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Projet d’élaboration de Tableau Gestion

des Documents de la CACI

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Celui qui détient l’information détient le pouvoir.

Celui qui ne connait pas son histoire est condamné à la revivre.1

Les Archives est une source d’information.

Les Archives est une source d’histoire.

1 Karl Marx

Direction des publications et de la documentationService Archives

L’Entreprise doit détenir l’information et connaitre son histoire

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Valeur primaire(administrative, légale, financière, probatoire, …)

Valeur secondaire(historique)

Actif Semi-actif

Inactif /Conservation

Destruction

5-10%

90-95%

Etes-vous conscients du volume de documents que nous conservons vainement ?

Magasin d’archives

Bureau

Cycle de vie et valeurs des documents

Ou

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Apport de la Gestion Scientifique de documents

Prise de Bonnes décisions.

Protection Juridique.

Gain de temps.

Efficacité de gestion et augmentation de la flexibilité.

Espace de Travail Confortable.

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Le Tableau de Gestion de document, c’est quoi?

Le tableau de gestion décrit les types de documents produits par les structures

de l’Entreprise. Il fixe pour chacun d’entre eux le délai d’utilité

administrative (DUA), le traitement final ainsi que les modalités de tri à leur

appliquer.

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Pourquoi élaborer un Tableau de Gestion de Documents

Recenser les documents produits ou reçu par l’Entreprise dans le cadre de l’exercice de ses activités.

Minimiser le volume de documents par l’élimination.

Protéger des documents et les employés.

Minimiser des couts de conservation.

Avoir une Gestion Scientifique de documents.

Maitriser le cycle de vie des documents.

Définir les documents essentiels de l’Entreprise.

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Forme du tableau de gestion

Intitulé de document Description Support DUA Sort final Observation

DUC DUI

FacturesLivre de paie

EP

2 ans3 ans

5 ans1 an

DC

Légende: DUC: Duré d’utilité courante. E: Electronique. C: Conservation.DUA: Duré d’utilité administrative. P: Papier.DUI: Duré d’utilité intermédiaire. D: Destruction.

Exemple:

informations

complémentaires

relatives au document.

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Tous ensemble, réalisant les objectifs de notre entreprise

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