2014

Centrale de marchés DGSC Quid dir MAT après 1/1/2015

Présentation du service MAT

• Créé en 1996 dans sa forme actuelle mais les achats

globalisés ont été mis en place après l’incendie de

l’Innovation suite au manque de compatibilité du

matériel des services d’incendie présents lors de

cet incident

• Divisé en 2 sections:

Section administrative: 7 personnes

Section technique: 5 ingénieurs dont Mme Kottong

devenue notre chef de service en prévision du départ à la

pension de Monsieur Looze en date du 01/01/2016

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Présentation du service MAT (suite)

• Tâches principales:

Répartir le budget fédéral octroyé aux SI en fonction des

plans d’investissement annuels reçus par les gouverneurs

(Promesses)

Acheter le matériel promis via les procédures des marchés

publics

Mettre en service le matériel de la protection civile

(demande de numéro de plaque pour les véhicules, numéro

de flotte, déclassement de matériel, …) et lancer des

marchés publics pour du matériel spécifique à la PC

Lancer des marchés pour le matériel Seveso et Nucléaire

et suivi lors de l’exécution 3

Pourquoi sommes-nous là?

• Jusque maintenant:

Service MAT Répartition de l’entièreté du budget fédéral

disponible pour les services d’incendie.

• A partir du 1er janvier 2015 et normalement jusqu’en

2018, budget fédéral réparti de la façon suivante:

Une partie du budget (achats globalisés) Répartition par

service MAT pour achat de matériel d’incendie

Une autre partie du budget (dotation) Répartition entre

les zones pour payer le personnel, les frais de fonctionnement, le matériel, …

Etes-vous prêt à collaborer avec nous pour l’achat de votre matériel via notre centrale de marchés c-à-d que le service MAT ouvrirait des marchés de fournitures et de services sur lesquels les zones pourraient commander ? 4

Quelques questions avant de vous faire

une opinion…

• Qu’est-ce qui vous inciterait à passer par nos

marchés?

• Qu’est-ce qui vous empêcherait passer par nos

marchés?

• Quels sont selon vous les points à améliorer dans le

fonctionnement actuel du service MAT? A modifier?

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PASSONS MAINTENANT À LA

MANIÈRE DONT NOUS POURRIONS

COLLABORER ENSEMBLE VIA UNE

CENTRALE DE MARCHÉS…

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Historique du premier marché fait sur base

de la centrale de marchés

• Art 117 de la loi du 15 mai 2007 = obligation de créer

une centrale de marché au sein de la DGSC

• 4 avril 2011 : création de la centrale de marchés par

la Ministre Turtelboom

• 23 mars 2012 : publication du cahier de charges

centrale de marchés II/MAT/A69-290-11

concernant les caméras thermiques

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Historique du premier marché fait sur base

de la centrale de marchés (suite)

• 2 août 2013 : attribution du marché

• 5 août 2013: introduction plainte auprès du Conseil

d’Etat

• 11 septembre 2013: le Conseil d’Etat rejette la

plainte

• 17 septembre 2013: Réattribution du marché

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Pourquoi une centrale de marchés?

• La zone ne doit pas réaliser toute la procédure

d’achat

• Effet d’économie d’échelle (prix qui baisse)

• Standardisation

• Conformité aux législations sur les marchés publics

• Éviter les procédures judiciaires

• Support par des experts (réceptions provisoires,

juristes…)

• Traitement centralisé des litiges techniques (ex:

pneus Continental au lieu de Michelin, …) 9

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Que peut-on acheter via la centrale de

marchés?

• Matériel d’incendie standard: autopompe, auto-

échelle, groupe électrogène, casque, ...

• Matériel d’incendie spécialisé (si demande

suffissante des zones): système cobra, …

• Matériel pour la Protection Civile

• Matériel pour les fonds Seveso et nucléaire

• Via le FOR-CMS et les régions (à voir): matériel de

bureau (papier, photocopieuse, …)

Quand créé un marché pour un type de

matériel?

• Définition des besoins?

