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Tableau de gestion des documents postérieurs à 1982 produits par les communes et leurs groupements

Mise à jour : 18/01/2016

Sommaire 1 - 6 Activités de fonction communes à toutes les c ollectivités territoriales

1 Assemblées, instances consultatives, élus 2 Personnel 3 Patrimoine mobilier, immobilier, foncier 4 Finances 5 Marchés publics 6 Communication - Documentation A noter : certains types de documents ne découlant pas à proprement parler d’une action mais plutôt d’une organisation du travail (chronos, notes de service etc. ne sont pas cités, ils sont en général destinés à l’élimination).

7 - 11 Attributions du maire en tant qu’agent de l ’État 7 Etat civil et identité 8 Service national 9 Recensement de population 10 Jurys d’assise 11 Elections

12 - 19 Attributions propres aux communes 12 Police et sécurité publique 13 Cadastre 14 Urbanisme 15 Gestion du domaine public - Voirie et réseaux 16 Action sociale 17 Santé et environnement 18 Vie scolaire 19 Agriculture

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Termes utilisés dans le tableau Durée d’utilité administrative ou DUA : elle recouvre les deux premiers âges des archives (courantes et intermédiaires) et correspond au temps pendant lequel les documents doivent être conservés dans les services producteurs en vertu des prescriptions réglementaires ou parce qu’ils sont utiles à la bonne marche des services ou à leur information. De manière générale, la DUA précisée dans le tableau court à compter de la pièce la plus récente du dossier.

� Attention Les propositions de destruction (D) et de tri (T) d ans la colonne réservée au sort final ne sont à prendre en compte qu’une fois le temps de DUA échu . C = Conserver de manière définitive D = Possibilité de destruction une fois la DUA échue T = Tri - Le tri est qualitatif ou chronologique (= échantillonnage sur les séries chronologiques : conservation des années en 3 et en 8) une fois la DUA échue.

Textes de référence Ce tableau simplifié est réalisé à partir des instructions suivantes : � Domaines communs à toutes les structures communales et intercommunales Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 - Tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales. � Domaines d’activité spécifiques Tri et conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d'activité spécifiques. Préconisations DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014. Ces deux textes sont consultables à l’adresse suivante : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/records-management-et-collecte/instructions/collectivites-territoriales/ � Elections : Instruction DPACI/RES/2004/01 du 5 janvier 2004 - Traitement et conservation des archives relatives aux élections politiques postérieures à 1945. Ce texte est consultable à l’adresse suivante : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/records-management-et-collecte/instructions/elections/ Les tableaux relatifs aux compétences dont la liste suit peuvent être adressés sur demande à : archives@ardeche.fr : . Habitat et logement social . Petite enfance . Enfance et jeunesse . Culture, sport et vie associative . Action économique . Tourisme . Communication

3

Domaine d’activité ou de compétence Typologie des documents

DUA

(=durée d’utilité

administrative)

Proposition de sort final

Observations

1. - Assemblée, instances consultatives, élus

1.1. - Assemblée délibérante 1.1.1. Séances Règlement intérieur Validité

C

1.1.1.1. Dossier préparatoire : Convocations, projets et pièces annexes, correspondance 1 an D 1.1.1.2. Dossier de séance Organisation et déroulement : convocation-type, liste des présents, CR de séance, vœux)

1 an C Eliminer pouvoirs et bulletins de vote

Dossiers remis aux conseillers : ordre du jour, rapport ou note de synthèse

1 an C

1.1.1.3. Procès-verbal et annexes 1 an C Conserver le procès-verbal complet (avec transcription des débats)

1.2. - Délibérati ons, actes administratifs et contrôle de légalité 1.2.1. Délibérations 1 an C Sous forme de registre Pièces annexes aux délibérations : contrats, conventions, règlements, tarifs

1 an C

Extraits de délibérations 1an D après vérification des registres

Collection d'extraits servant à la publicité des décisions.

1.2.2. Actes administratifs 1.2.2.1. Arrêtés Arrêtés du président de l'assemblée 1 an C Constitution d'une collection complète obligatoire Arrêtés ou registres d'arrêtés à caractère temporaire 5 ans T Cette distinction n'existe pas partout. D les arrêtés à valeur

temporaire relatifs à la voirie ou C l'intégralité si tous les arrêtés sont reliés ensemble

1.2.2.2. Décisions du président de l'Assemblée 1 an C 1.3. - Instances consultatives 1.3.1. Commissions composées uniquement d'élus Dossier de séance : convocation, ordre du jour, compte rendu, dossiers d'études, rapports

1 an C

4

1.3.2. Commissions mixtes (composées d'élus et de c itoyens) 1.3.2.1. Toutes commissions

Publicité, convocation, dossiers remis aux membres lors des réunions, compte rendu

1 an C

1.3.2.2. Commissions pour l'accessibilité aux perso nnes handicapées Dossier de réunion, propositions, rapport annuel, recensement d'équipements etc.

1 an C

1.4.- Elus Dossiers des élus Durée du

mandat T Il s'agit des dossiers constitués par chaque élu : en tant que

membre d'une commission, rapporteur sur telle question ou pour préparer un vote par exemple, un élu peut réunir des documents sur une question en particulier. Critères de tri : conserver les dossiers comportant des pièces ou annotations propres, éliminer les doublons.

Discours 1 an C Cartes de vœux 1 an T

5

2. - Personnel

2.1. - Recrutement Demandes d'emploi : - lettres de candidature et pièces jointes - récapitulatif annuel

2 ans

D C

Les candidatures retenues sont conservées dans le dossier de carrière des intéressés

2.2. - Formation Organismes de formation : documentation Validité D Relations avec le CNFPT et autres organismes de formation : correspondance, notes

5 ans D

2.3. - Gestion collective 2.3.1. Relations avec le CDG 10 ans T Conserver les documents spécifiques aux relations avec le CDG 2.3.2. Etablissement de la paie Eléments de paiement : états, pièces justificatives 10 ans D Livre ou registre de paie, récapitulatif annuel Validité du

registre C Le tenue de ce document n'est plus obligatoire depuis 1998

Bordereaux-journaux de paie, listings périodiques de mandatement

10 ans D

Bulletins de paie 5 ans D Il est cependant conseillé de conserver ces bulletins, indispensables en cas de reconstitution de carrière.

