PROCÉDURE SUR LA RÉCEPTION ET L’EXAMEN DES PLAINTES RELATIVES À UN PROCESSUS D’ADJUDICATION OU D’ATTRIBUTION D’UN CONTRAT

Instance compétente : Vice-recteur à l’administration et aux finances

Signature : Original signé par : _________________ Charles Nadeau Responsable de l’application : Vice-recteur à l’administration et aux finances Date d’approbation : 22 mai 2019 Date d’entrée en vigueur : 25 mai 2019 Date de la dernière modification :

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TABLE DES MATIÈRES

1. PRÉAMBULE ......................................................................................................... 1

2. OBJET................................................................................................................... 1

3. CADRE JURIDIQUE ................................................................................................ 1

4. DÉFINITIONS ........................................................................................................ 1

5. CONDITIONS D’OUVERTURE ................................................................................. 2

5.1. Intérêt requis du plaignant ................................................................................. 2

5.2. Type de contrats visés ........................................................................................ 2

6. ÉTAPE DU PROCESSUS DE DÉPÔT D’UNE PLAINTE ................................................. 3

6.1. Avis préalable ..................................................................................................... 3

6.2. Transmission de la plainte .................................................................................. 3

6.3. Délais .................................................................................................................. 3

6.4. Contenu de la plainte ......................................................................................... 3

6.5. Retrait d’une plainte........................................................................................... 4

7. TRAITEMENT DE LA PLAINTE ................................................................................. 5

7.1. Accusé réception ................................................................................................ 5

7.2. Vérification de l’intérêt requis ........................................................................... 5

7.3. Mention au SÉAO ............................................................................................... 5

7.4. Analyse de la recevabilité de la plainte .............................................................. 5

7.5. Analyse du bien-fondé de la plainte ................................................................... 6

7.6. Demande de précision........................................................................................ 6

7.7. Transmission des décisions ................................................................................ 6

8. RECOURS DU PLAIGNANT À L’AMP ....................................................................... 7

9. RÔLES ET RESPONSABILITÉS ................................................................................. 7

9.1. Directeur concerné ............................................................................................. 7

9.2. Responsable du contrat...................................................................................... 8

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9.3. RARC ................................................................................................................... 8

10. RESPONSABLE DE L’APPLICATION DE LA PROCÉDURE ........................................ 9

11. ENTRÉE EN VIGUEUR ......................................................................................... 9

12. MISE À JOUR ..................................................................................................... 9

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1. PRÉAMBULE

La présente procédure régit le processus de traitement des plaintes dans un cadre d’acquisition de biens, de services, de travaux de construction et en matière de technologies de l’information par l’UQTR. Les règles prévues dans la présente procédure respectent celles édictées par la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) et les règlements en découlant, par la Loi sur l’autorité des marchés publics (LAMP), par le Règlement sur les contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction ainsi que par la Politique sur les contrats d’approvisionnement, de services, de travaux de construction, et sur l’inventaire et la disposition des biens. Cette procédure assure un traitement des plaintes respectant des règles de transparence et d’équité envers les fournisseurs de biens, de services, de travaux de construction et en matière de technologie de l’information.

2. OBJET

La présente procédure a pour objet de définir les modalités applicables à la réception et au traitement des plaintes relatives au processus d’adjudication d’un contrat et à la manifestation d’intérêt relativement à un processus d’attribution d’un contrat public au sens de l’article 21.0.3 de la LCOP. La présente procédure ne vise pas les demandes d’information ou de précision à l’égard du contenu des documents d’un appel d’offres, d’un processus de qualification d’entreprise, d’un processus d’homologation de biens ou d’un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré.

3. CADRE JURIDIQUE

La présente procédure est mise en place en application de l’article 21.0.3 de la LCOP.

4. DÉFINITIONS

Aux fins de la présente directive, les mots et expressions suivants se définissent comme suit : « Contrat de gré à gré » : Désigne exclusivement un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP. « Directeur concerné » : Désigne le directeur du Service de l’approvisionnement lorsqu’il s’agit d’un contrat d’approvisionnement, de services ou en matière de

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technologie de l’information ou le directeur du Service de l’équipement lorsqu’il s’agit d’un contrat de travaux de construction. « Manifestation d’intérêt » : Désigne la manifestation d’intérêt relativement à un processus d’attribution d’un contrat public au sens de l’article 21.0.3 de la LCOP. « Plainte » : Expression d’une insatisfaction faisant l’objet d’une demande corrective portant sur une condition d’un appel d’offres public ou sur une décision de l’UQTR dans le cadre d’un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises, sur un processus d’homologation de biens en cours dont les documents prévoient :

des conditions qui n’assurent pas un traitement intègre et équitable des concurrents ou ;

des conditions qui ne permettent pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés ou ;

des conditions qui ne sont pas autrement conformes au cadre normatif.

Désigne également la manifestation d’intérêt.

« RARC » : Désigne le responsable de l’application des règles contractuelles de l’UQTR.

« SÉAO » : Désigne le système électronique d’appel d’offres approuvé par le gouvernement.