Qui?: Comité stratégique = commandants de zone des

zones affiliées à la centrale de marchés

Comment?: via leurs programmes pluriannuels

d’investissement en établissant la priorité des besoins

La fixation des besoins et par conséquent la décision de

créer un marché pour un type de matériel donné

appartient au Comité stratégique (1 commandant = 1

voix)

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Quand créé un marché pour un type de

matériel? (suite)

• Détermination des aspects généraux d’une classe

de matériel (véhicules, petit matériel, EPI)?

Qui? Le Conseil des coordinateurs « logistique » de

chaque zone affiliée (1 coordinateur = 1 voix)

• Autres fonctions du Conseil des coordinateurs:

Désignation d’un pilote (= « expert » connaissant bien le

matériel à acheter parmi les zones intéressées) chargé de

former et diriger un groupe de travail ainsi que de faire

l’analyse fonctionnelle

Fonction d’arbitrage quand divergence d’opinions au sein

du groupe de travail

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Groupe de travail

• Quand une zone donne un “commitment” fixe pour

une quantité minimale, elle peut désigner un

représentant pour siéger dans le groupe de travail.

La voix du représentant va être pesée en fonction du

(concordance avec le) nombre de matériel que la

zone va commander (on essaiera toujours d’avoir

un compromis)

• Quand la notice technique est approuvée par le

conseil des coordinateurs logistiques, la zone peut

décider de retirer son committment (si non accord).

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Comment seront établis les cahiers

spéciaux des charges ?

• Partie administrative Section administrative de la

Direction MAT

• Partie technique Section technique de la Direction

MAT + groupe de travail dirigé par le pilote désigné

par le Conseil des coordinateurs « logistique »

Il faut fixer les règles de cette collaboration

technique

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Que se passe-t-il une fois que le cahier

spécial des charges est rédigé?

• La publication du cahier spécial des charges et

l’ouverture des offres seront faites par la Direction

MAT.

• L’attribution sera également faite par la Direction

MAT sauf dans certains cas où les aspects de

convivialité, confort, … sont pris en compte. Dans

ce cas, un jury composé des membres du groupe de

travail donnera des points (en fonction de la

répartition des points prévue dans le cahier spécial

des charges).

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Que se passe-t-il une fois que le cahier

spécial des charges est rédigé? (suite)

• L’exécution du marché (bons de commande,

réceptions, livraisons, …) sera faite par les zones

sauf si une intervention des ingénieurs de MAT est

souhaitée pour les réceptions

• Le calcul des amendes éventuelles pour

dépassement du délai de demande en réception ou

du délai de livraison et paiement des factures sera

également à charge des zones (mais aide disponible

auprès du service Mat en cas de besoin)

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Quelle procédure choisir pour lancer un

marché?

• Appel d’offres ouvert (AOO)

• Adjudication ouverte (AO)

• Appel d’offres restreint (AOR)

• Adjudication restreinte (AR)

• Accord-cadre (AC)

• Différentes procédures négociées (exceptions)

Procédures utilisées en règle générale:

AOO et AO car + grande concurrence que

procédures restreintes

AC: modalité à utiliser selon vous?

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Appel d’offres ouvert

• Procédure en 1 phase (pas de sélection des

candidats)

• Différents critères d’attribution

• Durée du marché au choix mais en général 4 ans

• Pas de négociations avec les soumissionnaires

• 1 firme retenue par lot

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Adjudication ouverte

• Procédure en 1 phase (pas de sélection des

candidats)

• Une seul critère d’attribution: le prix

• Durée du marché au choix mais en général 4 ans

• Pas de négociations avec les soumissionnaires

• 1 firme retenue par lot

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Appel d’offres ouvert et adjudication

ouverte: aperçu de la procédure

20

Préparation de

la NT et du

CSC

Avis JUR +

(IF) et

signature

Publication CSC

au BDA (et JOUE)

