Projet Profusion

Les coulisses de la journée EGIDE

DESS SID – 2002/2003

INTRODUCTION

Le client : Association Promidée

Ses buts

Son développement

Le projet 2003

La commande

Retour sur la journée

4 mars 2003

Le knowledge management

116 inscrits, 88 participants

Une manifestation réussie

INTRODUCTION

Une journée… mais quelle organisation !

Nombreuses contraintes

Création de 3 fonctions…

Mais une participation de chacun

Chefs de projetsJulie CLIQUENNOISJean-Michel DUBOIS

FonctionCommunicationCéline BELLOUINEmeline HEMERY

FonctionPlanification

Anneck CHAMMING'SHélène D'HAENE

Fonction BudgetStéphanie CLEMENT

Elodie SERRES

INTRODUCTION

La planification

Les auteurs - le thème

La communication

Le budget

La capitalisation

Retour sur le projet

PLAN

Deux personnes…

… mais une participation de toute l’équipe

Pourquoi un planning ?

FONCTION PLANNING

Un outil utile

Vérification des délais

Mise en avant des alertes

Une évaluation relativement cohérente

Quelques écarts…

Les ressources mobilisées

Quatre étapes principales

La définition du projet

La préparation de l’événement

La réalisation de l’événement

La capitalisation

La définition du projet- Souhait et commande du client

- La définition de l’événement, une étape décisive

- L’étude de faisabilité

La préparation de l’événement- Choix des auteurs et des intervenants

- Organisation logistique

La réalisation de l’événement- No comment

La capitalisation- Pérenniser la «journée EGIDE»

- Transmettre une expérience forte

le temps

A retenir...

Gestion et maîtrise

d’une importante contrainte :

Deux étapes: Le choix du thème et des auteurs

La communication avec les auteurs

AUTEURS

Le temps des choix:

• De début novembre à début décembre

• Deux recherches en parallèle: un thème et des auteurs

• Nos pistes de recherche: - Listes de diffusion

- Conférences

- Sites d’éditeurs

- Sites de librairies

Plusieurs thèmes apparaissent: portails d’entreprise, gestion de contenu …

L’accord de notre client

Choix définitif du Knowledge Management…… et d’une liste d’auteurs à contacter

Les choixAUTEURS

Appels à contribution auprèsdes spécialistes du KM

• 28 auteurs identifiés• Envoi du 1er mail le 27 novembre 2002• 16 réponses• Fin de la sélection : le 03 janvier 2003

La Dream Team de la journée EGIDE

• Les conférenciers– Jean-Yves Prax– Gilles Balmisse– Patrick Bouvard et Patrick Storhaye– Eunika Mercier-Laurent

• Et le modérateur– Dominique Cotte

1ère phase de communication

• Sujet de leur intervention– Définition du périmètre – Degré de spécialisation du discours

• Modalités pratiques– Avantages offerts en cas de participation– Un gage de qualité : l’accueil du CETE

Problèmes rencontrés

• Risques budgétaires

• Aucune confirmation écrite de la venue des auteurs

• Risques liés à la communication par mail

2ème phase de communication

• Règlement des détails pratiques

• Définition plus précise du sujet d’intervention

• Communication enrichissante– Dialogue autour de notre vision du KM– Echange d’opinions sur les ouvrages

des auteurs– Conseils organisationnels

Apports de cette communication

• Communication toujours effective• Contacts précieux• Aide à la recherche de stage !

COMMUNICATION

«A notre époque où on parle tant de communication, la vraie communication est poétique»

Robert SABATIER

Les niveaux de communication

Communication Interne

Diffusion

deL’évènement

Communication auteurs

Communication entreprises / outils

Communication entreprises /

témoins

InvitationsEntreprises

InvitationsInstitutionsCommunication anciens /

nouveaux élèves

Presse & média

AvantAvant AprèsAprès

Presse & média

Diffusion / réception des retours

Communication Intervenants

Présentation du projet

implication

+

-

Moyens de communication

• Site Internet• Plaquette• Dossier de presse• Mails• Listes de diffusion• Média traditionnels

Différents pôles de communication

• Les auteurs • Les invités • Le « grand public »• Les entreprises intervenantes• Les anciens étudiants• La communication interne

Les entreprises intervenantes

• Entreprises de démos• « Entreprises-témoins » :

Deux intérêts différents, une communication différente.

Les invités

• Les institutions, les entreprises régionales

• Le « grand public »• Les anciens élèves du dess sid

Communication après l’événement

• Retours sur la journée• Mise à disposition des supports

d’intervention

FINANCEMENT DU PROJET

Au commencement du projet, nous avions des idées…

Mais pas d’argent.

