SID-Cahier Des Charges CH Gonesse

Centre Hospitalier de GonesseCahier des charges pour la mise en place dun Systme dInformation Dcisionnel

Direction du Systme dInformation

Projet n : GSI.SID.P006 Date d'mission : Novembre 2008

Cahier des charges pour la mise en uvre dun Systme dInformation Dcisionnel sur le Centre Hospitalier de Gonesse

Version 1.0

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Sommaire1 PRSENTATION DU CENTRE HOSPITALIER DE GONESSE.......................................................... 4 1.1 1.2 1.3 2 2.1 ACTIVIT DU CH DE GONESSE ................................................................................................ 4 CONTEXTE DU PROJET ......................................................................................................... 5 OBJECTIFS ET ENJEUX DU PROJET ........................................................................................... 5 FONCTIONNALITS CIBLES ..................................................................................................... 7 Automatisation de la comptabilit .................................................................................... 7 Automatisation de tableaux de bord ................................................................................. 8 Requtage la demande et multidimensionnel ................................................................. 11 Simulation ............................................................................................................... 11 Comparaison ........................................................................................................... 11 Datamining .............................................................................................................. 11 Autres fonctionnalits gnriques lies un SID ............................................................... 12

SPCIFICATIONS FONCTIONNELLES....................................................................................... 7 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 2.1.7 2.2 2.3 2.4

UTILISATEURS CIBLES ........................................................................................................ 12 DOMAINES DINFORMATIONS ATTENDUS ET LES APPLICATIONS SOURCES ............................................ 13 TRAJECTOIRE DU PROJET.................................................................................................... 14 Primtre du lot 1...................................................................................................... 15 Primtre du lot 2...................................................................................................... 15 Primtre du lot 3...................................................................................................... 16

2.4.1 2.4.2 2.4.3 3 3.1 3.2 3.3 4 4.1 4.2

ANALYSE DU SYSTME DINFORMATION EXISTANT................................................................ 17 IDENTIFICATION DES SOURCES NCESSAIRES POUR ALIMENTER LE FUTUR SID..................................... 19 ACCESSIBILIT DES DONNES............................................................................................... 23 SPCIFICATIONS TECHNIQUES .............................................................................................. 24 ETUDE DE CADRAGE .......................................................................................................... 25 FOURNITURE DE LA SOLUTION .............................................................................................. 25 Fourniture du progiciel................................................................................................ 25 Visibilit .................................................................................................................. 26 Spcifications gnrales et dtailles ............................................................................. 26 Installation physique du progiciel................................................................................... 26 Paramtrage du progiciel ............................................................................................ 27

PRESTATIONS LIES AU PROGICIEL..................................................................................... 25

4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5

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4.3 4.4 4.5 4.6

ALIMENTATION DE LENTREPOT ............................................................................................. 27 RECETTE ....................................................................................................................... 28 ASSISTANCE AU DMARRAGE ............................................................................................... 28 FORMATION ET TRANSFERT DE COMPTENCES .......................................................................... 28 Formation administrateur ............................................................................................ 29 Formation utilisateurs rfrents .................................................................................... 29 Formation des utilisateurs finaux ................................................................................... 30

4.6.1 4.6.2 4.6.3 4.7 4.8 4.9

FOURNITURE DE DOCUMENTATION ......................................................................................... 30 MAINTENANCE ................................................................................................................. 31 PRESTATIONS COMPLMENTAIRES ......................................................................................... 31

4.10 RVERSIBILIT ................................................................................................................ 31 4.11 CONVENTION DE SERVICES .................................................................................................. 32 4.12 RFRENCES .................................................................................................................. 32 MAITRISE DUVRE ET CONDUITE DE PROJET ............................................................................ 33 4.13 MATRISE DUVRE ........................................................................................................... 33 4.14 CONDUITE DU PROJET........................................................................................................ 34 4.14.1 Ralisation du Plan dAssurance Qualit ......................................................................... 34 4.14.2 Suivi et coordination du projet ...................................................................................... 35 4.15 CONDUITE DU CHANGEMENT ................................................................................................ 36 5 ANNEXES .......................................................................................................................... 38 5.1 ANNEXE : CARTOGRAPHIE DU SIH.......................................................................................... 39 Le SIH.................................................................................................................... 39 Les changes........................................................................................................... 42 Les modules fournissant des tableaux de bord ................................................................. 44 Le rcapitulatif.......................................................................................................... 45 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8

ANNEXE : EXEMPLE DE CREA ............................................................................................... 47 GUIDE DE LECTURE DES CREA .............................................................................................. 49 ANNEXE : EXEMPLE DE TABLEAU DE BORD DES RESSOURCES HUMAINES PAR POLE ............................... 55 ANNEXE : EXEMPLE DE TABLEAU DE BORD SYNTHETIQUE PAR PLE .................................................. 59 ANNEXE : EXEMPLE DE TABLEAU DE BORD DES DPENSES PAR PLE ................................................ 60 ANNEXE : EXEMPLE DE TABLEAU DE BORD DTAILL PAR PLE ....................................................... 64 ANNEXE : INDICATEURS ET ANALYSE : ..................................................................................... 70

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1 Prsentation du Centre Hospitalier de Gonesse

1.1

ACTIVIT DU CH DE GONESSE Le Centre Hospitalier de Gonesse est situ dans un bassin de vie recouvrant les 38 communes du secteur Est du Val dOise dont la population est value plus de 261 750 habitants. Il figure parmi les 15 tablissements les plus importants de la rgion Ile de France, avec une capacit totale de 918 lits et places (rpartis de la faon suivante : 205 en mdecine, 122 en chirurgie, 12 en ranimation, 63 en pdiatrie, 56 en gynco-obsttrique, 105 en psychiatrie, 21 en Soins de Suite et Radaptation, 120 en long sjour et 80 en hbergement et 134 en alternative lhospitalisation : sances, ambulatoires, ). Le CH de Gonesse a une activit clinique et mdico-technique soutenue. A titre dexemple, en 2006 le CH a trait 21 730 hospitalisations, 2 332 naissances, 26 317 sances , 76 910 patients vus en urgence, 165 247 consultations ou examens externes, 32 380 456 Actes B traits au laboratoire, 1 344 686 radiologies (Z). Le CH de Gonesse est structur en 10 ples : Ple femme, enfant, chirurgie pelvienne et urologique Ple urgences, smur, ranimation, mdecine polyvalente d'urgence Ple griatrique Ple plateau technique opratoire et spcialits chirurgicales Ple spcialits mdico-chirurgicales et oncologie Ple spcialits mdicales et cardiologie Ple appareil locomoteur Ple psychiatrie adulte Ple psychiatrie infanto-juvnile et CAMSP Ple mdico-technique Plus de 300 mdecins et 2000 agents des services mdicaux, mdico-techniques, logistiques, gnraux techniques et administratifs travaillent sur ltablissement.

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1.2

CONTEXTE DU PROJET Dans le cadre de son Schma Directeur du Systme dInformation 2007-2011, le Centre Hospitalier de Gonesse a entrepris de mettre en place des outils de pilotage de lEtablissement et des Ples, au travers de deux sous-projets : PILO 1 : au niveau de ltablissement o Gestion interne / Matrise des cots : lobjectif est dinformatiser le dispositif de gestion interne afin den matriser les cots et dvaluer lactivit et lefficacit des organisations existantes.

PILO 2 : au niveau des ples o Mise en place des ples dactivit : lobjectif est de doter les gestionnaires de ple dun systme dinformation en vue de leur pilotage.

Par ailleurs, le Centre Hospitalier de Gonesse participe au Schma Directeur du Systme dInformation de Sant de la rgion Ile-de-France et anime, plus particulirement, un groupe de travail auprs de lARHIF sur le dcisionnel .

1.3

OBJECTIFS ET ENJEUX DU PROJET Le systme dinformation de pilotage existant du CH de Gonesse repose principalement sur plusieurs infocentres quips de requteurs. Malgr les volutions en cours au niveau du SIH existant, savoir lvolution de SAM (outil de statistiques) et la mise en place dune nouvelle version de Business Object, ltablissement est confront de forts besoins en matire de pilotage, principalement en comptabilit analytique et analyse multidimensionnelle. Ce besoin fait cho la mise en place de la contractualisation interne (CPOM dclin en contrat de ple) ainsi qu la tarification lactivit : les acteurs ont besoin doutils de pilotage pour suivre, comprendre et valuer leur activit afin de la rorienter si ncessaire. Dans ce contexte, le projet SID a pour objectif de fournir un outil de pilotage en support au dialogue de gestion. Les travaux mens en analyse dopportunit et en phase de cadrage ont permis daffiner ce besoin. Il sagit de : Optimiser le mode de production des indicateurs et tableaux de bord, notamment en limitant les tches improductives du type ressaisie et en diminuant les dlais de production via lautomatisation Faciliter lanalyse des donnes, notamment en conservant lhistorique, en permettant le requtage ad hoc multidimensionnel pour favoriser lexploration de certains sujets ponctuels

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Fiabiliser les donnes en tablissant une source rfrence et en partageant un mme langage travers un outil unique Structurer et hirarchiser linformation : trop dindicateurs tuent linformation . Par consquent, il sagit de ne diffuser systmatiquement que le socle commun pertinent et de traiter le reste ponctuellement Dvelopper les analyses comparatives internes ltablissement et externes. Lenjeu majeur de cette dmarche est de renforcer la culture de performance, en dcloisonnant les analyses tout en responsabilisant chaque acteur.

