand nombre de propriétés que vous pouvez définir en vue de personnaliser votre formulaire.

Pour basculer en mode Création, cliquez avec le bouton droit sur le nom du formulaire dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création.

REMARQUE Le mode Création n’est pas disponible lorsque vous travaillez dans une base de

données Web.

Access affiche le formulaire en mode Création.

Vous pouvez utiliser la feuille de propriétés pour modifier les propriétés du formulaire et des contrôles et sections qu’il contient. Pour afficher la feuille de propriétés, appuyez sur F4.

Vous pouvez utiliser le volet Liste de champs pour ajouter des champs de la table ou de la requête sous-jacente à la structure de votre formulaire. Pour afficher le volet Liste de champs :

Sous l’onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants.

Raccourci clavier Appuyez sur Alt+F8.

Vous pouvez ensuite faire glisser les champs directement du volet Liste de champs vers votre formulaire.

Pour ajouter un champ unique, double-cliquez dessus, ou faites-le glisser du volet Liste de champs vers la section du formulaire où vous souhaitez le faire apparaître.

Pour ajouter plusieurs champs à la fois, maintenez la touche Ctrl enfoncée, puis cliquez sur les champs que vous souhaitez ajouter. Faites ensuite glisser les champs sélectionnés vers le formulaire.

ETATS

Lorsque vous utilisez une base de données, vous avez généralement recours aux états pour afficher, mettre en forme et synthétiser des données. Vous pouvez par exemple créer un état de type liste pour afficher les numéros de téléphone de tous vos contacts ou bien un état de synthèse pour calculer le total des ventes de votre société dans différentes régions à des périodes différentes.

Si votre base de données dispose d’une structure de table et de relations correctement conçus, vous constaterez qu’il est beaucoup plus simple de créer des états significatifs.

Vue d’ensemble

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


Un état est un objet de base de données qui sert à afficher et synthétiser des données. Il permet de distribuer ou archiver une capture instantanée de vos données en étant imprimé, converti au format de fichier PDF ou XPS ou exporté dans d’autres formats de fichier.

Les états peuvent fournir des informations détaillées sur un enregistrement donné, des synthèses de nombreux enregistrements ou les deux. Vous pouvez également utiliser des états Access pour créer des étiquettes de publipostage ou des étiquettes à d’autres fins.

Il est possible de créer des états « indépendants » qui n’affichent pas de données. Dans le cadre de cet article, nous supposerons toutefois qu’un état est lié à une source de données comme une table ou une requête.

États clients et états Web

Access 2010 propose une nouvelle fonctionnalité qui vous permet de créer une « base de données Web » en publiant une base de données Access sur un serveur SharePoint exécutant Access Services. Lorsque vous créez une base de données Web, les états Access sont affichés dans le navigateur à l’aide de SQL Server Reporting Services. Cette conversion entraîne des limites par rapport aux fonctionnalités que vous pouvez utiliser dans les états à afficher dans le navigateur. Toutefois, si vous ne souhaitez pas afficher l’état dans le navigateur, vous pouvez utiliser l’ensemble des fonctionnalités proposées dans le concepteur d’état Access.

Sections d’un état

Dans Access, la structure d’un état est divisée en sections. Dans une base de données cliente, vous pouvez afficher l’état en mode Création pour visualiser ses sections. En mode Page, les sections sont moins visibles mais toujours présentes. Vous pouvez les sélectionner à l’aide de la liste déroulante du groupe Sélection de l’onglet Format. Pour créer des états utiles, vous devez comprendre le principe de fonctionnement de chaque section. Par exemple, la section dans laquelle vous choisissez de placer un contrôle calculé détermine la façon dont les résultats sont calculés dans Access. La liste suivante présente un résumé des différents types de section et de leurs usages :

En-tête d’état Imprimé une seule fois, dans la partie supérieure de l’état. En règle générale, l’en-tête d’un état regroupe les informations habituelles d’une page de garde, telles que logo, titre ou date. Lorsque vous placez un contrôle calculé qui utilise la fonction de

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


regroupement Somme dans l’en-tête d’état, la somme est calculée pour l’état entier. L’en-tête d’état est imprimé avant l’en-tête de page.

En-tête de page Imprimé en haut de chaque page. Un en-tête de page est utile, par exemple, pour répéter le titre de l’état dans chaque page.

En-tête de groupe Imprimé au début de chaque nouveau groupe d’enregistrements. Vous pouvez utiliser l’en-tête de groupe pour imprimer le nom du groupe. Par exemple, dans un état regroupé par produit, utilisez l’en-tête de groupe pour imprimer le nom du produit. Lorsque vous placez un contrôle calculé qui utilise la fonction d’agrégation Somme dans l’en-tête de groupe, la somme est calculée pour le groupe actuel. Un état peut contenir plusieurs sections d’en-tête de groupe, selon le nombre de niveaux de regroupements que vous avez ajoutés. Pour plus d’informations sur la création d’en-têtes et de pieds de groupe, reportez-vous à la section Appliquer un regroupement, un tri ou ajouter des totaux.