2.3.3. Retraites et cotisations sociales Cotisations et charges sociales : -bordereaux périodiques de déclarations -appels à cotisations -états annuels des versements

10 ans

D

Documents retraçant les relations de la collectivité avec tous les organismes de sécurité sociale et sociaux.

-déclarations annuelles de données sociales (DADS) 5 ans D Remboursements de la CPAM à l’employeur : titres de recettes 10 ans D 2.3.4. Gestion des absences Congés annuels, exceptionnels, ARTT : demandes, justificatifs 2 ans D 2.3.5. Frais de déplacement Etats des frais de déplacement et justificatifs (personnel et élus) 10 ans D Bordereaux-journaux de mandatement des frais 10 ans D Ordres de mission 10 ans D

6

2.3.6. Avantages sociaux Chèques-déjeuner, tickets-restaurant : demandes, bordereaux de commande

2 ans D

Chèques-déjeuner, tickets-restaurant : remise aux agents : liste d’émargement

10 ans D

2.4. - Gestion ind ividuelle : dossiers des agents 2.4.1. Personnel titulaire ou non titulaire rémunér é (contractuels, agents temporaires etc.) 2.4.1.1 Etat civil et pièces personnelles -certificat d'aptitude lors de l'embauche -certificat de position militaire -certificat de présence aux journées d'appel de préparation à la défense -distinctions honorifiques -extraits d'actes de l'état civil

90 ans à/c de la date de naissance de l'agent

C

-diplômes 5 ans C -relevés d'identité bancaire Validité D 2.4.1.2 Carrière Dossier de candidature, CV, relevés de notes, attestations 5 ans C Arrêtés de nomination, d'avancement etc. 5 ans C Fiches d'évaluation et de notation 5ans C Arrêtés et décisions individuels sans incidence sur la carrière 5 ans D Congés : demandes de congés ou de temps partiel 5ans D 2.4.1.3 Retraite ou décès Demande d’admission à la retraite et décision de l’autorité 1 an après

transmission à la CNRACL

C

Etat des services, récépissé d’affiliation à la CNRACL ou à l’IRCANTEC, validation des services, dossier de fin d’activité

5ans C

2.4.1.4 Formation Demandes, lettres de refus ou d’autorisation 5 ans D Validation et attestations, convention de formation individuelle 5 ans C 2.4.1.5 Santé Accidents du travail : déclaration, certificat médical ou d’hospitalisation, rapports, correspondance

Durée de la carrière

C

Congé de longue maladie ou de longue durée : arrêtés Durée de la carrière

C

Maladie de courte durée : arrêts de travail 5 ans D ou C Eliminer si le total des jours est inférieur à une année sur les 5 dernières années

7

2.4.1.6 Pièces financières diverses Décomptes de rappel de traitement. Saisies sur salaires

5 ans D

2.4.2. Personnel non rémunéré Stages : demandes; conventions, correspondance, attestations 5 ans D 2.4.3. Elus Dossiers individuels 90 ans à/c de la

naissance de l'intéressé

C

8

3. - Patrimoine mobilier, immobilier et foncier

3.1. - Patrimoine mobilier et immobilier 3.1.1. Documents généraux Inventaire du patrimoine (mobilier, propriétés bâties et non bâties

Validité C

Affectation des biens Validité C Dons et legs : actes notariés, correspondance 10 ans C En réalité la DUA est sans limite de durée Location ou mise à disposition : acte administratif, correspondance, état des lieux, bail

10 ans D

3.1.2 Sécurité des équipements Contrôles techniques : rapports et bilans Durée de vie de

l'équipement D

Commission de sécurité : rapports 2 ans C 3.1.3. Construction, travaux et entretien Autorisations administratives : permis de construire, permis de démolir, déclarations de travaux, ouverture de chantier, certificat de conformité

1 an à/c de la fin des travaux

C

Etat des bâtiments ou des sites : demandes d'intervention, rapports techniques

10 ans T Conserver les dossiers des opérations importantes

Entretien courant des bâtiments ou des sites : demandes d'intervention, rapports techniques

10 ans D

Salubrité, recherche de substances dangereuses : rapports techniques

10 ans C

3.1.4 Assurances 3.1.4.1. Polices d'assurance Contrats et avenants 5 ans D 3.1.4.2. Sinistres Dossier de sinistre : déclaration de sinistre, correspondance, rapports d'expertise, certificats, pièces justificatives : -sinistre ayant entraîné des dommages corporels -sinistre n'ayant pas entraîné de dommages corporels

30 ans 10 ans

T T

9

3.2. - Biens du domaine public Dossier de préemption 2 ans C Procédure de déclassement : registre d'enquête publique, rapport ou avis du commissaire enquêteur, avis des domaines

10 ans C

Réforme du matériel : procès-verbaux, correspondance 10 ans T Acquisition d'un bien provenant d'une autre collectivité ou de l'Etat : convention de transfert, procès-verbal, correspondance

10 ans C

3.3. - Biens du domaine privé Acquisition de propriétés bâties et non bâties : titres de propriété, rapport de présentation, avis des services fiscaux, plans, correspondance

30 ans C

Aliénation : évaluation du prix par expertise, conditions de vente et charges, actes notariés, rapport de présentation, avis des services fiscaux, plans, correspondance

30 ans C

Concession de logement aux agents publics : arrêté d'attribution, titre de recette etc,

10 ans D

Vente aux enchères (bois, matériel réformé) : avis, offres, PV d'adjudication

10 ans D

Forêts et domaines ruraux : -entretien (convention avec l'ONF) -coupes de bois : catalogue des adjudications, correspondance

Validité

C

10 ans T

10

4. - Finances

4.1. - Budgets et comptes 4.1.1. Budget primitif, budget supplémentaire et dé cision(s) modificative(s)