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2 Spcifications fonctionnelles

La mise en place dun SID a pour objectif damliorer le processus de gestion. Ce dernier peut se dcliner de la faon suivante : La planification stratgique : dfinir sa stratgie, contractualiser avec les ples et laborer le budget Le pilotage de la performance : suivre les tableaux de bord oprationnels et stratgiques, suivre le budget, rendre compte aux tutelles (CAR, SAE, enqutes) Lvaluation et ladaptation de la stratgie : mener des analyses et comparaisons interne (TCCM, cot par activit, cot par sjour) et externe ltablissement (ENC, BDHF, Base dAngers)

Le Centre Hospitalier de Gonesse a dcid de sorienter vers une solution pr-package. Il sagit dune solution cl en mains propose par des diteurs, ddies au domaine des tablissements de sant, et comprenant un choix de tableaux de bord, un ensemble dindicateurs pr-formats, et des fonctionnalits diverses. Ces types de solutions sont dj modlises selon une logique choisie par lditeur, il reste les paramtrer et les brancher sur le SIH des tablissements. Ces outils prsentent les avantages suivants : Facilit de mise en uvre Budget limit Mise en place plus rapide (faible effet tunnel) Facilit lacquisition dune bonne culture de gestion Rpond aux besoins rglementaires (T2A, comptabilit analytique) de faon automatique

2.1

FONCTIONNALITS CIBLES

A lissue des rencontres avec les diffrentes Directions et de la concertation avec les Excutifs de ples, il en est ressorti les besoins suivants, classs par ordre dcroissant de priorit (du plus prioritaire au mois prioritaire).

2.1.1

Automatisation de la comptabilit Le principal besoin du CH de Gonesse consiste produire les Comptes de Rsultats dExploitation Analytique (CREA) au quadrimestre. Les CREA prsentent trois lments cls : les cots de fonctionnement des ples les recettes gnres par leur activit selon les rgles de la T2A le rsultat analytique qui en dcoule

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Ces CREA sont aujourdhui trs lourds laborer (en raison de la difficult ventiler les recettes et dpenses par unit duvre disperses dans les principaux applicatifs du SIH. Leur automatisation permettra une production plus frquente (au quadrimestre alors quaujourdhui ils sont tablis annuellement avec 6 mois de dlai) et fournira ainsi aux quipes excutives de ple loutil de leur propre pilotage au fil de lanne. COMPTE DE RESULTAT DEXPLOITATION ANALYTIQUE Indicateurs Charges directes (directement lies lactivit) Frquence Quadrimestre Axes danalyse Par ple

Charges induites (prestations de service Sources Pr-requis consommes en interne et ventiles au pro rata de Dpenses : GEF Fichier commun cls de rpartition) structure Recettes (Source Recettes : PMSI-Pilote, eRsultats PMSI, CASH) UO : Servact ou autres (DAP) et ETP : DRH Cf exemple en annexe avec guide de lecture associ

de

Par ailleurs lintgration au SID dautres outils de comptabilit analytique est envisage, dans un second temps. Il sagit de llaboration de Tableau Cot Case-Mix (TCCM), la contribution la base dAngers et lEtude Nationale de Cots Communes (ENCC).

2.1.2

Automatisation de tableaux de bord Le CH de Gonesse dispose dune bonne culture de gestion. Cela se traduit notamment par le suivi mensuel dun certain nombre de tableaux de bord et dindicateurs, majoritairement produits par le DIM et les assistants de gestion. Cette production prsente linconvnient majeur dtre trs chronophage car elle repose sur beaucoup doprations manuelles improductives (type ressaisie). Ainsi, lors de la phase de cadrage, le besoin dautomatiser la production de tableaux de bord a t confirm. Sur la base du nombre dutilisateurs, du temps de production et du lien avec les orientations stratgiques de ltablissement, quatre tableaux ont t considrs prioritaires.

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TABLEAU DE BORD DACTIVITE COMMUN Indicateurs Nombre de journes 1 Dure Moyenne de passage dans lunit (service) 2 Dure Moyenne de Sjour (hpital) 3 Taux doccupation rel 4 Valorisation des GHS 100% 5 Valorisation des GHS e-PMSI 6 Nombre de consultations externes 7 Nombre de sances et nuits 8 Sources Frquence Mensuelle Axes danalyse Par structure: CH/ Ple/ Service / UF Par priode : mois / cumul annuel Par comparaison : avec le budget prvisionnel / avec lexercice prcdent Pr-requis de

DAP, PMSI- Fichier commun Pilote , Cristalnet structure

TABLEAU DE BORD PAR PLE Indicateurs Dfini ple par ple => Cf Annexe Frquence Mensuelle Sources A dfinir Axes danalyse A dfinir Pr-requis A dfinir

Les tableaux de bord par ple ont t dfinis avec les assistants de gestion et sont diffuss mensuellement. Ils seront ventuellement mis jour en phase de mise en uvre selon les besoins exprims par les excutifs de ple. Quelques exemples figurent en annexe.

Nb de journes gnres par tous les patients hospitaliss dans le service ou dans des services hbergeurs quils soient sortis ou non (source : DAP) 2 Nb de journes ralises / Nb de RUM (source : PMSI-Pilot) 3 Nb de journes ralises / Nb de RSS (source : PMSI-Pilot) 4 Nb de journes comptabilises dans le service / Nb journes thorique* (* Nb journes thorique = nb lits ouverts X nb jours de la priode) (source : DAP + suivi interne des fermetures de lits) 5 Valorisation thorique des sjours si tous les patients taient pris en charge 100% par lassurance maladie (source : PMSI-Pilot) 6 Valorisation rellement perue par lhpital en provenance de lassurance maladie. Les sjours des patients trangers, sous CMU, AME ne sont pas pris en compte dans cette valorisation (source : PMSI-Pilot) 7 Nombre de consultations ralises pour les patients non hospitaliss (source : Cristal net) 8 Nb de prises en charge en hpital de jour ou de nuit (source : DAP)

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TABLEAU DE BORD BUDGETAIRE Indicateurs Recettes o Titre 1: Produits verss par lAssurance Maladie o Titre 2 : Autres produits de l'activit hospitalire o Titre 3 : Recettes subsidiaires Dpenses o Titre 1 : Dpenses de personnel o Titre 2 : Dpenses mdicales avec zoom sur les dpenses de mdicaments inclus dans les GHS et les dpenses de mdicaments hors GHS, les examens extrieurs, les fournitures de laboratoire, le matriel usage unique o Titre 3 : Charges htelires et gnrales Titre 4 : Frais financiers et Dotations Aux Amortissements Comparaison recettes-dpenses Sources Dpenses : GEF Frquence Quadrimestre mensuelle) (voire Axes danalyse Par structure: CH/Ple/ Service / UF Par priode : mois / cumul annuel Par comparaison : avec le budget prvisionnel / avec lexercice prcdent Par titre et compte Pr-requis Fichier commun structure de

Recettes (Source : PMSI-Pilote, e-PMSI, Dfinition et stockage de CASH) lEPRD UO : Servact ou Nomenclature autres (DAP) et comptable ETP : DRH

TABLEAU DE BORD RESSOURCES HUMAINES Indicateurs Paye et autres charges o Rmunrations et charges (source : GEF) o Dpenses dAide au retour lemploi (source : GEF) o Dpenses de congs bonifis (source : GEF) o Moyens de supplances (source : GEF+AGIRH) o Heures supplmentaires o Remplacements o Intrim Structure Frquence Mensuelle pour les donnes macro (niveau tablissement) Quadrimestrielle pour les donnes micro (niveau ple, service et UF) Annuelle pour la formation Sources Dpenses : GEF RH : AGIRH Axes danalyse Par structure: CH/ Ple/ Service / UF Par priode : mois / cumul annuel Par comparaison : avec le budget prvisionnel / avec lexercice prcdent Par profil dacteurs Pr-requis Fichier commun structure de

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o Nombre dETP par grade, par service et par ple (source : Tableau des emplois et effectifs fait la main) o Absentisme par cause (source : AGIRH) o Formation o Nombre dheures de formation par catgorie professionnelle et catgorie statutaire (source : Gestform) o Cot de la formation par catgorie professionnelle et catgorie statutaire (source : Gestform)

Formation : Gestform

2.1.3

Requtage la demande et multidimensionnel Si la diffusion dun grand nombre de tableaux de bord traduit lmergence dune culture de gestion au sein de ltablissement, cela conduit la dilution de linformation. En effet, la volont de fournir lexhaustivit des donnes potentiellement intressantes nuit la comprhension des donnes cls. Ainsi afin dallger la lecture des tableaux de bord et den faciliter la comprhension, il est prfrable de limiter les tableaux prsents plus haut aux indicateurs cls et de procder des requtes spcifiques lorsque le besoin se fait sentir de creuser un sujet.

2.1.4

Simulation Afin danticiper davantage, ltablissement procde rgulirement des simulations de nature varie, par exemple pour estimer les impacts dune rforme, valuer les consquences dun choix en matire de ressources humaines, se projeter dans les annes venir Pour cela les fonctions de simulation dun SID apporteraient une grande valeur ajoute ltablissement, lui permettant de procder plus facilement ce type danalyse pour tayer ses dcisions.

