Proposition d’une mesure d’entraînement en entreprise dans le domaine de … · 2017-10-12 ·...

Août 2017

MEE

Sabina Cervoni – Chargée de projet

Jeanne Chatelain – Conseillère en réinsertion

UISP

Sabina Cervoni : chargée de projet Jeanne Chatelain : conseillère en réinsertion Page 1

Le centre de numérisation de l’Hospice général (Hg) contribue à une double mission :

Assurer le traitement du courrier entrant tout en veillant à la bonne cohérence des dossiers électroniques en garantissant leur intégrité

Offrir un lieu d’insertion et de formation à l’ensemble des bénéficiaires de l’Hospice

général.

Dans ce cadre, l’Unité d’Insertion Socio-Professionnelle (UISP) propose une mesure, appelée MEE (mesure d’entraînement en entreprise), visant la valorisation du parcours professionnel des bénéficiaires. La MEE renforce les compétences professionnelles et

sociales pour l’insertion sur le marché de l’emploi et offre un parcours spécifique de formation pour les bénéficiaires non qualifiés. Cette mesure d’entraînement en entreprise confronte le stagiaire aux exigences du marché du travail par une expérience professionnelle dynamisant son retour à l’autonomie.

La mesure est organisée en stricte collaboration avec le centre de numérisation afin d’adapter les exigences des profils recherchés au fonctionnement de l’unité. La mise en place de la GED nécessite une phase d’ajustement durant laquelle les processus seront testés et améliorés. Cette période d’ajustement est nécessaire afin de répondre dès le début aux exigences d’efficacité, d’efficience et de qualité.

Durant cette phase d’ajustement, le choix des stagiaires qui auront la tâche de

dématérialisation des documents est essentiel. Il s’agit, la première année, de sélectionner parmi les bénéficiaires des profils déjà formés et expérimentés. Successivement, dans la phase d’expertise de la GED, des profils désirant entamer un parcours de formation (bénéficiaires non qualifiés, apprentis) pourront être sélectionnés.


1. Eléments en appui à la MEE

La mesure d’entraînement forme le stagiaire dans un contexte d’emploi-formation en entreprise

pour une durée de 6 mois (renouvelable). Dans une optique de « mixité de public », le centre de numérisation mettra en place un parcours qui réunit, selon les besoins, formation et pratique professionnelle. En coordination avec le FDRH et l’unité UISP, le centre de numérisation sera un lieu d’apprentissage, de préapprentissage tout en offrant un lieu d’insertion à des stagiaires bénéficiaires de l’Hg

Les AS/CRP/CRI qui inscrivent les candidats à la mesure visent des objectifs d’emploi et/ou de formation dans le parcours de réinsertion de leurs bénéficiaires. Tab.1 Atout de la MEE

EMPLOI FORMATION

Acquisition de nouvelles compétences Renforcement de l’employabilité Expérience sur le marché local Augmentation du réseau Suivi SRP

Suivi à l’Agence TRT Mobilisation de la mesure ARE (allocation de retour à l’emploi) Pratique de la langue française Redéfinition des objectifs à l’aide social

Préapprentissage Certifiant (OFPC) Qualifiante

Construction d’un parcours de formation AFP d’assistant-e de bureau – CFC d’employé de commerce (cursus normal ou par validation des acquis)

Renforcement compétences

Cours catalogue Hg (ex. informatique)

De plus, chaque stagiaire aura un suivi individualisé :

Encadrement personnalisé Passeport entreprise Certificat de travail

Collaborateur en numérisation : Evaluation des compétences acquises Certification des activités

réalisées

Entretiens mensuels d’évaluation

Tripartite avec AS/CRI/CRP

Dans la phase d’ajustement, le centre de numérisation sélectionnera des stagiaires qualifiés et/ou expérimentés dans le domaine administratif pour garantir rapidement la qualité de ses

services. Dans la phase d’expertise, la mixité de public sera favorisée pour répondre à l’ambition de formation du centre.

