PROVINCE août i» de NAMUR S Administration · Les candidatures doivent être adressées, par pli...

Namur, le 7 août 2020.PROVINCEi» de NAMUR

S AdministrationNOTE A :

Gestion des Ressources HumainesMonsieur le Directeur financier;Mesdames et Messieurs les Inspecteurs Généraux; Mesdames et Messieurs les fonctionnaires chargés de la Direction des Services et Etablissements provinciaux.

Au Cabinet de :

Madame et Messieurs les Députés provinciaux;

Au secrétariat de :

Monsieur le Gouverneur;Monsieur le Président du Conseil provincial; Monsieur le Directeur général.

Nos réf : MG T/SCPN/Chef de bureau administratif/Appel publicObjet : Appel aux candidats :

Appel public pour un emploi au grade de Chef de bureau administratif pour les besoins de fonctionnement du Service de la Culture.

Le Collège provincial a décidé de recruter un agent au grade de Chef de bureau administratif sous contrat de travail à durée déterminée à temps plein pour les besoins de fonctionnement du Service de la Culture de la Province de Namur - Département administratif / technique.

Conditions générales d’accès :

• Être belge, sauf en qui concerne les emplois qui ne comportent pas l’exercice de la puissance publique et la responsabilité de la sauvegarde des intérêts généraux de la Province ;

® Être de conduite irréprochable ;• Jouir de ses droits civils et politiques ;• Pour les candidats masculins : satisfaire aux lois sur la milice.

Condition particulière d'accès :

® Etre titulaire de l'un des Master suivants :

o Droit ;o Sciences économiques ;o Sciences de gestion ;o Ingénieur de gestion ;o Gestion des Ressources Humaines.

Les postulants pourront prendre connaissance, en annexe, du descriptif de la fonction.

L'audition portera notamment sur la motivation des candidats, la vision de la fonction, les connaissances de l'institution et les compétences techniques et comportementales des candidats.

Votre correspondant :Mathilde GAUTIER, Employée d'administration. Tél. :+32(0)81/77.51.56

./.

Rue Lelièvre 6 - B 5000 NamurTel. : +32(0)81 773 429 - Fax : +32(0)81 776 958

[email protected]

mailto:[email protected]

http://www.province.namur.be

Les candidatures doivent être adressées, par pli simple, à Monsieur Jean-Alexandre VERDONCK, Directeur du Service de Gestion des Ressources Humaines, Rue Lelièvre n°6 à 5000 NAMÜR, ou introduites, par mail, à l'adresse [email protected]. pour le 19 août 2020 au plus tard. Sous peine d’irrecevabilité, elles seront impérativement accompagnées d'un curriculum vitae détaillé et d'une copie du titre d’études requis.

Je vous prie de porter ce qui précède à la connaissance des agents placés sous vos ordres, y compris ceux qui seraient momentanément éloignés du service. Vous conserverez la preuve de sa bonne diffusion. Je vous rappelle à ce propos la circulaire du 10 mai 2001, réf.609/M P/P P/Mi ayant notamment pour objet l'information des agents provinciaux.

mailto:[email protected]

^ PROVINCE ^ de NAMUR

Administration de la Santé Publique, de l'Action Sociale et Culturelle

IDENTIFICATION DE LA FONCTION

Intitulé de la fonction Adjoint à la direction

Grade Chef de bureau administratif

Echelle barémique A1

Statut Contractuel - CDR

Régime de travail Temps plein

Service Service de la Culture - Département Administration et Technique

V2020

Province de NamurService de Gestion des Ressources Humaines

PRESENTATION DU SERVICE

Mission principale du service

La culture doit, dans le contexte socio-économique actuel, être porteuse d'enjeux sociétaux, politiques et économiques.Par la diversité de ses champs d'action (cinéma, arts plastiques, lecture publique, musique, théâtre, artisanat d'art, éducation permanente etc.), le Service de la Culture a pour mission de sensibiliser à tous les arts et aux loisirs de qualité, dans le but de développer le sens critique en toute intelligence et liberté, de contribuer à l’épanouissement et au développement de l’individu. Sur base des orientations du Collège, les priorités d'action sont les pratiques émergentes, la diversité des champs d'action, la pluralité associative, la sensibilisation à tous les arts, la collaboration avec les acteurs culturels de la Province, la recherche de moyens techniques et financiers, la création d'un lieu de référence en matière culturelle en province de Namur. Une attention particulière est portée au public jeune et au public dit "fragilisé".

L'Administration générale du Service de la Culture coordonne les départements Administration, Gestion du personnel, Nettoyage (en lien avec le STPI) et Technique du Service, qui comprend la gestion du personnel, les aspects financiers, organisationnels et techniques de tout le service en vue de l’élaboration des missions du SCPN, tant au sein des infrastructures du SCPN que pour la décentralisation de ses activités.

