Présentation CasePoint

Objectifs de la session• Adéquation produit/marché• Segmentation marché (services et secteurs)• Principales caractéristiques du produit• Avantages et les bénéfices

Quelques exemples• Dossiers commerciaux

– Dossiers clients incomplets ou contenant des documents obsolètes– Perte de temps, allongement des délais

• Dossiers techniques– Suivi du dossier affaire de la signature à la maintenance– Partage d’informations entre les partis intéressés

• Service Hygiène, environnement et sécurité– Gestion des risques et document unique

• Laboratoire pharmaceutiques– Gestion et publication des autorisations de mise sur le marché au format eCTD

• Banques, assurances– Suivi et archivage légale à valeur probante des dossiers sinistres, accidents

Agenda• Marché et société• CasePoint– Vue d’ensemble– Fonctionnalités– Valeurs

• Résumé

Marché et Société

La Cible• Entreprises soumises à forte réglementation– Pharmacie, chimie, banques assurances, nucléaires, …

• Départements dont la production documentaire est essentielle– Commerces, bureaux d’études, ressources humaines,

sécurité/environnement, qualité

Les Problèmes• Fournir des documents aux formats attendus– Par les agences de tutelles– Par les clients, fournisseurs…

• Partager les mêmes modèles et les mêmes règles dans toute l’entreprise

• Echanger des informations avec l’extérieur• Ne pas alourdir la tâche des collaborateurs

Les Impacts• Allongement des délais

– Des aller-retour « pour rien » avec les agences,…;– Des signatures de contrats retardées,…

• Déficit d’image de marque– Des propositions commerciales contenant des informations

obsolètes• Désorganisation

– Pas de centralisation des informations, doublons, …

Notre mission• Proposer un logiciel assurant la conformité des dossiers basé

sur la plateforme collaborative SharePoint 2010– Gestion homogène d’un ensemble de document– Validation du contenu avant diffusion– Pas de formation sur de nouveaux outils pour les utilisateurs

• Offrir des prestations de conseils sur la mise en œuvre de la solution

• Développer un réseau de partenaires distributeurs/intégrateurs

CASEPOINTFonctionnalités

Points Clés• Structurer l’architecture des dossiers• Simplifier le travail collaboratif• Garantir la conformité et vérifier l’intégrité• Publier le dossier• Connecter des données externes

Structurer l’architecture• Créer automatiquement une arborescence et les

documents contenus • Définir des modèles de dossier• Utiliser des modèles de document• Intégrer uniquement des documents applicables

Simplifier le travail collaboratif• Workflow paramétrable de routage des tâches de

réalisation du dossier• Enregistrement de toutes les interventions utilisateurs

(sur les documents et les dossiers)• Intégration complète dans la suite Office• Utilisation à distance, mode déconnecté,

synchronisation bidirectionnelle

Garantir la conformité• Intégration d’un moteur de règles de validation :

– Vérifier la conformité de la structure du dossier– Eviter d’intégrer des documents obsolètes– Assurer le respect de la forme des documents (police, table des matières,…)

• Cycle de vie du dossier– Verrouillage des sous dossiers complets– Gestion des versions sur les dossiers et les sous dossiers

• BAM/KPI

Publier le dossier• Diffuser le contenu du dossier sur un extranet sécurisé

– Validation externe du dossier– Ajout ou modification (selon les droits)

• Archivage légal à valeur probante ( et signature, horodatage)• Exporter le dossier sur un support physique dans un format

défini (DTD, backbone XML, conversion des liens hypertextes,…)

Connecter des données externes• Lier les dossiers aux métadonnées de l’ERP• Structurer le dossier dynamiquement en

fonction des métadonnées (nomenclature,….)• Accéder aux dossiers depuis l’ERP• Mettre à jour le dossier automatiquement suite

aux évolutions des données

Autres fonctionnalités• Planification et suivi du planning de réalisation

du dossier• Tableaux de bord et synthèse de l’activité• Définition et pilotage des indicateurs• Conversion des fichiers au format PDF

