Présentation sur la solution technologique de BANQ en … · • Présentation de la situation et...

Bibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 1

La solution technologique de BAnQen matière de gestion intégrée des documents (GID)Présentation d’un projet novateurChristian BolducArchiviste, Section des archives gouvernementalesCentre d’archives de Québec

Québec


Plan de la présentation

Introduction• Présentation de Bibliothèque et Archives nationales

du Québec (BAnQ)Première partie• Présentation de la situation et du programme

de gestion intégrée des documents (GID) de BAnQDeuxième partie• Représentation d’un outil de GID• Présentation de l’outil de GID conçu par BAnQ


Quelques mots à propos de BAnQ

1920 : Création des Archives de la province de Québec 1967 : Fondation de la Bibliothèque nationale du Québec1998 : Adoption de la Loi sur la Grande bibliothèque du Québec

(GBQ)2002 : Fusion de la Grande bibliothèque du Québec

et de la Bibliothèque nationale du Québec (BNQ)2005 : Sous la responsabilité de la BNQ, ouverture

de la Grande Bibliothèque2006 : Création de Bibliothèque et Archives nationales du Québec

(BAnQ) par la fusion des Archives nationales du Québecet de la Bibliothèque nationale du Québec

▪ 3Bibliothèque et Archives nationales du Québec


BAnQ

▪ 4Bibliothèque et Archives nationales du QuébecBibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 4


BAnQ partout au Québec

Première partie

La gestion intégrée des documentsà BAnQ


Qu’est-ce que la GID?

La gestion intégrée des documents (GID)• La GID, c’est la gestion intégrée des documents

et des dossiers, peu importe leur supportet leur format, durant tout leur cycle de vie.

• La GID repose sur les mêmes outils queceux utilisés en gestion documentaire traditionnelleainsi que de nouveaux.

• La GID englobe donc tant les documents papierque les documents numériques.Les deux types de documents sont gérés ensemble,avec les mêmes outils.

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Qu’est-ce que la GID?

GED : gestion électronique des documents

GDE : gestion des documents électroniques

GID : gestion intégrée des documents

GED et GID = même chose, mais trois éléments qui étaient implicites dans la GED sont explicites dans la GID.

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Pourquoi une gestion intégréedes documents?

Coexistence des documents papieret des documents numériques

• Inefficacité organisationnelle en matière de gestion de l’information• Outils actuels parfois inadaptés à cette situation• Risque de perdre des documents administratifs,

juridiques et financiers• Perte possible de la mémoire institutionnelle

Changement du cadre législatif

Importance grandissante des questionsde sécurité et d’accès

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La situation à la suite de la fusion

Nouvelles réalités +

Nouveaux besoins=

Nécessité d’un nouveau programme de GID• Réalisation d’une analyse des besoins

et des possibilités• Enquête auprès des utilisateurs• Validation du plan auprès du comité de direction

du projet


Constats

Besoin de personnel : embauche d’un archivisteinstitutionnel et d’une deuxième technicienneen documentationNécessité de revoir les outils de GIDpour créer un programme cohérentL’outil technologique du programmme de gestiondocumentaire ne doit pas être de type « expert »mais orienté vers les utilisateurs• Il ne doit pas alourdir indûment les tâches des utilisateurs.• Il doit permettre une certaine personnalisation.Le succès de l’opération repose sur une décentralisation de la gestion documentaire à BAnQ


Mise en œuvre du programme de GID

Révision des outils archivistiques• Plan de classification : limite de quatre niveaux

plutôt que les sept niveaux des anciens plans• Calendrier de conservation : une seule règle par niveau

du plan de classification, sauf quelques exceptions

Élaboration d’une politique de GID• Responsabilisation des gestionnaires

Conception d’une application répondantaux besoins spécifiques de BAnQ : l’iGID


Les défis de la GID à BAnQ

Comment réussir le changement de paradigme?Simplement en :• favorisant l’appropriation d’un nouvel environnement de travail ;• favorisant l’utilisation du plan de classification des documents ;• favorisant la constitution de dossiers institutionnels

« partagés », sous la responsabilité d’un « porteur » du dossier, plutôt que la constitution d’un dossier individuel ;

• facilitant l’accès et la consultation des dossiers institutionnels;• assurant une gestion des accès simple et directement en

relation avec les tâches des utilisateurs.


Les gages de succès pour BAnQ

Les gages de succès de la GID• Appui de la haute direction▪ Concrétise l’engagement institutionnel en matière de gestion

intégrée des documents• Compréhension des gains potentiels

par les gestionnaires• Responsabilité des gestionnaires▪ L’iGID permet l’audit de l’utilisation

• Approche « client »▪ Simplification des composants du « programme »

• Appropriation de l’interface par les utilisateurs• Soutien continu aux utilisateurs

Deuxième partie

Le logiciel de GID


Les quatre principes essentiels

Principes de base d’un bon logiciel de GID

– Fiabilité

– Intégrité

– Conformité

– Systématisation

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La gestion de projet

Un projet de développement d’une application a avantage à se dérouler selon le modèle PDCA

(Plan-do-check-act)ou

Planifier-Développer-Contrôler-Ajuster

On peut représenter le tout selon la roue de Deming.


Le Modèle PDCA


PDCA et la norme ISO 15489

L’utilisation de ce modèle de gestion n’est pas nouvelle en archivistique.

Étape B :Analyser lesactivités

Étape A :Conduire l'enquêtepréliminaire

Étape C :Identifier lesexigencesarchivistiques

Étape E :Identifier lesstratégies pourremplir ces exigences

Étape F :Concevoir lesystèmed'archivage

Étape DÉvaluer lessystèmes existants

Étape HConduire le contröled'après mise enoeuvre

Étape GMettre en oeuvre lesystèmed'archivage

Politique

Norme Mise enoeuvre

Conven-tion


Le modèle logiciel (1 de 3)

2020Bibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 20

La démonstration

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Titre

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