Détail Imprimé une fois pour chaque ligne de la source d’enregistrement. La section Détail est l’endroit où vous placez les contrôles qui constituent le corps principal de l’état.

Pied de groupe Imprimé à la fin de chaque groupe d’enregistrements. Vous pouvez utiliser un pied de groupe pour imprimer des informations de synthèse sur un groupe. Un état peut contenir plusieurs sections de pied de groupe, selon le nombre de niveaux de regroupements que vous avez ajoutés.

Pied de page Imprimé à la fin de chaque page. Vous pouvez utiliser un pied de page pour imprimer les numéros de page ou des informations spécifiques pour chaque page.

Pied d’état Imprimé une seule fois, au bas de l’état. Vous pouvez utiliser le pied d’état pour imprimer les totaux de l’état ou d’autres informations de synthèse pour l’ensemble de l’état.

REMARQUE En mode Création, le pied d’état se trouve en dessous du pied de page.

Toutefois, dans tous les autres modes (le mode Page, par exemple, ou lorsque l’état est en cours d’impression ou en mode Aperçu avant impression), le pied d’état se trouve au-dessus du pied de page, juste après le dernier pied de groupe ou la ligne de détail de la dernière page.

Nouveautés

Le processus de création d’un état dans Access 2010 est très similaire à celui d’Access 2007. Toutefois, Access 2010 offre quelques nouvelles fonctionnalités applicables aux états :

Galerie d’images partagées Dans Access 2010, vous pouvez désormais attacher une image à une base de données, puis l’utiliser dans plusieurs objets. La mise à jour de l’image est effectuée quel que soit l’emplacement de celle-ci dans toute la base de données.

Thèmes Office Dans Access 2010, vous pouvez désormais utiliser les thèmes Microsoft Office standard pour appliquer en une seule fois des jeux de polices et des couleurs prédéfinis à tous vos formulaires et états Access.

Mise en forme conditionnelle plus puissante Access 2010 contient des outils encore plus puissants pour faire ressortir des données sur un état. Vous pouvez ajouter jusqu’à 50 règles de mise en forme conditionnelle pour chaque contrôle ou groupe de contrôles et, dans les états clients, vous pouvez ajouter des barres de données pour comparer les données entre plusieurs enregistrements.

Dispositions plus souples Dans Access 2010, la méthode de conception des états par défaut consiste à placer des contrôles dans des dispositions. Ces grilles vous permettent d’aligner et de redimensionner facilement les contrôles, et sont nécessaires pour tout état que vous souhaitez afficher dans un navigateur. Bien que les dispositions ne soient pas réellement une nouveauté dans Access 2010, leur mode d’utilisation a changé pour déplacer, aligner et redimensionner des contrôles.

Créer un état

Étape 1 : choisir une source d’enregistrement

http://office.microsoft.com/fr-fr/access-help/presentation-des-rapports-HA010343725.aspx?CTT=5&origin=HA101829991#_Add_grouping,_sorting,

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


La source d’enregistrement d’un état peut être une table, une requête nommée ou une requête incorporée. Elle doit contenir toutes les lignes et les colonnes de données que vous souhaitez afficher dans l’état.

Si les données dont vous avez besoin sont contenues dans une table ou une requête existante, sélectionnez-la dans le volet de navigation, puis passez à la section Étape 2 : choisir un outil d’état.

Si la source d’enregistrement n’existe pas encore, effectuez l’une des opérations suivantes : Passez à la section Étape 2 : choisir un outil d’état et utilisez l’outil État vide - ou - Créez la ou les tables ou la requête qui contient les données à utiliser, sélectionnez-la

dans le volet de navigation, puis passez à la section Étape 2 : choisir un outil d’état.

Étape 2 : choisir un outil d’état

Les outils d’état sont situés sous l’onglet Créer, dans le groupe États. Le tableau suivant décrit brièvement la fonction de chaque outil :

États Web

Les états créés à l’aide de ces outils sont compatibles avec la fonctionnalité de publication sur Access Services et sont affichés dans un navigateur. Notez que les objets Web sont signalés par le globe qui se trouve sur l’icône des objets.

IMAGE DU BOUTON

OUTIL DESCRIPTION

État Permet de créer un état simple sous forme de tableau contenant tous les champs de la source d’enregistrement que vous avez sélectionnée dans le volet de navigation.

État vide

Permet d’ouvrir un état vierge en mode Page et d’afficher le volet Office Liste de champs. Access crée une requête de source d’enregistrement lorsque vous faites glisser les champs de la Liste des champs vers l’état.