5. CONDITIONS D’OUVERTURE

5.1. Intérêt requis du plaignant

Le plaignant doit avoir l’intérêt requis pour déposer une plainte. À cette fin, il doit, notamment, démontrer qu’un préjudice lui serait raisonnablement causé par l’objet de la plainte advenant le refus d’appliquer la mesure corrective demandée. Dans le cadre d’un processus d’attribution de contrat de gré à gré, seul un plaignant en mesure de réaliser le contrat de gré à gré visé par le processus d’attribution est considéré comme ayant l’intérêt requis.

5.2. Type de contrats visés

Seuls les contrats publics visés par la LCOP peuvent faire l’objet d’une plainte.

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6. ÉTAPE DU PROCESSUS DE DÉPÔT D’UNE PLAINTE

6.1. Avis préalable

Avant de déposer une plainte, le plaignant peut d’abord adresser ses récriminations à l’UQTR en communiquant avec la personne ressource identifiée dans l’avis publié au SÉAO.

6.2. Transmission de la plainte

Le plaignant doit transmettre sa plainte, par voie électronique, au directeur concerné à l’adresse suivante : service.approvisionnement@uqtr.ca. Le plaignant a également la responsabilité de transmettre sa plainte à l’AMP pour information. Pour être recevable, une plainte, à l’exception d’une manifestation d’intérêt, doit être présentée sur le formulaire déterminé par l’Autorité des marchés publics (AMP) disponible à l’adresse suivante : https://www.amp.gouv.qc.ca/porter-plainte/plainte-organisme-public/.

6.3. Délais

Une plainte doit être reçue au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée au SÉAO1. Une plainte doit porter sur le contenu des documents disponibles au plus tard 2 jours avant la date limite de réception des plaintes.

6.4. Contenu de la plainte

Une plainte concernant un processus d’adjudication doit contenir les informations suivantes :

Identification et coordonnées du plaignant;

Nom;

Adresse;

Numéro de téléphone;

Numéro d’entreprise du Québec;

Adresse courriel.

1 La date limite de réception des plaintes se termine toujours à sa 23e heure 59e minute et 59e seconde. Ainsi, une plainte peut être transmise et reçue par l’UQTR à tout moment à l’intérieur des délais prescrits.

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Identification de la demande de soumissions visée par la plainte;

Numéro de la demande de soumissions;

Numéro de référence SÉAO;

Titre.

Exposé détaillé des motifs au soutien de la plainte;

Tout document pertinent au soutien des motifs de la plainte, le cas

échéant.

Une manifestation d’intérêt doit contenir les informations suivantes :

Identification et coordonnées du plaignant;

Nom;

Adresse;

Numéro de téléphone;

Numéro d’entreprise du Québec;

Adresse courriel.

Identification de la demande de soumissions visée par la plainte;

Numéro de la demande de soumissions;

Numéro de référence SÉAO;

Titre.

La démonstration que le plaignant est en mesure de réaliser le contrat en

fonction des besoins et des obligations énoncées dans l’avis d’intention.

6.5. Retrait d’une plainte

Le plaignant peut retirer sa plainte avant la date limite de réception des plaintes en complétant le formulaire disponible à l’adresse suivante : https://www.amp.gouv.qc.ca/porter-plainte/plainte-organisme-public/ et en le transmettant par courriel à l’UQTR, à l’adresse suivante : service.approvisionnement@uqtr.ca. À la suite de la réception de ce courriel, l’UQTR inscrit la date du retrait de la plainte au SÉAO.

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7. TRAITEMENT DE LA PLAINTE

7.1. Accusé réception

Lors de la réception d’une plainte, l’UQTR transmet un accusé de réception au plaignant.

7.2. Vérification de l’intérêt requis

Lors de la réception d’une plainte, l’UQTR vérifie que le plaignant a l’intérêt requis.

Si le plaignant n’a pas l’intérêt requis, sa plainte est rejetée sans faire l’objet d’une analyse quant à sa recevabilité et son bien-fondé et l’UQTR lui transmet sans délai un avis à cet effet.

7.3. Mention au SÉAO

Dans le cas où le plaignant a l’intérêt requis, l’UQTR indique au SÉAO la date à laquelle la plainte a été reçue.

7.4. Analyse de la recevabilité de la plainte

Pour être recevable, la plainte doit :

a) correspondre à la définition de plainte; b) concerner un contrat visé à l’article 5.2; c) porter sur le contenu des documents disponibles au plus tard 2 jours

avant la date limite de réception des plaintes indiquée au SÉAO; d) être transmise sur le formulaire déterminé par l’AMP et au destinataire

indiqué à l’article 6.2; e) être reçue dans les délais;

f) ne pas avoir fait l’objet d’une même plainte par le même plaignant au cours du même processus;

g) ne pas concerner des faits ayant fait ou faisant l’objet d’un recours

judiciaire par le plaignant; h) ne pas être abusive, frivole ou manifestement mal fondée;

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i) ne pas porter sur une modification apportée aux documents d’appel d’offres conformément à une ordonnance ou à une recommandation de l’AMP.