Depuis l'ouverture du Delta, le département gère également les locations de tous les espaces (tant salles de spectacles, qu’espaces commerciaux), la billetterie, la conciergerie, les contrats de maintenance et la sécurité (intrusion, gestion des badges, incendie, PIU, etc.)

Position de l'agent dans l'organigramme du service

N+2 : Inspecteur généralN+1 : Directeur du ServiceN : Chef de bureau administratif

Collaborateurs: + 20 agents

V2020


LES MISSIONS :

Mission principale, raison d'être ou finalité :

- Adjoint à la direction du Service de la Culture, le Chef de bureau administratif assiste et conseille la direction dans l’accomplissement de ses tâches et exécute les missions confiées.

- Il assure et garantit le bon fonctionnement des activités du service de la Culture au niveau administratif, accueil, technique et sécurité :

© Il supervise et coordonne les département Administration et Technique

© Il supervise la gestion du personnel dont le développement des Ressources humaines, le suivi des agents et de leur carrière (évaluation, formation, évolution, etc.)

® Il supervise la gestion comptable et financière, en particulier en matière de dépenses extraordinaires et avance de fonds, il coordonne la billetterie, et gère les marchés publics

® Il veille à l'optimalisation de la gestion de tous les espaces du Delta (salles de spectacle, studios, locaux de formation et d'animation, résidences d’artistes, espaces commerciaux, etc.)

© Il assure la gestion du concierge, du pool nettoyage et de la boutique

• Il collabore avec le département communication et relations aux publics pour optimaliser les missions d’accueil

© Il gère les relations administratives avec les différentsdépartements du SCRN et les autres services provinciaux

® Il supervise la gestion de la Sécurité : PDI, prévention,insertion, suivi auprès des différents collaborateurs

- Il participe aux projets relevant des objectifs définis dans le plan stratégique.

- Il élabore, met en oeuvre, pilote, coordonne, contrôle et évalue les projets et activités des secteurs de son domaine, en cohérence avec les missions et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés.

- Il informe la direction des problèmes qui se posent au sein du service.

- Il assure la liaison entre les partenaires externes, les départements du service et tous les autres services provinciaux.

V2020


Missions et activités :

Gestion administrative

Assurer le suivi des dossiers administratifs du serviceApporter un appui à l’organisation et assurer un suivi administratif des activités du serviceAssurer la gestion administrative relative au matériel et aux locaux du service (dont supervision de la gestion de l'inventaire du patrimoine mobilier du SCPN, gestion des stocks)Contrôler et suivre les conventionsContrôler les documents avant envoiSuivre les échéanciersCréer ou superviser des fiches-projets et/ou tableaux de bord de suivi pour les activités

Supervision et coordination des départements

Encadrer, coordonner, contrôler et évaluer les activités des départements Administration et Technique afin de s’assurer que les autres départements du SCPN puissent concrétiser administrativement et techniquement leurs missions tant en interne qu'en externe (missions en décentralisation)Rédiger ou valider les rapports à destination des supérieurs hiérarchiques et du Collège provincial pour ces matières et en assurer le suiviSuperviser l’approvisonnement de la boutique, des horaires d’ouverture et de sa gestion comptable

- Superviser les locaux d’espaces, le suivi des états des lieux et suivi comptable

- Veiller à ta sécurité du bâtiment en collaboration avec le responsable technique et le conciergeFormuler des propositions d'amélioration du service (fonctionnement interne, service au public )

Gestion d’équipe

- Veiller au bon fonctionnement des équipes, coordonner le travail auprès des collaborateurs (répartition des tâches et compétences entre les agents de ces départements)Fixer les objectifs individuels des collaborateurs, les conseiller et les stimuler dans la réalisation de leurs tâchesSuperviser le contrat du concierge, vérifier son application et évaluer !e fonctionnementContribuer à la professionnalisation du personnel, déterminer les besoins en formation des collaborateurs, informer les autres départements des possibilités de formation, d’évolution de carrière des agents, contribuer à l’élaboration et au suivi du plan de formation

- Veiller au respect de la législation en matière de congés et récupérations, au respect de la discipline, respect des horaires, surveiller les absences, etc

- Vérifier le suivi des évaluationsPrendre les mesures nécessaires afin de promouvoir le bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travailSuperviser la communication aux agents, les directives émanant des autorités, et veiller à leur mise en œuvreMettre en œuvre les procédures de contrôle de gestion

i/2020


Gestion comptable et financière

- Gérer les dossiers de marchés publics en concertation avec les services transversaux compétents