2.1.5

Comparaison La comparaison permet ltablissement, un ple, un service, voire un praticien de se positionner dans un contexte plus large. Cest un facteur damlioration de la performance. Ainsi les comparaisons permettent de mesurer lattractivit du CH, de faire des comparaisons avec des Rfrentiels nationaux (type ENCC, base dAngers), destimer la performance de ltablissement, didentifier des bonnes pratiques, de motiver au changement.

2.1.6

Datamining Le datamining est une fonction exploratoire, qui permettrait ltablissement didentifier des corrlations jusque-l ignores. Il sagit dun complment lanalyse qui peut se rvler intressant.

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2.1.7

Autres fonctionnalits gnriques lies un SID La future solution SID devra galement prsenter des fonctionnalits dites gnriques de type : outils de restitution, gestion des alertes, etc. Ainsi, laccs au SID pourra se faire pour les utilisateurs via un portail ddi, en gnral intgr lIntranet de ltablissement. Chaque utilisateur habilit pourra accder un ensemble de tableaux de bord pr-formats ou constituer de nouveaux tableaux de bord rpondant ses besoins. Ces nouveaux tableaux pourront ensuite tre diffuss dautres utilisateurs dans le respect des contraintes de scurit sur les donnes. Le portail dcisionnel est galement un espace de partage dinformations. A titre dexemples, ce dernier peut signaler des anomalies techniques ou fonctionnelles sur le dernier chargement des donnes impliquant une interruption de service ou une dgradation des donnes ; rendre compte des dernires volutions apportes au SID ; mettre la disposition des utilisateurs une aide en ligne sur les tableaux de bord et les donnes, les noms et modes de contact des rfrents (techniques et fonctionnels), les rponses aux questions les plus frquemment poses etc. Pour chacun des tableaux de bord produits, des alertes pourront tre paramtres de faon faciliter la lecture des rsultats. Par exemple, lemploi dun code couleur permet de prsenter lavancement des rsultats par rapport aux objectifs ; les graphiques permettent de prsenter lvolution dans le temps ou la comparaison de deux priodes. Point dattention Si les candidats disposent de fonctionnalits gnriques, non identifies dans le prsent cahier des charges ; il leur est alors demand de les prsenter dans leur rponse.

2.2

UTILISATEURS CIBLES

Compte-tenu de ces objectifs de pilotage stratgique, le SID aura pour principaux utilisateurs les profils suivants : Direction Gnrale (environ 10 personnes) o Directeur de ltablissement et autres membres de lquipe de Direction Direction des Services Financiers - Analyse et Contrle de Gestion (environ 5 personnes : 3 assistants de gestion et 2 responsables de la comptabilit analytique) Directions des Ressources Humaines (environ 4 personnes) Direction des Systmes d'Information (environ 2 administrateurs dapplication) Dpartement d'Information Mdicale (1 personne) Par ailleurs le personnel mdical sera galement impliqu progressivement, davantage en consultation :

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Responsables de ple et Cadres Suprieurs de ples (environ 20 personnes) Chefs de service et cadres de sant (76 personnes) Afin de paramtrer les droits des diffrents utilisateurs, le futur systme devra proposer des outils de gestion des diffrents niveaux dhabilitations.

2.3

DOMAINES DINFORMATIONS ATTENDUS ET LES APPLICATIONS SOURCES

Les quatre domaines dextraction et de traitement des donnes considrs prioritaires sont les suivants : Le domaine Patient o Application principale : DAP Applications principales : GEF, CASH et SAM Applications principales : Cristalnet, Servact et PMSI-Pilote Applications principales : AGIRH, Gestform Le domaine Gestion/ Finance o Le domaine Activit o Le domaine Ressources Humaines o

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2.4

TRAJECTOIRE DU PROJET La mise en uvre du SID est organise en 3 lots successifs, dcomposs en sous-ensemble : Lot 1 : Automatisation de la production des Comptes de Rsultat dExploitation Analytiques Ce lot inclus les fonctionnalits Automatisation de la comptabilit Lot 2 : Automatisation des tableaux de bord o Sous-ensemble 1 : Les tableaux de bord dactivit (commun et spcifique par ple) o Sous-ensemble 2 : Les tableaux de bord RH o Sous-ensemble 3 : Les tableaux de bord budgtaire (dont EPRD et son suivi) Ce lot inclus les fonctionnalits Automatisation des tableaux de bords , requtage la demande et multidimensionnel Lot 3 : Automatisation des autres outils de comptabilit analytique o Sous-ensemble 1 : LEtude Nationale des Cots Commune (ENCC) o Sous-ensemble 2 : Ltude de la base dAngers Ce lot inclus les fonctionnalits Simulation , Comparaison , Datamining

Point dattention Ce planning est donn titre indicatif. La maitrise duvre se positionnera sur sa faisabilit et son ventuelle optimisation.

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2.4.1

Primtre du lot 1

La production des CREA, produit par dfinition par ple, est la priorit du CH de Gonesse. Or ce lot prsente la particularit de reposer sur lensemble des domaines de donnes intgrer lentrept du SID. Par consquent, il est le seul lot inclure une phase dalimentation de lentrept. Ce lot est raliser avec la contribution de lensemble de lquipe de la Direction Financire : responsable de la comptabilit analytique et assistants de gestion. Il est noter que ltablissement produit dj des CREA (cf. : annexes), par consquent la modlisation en sera facilite. Compte-tenu de la complexit des croisements dinformations ncessaires la ventilation pertinente des recettes et dpenses, la phase de recette de ce module sera importante et impliquera lensemble de lquipe, pour vrifier la conformit du tableau produit la ralit (calcul manuel). En revanche, la phase de dploiement et de formation sera allge dans la mesure o les principaux utilisateurs auront dj t impliqus dans la dmarche avant dploiement.

2.4.2

Primtre du lot 2

Le lot 2 est compos de 3 sous-ensembles dployer simultanment. En effet, les trois sous-ensembles requirent la participation dacteurs diffrents qui peuvent donc mener la dmarche de front. Les tableaux de bord dactivit seront labors, paramtrs et recetts par lquipe des assistants de gestion (de la Direction des finances) ainsi que le DIM Les tableaux de bord des ressources humaines seront labors, paramtrs et recetts par la Direction des Ressources Humaines. Enfin, les tableaux de bord budgtaires seront labors, paramtrs et recetts par la personne en charge de lEPRD et de son suivi au sein de la Direction des finances. Par ailleurs, comme pour les CREA, ces tableaux de bord existent dj ce jour, en consquence de quoi, leur laboration devrait se rsumer leur actualisation, ce qui impliquera notamment la consultation des excutifs de ple. Ce lot ne suppose pas de phase dalimentation de lentrept, dans la mesure o lensemble des donnes requises aura t charg lors du 1er lot. Ensuite, ce lot inclut la fonctionnalit de requtage la demande et multidimensionnel. Comme pour les fonctionnalits dcrites ci-dessus, une recette sera organise. Enfin, il est prvoir que le dploiement de ce lot soit le plus chronophage. En effet, le plus grand nombre des utilisateurs potentiels du SID sera concern par ces tableaux de bord, ce qui implique un effort certain en matire de formation (principalement la consultation) et de conduite du changement.

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2.4.3

Primtre du lot 3

Enfin, dautres outils de la comptabilit analytique seront automatiss, savoir la contribution ltude nationale des cots et la base dAngers. Ce sera galement loccasion dautomatiser la production du Compte Administratif Retrait. Pour lensemble de ces documents, les retraitements oprer sont lourds cest pourquoi leur automatisation prsente un avantage non ngligeable. Toutefois, ces tudes tant fournies annuellement, et impliquant la contribution de peu de personnes au niveau de ltablissement, elles seront gres en dernier temps. Ce lot inclut donc les fonctionnalits de comparaison, de simulation et de datamining. Point dattention Lensemble des spcifications fonctionnelles prsentes dans ce document pourront faire lobjet dadaptation et de prcisions suite : aux propositions faites par le matre duvre en rponse ce cahier des charges aux besoins exprims loccasion des ateliers (phase de spcifications gnrales) qui seront organiss une fois la solution SID slectionne, pour affiner ces spcifications (prcision des indicateurs, format de la restitution)

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3 Analyse du systme dinformation existantAujourdhui, ltablissement dispose dune couverture fonctionnelle importante, qui se caractrise par un grand nombre de requteurs par domaine, qui permettent une grande richesse danalyse en silos. Plusieurs outils disposent dun requteur intgr, savoir : DAP (Dossier administratif patient, qui suit lidentit et les mouvements des patients), PMSI-pilote (outil du DIM pour trait la T2A), SAM (outils de statistiques) et CASH (outils de collecte des recettes diverses). Dautres outils disposent dun requteur Business Object : Servact (le serveur dactes qui centralise les donnes dactivit issues des applications de production de soin : Cristal-net, Anapath, Labo Inlog, Gestact, Urqual, Xplore, Coro, ), GEF (Gestion conomique et financire) et AGIRH (gestion des ressources humaines).ANAPATH LABO INLOG

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Cartographie simplifie du SIH de Gonesse et des RequteursCORO CRISTAL NET

GESTACT

URQUAL

XPLORE

Recueil activit

Urgence

Imagerie mdicale

Cardio Tarification mdicament

ORBIS

Restaurantion

Rejets listsPHARMATIC

Donnes appels offre

SERVACT

GEFARMURE

Gestion Economique et Financire

Gestion des stocks de ractifs

DAP

PMSI

AGIRHMouvement des stocks

Gestion des Ressources Humaines CASH

SAM

Lgende

Requteur intgr

Business Object

Base de donnes

Remarque : une description dtaille sur SIH est jointe en annexe. Sur la base des diffrents modules du SIH du CH de Gonesse, un grand nombre de tableaux de bord est produit rgulirement. Vingt-six tableaux de bord ont ainsi t analyss en phase danalyse dopportunit, dont certains figurent en annexe de ce document, titre dexemple.