5 ans C

4.1.2. Compte administratif et annexe 5 ans C 4.1.3. Compte de gestion 5 ans C Les exemplaires détenus par le comptable public ou par la CRC

d'une part et par le représentant de l'Etat de l'autre (contrôle de légalité) sont détruits à l'issue de la procédure

4.2. - Impôts locaux 4.2.1. Etats fournis par les services fiscaux Tableaux de renseignements extraits des rôles des impôts directs locaux

2 ans

C

4.2.2. Taxes foncières (bâti et non bâti), taxe d'h abitation, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, taxe professionnelle Copie de la matrice (taxes foncières, professionnelle), copie du rôle général (taxe d'habitation)

5 ans

D

4.2.2.1. Dégrèvements Liste des bénéficiaires 5 ans D 4.2.2.2. Commission communale des impôts directs lo caux Comptes rendus 2 ans C 4.3. - Comptabilité 4.3.1. Documents généraux Enregistrement annuel des dépenses et des recettes par nature : livre de compte, Grand Livre, registre de comptabilité, fiches budgétaires

10 ans C Ce document se présente sous des formes variées et a une dénomination différente en fonction des collectivités ou des logiciels utilisés. Il doit comporter le n° du titre de recette ou de mandat, la nature de la recette ou de la dépense, son objet, l'identité du créancier ou du débiteur et le montant de l'opération.

Contrôle : -de la CRC : questions écrites, réponses, rapports, lettre d'observation -du comptable supérieur du Trésor : échange de correspondance

1 an

C

Documents de suivi budgétaire et comptable : états de trésorerie, états des dépenses par enveloppes etc.

1 an D

Lignes de trésorerie : contrats, relevés 10 ans D

11

4.3.2. Recettes Titres de recettes 10 ans D Bordereau-journal des titres de recettes 10 ans D Etat récapitulatif des recettes fiscales et non fiscales reçues en perception

10 ans D

Subventions reçues : dossiers de demande, correspondance, notification

10 ans T

Dotations : -spéciale instituteur : notification -globale de fonctionnement : notification -globale de décentralisation : notification -globale d'équipement : état récapitulatif des dépenses, notifications, pièces justificatives etc.

2 ans D

Emprunts :tableau d'amortissement, état de la dette, versements, contrats

10 ans D

Fonds de compensation de la TVA : -état des dépenses d'investissement éligibles, arrêté préfectoral

10 ans D

Taxes diverses (droits de voirie, droits de place, débits de boisson, publicité, affichage, droits de mutation, taxe sur l'électricité, taxe locale d'équipement etc.) Poursuites, cotes irrécouvrables : rapports du receveur, délibérations, état des taxes

10 ans 10 ans

D D

4.3.3. Dépenses Bordereau-journal des mandats 10 ans D Factures (fonctionnement ou investissement) 10 ans D Bon d'engagement comptable 10 ans D Bon par lequel l'ordonnateur engage la dépense. Il peut exister

différentes dénominations : fiche d'engagement, ordre de service etc.

Bon de commande 1 an D Bon de livraison 1 an D Compte, fiche des fournisseurs 2 ans D Liste récapitulative des engagements par fournisseur Subventions versées par la collectivité : -état des bénéficiaires -dossier de demande -lettre de notification au bénéficiaire, certificat de paiement

10 ans

T

Rapprocher le dossier comptable du dossier d'instruction Le tri peut être chronologique (années en 3 et 8)

12

4.4. - Régies 4.4.1. Documents généraux Institution, modification : délibérations ou décisions Validité C Contrôle par la trésorerie : procès-verbal 1 an C Le contrôle doit être fait au moins tous les 4 ans et à chaque

changement de régisseur Tarifs, bases de remboursement, délibérations, arrêtés Validité D Documents conservés par ailleurs 4.4.2. Régisseur titulaire ou suppléant Nomination, révocation, cessation de fonction : arrêtés Durée

d'exercice du titulaire

D Il s’agit d’ampliations

Remise des documents de la régie au changement de régisseur : procès-verbal

jusqu'au quitus de gestion du suivant

Quitus de gestion 5 ans C Cautionnement mutuel : justificatifs, certificat de cautionnement en numéraire

5 ans D

Indemnité de responsabilité : délibérations, arrêté 5 ans D 4.4.3. Pièces comptables Livres comptables ou équivalents Pièces justificatives : bordereaux des chèques remis à l'encaissement, de numéraire, facturettes de cartes bancaires etc. Autres documents : relances de paiement, relevés de comptes

1 an après quitus du comptable ou 5 ans

D

13

5. - Marchés publics

5.1. - Etudes préalables Etudes d'impact, de faisabilité, étude technique. Programme. APS, APD

10 ans C

5.2. - Publicité Dossier de consultation des entreprises (DCE) : règlement de la consultation, acte d'engagement, CCAP, CCTP, détail estimatif, bordereau des prix unitaires

5 ans D Sort final : en cas de procédure fructueuse, ces pièces seront dans le dossier de l'entreprise retenue

Annonces légales 10 ans D 5.3. - Récept ion et examen des offres Retrait, remise des dossiers : récépissés, liste des entreprises ayant retiré un dossier, liste des candidatures

10 ans D Justificatif de DUA : le dossier doit être conservé 10 ans au moins au titre de la prescription des faux en écriture publique

Commission d'ouverture des plis : procès-verbal 10 ans C Rapport d'analyse des offres 10 ans C 5.4. - Attribution et notification 5.4.1. Procédure fructueuse 5.4.1.1. Offres non retenues : dossier de l'entreprise 5 ans D 5.4.1.2. Offre retenue Marché de travaux, marché de fourniture : dossier de l'entreprise

10 ans T

Marché de maîtrise d'œuvre : dossier de l'entreprise 10 ans T Marchés de services récurrents (entretien courant, menus travaux, maintenance, contrôle technique, sécurité etc.)

