Présentation des concepts derrière le cycle de vie de l'information
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Formation 19-23 Novembre 2013 Pérennisation et communication de l'information numérique Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Pascal Romain Ingénieur documentaire Département de la Gironde
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Présentation effectuée en 2013 dans le cadre de l'association PIN sur le cycle de vie de l'information et l'organisation des records dans les organisations
Transcript of Présentation des concepts derrière le cycle de vie de l'information
Formation
19-23 Novembre 2013
Pérennisation et communication
de l'information numérique
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Pascal Romain Ingénieur documentaire
Département de la Gironde
Sommaire
• Introduction sur les besoins de gestion définition, aspect théorique, cycle de vie • La gestion du processus d’activité documentaire • Les acteurs de la gestion des documents d’activité • La combinaison des besoins utilisateurs et institution
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Historique
1998 le Sous-comité 11 au sein du TC 46, et en France à l’AFNOR, dès 1997, la Commission de normalisation 11
(CN 11, rattachée à la Commission Générale 46) ont travaillé sur la notion de « record »
La norme ISO 15489 fut validée en 2001 en anglais puis traduite en français et publiée par l’AFNOR en avril 2002.
Les records sont alors définis comme l’ensemble des
« documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une
personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales
ou la conduite de son activité ».
Définition
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Dans le cadre des travaux sur la norme ISO 30300 la définition incluse dans la norme ISO 15489 pour définir
la gestion des opérations permettant de contrôler les processus de production documentaire devient
La « gestion des documents d’activité »
Définition
Cela permet notamment d’inclure d’autres aspects liés notamment la gestion de la qualité :
• l’efficacité de toutes les activités « métier » d’une organisation,
• la responsabilisation de tous les acteurs,
• la gestion des risques,
• la continuité des opérations.
et d’inclure d’autres normes
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Contexte normatif lié
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Normes pour la gestion des « Records »
Les normes publiées à ce jour
ISO 15489-1:2001 Information et documentation - «Records management» Partie 1: Principes directeurs
ISO/TR 15489-2:2001 Information et documentation - «Records management» Partie 2: Guide pratique
ISO 23081-1:2006
Information et documentation -- Processus de gestion des enregistrements – Métadonnées pour les enregistrements - Partie 1: Principes
ISO 23081-2:2009 Information et documentation -- Gestion des métadonnées pour l'information et les documents Partie 2: Concepts et mise en œuvre
ISO 22310:2006 Information et documentation -- Lignes directrices pour les «Records» rédacteurs de normes pour les exigences de « Records management » dans les Information et documentation
ISO/TR 26122:2008 Information et documentation Analyse du processus des « records »
ISO/TR 13028:2010 Information et documentation Mise en œuvre des lignes directrices pour la numérisation des enregistrements
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
De quoi a-t-on besoin ?
Une GED ! Une GED !
Une GED ! Une GED !
Une GED !
Une gestion documentaire liée à mon activité métier ou me permettant de partager des documents
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Sommaire
• Introduction sur les besoins de gestion définition, aspect théorique, cycle de vie • La gestion du processus d’activité documentaire • Les acteurs de la gestion des documents d’activité • La combinaison des besoins utilisateurs et institution
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Les activités…
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Et les normes associées
La communication et la conservation
peuvent-elle être garanties au sein d’un
même processus de traçabilité et de description ?
Proposer de passer d'une logique de
gestion individuelle inconsistante, éphémère et isolée
à une logique de
gestion collective organisée, contrôlée et partagée
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Tout type de support Tout type de contenu Prise en compte du
contexte de production
Critère de pertinence Appartenance à un fonds
RECORDS
documents d'activité
Architecture de l’information et de ses usages
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Caractéristiques de l’information
RECORDS documents prouvant
l'action d'un organisme
valeur primaire
Prouver un droit:
- administratif
- judiciaire
- propriété
valeur secondaire
Fournir une information:
- modèle
- documentaire
- patrimoniale
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Continuité des usages de l’information
âge courant
âge intermédiaire
âge définitif
Création, diffusion et usages
gestion et maintenance
tri
élimination
conservation
Prise en compte de l'information
dans sa continuité
Métadonnées
de description
Métadonnées
de gestion
Métadonnées
de pérennisation
production
trace
connaissance
Systématisation d’un contrôle scientifique et technique sur la production documentaire
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
2 cycles de besoins parallèles
•ceux de la production/utilisation
•ceux des outils de conservation/logistique
Production des
données
T0 T2
T1
Stockage éloigné Elimination ou
conservation illimitée
ou des données
Validation Echéance
légale ou
fonctionnelle
Archives courantes Archives intermédiaires Archives historiques
Documents Records
current non current Archives
SAE SAE
@ Aurélien Conraux 2012 BNF
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
La gestion parallèle des activités
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Les documents de l’organisation
@ Aurélien Conraux 2012 BNF
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Le coût de la sur-conservation
LES cycles de vie du document
sources V0.1 V0.2 V1
bureau service arch. historiques
support 1 support 2 support 3
?