Une recherche méthodique...– Recherche des organismes à contacter– Recherche d’informations et de contacts– Préparation des argumentaires

Le travail de toute une équipe

Un outil de suivi utile : le tableau récapitulatif

La recherche de partenairesEntreprise /institution

Contact /Service

Numéro tel Présentation service /institution

Démarche Résultat / suite àdonner

InstitutionsCETE(Centred’étudesTechniques del’Equipement)

JacquesSoubeiran(dir.)

JacquesWeber (resp.dép.informatique)

03.20.49.60.00(standard)

2, rue deBruxelles – BP275 – 59019Lile Cedex

Le CETE travaille encollaboration avec l’UFR IDISTet accueille chaque année un ouplusieurs stagiaires de DESSSID

A.Gauthier et D. Cotte se sontproposés comme intermédiaires.Pour obtenir : une salle

un soutien techniqueune intervention

La salle a étéobtenue en passantpar l'intermédiairede D. Cotte

Citéapprenante

PhilippeBlanchard

03.20.99.45.07pblanchard@citeapprenante.org40, rue EugèneJacquet – Sacpostal 15 –59708.000Marcq enBaroeul

Prendre contact pour un prêt de salle N'a pas été contacté: procédureabandonnée quandla salle a été trouvéeau CETE

ConseilGénéral

Départementsubventions

03.20.63.59.59(standard)

NB : Compétencesdépartementales : culture, social

7.11.02Envoyer un courrier motivé auprésident du CG (présentationassociation et projet) à M lePrésident – Hôtel du département –51 rue Gustave Delory – 59 047Lille cedex. Joindre au courrier uneéventuelle plaquette de présentationde l’événement.Permettra de recevoir un dossier dedemande de subventionsDossier à envoyer

Dossier envoyé.Pas obtenu deréponse

Organismes contactésPeu d’organismes contactés pour un

financement...– Fonds de professionnalisation (15.12.02)– FAVE-FSDEI (15.01.03)– Conseil régional

Beaucoup pour la salle...– Mairie de Lille– Maison de la recherche– Cité des sciences, etc.

ENFIN DES SUBVENTIONS...

FSDIE Lille 3

Fonds de professionnalisation de Lille 3

3000,00 €

1917,00€

4 917,00 €

… MAIS POUR UNE PART INEXPLOITABLES

Au final :

Nature Montant

Recettes

Communication

Logistique

Hébergement Hotel IBIS (hébergement 2 auteurs) 163,10 €

473,12 €Fonds de

professionnalisation

FSDIE

Repas du soir (2 auteurs) 40,00 €

Invitation des intervenants et des auteurs au déjeuner (restaurant)

370,50 €

Café, gateaux, boissons (pauses) 90,14 €Restauration

Cocktail de clôture de la journée (Traiteur Delbé)

473,12 €

2 213,93 € Total dépenses

Tickets de métro (auteurs) 10,00 €

Train ( transport en première classe des auteurs) 5 aller-retour Paris-Lille

495,60 €

Transport

Cartouche encre, étiquettes … 34,68 €

Badges 76,00 €Petit matériel

Photocopies couleur affiches 12,80 €

Coût d'impression des 500 plaquettes (Imprimeur : Action graphique)

406,64 €

Imprimerie

Cocktail de clôture de la journée (Traiteur Delbé)

473,12 €

1 740,81 €

Total recettes 2 213,93 €

BUDGET final

Envoi billets de train en recommandé 9,15 €

Envoi des plaquettes par la poste 32,20 €Courrier

14 522,43

francs

14 522,43

francs

Nature Détails Montant

Dépenses

Bilan d’une expérience• Manque de temps

– Des démarches à faire longtemps à l’avance

– Peu d’arguments à développer

• Manque d’expérience– Une méconnaissance des organismes à

contacter– Une méconnaissance des démarches à

accomplir

• Intérêt de la capitalisation

CAPITALISATION

Un volet capital du projetUne démarche cohérente avec la démarche de pérennisation des journées EGIDE / PromidéeUn outil indispensable pour capitaliser et transmettre une partie de l’expérience acquise

RETOUR SUR LE PROJET

Pourquoi ce retour ?

Objectif pédagogique

Apports du projet

L’équipe : 8 personnes

Des avantages… :

o Une équipe très soudée

o Du travail pour tous

Et des inconvénients

o Profusion / Promidée : 2 équipes

o Du travail plus qu’il n’en faut

o Une communication dans l’urgence

RETOUR SUR LE PROJET

Le management de projet, c’est :

Prendre le temps de se poser

Savoir se remettre en question

S’adapter aux contraintes et opportunités

RETOUR SUR LE PROJET

Et si c’était à refaire ?

RETOUR SUR LE PROJET

«Mon projet préféré, c ’est le prochain»

Frank Lloyd Wright,Architecte américain