États clients

Les états créés à l’aide de ces outils ne sont pas compatibles avec la fonctionnalité de publication sur Access Services. L’ajout d’états clients à une base de données Web n’empêche pas cette dernière d’être publiée, mais les états clients ne sont pas disponibles dans le navigateur. Vous pouvez toutefois utiliser un état client lorsque la base de données est ouverte dans Access.

IMAGE DU BOUTON

OUTIL DESCRIPTION

État Permet de créer un état simple sous forme de tableau contenant tous les champs de la source d’enregistrement que vous avez sélectionnée dans le volet de navigation.

Création d’état

Permet d’ouvrir un état vierge en mode Création auquel vous pouvez ajouter les champs et contrôles désirés.

État vide Permet d’ouvrir un état vierge en mode Page et d’afficher le volet Office Liste de champs. Lorsque vous faites glisser des champs de la Liste de champs vers l’état, Access crée un requête incorporée et la stocke dans

http://office.microsoft.com/fr-fr/access-help/presentation-des-rapports-HA010343725.aspx?CTT=5&origin=HA101829991#_Step_2:_Choose




SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


la propriété Record Source de l’état.

Assistant État

Permet d’afficher un Assistant comportant plusieurs étapes dans lequel vous pouvez spécifier des champs, les niveaux de regroupement/tri et des options de disposition. L’Assistant crée un état en fonction de vos sélections.

Étiquettes Permet d’afficher un Assistant dans lequel vous pouvez sélectionner des tailles d’étiquette standard ou personnalisées. Vous avez également la possibilité de sélectionner les champs à afficher et le mode de tri de ces derniers. L’Assistant crée un état en fonction de vos sélections.

Étape 3 : créer l’état

1. Cliquez sur le bouton correspondant à l’outil que vous souhaitez utiliser. Si un Assistant s’affiche, suivez les étapes décrites dans celui-ci, puis cliquez sur Terminer dans la dernière page. Access affiche l’état en mode Page.

2. Mettez en forme l’état pour obtenir l’apparence désirée :

Redimensionnez les champs et les étiquettes en les sélectionnant et en faisant glisser les bords jusqu’à la taille désirée.

Déplacez un champ en le sélectionnant (avec son étiquette, le cas échéant), puis en le faisant glisser jusqu’au nouvel emplacement.

Cliquez avec le bouton droit sur un champ, puis utilisez les commandes du menu contextuel pour fusionner ou fractionner des cellules, supprimer ou sélectionner des champs et effectuer d’autres tâches de mise en forme.

Vous pouvez en outre avoir recours aux fonctionnalités décrites dans les sections ci-après pour rendre l’état plus lisible et attrayant.

Appliquer un regroupement, un tri ou ajouter des totaux

La méthode la plus rapide pour appliquer un regroupement, un tri ou ajouter des totaux à un état consiste à cliquer avec le bouton droit sur le champ auquel vous souhaitez appliquer une de ces fonctionnalités, puis de cliquer sur la commande désirée dans le menu contextuel.

Lorsque l’état est ouvert en mode Page ou Création, vous pouvez également appliquer un regroupement, un tri ou ajouter des totaux à l’aide du volet Regrouper, trier et total :

1. Si le volet Regrouper, trier et total n’est pas encore ouvert, sous l’onglet Création, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Regrouper et trier.

2. Cliquez sur Ajouter un groupe ou Ajouter un tri, puis sélectionnez le champ pour lequel vous souhaitez un regroupement ou un tri.

3. Cliquez sur Autres sur une ligne de tri ou de regroupement pour définir des options supplémentaires et ajouter des totaux.

Faire ressortir des valeurs à l’aide de la mise en forme conditionnelle

Access 2010 contient des outils plus puissants pour faire ressortir des données sur un état. Vous pouvez ajouter jusqu’à 50 règles de mise en forme conditionnelle pour chaque contrôle ou groupe de contrôles et, dans les états clients, vous pouvez ajouter des barres de données pour comparer les données entre des enregistrements.

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


Pour appliquer une mise en forme conditionnelle, procédez comme suit :

1. Ouvrez l’état en mode Page en cliquant dessus avec le bouton droit dans le volet de navigation, puis en cliquant sur Mode Page.

2. Sélectionnez tous les contrôles auxquels vous souhaitez appliquer la mise en forme conditionnelle. Pour sélectionner plusieurs contrôles, maintenez la touche Maj ou Ctrl enfoncée et cliquez sur les contrôles désirés.

3. Sous l’onglet Format, dans le groupe Contrôler la mise en forme, cliquez sur Mise en forme conditionnelle. Access ouvre la boîte de dialogue Gestionnaire des règles de mise en forme conditionnelle.

4. Dans la boîte de dialogue Gestionnaire des règles de mise en forme conditionnelle, cliquez sur Nouvelle règle.

5. Dans la boîte de dialogue Nouvelle règle de mise en forme, sélectionnez une valeur sous Sélectionnez un type de règle :

Pour créer une règle qui est évaluée pour chaque enregistrement, sélectionnez Vérifier les valeurs de l’enregistrement actif ou utiliser une expression.