La coordination entre les différentes unités de l’Hospice général notamment l’UISP/RU GED/FDRH/SRP/CAS/AMIG sera favorable au développement du centre et du stagiaire.

Les prestations de l’Office pour l’orientation, la formation professionnelle et continue (OFPC) seront sollicitées si nécessaire, par les AS, CRI, CRP et des éventuelles collaborations mises en place pour adapter le besoin de formation en fonction des particularités de la situation personnelle et professionnelle du stagiaire.

La MEE est évolutive et s’adapte aux phases de déploiement de la GED.

Une attention particulière est portée à la protection des données : une convention de stage avec une clause de confidentialité est signée par le stagiaire.


1.1. Les acteurs de la MEE

AMIGASOC

Centre de numérisation

UISP

TRT

FDRH

Acteurs

BENEFICIAIRE

OFPC

2. Le centre de numérisation prend forme


3. Processus au Centre de numérisation

Processus GED

Processus GED réactivation des dossiers

Un cahier de charge reprenant en détail les processus de la GED est remis au stagiaire tout au début de la mesure (voir annexe 1).

L’introduction des stagiaires dans le centre de numérisation sera réalisée par phases :

Phase d’ajustement Mai 2018 – Avril 2019

Déploiement Continuité d’Activité (CA) 3 mois 9 mois 2 – 3 stagiaires 5 – 6 stagiaires

10 stagiaires

1 apprenti FDRH (septembre 2018)

Phase d’expertise Mai 2019

9 EPT = 10 - 20 stagiaires

1 apprenti FDRH Déploiement : Mai – Juillet 2018 Activité : Processus GED CA : Août 2018 – Avril 2019 Activité : Processus GED + réactivation dossiers

Réceptionner, trier et préparer le courrier entrant (papier ou

électronique)

Numériser les documents papier

Analyser, classer et indexer les documents

électroniques

Gérer le stockage et l'élimination périodique

des documents physiques

Préparer et numériser les dossiers

réactivés


Type

Mesure de formation-emploi

(réinsertion professionnelle)

Domaine Administration

Titre de la mesure MEE mesure d’entraînement en entreprise

Sous-titre Pratique en entreprise

Organisateur Centre de numérisation de l’Hospice général

Fonction Agent de numérisation

Public cible

S’adresse aux personnes qualifiées et/ou expérimentées dans le

domaine administratif.

Proche du marché du travail (CASI : phase 3)

(ex. : assistant-e de bureau, employé-e de commerce, agent en

information documentaire, aide-comptable, secrétaire, etc.)

Il s’agit plus particulièrement de personnes :

- avec expérience professionnelle dans l’administration qui

ont besoin de retrouver un environnement de travail

(rythme, horaire, esprit d’équipe, partage des tâches)

- ou qui ont besoin d’acquérir de nouvelles compétences et

renforcer leur employabilité

- ou en reconversion dans le domaine administratif.

Prérequis

(Savoir)

Formation de base :

- AFP d’assistant-e de bureau

- CFC employé-e de commerce, information documentaire

- ou expérience équivalente (2-3 ans de pratique dans le

domaine administratif : secrétariat, aide comptable etc.)

Niveau de connaissance de la langue française :

- Minimum B2 en compréhension et en expression orale et

écrite.

Outils bureautiques :

- bonnes connaissances et aisance d’utilisation des logiciels

usuels (Windows, MS Office : Word, Excel, Outlook)


Prérequis

(Savoir-faire)

Expérience préalable dans un domaine administratif :

- travail de bureau

- rédaction de documents

- saisie de données

- travail documentaire/archivage

Etre familier des formulaires et documents administratifs usuels

en Suisse, tels que :

- décompte d’assurance maladie

- factures

- bail à loyer

- décompte bancaire

Aptitudes

personnelles

(Savoir être)

- Capacité à travailler en équipe et dans un espace partagé

- Concentration, rigueur et précision

- Sens du service public et engagement

- Communication

- Ecoute

- Bonne résistance au stress et capacité à gérer des pics

d’activité

- Motivation et ponctualité

- Compréhension du contexte, analyse et synthèse

- Respect de la confidentialité (traitement de données

confidentielles).