Ouverture

des offres

Examen

administratif

Examen technique

dont critères

d’attribution

Décision

motivée

d’attribution

Avis JUR,

(IF) et

signature

Si délai d’attente: Envoi de la 1ère

lettre à la firme retenue et des

lettres aux firmes non retenues

Notification

Si marché européen:

Publication avis d’attribution

au BDA et au JOUE

Accord-cadre

• C’est une modalité pas une procédure en 2 phases:

Phase 1: conclure l’accord-cadre

Phase 2: passer des marchés sur base de l’accord-cadre

conclu

• Critères d’attribution en phase 1 = critères

d’attribution en phase 2 avec les mêmes poids. Par

conséquent, les critères d’attribution de la phase 2

peuvent être identiques ou plus avantageux pour le

pouvoir adjudicateur que ceux donnés en phase 1

(ex: au niveau du prix, des délais, …) mais pas

moins avantageux.

• 1 ou plusieurs firmes (min. 3) retenues pas lot

• Pour des marchés de longue durée mais max. 4 ans

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Accord-cadre

• Avantage: obtenir les meilleures conditions dans la

deuxième phase pour les marchés conclus sur base

de l’accord-cadre

• Pas de modifications substantielles aux termes fixés

dans l’accord-cadre possible

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Accord-cadre avec 1 participant

• Phase 1 (conclusion de l’AC): procédures possibles

Appel d’offres ouvert ou restreint

Adjudication ouverte ou restreinte

Procédures négociées avec et sans pub (exceptions)

• Phase 2 (passation des marchés sur base de l’AC

conclu): une seule procédure possible

Procédure négociée sans publicité

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Accord-cadre avec plusieurs participants où

TOUS sont invités à remettre une offre finale

• Phase 1 (conclusion de l’AC): procédures possibles

Appel d’offres ouvert ou restreint

Adjudication ouverte ou restreinte

Procédures négociées avec et sans pub (exceptions)

• Phase 2 (passation des marchés sur base de l’AC

conclu): 3 procédures possibles

Appel d’offres

Adjudication

Procédure négociée sans publicité

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Accord-cadre avec plusieurs participants

invités en cascade à remettre une offre finale

• Phase 1 (conclusion de l’AC): procédures possibles

Appel d’offres ouvert ou restreint

Adjudication ouverte ou restreinte

Procédures négociées avec et sans pub (exceptions)

• Phase 2 (passation des marchés sur base de l’AC

conclu): procédure négociée sans pub

Le participant le mieux placé en phase 1 est le 1er à être

invité à déposer une offre finale

Si le participant le mieux placé ne dépose pas d’offre

finale, une offre finale est demandée au participant classé à

la 2e place

Et ainsi de suite jusqu’au moment où tous les participants

ont été invités à déposer une offre finale 25

Dans quelle mesure la coopération zone –

centrale de marché peut-elle se faire?

• Accessibilité gratuite aux différents marchés

ouverts pour tous les membres de la centrale de

marchés.

• Cas particulier: accord de coopération:

Une zone ouvre un marché au nom de la centrale de

marchés

Une coopération avec FOR-CMS est réalisée et une

coopération avec la Région Wallonne et la Région

Flamande va être examinée juridiquement

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Points ouverts • Etes-vous prêt à collaborer avec MAT? (pas du tout,

pour certains matériels et lesquels, pour tout le

matériel)

• Accord-cadre : 1 ou 3 soumissionnaires retenus?

• Critères pour choisir les soumissionnaires retenus?

• Comité stratégique: annexe de la réunion des

commandants de zone?

• Innovation: comment coopérer – argent UE, SPW…?

• Règlement interne du conseil et du comité (minimum

de réunions par an, comment voter, existence de

remplaçants, …)

• Droit d’évocation donné au conseil de coordinateurs?

• Personalisation par options ?

Quels sont vos avis?

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Personne de contact

Pour toute question, remarque ou suggestion

qui vous vient à l’esprit dans les jours à venir,

vous pouvez envoyer un mail à l’adresse

suivante:

• florentine.lenoir@ibz.fgov.be

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25 september 2005 29