Pour créer une règle qui permet de comparer les enregistrements entre eux à l’aide de barres de données, cliquez sur Comparaison aux autres enregistrements.

REMARQUE L’option Comparaison aux autres enregistrements n’est pas

disponible dans les bases de données Web.

6. Sous Modifiez la description de la règle, spécifiez la règle qui détermine à quel moment la mise en forme doit être appliquée, ainsi que la mise en forme désirée lorsque les critères de la règle sont satisfaits.

7. Cliquez sur OK pour revenir à la boîte de dialogue Gestionnaire des règles de mise en forme conditionnelle.

8. Pour créer une autre règle pour ce contrôle ou cet ensemble de contrôles, répétez les étapes de cette procédure à partir de l’étape 4. Sinon, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

Obtenir un aspect professionnel grâce aux thèmes

Vous pouvez désormais appliquer les thèmes Office 2010 à une base de données Access, ce qui vous permet de créer un style uniforme pour tous vos documents Office.

IMPORTANT Si vous choisissez une couleur, une police ou un thème Office, cet élément est

appliqué à tous les formulaires et états de votre base de données (et pas seulement à l’état sur lequel vous travaillez).

1. Ouvrez un état en mode Page en cliquant dessus avec le bouton droit dans le volet de navigation, puis en cliquant sur Mode Page.

2. Sous l’onglet Création, dans le groupe Thèmes, sélectionnez le thème, la couleur ou la police désirée :

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


Utilisez la galerie Thèmes pour définir simultanément les couleurs et polices dans un modèle prédéfini.

Utilisez les galeries Couleurs ou Polices pour définir les couleurs ou les polices indépendamment.

Ajouter des images

Auparavant dans Access, les images étaient liées à des contrôles d’image distincts sur les formulaires ou états. Pour modifier une image couramment utilisée dans plusieurs formulaires et états, chaque contrôle d’image devait être modifié manuellement. Dans Access 2010, vous pouvez désormais attacher une image à une base de données, puis l’utiliser dans plusieurs objets. La mise à jour de l’image est effectuée quel que soit l’emplacement de celle-ci dans toute la base de données. Cela s’avère très utile pour des images telles que des logos d’entreprise ou des images d’arrière-plan qui sont utilisées dans toute la base de données.

Ajouter une image

1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l’état auquel vous souhaitez ajouter l’image, puis cliquez sur Mode Page.

2. Cliquez sur l’état auquel vous souhaitez ajouter l’image. 3. Sous l’onglet Création, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Insérer une image. 4. Effectuez l’une des opérations suivantes :

Utiliser une image existante Si l’image que vous souhaitez ajouter se trouve déjà dans la galerie, cliquez dessus pour l’ajouter à l’état.

Télécharger une nouvelle image Dans la partie inférieure de la galerie, cliquez sur Parcourir. Dans la boîte de dialogue Insérer une image, accédez à l’image que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Ouvrir.

Access ajoute l’image sélectionnée à l’état.

Ajouter une image d’arrière-plan

REMARQUE Il est impossible d’ajouter des images d’arrière-plan à des états Web.

1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l’état auquel vous souhaitez ajouter l’image d’arrière-plan, puis cliquez sur Mode Page.

2. Sous l’onglet Format, dans le groupe Arrière-plan, cliquez sur Image d’arrière-plan. 3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

Utiliser une image existante Si l’image que vous souhaitez ajouter se trouve déjà dans la galerie, cliquez dessus pour l’ajouter à l’état.

Télécharger une nouvelle image Dans la partie inférieure de la galerie, cliquez sur Parcourir. Dans la boîte de dialogue Insérer une image, accédez à l’image que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Ouvrir.

Access ajoute l’image sélectionnée à l’état.

Afficher l’aperçu d’un état et l’imprimer

Afficher l’aperçu d’un état

1. Ouvrez l’état dont vous souhaitez afficher l’aperçu ou sélectionnez-le dans le volet de navigation.

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


2. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Imprimer, puis sur Aperçu avant impression. Access ouvre l’état en mode Aperçu avant impression. Vous pouvez alors utiliser les commandes de l’onglet Aperçu avant impression pour effectuer l’une des opérations suivantes :

imprimer l’état ; ajuster la taille de la page ou la disposition ; effectuer un zoom avant ou arrière ou afficher plusieurs pages à la fois ; actualiser les données de l’état ; exporter l’état dans un autre format de fichier.

3. Pour retourner dans l’espace de travail de la base de données, sous l’onglet Aperçu avant impression, dans le groupe Fermer l’aperçu, cliquez sur Fermer l’aperçu avant impression.