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Le SID na pas vocation remplacer ces applicatifs, dans la mesure o, non seulement ils vont fournir linformation ncessaire lalimentation de lentrept de donne du SIH, mais en plus, ils resteront la rfrence pour les problmatiques mtiers oprationnelles. En effet, ils contiennent un niveau de dtail que le SID na pas vocation fournir. En revanche, sur la base de donnes agrges et croises depuis ces diffrentes bases, le SID sera en mesure de produire des informations transverses, multidimensionnelles, rpondant une problmatique stratgique.

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3.1

IDENTIFICATION DES SOURCES NCESSAIRES POUR ALIMENTER LE FUTUR SID

La majorit des informations indispensables au systme dinformation dcisionnel du centre hospitalier de Gonesse sont stockes dans des bases de donnes. Tous les serveurs de bases de donnes sont physiquement hbergs dans la salle serveur du CH de Gonesse.Le schma ci-dessous reprsente les diffrentes sources de donnes du futur SID :

Les lments du schma sont dcrits ci-dessous dans leur utilisation actuelle.

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Les AdministrateursActuellement, 3 administrateurs de la DSI du CH de Gonesse grent et exploitent les sources de donnes. Ces trois administrateurs seront galement en charge de la gestion du futur SID.

Le serveur JUPITER (AIX)

AIX JUPITER hberge un serveur oracle 10g. Les diffrents schmas de lapplication de gestion financire GEF sont stocks dans une instance spcifique contenant plus de dix annes dhistorique. Un infocentre de la base GEF est aliment via lETL Data Integrator de BusinessObjects (BODI v11.7). Des Univers BusinessObjects permettent danalyser les donnes (BO version XI). Les informations relatives la gestion des ressources humaines sont galement stockes sur le serveur Oracle 10g JUPITER. Ces informations RH proviennent de lapplication AGIRH. Des extractions nocturnes quotidiennes pourraient tre ralises sur les deux bases AGIRH et GEF.

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Le serveur OLIVE (Windows 2003 server)

OLIVE hberge un serveur de base de donnes MS SQL Server 2005 . Les informations relatives aux patients y sont stockes via lapplication Cristal-Net. La base de donnes Cristal-Net existe depuis 2000, avec une mont en charge progressive des diffrents domaines fonctionnels entre 2000 et 2003. Actuellement cette base a un volume de 50 Go. La base de donnes SERVACT rcolte toutes les informations concernant les actes. La quasi-totalit des donnes proviennent des tables de Cristal-Net. Pour assurer lanalyse et la prsentation des donnes loutil BusinessObjects v6.5 est utilis. Des extractions nocturnes quotidiennes pourraient tre ralises sur les deux bases Cristal-Net et SERVACT. Cependant le temps allou ces extractions devra tre court car la base Cristal-Net est trs sollicite.

Le serveur PLUTON (AIX)

PLUTON hberge un serveur Oracle 8.1.7 La base de donnes SIM stocke les informations relatives au PMSI SSR. Ces informations proviennent de lapplication SIM Millnium diffuse par AGFA. La base SIM a une faible volumtrie. La base de donnes GESFORM renferme toutes les informations relatives la gestion des formations du personnel. Des extractions nocturnes quotidiennes pourraient tre ralises sur les deux bases SIM et GESFORM.

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Le serveur PMSI Pilot (Linux)

Le serveur PMSI Pilot est une solution livre cl en main. Elle se repose sur un infocentre hberg sur MySQL. Lapplication PMSI Pilot diffuse via un portail web des tats danalyse de lactivit hospitalire.

Le serveur NEPTUNE (AIX)

NEPTUNE hberge un serveur de base de donnes Oracle v7.3.4 La base de donnes DAP stocke via lapplication Cristal des informations administratives complmentaires Cristal-Net (Admissions, caisses). Loutil Oracle Report fournit des informations contenues dans linfocentre SAM. Des extractions nocturnes quotidiennes pourraient tre ralises sur les deux bases DAP et SAM. Le moteur de calcul CASH traite la facturation des actes. Deux fichiers plats (type largeur fixe) contenant des informations lgales sont gnrs deux fois par semaine.

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Autres sources dinformations

Les autres sources dinformation sont gnralement des fichiers Excel ou des bases de donnes Access spcifiques un service particulier. La DSI nest pas charge de grer ces sources de donnes.

3.2

ACCESSIBILIT DES DONNES Le tableau ci-dessous synthtise laccessibilit des donnes par base de donnes source. En annexe un tableau dtaill par indicateur.Qualit des donnes Accessibilit technique des donnes Les donnes sont disponibles en tant que telles (aucun dveloppement ncessaire leur collecte) Les donnes existent en partie (des dveloppements mineurs prvoir) Les donnes peuvent tre rcupres mais cela ncessite des volutions majeures Les donnes nexistent pas et lon ne sait pas priori si leur collecte ncessite des volutions significatives ou non Les donnes nexistent pas et leur collecte ncessite des volutions majeures Excellente Bonne Plutt mauvaise Trs mauvaise

GEF DAP SAM GESFORM

PMSIPILOT Cristal-Net SERVACT AGIRH CASH ePMSI Autre source

Les difficults daccessibilits et de qualits sont engendres par un nombre multiple de sources pour un mme indicateur. Globalement toutes les informations indispensables sont prsentes et accessibles. Il ny a pas de problme caractris de qualit des donnes.

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3.3

SPCIFICATIONS TECHNIQUES Il est demand au Matre duvre de proposer une architecture technique cible prenant en compte les besoins prcdemment dcrit ainsi que lexistant du CH de Gonesse en matire : Dinfrastructures Doutils existants De donnes (cf. : annexe Analyse et indicateurs prcisant la fiabilit des donnes sources) Ces informations sont prcises dans la partie annexes . La maitrise duvre sera en charge de faire des prconisations en matire de matriel ncessaire la mise en place de la solution et dtaillera galement le niveau de service propos (temps de rponse, etc.).

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4 Prestations lies au progiciel

4.1

ETUDE DE CADRAGE Le matre duvre sera en charge ds le dbut du projet de raliser une tude de cadrage. A lissue de celleci, il proposera ses recommandations pour la bonne tenue du projet. Seront valids lors de cette tape le plan de dploiement et ses modalits et documents associs (calendrier, PAQ dont la convention de services, le plan de rversibilit, etc.). Le matre duvre proposera des recommandations en matire dorganisation, de nature permettre le paramtrage et lintgration optimale du SID et den favoriser lappropriation par les utilisateurs.

Cette tude de cadrage permettra galement au CH de Gonesse - en collaboration avec le matre duvre - de spcifier prcisment ses besoins en matire de pilotage (dfinition des indicateurs et des formules associes, etc.).

4.2 4.2.1

FOURNITURE DE LA SOLUTION Fourniture du progiciel

La prestation consiste en la concession de droits d'usage du progiciel. Une licence site sera privilgie. Par fourniture de progiciel et dveloppements logiciels, le Centre Hospitalier de Gonesse souhaite : - la fourniture du progiciel sur les supports adapts l'architecture technique du Centre Hospitalier de Gonesse, - que la remise de chaque nouvelle version ou release s'accompagne : o d'une information pralable quant la date prvue de mise disposition du progiciel, o d'une information prcise relative aux apports et volutions induites (notamment sur l'architecture matrielle et sur le modle de donnes du Centre Hospitalier de Gonesse) par cette nouvelle version ou release, o des documentations mises jour, o d'une assistance auprs des agents du centre assurant l'administration du systme, par le biais d'une hot line. - la fourniture d'une documentation complte, rdige en franais et destine un personnel nontechnicien : o manuel utilisateur par module, o dictionnaire des donnes. - La licence accorde au titre de ce contrat permet au Centre Hospitalier de Gonesse : o L'installation du progiciel fourni par le matre duvre sur le site d'exploitation,

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o

L'utilisation de la documentation permettant d'exploiter et d'utiliser correctement les programmes.