10 ans T

5.4.2. Procédure infructueuse suivie ou non d'une n ouvelle consultation Dossiers des entreprises 5 ans D PV de la commission d'attribution 10 ans C 5.4.3. Procédure sans suite Dossiers des entreprises 5 ans D

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5.5. - Exécution Ordres de service 10 ans D 5.5.1. Suivi technique 5.5.1.1. Marché de travaux Planning des travaux 10 ans D Critères de tri : selon l'intérêt du marché et des documents,

conserver les plans Plan d'exécution des ouvrages (PEO) 10 ans T Suivi général : notes, rapports, CR de chantier, correspondance 10ans T Contrôle technique : rapports 10 ans T Contrôle de sécurité : avis, rapport 10 ans T PV de levée de réserves

10 ans T

Justificatif de DUA : garantie décennale du constructeur (code civil, art. 1792 et suiv.)

PV de réception Dossier des ouvrages exécutés 5.5.1.2. Marché de services et de fournitures Notes, rapports, CR de réunions, correspondance 10 ans T Critères de tri : selon l'intérêt du marché et des documents 5.5.2. Suivi financier Mandats ou certificats de paiement 10 ans D Cautions bancaires 10 ans D Décompte général définitif 10 ans T Critères de tri : conserver le DGD quand dossier 5.6. - Liste annuelle des marchés publics 10 ans C

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6. - Communication - Documentation

6.1. - Activités relationnelles et manifestations 6.1.1. Manifestations, cérémonies, expositions, acc ueil de personnalités, rencontres Calendrier des manifestations 1 an C Dossier de préparation : -liste des invités, correspondance

5 ans T Critères de tri - Manifestations régulières : C les dossiers des années 3 et 8, autres manifestations : C tous les dossiers

Pièces liées à l'organisation matérielle 10 ans C Justification de la DUA : les CRC consultent souvent ces documents.

Programmes, discours, affiches, documents promotionnels 1 an C Reportages photographiques ou audiovisuels 1 an C 6.2. - Activités d'information 6.2.1. Réalisation de produits d’information Publications, affiches, cartes de vœux, objets promotionnels documents préparatoires : -cahier des charges maquettes intermédiaires -correspondance -bon à tirer

1 an

D

- produit fini 1 an C 6.2.2. Site Internet Préparation -dossier de préparation et d'étude -gestion de projet -cahier des charges

1 an

T

Exploitation -comptes rendus d'activité -statistiques de fréquentation -bilans

1 an

T

6.3. - Documentation générale JO

Estimée par la collectivité

D

Recueil des actes administratifs de la préfecture 10 ans D sauf dans les chefs -lieux de c anton Recueil des actes administratifs des autres collectivités Estimée par la

collectivité D Possibilité de destruction laissée à la collectivité

Circulaires préfectorales Validité D Détruire dès péremption et lorsqu’elles ne concernent pas la commune, sinon conserver un ex. dans le dossier concerné.

Revues et ouvrages d’administration Estimée par la collectivité

D Possibilité de destruction laissée à la collectivité

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7. - État civil et identité Selon l’art. L 2122 -32 du CGCT, le maire et les adjoi nts sont

officiers d'état civil. 7.1. - État civil Registres (N. M. D.) Validité C Tables annuelles et décennales Validité C Pièces annexes de l’état civil : Pièces annexes de l’état civil : pièces dont la loi prescrit la remise à l’officier d’état civil pour l’établissement, la rectification ou la transcription d’un acte ou d'une décision judiciaire à l’état civil (certificat médical, copie de notification d’un jugement de divorce, déclaration de choix de nom de famille, avis de naissance hors commune, etc.).

1 an

Sans objet Réf. IGREC, § 66, 68 à 71 Pièces remises au greffe avec le double des registres sauf en cas de dérogation du procureur : celui-ci peut donner une dérogation permettant leur conservation en commune.

Si dérogation du pr ocureur 50 ans T

Pièces non obligatoires : constatation, dossier de préparation de cérémonie de mariage, projet d’acte d’état civil).

1 an D

Publication de mariage extérieur à la commune . 1 an D Avis de mention, avis de mise à jour : registre, récépissé, pièces justificatives.

10 ans D

Reconnaissance paternelle : copie du courrier adressé à la mère.

10 ans à/c de la majorité de l’enfant

D

Correspondance avec le public et l’administration : demande de renseignements et d'extrait d'acte, demande de double de livrets de famille.

1 an D

Bulletins INSEE . 6 mois D 7.2. - Identité Carte nationale d’identité, passeport : registres d’inscription des demandes et remises.

5 ans D

Déclaration de perte ou vol de carte d'identité et passeports 1 an D Attestation de changement de résidence. 1 an D Autorisation de sortie de territoire pour les mineurs. 5 ans D Personnes sans domicile ni résidence fixes, demande de Rattachement à une commune : courrier du préfet, avis du maire, copie de l'arrêté préfectoral

2 ans C

Légalisation de signatures : registre, copie du document avec la signature légalisée.

10 ans D

Certificats de vie commune (concubinage), certificats de vie, Certificats d’hérédité, certificats de bonnes vie et mœurs.

1 an D

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7.3. - Étrangers Fichier de délivrance des attestations d’accueil. 5 ans C Statistiques trimestrielles des étrangers. 5 ans C Copie de l’attestation d’accueil et pièces justificatives à l’appui. 5 ans D

8. - Service national

Recensement citoyen en vue de la journée d’appel de préparation à la défense : pièces justificatives des déclarations des jeunes recensés, avis d’inscription, notice individuelle.

5 ans D

Copie de listes établies périodiquement. 10 ans D Avis de recensement effectué par une autre commune. 10 ans D

9. - Recensement de population

Tableaux récapitulatifs. 5 ans C Dossier de mise en œuvre : dossier remis aux agents Recenseurs..