Imprimer un état

Outre l’impression d’un état à partir du mode Aperçu avant impression, vous pouvez également l’imprimer sans afficher d’aperçu :

1. Ouvrez l’état dont vous souhaitez afficher l’aperçu ou sélectionnez-le dans le volet de navigation.

2. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Imprimer.

Pour envoyer directement l’état vers l’imprimante par défaut sans définir des options d’imprimante, cliquez sur Impression rapide.

Pour ouvrir une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez sélectionner une imprimante, indiquer le nombre de copies et définir d’autres paramètres, cliquez sur Imprimer.

Importer des données depuis une feuille de calcul ou un autre programme

Si vous avez utilisé d’autres programmes de base de données ou feuilles de calcul, vous connaissez probablement déjà leurs principes de fonctionnement ainsi que les principaux usages et fonctions des bases de données. Contrairement à la plupart des autres systèmes de gestion de base de données, Access permet de créer des bases de données relationnelles, et diffère de la plupart des autres feuilles de calcul en proposant des outils pour le développement de requêtes, formulaires et états sophistiqués. Il offre en outre de nombreuses options d’interaction avec d’autres programmes de base de données, comme SQL Server.

Importer une feuille de calcul Excel dans Access

Nombreux sont ceux qui se mettent à explorer Access après avoir généré une liste dans Excel. Si Excel se prête idéalement à la création initiale d’une liste, plus cette dernière s’étoffe et plus son organisation et sa mise à jour deviennent délicates. Généralement, le transfert de cette liste vers Access constitue l’étape logique suivante.

La structure d’une table de base de données ressemble à celle d’une feuille de calcul, en cela que les données sont stockées dans des lignes et des colonnes. Par conséquent, l’importation d’une feuille de calcul dans une table de base de données est en général une opération simple. C’est au niveau du mode d’organisation des données que l’on constate la principale différence

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


selon que les données sont stockées dans une feuille de calcul ou dans une base de données. Il ne suffit pas d’importer une feuille de calcul complète dans une nouvelle table d’une base de données pour résoudre les problèmes associés à l’organisation et à la mise à jour des données, en particulier si des données redondantes sont présentes dans votre feuille de calcul. Pour résoudre ces problèmes, vous devez séparer les données de la feuille de calcul en plusieurs tables, chacune contenant des données associées. Pour plus d’informations sur l’organisation des données dans les tables, voir l’article Notions fondamentales sur la conception d’une base de données.

Access comporte un Assistant Analyseur de table, qui peut vous aider dans ce processus. Après l’importation de vos données dans une table, cet Assistant facilite le fractionnement de la table, chacune contenant des données qui ne sont dupliquées dans aucune autre table. Il crée également les relations nécessaires entre les tables.

Importer une feuille de calcul Excel en tant que table dans une nouvelle base de données

2. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Nouveau, puis sur Base de données vide. 3. Tapez un nom pour la nouvelle base de données dans la zone Nom de fichier, puis cliquez

sur le bouton Créer.

La nouvelle base de données s’ouvre et Access crée une nouvelle table vide, la Table1.

4. Fermez la Table1.

Lorsque vous êtes invité à enregistrer les modifications apportées à la conception de la Table1, cliquez sur Non.

5. Sous l’onglet Données externes dans le groupe Importer et lier, cliquez sur Excel. 6. Dans la boîte de dialogue Données externes, cliquez sur Parcourir. 7. Utilisez la boîte de dialogue Ouvrir pour accéder au fichier. 8. Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir. 9. Dans la boîte de dialogue Données externes, vérifiez que l’option Importer les données

sources dans une nouvelle table de la base de données active est sélectionnée. 10. Enfin, cliquez sur OK.

L’Assistant Importation de feuille de calcul démarre ; répondez aux questions qui vous sont posées sur les données.

11. Suivez les instructions en cliquant sur le bouton Suivant ou Précédent pour parcourir les pages. Sur la dernière page de l’Assistant, cliquez sur le bouton Terminer.

REMARQUE Access demande si vous voulez enregistrer les détails de l’opération

d’importation que vous venez d’effectuer. Si vous pensez renouveler cette importation, cliquez sur Oui, puis entrez les détails. Vous pouvez alors facilement reproduire l’importation en cliquant sur Importations enregistrées dans le groupe Importer de l’onglet Données externes. Si vous ne souhaitez pas enregistrer les détails de cette opération, cliquez sur le bouton Fermer.

Access importe les données dans une nouvelle table, qu’il affiche ensuite sous Toutes les tables dans le volet de navigation.

Utiliser l’Assistant Analyseur de table pour organiser des données

http://office.microsoft.com/fr-fr/access-help/redir/HA001224247.aspx?CTT=5&origin=HA101829991

http://office.microsoft.com/fr-fr/access-help/redir/HA001224247.aspx?CTT=5&origin=HA101829991

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


Après l’importation de données dans une table Access, vous pouvez recourir à l’Assistant Analyseur de table pour identifier rapidement les données en double. Cet Assistant simplifie l’organisation des données dupliquées en tables séparées, de façon à optimiser leur stockage. Access sauvegarde une copie de la table initiale, puis crée de nouvelles tables sur lesquelles s’appuiera votre application de base de données.