Le matre duvre est tenu de donner les recommandations pour le dimensionnement du serveur et des postes de travail (ainsi que les orientations sur les logiciels de base supports). Ce faisant, il s'engage sur les performances de son produit (Cf. convention de service) sur la base de la volumtrie connue, de son volution prvisible et des fonctionnalits retenues dans loffre, tant entendu que le Centre Hospitalier de Gonesse est responsable de la mise en uvre optimale de ses ressources techniques en particulier du rseau. 4.2.2 Visibilit

Le Centre Hospitalier de Gonesse souhaite pouvoir s'assurer tout moment de la qualit des spcifications, des ralisations de codage, des tests, etc., ceci dans le cadre de l'obligation de rsultat attache aux prsents travaux. Le matre duvre s'engage notamment sur une priodicit de contrle : - de la qualit des travaux raliss, - du suivi d'avancement des travaux. 4.2.3 Spcifications gnrales et dtailles

La ralisation des spcifications dtailles est la charge du matre duvre. Ces spcifications doivent tre cohrentes avec : - le contexte et les besoins des utilisateurs du Centre Hospitalier de Gonesse dcrits dans les spcifications gnrales, - les progiciels proposs par le matre duvre, - l'esprit gnral du projet. Le Centre Hospitalier de Gonesse contrle et valide les spcifications dtailles. Les spcifications fonctionnelles sont quant elles labores par le CH de Gonesse. Toutefois, le matre duvre pourra tre sollicit pour valider et prciser certains besoins. 4.2.4 Installation physique du progiciel

Le matre duvre est responsable de l'installation du progiciel dans l'architecture prconise par lui (plateforme de test, de formation et dexploitation) et sur les matriels de son offre choisis par le Centre Hospitalier de Gonesse. Cette responsabilit comprend les prestations suivantes : - installation des progiciels sur les serveurs proposs ou configurs dans loffre, - installation/dploiement des applications clientes sur les postes utilisateurs, - installation des programmes dinterfaage et de reprise des donnes autour des progiciels de loffre, - vrifications dinstallation. Le Centre Hospitalier de Gonesse est quant lui responsable de la prestation suivante : - validation effective des installations ralises.

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Le Centre Hospitalier de Gonesse doit s'assurer que le contexte du site permet au moment voulu de procder ces installations. Le matre duvre procde linstallation des progiciels sur les serveurs de tests et de formation sur le site du Centre Hospitalier de Gonesse. Linstallation sur les serveurs dexploitation est effectue par le matre duvre en troite collaboration avec la DSI du Centre Hospitalier de Gonesse. Les procdures dinstallation dcrites, documentes et remises par le matre duvre permettent aux informaticiens du Centre Hospitalier de Gonesse dinstaller les versions suivantes sans assistance du matre duvre. 4.2.5 Paramtrage du progiciel

Le matre duvre est responsable du paramtrage du progiciel dans l'architecture prconise par lui et choisie par le Centre Hospitalier de Gonesse. Le Centre Hospitalier de Gonesse souhaite disposer d'une autonomie en matire de paramtrage l'issue de l'installation du progiciel. Le Centre Hospitalier de Gonesse, en tant que Matrise dOuvrage, souhaite disposer de la matrise des conditions et caractristiques de mise en uvre du systme. Le matre duvre assiste notamment le Centre Hospitalier de Gonesse : - pour prciser les lments devant faire l'objet d'un paramtrage (crans, donnes, rfrentiels, rgles de gestion,...), - dans la dfinition des paramtres optimums, - pour raliser le paramtrage technique du systme. Le matre duvre produit un compte-rendu pour chaque paramtrage de module ralis. Ces documents destins au Centre Hospitalier de Gonesse doivent tre suffisamment prcis pour prenniser et documenter les modalits de fonctionnement retenues et les options prises pour le paramtrage. Ces paramtrages peuvent tre de deux natures : - paramtrages la charge de la Matrise duvre, correspondant la dclinaison dans le progiciel de lorganisation et du mode de fonctionnement souhait par le Centre Hospitalier de Gonesse. Ces paramtrages doivent tre fournis imprativement avant la Vrification dAptitude du progiciel concern, - paramtrages la charge de la Matrise dOuvrage (crans, menus, ditions,...) prciser. Le matre duvre doit valider le paramtrage ralis par le Centre Hospitalier de Gonesse. Le matre duvre a galement en charge dassister le Centre Hospitalier de Gonesse dans la dfinition des diffrents rfrentiels et codifications des rpertoires, ncessaires au fonctionnement du progiciel.

4.3

ALIMENTATION DE LENTREPOT Le matre duvre dfinira prcisment les modalits dalimentation de lentrept de donnes. Celui-ci prcisera notamment avec quels Systmes dInformation Hospitaliers (SIH) du march sa solution a dj t interface. En contrepartie, il sengage la bonne alimentation de lentrept et ce, conformment au niveau de service dfini par la convention de service. Concernant les modules spcifiques du SIH de ltablissement, le matre duvre dtaillera la dmarche quil envisage de mettre en place pour :

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-

Rcuprer les donnes de ces applications Alimenter lentrept de donnes cible.

4.4

RECETTE Le matre duvre assurera lorganisation des recettes afin de faire valider la maitrise douvrage oprationnelle le fait que les composants dvelopps rpondent bien aux besoins exprims et dans le cas contraire de rajuster les outils ainsi dvelopps avant leur livraison. Une fois le retour des recettes obtenu, le matre duvre sengage corriger les anomalies.

4.5

ASSISTANCE AU DMARRAGE Le Centre Hospitalier de Gonesse souhaite que le matre duvre lassiste et le conseille durant la priode de dmarrage du futur progiciel, cest dire notamment : - durant la priode de fonctionnement blanc pour certains ensembles fonctionnels, qui aura pour objet dassurer le rodage des utilisateurs dans la mise en uvre du progiciel et de valider le bon paramtrage du progiciel, - pendant les priodes de vrification de service rgulier, par lassistance des personnels du centre qui assureront ladministration et lexploitation du progiciel, et la dfinition des actions prventives, palliatives et correctives ncessaires au fonctionnement du progiciel dans le contexte spcifique du Centre Hospitalier de Gonesse, - par lassistance lexcution des diffrentes tapes de rception du progiciel (vrification daptitude, vrification de service rgulier), ces tapes tant de la responsabilit du matre douvrage. Pour chaque application, la prestation de lancement comprend linstallation sur un serveur de tests des applications et lassistance au paramtrage. Le matre duvre devra galement assurer la migration avec la DSI de ltablissement et lassistance au lancement comprendra le suivi post lancement, notamment les trois mois aprs le dmarrage et la priode de la premire clture pour les applications administratives.

4.6

FORMATION ET TRANSFERT DE COMPTENCES L'objectif des prestations de formation et de transfert de comptences est que : - Les utilisateurs (non informaticiens) disposent notamment : o d'une matrise suffisante des fonctionnalits mises leur disposition, o d'une bonne comprhension des concepts grs par le progiciel, o de la capacit matriser le fonctionnement du progiciel pour assurer l'volution conjointe de l'organisation du travail, afin d'en optimiser l'utilisation.

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-

Les administrateurs systme soient autonomes pour exploiter le systme, c'est--dire : o assurer le paramtrage du progiciel, o apporter une assistance de premier niveau aux utilisateurs, o exploiter le progiciel dans des conditions normales et dans des cas de fonctionnement dgrad, o formuler d'ventuelles spcifications de dveloppement spcifiques (connaissance, dans les grandes lignes, des caractristiques fonctionnelles et conceptuelles du progiciel), o raliser des importations et exportations de donnes vers d'autres logiciels. Les formateurs relais soient capables dexpliquer lutilisation du progiciel auprs des utilisateurs finaux ou de nouveaux utilisateurs afin que ces derniers puissent sapproprier rapidement loutil.

-

Pour chaque formation, le matre duvre prcisera les modalits associes (dure, nombre de personnes, public concern, moyens pdagogiques, etc.) Le transfert de comptence se concrtise donc par des actions de formation, et toute autre prestation de conseil et d'assistance permettant de rpondre aux objectifs du Centre Hospitalier de Gonesse. La formation doit couvrir l'ensemble des fonctionnalits exiges par ltablissement dans la partie "Spcifications fonctionnelles" du prsent Cahier des Charges. Cette partie de la prestation devra apparatre sous forme dun budget formation spar. 4.6.1 Formation administrateur

Une formation administrateur technique est prvoir. Seront notamment expliqus dans cette formation, linstallation de la solution sur le serveur et sur les postes clients, les principes de scurit (sauvegarde, coupures de courant, procdures de contrle de cohrence de la base de donnes, etc.) ; la mise jour des correctifs et des nouvelles versions. Cette solution vise rendre le Centre Hospitalier de Gonesse autonome dans la gestion de la partie systme de la solution. Une formation administrateur fonctionnel est galement prvoir. Elle vise donner la connaissance des outils dadministration et de paramtrages de la solution par le matre duvre aux personnes en charge de lexploitation fonctionnelle de la solution.

4.6.2

Formation utilisateurs rfrents

Le matre duvre sengage sur la formation : - Des rfrents fonctionnels et techniques, - Des formateurs rfrents. La prestation consistera en : - Une formation des rfrents et la fourniture des supports adapts (droul de formation, guide pdagogique et supports de formation), pour les formateurs relais ; - Une formation au paramtrage du systme (pour les formateurs rfrents) :

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o paramtrage utilisateur, o paramtrage technique. Une formation la gestion et ladministration du systme (pour les rfrents), portant sur : o un premier niveau dintervention courante, o un niveau dintervention de type expert.