- Participer en concertation avec la direction à l'élaboration du budget et assurer le suivi et le contrôle de son exécution, en particulier pour les dépenses extraordinaires et l’avance de fondsCollaborer à la rédaction et à la gestion des dossiers de subsides et suivre les dossiers de financement

GESTION DES ESPACES (salles de spectacle, studios, locaux de réunion, formation et d’animation, résidences d’artistes, espaces commerciaux, etc )

- Participer à l’élaboration des contrats de location, en suivre l’exécution et assurer le suivi

- Collaborer et superviser les plannings d’occupation de salles dans un esprit d’optimalisation des ressourcesÊtre l’interface avec les partenaires externes

Participer à la réalisation des indicateurs et à la production des bilans et statistiquesS’assurer de l’entretien de tous les espaces

Gestion de la sécurité

- Elaborer, en concertation avec les services prévention et technique provinciaux et les instances externes habilitées, le PiU du bâtiment

- Superviser la sécurité du batiment- Coordonner avec le département Administration et Technique

(sécurité), les actions de médiation et de prévention à mettre en place pour assurer au mieux le bien-être du lieu pour tous les publics

- Mettre en place les exercices annuels d’évacuation (incendie, confinement, etc )

- Assurer le rôle de personne de contact et de lien avec la Police locale et les Pompiers

Gestion d’accueil

- Veiller à l’image de marque du service et de l’Institution

Contraintes du poste :

- Grande disponibilité point de vue horaireImpositions strictes en matière de procédures

- Travail en collaboration avec plusieurs départements qui engendre régulièrement du travail dans l’urgenceÊtre en possession du permis B

V2020


COMPÉTENCES REQUISES POUR LE POSTE :

Savoir :

Être titulaire d’un des masters suivants :

a Ingénieur de gestion

« Sciences de gestion

e Sciences économiques

® Gestion des ressources humaines

© Droit

Détenir les connaissances théoriques et/ou pratiques pour les

affaires traitées par le secteur

Connaître le statut, l'organisation, l'environnement réglementaire et

les circuits de décision de l'administration provinciale

Connaître des outils et des méthodes statistiques

Posséder une excellente expression écrite et orale

Savoir-faire :

Diriger les collaborateurs

- Analyser des textes réglementaires en vue de leur application et savoir organiser leur diffusion interneRédiger des notes administratives, dossiers de marchés publics et des documents de synthèseAnalyser des données chiffrées et savoir produire des tableaux de bordÉlaborer des bilans et des indicateurs et les exploiterFormer, animer ses collaborateurs, évaluer le potentiel de chacun en lien avec les objectifs donnésExpliquer et mobiliser autour d'un projet et des priorités du service et de l'InstitutionMaîtriser les techniques de réunion, de négociation et de coordination d’équipe

- Assurer la circulation de l’information auprès des interlocuteurs internes, ainsi que la communication interne au sein du service Déléguer les tâches dans le cadre du champ d'action de chaque collaborateur et s'assurer du suivi de la délégationDiffuser des messages clairs et précis et s'assurer de la bonne réception

- Adapter les méthodes de travail en fonction des changements Chercher l’information et la mettre en applicationFixer des priorités

Piloter des projets

- Apprécier, prendre en compte l’organisation de l’administration provinciale et s’adapter à ses évolutionsConcevoir, conduire et évaluer un projet de service et définir des orientations pour son équipe et réorienter si besoinInstruire et gérer des dossiers dans le respect des réglementations

V2020


et assurer leur suivi

Savoir-faire technique

Utiliser les outils informatiques (World - Excel - Power Point - logiciel billetterie et planning) utiles à la fonction

Savoir-être •

Gérer des conflits

Être à l'écoute être réceptif aux messages et demandes des

interlocuteurs

Être rigoureux et méthodique

- Avoir le sens de l'intérêt général

Être organisé et structuré

Être disponible et flexible

Être dynamique et motivé

- Avoir un bon sens de la communication et du relationnel

- Avoir l’esprit d’initiative dans le champ de ses responsabilités,

réagir rapidement à une situation imprévue

Respecter la déontologie et l’éthique

- Accepter le respect et les impositions en matière de procédures

Être diplomate

Faire preuve d’empathie et d’assertivité

Gérer son stress

- Avoir le sens critique s’interroger, analyser constructivement une

situation

Se préoccuper de son propre recyclage

Respecter la confidentialité

- Avoir le sens du travail en équipe

Faire preuve de créativité être à l'écoute du développement du secteur, savoir mesurer et appliquer les nouveautés au sein de son secteur, rechercher, imaginer des projets et/ou solutions neuves (sens de l'mnovation/créativité)

V202Û


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