Architecture

CASEPOINTValeur d’usage

Etude de cas : Dossiers commerciaux• Comment assurer la conformité des documents

diffusés à la politique de l’entreprise?• Résoudre le problème de la rédaction collaborative

des dossiers (IC, technique, marketing)• Accéder aux informations « sur la route »

Exemple Scénario (1/2)• Sélectionner une métadonnée « Affaire » depuis une liste issue du

CRM• Créer un dossier à partir du modèle « Dossier Affaire »• Démarrage du workflow

– Structure créée par défaut en fonction de la métadonnée sélectionnée (les fiches produit associées au produit de l’affaire sont ajoutées automatiquement au dossier « Marketing »)

– Définition des responsables des sous dossiers « Propositions commerciales » et « Techniques »

Exemple Scénario (2/2)• Suivi en temps réel de l’avancement des sous dossiers• Verrouillage des sous dossiers terminés• Validation du dossier avant publication• Publication sur un extranet (signature électronique et

horodatage) et verrouillage du dossier• Changement de version du dossier si des modifications• Archivage légale à valeur probante lorsque le dossier est terminé

Les bénéfices• Homogénéiser la rédaction des propositions commerciales entre les IC• Associer les données issues du CRM, ERP,…• Automatiser l’intégration des documents marketing à jour (fiches produits,

tarifs,…)• Utiliser le mode déconnecté pour les commerciaux• Valider le dossier et suivre les propositions émises par le responsable

commercial avant diffusion• Optimiser en continu la qualité des propositions

Etude de cas : Affaires réglementaires• Créer des dossiers et des documents conformes

au format eCTD• Gérer les métadonnées du dossier• Valider le format de la structure générale du

dossier et des documents avant la publication• Gérer le cycle de vie du dossier

Scénario (1/2)• Démarrer le Workflow de création d’un nouveau dossier• Créer les métadonnées arborescentes (produit,

substances, typologie d’études cliniques, fabricants,…)– La structure du dossier correspondant (aux métadonnées) est

créé automatiquement– Les documents nécessaires sont créés à partir de modèles

Scénario (2/2)• Mise à jour automatique du dossier si modification des données• Enregistrement de toutes les actions• Publication du dossier dans un format prédéfini (sommaire XML issu des

métadonnées, conversion des fichiers en pdf, conversion des liens hypertextes,…)– Règles de validation assurent la conformité– Correction automatique des erreurs (police, nom des fichiers,…)

• Cycle de vie du dossier– Nouvelle version du dossier si modification après publication– Créer un « snapshot » de chaque version de dossiers

Les bénéfices• Aucune connaissance XML requise pour publier un dossier.• Optimiser les investissements en mutualisant la gestion des documents

(SharePoint), la gestion des dossiers eCTD et la publication de ces derniers dans un seul produit.

• Gain de temps lors de la création et la publication d’un dossier.• Réduction des couts en assurant le respect de la réglementation via une

solution économique (pas de licences Adobe, mise en œuvre rapide,…)• Renforcer le travail collaboratif par la gestion du cycle de vie documentaire

(cycle de vie en parallèle, travail à plusieurs sur le même sous dossier,…)

CASEPOINTAvantages

Avantages (1/3)• Une plateforme collaborative intégrée basée sur

SharePoint 2010– Intranet et extranet piloté par le CMS– Moteur de BPM– Gestion du mode déconnecté et de la synchronisation– Fonctionnalités avancées de gestion documentaire– Intégration dans la suite Office

Avantages (2/3)• Une plateforme d’échange– Publication

• Dans un extranet• Selon un format prédéfini

– Suivi des modifications (intranet et extranet)– Annotations des fichiers– Messagerie temps réel

Avantages (3/3)• Moteur de règles de validation– Granularité– Simplicité– Agilité– Ouverture (WS, JavaScript,…)

• Reporting / Indicateurs