Les formations fonctionnelles et techniques se drouleront sur site (de prfrence), suite l'installation physique du progiciel sur les serveurs de test et de formation, cette formation se plaant autant que possible en situation relle. Le matre duvre s'engage mettre en place une valuation des personnels forms aprs la formation. Un environnement diffrent de celui de l'exploitation doit permettre de mener les formations sur site. Une base cole est prvue par le matre duvre pour offrir aux utilisateurs former un cadre de fonctionnement s'approchant de la ralit. 4.6.3 Formation des utilisateurs finaux

La formation des utilisateurs finaux sera la charge des rfrents (ou formateurs relais). Toutefois, le CH de Gonesse se rserve la possibilit, en fonction des contraintes internes, de solliciter lunit le matre duvre pour la formation des utilisateurs finaux, et ce, en soutien de la formation dispense par les formateurs relais. Les formations se drouleront sur site et feront lobjet dun budget spar.

4.7

FOURNITURE DE DOCUMENTATION Le matre duvre s'engage sur la cohrence d'ensemble de sa documentation tant par rapport l'volution fonctionnelle et technique de ses progiciels, qu'en matire d'homognit d'ensemble de sa documentation. Le matre duvre assure la fourniture des documentations suivantes : - manuel utilisateur : dcrivant la marche suivre pour la mise en uvre du ou des progiciels. Le manuel utilisateur sera construit sur la base de scnarios d'utilisation, - manuels de formation : permettant le suivi des sessions de formation assures par le matre duvre, et constituant un support d'explication auprs des utilisateurs, - documentation technique, - descriptif de lorganisation des donnes (toute documentation ncessaire lanalyse des donnes par requtage). Le matre duvre assurera la fourniture des documentations sur supports lectroniques. Le Centre Hospitalier de Gonesse peut reproduire la documentation en autant d'exemplaires que ncessaire et ceci son usage exclusif. La documentation devra tre en phase avec la rglementation en vigueur. D'une manire gnrale, toute la documentation fournie sera rdige en franais.

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4.8

MAINTENANCE Le matre duvre prcisera : - Le nombre de personnes affectes la maintenance corrective, volutive et rglementaire, lexclusion de lquipe de dveloppement - Les coordonnes du responsable de la maintenance - La localisation et les coordonnes de cette quipe Le matre duvre prcisera en dtail les rgles de fonctionnement de la hotline quil propose. Le matre duvre dfinira en coordination avec le Centre Hospitalier de Gonesse ce quest un problme bloquant et un problme non bloquant et prcisera dans chacun des cas les dlais de remise en service. Dans le cas o tout ou partie de la maintenance seffectue distance, le matre duvre sengage : - prvenir le centre de toute intervention, sous rserve de la validation de cette intervention, - demander louverture dune ligne ddie, cette ouverture tant ralise par la DSI du Centre Hospitalier de Gonesse sa demande, pour la dure de lintervention prvue, - rendre compte par crit de lintervention effectue et de son champ dapplication, - signer une clause de confidentialit, dans laquelle il sengage former son personnel au respect du secret professionnel et prendre toute disposition pour que des informations de sant nominatives ou indirectement nominatives ne soient pas divulgues.

4.9

PRESTATIONS COMPLMENTAIRES Le matre duvre prcise sil existe un club utilisateurs, sa frquence de runion ainsi que les coordonnes du responsable. Le matre duvre estime les dlais de corrections de Bugs, ainsi que les dlais de ralisation damlioration logiciels. Le matre duvre doit informer dans les meilleurs dlais le Centre Hospitalier de Gonesse de tout dysfonctionnement qui aurait t constat par quiconque ainsi que ses consquences.

4.10

RVERSIBILIT

La question de la sortie du contrat doit tre rgle ds la signature du march. En effet, le Centre Hospitalier de Gonesse ne doit pas se retrouver totalement dpendant du matre duvre. A ce titre, un plan de rversibilit devra tre valid. Ce plan devra permettre au Centre Hospitalier de Gonesse de prvoir les conditions dans lesquelles il pourra transfrer, un autre prestataire, la gestion de ces fonctionnalits. Cette possibilit doit tre offerte ltablissement quel que soit les raisons pour lesquelles le contrat a pris fin (terme, rsiliation anticipe, rsiliation pour faute). Afin d'autoriser en pratique cette rversibilit, le matre duvre doit s'engager rendre la rversibilit techniquement ralisable. Il doit, cette fin et dans le cadre de l'excution du contrat, mettre en uvre des solutions (matrielles ou logicielles) standards qui ne seront pas susceptibles de porter atteinte la rversibilit. En outre, et afin d'viter toute dconvenue, les conditions d'application et les modalits pratiques de mise en uvre de cette rversibilit devront tre contractualises avec prcision afin de prvoir l'avance son cot. Devront notamment tre clarifies les modalits de transfert des matriels, les modalits d'assistance du personnel du matre duvre la ralisation de rversibilit (temps consacr, nombre de personnels), les modalits de transfert des donnes et du savoir-faire, etc. Ce plan de rversibilit sera remis par le matre duvre et valid par le Centre Hospitalier de Gonesse. Il devra tre mise jour durant la dure du contrat.

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4.11

CONVENTION DE SERVICES

Les dispositifs de continuit de service associs aux matriels et logiciels du Centre doivent garantir une dure dindisponibilit maximum de 6h en cas de panne bloquante. Les dures et les frquences dindisponibilit maximum seront dtailles par les candidats. En cas de dpassement de ces frquences dindisponibilit, des pnalits financires pourront tre appliques. Dans cette optique, les candidats prsenteront dans leur rponse les performances de leurs solutions. Il sagira de prciser les lments suivants : - La volumtrie - Le respect des normes - Lhbergement - Les performances intrinsques - La continuit de service - Le dploiement et la mise jour des versions Devront galement tre prciss : - Les modalits de maintenance corrective, volutive et rglementaire. - Le dispositif de sauvegarde des donnes : Le Centre Hospitalier de Gonesse demande disposer d'un niveau de scurit maximum sur les donnes qu'il gre. Le soumissionnaire doit donc s'engager sur un niveau de scurit maximum, par la mise en uvre de dispositifs adapts. En particulier, la procdure de sauvegarde doit pouvoir tre droule sans arrt du systme. - Le matre duvre s'engage, en cas de perte de donnes due un dysfonctionnement du systme, mettre la disposition de ltablissement les moyens ncessaires pour reconstituer les donnes perdues. Ces lments de rponse seront ensuite repris et complts par le matre duvre lors de la phase de cadrage du projet dans une convention de services (annexe du PAQ) qui sera valide par le CH de Gonesse. Cette convention de service, une fois valide deviendra un document contractuel. 4.12 RFRENCES

Le futur matre duvre prcisera ses rfrences : En matire dinterfaces : avec quelles solutions SIH du march est-il interfac ? En matire dtablissements de sant : dans quel(s) tablissement(s) de sant sa solution a-telle t dploye ? Quel est le primtre ?

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Maitrise duvre et conduite de projet

4.13

MATRISE DUVRE

Le matre duvre du march, en temps que responsable d'ensemble du projet, est soumis une obligation de rsultat et de bonne fin du projet, et doit assurer de ce fait la responsabilit de lensemble des actions sur le projet, directement prises en charge son niveau ou par ses sous-traitants. Dans ce cadre, le matre duvre interlocuteur unique du Centre Hospitalier de Gonesse, peut confier la ralisation d'un sous-ensemble fonctionnel une ou plusieurs socits tierces, qui est ou sont considre(s) comme son ou ses sous-traitant(s). La prfrence de lEtablissement ira vers des montages minimisant la sous-traitance. Il appartient au matre duvre responsable de l'intgration d'assurer la coordination du projet et de mettre en uvre les actions en vue d'assurer son bon droulement. Il lui appartient donc de se conformer l'ensemble des obligations du march, de conseiller le Centre Hospitalier de Gonesse toutes les tapes, notamment en matire d'organisation, de le mettre en garde contre toute difficult qu'il pourrait percevoir et d'assurer toutes les actions utiles la bonne fin des travaux. Le matre duvre satisfera galement son obligation d'information vis--vis du client, nonobstant les comptences ou connaissances dtenues par les quipes du CH de Gonesse. Le matre duvre intgrateur qui doit se comporter en conseiller loyal vis--vis du Centre Hospitalier de Gonesse, s'oblige apporter tous les moyens qu'il juge ncessaires et faire preuve de la comptence, du soin, et de diligence appropris dans l'accomplissement des prestations faisant l'objet du prsent march. Plus prcisment, la matrise duvre aura la responsabilit globale du projet vis--vis de la matrise douvrage et aura pour rle : - La conduite du projet (coordination et planification des phases et des actions), - La mise en uvre et lintgration des progiciels proposs dans le systme dinformation de ltablissement, - L'intgration de la solution propose dans l'environnement technique et fonctionnel du Centre Hospitalier de Gonesse, - La coordination des interventions des diffrents intervenants : planification des oprations, affectation des ressources, contrle de l'avancement et de la qualit des oprations, rdaction et diffusion des comptes-rendus d'avancement ; - Le paramtrage et lassistance au dmarrage, - La formation des rfrents utilisateurs, - La formation des quipes de la DSI, - La maintenance corrective, volutive et rglementaire du systme, - Lassistance technique et fonctionnelle, - Le suivi des versions des progiciels applicatifs et interfaces. Il appartiendra donc la matrise duvre de dfinir les moyens techniques ncessaires la ralisation du march, de spcifier la constitution de lquipe projet, danalyser les incidents et de proposer des scnarii de dploiement progressif en matire de livraison des fonctionnalits, dune part, et dquipement des services dautre part.