1. Ouvrez la base de données Access contenant la table que vous souhaitez analyser. 2. Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Analyser, cliquez sur Analyse

table.

L’Assistant Analyseur de table démarre.

Les deux premières pages de l’Assistant lui sont consacrées : ce court didacticiel comprend des boutons sur lesquels vous pouvez cliquer pour afficher des exemples. Si les pages d’introduction ne s’affichent pas, activez la case à cocher Afficher les pages d’introduction et cliquez deux fois sur le bouton Précédent pour revenir à l’introduction. Si, après avoir lu l’introduction, vous ne souhaitez plus voir apparaître ces pages, vous pouvez désactiver la case à cocher Afficher les pages d’introduction.

3. Sur la page commençant par la phrase Quelle table contient des champs dont les valeurs sont répétées dans plusieurs enregistrements, sélectionnez la table que vous souhaitez analyser, puis cliquez sur Suivant.

4. L’Assistant peut organiser les champs dans les tables automatiquement, ou vous pouvez effectuer ces choix vous-même. Si vous suivez les suggestions de l’Assistant, vous pouvez toujours modifier la disposition des tables à la page suivante.

REMARQUE Les choix effectués par l’Assistant lorsqu’il organise les champs dans les

tables ne sont pas toujours appropriés, en particulier si le volume de données est faible. Vérifiez donc minutieusement les résultats obtenus avec l’Assistant. Néanmoins, il est possible que ce dernier recommande une meilleure organisation que la vôtre, c’est pourquoi il est judicieux de l’exécuter au moins une fois. Si ces suggestions ne vous conviennent pas, vous pouvez toujours réorganiser les champs manuellement et cliquer sur le bouton Précédent pour revoir la disposition des champs vous-même.

5. Cliquez sur le bouton Suivant. Cette page permet de spécifier les tables et les champs qu’elles contiennent. Si vous aviez opté pour l’organisation déterminée par l’Assistant, vous devriez voir plusieurs tables connectées par des lignes de jointure. Sinon, Access crée une seule table contenant tous les champs. Quoi qu’il en soit, vous pouvez apporter les modifications souhaitées sur cette page.

Vous pouvez faire glisser des champs d’une table vers une zone vide de la page pour créer une nouvelle table les contenant. Vous êtes invité à entrer un nom de table.

Vous pouvez faire glisser les champs d’une table à une autre si vous pensez que cela peut optimiser leur stockage.

Un champ ID ou Numéro unique généré est octroyé à la plupart des tables. Pour en savoir plus sur les champs d’identification, cliquez sur Conseils dans le coin supérieur droit de l’Assistant.

Pour annuler une modification, cliquez sur le bouton Annuler. Pour renommer une table, double-cliquez sur sa barre de titre, tapez le nouveau nom, puis

cliquez sur OK.

6. Après avoir organisé les champs comme vous le souhaitez, cliquez sur Suivant. 7. Si l’Assistant identifie des enregistrements aux valeurs très similaires, il les considère

comme d’éventuelles erreurs typographiques et affiche un écran où vous pouvez confirmer la conduite à tenir face à ces enregistrements. Faites défiler la liste pour trouver les

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


enregistrements avec des valeurs dans la colonne Correction puis cliquez sur l’élément approprié dans la liste déroulante. Sélectionnez (Laisser tel quel) pour que l’Assistant ne modifie pas la valeur. Une fois terminé, cliquez sur Suivant.

8. L’Assistant vous demande si vous souhaitez créer une requête qui ressemble à la table initiale. Si vous avez déjà généré des formulaires et des états fondés sur la table initiale, la création d’une telle requête est une idée judicieuse. Si vous sélectionnez Oui, créer la requête, l’Assistant renomme la table initiale en ajoutant le suffixe « _ANCIEN » au nom de la table. Il octroie alors un nom à la nouvelle requête en reprenant celui de la table initiale. Les formulaires et les états reposant sur cette table utilisent à présent la requête pour leurs données et fonctionnent comme auparavant.

9. Cliquez sur Terminer.

L’Assistant crée les nouvelles tables, comme indiqué, avant de les ouvrir. Fermez-les lorsque vous en avez fini avec l’inspection des résultats.

Utiliser des données provenant d’autres programmes

Access 2010 offre des fonctionnalités permettant d’utiliser des données stockées dans d’autres programmes.

Créer une nouvelle base de données Access liée aux données dans un autre format de fichier Vous pouvez utiliser Access pour ouvrir un fichier dans un autre format de fichier, comme un fichier texte ou dBASE ou une feuille de calcul. Access crée automatiquement une base de données Access et lie le fichier à votre place.

