Pour une plus grande efficacité

personnelleStéphane Sabbague

Stephane.Sabbague@Calipia.com

Quels usages pour le poste de travail ?

Un petit historique…

Années 80 : usage centré sur l’Individu : Appropriation des données, indépendance vis-à-vis de

l’informatique centralisée. Naissance du tableur (sur micro-ordinateur). Traitement de texte personnel. Base de données personnelle.

Années 90/2000 : les usages se décalent sur l’Entreprise : Mise en réseaux, intranet, Internet. Apparition de l’e-mail.

Quels usages pour les suites bureautiques ? La production de documents devient collaborative

Plus de 90% des documents textuels sont à destination interne.

Image de « secrétariat » associée au traitement de texte.

En France, on plébiscite les outils de décisions : Le tableur et le client de messagerie sont des outils

de décisions…

Le client de messagerie devient l’outil de production de documents : Dans MS Office, l’utilisation d’Outlook peut supplanter

peu à peu Word.

Evolution des usages :La recherche de documents

Du programme à la recherche en passant par la donnée…

85% des personnes utilisent des outils de recherche dans l’entreprise.

Profusion de données : Doublement du stockage tous les 18 mois ! Multiplication des supports. Silos d’informations.

10 heures passées en moyenne par employé et par semaine dans la recherche d’informations.

Uti

lisate

urs

“Nous utilisons que 10% du produit”

Utilisateurs utilisant 10% des fonctions les plus

communes

66% des fonctions de Word sont utilisées par plusieurs utilisateurs

plusieurs fois

Occasio

nn

els

Fré

qu

en

t

Fonctionnalités

Simple Avancées

Des utilisateurs occasionnels utilisent aussi des fonctions

plus complexes

Mesurer la valeur du poste de travail

Une meilleure gestion du temps.

Des communications et une collaboration plus efficaces.

Une recherche d’informations plus pertinente.

Une optimisation de la gestion du contenu d’entreprise.

Le saviez-vous ?

Selon une étude d’Acadys, un employé européen utilise en moyenne 2h15 par jour son poste de travail, soit plus de 25% de son temps de travail…Sur ces 2h15, un tiers de temps étant passé sur Internet et la messagerie, un autre tiers sur la bureautique et le dernier tiers sur les autres applications de l’entreprise.Toute amélioration de l’efficacité sur les 2/3 du temps passé se traduit donc très rapidement en gain financier à rapprocher du calcul de TCO effectué.

(Etude établie sur 1000 entreprises sur 7 pays européens – septembre 2004)

Efficacité et usages du poste de travail : une vraie question !

Créer des documents ou des présentations.

Analyser des données chiffrées.

Communication entre individus : Gestion de sa boîte aux lettres

de messagerie. Appels téléphoniques

infructueux.

Coordination entre individus : Organisation de réunions. Gestion de calendriers.

Recherche de l’information.

Collaboration et partage : Créer/mettre à jour des

documents de façon collaborative.

Dans et en dehors de son groupe de référence.

La clé : le développement des usages

Les usages priment sur l’outil, il est donc nécessaire de : Connaître les usages en vigueur dans

l’organisation. Identifier ceux qu’il faut développer/faire

connaître.

Mais les usages sont liés aux fonctionnalités du produit mis en œuvre : Ces fonctionnalités sont souvent mal ou pas

connues, car peu/pas d’accompagnement à leur découverte/utilisation.

Fonctions Disponibilité

Révision par auteurs/suivi des modifications (Word)

> 10 ans

Organisation de réunions (Outlook)

> 10 ans

Tableaux croisés dynamiques (Excel)

> 10 ans

Filtre automatique (Excel) > 10 ans

Règles de tri automatique de sa boîte aux lettres (Outlook)

> 10 ans

Mettre en place des calendriers, des listes de contacts partagés

> 10 ans

Utilisation d’espaces projets ou d’équipes (WSS)

> 6 ans

Quels sont les acteurs à même d’innover, selon les entreprises ?

Microsoft

IBM

Google

Adobe

Sun

OpenOffice.org

Novell

Zimbra

Six Apart

Thinkfree

Zoho

83%

38%

34%

29%

20%

19%

13%

4%

2%

1%

0%

“Quel acteur logiciel pensez-vous le plus à même d’innover à propos des outils du poste de travail ?”

Source : March 2008 North American And Western European Enterprise Microsoft Office 2007 Adoption Online Survey

Des usages du poste de travail étendu très largement pilotés par la

communication :

Rôle central de la messagerie, parfois jusqu’à l’abus d’usages (confusion avec un outil de communication temps réel).

Des outils de mobilité qui se démocratisent (BlackBerry, Smartphone ou PC portable).

Peu d’usages d’outils de communication temps réel, mais pas d’obstacle à cela, et pour ceux qui ont déjà utilisé (ex : Messenger à la maison) une volonté forte d’en disposer dans l’environnement professionnel.