5ans D

Dossier d'organisation : zonage, publicité, etc. 5 ans D

10. - Jury d’assise

Pièces préparatoires. 1 an D Liste communale, procès-verbal. 1 an D

11. - Elections

11.1. - Élections politiques 11.1.1. Confection et révision des listes Listes électorales générales C Attention : la liste communale est le seul exemplaire appelé à être

conservé. Listes complémentaires des électeurs européens (depuis 1995) C Idem Documents ayant servi à la révision des listes 3 ans D Pièces relatives à l’inscription, la radiation, avis INSEE etc. Instructions et correspondance Validité D

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Tableaux rectificatifs et tableaux des modifications 3 ans D ou T Procès-verbaux de la commission administrative 3 an C 11.1.2. Circonscriptions, bureaux - Campagnes électorales - Organisation des opérations de vote

Instructions Validité D Circonscription, sectionnement, bureau : dossiers, tableaux, arrêtés préfectoraux

C

Affiches, professions de foi, déclarations des candidats aux élections municipales

Validité D

Conserver les documents relatifs aux élections municipales

Organisation des bureaux : dossier d’organisation, liste des présidents, assesseurs et secrétaires

5 ans C

Vote par procuration : registres, volets 3 ans et 4 mois D Feuilles de dépouillement et annexes D Liste d’émargement par bureau Versement aux AD par la préfecture

Communicable pendant 10 jours Procès-verbaux des résultats 15 jours sauf

contentieux C Communicables pendant le délai de recours

Élections municipales : conserver les documents relatifs à l’installation, la démissio n, la dissolution du conseil municipal. Élections sénatoriales : conserver les documents d’élection des délégués et des suppléants.

Statistiques préparatoires C 11.2. - Élections professionnelles Les élections consulaires sont organisées par les organismes

consulaires. Toutefois, l’organisation des élections prud’homales relève encore de la responsabilité des communes.

Élections des prud’hommes : . déclaration nominative des salariés par les employeurs et des employeurs ; . procès-verbaux « A » et « B ».

5 ans 5 ans

C C

Les listes ne sont pas à conserver.

11.3. - Syndicat professionnel Toute création, modification ou transfert de siège social d’un syndicat professionnel fait l’objet d’une déclaration auprès de la mairie du lieu du siège du syndicat.

Syndicat professionnel, déclaration : statuts, composition du bureau, procès-verbal d'assemblée générale.

Validité C

19

12. - Police et sécurité publique Le tableau détaillé est à la disposition des commun es et

intercommunalités (sur demande à archives@ardeche.f r) 12.1. - Organisation des activités Main courante 3 ans C Rapport d’activité, cahier journalier 5 ans T Tri qualitatif Registres de consignes, cahiers de liaison.. 5 ans D 12.2. - Missions de police municipale 12.2.1. Mesures ré glementaires et infractions Arrêté de police et certificat d’affichage : temporaire 5 ans D Arrêté de police et certificat d’affichage : définitif Validité C Rapport d’information, d’intervention etc. 5 ans T Tri qualitatif ou conservation Correspondance ; doléances, réclamations etc. 5 ans T Tri qualitatif ou conservation Infractions :constat, notification, procès-verbal, timbre-amende etc.

10 ans D

12.2.2. Maintien de l’ordre, sûreté, sécurité publi que, accessibilité Manifestations, événements, réunions publiques : dossier, notes, correspondance

5 ans T Tri qualitatif

Autorisation et contrôle des établissements recevant du public : pièces diverses

Validité T

12.2.2.1. Objets trouvés Registres 3 ans D Don ou vente d’objets trouvés : décision, listes, documents de remise aux Domaines.

10 ans C Les autres pièces sont à éliminer

12.2.2.2. Police économique Halles et marchés : autorisation du maire 1 an D Débit de boisson temporaire : dossier de demande, arrêté portant autorisation.

1 an D

Débit de boisson permanent : déclaration préalable, récépissé.

Jusqu’à fermeture de l’établissement

D

122.2.3. Animaux Animaux errants : fiche de placement, registre 1 an C Seule pièce à conserver. Les autres documents sont à conserver 1

an puis à détruire Animaux dangereux . dossier d’identification du chien . registre . procès-verbal de capture

15ans 15 ans 5 ans

D C D

20

12.2.3.Objets particuliers 12.2.3.1. Circulation et stationnement Arrêté de permission de voirie temporaire. 5 ans D Dossier de véhicule abandonné. 5 ans D Mise en fourrière : . fiche de déplacement . registre

1 an 5 ans

D D

Abandon volontaire et remise aux Domaines 10 ans D Expertise ; PV de destruction 10 ans D 12.2.3.2. Funérailles et lieux de sépulture Déclaration préalable aux transports de corps, soins de conservation et moulage de corps.

5 ans D

Autorisation délivrée par le maire (inhumation, exhumation, dispersion des centres, dépôt et retrait des urnes funéraires etc.

10 ans D

Registre des inhumations et répertoire alphabétique Validité C Règlement du cimetière. Validité C Concessions et espaces spécifiques (« carrés ») : . registre, fichier, plan . dossier de demande de titre de concession . titre de concession, acte notarié . reprise des sépultures à l’état d’abandon : constats, arrêtés, procès-verbaux

Validité 10 ans 30 ans 5 ans

C D C C

12.2.3.3 Interventions sur le domaine privé. Edifice menaçant ruine : correspondance, avertissement, mise en demeure, rapport d’expertise, notification de jugement.

10 ans C

Edifice en état d’abandon manifeste : procès-verbal de constat provisoire, délibération du conseil municipal, notification, procès-verbal de constat définitif, procédure d’expropriation.

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13. - Cadastre 13.1. – Documentation cadastrale Rappel sur les documents existant en mairie : . Atlas cadastral napoléonien . Etat des sections napoléonien et rénové . Matrices des PB et PNB (cadastre napoléonien et rénové) et tables des propriétaires . PV des opérations de remembrement . Registre des déclarations et constructions nouvelles

Validité

C

Plans fournis par l’administration fiscale Jusqu’à mise à jour

D Avec accord du service compétent.

Documentation cadastrale écrite produite par l’administration fiscale.

2 ans D Documentation reçue pour information.