V2
© Marie-Anne Chabin - 2009
assistance Modélisation
du processus documentaire
Métadonnées
Élimination
Pérennisation
Communication
paramétrage et outils de
contrôle de la chaîne d’acquisition
LAD/OCR
stockage
contrôle
pilotage
développement de l’entrepôt
documentaire, des index et des
interfaces métiers
recherche
gestion
diffusion
workflow
assistance mise en œuvre
d’une gouvernance transverse des
documents d’activité
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Les processus de l’organisation documentaire
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Entre le document et l’archive, pourquoi, comment
gérer l’activité documentaire comme un processus global
au service des activités de gestion ?
Considérer le document
comme un cycle d’activité
dès sa création
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Entités électroniques
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Les applications de la gestion documentaire : l'exemple de la BNF
Ap
plicati
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rod
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Ap
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•…
SPAR - Infrastructure
SPAR - Réalisation
Versement
SPAR
Service d’Abstraction du Stockage (SAS)
ØAdministration
Gestion de données
ØStockage
Accès
Planification de la Préservation Gallica
….
•…
Production
administrative
Numérisation
de
conservation
Archives du
WEB
Audiovisuel
Production
administrative
Applications de préservation de l’information à long terme @ Aurélien Conraux 2012 BNF
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
La gestion des risques
Comment transformer le risque de perte
en atout de gestion pour l’organisation ?
Mettre en place une
gestion de la production orientée processus
par la mise en place d’un
pilotage transverse de l’information
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Les bénéfices
Performance et connaissance Réduire les coûts : conserver efficacement les informations critiques et y accéder rapidement Le capital immatériel de la collectivité est un levier majeur de la chaîne de valeur Il répond à un besoin croissant de collaboration et de communication Il faut mettre en place les moyens pour exploiter avec efficience ces contenus Etablir les règles de gestion et de partage de l’information de la collectivité Se conformer à la règlementation
Enjeux Risques juridiques et financiers Coût global de stockage qui s’élève Coûts passé à rechercher et à extraire les données Un éparpillement dans des outils différents Pas de « référentiels » Une gestion désordonnée entraîne des pertes de temps et d’informations Pas de capitalisation de la connaissance commune Perte d’identité et contentieux
Risques
Enjeux et risques
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Augmenter la productivité Améliorer la qualité
Capitaliser sur la connaissance Délivrer un meilleur service
automatisation de certains traitements
contrôle des processus de production
normaliser la description
optimiser la mise en œuvre des processus métier
acquérir, gérer, partager l’information de manière centralisée
Garantir la qualité de l’information présentée
Satisfaire aux obligations de conformité archivistique
Faciliter la collaboration et l’utilisation de l’information
Favoriser l’élaboration conjointe émanant de différentes entités
Gérer et coordonner les efforts autour de projets, de fonds de dossiers
Recherche contextualisée
Administration électronique sécurisée
Communication des documents administratifs
Valorisation du patrimoine documentaire
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Qualité et accessibilité
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Qualité et accessibilité
Le records management
impose aux producteurs de
documents de considérer
le document, quel que soit
son support, dès sa création,
en fonction des différentes
valeurs qu’il peut avoir et des
fonctions qu’il remplit.
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Evaluation de la production
Le but du records
management est de lier un
document à l'activité qui l'a
produit et au contexte dans
lequel il a été créé avec des
moyens suffisants pour qu'il
puisse ultérieurement être
accepté comme authentique
et représentatif de
l'information d'origine.