Les risques

Ne pas prendre en compte les usages réels peut conduire à 2 attitudes : Soit une fuite en avant, dans une course à la

fonctionnalité, pour « améliorer » le niveau d’efficacité des utilisateurs, sans se soucier véritablement de leurs besoins réels.

Soit un statu quo sur un poste de travail vieillissant, non considéré comme un levier d’amélioration.

Attention au piège d’un statu quo Coût de l’obsolescence

Volet technique : Support d’anciennes plates-formes. Non standardisation. Sécurité, le SPAM, …

Volet humain : Développement personnel des utilisateurs. Recherche de compétences sur le marché. Les technologies comme facteur d’amélioration de la qualité de vie. Services offerts aux clients.

L’interface de Word en 1989

Word ne comptait que 100 fonctionnalités

Office 2010La meilleure expérience sur un PC, un téléphone et le web

Word

ExcelPowerPoint

Outlook

Access

OneNote

SharePoint Workspace

Publisher

InfoPath

Communicator

Utilisez Office partoutTravaillez mieux ensemble

Donnez de la force à vos idées

La valeur de Microsoft Office 2010

Restez connectés à vos clients

Agissez plus encore plus efficacement

Gérez vos affaires à partir d’un PC, téléphone ou

navigateur“Partage et

communiquer instantanément ; cela se passe fréquemment

entre mes clients et moi-même.”

“Quoi que vous fassiez et où que vous soyez,

vous pouvez être toujours prêts. C’est ce qui compte vraiment.”

“Le plus important est de simplifier et de

faciliter les tâches, et de faire gagner du temps

aux employés. C’est ça la productivité.”

Travaillez mieux ensemble

Co-authoring en temps réel avec Word et OneNote

Ne vous laissez pas submerger par vos emails avec la vue par conversation dans Outlook

Diffusez vos présentations en direct d’où que vous soyez avec l’option Diffusion de diaporama

Communiquez et partagez des fichiers avec des caractéristiques de sécurité

Travaillez ensemble en temps réel pour un résultat plus rapide et efficace

Travaillez ensemble

Connectez. Partagez. Réalisez

Co-authoring en temps réel

avec Word

Diffusion de diaporama avec PowerPoint

Partage intra sur SharePoint

Présence

Option pour verrouiller les paragraphes

Rendu au travers d’un navigateur

Rendu côté PC

Hébergement sur SharePoint ou sur service internet

gratuit

Edition de photos et de vidéos

Imaginez. Réalisez. Informez.

Donnez de la force à vos idéesCréez un matériel multimédia professionnel et captivant

Créez du contenu professionnel grâce à l’insertion, la retouche et le découpage de vidéo de Microsoft PowerPoint 2010

Prenez rapidement des décisions en faisant ressortir les tendances d’un tableau avec les Sparklines de Microsoft Excel 2010

Accédez rapidement aux commandes les plus courantes avec le Mode Backstage d’Office 2010

Faites parler vos données avec les Sparklines de Microsoft Excel 2010

Nouvelles icones de formatage conditionnel

Sparklines

Slicer

Réduit les

vidéos clips

Comprime la taille

des fichiers

Contrôle UI pour les vidéos

Utilisez Office partout

Demeurez productif en déplacement avec l’Espace de Travail SharePoint

Répondez plus rapidement lorsque vous ne vous trouvez pas au bureau, avec les Office Web Apps

Travaillez plus sur votre téléphone avec Office Mobile

PC. telephone. Navigateur.

En déplacement ou au bureau, continuez à travailler depuis n’importe quel appareil

Office Web Apps

Espace de travail SharePoint

Visualisation de haute

fidélité

Hébergé sur SharePoint

Le contenu et le formatage sont

maintenus du PC au navigateur

Edition légère

Synchronisation efficace des

modifications

Sélectionne le contenu pour

démarrer hors-ligne

Intégrée à la recherche locale sur bureaux

Éditer, sauvegarder et partager en ligne avec les Web Apps

19

• Word, Excel, Powerpoint et OneNote sur le web

• Editer, sauvegarder et partager en ligne

• Flexibilité du support: PC personnel, téléphone, PC public via le web

• Compatibilité des documents avec la suite Office

• Expérience d'utilisation continue

• Accessible via mon espace Windows Live, Microsoft Online et SharePoint

Word Web App

Excel Web App

PowerPoint Web App

OneNote Web App

Une famille simplifiée

Une gamme Grand Public & TPE

Une gamme Entreprise Professional Plus

2010

Standard 2010

En résumé : Office 2010, le contenu des éditions

Entreprises moyennes et grandes

Pourquoi des solutions Microsoft?

Innovantes

Familières et faciles à utiliser

Largement utilisées et supportées

Faciles à intégrer et à connecter