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Les obligations que devra respecter le matre d'ouvrage pour permettre au matre d'uvre d'honorer ses obligations de rsultats et de dlais, seront explicitement et en totalit inscrites au march. Dans le cas ou le matre d'ouvrage ne pourrait respecter ses obligations, le retard ventuellement induit ne saurait tre imputable au matre d'uvre.

4.14

CONDUITE DU PROJET

Le matre duvre est tenu de mettre en place et d'animer un dispositif de conduite du projet adapt l'enjeu de cette opration et aux engagements pris au niveau du rsultat final. L'objectif est de permettre au Centre Hospitalier de Gonesse de conserver la matrise du projet et de disposer tout moment dune totale visibilit sur les actions conduire. Pour cela, le dispositif doit permettre une information rgulire de l'Etablissement sur le droulement des travaux afin que celui-ci conserve une bonne capacit d'anticipation. Pour ce faire, la matrise duvre mettra disposition du CH de Gonesse une quipe de projet : - Identifie dans sa composition, - Affecte au projet et disponible, - Forme et connaissant le produit retenu, - Persistante dans le temps. Le matre duvre prsentera dans sa rponse la composition prvisionnelle de lquipe projet, ainsi que les CV des intervenants pressentis. Le chef de projet est linterlocuteur privilgi du Centre Hospitalier de Gonesse quelle que soit la nature du problme rencontr (systme, logiciel de base, etc.). Un supplant devra connatre linstallation du Centre Hospitalier de Gonesse pour pouvoir rpondre aux problmes ventuels en cas dabsence du chef de projet. Le matre duvre prsentera galement les profils techniques et fonctionnels du personnel du Centre Hospitalier de Gonesse et la charge de travail associe par profil requis et par type d'intervention qui seront ncessaires pour la conduite des oprations (mais galement suite au dploiement). Lensemble du projet sera dcoup en sous-ensembles, chaque sous-ensemble tant plac sous la responsabilit dun intervenant du Centre Hospitalier de Gonesse.

4.14.1

Ralisation du Plan dAssurance Qualit

Le Plan dAssurance Qualit (PAQ) est un document dengagement de ralisation ngoci entre ltablissement et le matre duvre. Il dcrit les dispositions, procdures et responsabilits ncessaires lobtention de la qualit requise pour la mise en uvre du projet. Le Plan dAssurance Qualit devra dcrire les dispositifs mis en uvre pour assurer la qualit tout au long du projet. Il prcisera notamment : - Les interlocuteurs, avec leurs fonctions et grade, du CH de Gonesse et du matre duvre, - La description du projet, - Les tapes du projet,

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Les procdures appliquer pour respecter les normes qualit vises, Les processus de contrle d'application des procdures, La conduite de revues qualit priodiques, La mthodologie et dmarche de correction des anomalies lors des campagnes de recettes, La conduite de revues projet des jalons clefs, Les livrables en conformit avec le plan de mise en uvre, Les indicateurs de performance et de qualit, La convention de service (Cf Convention de services).

Le PAQ couvre la totalit des prestations pour la dure du march et est applicable lensemble des intervenants. La validation de ce document par la Matrise dOuvrage est une condition ncessaire la poursuite des travaux. La Plan dAssurance Qualit valid devient une pice annexe au contrat.

4.14.2

Suivi et coordination du projet

Le suivi davancement du projet sappuiera sur un certain nombre de points de contrle : - runion de lancement, - runions du Comit de Pilotage, - runions du Comit de Projet, - runions de travail ponctuelles. Chaque runion donne lieu systmatiquement l'mission d'un compte rendu reprenant les points de l'ordre du jour et prcisant sur chacun d'eux les difficults, commentaires, dcisions retenues et actions mener. Les comptes rendus des runions de travail sont tablis par le matre duvre puis, aprs la validation par la Matrise d'Ouvrage, il sera sign par les reprsentants des deux parties. Il sera transmis au Centre Hospitalier de Gonesse au plus tard 5 jours ouvrables aprs la runion. Les autres comptes-rendus sont raliss par ltablissement. Comit de pilotage Le Comit de Pilotage est charg de contrler lorganisation gnrale et lexcution des prestations. Pralablement la tenue de chaque Comit de Pilotage, le matre duvre du march prpare un rapport davancement des prestations quil adresse aux membres du comit de pilotage. Le Comit de Pilotage est le point central dchanges dinformation et de coordination du projet. A cette fin, il doit notamment : - Echanger les informations ncessaires au bon droulement du projet, - Dfinir les critres davancement des travaux du matre duvre, - Vrifier le contenu des rapports davancement, - Emettre un avis sur ltat davancement, - Demander des expertises ou missions particulires au matre duvre, - Suivre, coordonner et contrler lexcution des prestations objets du prsent cahier des charges, - Examiner les ressources humaines affectes au march,

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Examiner lopportunit de recourir dautres prestations proposes, Darbitrer en dernire instance les points de blocage.

La frquence standard de runion de ce comit est mensuelle. Dans cette optique, le matre duvre rend compte lors des comits de pilotage la Matrise dOuvrage, de l'avancement des travaux. Ce suivi s'effectue par rapport aux dlais, ses ressources propres, aux charges et aux cots. Il s'appuiera sur une dclinaison des tches avec une prcision permettant une relle visibilit. Pour cela, la matrise duvre fournit : - le planning mensuel du projet fourni au minimum 3 jours ouvrables avant le Comit de Projet, - une note de synthse prparatoire chaque Comit de Projet, fournie 3 jours ouvrables minimum avant la runion, - un tableau de suivi des charges de matrise duvre (tous intervenants confondus), actualis mensuellement et fourni 3 jours ouvrables minimum avant le Comit de Projet, - un tableau de suivi des cots, actualis mensuellement et fourni 3 jours ouvrables minimum avant le Comit de Projet. - une synthse de l'avancement des travaux, mettant en exergue les problmes rencontrs et proposant des solutions pour les rsoudre. Comit de projet Le Comit de Projet est charg dassurer le suivi oprationnel du projet et de fournir les lments ncessaires la tenue des Comits de Pilotage. Le Comit de Projet peut dcider de la cration de comits ad hoc ddis des sujets particuliers (ex. : suivi des anomalies, recette fonctionnelle, migration des donnes, etc.) Le Comit de Projet se runit, par dfaut, deux fois par mois. Il a notamment pour objet de : - Suivre lavancement des actions en cours ; - Suivre les travaux de conception, de dveloppement, de recette, de validation et dintgration ; - Planifier les phases de recettes et de mise en production ; - Proposer au Comit de Pilotage des points pour dcision ; - Identifier les alertes remonter au Comit de Pilotage ; - Suivre les incidents et leurs impacts sur le projet ; - Identifier les actions prendre pour pallier ou corriger dfinitivement lincident.

4.15

CONDUITE DU CHANGEMENT

Compte tenu de limportance des enjeux de ce projet et de ses implications au regard des pratiques de pilotage de lactivit, la mise en uvre de la nouvelle solution doit faire lobjet dun accompagnement particulirement soign et adapt, notamment en ce qui concerne les aspects organisationnels induits, la formation, lassistance.

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En regard de ses expriences prcdentes et en intgrant lensemble des paramtres prcdents, le matre duvre proposera un plan projet et une stratgie de mise en place de la solution au sein de ltablissement. Il prcisera galement les ressources et activits (en quantit, qualit et dure) que doit fournir le Centre Hospitalier de Gonesse pour le bon droulement du projet. Le dploiement de ce plan sera la charge du Centre Hospitalier de Gonesse.

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5 ANNEXES

1. Cartographie du SIH 2. Exemple de CREA 3. Guide de lecture de CREA 4. Exemple de tableau de bord de ressources humaines par ple 5. Exemple de tableau de bord synthtique par ple 6. Exemple de tableau de suivi des dpenses par ple 7. Exemple de tableau dtaill par ple 8. Indicateurs et analyse

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5.1 5.1.1

ANNEXE : CARTOGRAPHIE DU SIH Le SIH

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5.1.2

Les changes

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5.1.3

Les modules fournissant des tableaux de bord

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5.1.4

Le rcapitulatifRequteur Intgr Logiciel Business Object Dveloppement Spcifique CHG

Domaine Patient Anapath Diamic Laboratoires Inlog EFN Xplore Imagerie Mdicale Xplore DIM SIM Millenium OASIS PRN Cristal-Net GESTACT GESTDIAG PMSI-Psy PMSI-SSR

X X X X X SQL Excel SQL SQL ACCESS

X

ACCESS Gestact

SERVACT Urgences Pdiatrie URQUAL Urgences Adultes URQUAL Domaine Gestion conomique et Financire Restauration - Fabrication Orbis Restauration Restauration Self Espasself Bio-Mdical OPTIM Gestion Economique Pharmacie Labos. GEF Domaine Financier Recettes Dpenses Contrle de Gestion Finance GEF Suivi Budgtaire FacturationDAP CASH