Objectifs de la

mesure

- Offrir aux bénéficiaires de l’AMISOC une période

d’entraînement en entreprise permettant d’aller vers une

formation qualifiante (AFP–CFC) ou renforcer des

compétences (par le biais de cours) et/ou retrouver son

autonomie et de se repositionner sur le marché de l’emploi

- Renforcer les compétences ou en acquérir de nouvelles

- Valoriser les compétences métier (savoir-être et savoir-

faire)

- Développer un comportement conforme aux exigences du

marché de l’emploi.

Opportunités

- Encadrement individualisé : entretiens mensuels avec

l’encadrant (collaborateur en numérisation) et en cas de

besoin la RU. Utilisation du passeport entreprise : outil

d’évaluation d’acquisition de compétences

- Suivi du stagiaire en collaboration avec le CRP/AS pour

affiner le projet professionnel (soutien à l’acquisition

d’autres compétences, formation, etc.)

- Positionnement sur le marché de l’emploi avec une

expérience professionnelle significative.

- Elargissement du réseau social et professionnel.

- Suivi au niveau des services de réinsertion de l’Hospice

général : SRP (possibilité d’ « assignation » sur des postes

à l’OCE (pour les administrations publiques) ; inscription à

l’agence TRT (travailleur recherche travail).

- Possibilité de continuer le stage dans d’autres postes

administratifs de l’Hg, soit en vue d’une formation

qualifiante soit d’un engagement au sein de l’institution.


Résultats attendus

après MEE

Certificat de travail qui atteste de l’expérience du candidat et de

ses compétences

Mise en place d’un processus de formation qualifiante ou de

renforcement de compétences

Positionnement sur le marché de l’emploi

Durée 6 mois renouvelables

Taux d’activité 70% minimum 80% maximum

Horaire Matin : 08h00 -12h00

Après-midi : 13h00 -17h00

Nombre de poste Variable, maximum 9 EPT

Impacts attendus /

valeur ajoutée

Impact positif pour les bénéficiaires et leur employabilité.

Participation au bon fonctionnement de la GED.

Image positive de l’Hg en tant qu’entreprise socialement

responsable.

Planning / timing

Voir annexe

Risques identifiés

Service : Turn over élévé. Encadrement insuffisant. Protection

des données.

Bénéficiaires : manque de motivation, inadéquation

professionnelle, problème de français et/ou de santé, personne

fragile, problème de garde d’enfants.

Partenaires sociaux : commission du personnel (adhésion à la

mesure).


Tab. 2 Indicateurs d’impact de la MEE

Stagiaire

Centre de Numérisation

Image Hg

Nb. inscrits

Nb. d’abandon Nb. d’entrées dans un processus de formation (préapprentissage - AFP – CFC)

Nb. de participants à des cours

sur les compétences (cours catalogue Hg) Nb. engagés à la fin de la mesure

Nb. ayant modifié leurs objectifs CASI après MEE

Ratio production prévue/réalisée (chaque

activités) Nb. et type de remarques des autres services (réclamation/réajustement)

Nb. apprentis incluant la GED

dans leur parcours de formation

Nb. visite de services externes à l’Hg

Retour OFPC sur le suivi des apprenants (préapprentissage) Retour AS/CRP/CRI sur le

suivi des stagiaires


Processus du

ASOC (CAS -SRP)

Annonce MEE à l’AMISOC

AMIG

STAGIAIRE

Inscription OAM

Sélection dossiers

Sélection

Journée d’introduction

Suivi individuel :Evaluation stage

Remise Certificat de travail

Passeport entreprise

Réévaluation projet professionnel

Nouveau parcours

Parcours de formation

(préapprentissage -AFP – CFC)

Suivi SRP

Suivi TRT

Engagement/emploi

Autonomie sociale/

professionnelle

STAGIAIRE

STAGIAIRE

BENEFICIAIRE

STAGIAIRE

PERSONNE

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