13.2 – Mise à jour Commission communale ou intercommunale des impôts directs (CCID ou CIID) : - Composition : liste des personnes proposées, décision de désignation des membres - Liste adressée pour avis par l’administration des impôts des changements, constructions/destructions et reclassifications (« liste 41 »). - Procès-verbal de la commission

Mandat (de l’organe délibérant qui l’a installée

2 ans 2 ans

C

13.3 – Autres documents fiscaux Rôles de taxes 2 ans

(ou 6 ans) D 6 ans dans le cas où les personnes assujetties font partie d’un

échantillon retenu de contribuables (cf. délibération n° 04-083 du 04 novembre 2004)

22

14. - Urbanisme 14.1. - Planification urbaine (carte communale, PLU et autres schémas ou plans) Etudes préalables Jusqu’à

approbation C

Création: arrêté préfectoral, 1 an C Concertation commission locale : CR de réunions publiques, communiqués de presse et autres pièces

1 an C Code de l’urbanisme, art. L 300-2

Elaboration : - documents préparatoires : avant-projet, avis des personnes publiques, CR de réunions, correspondance, règlements, documents graphiques, annexes - CR du débat, délibération arrêtant le projet, document d’urbanisme arrêté

Jusqu’à approbation

C

1 an

C

Enquête publique 1 an C Approbation : bilan de l’enquête publique, documents d’urbanisme approuvé.

Validité C

Evolution : documents relatifs à la révision, la modification, la suppression

1 an après l’adoption d’un nouveau plan

C

Déclaration de projet : étude préalable, délibération, enquête publique, dossier d’aménagement, avis de l’autorité environnementale.

10 ans C

14.2. - Acquisition immobilière 14.2.1. Préemption Création du périmètre : délibérations, plans Validité C Déclaration d’intention d’aliéner . Registre . Formulaires des déclarations d’intention d’aliéner sans suite

5 ans 5 ans

C D

Préemption .Registre d’acquisition . Dossier : déclaration d’intention d’aliéner, notification de préemption, jugement, acte de rétrocession . réserve foncière, relation avec les établissements publics locaux : statut, comptes rendus.

Validité 5 ans 5ans

V V V

23

14.2.2. Expropriation C Tout le dossier dans son ensemble est à conserver définitivement. 14.2.2.1. Dossier administratif : initiative, étude d’impact 5 ans C 14.2.2.2. Enquête préalable à la déclaration d’utilité publique : dossier, conclusions

10 ans C Le dossier de publicité peut être éliminé.

14.2.2.3. Consultations et validation de l’intérêt général du proj et

10 ans C

14.2.2.4. Dossier judiciaire 10 ans C 14.3 Urbanisme opérationnel 14.3.1. Lotissement Dossier de permis d’aménager ou dossier de déclaration préalable : . permis accordé . permis refusé et sans suite Dossier d’aménagement : .déclaration d’utilité publique, enquête, plans, déclarations de conformité, actes de vente etc. .règlement du lotissement

5 ans après achèvement des travaux 1 an après décision 5 ans après l’achèvement des travaux Validité

C D C C

14.3.2. Améliora tion de l’habitat Opération programmée d’amélioration de l’habitat (OPAH) : -phase préliminaire : études, CR de réunion, correspondance -programme d’action : conventions, plans du périmètre, montage financier, listes et dossiers de subvention, bilan

10 ans

C

Subventions et dossiers individuels peuvent être éliminés

14.4. Urbanisme réglementaire 14.4.1.1. Certificat d’urbanisme Dossier de certificat : formulaire, plans, photographies Validité D Cf. Code de l'urbanisme, art. L. 410-1, art. R* 410-1 à R*. 410-4 et

art. R*. 410-17 et R*. 410-18. Justificatif de la DUA : validité de 18 mois et prorogations possibles par période d'un an. Rappel : Les certificats d’urbanisme exigés par l’ancien article L. 111-5 du code de l’urbanisme en cas de détachement de parcelles d’un terrain bâti, supprimés par la loi SRU du 1er

avril 2001, doivent être conservés à l'issue de la DUA

Registre Validité C

24

14.4.1.2.Régime de déclaration Dossier de déclaration : formulaire, plans, photographies, déclarations, arrêté etc.

5 ans ou 10 ans

D

DUA : 10 ans pour les dossiers portant sur des ouvrages de production d’énergie renouvelable

Registre Validité C 14.4.1.3. Régime d’autorisation Il s’agit du permis d’aménager, du permis de construire et du permis de démolir Dossier de permis : formulaire, plans, photographies, déclarations, arrêté etc. - permis accordé - permis refusé

5 ans ou 10 ans 5 ans ou 10 ans

DUA : 10 ans pour les dossiers portant sur des ouvrages de production d’énergie renouvelable

Registre Validité C

25

15. - Gestion du domaine public - Voirie et réseau x Le tableau détaillé est à la disposition des commun es et

intercommunalités (sur demande à archives@ardeche.f r) 15.1. - Documents communs Carte des réseaux. Règlements Validité C Règlement Validité C Programme établi par le maire et calendrier des travaux. 1 an à/c de la fin

du programme C

Plan de zonage des ouvrages. Validité D Raccordement au réseau : . demande de branchement, avis, autorisation . copie de permis de construire ou de lotir.

1 an 1 an

C D

Déclaration d’intention de commencement des travaux (DICT). 1an D Plan de récolement. Durée de vie de

l’ouvrage C Conserver après tri

Convention de passage ou de servitude. Validité C Autorisation d’occupation du domaine public routier, ferroviaire ou fluvial accordé par les organismes propriétaires.

Validité C

15.2. - Voirie routière 15.2.1. Définition et délimitation du domaine routi er Tableau de classement unique des voies. Validité C 15.2.1.1. Alignement et nivellement des voies Plan d’alignement ou de nivellement Validité C Arrêté du maire ou du président. 10 ans C Plan de mise en accessibilité de la voirie (PAVE) : avis, CR du comité de pilotage.

10ans

C

15.2.1.2.Classement, déclassement et transfert dans la voirie Dossier de classement ou de transfert : titres de propriété, actes de transfert, délibération.

30 ans

C

Dossier de déclassement : décret de l’autorité compétente. 10ans C 15.2.2. Désignation du domaine public 15.2.2.1. Dénomination des rues Liste alphabétique des voies publiques et privées, avec les modifications.