X X

SQL ACCESS

X X X X SQL

X

ACCESS ExcelACCESS

X X X X X X

ActivitSAM PMSIPILOT GESTACT SERVACT DRDV

ACCESS Comptage manuel

Comptabilit analytique ENC Retraitement Comptable

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GEF

X

Excel

Domaine Ressources Humaines GestionAGIRH-Noyau

X ACCESS ACCESS X

ActivitBilan Social Prime de Service

Paie PH7

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5.2

ANNEXE : EXEMPLE DE CREARESULTATS ANALYTIQUES 2006 Ple 7 - Appareil locomoteur

DEPENSES

Chirurgie IV

MPR

Total

CHARGES DIRECTES (1) personnel personnel mdical personnel non mdical personnel extrieur paramdical consommables mdicaux spcialits pharmaceutiques produits sanguins fluides et gaz mdicaux autres produits pharmaceutiques DMI et prothses petit matriel et fournitures mdicales sous-traitance mdicale laboratoires imagerie autres matriel mdical location entretien, rparation, maintenance amortissements autres charges directes couches, alses, produits absorbants autres charges

2 473 320,97 2 160 715,67 439 707,52 1 710 773,60 10 234,55 268 621,28 116 377,91 69 899,89 800,14 6 903,89 357,23 74 282,22 6 902,20 568,32 1 435,49 4 898,39 29 399,42 5 301,88 2 158,75 21 938,79 7 682,40 7 294,38 388,02

2 333 943,92 2 248 652,11 350 068,21 1 850 482,60 48 101,30 58 277,17 21 141,07 1 675,05 322,35 2 213,73 32 924,97 4 723,92 318,72 3 696,10 709,10 20 282,51 1 251,01 3 824,27 15 207,23 2 008,21 2 008,21

4 807 264,89 4 409 367,78 789 775,73 3 561 256,20 58 335,85 326 898,45 137 518,98 71 574,94 1 122,49 9 117,62 357,23 107 207,19 11 626,12 887,04 5 131,59 5 607,49 49 681,93 6 552,89 5 983,02 37 146,02 9 690,61 9 302,59 388,02

RECETTES SUBSIDIAIRES (2) remboursements de frais de personnel produits exceptionnels autres recettes subsidiaires

51 236,77 2 209,69 48 827,08 200,00

36 905,52

88 142,29 2 209,69 81 956,86 3 975,74

33 129,78 3 775,74

CHARGES INDUITES (3) logistique mdicale pharmacie strilisation gnie biomdical hygine dpt de sang logistique htelire blanchisserie restauration prestations internes consultations internes laboratoires imagerie mdicale explorations fonctionnelles mdecine physique urgences anesthsiologie blocs opratoires chirurgie pdiatrique consultations rdc logistique et gestion gnrale structure

5 357 255,01 158 840,20 51 045,41 16 490,24 3 690,92 5 557,25 82 056,38 225 856,88 52 752,12 173 104,76 3 680 301,85 4 017,97 288 507,16 89 313,92 12 386,52 34 628,96 87 332,90 1 078 528,10 1 359 575,73 257 494,11 468 516,48 1 212 977,24 79 278,84

973 817,36 24 364,45 10 742,69 4 553,04 7 102,36 1 966,36 139 199,34 19 641,93 119 557,41 266 919,09 1 208,74 57 966,05 25 200,27 9 350,64 172 393,40 215,21 584,78

6 331 072,37 183 204,65 61 788,10 16 490,24 8 243,96 12 659,61 84 022,74 365 056,22 72 394,05 292 662,17 3 947 220,94 5 226,71 346 473,21 114 514,19 21 737,16 207 022,36 87 332,90 1 078 743,31 1 360 160,51 257 494,11 468 516,48 1 722 978,61 112 611,95

510 001,37 33 333,11

TOTAL CHARGES NETTES (1-2+3)

7 779 339,21

3 270 855,76

11 050 194,97

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RESULTATS ANALYTIQUES 2006 Ple 7 - Appareil locomoteur

RECETTES

Chirurgie IV

MPR

Total

Application du modle d'allocation budgtaire

(T2A 35% + DAC 65% au prorata recettes T2A)

RECETTES HOSPITALIERES - part AM (89,61%) (1) recettes soumises l'activit produits des GHS (35%) consultations et actes externes (35%) dotation annuelle complmentaire (65%) dotation annuelle de financement

6 699 333,64 6 699 333,64 2 241 664,28 88 124,81 4 369 544,55

2 663 896,00

9 363 229,64 6 699 333,64 2 241 664,28 88 124,81 4 369 544,55

2 663 896,00

2 663 896,00

RECETTES HOSPITALIERES - part hors AM (2) tarifs tarifs hospitalisation consultations et actes externes autres produits forfaits journaliers prestations patients trangers

1 024 389,22 653 004,42 577 996,91 69 949,51 5 058,00 192 378,00 179 006,80

472 165,90 270 418,32 240 748,25 28 158,07 1 512,00 99 630,00 102 117,58

1 496 555,12 923 422,74 818 745,16 98 107,58 6 570,00 292 008,00 281 124,38

AUTRES RECETTES (3) prestations internes

390 432,60 390 432,60

390 432,60 390 432,60

TOTAL RECETTES (1+2+3)

7 723 722,86

3 526 494,50

11 250 217,36

RESULTAT NET

-55 616,35

255 638,74

200 022,39

Application de la T2A 100%

RECETTES Recettes hospitalires - part AM (89,61%) (1) produits des GHS consultations et actes externes autres recettes Recettes hospitalires - part hors AM (2) Autres recettes (3)

Chirurgie IV 6 656 540,26 6 404 755,09 251 785,17

MPR 2 663 896,00

Total 9 320 436,26 6 404 755,09 251 785,17 2 663 896,00 1 496 555,12 390 432,60

2 663 896,00 1 024 389,22 472 165,90 390 432,60

TOTAL RECETTES (1+2+3)

7 680 929,48

3 526 494,50

11 207 423,98

RESULTAT NET

-98 409,73

255 638,74

157 229,01

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5.3

GUIDE DE LECTURE DES CREA Dans le cadre du nouveau mode de financement des tablissements hospitaliers, la tarification lactivit (T2A), il est devenu essentiel destimer la contribution de chacune des entits lquilibre financier global, et de reprer les entits en difficult afin de lancer des actions de rorganisation. Dans un contexte de mise en uvre de la nouvelle gouvernance, lentit analyse est le ple dactivit. Le travail prsent ci-aprs est inspir des travaux de la MEAH (mission nationale dexpertise et daudit hospitaliers) et sappuie sur le guide mthodologique de lENC (tude nationale de cots) commune paru en dbut danne. Il sagit dun premier travail, dont la mthodologie pourra voluer la faveur de cls de rpartition plus pertinentes ( dfinir) Remarque importante : il nest pas fait dtude comparative avec lanne 2005 du fait de la nouvelle mthodologie applique et surtout des nouvelles units duvre utilises (changement de nomenclature des actes notamment). Prsentation des tableaux Ltude se dcline en trois points : calcul des cots de fonctionnement des ples, calcul des recettes gnres par leur activit selon les rgles de la T2A et dtermination du rsultat analytique qui en dcoule. Le rsultat obtenu est soit un dficit, soit un excdent, mais ne doit pas tre analys sous le seul angle conomique, une activit pouvant tre structurellement dficitaire et pourtant essentielle ltablissement, une autre excdentaire mais pas forcment stratgique Deux rsultats sont prsents. Le premier rpond lapplication du modle dallocation budgtaire actuel (recettes exprimes en % de T2A + financements forfaitaires) et dresse un premier bilan de la situation des ples. Le second rsultat permet de mesurer, activit constante, les pertes ou les gains attendus de lapplication de la T2A 100% (mise en uvre en 2008). I. CALCUL DES COUTS DE FONCTIONNEMENT Les cots calculs sont des cots complets. Ils sont composs de charges directement affectes, minores de recettes dites subsidiaires car non gnres par lactivit principale des ples (les soins), et majores de charges dites induites car gnres par lactivit des ples mais affectes en premire intention sur les services prestataires consommateurs de ressources. A. LES CHARGES DIRECTES. Les charges affectes aux ples sont directement lies lactivit mdicale : personnel, consommables, soustraitance et matriel mdical pour lessentiel. [source : GEF] Le personnel est le premier poste de dpense (rappel : 70% du budget) et son cot ventil sur les activits via le logiciel de paie sur la base des affectations fournies la DRH et la DAM. Une mise jour rgulire des affectations des agents mdicaux et non mdicaux est donc essentielle (au minimum une fois lan, dans lidal chaque mouvement de personnel). Le cot de personnel extrieur a t isol, car intressant en terme danalyse dans la mesure o il traduit des difficults de fonctionnement et de recrutement.

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Les consommables mdicaux sont le deuxime poste de dpense et mritent une attention particulire en terme dimputation et de suivi, en lien avec la pharmacie. Le recours la sous-traitance est le reflet de pratiques mdicales, et doit interpeller les responsables en cas de montant significatif. Les charges lies au matriel mdical sont plus structurelles mais tout aussi importantes. La ligne location correspond le plus souvent aux matelas anti-escarres. Un cot lev dentretien du matriel peut reflter une certaine vtust. B. LES RECETTES SUBSIDIAIRES. Les recettes subsidiaires correspondent aux recettes de titre III, et viennent compenser des charges qui ne concourent pas directement la production du ple. [source : GEF + CASH] Parmi les recettes subsidiaires se trouvent notamment les remboursements de frais de personnel (indemnits journalires par exemple), les produits exceptionnels (r-missions de titres sur exercices antrieurs), et les produits dactivits annexes.

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