1. Démarrez Access. 2. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir. 3. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, cliquez sur le type de fichier que vous souhaitez ouvrir

dans la liste. Si vous ne savez pas quel type choisir, cliquez sur Tous les fichiers (*.*). 4. Le cas échéant, accédez au dossier contenant le fichier à ouvrir. Une fois le fichier localisé,

double-cliquez dessus pour l’ouvrir. 5. Suivez les instructions de l’Assistant. Dans la dernière page de l’Assistant, cliquez sur

Terminer.

Importer des données dans une base de données existante ou lier des données à une base de données Access existante Vous pouvez importer des données provenant d’autres sources et programmes vers des tables Access, afin que ces données soient contenues dans ce fichier Access. Une autre option consiste à créer dans Access une liaison vers ces données, qui de cette façon, demeureront dans leur fichier initial (en dehors du fichier Access).

1. Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur le format utilisé pour stocker les données.

Vous pouvez importer ou lier des données à partir des sources suivantes :

Excel Vous pouvez récupérer les données d’une feuille de calcul ou d’une plage définie dans un classeur Excel. Chaque feuille de calcul ou plage définie doit être importée ou liée séparément.

Access Ce format est particulièrement utile pour séparer processus et données, lors de la création d’une base de données fractionnée. En bref, vous pouvez conserver tous vos formulaires, états et macros dans une base de données et vos données dans une autre. Par la suite, vous pouvez procéder à des améliorations sans devoir interrompre le travail de quiconque. Vous pouvez également combiner les données de nombreuses bases de données Access dans une seule base, facilitant ainsi la

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


synthèse de données provenant de départements différents ou entre partenaires commerciaux.

Base de données ODBC Plusieurs programmes prennent en charge ce format, y compris de nombreux produits de serveur de base de données. Cela vous permet de créer des bases de données utilisées comme « points de collecte », où vous pouvez centraliser les données provenant de différents systèmes.

Fichier texte Vous pouvez vous connecter à un simple fichier texte, et même utiliser Access pour modifier le contenu de ce fichier. Cela simplifie l’utilisation des données Access par un grand nombre de programmes.

Fichier XML Ce format est également compatible avec toute une variété de programmes, y compris certains serveurs Web.

Liste SharePoint Ce format rend vos données utilisables dans un navigateur Web, mode d’utilisation standard d’une liste SharePoint.

Services de données Vous pouvez vous connecter aux services de données Web au sein de votre entreprise.

Document HTML Dossier Outlook Vous pouvez vous connecter à des dossiers Outlook, afin

d’intégrer plus facilement vos informations de contact à vos autres données. Fichier dBase dBase est un autre système de base de données pris en charge par

Access

La boîte de dialogue Données externes s’affiche.

2. Suivez les instructions affichées dans la boîte de dialogue.

Access importe les données dans votre base de données ou lie les données à votre base de données. Pour la plupart des formats de fichier, vous devez spécifier l’emplacement des données, puis indiquer la façon dont celles-ci seront stockées dans la base de données.

Utiliser une base de données de version antérieure dans plusieurs versions d’Access

Si votre base de données ou projet Access a été créée dans Access 2000 ou une version ultérieure, vous pouvez l’utiliser dans la version d’Access qui a servi à sa création ou dans une version ultérieure, même si la sécurité du fichier est activée. Par exemple, les fichiers Access 2000 sont utilisables dans Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 et Access 2010.

Il peut arriver que vous souhaitiez conserver vos données dans une version antérieure d’Access, mais que des utilisateurs disposant d’une version ultérieure d’Access souhaitent se lier à ces données tout en bénéficiant de certaines fonctionnalités de la version ultérieure. La solution consiste à créer une nouvelle base de données « frontale » dans la version ultérieure (contenant les formulaires, états, requêtes, macros, mais aucune table) et de la lier aux tables du fichier de la version précédente. Utilisez l’une des procédures suivantes, selon que votre base de données est contenue dans le fichier ou déjà fractionnée en une application frontale/principale.

Utiliser un fichier de base de données Access dans plusieurs versions d’Access

Si toutes les tables, formulaires et autres objets de votre base de données Access sont contenus dans un seul fichier et si vous voulez utiliser la base de données dans plusieurs versions d’Access, vous pouvez créer une nouvelle base de données frontale dans une version ultérieure et la lier au fichier d’origine. Les utilisateurs qui possèdent la version antérieure d’Access peuvent toujours utiliser la base de données d’origine. Les utilisateurs qui possèdent la version plus récente peuvent utiliser la nouvelle base de données frontale pour se lier aux mêmes données.

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


Vous pouvez créer plusieurs versions frontales si vous avez besoin d’utiliser plusieurs versions d’Access.