Validité C

Commission de la dénomination des rues: dossier de séance. 1 an C 15.2.2.2. Numérotage des immeubles Numérotage des immeubles : plan, liste, arrêté du maire etc. Validité C

26

15.2.3. Occupation du domaine public Autorisation de voirie : . permis de stationnement . autres permissions et conventions

5 ans Validité

D D

Mobilier urbain : dossier d’implantation, études. Validité C 15.2.3. Gestion technique du réseau routier 15.2.3.1. Programmation Concertation avec les riverains : compte rendu de réunion 5 ans C Convention d’occupation temporaire du domaine privé. Validité D 15.2.3.2. Exécution Entretien : plans. Validité D 15.2.4. Espaces verts 15.2.4.1. Production végétale Suivi des cultures et des traitements phytosanitaires : . inventaire des plantations . tableau de suivi des cultures et des interventions

1 an 5 ans

C D

15.2.4.2. Aménagement et entretien Etudes et plans Dossier technique par espace aménagé : note, projet, dessin, plan etc. Fleurissement : note d’orientation, cartographie etc.

5 ans

C

Travaux d’entretien : calendrier, liste, tableau de suivi 1 an D Relevés pluviométriques 1 an D 15.3.- Gestion des eaux Schéma directeur de distribution d’eau potable ou d’assainissement.

Validité C

Rapport annuel du maire ou du président d’EPCI sur le prix et la qualité du service public.

1 an C

Délégation de service public - eau et assainissement : . fichier des abonnés . plan des réseaux . Informations relatives aux compteurs . facturation aux abonnés

10 ans 10 ans 10 ans 10 ans

D C D D

15.3.1. Eau potable Contrat d’abonnement. 10 ans D Ce document existe lorsque la commune ou l’EPCI gère le réseau

en régie directe Bilan et diagnostic annuels de la production et de la consommation.

5 ans C

Demande de remplacement ou de fermeture de compteur. 5 ans DD

27

15.3.2. Assainissement Zonage d’assainissement Validité CC

15.3.2.1. Assainissement collectif Déversement des eaux usées autres que domestiques : conventions, statistiques, études, synthèses etc.

10 ans C

Bilan annuel des contrôles. 5 ans C Raccordement des immeubles : . Registre d’information et prescriptions techniques . Exonération, prolongement d’accord : arrêtés, avis des services de l’Etat.

Validité Validité

C C

15.3.2.2. Assainissement non collectif Contrôle des installations : rapports, attestations de travaux, fiches de renseignements des branchements.

Durée de vie de l’ouvrage + 30 ans

D

Rapport sur les installations privatives d’assainissement. 5 ans D 15.4. - Electricité - Gaz Bilan d’exploitation 1 an C Enquête sur les réseaux 10 ans C Etudes préalables : conventions, comptes rendus de réunions 10 ans C Construction du réseau : : compte rendu de réunion de coordination, plan de récolement

Compte rendu d’activité du concessionnaire, liste des abonnés 5 ans C Bilan de la consommation et des dépenses 1an C

28

16. - Action sociale Le tableau détaillé est à la disposition des commun es et

intercommunalités (sur demande à archives@ardeche.f r) 16.1. Documents généraux Enquêtes, statistiques et bilans ; analyse des besoins, fiches récapitulatives par bénéficiaire des aides perçues

5 ans C

16.2. Action sociale obligatoire Convention avec le Département Validité C 16.2.1. Documents types concernant les bénéficiaire s Liste nominative annuelle des bénéficiaires par type d’aide 5 ans C Dossier individuel de demande d’admission reçu par délégation pour instruction par la commune - aides non récupérables sur succession - - aides récupérables sur succession

10 ans 10 ans ou 5 ans à/c de la notification de la succession au Département

C ou T C ou T

Conserver au moins un specimen

Dossier individuel de demande d’admission transmis à l’organisme instructeur ; dossier resté sans suite

2 ans D

16.3. Action sociale facultative 16.3.1. Aide sociale facultative récurrente Enregistrement annuel des bénéficiaires 5 ans C Dossier d’aide sociale facultative individuelle ou familiale

10 ans T Critères de tri : conserver au minimum la 1ère année de mise en place puis tout conserver (communes ou groupement de moins de 3 500 habitants), C années 3 et 8 ou 20 % des dossiers (entre 3 500 et 10 000 hab.), 10 % des dossiers (+ de 10 000 habitants).

Dossier de demande refusée ou sans suite 2 ans D 16.3.2. Aide sociale facultative exceptionnelle Mise en place de l’aide : plan d’action, PV de réunion, correspondance, notes

5 ans C

Suivi de l’aide : listes de bénéficiaires, dossiers, correspondance

10 ans C

Aide d’urgence ponctuelle 10 ans D

29

16.4. Services aux personnes âgées 16.4.1. Maintien à domicile : aide ménagère, télé -assistance, repas à domicile Procédure, création et mise en place Validité C Listes récapitulatives annuelles 5 ans C Dossier de bénéficiaire 10 ans T ou C Conserver 20% des dossiers 16.4.2. Maintien à domicile : soins infirmiers Registre de mouvement des patients 1 an CC Registre récapitulatif des patients pris en charge 5 ans D Registre de transmission des informations quotidiennes 5 ans T Dossier individuel de bénéficiaire 20 ans (ou 10

ans à/c du décès

T Conserver 5% des dossiers

Repas et animations diverses 2 ans T 16.5. Structure d’accueil Dossier d’ouverture Durée de vie de

l’établissement CC

Projet d’établissement Validité CC

30

17. - Santé - Environnement Le tableau détaillé est à la disposition des commun es et

intercommunalités (sur demande à archives@ardeche.f r) 17.1. Actions de sensibilisation sanitaire Bilan 2 ans C Programmes nationaux ou locaux : convention, programmes 2 ans C 17.2. Consultations, soins, vaccination Convention passe avec l’Etat ou le Département Validité C Enregistrement des bénéficiaires : . registre . fiches ou dossiers individuels . dossiers médico-scolaires

30 ans 30 ans 20 ans à/c du dernier acte médical et au moins jusqu’aux 28 ans de l’enfant