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Certification de la production
Le mécanisme de signature doit permettre (selon art. 1316-1 du Code civil) :
• d’identifier / authentifier l’auteur d’un document (traçabilité)
• de garantir que l’auteur a bien émis ce document et pas un autre
(intégrité : le document n’a pas été altéré entre l‘émission et le moment où le lecteur le consulte)
La signature numérique nécessite l’utilisation de certificats
électroniques
Délivrés par des autorités de certification (tiers certificateurs)
+/- 50 € par an et par personne
3 niveaux de confiance
Classe 1 : Ne garantit pas l'identité du titulaire du certificat mais
seulement l'existence de son adresse e-mail
Classe 2 : Garantit les informations du titulaire et de son entreprise
(contrôlées par l'autorité de certification sur pièces justificatives
transmises par voie postale)
Classe 3 : Idem à la Classe 2, assure un contrôle supplémentaire de
l’identité du titulaire (présentation physique auprès de l’organisme de
certification)
Classe 3+ : Idem à la Classe 3 et remise du certificat sur un support
physique
Sommaire
• Introduction sur les besoins de gestion définition, aspect théorique, cycle de vie • La gestion du processus d’activité documentaire • Les acteurs de la gestion des documents d’activité • La combinaison des besoins utilisateurs et institution
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Jeu de rôles
archiviste juriste qualiticien ingénieur documentaliste
La dream team de la gestion des documents d’activité
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Gestion de la documentation Gestion de la veille juridique Gestion des processus
Gestion de l’entrepôt documentaire Gestion de la valeur probante Gestion de la diffusion
Service de la documentation générale
Services de documentation métier
Direction des relations avec le public
Direction des archives départementales
Service juridique
Services des marchés publics
Service des assemblées
Direction des archives départementales
Direction qualité gestion
Direction systèmes d’information
Direction des archives départementales
Directions métier
Direction systèmes d’information
Référents NAS
Direction des archives départementales
Direction des archives départementales
Direction des systèmes d’information
Direction des archives départementales
Direction la communication interne
Direction de la communication externe
Pas de pratiques communes, pas de vision d’ensemble, pas de maîtrise des processus critiques
Les activités (et les acteurs) de l’organisation
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Gestion transverse
Enjeux génériques
Centraliser la production
Normaliser la qualité
Partager et diffuser en respectant
les accréditations
Processus critique
Dématérialisation et télé-services
Normaliser la qualité
Partager et diffuser en respectant
les accréditation
Administrer l’entrepôt
Maintenir les référentiels
Conserver la production
Composants de gestion transverse
Gestion du cycle de vie de l’info numérique
Contrôle scientifique et technique
Gestion des versements (dossiers hybrides)
Modèles de document
Règles de nommage
Administration Portails de gestion
Indexation
Gestion des métadonnées
Veille sur les supports informatiques
Profils Chef de mission record management
Architecte de l’information
Profils Administrateur technique stockage
Architecte fonctionnel / qualiticien
Qualiticien
Archiviste
Profils Administrateur fonctionnel
Archivistes électroniques
Archivistes et gestionnaires d’activité
Réseau d’infomédiaires
Réseau d’archivistes
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Moyens transverses
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Entités organisationnelles liées
TOUS : production et contextualisation
ENCADRANTS : veille au respect des principes de production
MISSION GAD : appui, contrôle et suivi de la production par
le biais de l’administration des référentiels et l’animation de
l’entrepôt des documents d’activité
Direction des systèmes d’information : sécurité et
évolution des systèmes informatiques
Direction des Affaires juridiques : veille juridique,
participation à la constitution et à la mise à jour
du référentiel de conservation
Direction de la communication : responsable
de l’accès aux documents administratifs et
de la diffusion sélective d’informations
Direction des Archives : responsable de
la pérennisation de l’information et de sa
valorisation
Préserver et transmettre
Créer, décrire, classer
Valider, conserver
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Rôles et responsabilités: exemple du département de la Gironde
Sommaire
• Introduction sur les besoins de gestion définition, aspect théorique, cycle de vie • La gestion du processus d’activité documentaire • Les acteurs de la gestion des documents d’activité • La combinaison des besoins utilisateurs et institution
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Gestion transverse des besoins : anticiper les attentes et gérer les contentieux
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Gestion transverse des besoins : Gérer efficacement l’information
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Gestion transverse des besoins : Diffuser l’information utilisable
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Gestion transverse des besoins : Gérer efficacement l’information
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Gestion transverse des besoins : Satisfaire aux obligations légales et réglementaires