Si la plainte ne remplit pas tous les critères de recevabilité, elle est automatiquement rejetée et l’UQTR transmet un avis à cet effet au plaignant.

7.5. Analyse du bien-fondé de la plainte

Le directeur concerné convient avec le responsable de l’appel d’offres ou avec le service requérant, des vérifications qui doivent être effectuées afin d’analyser le bien-fondé des motifs allégués dans la plainte. Au terme de l’analyse approfondie de la plainte, le directeur concerné en détermine le bien-fondé ou non. S’il l’estime nécessaire, le directeur peut demander l’avis du RARC, lequel doit répondre au directeur dans un délai maximal de 3 jours. S’il estime que la plainte est non fondée, il rejette la plainte et transmet une décision à cet effet au plaignant. S’il estime qu’elle est fondée, il doit accepter la plainte, prendre les mesures appropriées pour y donner suite et transmettre une décision à cet effet au plaignant.

7.6. Demande de précision

Le directeur concerné peut contacter le plaignant pour obtenir davantage de précisions. Si le plaignant refuse ou néglige de fournir, dans les délais fixés dans la demande de précision, les renseignements ou les documents demandés, la plainte peut être rejetée.

7.7. Transmission des décisions

La décision ou l'avis est transmis au plaignant après la date limite de réception des plaintes, mais au plus tard 3 jours avant la date limite de réception des soumissions indiquée au SÉAO. Lorsqu’une décision ou un avis est transmis, la date limite de réception des soumissions doit être reportée pour qu’il y ait un délai minimal de 7 jours

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entre la transmission de la décision ou de l’avis et la date limite de dépôt d’une soumission. Dans le cas d’une manifestation d’intérêt, un délai minimal de 7 jours entre la date de transmission de la décision au plaignant et la date limite de conclusion du contrat de gré à gré doit être respecté. Au besoin, la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré est reportée afin de respecter ce délai minimal.

Dans le cas où plus d’une plainte est reçue pour un même appel d’offres, toutes les décisions sont transmises au même moment. Les décisions sont transmises par voie électronique à l’adresse courriel que le plaignant a indiquée sur le formulaire de plainte. L’UQTR fait mention sans délai au SÉAO de la transmission de la décision au plaignant.

8. RECOURS DU PLAIGNANT À L’AMP

Si le plaignant est en désaccord avec la décision de l’UQTR, il peut porter plainte à l’AMP. La plainte doit être reçue par l’AMP au plus tard 3 jours suivant la réception par le plaignant de la décision de l’UQTR. Si le plaignant n’a pas reçu la décision de l’UQTR 3 jours avant la date limite de réception des soumissions, ou avant la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré, selon le cas, il peut porter plainte à l’AMP. La plainte doit être reçue par l’AMP au plus tard à la date limite de réception des soumissions ou, dans le cas d’une manifestation d’intérêt, une journée avant la date prévue de conclusion du contrat inscrite au SÉAO. Le plaignant peut faire une plainte à l’AMP lorsque celle-ci porte sur une modification apportée aux documents d’appel d’offres pendant la période débutant 2 jours avant la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SÉAO. Cette plainte doit être transmise à l’AMP, au plus tard 2 jours avant la date limite de réception des soumissions inscrite au SÉAO. Tout plaignant qui croit avoir été victime de représailles peut porter plainte auprès de l’AMP.

9. RÔLES ET RESPONSABILITÉS

9.1. Directeur concerné

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Le directeur concerné assume les responsabilités suivantes :

a) recevoir la plainte via l’adresse électronique suivante : service.approvisionnement@uqtr.ca;

b) transmettre une copie de la plainte au RARC, à l’adresse suivante :

secretariat.general@uqtr.ca; c) vérifier l’intérêt du plaignant;

d) consulter, au besoin, le requérant; e) analyser la recevabilité de la plainte; f) analyser le bien-fondé de la plainte; g) approuver les solutions proposées et la décision proposée par le

responsable du contrat.

9.2. Responsable du contrat

Le responsable du contrat assume les responsabilités suivantes :

a) accuser réception de la plainte; b) accompagner le directeur concerné dans l’analyse de la plainte ; c) inscrire la date de réception de la plainte au SÉAO; d) proposer des pistes de solutions; e) proposer une décision au directeur concerné; f) transmettre la décision au plaignant, au directeur concerné et au RARC.

9.3. RARC

Le RARC assume les responsabilités suivantes :

a) recevoir une copie des plaintes et des décisions rendues; b) recevoir les renseignements et documents concernant les avis et

décisions rendues;

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c) accompagner, sur demande, le directeur du Service de l’approvisionnement ou le directeur du Service de l’équipement dans l’analyse de la plainte;

d) intervenir dans le processus de gestion des plaintes lorsqu’il le juge

pertinent.

10. RESPONSABLE DE L’APPLICATION DE LA PROCÉDURE

Le vice-recteur à l’administration et aux finances est responsable de l’application, de la mise à jour et de la diffusion de la présente procédure.

11. ENTRÉE EN VIGUEUR

La présente procédure entre en vigueur le 25 mai 2019.

12. MISE À JOUR

La présente procédure est mise à jour tous les 5 ans.