C D D

17.3. Contrôle de la restauration colle ctive communale Charte qualité 1 an CC Rapport d’inspection, audit, compte rendu de visite 5 ans C Prélèvements, analyses : . conformes . non conformes

5 ans 10 ans

D C

17.4. Contrôle de la qualité de l’eau 17.4.1. Eau destinée à la consommat ion humaine Rapport d’inspection, audit, compte rendu de visite 5 ans C Contrôle de la qualité de l’eau, relevé d’analyses : . conforme . non conforme

5 ans 10 ans

D C

Source individuelle : déclaration, autorisation de pompage 5 ans CC

31

17.4.2. Eau des installations collectives et en milieu na turel Recensement des eaux de baignade :liste annuelle 1 an C Eaux de baignade : dossier de déclaration 1 an à/c de la fin

d’activité C

Contrôle de la qualité des eaux de baignade : . rapport d’inspection, audit, compte rendu de visite . relevé d’analyses périodiques conforme . relevé d’analyses périodiques non conforme

5 ans 5 ans 10 ans

ns C D C

Carnet sanitaire des piscines 5 ans D 17.5. Assainissement Contrôle chimique et bactériologique : . rapport d’inspection, audit, compte rendu de visite . relevé d’analyses périodiques conforme . relevé d’analyses périodiques non conforme

5 ans 5 ans 10 ans

ns C D C

17.6. Collecte et traitement des déchets Règlement Validité C Rapport annuel sur le prix et la qualité du service public 5 ans C Rapport d’inspection des services de l’Etat 5 ans C

32

18. Vie scolaire Le tableau détaillé est à la disposition des commun es et

intercommunalités (sur demande à archives@ardeche.f r) Inventaires du mobilier et matériel Validité C Conseils d’école PV d’élections et de réunions Effectifs : listes Activités diverses

C C C

Restaurant scolaire Règlement Contrat de concession Menus

Validité

C C T

Transport scolaire -Listes d’élèves -Contrat

5 ans Validité

D C

Caisse des écoles -Statuts -Délibérations

C

33

19. - Agriculture L’agriculture n’entrant pas à proprement parler dan s les

compétences des communes ou de leurs groupements, l es documents indiqués sont pour la plupart des documen ts reçus dont la conservation est néanmoins intéressan te

14.1. Aménagement de l’espace rural 14.1.1. Aménagement agricole, foncier et forestier Procédure Demande d’aménagement agricole, foncier et forestier, étude d’impact, études préalables, enquêtes publiques etc.

5 ans

C

Commission communale ou intercommunale Composition, fonctionnement : CR, décisions

5 ans

C

Association foncière d’aménagement foncier agricole et forestier Constitution : arrêté préfectoral, statuts, listes des membres Dissolution : arrêté préfectoral, délibérations

Validité

C

Documents issus de l’aménagement foncier agricole et forestier Validité C Propriétaires et exploitants - notifications de la commission départementale - contentieux, réclamations

5 ans Jusqu’à la clôture

C C

Article L 123-16 du code rural

14.1.2. Gestion des terres agricoles SAFER (Société d’aménagement foncier et d’établisse ment rural) Echanges, cession et attribution des terrains agricoles : informations, notifications, avis, correspondance

2 ans

D

Contrôle des structures agricoles, autorisations d’exploitation Avis du maire sur une demande d’autorisation, arrêté préfectoral

5 ans

D

14.1.3. Travaux d’amélioration agricole (irrigation , amélioration pastorale Association syndicale autorisée (ASA) : arrêté préfectoral de création ; travaux réalisés par l’ASA : plans, conventions, enquêtes publiques, rapports

3 ans

C

14.1.4. Zones agricoles protégées Dossier de proposition, avis du conseil municipal, avis des différentes instances, dossier d’enquête publique, arrêté préfectoral de classement

2 ans

C

34

14.2. Activité agricole 14.2.1. Cultures et plantations Récoltes, stocks : déclarations 5 ans D Justificatif de la DUA – Les viticulteurs doivent transmettre chaque

année leur déclaration la mairie pour transmission au service des douanes. En cas de calamité agricole, le sinistré doit produire la copie des déclarations de récoltes relatives à la production considérée. Article R 361-25 du code rural.

Relevés récapitulatifs annuels 5 ans C Registres des exploitations agricoles 2 ans C Arrachage (vignes) : bordereaux des dossiers de demandes de primes envoyées

5 ans D

Liste annuelle des opérations d’arrachage et de plantation de vignes

5 ans C

Labellisation : enquêtes publiques, arrêtés, atlas des zones concernées, liste des bénéficiaires de l’appellation

2 ans C

Primes : bordereaux récapitulatifs communaux, copies des demandes

5 ans T Conserver les listes récapitulatives.

Luttes contre la maladie et attaque d’insectes : arrêtés, instructions, engagement des propriétaires à traiter

2 ans T Conserver les documents sur les attaques exceptionnelles ou importantes pour la végétation locale.

Carburants agricoles : demande de détaxe 5 ans D 14.2.2. Elevage Primes diverses - bordereaux récapitulatifs - copies des demandes

5 ans C D

14.2.3. Calamités agricoles Commission communale, constitution et fonctionnement : PV, correspondance

2 ans C

Sinistre : arrêté préfectoral, arrêté interministériel 5 ans C Indemnisation - déclaration de perte - listes récapitulatives

5ans

D C

14.2.4. Statistiques agricoles Recensement agricole et inventaire communal : résultats 2 ans C 14.2.5. Police des campagnes Fixation de la date des vendanges : arrêtés 2 ans C CGCT article L 2213-20 Désignation des emplacements des meules de foin, fourrage etc. : arrêtés

CGCT article L 2213-21

Apiculture, mise en place de ruches sur le territoire communal : demandes d’autorisation, états des ruchers installés

2 ans C CGCT article L 211-7

35

14.3. Relations avec les organismes agricoles 14.3.1. Organismes et institutions à vocation agric ole Compte rendu de réunions 2 ans C Etudes agricoles 5 ans C Syndicats, coopératives : statuts, liste des membres des CA, PV d’élection, CR de réunion, liste des adhérents, dossier de réalisation.

2 ans

C