Étape 1: effectuer une copie de la base de données existante, et l’enregistrer dans un autre format

Utilisez la procédure suivante pour convertir la base de données dans l’un des trois formats Access récents : Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Cette commande conserve la base de données d’origine dans son format originel et crée une copie au format que vous spécifiez.

1. Fermez le fichier Access. S’il s’agit d’une base de données Access multi-utilisateur située sur un serveur ou dans un dossier partagé, assurez-vous qu’elle n’est pas ouverte par un autre utilisateur.

2. Démarrez Access 2010. 3. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir. 4. Accédez à l’emplacement du fichier à convertir, puis double-cliquez dessus pour l’ouvrir.

REMARQUE Si la boîte de dialogue Amélioration de la base de données s’affiche vous

demandant si vous souhaitez améliorer la base de données, cliquez sur Non.

5. Si un formulaire s’ouvre au démarrage de la base de données, fermez-le. 6. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer la base de données sous. 7. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez le nom de la nouvelle base de données.

REMARQUE À moins d’enregistrer la nouvelle base de données à un autre

emplacement, son nom doit être différent de la base de données d’origine. Quoi qu’il en soit, il est généralement préférable d’utiliser un autre nom afin de distinguer plus facilement les bases de données frontale et principale. Sachez cependant que, lorsque vous convertissez une base de données au format Access 2007, l’extension du nom du fichier .mdb est remplacée par .accdb, ce qui signifie que le nom du fichier peut rester le même.

8. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 2 : fractionner la base de données copiée et utiliser le fichier d’origine comme base de données principale

Fractionnez la base de données convertie en utilisant la procédure suivante :

Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Déplacer les données, cliquez

sur Base de données Access.

Dans la boîte de dialogue Assistant Fractionnement de base de données, cliquez sur Fractionner la base de données.

REMARQUE Vous pouvez effectuer une sauvegarde si vous le souhaitez, mais vous

pouvez aussi simplement créer une copie à l’aide de la base de données d’origine.

Tapez le nom de la base de données principale, puis cliquez sur Fractionner.

HAUT DE LA PAGE

Étape 3 : connecter la nouvelle base de données frontale à la base de données d’origine

http://office.microsoft.com/fr-fr/access-help/taches-basiques-dans-access-2010-HA101829991.aspx?CTT=5&origin=HA010341722#top

http://office.microsoft.com/fr-fr/access-help/taches-basiques-dans-access-2010-HA101829991.aspx?CTT=5&origin=HA010341722

SUPPORT DE COURS

ACCESS 2010


1. Supprimez la base de données principale que l’Assistant Fractionnement de base de données a créée tout en veillant à ne pas supprimer la base de données d’origine.

2. Liez la nouvelle base de données frontale aux tables de la base de données d’origine : sous l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur Gestionnaire de

tables liées. 3. Cliquez sur Sélectionner tout puis activez la case à cocher Toujours demander un nouvel

emplacement. 4. Cliquez sur OK, accédez à la base de données de version antérieure et double-cliquez

dessus.

Si l’opération se passe bien, Access affiche un message indiquant que toutes les tables liées sélectionnées ont été correctement actualisées.

Vous pouvez à présent optimiser la nouvelle base de données frontale afin qu’elle prenne en charge de nouvelles fonctionnalités pour les utilisateurs qui ont la dernière version d’Access. Les utilisateurs équipés d’une version antérieure du programme peuvent continuer à utiliser la base de données d’origine.

Utiliser une application frontale/principale dans plusieurs versions d’Access

Si votre base de données Access est déjà une application frontale/principale, vous pouvez convertir la base de données frontale au nouveau format de fichier. Aucune modification n’est requise pour la base de données principale.

La procédure suivante explique comment utiliser la commande Enregistrer la base de données sous pour convertir la base de données frontale dans l’un des trois formats Access récents : Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Cette commande conserve la base de données d’origine dans son format originel et crée une copie au format que vous spécifiez.

1. Fermez la base de données frontale. S’il s’agit d’une base de données Access multi-utilisateur située sur un serveur ou dans un dossier partagé, assurez-vous qu’elle n’est pas ouverte par un autre utilisateur.

2. Démarrez Access 2010. 3. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir. 4. Parcourez l’arborescence jusqu’à accéder à la base de données frontale, puis double-cliquez

sur celle-ci pour l’ouvrir.

REMARQUE Si la boîte de dialogue Amélioration de la base de données s’affiche vous

demandant si vous souhaitez améliorer la base de données, cliquez sur Non.

5. Si un formulaire s’affiche à l’ouverture de la base de données, fermez-le. 6. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer la base de données sous. 7. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez le nom de la nouvelle base de données. 8. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez à présent optimiser la nouvelle base de données frontale afin qu’elle prenne en charge de nouvelles fonctionnalités.

Access 2010

Documents

Transcript of Access 2010