Lyce ABOU ALABBASS ESSABTI

ACADEMIE DE MARRAKECHCentre Rgional des Mtiers de lEducation et de la Formation

Marrakech Maroc

1 2015AVRIL27LUNDI

2A la fin de cette sance, llve sera capable de :Concevoir un support sur lequel pourronttre enregistres lavance desinformations qui seront ensuite exploites.

Chapitre I: Notion dinformationChapitre II: Recherche dinformation

Chapitre III: La codification de linformationChapitre IV: ?????????????????

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Linformation dans lentreprise est indispensable vu sesdiffrentes fonctions (rles) : Linformation support de processus de gestion : elle

permet la dcision et la coordination; Linformation instrument de communication; Linformation instrument de liaison avec

lenvironnement.Pour assurer ces fonctions, linformation doit trecollecte et saisie sur des supports.

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A. Collecte de linformationLa collecte dinformation est une opration permettantle recueil dinformation interne ou externe lentreprise : Regroupement et enregistrement des documents tels

que factures, chques, lettres de change, bulletin depaie, notes, rapports, PV

Enqute auprs des consommateurs, Consultation des banques de donnes

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B. Saisie manuelle de linformation sur les supports papier

La saisie manuelle consiste noter et mmoriser les informations par crit sur unsupport classique (papier) appel imprim .

Limprim .. Quest ceque cest ? Et pourquoi etcomment le concevoir ?

Limprim .. Quest ceque cest ? Et pourquoi etcomment le concevoir ?

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DOCUMENT N1: Fiche clientDOCUMENT N1: Fiche client

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B.1. Dfinition et rle de limprimUn imprim est un support papier destin recevoirdes informations qui seront ensuite exploites. Il doittre conu de faon claire afin dtre complt et utilisfacilement.Limprim joue les rles suivants : Il prpare un travail administratif : il vite de repenser pour

chaque opration lenregistrement faire et facilite letraitement.

Cest une mmoire : il permet de conserver desinformations pour utilisation ultrieure.

Cest un vhicule dinformation : il permet de transmettre,avec certitude, linformation labore aux destinataires.

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B.2. Les caractristiques de limprim Format

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Le format du papier sobtient en effectuant des divisionssuccessives par 2 partir du format A0 (84.1*118.9cm), selon des normes adoptes par lAssociationFranaise de Normalisation (AFNOR) et recommandespar lorganisation international de normalisation (ISO).

Le chiffre qui suit la lettre A indique le nombre desdivisions faites partir du format A0.

Le format le couramment utilis est A4 correspond unefeuille de (21* 29.7) cm.

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DOCUMENT N2: Format du papierDOCUMENT N2: Format du papier

(84.1* 59.4)

(42*29.7)

(59.4*42)(29.7*21)

B.2. Les caractristiques de limprim Sens dutilisation

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On distingue deux sens dcriture :

A. Collecte de linformationB. Saisie manuelle de linformation sur les supports papier

B.1. Dfinition et rle de limprimB.2. Les caractristiques de limprim

Sens dutilisation Format

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C. Les catgories dimprimsC.1. Les imprims de liaisonC.2. Les imprims de position

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C. Les catgories dimprimsOn distingue deux types dimprims: les imprims de liaison et lesimprims de position.

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C. Les catgories dimprimsC.1. Les imprims de liaison C.2. Les imprims de position

Objectif Ils servent transmettreou collecter des informationsdestines tre saisies et traites.

Ils servent collecter et stockerdes informations qui sont ncessaires destraitements ultrieurs.

Frquencedutilisation

Ils ne sont utilisables quune seule fois. Ils sont souvent consults.

support Papier lger Papier cartonnTitre Un titre est obligatoire, afin de

comprendre immdiatement son utilit.Pas de titre : les documents de mme naturesont classs ensemble, seul le classeur quiporte un titre.

Classement Pas dindicatif de classement Indicatif indispensable pour le classement quidoit tre trs visible

Directivesdutilisation

Directives dutilisation prcises car ledocument est en gnral rempli par despersonnes trangres au service.

Pas de directives dutilisation car le documentest toujours rempli par les mmes employs.

Exemples Demande douverture dun comptecourant postal, questionnaire, demandede cong,

Fiche client, fiche fournisseur, registre descourriers envoys.

A. Collecte de linformationB. Saisie manuelle de linformation sur les supports papier

B.1. Dfinition et rle de limprimB.2. Les caractristiques de limprim

Sens dutilisation Format

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C. Les catgories dimprims

D. La conception de limprim Prsentation de limprim

C.1. Les imprims de liaisonC.2. Les imprims de position

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peignes ou en rteaux

colonnes ou tableaux

lignes

Cases cocher

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D. La conception de limprim Prsentation de limprim Conception de limprim

Les rgles suivantes permettent de concevoir un imprimde bonne qualit: Faire une analyse prliminaire (QQOQCP) Organiser diffrentes rubriques par nature Adopter une prsentation are (Format adquat,

peignes, cases cocher, colonne, lignes) Prparer lcriture (le style)

A. Collecte de linformationB. Saisie manuelle de linformation sur les supports papier

B.1. Dfinition et rle de limprimB.2. Les caractristiques de limprim

Sens dutilisation Format

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C. Les catgories dimprims

D. La conception de limprim Prsentation de limprim

C.1. Les imprims de liaisonC.2. Les imprims de position

Conception de limprim

D. Applications Exercice N1

Exercice N2

1. Un imprim : est utilis pour lorganisation des

informations () est utilis pour la saisie et la collecte

des informations () est utilis pour lanalyse des

informations est utilis pour le stockage des

informations ()2. Un imprim de positon :

a une dure de vie trs courte est consult frquemment () contient des informations relatives

son utilisation ()

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3. Un imprim de liaison : est un document exclusivement interne contient des informations relatives son

utilisation () est consult frquemment

4. Un imprim de qualit : est un imprim bien structur () a une prsentation are () facilite lcriture par des peignes, des

colonnes et des cases cocher ()5. Le format du papier A5 sobtient:

en divisant la longueur du format A4par 2. ()

en divisant la largeur du format A4 par 2. en divisant la longueur du format A6 par 2.

Rpondez aux questions suivantes en cochant () une ou plusieurs propositionsApplication N1Application N1

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Lentreprise ARA-CERAM vous demande de concevoir un supportpapier (imprim) sur lequel pourront tre enregistres les informations surses 52 employs (Nom, Diplme, Poste, Anciennet, Salaire, Tlphone,Adresse, Compte bancaire, N CNSS.). Limprim doit avoir lescaractristiques suivantes :1. Format A52. Le sens de lutilisation : litalienne3. Lcriture doit tre prpare laides de : colonnes, peignes, lignesTester la qualit de votre imprim en le faisant remplir par ces informations :

Application N2Application N2

Rfrences OUVRAGES:

ALDOSA et al. (2003), INFORMATION COMMUNICATION ORGANISATION:BTS assistant de gestion de PME et de PMI , 2 dition

GUERTAOUI et al. (2003), GESTION ET ORGANISATION: BTS assistant dedirection et assistant secrtaire trilingue , 2 dition

MNUEL de lconomie et organisation administrative dentreprises, linformationdans lentreprise ,

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LYCEE OULED HRRIZ 2006/2007. AUTRES